zestawienie uwag - Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie

Transkrypt

Lp.
Podmiot
zgłaszający
Podrozdział/sekcja/pkt,
którego dotyczy uwaga
Treść uwagi
Uzasadnienie
Stanowisko IZ PO KL
Rozdział 11 – TRYB KONTROLI NA MIEJSCU
1 WUP
Lublinie
w
Podrozdział 11.1
Należałoby doprecyzować
jak należy rozumieć termin
ważności upoważnienia. Czy
należy wpisywać konkretną
datę czy wystarczy wpisać
adnotację „do zakończenia
procedury
kontradyktoryjnej”.
Doprecyzowanie
przedmiotowej
kwestii
spowodowane
jest
jednoznacznym zinterpretowaniem
i zastosowaniem zapisów Zasad.
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie
W związku z faktem, iż po zakończeniu
czynności kontrolnych na miejscu,
w wielu
przypadkach
występuje
konieczność
dokonania
weryfikacji
dodatkowej dokumentacji przekazanej
przez beneficjenta na prośbę jednostki
kontrolującej ważność upoważnienia
powinna obejmować co najmniej okres
przeprowadzenia
procedury
kontradyktoryjnej. Zatem określając
termin Upoważnienia należy uwzględnić
czas na wykonanie całego procesu
kontroli.
Zapisy Zasad kontroli w ramach PO KL
zostaną
doprecyzowane
w przedmiotowym zakresie.
2 Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
11.3 –
pokontrolna
Informacja
Dotyczy zapisu: „Informacja
pokontrolna
powinna
zawierać co najmniej: (…)
Stwierdzone
nieprawidłowości/
uchybienia (…)”
Czy istnieje możliwość odwołania
się w Informacji pokontrolnej do
poszczególnych punktów
Listy
sprawdzającej
w
zakresie
stwierdzonych
uchybień/
nieprawidłowości, tym samym do
niewskazywania
w
Informacji
pokontrolnej
treści
uchybień/
nieprawidłowości.
Powyższe,
pozwoliłoby na niepowielanie się
Informacji pokontrolnej z Listą
Uwaga nieuwzględniona
Uzasadnienie
Dokumentami stanowiącymi podstawę
do zweryfikowania przebiegu i zakresu
kontroli są: Informacja Pokontrolna oraz
Lista sprawdzająca. To właśnie te
dokumenty są przekazywane do
jednostki kontrolowanej na etapie
procedury kontradyktoryjnej. W związku
z powyższym, wszelkie informacje
1
sprawdzającą
oraz
ułatwiłoby
sporządzanie
Informacji
pokontrolnej – często w trakcie
kontroli
stwierdza
się
wiele
uchybień/ nieprawidłowości, które
dodatkowo swoją treścią są
obszerne.
Niemniej
jednak,
powyższe
działanie
skutkowałoby
dołączeniem Listy sprawdzającej
zarówno
do
I
Informacji
pokontrolnej jak i II Informacji
pokontrolnej, przekazywanej do
Beneficjenta.
dotyczące weryfikowanych dokumentów
i podjętych na ich podstawie ustaleń
powinny znajdować się właśnie w tych
dwóch dokumentach. I tylko taki
sposób
opracowania
tych
dokumentów umożliwia prześledzenie
ścieżki audytu w zakresie ustaleń
dokonywanych podczas kontroli.
Co więcej, Informacja Pokontrolna ma
zawierać zwięzłą i przejrzystą ocenę
w odniesieniu do poszczególnych
obszarów tematycznych, a podstawą
takiej oceny stanowią stwierdzone
nieprawidłowości/uchybienia.
Ponadto
zauważyć
należy,
iż
w ramach obecnej aktualizacji Zasad
kontroli
w
ramach
PO
KL,
wprowadzany jest zapis dotyczący
braku konieczności załączania Listy
sprawdzającej do II wersji Informacji
Pokontrolnej.
W
związku
z powyższym przedmiotowa uwaga
jest niezasadna.
3 WUP Olsztyn
Rozdział 11.3
W przypadku nie odesłania
informacji pokontrolnej w
terminie, pomimo wysłania
pism
ponaglający,
beneficjenta czy będzie
można
wymierzyć
karę
finansową
Zdarza się, że beneficjenci nie
odsyłają informacji pokontrolnych,
nawet po pismach ponaglających.
Zapis
o
karze
finansowej
zobligowałby ich do odsyłania
informacji w terminie
Uzasadnienie
IZ PO KL nie widzi podstaw do
nakładania
kar
finansowych
na
beneficjentów, którzy nie odesłali
Informacji pokontrolnej. W sytuacji
braku przekazania przez beneficjenta
Informacji pokontrolnej, po uprzednim
wysłaniu przez jednostkę kontrolującą
pisma ponaglającego, IP/IP2 powinna
na tę okoliczność sporządzić notatkę
2
służbową i do dokumentacji z kontroli
załączyć wersję Informacji pokontrolnej,
która została wysłana do beneficjenta.
4 DKN KPRM
11 Tryb
miejscu
kontroli
na
11.3.
Informacja
pokontrolna
Do I wersji Informacji
pokontrolnej
należy
dołączyć
listę
sprawdzającą do kontroli
na miejscu.
Celem sporządzenia Listy
sprawdzającej
jest
udokumentowanie stanu
faktycznego
zastanego
podczas
czynności
kontrolnych na miejscu.
W związku z powyższym
dokument ten nie musi
być aktualizowany po
otrzymaniu uwag do I
wersji
Informacji
pokontrolnej.
W celu ujednolicenia treści
informacji
pokontrolnej
a przede
wszystkim
zapewnienia
spójności
wszystkich ocen i wniosków
opartych na ustaleniach
zawartych
w
liście
sprawdzającej, w przypadku
zmian w stosunku do I wersji
Informacji pokontrolnej (np.
nowe
dowody,
błędne
ustalenia) zasadnym jest
przekazywanie
również
kolejnej
wersji
listy
sprawdzającej
wraz
z
kolejną wersją Informacji.
To
zapewni
spójność
dokumentacji
dotyczącej
kontroli w właściwa ścieżkę
audytu.
Uwaga częściowo uwzględniona
Uzasadnienie
Lista sprawdzająca jest dokumentem
obrazującym stan faktyczny zastany
w trakcie kontroli na miejscu. Natomiast
dodatkowe dokumenty, czy wyjaśnienia
beneficjentów do treści Informacji
pokontrolnej przekazywane są już po
zakończeniu kontroli w siedzibie
beneficjenta. Zatem dokument ten nie
musi być aktualizowany i załączany do
II wersji Informacji pokontrolnej. Ważne
jest
natomiast,
aby
Informacja
pokontrolna odzwierciedlała wszystkie
przyjęte przez Zespół kontrolujący
wyjaśnienia beneficjenta.
Natomiast jeśli dana IP/IP2 chce
procedować w ten sposób, że załącza
do II wersji Informacji Pokontrolnej
skorygowaną Listę sprawdzającą, to IZ
PO KL nie widzi przeciwwskazań do
takiego
sposobu
postępowania
i pozostawia to do decyzji IP/IP2.
Należy podkreślić, iż obecny zapis
Zasad, „W związku z faktem, iż celem
sporządzenia Listy sprawdzającej jest
udokumentowanie stanu faktycznego
zastanego
podczas
czynności
kontrolnych na miejscu, dokument ten
stanowi załącznik do I wersji Informacji
pokontrolnej
i
nie
musi
być
3
przekazywany wraz z II wersją
dokumentu” uwzględnia ww. stanowisko
IZ PO KL.
5 Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
11.3
pokontrolna
Informacja
Zapisy na stronie 45:
Przy określeniu kategorii nr
1
uzupełnić zapis w
przypadku gdy w wyniku
kontroli nie stwierdzono
uchybień i nieprawidłowości
np. „Kategoria nr 1 –
system funkcjonuje/projekt
jest realizowany prawidłowo,
ewentualnie
potrzebne są niewielkie
usprawnienia (lub projekt
jest realizowany prawidłowo
w przypadku braku uchybień
nieprawidłowości),”
W zapisie:
„Do I wersji Informacji
pokontrolnej należy dołączyć
listę
sprawdzającą
do
kontroli na
W praktyce, biorąc pod uwagę że
uwagi w liście sprawdzające są
odpowiednio
szczegółowe,
beneficjenci
zgłaszając
zastrzeżenia kierują je również do
treści uwag w liście sprawdzającej.
Lista jest załącznikiem do umowy i
treści
zapisów
w
tych
dokumentach powinny być spójne.
Uzasadnienie
1.
Kategoria nr 1 jest najwyższą
oceną, jaką można przyznać
projektowi
w
wyniku
przeprowadzonej
kontroli.
W związku z powyższym, nie jest
konieczne doprecyzowanie treści
przedmiotowej kategorii o zapis, iż
jest ona nadawana w przypadku
braku
wystąpienia
uchybień/nieprawidłowości.
2. IZ wskazała, iż Lista sprawdzającą
jest dołączana do I wersji Informacji
pokontrolnej z uwagi na fakt, iż
dokument ten nie musi być
aktualizowany po otrzymaniu uwag
do I wersji Informacji pokontrolnej
i nie musi być przekazywany wraz
z II wersją dokumentu.
miejscu,”
proponuje
się
usunięcie sformułowania „I
wersji”.
6 Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
11.4 Lista sprawdzająca
W związku z uwagą powyżej
w pozycji 7 proponuje się
zmiany zapisów na str. 47
w sposób następujący:
Uzasadnienie
Patrz punkt 4
„Celem sporządzenia Listy
4
sprawdzającej
jest
udokumentowanie
stanu
faktycznego
zastanego
podczas
czynności
Lista
sprawdzająca
do
kontroli na miejscu stanowi
załącznik do Informacji
pokontrolnej i w przypadku
uwzględnienia
zastrzeżeń
zgłoszonych
przez
kontrolowanego jest (po
wprowadzeniu zmian w jej
treści) przekazywana wraz z
II wersją dokumentu.
8 Centrum
Rozwoju
Zasobów
Ludzkich,
pełniące
funkcję
Instytucji
Pośrednicząc
ej II stopnia
dla Priorytetu
I PO KL
11. Tryb
miejscu
kontroli
na
Sprzeczność logiczna w
zakresie
zasad
postępowania
dowodowego.
Jest
Lista
sprawdzająca
do
kontroli na miejscu stanowi
załącznik
do
I
wersji
Informacji pokontrolnej i nie
musi być przekazywana
wraz z II wersją dokumentu.
Proponowana zmiana:
Lista
sprawdzająca
do
kontroli
na
miejscu
stanowiąca załącznik do I
Lista sprawdzająca stanowiąca
załącznik
do
Informacji
pokontrolnej
nie
musi
być
oczywiście
przekazywana
ponownie wraz z Ostateczną
informacją pokontrolną. Jednakże,
należy
poinformować
Beneficjenta, iż staje się ona
integralną część kolejnej wersji
informacji pokontrolnej.
Jeżeli celem sporządzenia Listy
sprawdzającej
jest
udokumentowanie
stanu
faktycznego zastanego podczas
czynności kontrolnych na miejscu.
To faktycznie dokument ten
stanowi materiał dowodowy
potwierdzający ustalenie stanu
faktycznego sprawy - niezależnie
Uzasadnienie
Patrz punkt 4
W związku z faktem, iż Lista
sprawdzająca nie musi być załączona
do
kolejnej
wersji
Informacji
pokontrolnej, IZ nie widzi konieczności
informowania beneficjenta, iż jest ona
integralną częścią tej Informacji.
W
szczególności,
iż
beneficjent
otrzymał Listę wraz z pierwszą wersją
Informacji pokontrolnej
i
miał
możliwość zapoznania się z jej treścią.
Jednocześnie, w opinii IZ PO KL, nie
ma przeciwwskazań do tego, żeby
IP/IP2 procedowały w ten sposób.
5
8 Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
wersji
Informacji
pokontrolnej i nie musi być
przekazywana wraz z II
wersją
dokumentu.
Jednakże,
należy
poinformować
Beneficjenta, iż stanowi
ona integralną część II
wersji
informacji
pokontrolnej.
od ilości wersji sporządzonych
informacji pokontrolnych. Zatem
dla
zapewnienia
jawności
postępowania kontrolnego oraz
udostępnianie stronom informacji o
zgromadzonym
materiale
dowodowym, który będzie podlegał
ocenie przed wydaniem zaleceń
pokontrolnych i/lub decyzji o
zwrocie
środków
Lista
sprawdzająca do kontroli na
miejscu
powinna
stanowić
integralną część Ostatecznej
informacji pokontrolnej.
W
zaproponowanym
brzmieniu Zasad kontroli lista sprawdzająca nie musi
być
aktualizowana
po
otrzymaniu uwag do I wersji
Informacji
pokontrolnej.
Niniejszy zapis stwarza dużą
możliwość interpretacyjną –
np. lista nie musi być
akutalizowana ale mogłaby
zostać zaktualizowana pod
pewnymi warunkami.
Należy doprecyzować niniejszy
zapis (chociażby pod kątem
przyszłych kontroli systemowych
ze strony IP). Czy w takim razie
IP2 po otrzymaniu od beneficjenta
wraz z I wersją informacji
pokontrolnej np. dokumentów i
uwag mających wpływ na ustalenia
stanu faktycznego, ma obowiązek
czy też może odstąpić od
aktualizacji listy sprawdzającej.
Zdaniem WUP w Warszawie, jeśli
dokumenty i uwagi mają wpływ na
ustalenia
stanu
faktycznego
zastanego
podczas
kontroli,
wówczas należy umieścić tę
informację w II wersji Informacji
pokontrolnej. Jedynie dokumenty i
uwagi, które nie wpływają na
ustalenia stanu faktycznego mogą
nie być brane pod uwagę podczas
sporządzania II wersji Informacji
Uzasadnienie
Patrz punkt 4
Jednocześnie uprzejmie informuję,
iż przedmioty zapis wprost wskazuje,
iż lista nie musi być aktualizowana
i przekazywana wraz z II wersją
Informacji pokontrolnej. W przypadku
przekazania
przez
beneficjenta
wyjaśnień mających wpływ na zmianę
ustaleń z kontroli, informację tę należy
zamieścić
jedynie
w
Informacji
pokontrolnej.
6
pokontrolnej. Wówczas II wersja
Informacji
pokontrolnej
przekazywana jest bez listy
sprawdzającej. Biorąc pod uwagę
fakt, że wyniki kontroli (Informacja
pokontrolna
wraz
z
listą
sprawdzającą) często stanowią
podstawę do wydania decyzji
administracyjnej niniejsza kwestia
wymaga doprecyzowania.
9
DWUP
(s. 47)
Dotyczy
zapisu:
Celem
sporządzenia
Listy
sprawdzającej
jest
udokumentowanie
stanu
faktycznego
zastanego
podczas
czynności
kontrolnych na miejscu. W
związku
z powyższym dokument ten
nie musi być aktualizowany
po otrzymaniu uwag do
I
wersji
Informacji
pokontrolnej.
Lista
sprawdzająca do kontroli na
miejscu stanowi załącznik
do
I
wersji
Informacji
pokontrolnej
i nie musi być przekazywana
wraz z II wersją dokumentu.
W celu uniknięcia nadmiernego
rozciągnięcia
procedury
kontradyktoryjnej,
znacznym
uproszczeniem
byłoby
uwzględnianie
uwag
i
wyjaśnień/zastrzeżeń beneficjenta
w treści listy sprawdzającej oraz jej
sporządzanie
i przesyłanie wraz z ponowną
informacją pokontrolną.
Uzasadnienie
Patrz punkt 4
W opinii IW (IP2) warto
rozważyć sposób tworzenia
oraz rolę listy sprawdzającej.
Obecnie
lista
jest
dokumentem o wysokim
poziomie
szczegółowości,
zawierającym
dokładne
7
informacje o zweryfikowanej
dokumentacji,
losowym
doborze
próby
oraz
wynikach kontroli. Wszelkie
uwagi,
zastrzeżenia
i
wyjaśnienia zgłaszane przez
beneficjenta
do
treści
informacji pokontrolnej są de
facto uwagami do treści listy
sprawdzającej.
Zatem
wszelkie
wyjaśnienia/zastrzeżenia/uw
agi, mające faktyczny wpływ
na
stwierdzony
wynik
kontroli, winny mieć swoje
odzwierciedlenie również w
treści listy sprawdzającej,
nie tylko informacji, która
zawiera
podsumowanie
wyników kontroli. A ta, jako
dokument
o wysokiej istotności, winna
również mieć możliwość
bycia
skorygowaną,
w
przypadku gdy racja stoi po
stronie beneficjenta oraz
ponownie
przekazaną
beneficjentowi. Sprawia to,
iż proces kontradyktoryjny
jest bardziej czytelny i
jawny,
a
wszelkie
dokumenty, które zawierają
wyniki
kontroli
i są istotne dla beneficjenta
z jego punktu widzenia są
mu przekazywane w celu
zachowania
należytej
8
staranności
i transparentności procedury
oraz
dają
możliwość
zapoznania
się
z
przeprowadzonym
wnioskowaniem
i
podstawami
do
stwierdzonych ostatecznie
uchybień.
10
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
11.2
Uprawnienia
kontrolujących
oraz
dowody zbierane w
toku kontroli
Niezgodność
z
obowiązującym prawem.
„Kontrolujący
jest
uprawniony, w granicach
przyznanego upoważnienia,
do:
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o
ochronie informacji niejawnych
(Dz. U. z dn. 1 października 2010
r.) znosi pojęcie tajemnicy
państwowej.
Uwaga uwzględniona
Zapisy Zasad zostaną skorygowane
- swobodnego poruszania
się po terenie jednostki, z
wyjątkiem
miejsc
podlegających szczególnej
ochronie
z
uwagi
na
tajemnicę państwową,”
11
12
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
11.3
Informacja
pokontrolna
Błąd w zdaniu: „Do I wersji
Informacji
pokontrolnej
należy
dołączyć
listę
sprawdzającą do kontroli na
miejscu, o której mowa w
pkt.
10.4
niniejszego
dokumentu” – powinno być
w pkt. 11.4.
Lista sprawdzająca opisana jest w
pkt. 11.4.
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
11.4
sprawdzająca
Celem sporządzenia Listy
sprawdzającej
jest
udokumentowanie
stanu
faktycznego
zastanego
podczas
czynności
Proszę
o
doprecyzowanie
sformułowania
„Celem
listy
sprawdzającej
jest
udokumentowanie
stanu
faktycznego zastanego podczas
Lista
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję,
ustalenia wskazane
iż
w
wszystkie
Informacji
9
czynności
kontrolnych”.
Czy
powyższe oznacza, że lista
sprawdzająca ma zawierać tylko
opis czynności podjętych na
kontroli. A co w sytuacji kiedy
Beneficjent uzupełni dokumenty
przed napisaniem I informacji
pokontrolnej, czy nie będziemy
ujmować tego faktu w liście
sprawdzającej?
pokontrolnej oraz Liście sprawdzającej
formułowane
są
na
podstawie
dokumentów przekazanych w toku
kontroli. Do momentu sporządzenia
I wersji
Informacji
pokontrolnej,
jednostka kontrolująca może zwrócić
się do jednostki kontrolowanej z prośbą
o
przekazanie
dokumentów
niezbędnych do wyjaśnienia wszelkich
kwestii
wątpliwych
oraz niezbędnych do opracowania
ustaleń z kontroli. Wykaz tych
dokumentów
powinien
być
zamieszczany w I
wersji Listy
sprawdzającej.
Ponadto fakt przekazania dodatkowej
dokumentacji
powinien
być
udokumentowany
w
Informacji
Pokontrolnej.
13
14
Departament
Funduszy
Europejskich
Ministerstwa
Zdrowia
11.3
pokontrolna
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Pomorskiego
pkt.11.3 s. 45
Informacja
W
tabeli
zawierającej
kryteria
oceny
wyników
kontroli, zamieszczonej na
stronach 44 i 45 należy
zmienić
numerację
w
kolumnach
„Kontrola
projektu” i „Kontrola RPD
PT”
W ww. tabeli nie zachowano
jednakowej
numeracji
w poszczególnych kolumnach.
Dookreślić pojęcie „rzetelny
opis
zastanego
stanu
faktycznego” lub zmienić na
„listę sprawdzającą, która
zawiera
opis
stanu
faktycznego
zastanego
podczas
kontroli
uwzględniającą
w
Pojęcie
„rzetelny”
jest
niejednoznaczne.
Wyrazem
rzetelnego wypełnienia dokumentu
może być zaznaczenie spójnych z
informacją pokontrolną odpowiedzi
na pytanie w kolumnie tak/nie/nie
dotyczy i fakultatywne zaznaczenie
pola uwagi. Pojęcie to można też
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż zastosowanie
przez IZ pojęcia „rzetelny” wskazuje na
sposób sporządzenia przedmiotowej
listy, tj. Lista powinna zawierać wszelkie
informacje dotyczące weryfikowanych
10
szczególności zaznaczenie
odpowiedzi
na
pytanie
tak/nie/nie
dotyczy
i
wypełnienie opisem pola
„UWAGI” w sytuacji, gdy jest
to
konieczne,
np.
w
przypadku
zaznaczenia
odpowiedzi „NIE” lub „NIE
DOTYCZY”.
rozumieć
jako
obligatoryjne
zaznaczenie
odpowiedzi
w
kolumnie tak/nie/nie dotyczy i
zawarcie pełnego opisu w polu
UWAGI, mimo iż słowo uwaga
może
oznaczać
m.in.
spostrzeżenie, obserwacja na jakiś
temat.
dokumentów i podjętych na ich
podstawie ustaleń. Zamienienie tego
pojęcia proponowanym przez Urząd
Marszałkowski
Województwa
Pomorskiego zapisem nie oznacza, iż
Lista
sprawdzająca
będzie
sporządzana w ww. wymieniony sposób
oraz będzie umożliwiała odtworzenie
ścieżki
audytu.
Ponadto
fakt
odznaczenia w danym punkcie Listy
odpowiedzi NIE, automatycznie nie
oznacza
braku
konieczności
wypełnienia pola UWAGI.
Niemniej jednak zapisy Zasad zostaną
doprecyzowane w zakresie sposobu
wypełnienia Listy sprawdzającej.
15
16
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Katowicach
Urząd
Marszałkows
Rozdział 11.2
11.1
regulacji
w
zakresie
treści
Proponuje się doprecyzować
zasady
odbierania
oświadczeń
ustnych
od
personelu
projektu,
mających na celu ustalenia
czy dana osoba faktycznie
realizuje zadania w projekcie
(w szczególności sposób
dokumentowania
dokonanych ustaleń, tak aby
mogły
one
stanowić
wystarczający dowód w
przypadku
konieczności
dokonania
korekty
na
wynagrodzeniu)
Mając jednak na uwadze fakt, iż
Beneficjenci mogą kwestionować
obiektywizm
oraz
rzetelność
poczynionych
przez
zespół
kontrolujący
ustaleń
należy
jednoznacznie i jednolicie ustalić
sposób postępowania w powyższej
sprawie, w szczególności w
kontekście konieczności powołania
się na konkretne podstawy prawne
do
kwestionowania
kwalifikowalności wydatków oraz
udowodnienia
zasadności
podjętych decyzji w ramach
postępowania administracyjnego
i/lub sądowego.
Zgodnie
z
pokontrolnymi
Przedmiotowa uwaga ma na celu
zapewnienie
spójności
Uwaga uwzględniona
Zaleceniami
nr
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż w toku
prowadzonej
kontroli,
zgodnie
z wystawionym Upoważnieniem Zespół
kontrolujący ma możliwość zwrócenia
się do jednostki kontrolowanej z prośbą
o
złożenie
stosownych
wyjaśnień/oświadczeń również w formie
pisemnej (jako sposób dokumentowania
ustaleń z kontroli). W związku
z powyższym, IZ nie widzi konieczności
doprecyzowania zapisów Zasad w tym
zakresie.
11
17
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
upoważnienia do kontroli
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
11.3
w
zakresie
regulacji treści informacji
pokontrolnej
12/POKL/2012 z kontroli
systemowej
IZ
POKL
postuluje się doprecyzować
Zasady o wskazanie terminu
ważności upoważnień do
kontroli na miejscu/wizyty
monitoringowej,
który
obejmie co najmniej okres
przeprowadzenia procedury
kontradyktoryjnej,
oraz
umożliwi
ewentualne
zweryfikowanie dodatkowej
dokumentacji
przekazanej
przez beneficjenta w trakcie
ww.
procedury,
czy
zwrócenie się o dodatkową
dokumentację przez IP.
Jednocześnie IP zwraca się
o doprecyzowanie terminu
przeprowadzenia procedury
kontradyktoryjnej,
w
szczególności momentu jej
zakończenia – w przypadku
upoważnień
dotyczących
kontroli.
konsultowanych zmian dokumentu
ze
stanowiskiem
IZ
POKL
wyrażonym w ramach kontroli
systemowej
oraz
Zaleceniach
pokontrolnych
nr 12/POKL/2012.
Zgodnie
z
Zaleceniami
pokontrolnymi
nr
systemowej
IZ
POKL
Zasady o zapis, aby pod
polem „podpis kierownika
jednostki
kontrolowanej”
znajdowała się również data
podpisania tej Informacji.
Takie procedowanie pozwoli
zapewnienie
spójności
konsultowanych zmian dokumentu
ze
stanowiskiem
IZ
POKL
wyrażonym w ramach kontroli
systemowej
oraz
Zaleceniach
pokontrolnych nr 12/POKL/2012.
Patrz punkt 1
Uwaga uwzględniona
zostaną
doprecyzowane
12
na
zachowanie
ścieżki
audytu w tym obszarze.
18
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział 11. Podrozdział
3
Str. 43
jest:
Dz. U. 2009, Nr 84, poz.
712,
Niepełna podstawa prawna Ustawy
o zasadach prowadzenia polityki
rozwoju.
winno być:
Uwaga uwzględniona
zostaną
skorygowane
Dz. U. 2009, Nr 84, poz. 712
z późn. zm.
19
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
3
Str. 44
Jest:
Brak jednolitej numeracji.
Uwaga uwzględniona
Kontrola projektu:
1 Ścieżka audytu,
Zarządzanie projektem i
personel projektu,
zostaną
skorygowane
Kwalifikowalność
uczestników,
Rozliczenia finansowe,
Postęp
rzeczowy
(stopień
wykonania
rezultatów/produktów/
zadań),
Zgodność
realizacji
projektu z przepisami i
zasadami wspólnotowymi i
krajowymi
(w
tym
zamówienia publiczne),
Pierwsze kryterium jest
ponumerowane, a reszta
kryteriów jest oznaczana
13
za pomocą punktorów.
20
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
3
Str. 45
Kategoria nr 4 – system
działa/projekt
jest
realizowany
w
sposób
częściowo poprawny, ale
występują liczne, kluczowe
uchybienia/nieprawidłowości
; potrzebne jest niezwłocznie
wdrożenie
planu
naprawczego
oraz
w
przypadku
kontroli
systemowej
–
istnieje
możliwość nałożenia sankcji
wynikających
z
porozumienia.
