Pani Stanisława Łagowska Wójt Gminy Dąbrowa ul

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Bydgoszczy
RIO/KF/4104/5/2009
Bydgoszcz, dnia 17 kwietnia 2009 r.
Pani
Stanisława Łagowska
Wójt Gminy Dąbrowa
ul. Kasztanowa 16
88-306 Dąbrowa
Na podstawie art. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn.zm.) oraz § 4 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków
kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa
w Bydgoszczy przeprowadziła w Urzędzie Gminy w Dąbrowie kontrolę kompleksową
gospodarki finansowej i zamówień publicznych gminy, udokumentowaną protokołem
Nr RI0/KF/5/2009 z dnia 13 marca 2009 roku, którego jeden egzemplarz pozostawiono
Pani Wójt w dniu jego podpisania.
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Pani Wójt niniejsze
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W czasie przeprowadzonej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
‒ prowadzenie przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Dąbrowie (str. 137 -139 protokołu kontroli),
Kontrola wykazała, Ŝe Urząd Gminy w Dąbrowie prowadził wspólną ewidencję księgową
(syntetyczną) dla Urzędu oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, funkcjonującego
w formie jednostki budŜetowej. Kierownik GOPS powierzył prowadzenie obsługi finansowoksięgowej Urzędowi Gminy na podstawie porozumienia zawartego z Wójtem Gminy w dniu
01.01.2004 roku. Działaniem takim naruszono przepisy art. 2 ust. 1 pkt 4a, art. 11 ust.1,
w związku z art. 4 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości, z których wynika obowiązek
prowadzenia ksiąg rachunkowych przez samorządową jednostkę budŜetową w siedzibie tej
jednostki, z zastosowaniem zasad rachunkowości umoŜliwiających przedstawienie sytuacji
majątkowej i finansowej jednostki oraz wyniku finansowego w sposób rzetelny i przejrzysty.
Ponadto prowadzenie ksiąg rachunkowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej przez
pracownika Urzędu Gminy jest niezgodne z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych, który stanowi, Ŝe rachunkowość jednostki prowadzona jest przez
głównego księgowego, będącego pracownikiem tej jednostki, któremu kierownik jednostki
powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie rachunkowości. Powierzenie zadań
przypisanych głównym księgowym nie moŜe, zatem nastąpić na rzecz osoby, z którą
kierownik jednostki nie jest związany stosunkiem nadrzędności słuŜbowej, co oznacza,
Ŝe ksiąg rachunkowych GOPS nie mogą prowadzić pracownicy innych jednostek, w tym
przypadku Urzędu Gminy.
NiezaleŜnie od wyŜej wymienionych nieprawidłowości stwierdzono takŜe inne,
do których naleŜą:
a) w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki
– nie prowadzenie w ewidencji rachunkowej budŜetu gminy tzw. organie finansowym konta
223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”, słuŜącego do ewidencji rozliczeń
z jednostkami budŜetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków
budŜetowych (str. 135 protokołu kontroli),
b) w zakresie dochodów budŜetowych
– ewidencjonowanie naleŜności z tytułu podatków i opłat na koncie 221 „NaleŜności z tytułu
dochodów budŜetowych” w okresach kwartalnych, zamiast na koniec kaŜdego miesiąca
(str. 65 protokołu kontroli),
c) w zakresie wydatków budŜetowych
– nie określenie w umowie o dotację zawartej w 2008 roku ze Stowarzyszeniem WITALIS
ze Szczepanowa terminów wykonania zadań zleconych tej organizacji do realizacji
(str. 76 – 77 protokołu kontroli),
– sporządzanie przez Urząd Gminy zbiorczych deklaracji ZUS DRA z rozliczenia składek na
ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom Urzędu Gminy
w Dąbrowie, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dąbrowie oraz wszystkich
placówek oświatowych z terenu Gminy, pomimo wyodrębnienia organizacyjnego
i finansowego tych jednostek (str. 87 protokołu kontroli). Opisana nieprawidłowość została
usunięta, poprzez dokonanie w trakcie trwania kontroli rejestracji tych jednostek
w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Oddział w Bydgoszczy, jako samodzielnych
płatników tych składek i sporządzanie od m-ca marca 2009 roku odrębnych deklaracji
rozliczeniowych ZUS DRA.
