Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych
Transkrypt
Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych
mgr Barbara Grzelaczyk Instytut Archeologii i Etnologii PAN Archiwum al. Solidarności 105 00-140 Warszawa (22) 620-28-81 wew. 197 „Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych” początkiem digitalizacji zasobu archiwalnego Instytutu Archeologii i Etnologii PAN Projekt „Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych” wyznaczył początek prezentacji on-line zasobu archiwalnego Instytutu Archeologii i Etnologii Polskiej Akademii Nauk. Wykorzystując współczesne techniki oraz realizując zadania jakie stawiają obecne czasy przed każdą placówką naukową w dziedzinie archiwistyki Instytut wyszedł do użytkownika z przekazem naukowym i historycznym za pomocą Internetu. Działania digitalizacyjne objęły materiały archiwalne z zakresu archeologii, etnologii oraz historii kultury materialnej. Dokumentacja badań wykopaliskowych stanowi jedną z głównych grup klasyfikacyjnych materiałów archiwalnych. Instytut przechowuje pełną dokumentację opisową, rysunkową i fotograficzną powstałą w trakcie prac polowych. Obejmuje plany i szkice sytuacyjne, plany i profile wykopów i obiektów, terenowe dzienniki badań, karty inwentaryzacyjne, księgi inwentarzowe, karty opisowe, sprawozdania z badań, analizy oraz materiały fotograficzne. W ramach projektu RCIN zdigitalizowano i udostępniono m. in. materiał pochodzący z kompleksowych badań archeologiczno-historycznych, realizowanych w Czersku w latach 1961-1969 i 1975-1982. Został on uzyskany w ramach szerszego planu badawczego Instytutu Historii Kultury Materialnej PAN poświęconego studiom nad wczesnośredniowieczną przeszłością Mazowsza. Do projektu włączono także dokumentację stanowisk o chronologii znacznie starszej m. in. kilkufazowego osiedla otwartego w Grzybianach, st. 1, które istniało pomiędzy X-IX, a VI-V w. p. n. e. oraz neolitycznej osady kultury pucharów lejkowatych położonej na wzgórzu „Gawroniec“ w Ćmielowie. W Archiwum Instytutu znajdują się także zdjęcia wykonane w trakcie badań wykopaliskowych, 1 zdjęcia zabytków oraz fotografie sytuacyjne z konferencji, zjazdów. Obecnie materiały te służą celom badawczym oraz wydawniczym, stanowiąc źródło ilustracji do publikacji. Cennym zabytkiem udostępnionym w ramach projektu RCIN jest Atlas Geologiczny Galicyi z lat 1900-1904 wydany nakładem Akademii Umiejętności w Krakowie. Poszczególne arkusze Atlasu zostały opatrzone autografem profesora Stefana Krukowskiego (1890 - 1982) – jednego z najwybitniejszych postaci polskiej archeologii. Wśród zbioru fotografii na szczególną uwagę zasługuje Kartoteka Fotograficzna Zakładu Historii Kultury Materialnej. Tworzą ją materiały ilustracyjne powstałe w dużej mierze na potrzeby „Kwartalnika Historii Kultury Materialnej“ oraz na potrzeby tak dziś poszukiwanej pozycji jak Katalog Zabytków Budownictwa Przemysłowego ukazującego się z przerwami od 1958 roku. Kolekcja obejmuje obiekty przechowywane w polskich zbiorach muzealnych oraz zabytki architektury. Zespół materiałów zgromadzony w ramach kartoteki ma charakter nie tylko informacyjno-edukacyjny, ale przede wszystkim dokumentacyjny. Szczególnie cenne są fotografie przedstawiające obiekty zabytkowe architektury przemysłowej: hutnictwa, górnictwa, przemysłu fabrycznego, a także młynów i wiatraków. Zgromadzony korpus zabytków architektury, choć nie obejmujący terenów całej Polski, oddał charakter, rozmiar i potrzeby dokumentacyjne tego typu obiektów, które w dzisiejszych czasach są tak bardzo narażone na całkowite zniszczenie. Jednym z najważniejszych zadań statutowych Instytutu jest kształcenie pracowników naukowych oraz specjalistów o szczególnych kwalifikacjach w zakresie archeologii, etnologii, a do niedawna także historii. Końcowym efektem tego procesu są rozprawy doktorskie dotychczas nieopublikowane lub opublikowane w różnym zakresie. Upowszechnienie nieopublikowanych tytułów w Internecie umożliwiło szybkie dotarcie do wybranych tematów, które zostały opracowane przez osoby posiadające wiedzę teoretyczną oraz w sposób umiejętny i oryginalny dokonały rozwiązania postawionego w pracy problemu naukowego. Z pewnością ułatwi to korzystającym z platformy RCIN pogłębianie własnych zainteresowań badawczych. Niezbędnym etapem poprzedzającym proces właściwej digitalizacji było opracowanie materiału i przygotowanie go do skanowania. Opracowanie zasobu odbywa się zgodnie z zarządzeniami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz wytycznymi Archiwum Polskiej Akademii Nauk. Należy jednak pamiętać, że odmienność poszczególnych dyscyplin naukowych wymaga wypracowania odrębnych sposobów dokumentowania badań, a co za tym