Ujednolicenie opisu kategorii dla
oceny projektu lub funkcjonowania
systemu w Rozdziale 11.3 Zasad
kontroli
zgodnie
z zapisami
Rozdziału 11.5 Zasad Kontroli
(Zalecenia Pokontrolne) z którego
wynika, że nałożenie sankcji i/lub
zobligowanie
do
opracowania
planu
naprawczego
dotyczy
wyłącznie kontroli systemowej.
I tak: „W sytuacji stwierdzenia
podczas
kontroli
poważnych
uchybień/nieprawidłowości należy
rozważyć zasadność:
Propozycja:
Kategoria nr 4– system
działa/projekt
jest
realizowany
w
sposób
częściowo poprawny, ale
występują liczne, kluczowe
uchybienia/
nieprawidłowości,
w
przypadku
kontroli
systemowej
istnieje
możliwość nałożenia sankcji
wynikających
z
porozumienia
i/lub
potrzebne jest zobligowanie
do
niezwłocznego
opracowania i wdrożenia
planu naprawczego.
Nałożenia
sankcji
wynikających
z
porozumienia
i/lub
nałożenia
korekty
ryczałtowej i zobligowania
do opracowania planu
naprawczego
(w
przypadku
kontroli
systemowej)”.
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż wskazany
w
Zasadach
opis
Kategorii
nr
4 obliguje do opracowania planu
naprawczego zarówno w przypadku
kontroli
projektu,
jak
i
kontroli
systemowej. Dodatkowo, w sytuacji
przeprowadzania kontroli systemowej
jednostka kontrolowana może nałożyć
sankcje
wynikające
z
zapisów
porozumienia.
W opinii IZ PO KL zapis wskazany
w Zasadach
kontroli
jest
wystarczająco jednoznaczny.
14
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
21
3
Str. 44
Jest:
Uwaga uwzględniona
Kontrola projektu:
1 Ścieżka audytu,
zostaną
skorygowane
Zarządzanie projektem i
personel projektu,
Kwalifikowalność
uczestników,
Rozliczenia finansowe,
Postęp
rzeczowy
(stopień
wykonania
rezultatów/produktów/
zadań),
Zgodność
realizacji
projektu z przepisami i
zasadami wspólnotowymi i
krajowymi
(w
tym
zamówienia publiczne),
Pierwsze
kryterium
jest
ponumerowane, a reszta
kryteriów jest oznaczana za
pomocą punktatorów.
22
MJWPU
Str. 42; 11.3
„Informacja
pokontrolna
sporządzana
jest
i
przekazywana do jednostki
kontrolowanej
w terminie do 30 dni
kalendarzowych od dnia
zakończenia
każdej
kontroli”.
MJWPU proponuje, żeby termin na
przekazanie
informacji
pokontrolnej był identyczny jak dla
spraw załatwianych na podstawie
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks
postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2000 r.
Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.).
Zgodnie z art. 35 § 3 „Załatwienie
Uzasadnienie
IZ PO KL stoi na stanowisku, iż
określenie dokładnie 30 dni na
przekazanie Informacji pokontrolnej, nie
powinno
powodować
problemów
w wyliczeniu ostatecznej daty na
przekazanie ww. dokumentów.
15
Proponowany termin 30 dni
może sprawiać kłopot i błędy
w wyliczeniu właściwego
dnia przekazania informacji
pokontrolne. 30 dni nie
równa się z miesiącem. Do
tej pory 21 dni pokrywało się
z tygodniami (3 tygodnie).
Proponowane 30 dni to 4
tygodnie i 2 dni.
sprawy
postępowania
powinno nastąpić
wymagającej
wyjaśniającego
nie później niż w ciągu miesiąca, a
sprawy
szczególnie
skomplikowanej – nie później niż w
ciągu dwóch miesięcy od dnia
wszczęcia postępowania, zaś w
postępowaniu odwoławczym – w
ciągu miesiąca od dnia otrzymania
odwołania”.
W przypadku kontroli projektu
można by przyjąć, iż informację
pokontrolną przekazuje się w ciągu
miesiąca
od dnia zakończenia
czynności kontrolnych, np. ostatni
dzień kontroli przypada na 15
grudnia, to informacja pokontrolna
powinna być przekazana w ciągu
miesiąca, tj. do 15 stycznia.
23
MJWPU
Str. 48; 11.5
Uwaga dotyczy
pokontrolnych.
zaleceń
Podczas grup roboczych
przedstawiciele IZ PO KL
podkreślali,
że
jeśli
beneficjent
prześle
po
wydaniu
zaleceń
pokontrolnych
dokumenty
potwierdzające
usunięcie
uchybień,
co
w
konsekwencji
skutkuje
MJWPU prosi o doprecyzowanie
zapisów Zasad kontroli w zakresie
odstępowania
od
wydanych
zaleceń pokontrolnych oraz w
zakresie
postępowań
administracyjnych
Jak postępować z dokumentami,
których podczas kontroli na
miejscu jak i przed wydaniem
zaleceń pokontrolnych beneficjent
nie przedstawił, a zostały one
okazane dopiero po sformułowaniu
Zaleceń
pokontrolnych.
Takie
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż wskazany
w Zasadach przypis nr 25 reguluje
przedmiotową kwestię i stanowi, iż
Jednostka kontrolująca może odstąpić
od wydania Zaleceń pokontrolnych
w przypadku,
gdy
w
trakcie
przygotowywania
przedmiotowego
dokumentu otrzyma od jednostki
kontrolowanej informację wskazującą
16
kwalifikowaniem wydatków,
to należy takie dokumenty
przyjąć i odstąpić od zaleceń
pokontrolnych.
Zasady
kontroli
nie
przewidują
możliwości
odstąpienia od zaleceń lub
korekty zaleceń,
Podobna
sytuacja
ma
miejsce
podczas
wszczętego postępowania
administracyjnego,
gdy
beneficjent
w
ramach
możliwości wypowiedzenia
się złoży dokumenty /
wyjaśnienia
usuwające
uchybienie, które skutkowało
niekwalifikowaniem
wydatków.
sytuacje się zdarzają, a zgodnie z
rekomendacjami IZ należy poddać
je analizie i jeżeli mają one
merytoryczną wartość i wpływają
na stan faktyczny lub ewentualne
wnioski sformułowane w wyniku
przeprowadzonej kontroli – wziąć
pod uwagę.
na
usunięcie
uchybień
wraz
z dokumentacją potwierdzającą ten fakt.
Wskazane jest natomiast wydawanie
Zaleceń pokontrolnych o charakterze
prewencyjnym, mających na celu
wdrożenie mechanizmów lub sposobów
działania zapobiegających wystąpieniu
tych samych uchybień w przyszłości.
Oznacza
to
konieczność
wprowadzenia do Zasad kontroli
możliwości
korygowania
lub
odstępowania w całości lub w
części od Zaleceń pokontrolnych, z
określeniem czy sporządza się
korektę zaleceń pokontrolnych czy
odstępuje się pismem.
Ponadto,
zgodnie
z
ustaleniami
poczynionymi w trakcie Spotkania
Grupy Roboczej ds. kontroli, w sytuacji
gdy beneficjent złoży wyjaśnienia już po
wydaniu Zaleceń, a treść tych
wyjaśnień wskazuje na konieczność
uwzględnienia ich przez instytucję,
IZ/IP/IP2 powinna sporządzić stosowną
notatkę
lub
pismo
szczegółowo
wyjaśniające zaistniałą sytuację oraz
powód uwzględnienia przedłożonych
wyjaśnień
i
odstąpienie
od
egzekwowania ich wdrożenia.
Uprzejmie informuję, iż Zasady kontroli
w ramach PO KL nie regulują kwestii
dotyczących
realizacji
postępowań
administracyjnych.
Zatem uwagi
w tym zakresie nie mogą być
uwzględnione
w
przedmiotowym
dokumencie.
24
MJWPU
11.1 Wszczęcie kontroli
Jednostka
kontrolująca
przekazuje
podmiotowi
kontrolowanemu
zawiadomienie o kontroli
zawierająco najmniej: (…)
Z doświadczenia wynika, że
niektóre
województwa,
w
zawiadomieniu o kontroli wskazują
już
konkretne
wnioski
o
płatność/dokumenty
księgowe/konkretne
zamówienia
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż Zasady definiują
pojęcie
„zakresu
kontroli”,
które
oznacza „obszary” objęte kontrolą.
17
szczegółowy
zakres
planowanej
kontroli.
Co
należy
uznać
za
szczegółowy
zakres
planowanej kontroli?
25
26
MJWPU
MJWPU
11.2
Uprawnienia
kontrolujących
oraz
dowody zbierane w toku
kontroli
11.3
pokontrolna
Informacja
publiczne, itp.
Przed rozpoczęciem czynności
kontrolnych
kontrolujący
nie
zawsze są w stanie przewidzieć
np. które postępowania będą
weryfikowane, bądź też które
dokumenty
księgowe
zostaną
wybrane do próby.
Brak
informacji
o
konieczności zgromadzenia i
przedstawienia
przez
beneficjenta kontrolującym
całości
dokumentacji
projektowej,
włącznie
z
dokumentacją,
w
której
posiadaniu są jednostki
podległe
beneficjentowi,
współpracujące
z
beneficjentem
bądź
partnerzy projektu.
Najbardziej efektywne i racjonalne
z punktu widzenia kontroli byłoby
zgromadzenie przez beneficjenta
na
czas
kontroli
całości
dokumentacji
projektowej
w
miejscu przeprowadzania kontroli.
Brak informacji o sytuacji, w
której beneficjent nie odsyła
informacji pokontrolnej, m.
in.
pod
kątem
niewstrzymywania
Zasady kontroli nie regulują
sytuacji
nieodesłania
przez
beneficjenta
informacji
pokontrolnej.
Prośba
o
doprecyzowanie tej kwestii, np.
Dodatkowo pragnę poinformować, iż
minimalny
zakres
poszczególnych
kontroli został wskazany we właściwych
listach sprawdzających do kontroli na
miejscu stanowiących załączniki nr 6, nr
7 i nr 8 do Zasad.
Informacje na temat próby dokumentów
do kontroli, sposobu ich wyboru
zamieszczane
są
w
Informacji
pokontrolnej, nie zaś w Zawiadomieniu
o kontroli.
Uzasadnienie
Uprzejmie
informuję,
iż
kwestia
poddania się przez beneficjenta kontroli
oraz
udostępnienia
kontrolującym
dokumentacji dotyczącej realizowanego
projektu została uregulowana w umowie
o
dofinansowanie
projektu
w ramach PO KL, której wzór stanowi
załącznik do Zasad finansowania PO
KL. W związku z powyższym, IZ nie
widzi konieczności doprecyzowania
zapisów Zasad w tym zakresie.
Uzasadnienie
Patrz punkt 3.
18
sporządzenia
pokontrolnych.
27
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Dolnośląskie
go
Rozdział 11.4 - Lista
sprawdzająca, s. 47.
Zaleceń
poprzez dodanie zapisów o
konieczności
przekazania
do
benefcienta pisma monitującego w
sprawie odesłania informacji pok.,
zalecenia
są
wówczas
formułowane
po
ostatecznym
odesłaniu
do
jednostki
kontrolowanej
informacji
pokontrolnej, lub w przypadku jej
nie odesłania, po upłynięciu np. 21
(30) dni od momentu wysłania do
beneficjenta pisma monitującego
Warto rozważyć usunięcie
przytoczonego zapisu.
Ze
względu
na
konstrukcję
Informacji
Pokontrolnej,
zawierającej tylko podstawowe
ustalenia
w
zakresie
przeprowadzanych
czynności
kontrolnych zasadnym wydaje się w
przypadku
uwzględnienia
zastrzeżeń mających wpływ na
treść ustaleń - modyfikację listy
sprawdzającej oraz przekazanie jej
do instytucji kontrolowanej tak, by
wytworzona dokumentacja w pełni
odzwierciedlała stan faktyczny.
Treść:
W związku z powyższym
dokument ten nie musi
być aktualizowany po
otrzymaniu uwag do I
wersji
Informacji
pokontrolnej.
Lista sprawdzająca do
kontroli
na
miejscu
stanowi załącznik do I
wersji Informacji
Uzasadnienie
Patrz punk 4, 7, 8 i 9
pokontrolnej i nie musi
być przekazywana wraz z
II wersją dokumentu.
28
Instytucja
Pośrednicząc
a
dla
Priorytetu V
Dobre
Podrozdział 11.3
Str. 45
Uzupełnić sformułowanie ”
Do I wersji Informacji
pokontrolnej należy dołączyć
listę
sprawdzającą
do
kontroli na miejscu, o której
Skoro Beneficjent nie podpisuje
listy
sprawdzającej,
nie
ma
potrzeby przesyłania mu dwóch
egzemplarzy tylko po to, by drugi
odsyłał później razem z informacją
Uzasadnienie:
Uprzejmie
informuję,
iż
Lista
sprawdzająca do kontroli na miejscu
19
rządzenie
mowa w pkt 10.4 niniejszego
dokumentu, w której należy
zamieścić
rzetelny
opis
zastanego
stanu
faktycznego”
PO KL –
Ministerstwo
Administracji
i Cyfryzacji
na
w Warszawie
29
Instytucja
Pośrednicząc
a
dla
Priorytetu V
Dobre
rządzenie
PO KL –
Ministerstwo
Administracji
i Cyfryzacji
w Warszawie
„Listę
sprawdzającą
do
kontroli na miejscu, o której
mowa w pkt 10.4 niniejszego
dokumentu, w której należy
zamieścić
rzetelny
opis
zastanego
stanu
faktycznego przesyła się do
Beneficjenta
w
1
egzemplarzu,
natomiast
drugi egzemplarz pozostaje
w aktach kontroli”
Podrozdział 11.3
Po zdaniu
Str. 46
„…wraz
z
ewentualną
dokumentacją w sprawie.”,
dodać zapis:
Akapit 2
"Termin
na
przesłanie
zastrzeżeń
zostaje
zachowany w przypadku
nadania zastrzeżeń pocztą,
przesyłką
kurierską
lub
faksem.
W
wyżej
wymienionych przypadkach
decyduje data nadania".
pokontrolną. Przesyłki pocztowe z
dokumentacją pokontrolną bez
drugiego
egzemplarza
listy
sprawdzającej będą lżejsze i być
może tańsze. Zapobiega to także
ryzyku, że Beneficjent nie odeśle
listy sprawdzającej i IP/IP2 nie
będzie miała jej oryginału w
dokumentacji.
powinna być podpisywana przez
upoważnionego
przedstawiciela
instytucji kontrolowanej (tak samo jak
Informacja Pokontrolna).
Obecnie Zasady (...) posługują się
terminem "w terminie 14 dni (...)
przesyła…", co może budzić
wątpliwości, czy wystarczające jest
nadanie przesyłki w tym terminie,
czy też niezbędny jest jej fizyczny
wpływ do jednostki kontrolującej.
Sprawa
ma
znaczenie
tym
większe,
że
"W
przypadku
przekroczenia przez jednostkę
kontrolowaną
terminu
na
zgłoszenie uwag do Informacji
pokontrolnej
jednostka
kontrolująca
może
odmówić
rozpatrzenia
zgłoszonych
zastrzeżeń".
Dookreślenie
tej
kwestii pozwoli na uniknięcie
wątpliwości.
Uzasadnienie
Uprzejmie
informuję,
iż
termin
przesłania
uwag
do
Informacji
pokontrolnej odnosi się do daty nadania
pisma przekazującego zastrzeżenia, nie
zaś do daty jego wpływu do jednostki
kontrolującej. Zachowanie tego terminu
powinno być zweryfikowane przez
jednostkę kontrolującą na podstawie
zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma
przekazującego
I wersję Informacji pokontrolnej.
20
30
Instytucja
Pośrednicząc
a
dla
Priorytetu V
Podrozdział 11.3
Usunąć zapis:
Str. 46
"W
przypadku
odmowy
kontrolujący zamieszcza w
Informacji
pokontrolnej
adnotację
o
odmowie
podpisania
Informacji
pokontrolnej wraz z jej
uzasadnieniem."
Ostatni akapit
Dobre
rządzenie
PO KL –
Ministerstwo
Administracji
i Cyfryzacji
w Warszawie
31
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 11.4
Należy
uszczegółowić
wymagania
dotyczące
sposobu wypełniania Listy
sprawdzającej.
Fakt odmowy podpisania informacji
oraz jego uzasadnienie jest
dostatecznie
dobrze
udokumentowany
pismami
przesyłanymi przez Beneficjenta,
które archiwizowane są razem z
dokumentacją
pokontrolną.
Powyższy
zapis
budzi
zaś
wątpliwości, w jakiej formie należy
dokonywać tej adnotacji i jak
powinno
się
podawać
uzasadnienie (np. czy uprawnione
jest
dokonywanie
streszczeń
długich
nieraz
wywodów
Beneficjentów).
W obecnej wersji „Zasad” brak
przedmiotowych
zapisów,
natomiast praktyka wskazuje, iż IZ
wymaga
m.in.
wypełniania
wszystkich pól (w tym każdego
wiersza w kolumnie „Uwagi”),
pomimo braku wytycznych w
przedmiotowym zakresie. W opinii
IP należy więc uszczegółowić
zasady
wypełniania
list
sprawdzających w celu uniknięcia
rozbieżnych interpretacji obecnych
ogólnych zapisów przez różne
instytucje.
Powyższe
dotyczy
również ogólnego zapisu „rzetelny
opis
zastanego
stanu
faktycznego”.
W
propozycji
„Zasad”
IZ
wskazuje,
iż
obowiązkowe jest załączanie listy
zweryfikowanych
dokumentów
księgowych,
podczas,
gdy
Uwaga uwzględniona
Uprzejmie informuję, iż do Zasad
kontroli zostanie wprowadzony zapis „W
przypadku
odmowy
kontrolujący
załącza do Informacji pokontrolnej
pismo
stanowiące
o
odmowie
podpisania Informacji pokontrolnej”.
Jednocześnie usunięty zostanie zapis o
konieczności zamieszczania adnotacji o
braku
podpisu
przez
jednostkę
kontrolowaną
na
Informacji
Pokontrolnej.
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie
Patrz punkt 14.
Jednocześnie uprzejmie informuję, iż
kwestia sposobu wypełnienia list
sprawdzającej do kontroli na miejscu
była już omawiana na spotkaniach
grupy roboczej ds. kontroli.
21
praktyka
wynikająca
z
przeprowadzanych
przez
IZ
kontroli systemowych wskazuje, iż
de
facto
wymagane
jest
zamieszczanie spisu wszystkich
kontrolowanych dokumentów. W
opinii IP wskazane jest więc
uszczegółowienie
sposobu
wypełniania listy sprawdzającej w
celu
uniknięcia
rozbieżnych
interpretacji zapisów „Zasad”.
32
33
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 11.4
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Katowicach
Rozdział 11.2
Należy wprowadzić zapis, iż
w razie konieczności lista
sprawdzająca
powinna
zostać zaktualizowana po
otrzymaniu uwag do I wersji
Informacji pokontrolnej.
W opinii IP przedmiotowy zapis
pozostaje w sprzeczności z
praktyką wskazywaną przez IZ w
trakcie przeprowadzanych kontroli
systemowych. IZ wykazuje m.in.
rozbieżności pomiędzy treścią
„Informacji Pokontrolnej”, a treścią
listy tj. sytuacje, gdy zapis w
„Informacji”
nie
znajduje
odzwierciedlenia
w
liście.
Tymczasem sytuacja tego typu
może
powstać
w
trakcie
prowadzonej
procedury
kontradyktoryjnej/składania
wyjaśnień przez beneficjenta. Tym
samym treść „Informacji” nie
będzie
miała
pełnego
odzwierciedlenia w treści listy
sprawdzającej, co w chwili obecnej
jest zarzutem stawianym przez IZ
w trakcie kontroli systemowej.
Proponuje się doprecyzować
zasady
odbierania
oświadczeń
ustnych
od
Mając jednak na uwadze fakt, iż
Beneficjenci mogą kwestionować
obiektywizm
oraz
rzetelność
Uzasadnienie
Patrz punk 4, 7, 8 i 9.
Uzasadnienie
22
personelu
projektu,
mających na celu ustalenia
czy dana osoba faktycznie
realizuje zadania w projekcie
(w szczególności sposób
dokumentowania
dokonanych ustaleń, tak aby
mogły
one
stanowić
wystarczający dowód w
przypadku
konieczności
dokonania
korekty
na
wynagrodzeniu)
poczynionych
przez
zespół
kontrolujący
ustaleń
należy
jednoznacznie i jednolicie ustalić
sposób postępowania w powyższej
sprawie, w szczególności w
kontekście konieczności powołania
się na konkretne podstawy prawne
do
kwestionowania
kwalifikowalności wydatków oraz
udowodnienia
zasadności
podjętych decyzji w ramach
postępowania administracyjnego
i/lub sądowego.
Patrz punkt 15
Rozdział 7 – KONTROLE TRWAŁOŚCI
34
35
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 11.3
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 11.4
Należy uszczegółowić w
jakim zakresie ocena wg
kryteriów ma zastosowanie
w odniesieniu do kontroli
zachowania
zasady
trwałości
projektu
i/lub
rezultatu.
przedmiotowych zapisów.
Należy uszczegółowić, czy
w
przypadku
kontroli
projektu,
która
swoim
zakresem
obejmuje
wszystkie/część obszarów
wskazanych w pkt 5.2
„Zasad” oraz zachowanie
zasady trwałości projektu
i/lub rezultatu, konieczne
jest
wypełnianie
listy
stanowiącej załącznik nr 7,
jak i listy stanowiącej
załącznik nr 9.
Uwaga uwzględniona
Ocena
wg
kryteriów
nie
ma
zastosowana w przypadku kontroli
trwałości,
co
zostało
zapisane
w Zasadach kontroli w ramach PO KL.
Nazwa listy sprawdzającej, stanowiąca
załącznik nr 9 do Zasad kontroli
w
ramach
PO
KL,
wskazuje
jednoznacznie, że dotyczy ona kontroli
trwałości po zakończeniu realizacji
projektu. Dlatego też w przypadku
każdej kontroli trwałości lista ta powinna
zostać wypełniona. W opinii IZ PO KL
nie jest konieczne doprecyzowanie
zapisów w tym zakresie.
Natomiast w przypadku, gdy trwałość
23
projektu obowiązuje w trakcie jego
realizacji, należy wypełnić pkt 3.3 i 8.8
listy sprawdzającej do kontroli na
miejscu projektu, stanowiącej załącznik
nr 7 do Zasad.
36
WUP
Lublinie
w
Podrozdział 7.1
W treści Zasad należałoby
doprecyzować ewentualną
konieczność weryfikowania
obowiązku
beneficjenta
dotyczącego
wykorzystywania środków
trwałych po zakończeniu
realizacji projektu zarówno
w
przypadku
kontroli
trwałości
operacjijak
i
trwałości rezultatu.
Doprecyzowanie
przedmiotowej
kwestii
spowodowane
jest
jednoznacznym zinterpretowaniem i
zastosowaniem zapisów Zasad.
Uwaga uwzględniona
Zgodnie z umową o dofinansowanie
projektu
każdy
beneficjent
ma
obowiązek wykorzystywać środki trwałe
nabyte
w
ramach
projektu
po
zakończeniu
jego
realizacji
na
działalność statutową lub przekazać
je
nieodpłatnie
podmiotowi
niedziałającemu dla zysku.
Obowiązki związane z wykorzystaniem
środków trwałych po zakończeniu
realizacji
projektu
wynikają
z Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL i nie
wpisują się, ani w definicję kontroli
trwałości projektu, ani rezultatu. Jest
to dodatkowy wymóg, weryfikowany
przy okazji realizacji kontroli trwałości.
Zgodnie z zapisami Rozdziału 7.2
Zasad kontroli w ramach PO KL,
konieczność weryfikowania obowiązku
beneficjenta
dotyczącego
wykorzystania
środków
trwałych
dotyczy tych projektów, w których środki
trwałe zostały zakupione i w których
prowadzone są kontrole trwałości
projektu i/lub rezultatu.
W związku z Państwa uwagą Zasady
24
kontroli zostały doprecyzowane w taki
sposób, aby jednoznacznie z nich
wynikało, że obowiązki związane
z wykorzystaniem sprzętu nie stanowią
żadnego z typów kontroli trwałości,
a są jedynie dodatkowym wymogiem
sprawdzanym w ramach kontroli
wskazanych w Rozdziale nr 7 (kwestia
środków trwałych została wymieniona
jedynie w punkcie dotyczącym zakresu
kontroli trwałości).
37
WUP
Lublinie
w
Podrozdział 7.2
Wnosi
o
wycofanie
rekomendacji
IŻ
w
odniesieniu
do
przeprowadzania
kontroli
trwałości po upływie połowy
okresu zachowania zasady
trwałości
w
danym
projekcie.
Wycofanie
przedmiotowej
rekomendacji
umożliwi
IP2
dostosowanie prowadzenia kontroli
trwałości
do
możliwości
organizacyjnych i kadrowych.
Należy na wstępie podkreślić, że IZ nie
narzuca sposobu wyboru projektów do
kontroli,
ani
też
sposobu
ich
planowania.
Zapis
odnośnie
przeprowadzania
kontroli
co do zasady po upływie połowy okresu
jej obowiązywania stanowi wyłącznie
rekomendację IZ i nie musi być
stosowane obligatoryjnie w każdym
przypadku. Dlatego też zapis ten
pozostanie w treści Zasad kontroli.
Należy jednak mieć na względzie fakt,
że tego typu kontrole nie powinny być
przeprowadzane
w
początkowym
okresie utrzymania trwałości, gdyż nie
zapewnia
to
miarodajnej
oceny
spełnienia tego obowiązku.
W Zasadach kontroli uwzględniono
natomiast przypis, że kontrole powinny
być prowadzone z uwzględnieniem
możliwości
kadrowych
i organizacyjnych IP/IP2.
25
38
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
7.2
–
prowadzenie
kontroli trwałości
Proszę
o
podanie
przykładowych czynników
ryzyka
w
zakresie
metodologii
wyboru
projektów
do
kontroli
trwałości
(dot.
kontroli
trwałości rezultatów)
W celu opracowania przez IP
właściwej
metodologii
wyboru
projektów do kontroli trwałości.
Odpowiedź
IP/IP2 powinny określić takie kryteria,
które najlepiej określają ryzykowność
nadzorowanych przez nie projektów
objętych
obowiązkiem
zachowania
trwałości, dlatego też nie jest zasadne
wskazywanie przykładowych czynników
ryzyka w Zasadach kontroli w ramach
PO KL.