– sporządzanie wspólnej zbiorczej deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek
dochodowy PIT-4R dla pracowników Urzędu Gminy w Dąbrowie, Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Dąbrowie oraz wszystkich placówek oświatowych Gminy
(str. 88 protokołu kontroli),
d) w zakresie gospodarowania nieruchomościami
– nierzetelne sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego według stanu na dzień
31.10.2007 roku, poprzez nie ujęcie w tej informacji danych dotyczących przysługujących
jednostce praw własności oraz innych niŜ własność praw majątkowych, danych o zmianach
2
w stanie mienia komunalnego, a takŜe danych dotyczących dochodów uzyskanych
w związku z wykonywaniem tych praw oraz sporządzenie ww. informacji za okres
od 01.01.-31.10.2007 roku zamiast za okres od dnia sporządzenia poprzedniej informacji
do dnia 31.10.2007 r. Opisana nieprawidłowość została usunięta poprzez sporządzenie
do projektu budŜetu na 2009 rok informacji o stanie mienia za okres od 01.11.2007 r.
do dnia 31.10.2008 r. zawierającej wszystkie dane wymagane zapisem art. 180 ustawy
o finansach publicznych (str.108 protokołu kontroli),
e) w zakresie sprawozdawczości budŜetowej
– wykazanie w sprawozdaniach budŜetowych Rb-PDP z wykonania podstawowych
dochodów podatkowych gminy i Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych
danych niezgodnych z dokumentacją podatkową (str. 48 – 51 protokołu kontroli).
Kontrola wykazała, ze w dane wykazane w rocznych sprawozdaniach budŜetowych Rb-PDP
i Rb-27S sporządzonych za 2007 rok były niezgodne z prowadzoną w jednostce
dokumentacją podatkową, poprzez:
• zaniŜenie o 106.778,09 zł kwoty skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych
w podatku od nieruchomości,
• zaniŜenie o 799,00 zł kwoty skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych
w podatku od środków transportowych,
• zawyŜenie o 69.665,69 zł kwoty skutków obniŜenia górnej stawki podatkowej
w podatku rolnym,
• zawyŜenie o 86.628,05 zł kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku
od nieruchomości,
• zawyŜenie o 259,00 zł kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku leśnym,
• zawyŜenie o 788,33 zł kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku
od środków transportowych,
• zaniŜenie o 786,76 zł kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku rolnym
Wykazanie w sprawozdaniach budŜetowych danych niezgodnych z prowadzoną
dokumentacją podatkową stanowi naruszenie przepisów § 9 ust.1 i 2 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej
(Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) oraz § 3 ust. 1 pkt. 9-10 i § 7 ust.3 załącznika Nr 34 do
cytowanego wyŜej rozporządzenia.
Jak ustalono przyczyną nieprawidłowego sporządzania sprawozdań było nieujęcie do
podstawy obliczenia skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od
nieruchomości, nieruchomości stanowiących własność Gminy i jej jednostek
organizacyjnych. Natomiast przyczyną zaniŜenia kwoty skutków obniŜenia górnych stawek
podatkowych w podatku od środków transportowych było nie ujęcie do podstawy
obliczenia tej kwoty skutków obniŜenia górnej stawki podatkowej od pojazdu stanowiącego
własność Gminy. ZawyŜenie kwoty skutków obniŜenia górnej stawki podatkowej
w podatku rolnym było następstwem błędu rachunkowego. Przyczyną zawyŜenia kwoty
udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości było omyłkowe wliczenie ulg
w podatku od nieruchomości wynikających ze zwolnień ustawowych. ZawyŜenie kwoty
udzielonych ulg i zwolnień w podatku od środków transportowych wynikało z mylnego
przyjęcia, jako kwoty ulgi, stawki wynikającej z rozporządzenia Ministra Finansów zamiast
stawki wynikającej z uchwały Rady Gminy w Dąbrowie. ZaniŜenie kwoty skutków
udzielonych ulg i zwolnień w podatku rolnym nastąpiło z powodu nie ujęcia kwoty
3
zwolnień z podatku rolnego gruntów rolnych stanowiących własność Gminy.
PowyŜsze nieprawidłowości zostały usunięte w czasie trwania czynności kontrolnych
poprzez sporządzenie korekt ww. sprawozdań, które zostały w dniu 19 lutego 2009 r.
przesłane drogą elektroniczną do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy.