idzie ich opracowania archiwalnego. Jednocześnie dostępność danych i odpowiednie opisanie materiałów archiwalnych wciąż stanowi wyzwanie. Na tym etapie niezbędna jest znajomość problematyki i metod badawczych danej dyscypliny. Dlatego niejednokrotnie to specjaliści z określonej dziedziny uzupełniali opis fotografii, tworzyli go w przypadku zdekompletowanego inwentarza lub jego braku. Praktyka potwierdziła, że w pracy archiwisty warto korzystać z pomocy osób, które z 2 określonymi zagadnieniami mają do czynienia od wielu lat. Pracownik RCIN chodził z wydrukiem fotografii do najbardziej doświadczonych pracowników i ustalał nazwiska osób, miejsce wykonania i wydarzenie jakie przedstawiał materiał archiwalny. Wszystkie zdobyte dane w szczegółowy sposób zostały opisane i przekazane do Archiwum IAE PAN. Mamy nadzieję, że w przyszłości, dzięki ułatwieniom jakie niesie ze sobą epoka cyfrowa, także użytkownicy staną się „współtwórcami“ inwentarzy archiwalnych na szerszą skalę. Archiwa w Europie Zachodniej coraz częściej korzystają z wiedzy i doświadczenia użytkowników zewnętrznych, tworząc sieć współpracy np. przy opisywaniu materiałów archiwalnych. Metodą małych kroków chcemy budować doświadczenie współpracy z użytkownikami także w IAE PAN. Efekty tych działań już dziś są widoczne. Współpraca z użytkownikami i twórcami dokumentacji jest zarazem koniecznością jak i wyzwaniem służącym temu, aby zbiory archiwalne były opisane dokładnie i rzetelnie, z korzyścią dla wszystkich zainteresowanych zasobem Archiwum IAE PAN. Zadaniem wymagającym równie dużego zaangażowania czasowego było przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji. Proces ten został zainspirowany „Katalogiem Dobrych Praktyk Digitalizacyjnych materiałów archiwalnych” 1. Wybór materiałów, które jako pierwsze miały być poddane procesowi digitalizacji dokonywany był w oparciu o pięć kryteriów: cenności, zainteresowania użytkowników, prawa autorskiego, stanu opracowania i stanu zachowania. Przeprowadzenie trafnej selekcji w tak bogatym i różnorodnym materiale nie było proste. W jej wyniku wytypowano do digitalizacji zarówno materiały archiwalne pisemne, jak także obrazowe (rysunki, plany, fotografie, mikrofilmy, negatywy). Czynności związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do digitalizacji należały do pracowników projektu. Wszystkie materiały zostały sprawdzone pod kątem zgodności układu akt w stosunku do inwentarza archiwalnego lub innych pomocy ewidencyjnych. Skontrolowany został także układ materiałów wewnątrz poszczególnych jednostek inwentarzowych, zwłaszcza gdy zawierały akta luźne. W trakcie prac najważniejsze było dobro oryginału. Dlatego materiały archiwalne oprawne i szyte niejednokrotnie były digitalizowane bez rozszywania. Nieingerencja w stabilność dokumentu dostarcza jednak bardzo wielu trudności w wiernym odwzorowaniu karty na skanie, a co za tym idzie znacznych strat czasowych. W przypadku materiałów luźnych każda karta musiała zostać rozwinięta i wyprostowana. Usuwane były także wszystkie części metalowe. Elementy te utrudniają skanowanie ręczne i są niebezpieczne dla automatycznych urządzeń skanujących. Dzięki projektowi RCIN rozwinęła się działalność publiczna Archiwum czyli udostępnianie i popularyzacja zasobu. Korzystają z niego w głównej mierze naukowcy, studenci kierunków „Katalog Dobrych Praktyk Digitalizacji materiałów archiwalnych“ [w]: Narodowy Instytut Audiowizualny [online dostęp: 13.05.2014]. Dostępny w Internecie http://www.nina.gov.pl/docs/instytut/katalog-dobrych-praktyk-digitalizacjimateria%C5%82%C3%B3w-archiwalnych.pdf 1 3 historycznych, podmioty zajmujące się popularyzacją historii i kultury, a także osoby prywatne – lokalni badacze szukający informacji na temat historii swojego regionu. Pomimo nieustannie trwającej dyskusji o trwałości dokumentu elektronicznego nie ulega wątpliwości, że Internet jest w dzisiejszych czasach podstawową formą dotarcia do społeczeństwa z uwagi na możliwość nieograniczonego dostępu do materiałów lub ich metadanych. Liczba korzystających stale się zwiększa. Poprzez ułatwienie dostępności do współczesnych i historycznych materiałów gromadzonych przez Instytut poprawi się promocja polskiej archeologii, historii i etnografii na świecie, wzmocniona zostanie edukacja i świadomość w zakresie wyszukiwania archiwaliów w postaci cyfrowej, upowszechnione zostaną wyniki badań naukowych. Mamy nadzieję, że tendencja ta potrwa jeszcze przez najbliższe lata i doprowadzi do cyfryzacji informacji o zasobie archiwalnym oraz do cyfryzacji przynajmniej sporej części samego zasobu archiwalnego. Należy także pamiętać, że lepsza znajomość zawartości archiwów to bardziej owocne wyniki kwerend archiwalnych. 4