Poniżej
wskazano
przykładowe
czynniki ryzyka, które mogą mieć
zastosowanie do wyboru projektów do
kontroli trwałości:
39
Wydział
Europejskieg
7.2
–
prowadzenie
Proszę
o
szczegółowe
wyjaśnienia następującego
Niniejszy zapis z Zasad kontroli
wskazuje na fakt, iż w przypadku
Wartość projektu,
Wyniki kontroli/audytów projektu
prowadzonych w trakcie jego
realizacji,
Okres
obowiązywania
zasady
trwałości (im dłuższy, tym projekt
bardziej ryzykowny),
Stopień
skomplikowania/kosztochłonności
inwestycji,
która
ma
zostać
utrzymana (np. utrzymanie strony
internetowej cechuje się niższym
stopniem skomplikowania),
Czy zasada trwałości wynika
z kryterium dostępu (ryzyko
związane
z
niespełnieniem
kryterium,
warunkującego
przyznanie dofinansowania na
realizację projektu).
Odpowiedź:
Zgodnie
z
Zasadami
kontroli
26
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
40
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
zapisu:
„Metodologia
wyboru próby projektów do
kontroli trwałości powinna
zostać określona przez
IP/IP2. Kontrole mogą być
przeprowadzane na losowo
wybranej próbie projektów
lub na próbie wybranej
zgodnie
z
określonymi
przez
dana
jednostkę
czynnikami ryzyka. (…)”
7.2 Prowadzenie kontroli
trwałości
Wybór
kontroli
projektów
do
Proszę
o
szczegółowe
zapisu: „Kontrole trwałości
po zakończeniu realizacji
projektów
będą
prowadzone w ramach PO
KL w latach 2013-2015,
niezależnie od kontroli na
miejscu
projektów
realizowanych.”
wyboru losowego nie byłoby
konieczności określenia czynników
ryzyka dla powyższego wyboru.
W związku z powyższym, czy w
przypadku zastosowania przez IP
doboru losowego projektów do
kontroli trwałości, wystarczy w
Rocznym Planie Kontroli zawrzeć
informację, iż Kontrole trwałości
przeprowadzane są na losowo
wybranej próbie projektów?
Projekt, który będzie poddany
kontroli na miejscu realizacji
projektu zgodnie z RPK, zostanie
jednocześnie ujęty do
Bazy
projektów podlegających kontroli
trwałości po zakończeniu projektu –
czy w takim przypadku konieczne
jest
przeprowadzenie
dwóch
odrębnych kontroli? Czy kontrola
trwałości może zostać dokonana
podczas kontroli na miejscu z
zachowaniem
tych elementów,
które dotyczą kontroli trwałości
projektu/rezultatów?
Czy
taki
projekt
w
sprawozdaniu
z
przeprowadzonych kontroli będzie
wykazany zarówno jako projekt
skontrolowany w ramach kontroli
trwałości oraz w ramach kontroli na
miejscu?
w ramach PO KL, w Rocznym Planie
Kontroli należy zawrzeć informację na
temat metodologii
wyboru próby
projektów
do
kontroli
trwałości.
W
przypadku
wyboru
projektów
w sposób losowy należy także opisać
wielkość założonej próby projektów do
kontroli,
zasady/sposób
losowania
projektów oraz zasady planowania
kontroli trwałości.
Ad. 1
Kontrole
trwałości
rezultatów
prowadzone są co
do
zasady
po zatwierdzeniu wniosku o płatność
końcową. W Zasadach kontroli ujęto
natomiast, że nie dotyczy to rezultatów,
których utrzymanie jest monitorowane w
trakcie realizacji projektu oraz do
momentu
zatwierdzenia
wniosku
o płatność końcową (np. wskaźnik
efektywności zatrudnieniowej).
Natomiast
w
bazie
projektów
podlegających kontroli trwałości po
zakończeniu będą ujmowane wszystkie
te projekty zakończone i rozliczone,
w ramach których trwałość projektu
obowiązuje po zatwierdzeniu wniosku
o płatność końcową I jednocześnie
IP/IP2 nie monitoruje(owała) utrzymania
trwałości do końca obowiązującego
okresu.
27
Ponadto w Zasadach kontroli nie
przewidziano wyłączenia dla projektów,
w przypadku których kontrola trwałości
obowiązywała także w trakcie realizacji
projektu i projekt był poddawany kontroli
na miejscu. Takie sytuacje mogą mieć
jednak miejsce w przypadkach, gdy
kontrola w trakcie realizacji projektu
przeprowadzona została w końcowej
fazie okresu zachowania trwałości.
Ad. 2
Kontrola
na
miejscu
projektu
realizowanego prowadzona jest zgodnie
z lista sprawdzającą, która zawiera
stosowne
pytania
także
w zakresie weryfikacji utrzymania
trwałości.
Ad. 3.
41
WUP
Lublinie
w
Podrozdział 7.2
Wnosi
o
możliwość
przeprowadzania
kontroli
trwałości
w
trybie
doraźnym/wizyty
monitoringowej,
tj.
bez
konieczności
Prowadzenie kontroli trwałości w
trybie
doraźnym
zostało
przetestowane
skutecznie
w
poprzednim okresie programowania
(projekty ZPORR).
W Sprawozdaniu z RPK ujęto dwie
osobne tabele dotyczące: - kontroli
projektów
realizowanych
(dodano
dodatkową kolumnę w zakresie kontroli
trwałości) oraz – kontroli trwałości
po zakończeniu realizacji projektu.
W Zasadach kontroli ujęto zapisy
odnośnie
zasad
wypełniania
poszczególnych tabel.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL uwzględniła w Podrozdziale
7.2 Zasad kontroli w ramach PO KL
zapis o możliwości przeprowadzenia
kontroli w danym projekcie w wybranym
do kontroli w trybie doraźnym.
28
W
przypadku
kontroli
trwałości
uzasadnione jest, w celu zapewnienia
maksymalnej skuteczności kontroli,
przeprowadzanie części kontroli bez
konieczności zawiadamiania podmiotu
kontrolowanego o planowanej kontroli.
zawiadamiania o kontroli.
42
43
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Brak
kolumny
dotyczy”.
Załącznik nr 9 – do Zasad
kontroli – Pytanie 1.2.
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
„Nie
Propozycja:
Uwaga uwzględniona
Zapisy doprecyzowano.
Propozycja
dodania
kolumny „Nie dotyczy” do
listy sprawdzającej.
Propozycja
ujednolicenia
nazewnictwa
Kontroli
trwałości.
W
Liście
sprawdzającej
użyto
następujących określeń:
kontroli
Ujednolicenie List sprawdzających
wypełnianych
przez
Zespół
kontrolujący w trakcie kontroli.
„Trwałość Projektu”,
„Trwałość rezultatu”,
Trwałość Projektu sprawdzamy
poprzez przeprowadzenie Trwałości
operacji i trwałości rezultatu.
Niejednolite stosowanie słownictwa
utrudnia
interpretację
kontroli
trwałości. Przykładem może być tu
zdanie „Oprócz trwałości Projektu,
w ramach POKL wyróżniamy
również
zasadę
zachowania
trwałości rezultatów (str. 25)”.
Uwaga uwzględniona
Nazewnictwo zostało ujednolicone.
Propozycja
stosowania
tylko
dwóch
terminów:
„Trwałość
operacji”
i
„trwałość rezultatu”.
44
WUP Olsztyn
Rozdział 7, pkt. 7.1
Do jakich umów należy
prowadzić
kontrole
trwałości, czy dotyczy to
umów podpisanych w 2013
r., czy wcześniejszych,
Odpowiedź:
Kontrola trwałości nie jest uzależniona
od
daty
podpisania
umowy
o dofinansowanie. IP/IP2 powinna
zweryfikować wszystkie projekty pod
kątem konieczności poddania ich
kontroli trwałości po zakończeniu ich
29
realizacji.
45
46
47
WUP Olsztyn
WUP Olsztyn
Urząd
Marszałkows
ki
Województwa
Opolskiego
Załącznik nr 6 – pkt 9.6,
9.7
Uwaga uwzględniona
Jak
należy
rozumieć
zakończenie
realizacji
projektu, czy jest to data
zakończenia podana we
wniosku o dofinansowania,
czy data zatwierdzenia
wniosku
o
płatność
końcową
W celu zapewnienia spójności definicji
kontroli w trakcie, na zakończenie i po
zakończeniu
realizacji
projektu,
do Zasad kontroli w ramach PO KL,
wprowadzono zapis, że kontrole
po zakończeniu realizacji projektu, w
tym
kontrole
trwałości,
dotyczą
projektów w których zatwierdzono
wniosek o płatność końcową.
Odpowiedź:
Czy IP wyznaczy IP2
system w jakim ma być
tworzona baza, np. exel
Pytanie
Czy
zrealizowała
IP/IP2
wymagane
minimum
kontroli projektów w ramach
Działania/w
zakresie
trwałości projektu/rezultatu?
Powinno
dotyczyć
spełnienia
wymogu
minimum kontroli w ramach
„Zasady”
nie
określają
wymaganego minimum kontroli
projektów w zakresie trwałości
projektu/rezultatu,
określają
natomiast wymagane minimum
kontroli projektów w zakresie
projektów, czego powinno dotyczyć
pytanie 9.7.
Zgodnie z Zasadami kontroli w ramach
PO KL, każda IP/IP2 ma prowadzić
bazę projektów podlegających kontroli
trwałości,
zawierającą
wymagane
w Zasadach dane. Baza ta powinna być
systematycznie
aktualizowana.
IZ i IP nie będzie regulować sposobu
tworzenia bazy, w tym także w zakresie
stosowanego oprogramowania. Wydaje
się jednak, że najlepszym rozwiązaniem
byłoby w tym przypadku zastosowanie
arkusza kalkulacyjnego.
Uwaga częściowo uwzględniona.
Uzasadnienie:
Z pkt 9.6 wykreślono zapis odnośnie
wywiązania się z kontroli trwałości
projektu/rezultatu i doprecyzowano, że
dotyczy wywiązana się z obowiązku
kontroli
na
miejscu
projektów
realizowanych w ramach Działania
(zakres tych kontroli obejmuje także
30
natomiast
spełnienia
minimum
weryfikację trwałości dla projektów,
w których termin zachowania trwałości
operacji pokrywa się z terminem
realizacji projektu).
projektów
w
zakresie
trwałości po zakończeniu
realizacji projektów.
Natomiast pkt 9.7 doprecyzowano
w następujący sposób:
Czy IP/IP2 wywiązała się z obowiązku
wykonania
kontroli
trwałości
po
zakończeniu realizacji projektów?
Działania,
pytanie
9.7
wymaganego
kontroli
Możliwe jest wprowadzenie
dodatkowego pytania: Czy
IP2 weryfikuje trwałość
projektu/rezultatu w trakcie
realizacji projektu.
48
DKN KPRM
7. Kontrole trwałości
7.1 Ogólne
Baza
projektów
podlegających kontroli
trwałości
po
zakończeniu projektu
Reprezentatywna próba
projektów podlegających
kontroli trwałości jest
ustalana przez daną
IP/IP2 indywidualnie i
zatwierdzana
przez
instytucję
nadrzędną.
Próba nie może być
jednak
mniejsza niż 5% populacji
projektów zakończonych,
objętych
obowiązkiem
zachowania
Należy
doprecyzować
zasady i tryb wyboru
projektów i ich kontroli.
Zapis nieprecyzyjny. W jakim
okresie
należy
przeprowadzić
kontrolę co najmniej 5% próby
projektów zakończonych do kontroli
w ramach kontroli zachowania
trwałości? Jakiego okresu czasu
dotyczy
cała
populacja?
W
przypadku zróżnicowanych
dat
zakończenia projektu i terminów ich
trwałości, ile kontroli trwałości
projektu należy wykonać w danym
roku obowiązywania RPK?
Uwaga uwzględniona
W Zasadach kontroli w ramach
PO KL jednoznacznie wskazano,
że próba 5% odnosi się do projektów
podlegających
kontroli
trwałości
w
danym
roku
kalendarzowym.
Na początku roku IP/IP2 powinna
określić wszystkie projekty, które mogą
podlegać kontroli trwałości w ciągu
danego roku i na tej podstawie określić
reprezentatywną próbę i stosowne
terminy kontroli.
Ponadto
w
Zasadach
kontroli
doprecyzowano,
że
szczegółowa
metodologia w zakresie doboru próby
projektów
do
kontroli,
w
tym
dokonywania ewentualnych aktualizacji
projektów w ciągu roku, leży w gestii
IP/IP2.
31
trwałości projektu lub
rezultatu(ów)
po
zakończeniu okresu ich
realizacji.
49
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
trwałości
Na stronach 26 i
wprowadzono zapisy:
27
„W sytuacji natomiast, gdy
końcowy
termin
zachowania
trwałości
projektu przypada
po okresie jego realizacji,
projekt ten będzie wliczany
do
puli
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
po
zakończeniu
realizacji
projektu
(zgodnie
z
dalszymi
zapisami
niniejszego Podrozdziału).”
„IZ PO KL rekomenduje,
aby w miarę możliwości
kontrole trwałości
Odpowiedzi:
Ad. 1.
Patrz odp. 37
Zapis odnośnie prowadzenia kontroli co
do zasady po upływie połowy okresu
realizacji projektu stanowił jedynie
rekomendację IZ i pozostał w obecnej
treści Zasad.
Natomiast dla zachowania jednolitego
podejścia w zakresie identyfikowania
projektów
podlegających
kontroli
trwałości oraz biorąc pod uwagę bardzo
zróżnicowane okresy jej obowiązywania
w różnych typach projektów, projekty
te powinny być włączane do analizy
w momencie zatwierdzenia wniosku
o płatność końcową.
przeprowadzane były po
upływie
połowy okresu
zachowania
zasady
trwałości
w
danym
projekcie.”
Ponadto
w
Zasadach
kontroli
przekazanych do Państwa konsultacji
wskazano
jednoznacznie,
że
metodologia w zakresie doboru próby
projektów do kontroli, leży w gestii
IP/IP2, która będzie przeprowadzać
kontrole.
„Projekty wskazane w Bazie
projektów
Ad. 2
podlegających
Tak. Projekty systemowe wieloletnie
kontroli
32
projektu podlegają analizie
ryzyka
corocznie,
do
momentu
zakończenia
okresu
obowiązywania
zasady trwałości. Raz
skontrolowany projekt nie
jest wliczany do populacji
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
kolejnych.”
w
latach
powinny być ujmowane w bazie po
zakończeniu okresu ich realizacji,
tj.
ostatniego
roku
w
którym
są
realizowane.
IP/IP2
powinna
zapewnić
weryfikację
utrzymania
trwałości
projektu
także w trakcie realizacji projektu
wieloletniego.
Ad. 3.
Patrz pkt 37.
„W szczególności kontrola
trwałości powinna wykazać:
·
Czy
w
projekcie
utrzymano
nieprzerwane
zatrudnienie
pracownika(ów)
znajdujących
się
w
szczególnie niekorzystnej
sytuacji przez okres 12
miesięcy, lub pracownika
znajdującego się w bardzo
niekorzystnej sytuacji przez
okres 24 miesięcy,
·
Czy
w
projekcie
utrzymano wymagany okres
prowadzenia
działalności
gospodarczej
przez 12 miesięcy,
· Czy rezultaty projektu są
utrzymywane
na
33
wymaganym poziomie (np.
beneficjent
utrzymał
ze
środków
własnych
punkt
przedszkolny w okresie
wskazanym we wniosku o
dofinansowanie),”
Powstają pytania:
- Czy do bazy projektów
(populacji w danym roku)
powinny
być
wliczane
projekty,
w przypadku których przed
zakończeniem danego roku
nie upłynie połowa okresu
trwałości ?
- Czy projekty systemowe
wieloletnie
np.
w
Poddziałaniu
6.1.3
powinny być wprowadzone
do bazy (populacji) po
zakończeniu ich realizacji
t.j. w 2014r.?
- Jeżeli kontrole trwałości
przeprowadzane powinny
być po upływie połowy
okresu zachowania zasady
trwałości
w
danym
projekcie, to w przypadku
kontroli
przed
zakończeniem
okresu
trwałości
jak
należy
skwitować jej wyniki w
34
świetle pytań określonych w
punkcie wskazującym co
powinna wykazać kontrola
trwałości ?
50
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział 5.Podrodział 2.
Punkt 2
Str. 17
Propozycja
doprecyzowania
zapisu
dotyczącego
wizyty
monitoringowej.
W
Zasadach
wpisano,
że
wizyta monitoringowa w
przypadku
projektów
rozliczanych na podstawie
kwot
ryczałtowych
jak
również
zawierających
stawki
jednostkowe
powinna „koncentrować się
przede
wszystkim
na
sprawdzaniu osiągnięcia
rezultatów i wskaźników
Projektu poprzez m. in.
Zbadanie
dokumentacji
potwierdzającej rzeczywistą
realizację
zadań
(tj.
dokumentację
zdjęciową,
listy obecności, czy ankiety
wypełnione
przez
Uczestników)”.
W
Zasadach
kontroli
wskazano,
że kontrole trwałości mogą być
prowadzone także w miejscu realizacji
usługi.
W Zasadach Kontroli wpisano, że
kontrole trwałości rezultatów
będą realizowane po zakończeniu
realizacji Projektu, a nie w trakcie
realizacji Projektu podczas Wizyty
monitoringowej.
Niezgodność
Rozdziału Wizyta monitoringowa z
Rozdziałem
Kontrole
trwałości
Projektu.
Natomiast zapisy dotyczące weryfikacji
podczas
wizyty
monitoringowej
osiągnięcia rezultatów wskaźników
w projektach
rozliczanych
kwotami
ryczałtowymi/stawkami jednostkowymi
zostały usunięte.
Propozycja:
wizyta monitoringowa w
przypadku
projektów
kwot
ryczałtowych
jak
35
również
zawierających
stawki
jednostkowe
powinna „koncentrować się
przede
wszystkim
na
zbadaniu
dokumentacji
realizację
zadań
(tj.
dokumentacji
zdjęciowej,
listach
obecności,
czy
ankietach
wypełnionych
przez Uczestników)”.
51
PARP
5.2.1 str. 13
W miejsce zapisu:
Zachowanie
zasady
trwałości
projektu
i/lub
rezultatu, o której mowa w
Rozdziale 7 niniejszego
dokumentu.
proponujemy:
Zachowanie
zasady
trwałości projektu, o której
mowa w Rozdziale 7
niniejszego dokumentu.
52
PARP
5.5 str. 19
W miejsce zapisu:
Co do zasady kontrole po
zakończeniu
realizacji
projektu
obejmują
weryfikację
zachowania
zasady trwałości projektu
i/lub rezultatu, o której
mowa w Rozdziale 7
niniejszego dokumentu
Proponujemy usunięcie z zakresu
kontroli
zapisu
dotyczącego
trwałości rezultatu, z uwagi na fakt,
iż dotyczy on jedynie kontroli po
zakończeniu
realizacji
projektu
realizowanej odmiennym trybem.
Pozostawienie
tego
zapisu
wiązałoby się z wpisywaniem do
Zawiadomienia do każdej kontroli
zakresu trwałości rezultatu, który
nigdy nie będzie weryfikowany w
trakcie kontroli na miejscu w czasie
W
opinii
PARP
należy
doprecyzować zapisy, tak aby
jednoznacznie wskazać, że kontrola
po zakończeniu realizacji projektu,
przeprowadzana jest w trybie
kontroli doraźnej.
Należy mieć na uwadze, że zapisy
podrozdziału 5.2.1, w których wskazano
zakres kontroli projektu na miejscu, nie
jest przypisany wyłącznie do projektów
realizowanych.
Zapisy
w przedmiotowym obszarze mogą
odnosić się do kontroli po zakończeniu
Jednocześnie w punkcie tym ujęto
przypis wskazujący, że weryfikacja
trwałości projektu dotyczy wyłącznie
kontroli po zakończeniu realizacji
projektu.
Patrz pkt 41.
Brak
jest
uzasadnienia
dla
przeprowadzania
każdej
kontroli
po zakończeniu realizacji projektu co do
zasady w trybie doraźnym.
Kontrole
trwałości
prowadzone
są w sposób planowy, co wynika
36
proponujemy:
Co do zasady kontrole po
zakończeniu
realizacji
projektu realizowane są w
trybie kontroli doraźnej i
obejmują
weryfikację
zachowania
zasady
trwałości
projektu
i/lub
rezultatu, o której mowa w
Rozdziale 7 niniejszego
dokumentu.
z zapisów Podrozdziału 7.2. Natomiast
zgodnie z uzasadnieniem wskazanym
w punkcie 41,, w Podrozdziale tym
ujęto możliwość prowadzenia tych
kontroli również w trybie doraźnym, tj.
bez
konieczności
zawiadamiania
podmiotu kontrolowanego o planowanej
kontroli (co wynika z dokumentacji
dotyczącej oceny i np. negocjacji
wniosku o dofinansowanie).
Natomiast w przypadku projektów
systemowych, które powinny być
realizowane
ze
szczególną
starannością,
kontrole
trwałości
powinny odbywać się zawsze, gdy
obowiązek
zachowania
trwałości
wynika
z
zapisów
wniosku
o dofinansowanie projektu.
Natomiast zapis odnośnie podjęcia
kontroli w trybie doraźnym zawarty
w pkt 5.5 omyłkowo został ujęty
w
osobnym
akapicie,
co spowodowało błędną Państwa
interpretację, że dotyczy również
kontroli
trwałości.
Jest
on kontynuacją zapisu dotyczącego
kontroli
prowadzonych
po zakończeniu, ale nie będących
kontrolą trwałości, tj. kontrola pzp,
rozliczeń finansowych w związku
z
otrzymaniem
informacji
o nieprawidłowości w projekcie itp.
Takie kontrole nie są planowane.
Zapisy zostały skorygowane, aby nie
powodować
wątpliwości
interpretacyjnych.
37
53
PARP
7.1 str. 25
Oprócz trwałości projektu,
w
ramach
PO
KL
wyróżniamy
również
zasadę
zachowania
trwałości
rezultatów.
Zgodnie z par. 14 ust. 2
Wzoru
minimalnego
zakresu
umowy
o
dofinansowanie
projektu,
stanowiącego załącznik nr
2 do Zasad finansowania
Programu
Operacyjnego
Kapitał Ludzki, beneficjenci
są
zobowiązani
do
zachowania
trwałości
rezultatów
zgodnie
z
wnioskiem
o
dofinansowanie(…).
Trwałość rezultatów może
występować także w innych
Działaniach
i
Poddziałaniach PO KL w
przypadkach:
(…)
samodzielnego
zobowiązania
się
beneficjenta do zachowania
trwałości rezultatu(ów) we
wniosku
i
umowie
o
dofinansowanie.
Proponujemy
usunięcie
wymogu
kontrolowania
projektów,
w
których
Beneficjent dobrowolnie i z
własnej
inicjatywy
W ramach Poddziałania 2.1.1 i
2.1.2 POKL w umowach o
dofinansowanie, a tym samym we
wnioskach o dofinansowanie, nie
zostały przewidziane obligatoryjne
elementy związane z zachowaniem
zasady trwałości projektu. W opinii
PARP
zachowanie
trwałości
rezultatów
woluntarystycznie
zgłoszone przez Beneficjenta (o ile
nie wpływa na ocenę wniosku o
dofinansowanie)
nie
powinno
stanowić
podstawy
do
przeprowadzenia kontroli trwałości
rezultatów. Należy podkreślić, że
oznaczałoby to w istocie nałożenie
większego rygoru na projekty, w
których założono działania ambitne
i o znacznym wpływie na obszar,
którego dotyczy projekt, niż na
projekty schematyczne i płytkie w
warstwie planowanych rezultatów.
Ponadto niesprawiedliwym byłoby
wyciąganie
konsekwencji
finansowych i prawnych wobec tych
Beneficjentów, którzy dobrowolnie
nałożyli na siebie osiągnięcie w
dłuższym okresie lub pośrednio
niewymaganych rezultatów, które
mogłyby
podlegać
zasadzie
trwałości.
W wyniku uzgodnień dokonanych
w ramach Grupy roboczej ds. kontroli
w ramach PO KL, która odbyła się
w dniu 13.12.2012 r., podjęto decyzję
o konieczności kontrolowania tych
projektów konkursowych, w przypadku
których
zachowanie
trwałości
rezultatów miało wpływ na przyjęcie
wniosku do dofinansowania (co wynika
z dokumentacji dotyczącej oceny
i negocjacji wniosku o dofinansowanie).
Jednocześnie
kontrola
trwałości
rezultatów
dotyczy
wszystkich
projektów systemowych (ze względu na
fakt, iż projekty systemowe powinny być
realizowane w sposób szczególnie
odpowiedzialny,
w ich zakresie powinny odbywać się
niezależnie od tego, czy deklaracja
beneficjenta o zachowaniu trwałości
miała
wpływ
na
dofinansowanie
projektu, czy też nie),
W związku z powyższym, zapisy Zasad
kontroli
zostały
odpowiednio
skorygowane
w
przedmiotowym
zakresie.
Jednocześnie,
pragniemy
podkreślić, że przeprowadzanie
kontroli u Beneficjentów, którzy
sami
zadeklarowali
się
do
zachowania trwałości, może w
38
54
PARP
7.2 str. 26
zobowiązał
się
do
osiągnięcia
danego
rezultatu.
Obowiązkowej
kontroli powinny podlegać
tylko i wyłącznie elementy
wymagane i oceniane przez
IP2.
znacznym stopniu spowodować
niechęć oraz brak podobnych
deklaracji w przypadku realizacji
kolejnych projektów. Beneficjent
będzie w przyszłości rezygnował z
opisania
trwałości
projektów/rezultatów (stanowiącej
niejako wartość dodaną projektu) w
celu
uniknięcia
późniejszych
kontroli.
Reprezentatywna
próba
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
jest
ustalana przez daną IP/IP2
indywidualnie
i
zatwierdzana
przez
instytucję nadrzędną. Próba
nie może być jednak
projektów
zakończonych,
objętych
obowiązkiem
zachowania
trwałości
projektu lub rezultatu(ów)
po
zakończeniu
ich
realizacji, tj. wskazanych w
Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu.
Prosimy o doprecyzowanie, do
jakiej
podstawy
odnosi
się
wskazane 5%.
Czy dotyczy to 5% projektów w
ramach Działania?
Czy 5% liczymy osobno
projektów
konkursowych
systemowych?
dla
i
Czy wymóg ten dotyczy każdego
roku z osobna, czy należy wypełnić
go łącznie w latach 2013-2015?
Co
z
kontrolą
trwałości
w
projektach, dla których okres
zachowania trwałości upłynie po
2015 roku?
Zasady
kontroli
powinny
odpowiadać na powyższe pytania w
sposób jednoznaczny.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 48
W przypadku kontroli trwałości Zasady
kontroli w ramach PO KL nie narzucają
obowiązku
dokonywania
analizy
projektów w podziale na Działania, jak
również typy projektów. Określono
jedynie, że próba 5% jest określania
corocznie. Przy wyborze projektów do
kontroli najbardziej uzasadnione wydaje
się
zastosowanie
podziału
ze względu na rodzaj trwałości,
tj. dokonywanie wyboru 5% projektów z
puli projektów podlegających kontroli
trwałości operacji oraz osobno –
kontroli trwałości rezultatu.