W związku z wyŜej przedstawionymi nieprawidłowościami sprawdzono prawidłowość
sporządzenia przedmiotowych sprawozdań za rok 2008. W wyniku kontroli ustalono,
Ŝe skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych oraz skutki udzielonych ulg, umorzeń,
odroczeń oraz rozłoŜenia na raty zobowiązań podatkowych za 2008 rok zostały
przedstawione w sprawozdaniach rocznych Rb-PDP i Rb-27S za 2008 rok w sposób
prawidłowy, w wielkościach zgodnych z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych
i podatkowych.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte do dnia
zakończenia kontroli, proszę Panią Wójt o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie
nieprawidłowości z prac podległych słuŜb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich
powstawaniu w przyszłości.
Wobec powyŜszego proszę o:
1. Zaprzestanie obsługi finansowo-księgowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Dąbrowie w Urzędzie Gminy i zobowiązanie kierownika GOPS do prowadzenia
rachunkowości we własnym zakresie, stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 pkt 4a,
art. 4 ust. 5 i art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,
w związku z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 142, poz. 1020 ze zm.) . Obowiązek prowadzenia
przez jednostki sektora finansów publicznych rachunkowości we własnym zakresie
wynika takŜe z przepisu art. 45 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych, zgodnie z treścią którego głównym księgowym danej jednostki moŜe być
wyłącznie jej pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości jednostki
(Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). PowyŜsze uwarunkowania mają ścisły związek
z jednoosobową odpowiedzialnością kierownika jednostki (art. 44 ust. 1 ustawy) za całość
gospodarki finansowej jednostki, w tym za wykonywanie określonych ustawą
obowiązków w zakresie kontroli finansowej.
2. Zaprowadzenie w ewidencji rachunkowej budŜetu gminy tzw. organie finansowym konta
223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”, słuŜącego do ewidencji rozliczeń z gminnymi
jednostkami budŜetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków
budŜetowych, zgodnie z przepisami i zasadami funkcjonowania tego konta określonymi
w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa,
budŜetów jednostek samorządu terytorialnego (…).
3. Ewidencjonowanie przypisów i odpisów naleŜności podatkowych w ewidencji
rachunkowej, na koncie 221 „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych” w okresie
sprawozdawczym tj. miesięcznym, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta
określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
4
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych, w związku z § 14a ust. 2 ww. rozporządzenia oraz z przepisami art. 20 ust. 1,
w związku z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).
4. Przestrzeganie obowiązku zamieszczania w umowach o dotacje zawieranych
z organizacjami spoza sektora finansów publicznych terminu wykonania zadań
publicznych zlecanych tym organizacjom do realizacji, stosownie do przepisu
art. 131
ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,
w związku z art. 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego
i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz zgodnie ze wzorem przedmiotowej
umowy określonym w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. (Dz.U. Nr 264, poz. 2207).
5. Sporządzanie przez Urząd Gminy zbiorczej deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na
podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-4R wyłącznie dla zaliczek pobranych od
wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz zobowiązanie kierowników podległych gminie
jednostek organizacyjnych, będących płatnikami podatku od wynagrodzeń wypłacanych
pracownikom do sporządzania odrębnej od Urzędu Gminy rocznej deklaracji o pobranych
zaliczkach na poczet podatku dochodowego od przychodów pracowników z tytułu
wypłaconych wynagrodzeń, stosownie do przepisu art. 38 ust. 1a, w związku
z art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych
(j.t. Dz. U. z 2000 roku, Nr 14 poz. 176 ze zm.).
6. Rzetelne i staranne sporządzanie sprawozdań budŜetowych Rb-PDP z wykonania
podstawowych dochodów podatkowych gminy oraz Rb-27S z wykonania planu dochodów
budŜetowych na podstawie danych księgowości podatkowej oraz dokumentacji
podatkowej, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej oraz § 3 ust. 1 pkt
9-11 i § 7 ust. 3 załącznika nr 34 do ww. rozporządzenia (Dz.U. Nr 115, poz. 781).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę
o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania
zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia.
Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo złoŜenia zastrzeŜeń
do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia
zastrzeŜeń moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub
niewłaściwe zastosowanie. ZastrzeŜenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby
na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Zastępca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Bydgoszczy
mgr Włodzimierz Bartkowiak
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Dąbrowa
5