Ponadto
w
Zasadach
kontroli
wskazano, że metodologia w zakresie
doboru próby projektów do kontroli, leży
w gestii IP/IP2.
Jednocześnie z Zasad kontroli usunięto
graniczną
datę
przeprowadzania
kontroli trwałości z uwagi na brak
możliwości określenia na chwilę obecną
39
zapotrzebowania na takie kontrole
w latach przyszłych – kwestia będzie
podlegała konsultacjom w latach
kolejnych, biorąc pod uwagę skalę
problemu.
55
PARP
7.2 str. 26
W miejsce zapisu:
W sytuacji natomiast, gdy
końcowy
termin
zachowania
trwałości
projektu przypada
do
puli
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
po
zakończeniu
realizacji
projektu
(zgodnie
z
dalszymi zapisami
niniejszego Podrozdziału).
Kontrole
rezultatów
W
opinii
PARP
należy
doprecyzować zapisy, tak aby
jednoznacznie
wskazać
rozróżnienie trybu kontroli w trakcie
oraz po zakończeniu realizacji
projektu, która przeprowadzana jest
w trybie kontroli doraźnej – zgodnie
z rozdziałem 5.5.
Uwaga częściowo uwzględniona.
Patrz pkt 41.
Kontrole trwałości będą ujmowane
w RPK, ale w Rozdziale 7.2
doprecyzowano, iż będzie możliwe
przeprowadzanie
ich
w
trybie
doraźnym.
W przypadku braku tego zapisu
mogą rodzić się wątpliwości, np. z
uwagi na fakt, iż kontrole te ujęte
będą w Rocznym Planie Kontroli,
natomiast
sam
sposób
przeprowadzania
kontroli
jest
doraźny.
trwałości
Kontrole
trwałości
rezultatu(ów)
będą
realizowane
po
zakończeniu
realizacji
projektu,
gdyż
dotyczą
utrzymania
rezultatów
wypracowanych w trakcie
jego wdrażania.
proponujemy:
W sytuacji natomiast, gdy
końcowy
termin
40
zachowania
trwałości
projektu przypada
do
puli
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
po
zakończeniu
realizacji
projektu
(zgodnie
z
dalszymi zapisami
niniejszego Podrozdziału),
w trybie kontroli doraźnej.
Kontrole
rezultatów
trwałości
Kontrole
trwałości
rezultatu(ów)
będą
realizowane
po
zakończeniu
realizacji
projektu w trybie kontroli
doraźnej, gdyż dotyczą
utrzymania
rezultatów
wypracowanych w trakcie
jego wdrażania.
56
PARP
7.2 str. 27
W miejsce zapisu:
Analizę i wybór projektów
do
kontroli
trwałości
przeprowadza
się
pod
koniec roku
Wybór projektów może nastąpić
również losowo, w związku z czym
analiza
ryzyka
nie
będzie
przeprowadzana. Analiza jest formą
wyboru projektów.
Uwaga uwzględniona
Zapis skorygowano zgodnie z sugestią.
poprzedzającego lub na
początku roku prowadzenia
kontroli.
proponujemy:
41
Wybór projektów do kontroli
trwałości przeprowadza się
pod koniec roku
kontroli.
57
PARP
7.2 str. 27
W miejsce zapisu:
Projekty wskazane w Bazie
projektów
Wybór projektów może nastąpić
również losowo, w związku z czym
analiza
ryzyka
nie
będzie
przeprowadzana.
Uwaga uwzględniona
Zapis skorygowano zgodnie z sugestią.
podlegających
kontroli
projektu podlegają analizie
ryzyka corocznie (…)
proponujemy:
Wybór
projektów
dokonywany jest corocznie
z
populacji
projektów
wykazanych
w
Bazie
projektów (…)
58
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
10.1
Metodologia
doboru próby projektów
do kontroli na miejscu
Należy ponadto, w miarę
możliwości, tak ustalać
harmonogram kontroli w
danym
roku,
aby
uwzględniał on stopień
zaawansowania realizacji
projektów. W przypadku
Działań,
w których występują formy
wsparcia
objęte
obowiązkiem zachowania
trwałości
w okresie realizacji projektu
(np. utrzymanie działalności
Z uwagi na fakt, że mogą wystąpić
sytuacje w których projekt zostanie
wyłoniony do kontroli w IV kwartale
roku i nie będzie mógł być
skontrolowany np. pod kątem
trwałości projektu, należy dodać
sformułowanie
„w miarę możliwości”.
Uwaga uwzględniona
42
gospodarczej),
termin
przeprowadzenia kontroli,
wskazany
w harmonogramie, należy
ustalać
w
sposób
zapewniający miarodajną
weryfikację
spełnienia
zasady trwałości.
59
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
W niniejszym rozdziale
wskazano,
iż:
„Dla form wsparcia objętych
przepisami
pomocy
publicznej
określono
relatywnie krótkie terminy
zachowania
trwałości
operacji, przypadające w
części
przypadków
na
okres realizacji projektu
wskazany we wniosku o
dofinansowanie. Dotyczy to
w szczególności terminu
utrzymania
działalności
gospodarczej przez okres
12 miesięcy.”
Pytanie nr 1: Czy powyższy
zapis
dotyczy
również
Poddziałania
6.1.3,
w
ramach którego bezrobotni,
którzy
otrzymali
jednorazowe środki na
rozpoczęcie
działalności
gospodarczej (pomoc de
minimis), zgodnie z ustawą
o promocji zatrudnienia i
Konieczność
zapisu.
doprecyzowania
Jeżeli zmiana dotyczy Poddziałania
6.1.3, a trwałość projektu bada się
w oparciu o zapisy wniosku o
dofinansowanie projektu, należy
zmienić
Instrukcję
wypełniania
wniosku
o
konieczność
zamieszczania tej informacji oraz
dostosować
wzory
umów
o
dofinansowanie projektu.
Odpowiedzi:
Ad. 1
Definicja
trwałości
projektu
nie
obejmuje form wsparcia, w ramach
których
uczestnicy
otrzymują
jednorazowe środki na rozpoczęcie
działalności gospodarczej.
W tych
bowiem
przypadkach
obowiązek
utrzymania
trwałości
instrumentu
wynika
nie
z
przepisów
o pomocy publicznej, ale z dokumentów
programowych PO KL oraz ustawy
o promocji zatrudnienia i instytucjach
rynku pracy. Zapisy Zasad kontroli
zostały
odpowiednio
skorygowane
Natomiast
w
przypadku
takich
projektów
kontrole
utrzymania
działalności gospodarczej prowadzone
są w trakcie ich realizacji, zgodnie z pkt
3.3 listy sprawdzającej do kontroli na
miejscu.
Ad. 2
Taką
kontrolę
przeprowadza
43
instytucjach rynku pracy
mają obowiązek utrzymać
działalność gosp. przez 12
m-cy?
Pytanie nr 2: Czy taką
kontrolę przeprowadzać ma
WUP pełniący rolę IP2 czy
też PUP – Beneficjent,
który przyznał pomoc de
minimis?
Pytanie nr 3: Czy w
związku
z
powyższym
zapisem w ramach kontroli
trwałości w Poddziałaniu
6.1.3, kontroli zachowania
trwałości będzie podlegał
jedynie fakt prowadzenia
działalności przez okres 12
m-cy
czy
też
fakt
posiadania
przez
uczestnika projektu sprzętu
zakupionego w ramach
przyznanej
pomocy de
minimis?
Pytanie nr 4: Czy w
związku z tym, że w
ramach Poddziałania 6.1.3
podpisana jest tylko jedna
umowa o dofinansowanie –
umowa ramowa (do 2013r.)
– to kontrola trwałości
w trakcie trwania realizacji projektu
zarówno
PUP
w
związku
z nałożonymi na niego obowiązkami
wskazanymi w przepisach prawa, jak
i instytucja będąca stroną umowy
o dofinansowanie. O ile dany projekt
zostanie wytypowany do kontroli
w ramach analizy ryzyka, IP/IP2
ma obowiązek weryfikacji wywiązania
się
beneficjenta
z
obowiązku
sprawdzenia,
czy
dofinansowana
działalność
gospodarcza
została
utrzymana przez okres 12 miesięcy.
Ad. 3
W omawianym przypadku kontroli
podlega
w
szczególności
fakt
utrzymania działalności gospodarczej.
Zapisy
dotyczące
sposobu
wykorzystania sprzętu zakupionego w
celu
prowadzenia
działalności
gospodarczej nie dotyczą uczestników
projektu.
Ad. 4
Jak wskazano w powyższych punktach
kontrole
prowadzenia
działalności
gospodarczej
przez
uczestników
powinny być prowadzone w trakcie
realizacji projektu wieloletniego.
44
będzie
przeprowadzana
dopiero w 2014 r.?
60
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Poznaniu
7.2
W przypadku stwierdzenia
nieutrzymania
trwałości
rezultatu wypracowanego w
trakcie wdrażania projektu
(np. nieutrzymanie punktu
przedszkolnego
przez
okres
do
jakiego
Beneficjent zobowiązał się
we
wniosku
o
dofinansowanie
projektu)
należałoby doprecyzować
kwestię
skutków
finansowych
takiego
działania.
W
konsultowanym
dokumencie
Zasady
kontroli w ramach PO KL
2007 – 2013 nie określono,
czy nieutrzymanie trwałości
rezultatu wiąże się z
uznaniem części / całości
wydatków
za
niekwalifikowalne.
Instytucja
Pośrednicząca
proponuje
stworzenie
„taryfikatora”
korekt
finansowych w zakresie
uchybień
dotyczących
nieutrzymania
trwałości
rezultatów wypracowanych
w
trakcie
wdrażania
projektu.
W opinii Instytucji Pośredniczącej
zachodzi
obawa,
iż
niedoprecyzowanie przedstawionej
kwestii
spowoduje
niespójne
działanie instytucji zajmujących się
kontrolami trwałości w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
Doprecyzowanie
przedmiotowej kwestii pozwoliłoby
na
wypracowanie
jednolitego
sposobu postępowania instytucji w
przypadku
stwierdzenia
nieutrzymania trwałości rezultatów
wypracowanych
w
trakcie
wdrażania projektu.
W opinii IZ PO KL opracowanie
taryfikatora
korekt
związanych
z nieotrzymaniem trwałości projektu nie
jest uzasadnione.
Sankcje wynikające z niezachowania
trwałości projektu.
W przypadku niespełnienia trwałości
projektu związanej z nieutrzymaniem
zatrudnienia przez dany okres czasu,
zgodnie z przepisami o pomocy
publicznej
pomoc
przyznana
beneficjentowi pomocy powinna zostać
pomniejszona
proporcjonalnie
w stosunku do rzeczywistego okresu
zatrudnienia.
Natomiast w przypadku nieutrzymania
działalności
gospodarczej
przez
uczestnika projektu, przyznana dotacja
podlega zwrotowi.
Powyższe zasady zwrotu środków
obowiązują od początku wdrażania PO
KL i są stosowane w przypadku
rozliczeń końcowych projektów.
Sankcje wynikające z niezachowania
trwałości rezultatów.
W przypadku trwałości rezultatu,
którego
ustanowienie
w
ramach
projektu wynika z kryterium dostępu
45
i/lub kryterium strategicznego, to tak jak
ma to miejsce w trakcie weryfikacji
wniosku
o
płatność
końcową,
niespełnienie kryterium dostępu może
skutkować uznaniem przez podmiot
będący stroną umowy wszystkich
wydatków dotychczas rozliczonych
w
ramach
projektu
za
niekwalifikowalnych.
W
przypadku
kryteriów
strategicznych,
przy
określaniu kwoty korekty stosowana
jest zasada proporcjonalności. Taki
zapis wynika wprost z Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL oraz z Zasad
finansowania PO KL. Tym niemniej
każdy przypadek należy rozpatrywać
indywidualnie, biorąc pod uwagę
okoliczności
danej
sprawy.
W przypadku przedstawienia przez
beneficjenta wyjaśnień uzasadniających
pewne
odstępstwa
w
zakresie
utrzymania trwałości rezultatu (np.
zmniejszenie liczby dzieci objętych
opieką
w placówce
wychowania
przedszkolnego),
możliwe
jest
zmniejszenie/odstąpienie od nałożenia
korekty finansowej oraz, jeśli jest
to konieczne - wskazanie działań
naprawczych.
Obowiązek
zachowania
trwałości
rezultatów dotyczy m.in. tworzenia
przedszkoli i innych form wychowania
przedszkolnego w ramach Poddziałania
9.1.1 PO KL. W przypadku tego typu
projektów, IZ przekazała pismem nr
DZF-I-82203-20-BW/12
z
dnia
10.04.2012
r.
stanowisko
46
61
DWUP
trwałości (s. 25)
Dotyczy akapitu: Kontrole
trwałości projektu:
Jaki będzie wystarczający
poziom
weryfikacji
w
ramach kontroli trwałości
operacji (projektu)? Czy jest
możliwość kontroli trwałości
w ramach projektu w
oparciu
o próbę osób zatrudnionych
w ramach subsydiowanego
zatrudnienia/przyznanych
środków na rozpoczęcie
działalności gospodarczej /
spółdzielni
socjalnej
/
udzielonych pożyczek na
rozwój
działalności
gospodarczej?
Czy
obligatoryjna jest kontrola
całości
form
wsparcia
objętych
zasadami
trwałości?
A
jeśli
dopuszczalne
jest
zastosowanie
losowego
doboru próby, to czy ma on
być przeprowadzany w
oparciu
o opisaną w Zasadach
kontroli (…) metodologię
doboru próby dokumentów
podczas
kontroli
na
miejscu?
Konieczność
zapisu.
doprecyzowania
w tym zakresie (pismo będzie stanowiło
również załącznik do notatki z Grupy
Roboczej ds. Kontroli).
Nie
jest
zasadne
szczegółowe
regulowanie wielkości i sposobu doboru
próby osób zatrudnionych do kontroli.
Zgodnie
z
ogólnymi
zapisami
dotyczącymi
doboru
próby
dokumentacji do kontroli, wskazanymi
w pkt 10.2 Zasad kontroli w ramach PO
KL, weryfikacja utrzymania trwałości
projektu, może być przeprowadzana na
reprezentatywnej próbie populacji osób,
a przy doborze próby dokumentów
należy stosować statystyczne lub
niestatystyczne metody doboru próby.
IZ rekomenduje, aby w przypadku form
wsparcia obejmujących subsydiowane
zatrudnienie,
weryfikacja
była
przeprowadzana
na
próbie
nie
mniejszej niż 10% osób objętych
wsparciem, tak jak ma to miejsce
w przypadku kontroli kwalifikowalności
uczestników projektu.
Zasady kontroli w ramach PO KL
zostały
doprecyzowane
47
62
DWUP
trwałości (s. 26 i 27)
Dotyczy akapitu: Wybór
projektów do kontroli: Próba
projektów zakończonych,
objętych
obowiązkiem
zachowania
trwałości
po
zakończeniu
ich
realizacji.
Projekty
wskazane
w
„Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu” podlegają analizie
ryzyka
corocznie,
do
momentu
zakończenia
okresu
obowiązywania
zasady trwałości.
Dlaczego zapis dotyczący
próby odnosi się wyłącznie
do
populacji
projektów
zakończonych?
63
DWUP
trwałości (s. 26)
projektów do kontroli: Próba
projektów
zakończonych,
objętych
obowiązkiem
Należy podkreślić, iż zgodnie z pkt.
7.1 projektu Zasad kontroli (…)
kontrola
zachowania
zasady
trwałości odnosi się również do
trwałości operacji, w ramach której
weryfikacji podlega w szczególności
zachowanie trwałości w odniesieniu
do form wsparcia, takich jak
subsydiowane
zatrudnienie,
jednorazowe środki na rozpoczęcie
działalności
gospodarczej/spółdzielni socjalnej
oraz preferencyjne pożyczki na
rozwój działalności gospodarczej.
Trwałość ww. form wsparcia jest
weryfikowana w trakcie realizacji i
trwania projektu, gdyż okres ich
trwałości w większości przypadków
zamyka się w okresie realizacji
projektu, w ramach którego są
prowadzone.
W
związku
z
powyższym proponuje się by zapis
nie odnosił się wyłącznie do
projektów zakończonych i brzmiał:
Próba nie może być jednak
mniejsza
niż
5%
populacji
projektów, objętych obowiązkiem
zachowania trwałości projektu lub
rezultatu(ów) po zakończeniu ich
realizacji.
Konieczność
zapisu.
doprecyzowania
Rozdział 7.2 reguluje kwestie związane
z
kontrolą
trwałości
po zakończeniu realizacji projektu,
dlatego też zapis odnośnie próby został
tak określony.
Natomiast
kontrole
trwałości
w trakcie realizacji projektu są
przeprowadzane
w
ramach
dotychczasowych kontroli planowych patrz zaktualizowane zapisy pkt 5.2.1
oraz zaktualizowane
zapisy listy
sprawdzającej do kontroli na miejscu,
pkt 3.3, 8.8.
Patrz pkt 48 i 54
Próba projektów do kontroli trwałości
powinna być wyznaczana corocznie
48
w odniesieniu do wszystkich projektów
zamieszczonych
w
bazie.
W kolejnych latach z populacji
projektów do wyboru próby należy
eliminować te projekty, w których termin
zachowania trwałości upłynął oraz te,
które
zostały
skontrolowane
w latach ubiegłych.
zachowania
trwałości
po
zakończeniu
ich
realizacji.
Czy próba winna być
kalkulowana
w
odniesieniu
do
wszystkich
projektów
zamieszczonych w bazie i
być
obliczana
z łącznej ich liczby, czy też
próba
winna
być
kalkulowana zgodnie z
zasadami
metodologii
doboru próby projektów do
kontroli na miejscu i być
obliczana w odniesieniu do
działania?
64
DWUP
trwałości (s. 27)
projektów
do
kontroli:
Analizę i wybór projektów
do
kontroli
trwałości
przeprowadza
się
pod
koniec
roku
kontroli.(…)
Konieczność
zapisów.
doprecyzowania
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 56
Projekty wskazane w Bazie
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
po
zakończeniu
projektu
podlegają analizie ryzyka
corocznie, do momentu
zakończenia
okresu
obowiązywania
zasady
49
trwałości.
Zapisy są niejasne w
kontekście
poprzedzających zapisów
wskazanych
w ww. podpunkcie, tj.
Kontrole
mogą
być
przeprowadzane
na
losowo wybranej próbie
projektów lub na próbie
wybranej
zgodnie
z
określonymi przez daną
jednostkę
czynnikami
ryzyka. Jeżeli IZ PO KL
dopuszcza wybór projektów
w
oparciu
o losowy dobór próby, to
należałoby doprecyzować
przedmiotowy
zapis,
odnosząc
działania
polegające
na
analizie
wyłącznie do analizy bazy
projektów
podlegających
kontroli trwałości pod kątem
obowiązujących terminów
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu.
65
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
Załącznik nr 9 - wzór
listy sprawdzającej do
kontroli trwałości po
zakończeniu realizacji
projektu
Propozycja zmiany tekstu
– pkt 1.5:
Czy
na
moment
przeprowadzenia kontroli w
ramach projektu została
zachowana
zasada
trwałości
projektu
po
zakończeniu finansowania
Należałoby usunąć słowo „zasada”.
W wytycznych i w zasadach
finansowania jest mowa o „trwałości
projektu” a nie o „zasadzie trwałości
projektu”.
Wprowadzanie nowej
terminologii
niepotrzebnie
komplikuje zasady kontroli.
Uwaga uwzględniona
Zapis został skorygowany.
Analogicznie należałoby postąpić z
50
66
67
68
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
trwałości
7
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
trwałości
7
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
trwałości
7
Kontrole
Kontrole
Kontrole
ze środków PO KL?(proszę
scharakteryzować / opisać
w jakim zakresie)
innymi pytaniami np. w punktach
2.1 i 2.3.
Brak
wskazania,
czy
kontrole
dotyczące
trwałości wprowadzane są
do KSI SIMIK
Wskazano,
że
informacja
o
przeprowadzonych
kontrolach
przekazywana jest w sprawozdaniu
z realizacji RPK, brak informacji czy
tego
rodzaju
kontrole
będą
podlegać wpisowi do KSI SIMIK 0713.
Brak
wskazania,
jakie
skutki niesie za sobą brak
zachowania
zasady
trwałości
projektu/rezultatów
Doprecyzowanie
dokumentu.
zapisów
Zapis: „Zgodnie z par. 14
ust. 2 Wzoru minimalnego
zakresu
umowy
o dofinansowanie projektu,
Programu
Operacyjnego
są
zobowiązani
do
zachowania
trwałości
rezultatów
zgodnie
z
wnioskiem
o dofinansowanie”,
Doprecyzowanie
dokumentu.
zapisów
Zapis odnośnie konieczności rejestracji
kontroli trwałości w KSI SIMIK znajduje
się w Rozdziale 5.5 Zasad kontroli
w ramach PO KL – kontrole po
zakończeniu realizacji projektu.
Patrz pkt 60.
Uwaga nieuwzględniona.
Fakt,
że
obowiązek
zachowania
trwałości operacji bądź rezultatu został
wprowadzony
do
wzoru
umowy
o dofinansowanie w 2010 r. nie
oznacza, że projektów przyjętych do
dofinansowania
w
okresie
wcześniejszym nie obowiązuje wymóg
zachowania trwałości, o ile taki wynika
z zapisów wniosku o dofinansowanie.
proponujemy
doprecyzować
poprzez
dodanie: „Zgodnie z par. 14
ust.
2
(…)
51
do Zasad finansowania
Programu
Operacyjnego
Kapitał Ludzki, w wersji
obowiązującej
od
1
stycznia
2010
r.
beneficjenci są zobowiązani
(…)”.
69
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
trwałości
7
Kontrole
W przypadku gdy na etapie
ogłaszania
konkursu
wskazano jako kryterium
dostępu
lub
kryterium
szczegółowej
oceny
projektów
zachowanie
trwałości
rezultatu(ów)
jednocześnie
nie
wymagając
wskazania
terminu zachowania tej
trwałości,
wyjaśnienia
wymaga, czy takie projekty
powinny być wliczane do
populacji
projektów
podlegających
kontroli
trwałości.
Doprecyzowanie
dokumentu.
zapisów
Dokument
Zasady
kontroli
w ramach PO KL nie będzie regulował
sposobu postępowania w przypadku,
gdy kryteria dostępu lub strategiczne
nie określały wymaganego terminu
obowiązywania trwałości.
Kryteria szczegółowe powinny być
ustanawiane w taki sposób, aby
możliwa była weryfikacja ich spełnienia
w trakcie i po zakończeniu realizacji
projektu.
Dlatego
też
sposób
postępowania w przypadku określenia
kryterium trwałości bez wskazania
okresu jej obowiązywania, leży w gestii
IP/IP2.
W przypadku wystąpienia ww. sytuacji
IP/IP2 powinna podjąć niezwłoczne
działania w celu naprawienia tego stanu
faktycznego, w szczególności:
Aneksować dotychczasowe umowy
w zakresie wskazania terminu
zachowania trwałości
rezultatu
w porozumieniu z beneficjentami,
Na etapie negocjacji projektów
podjąć
działania
związane
z określeniem i wskazaniem
w treści
wniosków terminów
52
70
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
trwałości
7
Kontrole
Proponuje
się
doprecyzowanie zapisu:
„Trwałość rezultatów może
Działaniach
i
Poddziałaniach
PO KL, w przypadkach:
Doprecyzowanie
zapisów
dokumentu,
ze
względu
na
przypadki zobowiązania się przez
Beneficjentów
do
zachowania
trwałości
rezultatu(ów)
we
wnioskach o dofinansowanie.
zachowania trwałości w projektach
wyłonionych do dofinansowania,
Bezwzględnie określać terminy
zachowania
trwałości
w zaplanowanych konkursach, o ile
trwałość
stanowi
kryterium
szczegółowe,
Zobowiązać
osoby
oceniające
/negocjujące
wnioski
do
każdorazowego zgłaszania uwag
w
przypadku,
gdy
termin
zachowania trwałości rezultatu nie
został wskazany we wniosku,
a trwałość została przewidziana
przez
beneficjenta/beneficjent
został zobowiązany do zachowania
trwałości – dotyczy projektów
systemowych.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 53.
samodzielnego
zobowiązania
się
beneficjenta do zachowania
trwałości rezultatu(ów) we
wniosku
i
umowie
o
dofinansowanie,
pod
warunkiem, że wniosek i
umowa o dofinansowanie
precyzuje
termin
utrzymania
trwałości
53
rezultatu(ów).”
71
72
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Załącznik nr 1 – Wzór
sprawozdania z Realizacji
RPK
D. Zestawienie kontroli
realizacji projektu (str. 57)
W tabeli dotyczącej stopnia
wykonania
kontroli
trwałości proponuje się
wprowadzenie dodatkowej
kolumny
dotyczącej
wielkości
populacji
projektów oraz odrębnej
kolumny dotyczącej liczby
projektów wybranych do
1.1
Utrzymanie
zatrudnienia
pracownika
znajdującego
się
w
sytuacji przez okres co
najmniej 12 miesięcy, zaś
pracownicy znajdujący się
w bardzo niekorzystnej
najmniej 24 miesięcy?
Zwiększenie przejrzystości zapisów.
Zapisy zawarte w tabeli nr 2
w pkt D Wzoru sprawozdania
z
realizacji
RPK
są
zdaniem
IZ wystarczające, gdyż zawierają
wskazaną przez Państwa informację, w
zakresie podania liczby projektów
podlegających
kontroli
trwałości
projektu/rezultatu oraz liczby projektów
skontrolowanych,
co
pozwoli
na zweryfikowanie wywiązania się
z założonego
poziomu
kontroli
trwałości. Informacja na temat populacji
projektów wybranych do kontroli nie jest
wymagana
do celów sprawozdawczych.
Nieprecyzyjny zapis.
Zapisy zostały jednak doprecyzowane
w
zakresie
wskazania
wielkości
populacji
projektów
podlegających
obowiązkowi
utrzymania
trwałości
w danym roku kalendarzowym.
Uwaga uwzględniona
Zapis skorygowano.
Propozycja zapisu:
54
1.1
Utrzymanie
zatrudnienia
pracownika
znajdującego
się
w
najmniej 12 miesięcy i/lub
pracownika znajdującego
się w bardzo niekorzystnej
73
WUP Zielona
Góra
7.1
Ogólne
zasady
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu
Należy doprecyzować zapis
”Ponadto zgodnie z umową
o
dofinansowanie
Beneficjent ma obowiązek
wykorzystywać
środki trwałe nabyte w
ramach
projektu
po
zakończeniu jego realizacji
na działalność
Należy doprecyzować, czy trwałość
projektu
dotyczy
wszystkich
projektów, w ramach których nabyto
środki trwałe, czy też wyłącznie
projektów, w ramach których
stwierdzono
występowania
trwałości rezultatu.
Patrz pkt 36.
statutową lub przekazać je
nieodpłatnie
podmiotowi
niedziałającemu dla zysku.”
74
WUP Zielona
Góra
Wybór
kontroli
projektów
do
Analiza i wybór projektów
do
kontroli
trwałości
powinna
być
przeprowadzana się pod
koniec roku
kontroli oraz co kwartał
przed
sporządzeniem
kwartalnego planu kontroli.
Istnieje ryzyko, że analiza i wybór
projektów do kontroli trwałości
przeprowadzana się pod koniec
roku poprzedzającego lub na
początku roku prowadzenia kontroli
nie będzie adekwatna do faktycznej
ilości projektów zachowujących
trwałość operacji i/lub rezultatu w
ciągu całego roku, którego dotyczy
RPK.
Patrz pkt 48.
55
W terminie 40 dni od dnia
zakończenia
roku
poprzedzającego
rok
prowadzenia kontroli IP/IP2
przekazuje do instytucji
wyższego
szczebla
informację
o
populacji
projektów
podlegających
na dany rok oraz listę
kontroli, zgodnie z zapisami
Podrozdziału 9.2.
75
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
7.1
Ogólne
zasady
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu
Być
może
powinny
zostać
wprowadzone kwartalne informacje
o aktualnej populacji projektów
podlegających kontroli trwałości na
dany rok, gdyż w przypadku
podpisania kolejnych umów o
dofinansowanie
i/lub
krótkiego
okresu realizacji projektu /krótkiego
terminu
zachowania
trwałości
rezultatu – projekt taki wprawdzie
zostanie poddany analizie, ale nie
obejmie go kontrola trwałości.
Potrzeba
doprecyzowania.
Niezdefiniowano pojęcia środków
trwałych w rozumieniu PO KL.
„Ponadto zgodnie z umową
o
dofinansowanie
wykorzystywać
1. Z uwagi na występowanie pojęcia
środek trwały w rozumieniu
rachunkowym jak i podatkowym,
które
się
różnią,
należałoby
umieścić przypis przy środki trwałe
odnoszący
go
do
pojęcia
zapisanego
w
Ustawie
o
rachunkowości w celu zachowania
spójności z Zasadami finansowania.
środki trwałe nabyte w
ramach
projektu
po
na działalność
statutową lub przekazać je
nieodpłatnie
podmiotowi
niedziałającemu dla zysku.”
Uwagi należy zgłosić w ramach
konsultacji Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach PO
KL, z którego to dokumentu pochodzi
zapis
w
zakresie
sposobu
wykorzystania
środków
trwałych.
Należy
jednak
zaznaczyć,
że
aktualizacja tego dokumentu nie jest
przewidziana w najbliższym czasie.
2. Obowiązek wykorzystywania
środków trwałych w działalności
statutowej
lub
nieodpłatnego
przekazania powinien dotyczyć
wszystkich sprzętów i wyposażenia
zakupionego w projekcie, nie tylko
środków trwałych.
56
76
77
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
Wydział
Europejskie
go
Funduszu
Społeczneg
o
Urząd
Marszałkow
ski
Województw
a Śląskiego
7.1
Ogólne
zasady
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu
10.1 Metodologia doboru
próby
projektów
do
kontroli na miejscu.
W pkt. 7.1 wskazując formy
wsparcia
podlegające
kontroli trwałości operacji
użyto
sformułowania
„w szczególności”.
Proszę o uszczegółowienie
następującego
zapisu:
„Należy ponadto tak ustalać
harmonogram kontroli w
danym
roku,
aby
uwzględniał
on
stopień
zaawansowania
realizacji
projektów. W przypadku
Działań,
w
których
występują formy wsparcia
objęte
obowiązkiem
zachowania trwałości w
okresie realizacji projektu
(np. utrzymanie działalności
Aby
uniknąć
wątpliwości
interpretacyjnych należy określić
katalog zamknięty form wsparcia
podlegających kontroli operacji.
O
ile
trwałość
rezultatów
rozpatrywana będzie w dużej
mierze indywidualnie w oparciu o
zapisy dokumentacji konkursowych
i wniosków o dofinansowanie, o tyle
trwałość operacji kontrolowana
będzie w odniesieniu do mających
zastosowanie
przepisów
dotyczących pomocy publicznej. W
związku z powyższym katalog
zamknięty
form
wsparcia
podlegających kontroli operacji
można utworzyć.
Czy harmonogram, o którym mowa
w cytowanym punkcie dotyczy
kontroli
trwałości?
Proszę
doprecyzować.
Uzasadnienie:
nie są dokumentem, w którym należy
interpretować zamknięty katalog form
wsparcia, które mogą podlegać kontroli
trwałości, m.in. ze względu na zmiany
w
przepisach
prawa.
Trwałość
projektów dotyczy tych form wsparcia,
w których zgodnie z obowiązującymi
przepisami o pomocy publicznej istnieje
obowiązek utrzymania inwestycji przez
dany okres czasu.
W Zasadach zatem doprecyzowano,
że w ramach PO KL taka sytuacja ma
miejsce co do zasady w przypadku
formy wsparcia, w których występuje
subsydiowane zatrudnienie.
Uwaga uwzględniona
57
gospodarczej),
termin
przeprowadzenia
kontroli,
wskazany
w
harmonogramie,
należy
ustalać
w
sposób
zapewniający
miarodajną
weryfikację
spełnienia
zasady trwałości”.
78
79
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
7.1
Ogólne
zasady
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu
7.1
Ogólne
zasady
zachowania
trwałości
projektu/rezultatu
W pkt. 7.1 wśród form
wsparcia
podlegających
kontroli
operacji
nie
uwzględniono
kontroli
wydatkowania środków na
zakupy finansowane w
ramach cross-finaningu w
projektach,
w
których
wnioskodawca
jest
jednocześnie beneficjentem
pomocy publicznej.
Cross-financing w projektach, w
których
wnioskodawca
jest
beneficjentem pomocy stanowi
pomoc de minimis.
W pkt. 7.1 wskazano: „(…)
beneficjent ma obowiązek
wykorzystywać
środki
trwałe nabyte w ramach
projektu po zakończeniu
jego
realizacji
na
działalność statutową lub
przekazać je nieodpłatnie
Czy w związku z obowiązkami
beneficjentów w tym zakresie
należy przeprowadzać odrębne
kontrole trwałości? Czy też mają to
być innego rodzaju kontrole, np.
planowe o ściśle określonym
zakresie: kontrola wykorzystania
Uzasadnienie:
Obowiązki związane z wykorzystaniem
środków trwałych po zakończeniu
realizacji
projektu
wynikają
z Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL, nie zaś
z przepisów o pomocy publicznej. Tym
samym nie wpisują się w definicję
trwałości projektu. Weryfikacja sposobu
wykorzystania środków trwałych po
zakończeniu projektu ma miejsce tylko
w
przypadku
podjęcia
decyzji
o przeprowadzeniu kontroli trwałości
projektu/rezultatu
lub
ewentualnie
w przypadku
otrzymania
informacji
o nieprawidłowościach w tym zakresie.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 36.
PO KL nie zostały przewidziane
odrębne kontrole w zakresie utrzymania
sprzętu, z uwagi na powyższe zapisy
zostały odpowiednio skorygowane, aby
58
80
81
82
podmiotowi niedziałającymi
dla
zysku”.
Zapis
nieprecyzyjny.
środków trwałych?
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
7.2
Prowadzenie
Nie określono, co w sytuacji
kiedy na kontroli zostanie
wykazane, iż nie ma
zachowanej trwałości –
jakie
są
wówczas
konsekwencje finansowe i
prawne.
Zdefiniowanie konsekwencji za
niezachowanie trwałości pozwoli na
przejrzyste i efektywne wymierzanie
kar.
Narodowe
Centrum
Badań
Rozwoju
(NCBR)
7.1 Trwałość
(str. 25)
rezultatu
NCBR
proponuje
modyfikację zapisu poprzez
uszczegółowienie
formy
zobowiązania
się
Beneficjenta i horyzontu
czasowego
zachowania
trwałości
rezultatu(ów)
„Trwałość rezultatów może
Działaniach
i
Poddziałaniach PO KL w
przypadkach
(…)
samodzielnego
zobowiązania
się
Beneficjenta
do
zachowania
trwałości
rezultatu(ów) we wniosku
i
umowie
o
dofinansowanie.”
Zapis w obecnej formie nie pozwala
na jednoznaczne określenie, w
jakich przypadkach Beneficjent
samodzielnie zobowiązał się do
zachowania trwałości rezultatu(ów)
we
wniosku
i
umowie
o
dofinansowanie,
tj.
czy
np.
konieczne jest zastosowanie przez
niego
sformułowania
„trwałość
rezultatu zostanie zachowana po
zakończeniu realizacji projektu”.
Nałożenie na IP obowiązku kontroli
co najmniej 5% takich projektów
wymaga jasnego ich zdefiniowania.
7.1 Trwałość
(str. 25)
rezultatu
NCBR proponuje zmianę
zapisu „Z uwagi na
powyższe
każdy
przypadek
należy
zidentyfikować
Zgodnie z Zasadami finansowania
PO KL „Niezależnie od obowiązku
zachowania trwałości projektu w
rozumieniu
rozporządzenia
1083/2006, beneficjenci PO KL
NCBR
i
nie
powodować
interpretacyjnych.
wątpliwości
Patrz pkt 60.
Patrz pkt 53.
Ze zgłoszonej uwagi nie wynika
sprzeczność zapisów Zasad kontroli
z zapisami Zasad finansowania PO KL.
59
indywidualnie pod kątem
występowania obowiązku
zachowania
trwałości
rezultatu”.
zobowiązani są do utrzymania
trwałości rezultatów projektu na
podstawie umowy o dofinansowanie
projektu.
Beneficjent
każdego
projektu PO KL ma obowiązek
zachować rezultaty projektu w
zakresie i terminie, o których mowa
we wniosku o dofinansowanie
projektu.”
Proponowany przez IZ zapis stoi w
sprzeczności z zapisami Zasad
finansowania, gdyż sugeruje pewną
dowolność
w
interpretowaniu
obowiązku zachowania trwałości
rezultatu.
83
NCBR
7.1 Trwałość rezultatu
(Czynności kontrolne str.
27)
NCBR
wnioskuje
o
zawarcie
w
Zasadach
kontroli zapisu dotyczącego
konsekwencji
/
braku
konsekwencji stwierdzenia
na etapie kontroli, że nie
została
zachowana
trwałość rezultatu(ów).
Wymaga doprecyzowania kwestia
konsekwencji
stwierdzenia
na
etapie kontroli, że nie została
zachowana trwałość rezultatu(ów),
w tym - nie została zachowana
trwałość
rezultatu(ów)
na
wymaganym poziomie, Beneficjent
nie wykorzystuje środków trwałych
(np. zakupiony sprzęt ułatwiający
osobom
niepełnosprawnym
funkcjonowanie na Uczelni jest
przechowywany w magazynie),
Beneficjent
nie
kontynuuje
prowadzenia
kształcenia
na
uruchomionym w ramach projektu
kierunku/specjalności
(np.
z
powodu zmian na rynku pracy / niżu
demograficznego), nie prowadzi
zajęć zgodnie ze zmodyfikowanym
programem.
Patrz pkt 60.
60
84
85
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Katowicach
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
Rozdział 7.2
- 7.1 Trwałość rezultatu.
Należy doprecyzować w
którym momencie należy
uwzględnić projekty do
objęcia kontrolą trwałości w
bazie
(dotyczy
kontroli
trwałości 6.2/8.1.2) i jak
dobrać próbę projektów do
kontroli – skoro w ramach
działania rokrocznie 30%
projektów jest wybranych
do kontroli to taka próba
zostanie
jednocześnie
objęta kontrolą trwałości –
czy w takim przypadku
należy tworzyć odrębne
zestawienie projektów do
objęcia kontrolą trwałości,
które nie zostały ujęte w
RPK.
Doprecyzowania
wymaga również jaka ilość
działalności utworzonych w
ramach projektu winna
zostać
objęta
kontrolą
trwałości.
Z uwagi na nałożenie dodatkowych
obowiązków
na
komórki
prowadzące kontrole konieczne jest
optymalne zaplanowanie zadań, tak
aby przy najmniejszych nakładach
możliwych pracy zrealizować w
pełni zadania zlecone przez IZ PO
KL.
W miejscu:
dotyczyć
m.in.
następujących
Działań/Poddziałań (…)
Niespełnienie warunku trwałości
w przedmiotowym przypadku
skutkuje niezgodnością z SzOP,
a
zatem
powinno
być
przedmiotem
kontroli
po
zakończeniu okresu realizacji
projektu.
Należy
dodać
również
programy rozwojowe szkół
realizowane
w
ramach
Poddziałania
9.1.2
i
Zgodnie z definicją programów
rozwojowych szkół wskazaną w
Szczegółowym Opisie Priorytetów
POKL, program rozwojowy musi
Utrzymanie
trwałości
rezultatów może
Uwaga jest niejasna
Kontrole
projektów
realizowanych
(30%) są ujmowane w RPK oddzielnie
od kontroli trwałości po zakończeniu
realizacji projektów.
Jeśli chodzi o kontrole trwałości
w
trakcie
realizacji
projektów
w
Zasadach
kontroli
wskazano,
że należy odpowiednio wypełnić pkt 3.3
lub 8.8 listy sprawdzającej do kontroli
na miejscu i odpowiednią kolumnę
sprawozdania
z
realizacji
RPK.
Jednocześnie w Zasadach wskazano
na możliwość ujęcia czynnika ryzyka
związanego z trwałością projektu przy
wyborze projektów do kontroli.
Zapisy w zakresie trwałości programów
rozwojowych szkół wskazane w SZOP
mają charakter ogólny i zmierzenie ich
projektu może powodować duże
trudności. Nie jest określony także czas
zachowania
trwałości
programów
rozwojowych.
Tym niemniej, aby nie ograniczać
możliwości IP/IP2 w dokonywaniu
61
Działania 9.2 POKL.
łącznie spełniać pięć cech, a tym:
kompleksowo
i
trwale
przyczyniać się do jakościowych
zmian
w
funkcjonowaniu
szkoły/placówki oświatowej i/lub
rozszerzenia oferty edukacyjnej
danej szkoły/placówki oświatowej
(szkół/placówek oświatowych).
86
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
87
88
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Załącznik nr 7 - wzór listy
sprawdzającej do kontroli
na miejscu projektu
Należy dodać punkty do
Listy dotyczące weryfikacji
trwałości projektu w trakcie
Z uwagi na fakt, że kontrola
trwałości może również zostać
przeprowadzona w trakcie realizacji
projektu
(np.
obowiązek
prowadzenia
działalności
gospodarczej przez określony czas
po
otrzymaniu
środków
na
rozpoczęcie
działalności
gospodarczej), należy uzupełnić
Listę o stosowne pytania.
7. Kontrole trwałości (str.
26)
Proponuje
się,
aby
reprezentatywna
próba
projektów
podlegających
kontroli trwałości nie była
mniejsza niż 5 % populacji
projektów zakończonych w
ramach Działania.
Celem uwagi jest doprecyzowanie
zapisu dotyczącego ilości projektów
podlegających kontroli trwałości.
Rozdział 7.
Brak doprecyzowania w jaki
sposób
i
kiedy
ma
przebiegać
kontrola
trwałości.
Zgodnie
z
Zasadami kontroli (str. 27)
„IZ POKL rekomenduje, aby
w
miarę
możliwości
W
jaki
sposób
skontrolować
utrzymanie
inwestycji
(Np.
prowadzenia
działalności
gospodarczej) na poziomie 12
miesięcy?
Czy
kontrola
ma
przybrać
formę
wizyty
monitoringowej w drugiej połowie
kontroli innych form wsparcia, które
w jej ocenie powinny podlegać
weryfikacji, w Zasadach kontroli nie
zawierano zamkniętego katalogu form
wsparcia, które podlegają kontroli
trwałości.
Uzasadnienie:
Stosowne zapisy zostały zamieszczone
w pkt 3.3 i 8.8 listy sprawdzającej do
kontroli projektu.
Patrz pkt 48.
Patrz pkt 37 i 59.
Ponadto w Rozdziale 7 Zasad kontroli
w ramach PO KL doprecyzowano,
że kontrola trwałości może przybrać
formę wizyty monitoringowej i/lub
62
kontrole
trwałości
upływie połowy okresu
zachowania
zasady
trwałości Projektu w danym
Projekcie”.
okresu prowadzenia działalności
gospodarczej czy kontrola ma
zostać
przeprowadzona
u
Beneficjenta
na
podstawie
dokumentacji dostępnej w jego
siedzibie
po
upływie
okresu
utrzymania inwestycji.
kontroli w siedzibie beneficjenta na
podstawie posiadanej przez niego
dokumentacji.
Wybór
formy
przeprowadzenia kontroli leży w gestii
IP i powinien zapewnić możliwość
rzetelnej
weryfikacji
spełnienia
obowiązku związanego z utrzymaniem
trwałości.
Powyższa
wskazówka
metodologiczna pomoże ujednolicić
sposób
prowadzenia
kontroli
trwałości przez wszystkie Instytucje
IP IP2.
W jaki sposób udzielić odpowiedzi
na pytanie zawarte w Liście
sprawdzającej
dotyczące
utrzymania
działalności
gospodarczej przez okres co
najmniej 12 miesięcy będąc na
kontroli po upływie połowy okresu
zachowania zasady
trwałości
Projektu w danym Projekcie.
89
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział 7.Podrozdział 1
str. 25.
Zapis "Ponadto zgodnie z
umową o dofinansowanie
wykorzystywać
środki
jego
realizacji
na
podmiotowi
nie
działającemu dla zysku"
należy
traktować
jako
uzupełnienie
zakresu
Środki trwałe zakupione w ramach
projektu nie są wystarczającą
podstawą do umieszczenia projektu
w Bazie projektów podlegających
kontroli trwałości po zakończeniu
projektu.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 36.
Czy zapis ten należy traktować jako
uzupełnienie
zakresu
kontroli
trwałości, który należy wykonać w
toku kontroli?
63
kontroli trwałości. Środki
trwałe zakupione w ramach
projektu
nie
są
wystarczającą podstawą do
umieszczenia projektu w
Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu.
Propozycja:
Doprecyzowanie, że zakup
środków trwałych w ramach
projektu
nie
jest
wystarczającym powodem
do umieszczenia projektu w
Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu.
90
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział 7. Str. 24 – 28
Propozycja
ujednolicenia
nazewnictwa
Kontroli
trwałości.
W
zasadach
kontroli w Rozdziale 7 użyto
następujących określeń:
„Trwałość
(Projektu)”,
operacji
„Trwałość Projektu”,
„Trwałość rezultatu”,
Trwałość Projektu sprawdzamy
poprzez przeprowadzenie Trwałości
operacji i trwałości rezultatu.
Niejednolite stosowanie słownictwa
utrudnia
interpretację
kontroli
trwałości. Przykładem może być tu
zdanie „Oprócz trwałości Projektu,
w ramach POKL wyróżniamy
również
zasadę
zachowania
trwałości rezultatów (str. 25)”l.
Uwaga uwzględniona
Ujednolicono nazewnictwo.
„Zasada
zachowania
trwałości rezultatu”.
Propozycja
stosowania
64
tylko
dwóch
terminów:
„Trwałość
operacji”
i
„trwałość rezultatu”.
91
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
str. 25.
"Ponadto zgodnie z umową
o
dofinansowanie
wykorzystywać
środki
jego
realizacji
na
podmiotowi
nie
działającemu dla zysku"
Powyższe jest niezbędne do
określenia
terminu
spełnienia
zasady trwałości (co umożliwi
zaplanowanie kontroli) oraz wynika
z zapisów zamieszczonych w
wydanym przez MRR dokumencie
„Zagadnienie zachowania trwałości
projektu współfinansowanego z
funduszy europejskich” z marca
2012r.
najbliższej aktualizacji Wytycznych
w ramach
PO KL, z którego to
dokumentu pochodzi zapis w zakresie
sposobu
wykorzystania
środków
trwałych.
Propozycja:
"Ponadto zgodnie z umową
o
dofinansowanie
wykorzystywać
środki
jego
realizacji
na
działalność statutową co
najmniej
przez
okres
amortyzacji
(zgodnie
z
przepisami krajowymi) lub
(wynikający z ustawy o
podatku dochodowym od
osób prawnych, ustawy o
podatku dochodowym od
osób
fizycznych
oraz
ustawy o rachunkowości)
uwzględniając jednocześnie
zasady
ponoszenia
65
wydatków wynikających z
Ustawy
o
finansach
publicznych) lub przekazać
je nieodpłatnie podmiotowi
nie działającemu dla zysku.
92
MJWPU
Str. 26, 7.2
„Kontrole
trwałości
po
zakończeniu
realizacji
projektów
będą
prowadzone w ramach PO
KL w latach 2013-2015,
niezależnie od kontroli na
miejscu
projektów
realizowanych”.
A co z projektami, które np.
trwają do 2014 r., 2015 r. i
ma być dla nich zachowana
trwałość
w
zakresie
trwałości operacji (projektu)
odnośnie subsydiowanego
zatrudnienia, jednorazowej
dotacji
na
rozpoczęcie
działalności,
udzielanie
pożyczek?
93
MJWPU
Str. 27; 7.2
„Analizę i wybór projektów
do
kontroli
trwałości
przeprowadza
się
pod
koniec roku
kontroli. W terminie 40 dni
od dnia zakończenia roku
poprzedzającego
rok
prowadzenia kontroli IP/IP2
Jeśli projekt będzie kończył się
przykładowo w 2014 lub 2015, to
kontrola
np.
subsydiowanego
zatrudnienia
powinna
być
przeprowadzona ostatecznie w
pierwszym lub w drugim roku
trwałości celem weryfikacji czy
trwałość została zachowana przez
co najmniej 12 / 24 miesiące.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 54
Kwestia
przeprowadzania
kontroli
trwałości po roku 2015 będzie
podlegała konsultacjom w latach
kolejnych, biorąc pod uwagę skalę
problemu, jaka będzie występowała po
tym okresie.
Przykładowo jeśli są takie projekty,
to kontrole trwałości powinny być
przeprowadzone jeszcze w 2017 r.
MJWPU proponuje wydłużenie
terminu
na
przekazanie
przedmiotowych wyników do końca
lutego co pozwoli na rzetelne
opracowania zarówno typowania
projektów do kontroli na miejscu jak
i trwałości.
W opinii IZ obecnie wskazany termin
jest wystarczający do rzetelnego
opracowania analizy projektów do
kontroli trwałości. Ponadto wydłużenie
terminu spowodowałoby niespójność
z
terminami
określonymi
na przekazanie analiz ryzyka wyboru
projektów realizowanych. Uwagi w tym
zakresie nie zostały także zgłoszone
66
w ramach spotkania Grupy roboczej ds.
kontroli z dnia 13.12.2012 r.
przekazuje do instytucji
wyższego
szczebla
informację
o
populacji
projektów
podlegających
kontroli trwałości na dany
rok oraz listę projektów
wybranych
do
kontroli,
zgodnie
z
zapisami
Podrozdziału 9.2.”
Zważywszy na to, iż w
większości
instytucji
styczeń jest miesiącem, w
którym
opracowuje
się
pierwszą analizę w roku,
termin
na
przekazanie
analizy i wyboru projektów
do kontroli trwałości wydaje
się za krótki.
94
95
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a KujawskoPomorskiego
7.2/Prowadzenie kontroli
trwałości/Baza projektów
podlegających
kontroli
projektu
Czy projekty wybierane do
Bazy
projektów
podlegających
kontroli
projektu
muszą
mieć
podpisaną
umowę
o
dofinansowanie,
złożony/zatwierdzony jeden
wniosek o płatność?
Ustalenie
definicji
projektu
podlegającego kontroli trwałości.
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
trwałości/Baza projektów
podlegających
kontroli
projektu
Czy
sporządzanie/aktualizowani
e
Bazy
projektów
podlegających
kontroli
projektu
nie
powinno
Większa ilość aktualizacji np.
kolejna po półroczu,
w
ciągu roku pozwoli na bieżące
monitorowanie
projektów
dotyczących kontroli trwałości.
W Bazie projektów podlegających
kontroli trwałości po zakończeniu
projektu
ujmowane
są
projekty
zakończone, a więc oczywiste jest, że
są to projekty w których podpisano
umowę o dofinansowanie i złożono
wnioski o płatność.
Patrz pkt 48.
67
odbywać się większość
ilość razy niż raz w ciągu
roku?
96
97
98
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
trwałości/Wybór
projektów do kontroli
Czy wybór projektów do
kontroli
trwałości
nie
powinien
odbywać
się
przynajmniej dwa razy w
ciągu roku?
j.w
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
Załącznik nr 1 - Wzór
sprawozdania
z
realizacji
Rocznego
Planu Kontroli (części B
i D)
Wątpliwości
dotyczą
sprawozdawczości
z
kontroli trwałości projektów,
których dotychczas nie
przeprowadzano.
Należy doprecyzować od kiedy
należy stosować wskazane wzory
zawierające odniesienie do kontroli
Rozdział
7.2
Prowadzenie
kontroli
trwałości, s. 25.
Zapis
o
podmiocie
niedziałającym dla zysku
powinien zostać szerzej
wyjaśniony.
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Dolnośląskie
go
Treść:
Ponadto
zgodnie
z
umową o dofinansowanie
Beneficjent
ma
obowiązek
wykorzystywać
środki
jego
realizacji
na
podmiotowi
Patrz pkt 48.
Czy wzory te będą obowiązywać w
odniesieniu do sprawozdania za rok
2013, natomiast sprawozdania za
rok 2012 należy sporządzać na
wcześniejszych wzorach?
Możliwe jest przekazanie sprzętu
zakupionego w ramach projektu
jego uczestnikom. Jeśli osoby te
założą działalność gospodarczą,
wówczas stają się podmiotami
działającymi
dla
zysku.
W
momencie
przekazywania
były
podmiotami niedziałającymi dla
zysku
osobami
fizycznymi
nieprowadzącymi
jeszcze
działalności gospodarczej.
Uwaga uwzględniona
PO KL doprecyzowano, że nowe wzory
Sprawozdań
z
realizacji
RPK
obowiązują
w
odniesieniu
do
sprawozdań sporządzanych od 2014
roku.
w ramach
PO KL, z którego
to
dokumentu
pochodzi
zapis
w zakresie sposobu wykorzystania
68
niedziałającemu
zysku.
99
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Dolnośląskie
go
dla
Rozdział
7.2
Prowadzenie
kontroli
trwałości, s. 26.
Treść:
IZ PO KL rekomenduje,
aby w miarę możliwości
upływie połowy okresu
zachowania
zasady
trwałości w danym
projekcie. Zapewni to
miarodajną
ocenę
spełnienia
zasady
trwałości. Po upływie
końcowej
daty
obowiązywania
zasady
trwałości
projekt
nie
podlega
obowiązkowi
kontroli trwałości.
Powyższy
zapis
nie
uwzględnia
weryfikacji
wymogów
konkursowych
ustanowionych przez IZ dla
wszystkich IP PO KL w
2011 roku dla Poddziałania
7.2.2 (dot. OWES).
Kryterium dostępu w ramach
naboru dla Poddziałania 7.2.2 PO
KL, wskazuje, że Beneficjent
zobowiązuje się, iż
w okresie
dwóch lat od zakończenia realizacji
projektu będzie funkcjonować jako
instytucja
otoczenia
sektora
ekonomii społecznej, zapewniając
podmiotom ekonomii społecznej
taki sam zakres form wsparcia, jaki
świadczył
w
sposób
komplementarny i łączny w ramach
projektu.
Ponieważ jest to kryterium dostępu
tutejsza IP stoi na stanowisku, iż
należy
zweryfikować
jego
spełnienie po upływie okresu
trwałości (a nie jak wskazują
Zasady… po upływie połowy okresu
trwałości, podczas gdy po upływie
końcowej daty wg proponowanego
zapisu projekt nie podlegałby
obowiązkowi kontroli trwałości).
Patrz pkt 37.
W opinii IZ nie jest zasadne
wskazywanie w Zasadach kontroli
w ramach PO KL, iż kontrole trwałości
powinny być prowadzone po upływie
okresu jej zachowania, gdyż w takim
przypadku istotna część kontroli
skumulowałaby się w jednym czasie.
Ponadto nie jest wiadome, w jaki
sposób w takich przypadkach określić
spójną metodologię wyboru projektów
do kontroli i zapewnić ich odpowiednie
planowanie.
Drugim powodem dla prowadzenia
kontroli w trakcie obowiązywania
okresu trwałości jest fakt, że w tym
okresie możliwe jest przeprowadzenie
rzetelnej
kontroli
faktycznego
funkcjonowania
danego
OWES,
przedszkola, czy innego obiektu, który
powinien
zostać
utrzymany.
Po zakończeniu okresu trwałości tego
typu
kontrole
byłyby
znacznie
utrudnione.
Kontrole
trwałości
prowadzone w trakcie okresu jej
obowiązywania
są
najbardziej
miarodajne, choćby z tego względu, że
Zespół kontrolujący może dokonać
sprawdzenia
faktycznego
funkcjonowania OWES w miejscu
realizacji usług.
69
We
wskazanym
przez
Państwa
przypadku najdokładniejszą kontrolą
byłaby kontrola w ostatnim dniu
obowiązywania
zasady
trwałości,
jednakże ustanowienie takiego wymogu
mogłoby zupełnie sparaliżować pracę
komórek kontrolnych.
Mając
na
uwadze
powyższe,
IZ podjęła decyzję, że kontrole trwałości
powinny być realizowane sukcesywnie
i w terminach umożliwiających IP/IP2
zapewnienie odpowiedniej organizacji
pracy komórek kontrolnych.
IZ rekomendowała, aby w celu
zapewnienia
miarodajnej
kontroli
sprawdzać trwałość po upływie połowy
okresu i ta rekomendacja zostaje bez
zmian w treści Zasad kontroli.
100
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Krakowie
Pkt.7.1
rezultatu
/
Trwałość
Oprócz trwałości projektu,
w
ramach
PO
KL
wyróżniamy
również
zasadę
zachowania
trwałości
rezultatów.
Zgodnie z par. 14 ust. 2
Wzoru
minimalnego
zakresu
umowy
o
dofinansowanie
projektu,
Programu
Operacyjnego
są
zobowiązani
do
zachowania
trwałości
rezultatów
zgodnie
z
wnioskiem
o
Powyższy
zapis
nie
jest
jednoznaczny.
W
obecnym
brzmieniu sugeruje, że w ramach
kontroli trwałości rezultatu należy
weryfikować wszystkie projekty, w
ramach których dokonano zakupu
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 36.
Należy
doprecyzować,
w
rozumieniu jakich przepisów należy
rozumieć „środki trwałe”.
70
dofinansowanie.
(…)
Ponadto zgodnie z umową
o
dofinansowanie
wykorzystywać
środki
jego
realizacji
na
podmiotowi
niedziałającemu dla zysku.
101
102
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Krakowie
trwałości / Czynności
kontrolne
„Czy środki trwałe nabyte w
ramach
projektu
po
są wykorzystywane na
działalność
statutową
Beneficjenta lub zostały
przekazane
nieodpłatnie
dla
podmiotu
niedziałającego dla zysku,
Należy
doprecyzować,
w
rozumieniu jakich przepisów należy
rozumieć „środki trwałe”.
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 7.2 Reprezentatywna
próba
projektów
podlegających
kontroli
trwałości jest ustalana
przez daną
Należy
uszczegółowić
sposób wyliczania próby
5%
kontrolowanych
projektów. W obecnych
zapisach brak wyjaśnienia,
czy wielkość próby odnosi
się do wszystkich projektów
spełniających
definicję
liczonych łącznie w latach
2013-2015, czy też wymóg
5% dotyczy danego roku.
Obecny zapis nie uszczegóławia w
jaki sposób powinna być wyliczana
przedmiotowa
próba
i
budzi
wątpliwości analogiczne do tych,
które występowały w przypadku
wyliczania próby 30% projektów do
kontroli w ramach Działania.
IP/IP2 indywidualnie i
zatwierdzana
przez
instytucję
nadrzędną.
Próba nie może być
jednak
w ramach
PO KL, z którego to
dokumentu pochodzi zapis w zakresie
sposobu
wykorzystania
środków
trwałych.
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 48.
mniejsza
niż
5%
populacji
projektów
zakończonych, objętych
71
obowiązkiem
zachowania
trwałości projektu lub
rezultatu(ów)
po
zakończeniu okresu ich
realizacji, tj. wskazanych
w
Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu.
Rozdział 4 – KONTROLA SYSTEMOWA
103
Wojewódzki
Urząd Pracy
w
Warszawie
4. Kontrola systemowa
4.2 Kontrola na miejscu
W treści ostatniego zdania
rozdziału wystąpił błąd.
Jest:
„Ponadto IZ PO KL może
zlecać kontrole systemowe
wykonawcy zewnętrznemu
przy
zachowaniu
odpowiedniego nadzoru nad
za działaniami kontrolnymi
wykonawcy”.
Konieczność zmiany szyku zdania.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL uwzględnia
oczywistej omyłki pisarskiej.
poprawkę
Powinno być:
„Ponadto IZ PO KL może
zlecać kontrole systemowe
przy
zachowaniu
odpowiedniego nadzoru nad
działaniami
kontrolnymi
wykonawcy”.
104
DKN KPRM
4. Kontrola systemowa
72
Zapis: Zakres kontroli
systemowej na miejscu
obejmuje w szczególności
sprawdzenie
(…)
zgodności procesu wyboru
projektów konkursowych i
systemowych z:
- Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL (tj. W
każdym
przypadku
szczególną uwagę należy
zwracać na uchybienia
związane
z
wyborem
nieefektywnych kosztowo
projektów, zawierających
m.in. zawyżone koszty
zarządzania
projektem
oraz
koszty
usług
zleconych.
Ponadto
należy weryfikować, czy
jednostka
kontrolowana
dokonuje wnikliwej analizy
zasadności
wysokości
wydatków
objętych
crossfinancingiem,
pod
kątem ich niezbędności
i efektywności
ekonomicznej.
105
DKN KPRM
Należy doprecyzować, na
jakiej podstawie ma być
dokonywana przez IZ w toku
kontroli ocena, czy IP/IP2
dokonała wnikliwej analizy
zasadności
wysokości
wydatków
objętych
crossfinancingiem”
pod
kątem ich niezbędności i
efektywności ekonomicznej.
Ponadto IZ PO KL może Należy doprecyzować:
zlecać
kontrole
− na czym ma polegać
systemowe
wykonawcy
„odpowiedni nadzór”
zewnętrznemu przy
− jakie działania będzie
zachowaniu
Zapis jest nieprecyzyjny: co
oznacza pojęcie „wnikliwa analiza
zasadności wysokości wydatków
objętych crossfinancingiem” pod
kątem
ich
niezbędności
i
efektywności ekonomicznej?
W jaki sposób IZ zweryfikuje, czy
IP/IPII dokonała „wnikliwej analizy
zasadności wysokości wydatków?
Czy IZ sama będzie weryfikować
wysokości
zatwierdzonych
budżetów czy też będzie się
opierać na analizie dokonanej
przez IP/IPII i poddawać ją ocenie?
Zapis nieprecyzyjny: Co oznacza
termin „zachowanie odpowiedniego
nadzoru”?
Czy
IZ
będzie
monitorowało przebieg kontroli w
trakcie czynności czy też lub/i
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż każda instytucja
przeprowadzającą kontrolę systemową
jest zobowiązana do zweryfikowania,
czy budżety projektów wybieranych do
dofinansowania oraz koszty ponoszone
w ramach weryfikowanych projektów są
racjonalne i efektywne. W związku
z powyższym zarówno IZ PO KL w IP
jak i IP w podległych sobie IP2
weryfikuje, czy w trakcie oceny wniosku
o
dofinansowanie
oraz
podczas
negocjacji oceniający IOK zwrócił
uwagę
na
ewentualne
wydatki
niekwalifikowalne ujęte w budżecie
szczegółowym
projektu. Powyższe
dotyczy również kosztów związanych
z cross – financingiem. Jednocześnie
podkreślić należy, iż odpowiedzialność
za rozliczanie w projekcie wydatków
niekwalifikowalnych ujętych we wniosku
o dofinansowanie zatwierdzonym przez
IP/IP2 ponosi właśnie ta instytucja.
Uwaga nieuwzględniona:
Uzasadnienie:
73
odpowiedniego
nadzoru
nad
działaniami
kontrolnymi wykonawcy.
mogła podjąć IP/IP2 w
przypadku stwierdzenia,
że
wykonawca
zewnętrzny
realizuje
kontrolę
w
sposób
niewłaściwy/niezgodny z
zasadami kontroli
−
w jakich sytuacjach IZ
będzie
mogła
przeprowadzić kontrolę,
w
sytuacji
opisanej
wyżej.
będzie weryfikowało
pokontrolną?
informację
Czy w przypadku stwierdzenie, że
kontrola
zrealizowana
przez
podmiot
zewnętrzny
została
przeprowadzona
w
sposób
niewłaściwy/nieprawidłowy IZ sama
przeprowadzi ponownie kontrolę na
miejscu? Taka sytuacja może
oznaczać ryzyko dodatkowego
obciążenia jednostki kontrolowanej.
Uprzejmie informuję, iż IZ PO KL zleca
wykonanie
kontroli
wykonawcy
zewnętrznemu wybranemu w przetargu
nieograniczonym
od
2010
r.
Współpraca
z
wykonawcą
jest
uregulowana na podstawie zawartej
umowy, która zawiera m. in. katalog
obowiązków wykonawcy. Ponadto ww.
umowa określa kary umowne za
nieterminowe i nierzetelne wykonanie
zlecenia. W związku z powyższym,
w opinii IZ PO KL, nie ma potrzeby
uszczegóławiania przytoczonego przez
IP2
zapisu
Zasad.
Do
zadań
wykonawcy należy przede wszystkim
przeprowadzenie czynności kontrolnych
na
miejscu
oraz
sporządzenie
dokumentacji pokontrolnej (Informacji
Pokontrolnej, Listy sprawdzającej oraz
Zaleceń Pokontrolnych). Każdorazowo
dokumenty
te
są
weryfikowane
i zatwierdzane przez IZ PO KL. Dodać
należy, iż IZ PO KL jest odpowiedzialna
za treść tych dokumentów, a czynności
kontrolne są na bieżąco monitorowane.
Rozdział 5 (5.2.1) – KONTROLA W SIEDZIBIE BENEFICJENTA
106
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
5.2.1 Kontrola w siedzibie
beneficjenta
„W przypadku kontroli na
miejscu
beneficjentów
realizujących więcej niż
jeden projekt (konkursowy
bądź systemowy) IP/IP2
powinny
przeprowadzać
również kontrole krzyżowe
na
miejscu
projektów,
Brak wskazania w upoważnieniu do
kontroli
konkretnego
projektu
możliwości kontroli innych projektów
realizowanych przez Beneficjenta
może uniemożliwić wskazany wymóg
takiej kontroli. Z przedmiotowych
zapisów zasad kontroli wynika, iż jest
to działanie obligatoryjne, a więc
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż przedmiotowa
kwestia była poruszana i szczegółowo
74
a Śląskiego
zwłaszcza w odniesieniu do
wydatków poniesionych na
finansowanie
personelu
projektu,
a
także
zakupionego sprzętu.”
Kontrola prowadzona na
podstawie upoważnienia do
kontroli
konkretnego
projektu swoim zakresem
nie
nadaje
możliwości
kontroli innego projektu,.
Poza tym czy IP/IP2 może
kontrolować
projekt
z
priorytetu i działania, które
nie są wdrażane przez nią ?
wymuszające zawarcia tych treści w
upoważnieniu.
Konieczność
doprecyzowania
zapisów odnoszących się do jakiego
rodzaju
projektów
winno
się
zwiększyć obszar kontroli podczas
kontroli
krzyżowej
danego
zagadnienia.
wyjaśniana w trakcie konsultacji
zewnętrznych
Zasad
kontroli
w ramach PO KL na 2012 r.
Niemniej jednak, ponownie pragnę
poinformować,
iż
obowiązek
dokonywania kontroli krzyżowych
przede wszystkim w obszarach
zatrudnienia w ramach projektu
i wydatków
dotyczących
crossfinancingu wynika z rekomendacji
audytu Komisji Europejskiej. IP/IP2
w ramach przeprowadzanej kontroli
jest zobowiązana do weryfikacji, czy
dany wydatek został poniesiony
w sposób zgodny z obowiązującymi
przepisami
i zasadami. Dlatego też, weryfikując
wydatki
w ramach jednego projektu IZ/IP/IP2
musi dokonywać kontroli mając na
uwadze szerszy kontekst sytuacji, tj.
fakt, czy nie doszło do podwójnego
sfinansowania danego wydatku.
W związku z powyższym całościowo
kontrolowany jest jedynie projekt,
który został wybrany do kontroli
w ramach analizy ryzyka. Kontrola
krzyżowa w tym przypadku stanowi
uzupełnienie dla weryfikacji wydatków
poniesionych w ramach tego projektu,
stanowi tym samym część czynności
kontrolnych
na miejscu.
75
W przypadku weryfikacji wydatków
ponoszonych na personel projektu
należy
dokonać
weryfikacji
w szerszym zakresie. Przykładowo,
w przypadku analizy zaangażowania
czasowego
personelu
projektu,
zgodnie z Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach
PO KL należy brać pod uwagę
zaangażowanie także w pozostałych
programach
NSRO.
Natomiast
w zakresie pozostałych wydatków
weryfikacja powinna być dokonywana
co
do
zasady
w
odniesieniu
do
projektów
realizowanych
w ramach PO KL. Każda kontrola
wymaga jednakże indywidualnego
podejścia,
a
sposób
i zakres weryfikacji podwójnego
finansowania wydatków zależy od
występujących
w
toku
kontroli
okoliczności.
Kontrola
krzyżowa
na
miejscu
dokonywana
jest
w
pierwszej
kolejności na podstawie zestawień
z danymi dotyczącymi realizowanych
przez
beneficjenta
projektów.
W przypadku
kontroli
personelu
beneficjent, na prośbę zespołu
kontrolującego,
przygotowuje
zestawienie
pracowników
zatrudnionych
we
wszystkich
realizowanych
projektach.
76
Zestawienie
personelu
projektu
powinno
odnosić
się
do
okresu
realizacji
projektu
podlegającego kontroli. Na jego
podstawie kontrolujący weryfikują, czy
personel nie jest/nie był w tym samym
czasie
podwójnie
finansowany,
m.in. czy nie zawarto umowy
cywilnoprawnej
na realizację zadań mieszczących się
w zakresie obowiązków wynikających
ze
stosunku
pracy
w innym projekcie tego beneficjenta
lub czy zaangażowanie czasowe w
realizację
zadań
w kilku projektach nie przekracza
dopuszczalnego
wymiaru
określonego
w
Wytycznych
w
zakresie
PO
KL.
Zgodnie
ze zaktualizowanymi Wytycznymi,
łączne zaangażowanie w realizację
zadań we wszystkich projektach nie
powinno przekroczyć 240 godzin
miesięcznie.
Przedmiotowa
weryfikacja może zostać dokonana na
podstawie prowadzonej przez daną
osobę ewidencji godzin i zadań
realizowanych w ramach wszystkich
projektów (z wyłączeniem przypadku,
gdy osoba ta wykonuje prace
w ramach
kilku
projektów
na
podstawie jednego stosunku pracy).
Kontrolujący zobowiązani są również
77
do weryfikacji sprzętu wyposażenia
(sprzętu, mebli, etc.) zakupionego
w ramach kontrolowanego projektu
pod kątem wystąpienia podwójnego
finansowania, m.in. faktu, czy dany
sprzęt nie został już zakupiony na
rzecz
uprzednio
realizowanych
projektów. W celu dokonania takiej
weryfikacji beneficjent przygotowuje,
na prośbę zespołu kontrolującego,
zestawienie całości wyposażenia
zakupionego
w ramach wszystkich dotychczas
realizowanych projektów (zestawienie
takie
powinno
zawierać:
nazwę/numer projektu, w ramach
którego miał miejsce zakup sprzętu;
nazwę
sprzętu,
datę
zakupu,
a w przypadku
zakupu
sprzętu
stanowiącego
wyposażenie
stanowiska pracy – także dane osoby,
której przekazano sprzęt).
W
przypadku
wykrycia
nieprawidłowości
w
projektach
nienadzorowanych przez instytucję,
której zespół kontrolujący dokonał
ustalenia, IP/IP2 powinna przekazać
informację
o
tym
fakcie
do
odpowiedniej
instytucji
do
stosownego wykorzystania.
107
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
beneficjenta
Poprawność
stosowania
zasady
konkurencyjności
informację,
do
których
trzech
potencjalnych
W
wyniku
braku
dokładnego
wskazania
minimalnego
zakresu
działań
zmierzających
do
udokumentowania
sposobu
Uzasadnienie:
78
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
wykonawców
Beneficjent
wysłał zapytanie ofertowe
lub informację o tym, że na
rynku nie istnieje trzech
potencjalnych wykonawców
wraz z uzasadnieniem,
Brak dokładnego wskazania
minimalnego
zakresu
działań mających na celu
udokumentowanie
powyższego zagadnienia.
108
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
beneficjenta
Poprawność
udokumentowania
rozeznania
rynku
w
przypadku wydatków, do
których
nie
mają
zastosowania
zapisy
ustawy PZP i zasady
konkurencyjności.
W
przypadku
gdy
beneficjenci
realizują
zamówienia o
wartości
nieprzekraczającej
wyrażonej
w
złotych
równowartości 14 tys. euro
netto, zaś powyżej wartości
upublicznienia
informacji
o
zamówieniu,
sposobu
wysłania
zapytania ofertowego bądź też
wymagań względem oferty powoduje,
iż niejednokrotnie kontrola na miejscu
realizacji projektu otrzymuje 3 oferty
wydrukowane i podpisane w arkuszu
edycyjnym
programu
komputerowego.
Brak
udokumentowanych
informacji
o
sposobie
wysłania
zapytania
ofertowego
np.
potwierdzenie
nadania. Brak opatrzenia ofert
pieczątką i podpisem oferenta.
Brak wskazania co należy rozumieć
pod
pojęciem
„właściwe
udokumentowanie”
powoduje
swobodę w jakości i uwierzytelniania
ofert
przedstawianych
przez
Beneficjenta podczas kontroli. Z
uwagi
na
odległość
czasową
pomiędzy rozeznaniem rynku przez
Beneficjenta, a kontrolą nie ma
możliwości
wiarygodnego
i
bezspornego
udowodnienia
nieracjonalnych stawek wybranych
przez Beneficjenta.
Uprzejmie informuję, iż szczegółowe
zapisy dotyczące realizacji zasady
konkurencyjności
są
zawarte
w dokumencie Wytyczne w zakresie
PO KL. Każda instytucja biorąca
udział we wdrażaniu PO KL jest
zobowiązana
do
przestrzegania
zapisów Systemu Realizacji PO KL,
którego ww. Wytyczne są częścią.
zapis
„do
których
trzech
potencjalnych
wykonawców
beneficjent wysłał zapytania ofertowe”
jednoznacznie wskazuje na fakt, iż
zapytania
te
powinny
zostać
przekazane
do
potencjalnych
wykonawców
w
sposób,
który
potwierdza ich przesłanie.
Uzasadnienie:
IZ PO KL informuje, iż podstawą
stwierdzenia, iż rozeznanie rynku
zostało właściwie udokumentowane
jest fakty, czy beneficjent przekazał
w trakcie
czynności
kontrolnych
zespołowi
kontrolującemu
dokumentację
pozwalającą
stwierdzić, iż przed dokonaniem
danego
zakupu
beneficjent
79
20 tys. zł netto, należy
sprawdzić,
czy
przy
dokonaniu zakupu usługi
lub
towaru
beneficjent
właściwie udokumentował
rozeznanie rynku.
zweryfikował sytuację na rynku oraz
dokonał
zakupu
efektywnego
kosztowo. IZ PO KL stoi na
stanowisku,
iż
dalsze
doprecyzowywanie
zapisu
jest
niezasadne, gdyż ocena wartości
przedstawianych dowodów kontroli
każdorazowo leży w kompetencji
danego zespołu kontrolującego.
Brak doprecyzowania co
należy
rozumieć
pod
pojęciem
„właściwe
udokumentowanie”.
109
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Śląskiego
beneficjenta
Poprawność
udokumentowania
rozeznania
rynku
w
których
nie
mają
zastosowania
zapisy
ustawy PZP i zasady
konkurencyjności.
Beneficjent
powinien
wykazać, że cena towaru
lub usługi to cena rynkowa.
W
przeciwnym
razie
wydatki
mogą
zostać
uznane
za
niekwalifikowalne
proporcjonalnie
do
stwierdzonego zawyżenia
wydatków w stosunku do
cen rynkowych.
Brak wskazania co ma stanowić
obiektywne i wiarygodne przesłanki
do stwierdzenia zawyżonego wydatku
dokonanego
we
wcześniejszym
okresie
uniemożliwi
bezsporne
stwierdzenie
wysokości
wydatku
niekwalifikowalnego,
który
jest
skutkiem domniemania zawyżenia
jego wartości.
Uzasadnienie:
Patrz pkt 108
Brak wskazania co ma
stanowić
obiektywne
i
wiarygodne przesłanki do
80
stwierdzenia zawyżonego
wydatku dokonanego we
wcześniejszym okresie.
110
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
5.2/5.2.1
Kontrola
w siedzibie beneficjenta
Proponuje
się
zmianę
brzmienia
dopisanego
punktu na str. 16
Zmiana
brzmienia
z
trybu
informacyjnego na wskazujący.
Uzasadnienie:
„ W przypadku projektów z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej zakres kontroli
został
określony
w
dokumencie
Zasady
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej
w
ramach PO KL.”
W
opinii
IZ
PO
KL
sens
przytoczonego zdania jest jasny i nie
jest zasadne dokonywanie korekty
brzmienia przytoczonego zapisu.
nowe brzmienie:
„ W przypadku projektów z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej
kontrola
prowadzona jest w zakresie
określonym w dokumencie
Zasady
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej w ramach PO
KL.”
111
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
5.2/5.2.2
monitoringowa
Wizyta
W zapisie na str. 17
proponuje
się
dodać
sformułowanie: „dostępnej
w miejscu prowadzenia
Wizyty monitoringowe prowadzone są
często poza siedzibami beneficjentów
(również w innych miejscowościach).
Zapis
w
brzmieniu
aktualnym
wskazuje na potrzebę dotarcia w
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie:
Po przeanalizowaniu uwag IP/IP2 IZ
PO KL usunęła cały przytoczony
81
wizyty monitoringowej”.
Brzmienie po zmianie:
„
Weryfikacja
w
tym
przypadku
powinna
koncentrować się przede
wszystkim na
ramach prowadzonej wizyty również
do siedziby beneficjenta, w przypadku
gdy w miejscu przeprowadzania
kontroli nie jest przechowywana
wskazana dokumentacja.
zapis.
Niedopatrzenie, lub błąd redakcyjny –
spowodowało nieznaczną zmianę w
numeracji obszarów podlegających
kontroli. W związku z powyższym
zamiast 15 obszarów kontroli miałyby
podlegać 2 obszary.
Uwaga uwzględniona
sprawdzaniu
osiągnięcia
rezultatów
i
wskaźników
projektu,
poprzez, m.in. zbadanie
dostępnej
w
miejscu
prowadzenia
wizyty
monitoringowej
dokumentacji
realizację
zadań
(tj.
dokumentację
zdjęciową,
wypełnione
przez
uczestników).
112
Centrum
Rozwoju
Zasobów
Ludzkich,
pełniące
funkcję
Instytucji
Pośrednicząc
ej II stopnia
dla Priorytetu
I PO KL
5. Kontrole projektów
projektu
beneficjenta
Niedopatrzenie, lub błąd
redakcyjny
nieprawidłowo
sformułowano
numerowanie/
punktowanie
obszarów
podlegających kontroli.
IZ PO KL skorygowała oczywistą
omyłkę redaktorską.
Jest:
1. Prawidłowość rozliczeń
finansowych
2.
Kwalifikowalność
wydatków
dotyczących
82
personelu projektu,
Sposób
rekrutacji
uczestników projektu (…),
Sposób przetwarzania
danych osobowych (…),
Zgodność
danych
przekazywanych
we
wniosku o płatność (…),
Prawidłowość realizacji
projektów, (…),
Zachowanie
zasady
trwałości projektu(…),
Poprawność udzielania
zamówień publicznych (…),
Poprawność stosowania
zasady konkurencyjności
Poprawność
udokumentowania
rozeznania rynku (…),
Poprawność udzielania
pomocy publicznej/pomocy
de mini mis (…),
Prawidłowość realizacji
działań
informacyjno
–
promocyjnych (…),
Zapewnienie właściwej
ścieżki audytu (…),
Sposób prowadzenia i
archiwizacji dokumentacji
projektu (…),
W
przypadków
83
projektów
z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii finansowej zakres
(…).
Powinno być:
1. Prawidłowość rozliczeń
finansowych
2.
Kwalifikowalność
wydatków
dotyczących
personelu projektu,
3.
Sposób
rekrutacji
uczestników projektu (…),
4. Sposób przetwarzania
danych osobowych (…),
5.
Zgodność
danych
przekazywanych
we
wniosku o płatność (…),
6. Prawidłowość realizacji
projektów, (…),
7.
Zachowanie
zasady
trwałości projektu(…),
8. Poprawność udzielania
zamówień publicznych (…),
9. Poprawność stosowania
zasady konkurencyjności
10. Poprawność
udokumentowania
rozeznania rynku (…),
11. Poprawność udzielania
84
de mini mis (…),
12. Prawidłowość realizacji
działań
informacyjno
–
promocyjnych (…),
13. Zapewnienie właściwej
ścieżki audytu (…),
14. Sposób prowadzenia i
archiwizacji dokumentacji
projektu (…),
15. W
przypadków
projektów
z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii finansowej zakres
(…).
113
PARP
5.2.1 str. 10
Uwaga techniczna.
Ujednolicenie zapisów.
Należy zastąpić numerację
1 i 2 znakiem •.
114
PARP
5.2.1 str. 14
Weryfikacji
podlega
również, czy beneficjent nie
udzielił
zamówienia
podmiotom powiązanym z
nim
osobowo
lub
kapitałowo.
Czy źródłem weryfikacji
spełnienia ww. wymogu
będzie treść składanego
przez wykonawcę usługi
wraz z ofertą oświadczenia
o
braku
powiązań
z
Uwaga uwzględniona
Zgodnie z zasadą konkurencyjności
wykonawca
dołącza
do
oferty
oświadczenie o braku powiązań
osobowych lub kapitałowych z
zamawiającym. Protokół powinien
zawierać oświadczenie/oświadczenia
o braku powiązań z wykonawcami,
którzy złożyli oferty, podpisane przez
Beneficjenta lub osoby upoważnione
do zaciągania zobowiązań w imieniu
Beneficjenta lub osoby wykonujące w
imieniu
Beneficjenta
czynności
związane
z
przygotowaniem
i
przeprowadzeniem procedury wyboru
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż szczegółowe
zapisy dotyczące realizacji zasady
konkurencyjności
są
zawarte
PO KL. Każda instytucja biorąca
udział we wdrażaniu PO KL jest
zobowiązana
do
przestrzegania
85
zamawiającym oraz treść
składanego
przez
Beneficjenta oświadczenia
o
braku
powiązań
z
wykonawcami, którzy złożyli
oferty?
wykonawcy.
W opinii PARP weryfikacja na
podstawie oświadczeń może okazać
się niewystarczająca.
zapisów Systemu Realizacji PO KL,
którego ww. Wytyczne są częścią.
Zgodnie z zapisami ww. dokumentu
kwestia występowania, bądź nie,
powiązań osobowo – kapitałowych
weryfikowana jest na podstawie
oświadczeń. W związku z powyższym
IZ PO KL zobowiązana jest do
zapewnienie spójności dokumentów
wchodzących w zakres ww. Systemu.
Jednocześnie, uprzejmie informuję, iż
weryfikacja tego zagadnienia możliwa
jest
również
na
podstawie
sprawdzenia
zapisów
KRS.
Jednocześnie,
w
przypadku
podejrzenia
sfałszowania
ww.
oświadczenia,
IZ/IP/IP2
mają
możliwość
i
obowiązek
poinformowania
o
tym
fakcie
właściwe organy.
115
PARP
5.2.1 str. 15
Uwaga techniczna.
Numerację
należy
zakończyć na punkcie 4.
116
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
projektu
5.2.2
monitoringowa
Wizyta
W treści drugiego akapitu,
następującym
po
enumeratywnym wyliczeniu
zakresu
wizyty
monitoringowej
wystąpił
błąd, tzw. literówka, tj.
Punkt 5 nie dotyczy dokumentów
sprawdzanych
podczas
kontroli
udzielania pomocy de minimis lecz
dotyczy zakresu kontroli w ramach
wyłączeń
blokowych.
Należy
rozpocząć nowe numerowanie od „61
zgodności
wysokości
udzielonej
pomocy …”
Uwaga uwzględniona
Błąd pisarski, tzw. „literówka”.
Uwaga uwzględniona
omyłkę pisarską.
86
wskazano:
„(…)
jak
również
zwierających(…)”, zamiast
„(…)
jak
również
zawierających(…)”.
117
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
W dodanym akapicie dot.
zakresu kontroli projektów z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej
wskazano:
„W przypadków projektów
z zakresu (…)”, zamiast „W
przypadku projektów (…)”.
W treści zapisu:
projektu
„W przypadku stwierdzenia
naruszenia
przez
beneficjenta
zasady
konkurencyjności, instytucja
kontrolująca
stosuje
dokument
Wytyczne
dotyczące określania korekt
finansowych za naruszenie
zasady
konkurencyjności
dla
wydatków
współfinansowanych z EFS
(tzw.
„taryfikator”),
załączony do umowy o
dofinansowanie projektu.”
proponuje
się
usunąć
pogrubiony tekst.
W przedstawionych do konsultacji
Zasadach finansowania PO KL
niniejszy
taryfikator
nie
jest
załącznikiem do wzoru umowy. W
treści wzoru umowy - § 20b pkt 2 –
wskazuje
się
jedynie
źródło
internetowe, gdzie niniejszy taryfikator
można znaleźć.
projektu
beneficjenta
118
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
beneficjenta
119
DWUP
5.2.1
Kontrola
(s.15)
Dotyczy
zapisu:
Poprawności
udzielania
Uwaga uwzględniona
omyłkę pisarską.
Przy
udzielaniu
pomocy
publicznej/pomocy de minimis, w celu
stwierdzenia
poprawności
jej
IZ
PO
KL
skoryguje
zapis
w Zasadach kontroli w ramach PO KL
w następujący sposób: „(…) nstytucja
kontrolująca
stosuje
dokument
Wytyczne
dotyczące
określania
korekt finansowych za naruszenie
zasady
konkurencyjności
dla
wydatków
współfinansowanych
z EFS (tzw. „taryfikator”), załączony
do umowy o dofinansowanie projektu
lub
zamieszczony
na
stronie
internetowej instytucji podpisującej
umowę
o dofinansowanie z beneficjentem”.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL dokona stosownej poprawy
87
de minimis:
W
opinii
należałoby
weryfikacji
również:
IW
(IP2)
dopisać,
iż
podlegają
udzielenia, konieczna jest również
weryfikacja wskazanych dokumentów.
treści Zasad.
W przypadku pomocy de
minimis:
− wystawione
przez
Beneficjenta
zaświadczenie
o
udzielonej
pomocy
de minimis.
W
przypadku
pomocy
udzielanej
w
ramach
wyłączeń
blokowych
i
pomocy de minimis:
− kwartalne i roczne
sprawozdania
z udzielonej pomocy
publicznej,
− informacja
o
weryfikacji
sprawozdań
finansowych za okres
3
ostatnich
lat
obrotowych
(jeśli
Beneficjent sporządza
sprawozdania
finansowe
i był zobowiązany do
ich przedstawienia).
120
DWUP
5.2.1
Kontrola
Dotyczy
Poprawności
zapisu:
udzielania
Pozyskiwanie oświadczenia o braku
decyzji
KE
Uwaga uwzględniona
Wymóg przedstawiania oświadczeń
88
(s.15)
de minimis:
Wskazano,
iż
kontrola
udzielania
pomocy
w
ramach
wyłączeń
blokowych obejmuje, m.in.
sprawdzenie,
czy
beneficjent pomocy złożył
następujące dokumenty:
- oświadczenie o braku
decyzji
KE
o
obowiązku
zwrotu
pomocy publicznej.
o
obowiązku
zwrotu
pomocy
publicznej
jest
konieczne
przy
udzielaniu pomocy de minimis,
ponieważ pytanie na ten temat nie
jest zawarte w formularzu informacji
przedstawianych przy ubieganiu się o
pomoc
de minimis. Nie ma natomiast
konieczności
zbierania
tego
oświadczenia przy udzielaniu pomocy
w ramach wyłączeń blokowych
o braku decyzji KE dotyczących
zwrotu pomocy nie obejmuje wprost
pomocy de minimis (rozporządzenie
RM z 29.3.2010 w sprawie informacji
przedstawianych
przez
podmiot
ubiegający się o pomoc de minimis
nie nakłada takiego wymogu na
beneficjenta pomocy). W związku
z tym nie jest zasadne nakładanie
obowiązku
przedstawiania
powyższych
oświadczeń
przez
podmioty ubiegające się o pomoc de
minimis.
Konieczność dostosowania zapisów
Zasad
do
aktualnego
stanu
prawnego.
Uwaga uwzględniona
Wskazane
oświadczenie
jest
zamieszczone
w
Formularzu
informacji
przedstawianych
przy
ubieganiu się o pomoc inną
niż
pomoc
w
rolnictwie
lub
rybołówstwie, pomoc de
minimis lub pomoc de
minimis w rolnictwie lub
rybołówstwie nie ma więc
konieczności dodatkowego
pozyskiwania
od
beneficjenta
takiego
oświadczenia.
121
DWUP
5.2.1
Kontrola
(s.15)
Dotyczy
zapisu:
Poprawności
udzielania
de minimis:
Wskazano,
udzielania
iż
kontrola
pomocy
IZ PO KL zaktualizuje nazwę
przedmiotowego
formularza
na
obecnie obowiązującą, tj. Formularz
informacji
przedstawianych
przy
ubieganiu się o pomoc inną niż
89
w
ramach
wyłączeń
blokowych obejmuje, m.in.
sprawdzenie
czy
beneficjent pomocy złożył
następujące dokumenty:
pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie,
pomoc de minimis lub pomoc de
minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
- formularz informacji
przedstawianych
przy
ubieganiu się o pomoc
inną
niż
pomoc
de
rybołówstwie
(wzór
zamieszczony
w
rozporządzeniu
Rady
Ministrów z dnia 29 marca
2010 r. w sprawie zakresu
informacji przedstawianych
przez podmiot ubiegający
się o pomoc inną niż pomoc
de minimis lub pomoc de
minimis
w
rolnictwie
lub
rybołówstwie (Dz. U. Nr 53,
poz. 312, z późn. zm.).
Wskazana
została
nieprawidłowa
nazwa
formularza.
W
Rozporządzeniu
Rady
Ministrów z dnia 16 grudnia
2010
r.
zmieniającym
rozporządzenie w sprawie
zakresu
informacji
przedstawianych
przez
podmiot ubiegający się o
pomoc inną niż pomoc de
90
minimis
w
rolnictwie
lub
rybołówstwie (Dz. U. Nr 254
poz.
1704)
zmieniono
nazwę
przedstawianego
formularza na:
Formularz
informacji
przedstawianych
przy
inną
niż
pomoc
w
rolnictwie
lub
rybołówstwie.
122
DWUP
5.2.2
Wizyta
monitoringowa (s. 17)
Dotyczy
zapisu:
W
przypadku
projektów
kwot
ryczałtowych,
jak
również
zwierających
wydatki
rozliczane
stawkami jednostkowymi,
wizyty
monitoringowe
odgrywają
szczególnie
ważną rolę. (…) w ramach
wizyty
monitoringowej
kontrolujący zobowiązani są
zwrócić szczególną uwagę
na sposób realizacji zadań
projektowych
oraz
ich
zgodność
z
zapisami
wniosku o dofinansowanie.
Kluczowe znaczenie ma
weryfikacja standardów
opisanych we wniosku o
dofinansowanie projektu
Taki sposób weryfikacji wiąże się z
kontrolą
poziomu
osiągnięcia
wskaźników w ramach projektu, które
są kluczowe dla przedmiotowych
projektów, i których weryfikacja jest
głównym priorytetem kontroli projektu
na
miejscu
a
nie
wizyty
monitoringowej.
Jednocześnie,
weryfikacja
wskaźników
dla
niewielkiego
wycinka
realizacji
projektu, jakim jest zakres wizyty
monitoringowej w ramach pojedynczej
formy wsparcia, jest niemiarodajna i
może dawać nierzeczywisty obraz
projektu. Rzetelna weryfikacja w tym
zakresie winna obejmować całość
dokumentacji wskaźników projektu,
co wkracza w obszary weryfikacji
kontroli
na
miejscu
i
generuje
konieczność
przeprowadzenia szerszej weryfikacji
Uwaga uwzględniona
Po przeanalizowaniu uwag IZ PO KL
usunęła z treści aktualizowanych
Zasad przytoczony zapis.
91
pod kątem nie tylko
ilościowym, ale także
jakościowym. Weryfikacja
w tym przypadku powinna
wszystkim
na
sprawdzaniu osiągnięcia
projektu, poprzez, m.in.
zbadanie
dokumentacji
potwierdzającej
rzeczywistą
realizację
zadań (tj. dokumentację
zdjęciową,
listy
obecności, czy ankiety
wypełnione
przez
uczestników).
dokumentacji
projektowej
(dokumentacja
całości
przeprowadzonego wsparcia), oraz
implikuje obowiązek pozyskania od
beneficjenta wszystkich dokumentów i
ich analizę. Działanie jest o tyle
zbędne,
iż
przedmiotowa
dokumentacja
jest
weryfikowana
w trakcie kontroli na miejscu w
siedzibie beneficjenta.
W
świetle
powyższych
informacji powstaje pytanie,
czy
powyższy
zapis
generuje
konieczność
rozszerzenia
listy
sprawdzającej w przypadku
wizyty
monitoringowej
projektu realizowanego w
oparciu
o
kwoty
ryczałtowe/stawki
jednostkowe o dodatkowe
obszary weryfikacji?
123
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
5.2.1
Kontrola
W związku z zapisem: „w
przypadku
kontroli
na
miejscu
beneficjentów
realizujących więcej niż
jeden
projekt
(konkursowych
bądź
systemowy) IP/IP2 powinny
Realizacja zapisu w Zasad w
obecnym ich brzmieniu jest trudna do
wykonania,
gdyż
większość
Beneficjentów
realizuje
kilka
projektów współfinansowanych ze
środków PO KL.
Uzasadnienie
Patrz pkt 106
92
EFS
124
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
przeprowadzić
również
kontrole
krzyżowe
na
miejscu projektów (…),”
właściwym
byłoby
doprecyzowanie, iż wymóg
ten
dotyczy
sytuacji
realizacji przez Beneficjenta
kilku projektów w ramach
Działań
nadzorowanych
przez
jednostkę
kontrolującą. Ponadto w
ramach
kontroli
konkretnego projektu może
okazać się, iż realizacja
obowiązku
przeprowadzenia
kontroli
krzyżowej
z
innymi
projektami – w przypadku
beneficjentów systemowych
realizujących po kilkanaście
projektów
w
ramach
poszczególnych
Działań
(np. PARP/CRZL), może
okazać się ze względu na
ograniczenia
czasowe/kadrowe
niemożliwa.
beneficjenta
Punkt 1 - Prawidłowość
rozliczeń finansowych
Proponuje
się
zmianę
zapisu z: „Czy w ramach
projektu nie finansuje się
zwykłej
działalności
jednostki
realizującej
projekt, a jedynie koszty
związane
z
realizacją
Uproszczenie
zapisu.
Ponadto
wyrażenie
„zwykła
działalności
jednostki” nie jest jednoznaczny – dla
części
podmiotów
zwykłą
działalnością jest realizacja projektów.
Uzasadnienie:
IZ PO KL nie widzi zasadności
w zmianie
przytoczonego
zapisu
Zasad. W opinii IZ PO KL należy
zwrócić szczególną uwagę na fakt,
czy beneficjent nie finansuje w
ramach projektu swojej własnej,
93
projektu w ramach PO KL”,
na zapis: „Czy w ramach
projektu nie finansuje się
kosztów nie związanych z
realizacją projektu.”
125
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
beneficjenta
W związku z zapisami dot.
kontroli
udzielania
zamówień publicznych i
obowiązku
stosowania
dokumentu
Wymierzanie
korekt finansowych… (tzw.
taryfikator) w Zasadach
kontroli wskazano tylko na
sytuację
stwierdzenia
naruszenia zapisów ustawy
zawartych
w
ww.
taryfikatorze. Nie podano
jak jednostka kontrolująca
ma się zachować jeśli
stwierdzono
naruszenia
ustawy pzp nie określone w
ww. taryfikatorze.
komercyjnej działalności. Ponadto
sformułowanie
to
jest
spójne
z pozostałymi
dokumentami
wchodzącymi w skład Systemu
Realizacji PO KL (takimi jak: Zasady
finansowania PO KL oraz Wytyczne
w ramach PO KL).
Doprecyzowanie zapisów dokumentu
oraz ujednolicenie z dokumentem
Wymierzanie korekt finansowych…
(tzw. taryfikator).
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż na stronie nr 1
dokumentu „Wskaźniki procentowe do
obliczenia wartości korekty finansowej
za
naruszenia
przy
udzielaniu
zamówień
publicznych,
współfinansowanych
ze
środków
funduszy UE” w punkcie 7 zapisano,
iż: „Poniższe tabele są, na tyle o ile to
możliwe wyczerpujące. Jeżeli nie ma
możliwości
ustalenia
korekty
finansowej
za
określoną
nieprawidłowość za pomocą metody
dyferencyjnej, a nieprawidłowość ta
nie została uwzględniona w tabelach,
należy przyjąć wskaźnik procentowy
odpowiadający najbliżej rodzajowo
kategorii naruszenia”.
W związku z powyższym ww.
dokument wyraźnie wskazuje, iż
w pierwszej kolejności stosowana
powinna być metoda dyferencyjna,
następnie
zapisy
taryfikatora,
a ostatecznie wskaźnik procentowy
odpowiadający najbliżej rodzajowo
94
kategorii naruszenia.
126
127
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
beneficjenta
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
beneficjenta
Poprawność
stosowania
zasady konkurencyjności:
Poprawa zapisu.
Uprzejmie informuję, iż IZ PO KL
skoryguje oczywistą omyłkę pisarską.
Do poprawy zapis: „wykaz
ofert, które wpłynęły w
odpowiedzi na zapytanie
ofertowe
wraz
ze
wskazaniem daty wpływu
oferty od (powinno być „do”)
beneficjenta
oraz
z
podaniem danych z ofert,
które stanowią odpowiedź
na kryteria oceny ofert.”
Punkt
6 – Poprawność
udzielania
zamówień
publicznych, ppkt:
Czy
beneficjent
posiada
kompletny
protokół postępowania
o
udzielenie
zamówienia
publicznego
proponuje
uszczegółowić:
Uwaga uwzględniona
Doprecyzowanie zapisów dokumentu.
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL sformułowanie
„kompletny
protokół”
jest
jednoznaczne i oznacza, iż protokół
ten powinien zawierać wszystkie
treści wymagane ustawą Prawo
zamówień publicznych.
się
Czy
beneficjent
posiada
kompletny,
protokół postępowania
o
udzielenie
zamówienia
publicznego,
tj. czy
protokół ten zawiera
wymagane
elementy
95
określone w art. 96 uzp.
128
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
5.2 Kontrola na miejscu •
projektu Pkt 5.2.2 Wizyta
monitoringowa
Zapis (…) oraz kontrole •
w miejscu realizacji
usługi zastąpić: (…) w
•
miejscu
realizacji
działań
(szkolenia/warsztaty
/konferencje lub inne).
•
Propozycja
zmiany
zapisu:
„zakres
tematyczny
szkolenia/warsztaty/
•
konferencji jest zgodny
z
zatwierdzonym
wnioskiem
o •
dofinansowanie
realizacji projektu” na
zapis
„zakres
udzielonego wsparcia
jest
zgodny
z
zatwierdzonym
wnioskiem
o
dofinansowanie
realizacji projektu”,
•
Ponadto
propozycja
usunięcia
wyrazu
„szkoleniowe”
z
następującego zapisu:
„uczestnicy otrzymują
materiały szkoleniowe,
które są oznakowanie
zgodnie z zasadami
informowania
i promowania projektów
Proponujemy
wyraz
„usługi”
zastąpić wyrażeniem działania.
Uzasadnienie:
W ramach projektów PO KL
• IZ PO KL nie widzi uzasadnienia
wizyty
monitoringowe
w
zaproponowanej
zmianie
przeprowadzane są nie tylko w
nazewnictwa
z
„usługi”
na
trakcie szkoleń/ warsztatów lub
„działania”;
konferencji,
lecz
również
m.in. w punktach porad prawnych • IZ PO KL dokona zmiany zapisu
lub
przedszkolach/żłobkach
„zakres
tematyczny
powstałych w ramach projektu.
szkolenia/warsztaty/
konferencji
jest zgodny z zatwierdzonym
Uczestnicy projektów otrzymują
wnioskiem
o
dofinansowanie
nie tylko materiały szkoleniowe.
realizacji
projektu”
na
W
ramach
zawartych
z
zaproponowany przez IP zapis
wykonawcami umów konieczna
„zakres udzielonego wsparcia jest
jest weryfikacja realizacji umów
zgodny
z
zatwierdzonym
nie tylko w zakresie osobogodzin.
wnioskiem
o
dofinansowanie
realizacji projektu”;
•
IZ PO KL dokona usunięcia
z treści
zapisu:
uczestnicy
otrzymują materiały szkoleniowe,
które są oznakowanie zgodnie
z zasadami
informowania
i promowania projektów w ramach
PO KL”, wyrazu „szkoleniowe”,
gdyż
wszystkie
materiały
przygotowywane
w
ramach
projektu powinny być odpowiednio
oznakowane;
•
Zapis
dotyczący
weryfikacji
umowy na realizację usługi
zostanie
zmieniony
zgodnie
96
w
PO KL”,
•
129
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
5.2.1.
Kontrola
siedzibie beneficjenta
w
ramach
z propozycją IP.
Propozycja
zmiany
zapisu:
„beneficjent
posiada
dokumenty
potwierdzające
zrealizowanie
usługi
zgodnie
z
liczbą
osobogodzin zawartą w
umowie
z
wykonawcą
na
realizację usługi” na
następujący:
„beneficjent
posiada
dokumenty
potwierdzające
zrealizowanie
usługi
zgodnie
z
umową
zawartą
z wykonawcą, w tym np.
w
zakresie
liczby
osobogodzin.”
Niespójna punktacja przy
wyliczeniu
obszarów
podlegających kontroli
Wprowadzenie jednolitej numeracji
wpłynie na przejrzystość zapisów.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL skoryguje oczywistą omyłkę
redakcyjną.
Dla
dwóch
pierwszych
obszarów
przyjęto
punktację w formacie 1., 2.:
1. Prawidłowość
finansowych
rozliczeń
2. Kwalifikowalność
wydatków dotyczących
personelu projektu,
podczas gdy do kolejnych
97
obszarów
kontroli,
począwszy od Sposobu
rekrutacji
uczestników,
zastosowano punktory (•).
Niekonsekwencja
w
numeracji pojawia się też w
obszarze
„Poprawność
udzielania
pomocy
publicznej”.
130
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
5.2.1.
Kontrola
w
W zdaniu:
„W przypadku wydatków
rozliczanych ryczałtem w
ramach
kosztów
bezpośrednich kontrolujący
weryfikują
dokumentację
potwierdzającą
stopień
wykonania
rezultatów/produktów/zadań
uzgodnionych
w zatwierdzonym wniosku o
dofinansowanie projektu”
Celem uzupełnienia tego zdania jest
zachowanie spójności z zapisami
„Zasad finansowania”, w których
określono, że w przypadku kontroli
projektów rozliczanych na podstawie
kwot ryczałtowych weryfikacji podlega
dokumentacja wskazana w umowie o
wskazane
byłoby
uzupełnienie o zapis:
Uwaga uwzględniona
Uzasadnienie:
IZ PO KL uzupełni wskazany zapis
w następujący sposób:
W przypadku wydatków rozliczanych
ryczałtem
w
ramach
kosztów
bezpośrednich kontrolujący weryfikują
dokumentację potwierdzającą stopień
wykonania
uzgodnionych
w
zatwierdzonym
wniosku o dofinansowanie projektu
i zgodnych z dokumentacją wskazaną
w umowie o dofinansowanie projektu.
„w
szczególności
dokumentację wskazaną
w
umowie
o
131
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
projektu
Kontrola
na
miejscu
projektu obejmuje kontrolę
oraz kontrolę
w miejscu realizacji usługi
Ze względu na realizację projektów w
danym
województwie
przez
beneficjentów z innych województw
(często
z
bardzo
odległych
miejscowości), w przypadku kontroli
po zakończeniu działań w projekcie i
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL biuro projektu
powinno funkcjonować przynajmniej
do
momentu
zatwierdzenia
98
(wizytę monitoringową).
132
133
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Mazowieckie
go
w Warszawie
Rozdział 5
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 5.2.1 dot. zapewnienia
właściwej ścieżki audytu
Pkt 5.2
Ppkt 5.2.1
likwidacji biura projektu lecz przed
zatwierdzeniem końcowego WBoP
powinna być dopuszczona możliwość
(wg uznania IP/IP2 ) kontroli w
siedzibie jednostki kontrolującej w
oparciu o kompletną dokumentację
projektu
dostarczoną
przez
beneficjenta. Możliwość taka powinna
również
dotyczyć
kontroli
po
zakończeniu realizacji projektu.
W
obszarze
kontroli
udzielania
zamówień
publicznych/
stosowania
zasady
konkurencyjności
dodano
zapis
iż,
„Weryfikacji
podlega
udzielił
zamówienia
podmiotom powiązanym z
nim
osobowo
lub
kapitałowo”,
który
nie
znajduje odzwierciedlenia w
Liście sprawdzającej do
kontroli na miejscu projektu.
Zapis jest bardzo ogólny, brak
informacji na czym polegać miałaby
weryfikacja
zaistnienia
powiązań
osobowych/kapitałowych
pomiędzy
zamawiającym
a wykonawcą oraz w oparciu o jakie
dokumenty/dowody, w kontekście
posiadanych upoważnień, należy
weryfikować ten obszar.
Postuluje się wskazanie
definicji
ścieżki
audytu
analogicznie do wskazanej
w pkt 4.2.
Powtórzenie definicji pozwoli uniknąć
problemów
interpretacyjnych
odnośnie
zasad
i
obowiązku
zapewnienia ścieżki audytu przez
Beneficjentów w przypadku kontroli w
siedzibie Beneficjenta.
końcowego wniosku o płatność.
Ponadto jeśli dokumentacja zostałaby
dostarczona do siedziby jednostki
kontrolującej nie można byłoby uznać,
iż jest to kontrola na miejscu realizacji
projektu (tylko na dokumentach).
Jednakże, każdy przypadek należy
rozpatrywać
indywidualnie
i odstępstwa
odpowiednio
dokumentować.
Uzasadnienie:
patrz pkt 114
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL definicja ścieżki
audytu zawarta w Zasadach kontroli
(rozdział
5.2.1
pkt
13)
jest
wystarczająca. Ponadto zauważyć
należy, iż ścieżka audytu w ramach
kontroli systemowej i kontroli projektu
jest inna i ma trochę inne znaczenie.
99
134
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
5.2.1,
Poprawność
stosowania
zasady
konkurencyjności
Należy dodać klauzulę:
„Weryfikacja poprawności
stosowania
zasady
konkurencyjności
nie
dotyczy kosztów objętych
stawkami jednostkowymi i
kwotami ryczałtowymi.”
Wnioskodawca nie ma obowiązku
dokumentowania spełniania zasady
konkurencyjności
w
przypadku
kosztów
objętych
stawkami
jednostkowymi
i
kwotami
ryczałtowymi.
Uzasadnienie:
IZ PO KL uprzejmie informuje, iż
zgodnie z zapisami Zasad kontroli
w ramach PO KL, w przypadku
wydatków rozliczanych ryczałtem
w ramach kosztów bezpośrednich
kontrolujący weryfikują dokumentację
potwierdzającą stopień wykonania
uzgodnionych
w
zatwierdzonym
wniosku o dofinansowanie projektu
i zgodnych z dokumentacją wskazaną
w umowie o dofinansowanie projektu.
W związku z powyższym w opinii IZ
PO KL nie jest konieczne, aby
dodawać informację, iż weryfikacja
poprawności
stosowania
zasady
konkurencyjności nie dotyczy kosztów
objętych stawkami jednostkowymi
i kwotami ryczałtowymi, gdyż wynika
to
z
zapisów
umowy
o dofinansowanie projektu.
Ponadto
uprzejmie
informuję,
iż przedmiotowa kwestia została
szczegółowo wyjaśniona w FAQ,
który jest dostępny w Bazie Wiedzy
i zostanie również doprecyzowana
w ramach Zasad finansowania PO
KL.
135
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
5.2.1,
Poprawność
udokumentowania
rozeznania
rynku
w
Należy dodać klauzulę:
„Weryfikacja poprawności
rozeznania rynku
w
Wnioskodawca nie ma obowiązku
dokumentowania spełniania zasady
efektywnego zarządzania finansami w
przypadku
kosztów
objętych
Uzasadnienie:
j.w.
100
136
a
Lubelskiego
w Lublinie.
których
nie
mają
zastosowania
zapisy
ustawy PZP i zasady
konkurencyjności.
których
nie
mają
zastosowania
zapisy
ustawy PZP i zasady
konkurencyjności
nie
dotyczy kosztów objętych
stawkami jednostkowymi i
kwotami ryczałtowymi.”
stawkami jednostkowymi i kwotami
ryczałtowymi.
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 4.2 w odniesieniu do
zakresu kontroli
Zgodnie
z Zaleceniami
pokontrolnymi
nr
systemowej
IZ
POKL
zakres kontroli o obowiązek
weryfikowania
podczas
kontroli stanu wdrożenia
Zaleceń
pokontrolnych
wydanych
w
ramach
poprzednich kontroli
zapewnienie
spójności
konsultowanych zmian dokumentu ze
stanowiskiem IZ POKL wyrażonym w
ramach kontroli systemowej oraz
Zaleceniach
pokontrolnych
nr
12/POKL/2012, tak aby zapisy listy
sprawdzającej były spójne z treścią
Informacji
- 5.2.1 w odniesieniu do
zakresu kontroli
- 8.2 w odniesieniu do
zakresu kontroli
Uzasadnienie:
Zgodnie z treścią Zasad kontroli
w ramach PO KL Instytucje, które
wydały Zalecenia pokontrolne są
zobowiązane do weryfikacji, czy
Zalecenia te zostały wdrożone przez
jednostkę kontrolowaną. Weryfikacja
ta
może
być
dokonana
na dwa sposoby:
poprzez
weryfikację
odpowiednich
dokumentów
w siedzibie jednostki kontrolującej
- jednostka kontrolowana przesyła
do
instytucji
kontrolującej
informacje
bądź
dokumenty
poświadczające
wdrożenie
Zaleceń pokontrolnych. Jeżeli
informacje
w ten
sposób
uzyskane są w ocenie instytucji
kontrolującej
wiarygodne
i wystarczające
do
tego
by
uznać,
że
Zalecenia
pokontrolne zostały wdrożone,
jednostka
kontrolująca
poprzestaje
na
tym
etapie
monitoringu,
101
poprzez kontrolę sprawdzającą
na
miejscu
–
jednostka
kontrolująca podczas kontroli tego
samego rodzaju na miejscu
weryfikuje,
czy
Zalecenia
pokontrolne zostały wdrożone;
kontrola na miejscu w celu
weryfikacji wdrożenia Zaleceń
pokontrolnych
może
przyjąć
formę odrębnej kontroli, bądź
stanowić część innej kontroli tego
samego rodzaju realizowanej
przez
instytucję
kontrolującą
w danej jednostce.
Decyzję dotyczącą trybu weryfikacji
wdrożenia Zaleceń pokontrolnych
podejmuje
kierownik
jednostki
kontrolującej, biorąc pod uwagę
charakter Zaleceń pokontrolnych.
137
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
5.2.1
–
dot.
„Poprawności stosowania
zasady konkurencyjności”
Należy wprowadzić zakaz
dalszego podzlecania usług
lub
zapewnić
dostęp
zespołowi kontrolującemu
do wszystkich dokumentów
związanych z faktyczną
realizacją
usługi
na
podstawie
odpowiednich
zapisów
Wytycznych
i
wzorze
umowy
o
dofinansowanie
(dokumentów
każdego
z podwykonawców, w tym
dokumentów finansowych i
umów).
W związku z tym, iż IP na podstawie
dotychczasowych
doświadczeń
zauważyła, że w ramach zasady
konkurencyjności
Wykonawcy
dokonują wielokrotnego podzlecania
usług, pojawia się wątpliwość jaka
w rzeczywistości jest cena rynkowa
usługi. Natomiast paragraf 18 wzoru
umowy o dofinansowanie nie daje
możliwości dostępu do wszystkich
dokumentów podwykonawców, a
tylko do dokumentów związanych
z realizacją projektu POKL.
Uzasadnienie:
Przedmiotowa
uwaga
nie
jest
sugestią do dokumentu Zasady
kontroli w ramach PO KL, a do
Wytycznych
w
zakresie
PO
KL,
który
to
dokument
szczegółowo reguluje kwestię zasady
konkurencyjności.
102
138
139
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
5.2.1
–
dot.
„Poprawności stosowania
zasady konkurencyjności”
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 5.2.2
dot.
przeprowadzania
monitoringowej
Zasad
wizyty
Należy stworzyć
portal
internetowy, na którym
zamieszczane
będą
wszystkie
zapytania
ofertowe zgodne z zasadą
konkurencyjności
i
wprowadzić obowiązek dla
Beneficjentów
do
zamieszczania
na
nim
wszystkich
zapytań
związanych z realizacją
projektu lub zobowiązać ich
do publikacji zapytań w
BZP
jako
ogłoszenie
nieobowiązkowe.
IP na podstawie dotychczasowych
doświadczeń
zauważyła,
że
publikacja zapytań ofertowych tylko
na stronie internetowej Beneficjenta
nie
gwarantuje
wystarczającej
konkurencyjności. Wykonawcy nie
znając Beneficjenta w ogóle dotrą do
jego
ogłoszeń,
natomiast
zamieszczanie wszystkich zapytań na
jednym
portalu
(wzorem
BZP)
ułatwiłoby Wykonawcom dotarcie do
interesujących
ich
ogłoszeń
i
zapewniłoby większą konkurencję na
rynku.
Zgodnie
z Zaleceniami
pokontrolnymi
nr
systemowej
IZ
POKL
Zasady o zapis, że w
sytuacji, gdy wyniki wizyty
monitoringowej
wskazują
na
możliwość
niezrealizowania działań w
ramach projektu w sposób
zgodny
z
umową
o
dofinansowanie
oraz
z
wnioskiem
o
dofinansowanie
IP/IP2
powinna ponowić wizytę w
innym terminie w celu
zweryfikowania, czy był to
przypadek jednostkowy, czy
jednak
projekt
jest
zapewnienie
spójności
Zaleceniach
pokontrolnych
nr
12/POKL/2012.
Uzasadnienie:
Przedmiotowa
uwaga
nie
jest
kontroli w ramach PO KL. Niemniej
jednak pragnę poinformować, iż IZ
PO
KL
prowadzi
prace
przygotowawcze do wdrożenia bazy
ofert
w
zakresie
zasady
konkurencyjności.
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż Zalecenia
Pokontrolne
każdorazowo
są
wydawane na podstawie ustaleń
z przeprowadzonej kontroli i mają
indywidualny charakter. Podstawą ich
wydania jest stan faktyczny zastany
w trakcie działań kontrolnych oraz
ustalenia
powzięte
w
trakcie
procedury kontradyktoryjnej. Ich treść
jest
zgodna
z
obowiązującym
Systemem
Realizacji
PO
KL.
W związku z powyższym, w opinii IZ
PO KL, nie ma konieczności
aktualizowania Zasad kontroli na
podstawie
każdego
Zalecenia
wydawanego na skutek kontroli.
103
realizowany niepoprawnie.
140
141
142
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
-5.2.1
Kontrola
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
-5.2.2
monitoringowa
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
5.2.2
monitoringowa
w
Weryfikacji
podlega
udzielił
zamówienia
podmiotom
powiązanym
z
nim
osobowo lub kapitałowo.
Wizyta
Weryfikacja
w
tym
przypadku
powinna
wszystkim na
sprawdzaniu
osiągnięcia
projektu, poprzez, m.in.
zbadanie
dokumentacji
realizację
zadań
(tj.
dokumentację
zdjęciową,
wypełnione
przez
uczestników).
Wizyta
Należy
doprecyzować
zapisy
Zasad
w
zakresie
stawek
jednostkowych
i ryczałtowych:
Zakres
wizyty
monitoringowej
powinien
umożliwiać ocenę jakości i
prawidłowości
realizowanej
usługi
i
Należy doprecyzować w jaki sposób
IP powinna weryfikować powiązania
osobowo-kapitałowe, w szczególności
osobowe, z uwagi na fakt, że
Beneficjenci
nie
przedstawiają
podczas kontroli dokumentacji innej
niż związana z projektem.
Podczas wizyty monitoringowej nie
ma
możliwości
sprawdzenia
osiągnięcia rezultatów i wskaźników
projektu, z uwagi na fakt, że
Beneficjent
nie
ma
obowiązku
przechowywania
kompletnej
dokumentacji projektu w miejscu
realizowania usługi, a kontrola stanu
faktycznego obejmuje jedynie część
realizowanej usługi, a co za tym idzie
nie weryfikuje osiągnięcia rezultatów
i wskaźników projektu. Proponuje się
usunięcie wskazanych zapisów lub
doprecyzowanie szczegółowo o jaką
konkretnie dokumentację chodzi.
W związku z tym, że weryfikacja
stawek jednostkowych i ryczałtowych
powinna koncentrować się przede
wszystkim
na
sprawdzaniu
osiągnięcia
rezultatów
i wskaźników projektu, poprzez, m.in.
zbadanie
dokumentacji
potwierdzającej rzeczywistą realizację
zadań (tj. dokumentację zdjęciową,
listy
obecności,
czy
ankiety
wypełnione przez uczestników), a
Uzasadnienie:
patrz pkt 114
Uwaga uwzględniona
Zapis Zasad został usunięty.
Wyjaśnienie:
W opinii IZ PO KL kontrolujący mogą
żądać podczas wizyty monitoringowej
umowy z wykonawczą. Wizyta
monitoringowa w ramach projektów
rozliczanych
kwotami
ryczałtowymi/stawkami
jednostkowymi odbywa się na takich
samych
zasadach,
jak
wizyty
w pozostałych projektach.
104
obejmować,
m.in. sprawdzenie, czy:
beneficjent
posiada
dokumenty potwierdzające
zrealizowanie
usługi
zgodnie
z
liczbą
osobogodzin zawartą w
umowie
z wykonawcą na realizację
usługi.
143
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 5.2.1 ust. 5
Jest:
„Prawidłowość
realizacji
projektów,
w
ramach
których
koszty
bezpośrednie są rozliczane
dokumentacja finansowo- księgowa
nie podlega weryfikacji w trakcie
kontroli, należy doprecyzować czy w
przypadku projektu zakładającego
rozliczanie kosztów bezpośrednich
ryczałtem
bądź
jednostkowo,
kontrolujący mogą żądać podczas
wizyty monitoringowej umowy z
wykonawcą.
Nie ma możliwości realizacji projektu,
który
jednocześnie
zakładałby
rozliczanie za pomocą obydwu
uproszczonych metod rozliczania
kosztów bezpośrednich.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL skoryguje wskazany zapis
Zasad.
ryczałtem
oraz/lub
na
podstawie
stawek
jednostkowych”
Powinno być:
Prawidłowość
realizacji
projektów,
w
ramach
których
koszty
bezpośrednie są rozliczane
ryczałtem
albo
na
podstawie
stawek
jednostkowych
144
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
- 5.2.1
Jest:
„W przypadków projektów z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej zakres
Kontrola w zakresie instrumentów
inżynierii finansowej przeprowadzana
jest w oparciu o zapisy Zasad kontroli
w ramach PO KL i obejmuje kontrolę
systemową oraz kontrolę projektów.
Natomiast z zapisu Zasad kontroli
Uzasadnienie:
W
treści
dokumentu
Zasady
wdrażania instrumentów inżynierii
finansowej w ramach PO KL, który
105
w Lublinie.
kontroli został określony w
dokumencie
Zasady
wdrażania
instrumentów
inżynierii
KL.”
Powinno być:
wynika, iż projekty o których mowa
kontrolowane są na podstawie
odrębnie określonych reguł, a co za
tym idzie, że Zasady kontroli nie mają
do nich de facto zastosowania.
Wobec tego proponuję zmianę
brzmienia
zaproponowaną
w
kolumnie obok.
szczegółowo
określa
wszelkie
kwestie
związane
z
realizacją
projektów instrumentów inżynierii
finansowej,
w
rozdziałach
dotyczących
kontroli
zawarto
informację, iż co do zasady kontrole
te prowadzone są na podstawie
Zasad kontroli w ramach PO KL.
Niemniej jednak projekty te są na tyle
specyficzne, iż IZ PO KL postanowiła
zawrzeć szczegółowe informacje
odnośnie ich kontroli w ww.
dokumencie dotyczącym inżynierii
finansowej. W związku z powyższym
uznać należy, iż oba te dokumenty są
spójne i nie ma konieczności
wprowadzania zmian w przytoczonym
przez IP fragmencie Zasad kontroli.
Wypełnienie wymogów ww zapisu
wymaga
kontroli
dokumentacji
projektu w siedzibie beneficjenta, co
wykracza
poza
zakres
wizyty
monitoringowej.
Uwaga uwzględniona
W przypadków projektów z
zakresu
wdrażania
instrumentów
inżynierii
finansowej w kwestiach
nieuregulowanych
w
niniejszym
dokumencie
zastosowanie mają Zasady
wdrażania
instrumentów
inżynierii
KL.
5.2.2 Wizyta
monitoringowa (str.17)
145
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Kielcach
Dodany zapis nakazuje w
trakcie
wizyty
monitoringowej
skoncentrowanie uwagi na
sprawdzeniu
osiągnięcia
rezultatów
i
wskaźników
projektu
poprzez m. in. zbadanie
dokumentacji
realizację zadań.
IZ PO KL usunęła zapis z treści
aktualizowanych Zasad.
Wizyty monitoringowe form wsparcia
realizowane w ramach projektów,
przeprowadzane są najczęściej poza
siedzibą biura projektu i dotyczą
jednej konkretnej formy wsparcia.
Kontrola
wskazanego
obszaru
możliwa
jest
podczas
kontroli
planowej,
w
miejscu
realizacji
projektu.
106
146
MJWPU
WKP-P
5.2.1 – przypis 8, s.13
Dotyczy
zapisu:
„W
uzasadnionych
przypadkach
(dotyczy
projektów, w których liczba
uczestników projektu sięga
kilku/kilkudziesięciu
tysięcy),
próba
dla
weryfikacji kwalifikowalność
uczestników projektu może
zostać
ustalona
na
odpowiednio
niższym
poziomie…”
Sugeruje
się
doprecyzowanie
zastosowanych wyrazów „sięga” oraz
„kilku”. Brak określonego liczebnika w
pytaniu
prowadzi
do
dowolnej
interpretacji wyznaczenia poziomu
liczebności próby.
Wnosi
się
o
doprecyzowanie zapisu ze
wskazaniem
dokładnego
poziomu
liczby
uczestników, od którego
możliwe jest zmniejszenie
próby.
147
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Kontroli na miejscu w
siedzibie
beneficjenta
podlegają w szczególności
następujące obszary:
2.Punkt 1, str. 11-16
1. Prawidłowość
rozliczeń
finansowych
……………………
…
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL nie ma
konieczności doprecyzowania liczby
uczestników projektu, od której
kontrolujący
mają
możliwość
zmniejszenia próby do kontroli.
W przypadku projektów, w ramach
których liczba uczestników sięga
tysięcy osób to Zespół kontrolujący,
biorąc pod uwagę swoją liczebność
oraz
czas
trwania
czynności
kontrolnych, powinien samodzielnie
ocenić, jak dużą próbę ma możliwość
skontrolować. Dodać należy, iż próba
ta powinna być w miarę możliwości
reprezentatywna.
Uwaga uwzględniona
redakcyjną.
2. Kwalifikowalność
wydatków
dotyczących
personelu projektu,
w
tym,
m.in.:
……………………..
107
•
Sposób
uczestników
……….. .
rekrutacji
Projektu
Pierwsze
dwa
obszary
kontroli są numerowane, a
reszta obszarów kontroli
jest oznaczana za pomocą
punktorów.
148
149
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Krakowie
5.2.2
monitoringowa
Wizyta
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a Opolskiego
Pkt 5.2.2 Podczas wizyty
monitoringowej instytucja
kontrolująca
powinna
również przeprowadzić
wywiad/ankietę
z
uczestnikiem projektu w
celu poznania jego opinii
na temat realizowanej
W przypadku projektów
kwot
ryczałtowych,
jak
również
zwierających
wydatki
rozliczane
stawkami jednostkowymi,
wizyty
monitoringowe
odgrywają
szczególnie
ważną rolę.
Omyłka pisarska. Należy poprawić
słowo „zawierających”.
Należy określić, iż ankieta
powinna
zostać
przeprowadzona
wśród
uczestników
projektu,
możliwie
z
podaniem
wymaganej
minimalnej
wielkości próby (np. 5%).
Obecne brzmienie zapisu sugeruje, iż
wystarczające jest przeprowadzenie
jednej ankiety.
Wojewódzki
Urząd Pracy
2.Punkt 1, str. 15.
Pkt
9
–
Formularz
informacji przedstawionych
Dostosowanie
do obowiązującego
nazewnictwa Formularza
pisarską.
Uzasadnienie:
IZ PO KL skoryguje zapisy Zasad
odnośnie przeprowadzenia ankiety
poprzez określenie, iż „podczas
wizyty
monitoringowej
instytucja
kontrolująca
powinna
również
przeprowadzić
wywiad/ankietę
z uczestnikami projektu.
usługi, w tym jej jakości,
oraz zweryfikowania, czy
wie,
iż
jest
ona
współfinansowana z EFS.
150
Uwaga uwzględniona
Uwaga uwzględniona
IZ
PO
KL
zaktualizuje
nazwę
108
w Gdańsku
przy ubieganiu się o pomoc
inną niż pomoc de minimis
lub pomoc de minimis w
rolnictwie lub rybołówstwie.
przedmiotowego
formularza
na
obecnie obowiązującą, tj. Formularz
informacji
przedstawianych
przy
ubieganiu się o pomoc inną niż
pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie,
pomoc de minimis lub pomoc de
minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
Zmiana:
Formularz
informacji
przedstawionych
przy
ubieganiu się o pomoc inną
niż pomoc w rolnictwie lub
rybołówstwie.
151
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
5
Kontrole
projektów,
podrozdział
5.1.1
Weryfikacja
wniosków o płatność.
Proponuje
się
dodanie
zapisu:
„W
przypadku
przejęcia od innej instytucji
weryfikacji wniosków o
płatność - w sytuacji
wystąpienia wątpliwości co
do
prawidłowego
rozliczenia wydatków w
ramach
zatwierdzonych
wniosków
o
płatność,
opiekun
projektu
ma
możliwość zwrócenia się do
Beneficjenta
o przekazanie dokumentów
stanowiących
podstawę
poniesionych wydatków. Na
podstawie
tych
dokumentów możliwe jest
przeprowadzenie ponownej
weryfikacji wniosków o
płatność i zmiana decyzji
Uregulowanie
kwestii,
która
dotychczas nie była przedmiotem
zapisów dokumentu, odnoszącej się
do przypadku przejęcia procesu
weryfikacji wniosków o płatność w
trakcie realizacji projektów przez IP.
Uzasadnienie:
Przedmiotowa
uwaga
nie
jest
kontroli
w
ramach
PO
KL.
Ewentualnie przedmiotowa uwaga
powinna być zgłoszona w ramach
procesu
aktualizacji
Zasad
finansowania w ramach PO KL.
109
dotyczącej
wysokości
wydatków uznanych za
kwalifikowalne.”
Wprowadzony zapis
ogólny charakter.
Ponadto IZ/IP/IP2 mogą
zlecać kontrole projektów
przy
zachowaniu
odpowiedniego
nadzoru
nad działaniami kontrolnymi
wykonawcy.
152
Deloitte
5. Kontrola projektów
Rekomendacja:
sugerujemy
uzupełnienie
opisu o informacje nt.
zasad wyboru wykonawcy,
stawianych wymagań oraz
doprecyzowanie określenia
‘odpowiedni nadzór nad
działaniami
kontrolnymi
wykonawcy’.
ma
bardzo
Brak
uszczegółowienia
podstawowych kwestii prowadzić
może do istotnych utrudnień w
realizacji projektów - prowadzenie
działań
przez
zleceniobiorców
nieposiadających ściśle określonych
kompetencji i odpowiedzialności.
Określenie
szczegółowych
obowiązków
w
zakresie
świadczonych usług, do których
zobowiązani
będą
zewnętrzni
wykonawcy, zapewni wysoką jakość
prowadzonych działań kontrolnych,
dających pełny obraz poziomu
Brak określenia wymagań prowadzić
może do zlecenia działań kontrolnych
podmiotom bez stosownej wiedzy i
doświadczenia
w
zakresie
wytycznych
i
zasad
realizacji
projektów w ramach POKL, co rodzi
obawę w zakresie niewłaściwego
przeprowadzenia
kontroli,
braku
możliwości weryfikacji poprawności
prowadzonych działań kontrolnych
Uzasadnienie:
Uprzejmie
informuję,
iż
wybór
wykonawcy
każdorazowo,
w zależności od szacowanej wartości
usługi,
podlega
prawodawstwu
krajowemu (ustawa Prawo zamówień
publicznych)
lub
zasadzie
konkurencyjności
(jest
ona
szczegółowo
unormowana
PO KL). Instytucje wdrażające PO KL
są zobowiązane do stosowania obu
tych
dokumentów.
W
związku
z powyższym IZ PO KL nie widzi
zasadności w uszczegóławianiu tego
zapisu w Zasadach kontroli w ramach
PO KL.
Wszelkie
wymagania
wobec
wykonawcy
są
w
związku
z powyższym
określane
w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia oraz/lub w Opisie
Przedmiotu Zamówienia.
Ponadto patrz pkt 105.
110
oraz uchybień i nieprawidłowości.
Z doświadczeń zgłaszającego uwagi
wynika, że w przypadku zlecania
usług
kontrolnych
podmiotom
zewnętrznym istnieje duże ryzyko, iż
kontrola prowadzona jest w sposób
nieefektywny (protokół pokontrolny
nie odzwierciedla stanu faktycznego,
co znacznie wydłuża cały proces
kontroli).
5. Kontrole projektów (s.8
– przypis 5)
153
DWUP
Dotyczy
zapisu:
W
przypadku
stwierdzenia
błędu w ocenie projektu,
mającego
wpływ
na
kwalifikowalność wydatków
w ramach PO KL (np.
zatwierdzenie
do
dofinansowania
typów
projektów/grup docelowych,
które nie zostały wskazane
w Szczegółowym Opisie
Priorytetów PO KL), o ile
projekt jest realizowany
zgodnie z treścią wniosku o
jego
dofinansowanie,
odpowiedzialnością
finansową z tego tytułu
obciążona jest IP/IP2, która
zatwierdziła
projekt
do
realizacji.
Wskazany
zapis
jest
często
nadinterpretowany
przez
beneficjentów
i
pod
kategorię
nieprawidłowości, za które winna być
odpowiedzialna IP/IP2 podciągana
jest większość uchybień w zakresie
racjonalności
i
efektywności
wydatków
stwierdzanych
w toku kontroli,
będącej
elementem,
mającym
eliminować słabości etapu oceny
projektu. Jako przykład można
wskazać
sytuację,
w
której
zaplanowany dla personelu wymiar
czasu pracy jest nieadekwatny do
rzeczywistego obciążenia i ilości
faktycznego
czasu
pracy
niezbędnego do realizacji zadań.
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL przedmiotowy
zapis jest wystarczająco precyzyjny.
Ponadto zauważyć należy, iż zgodnie
z
Wytycznymi
w
zakresie
PO KL każdy wydatek ponoszony
w trakcie realizacji projektu powinien
być efektywny i racjonalny.
W opinii IW (IP2) zapis
sformułowany
w
sposób
mało
111
transparentny.
5. Kontrole
(s.9)
154
projektów
DWUP
Dotyczy zapisu: Ponadto
IZ/IP/IP2
mogą
zlecać
kontrole
projektów
przy
zachowaniu
odpowiedniego nadzoru
nad
działaniami
Brak dokładniejszych ustaleń co do
sposobu nadzoru może powodować
nieścisłości
i
zaniedbania
w
przedmiotowym
obszarze,
stosowanie niejednolitych standardów
wobec nadzoru nad działaniami
wykonawcy, a tym samym może
powodować
znaczne
ryzyko
wystąpienia błędów w toku procesu
kontroli.
Przydatnym
było
by
określenie minimalnego standardu,
pozwalającego
na
zachowanie
odpowiedniego poziomu nadzoru.
Brakuje numeracji przy
podrozdziale
Kontrola
dokumentacji projektu –
powinno być 5.1.
Poprawa zapisu.
Uwaga uwzględniona:
Uzupełnić zapis: „Ponadto
IZ/IP/IP2
mogą
zlecać
kontrole
wykonawcy
zewnętrznemu
przy
zachowaniu odpowiedniego
nadzoru nad działaniami
kontrolnymi wykonawcy.”
Treść zapisu w żaden sposób nie
określa
zakresu
nadzoru
oraz
odpowiedzialności
za
błędy/uchybienia
w
ustaleniach
takich
działań
kontrolnych.
Nie
definiuje
też
kwalifikacji podmiotów, które mogłyby
te kontrole przeprowadzać.
Nieprecyzyjny,
zapis
dotyczący nadzoru nad
działaniami
kontrolnymi
wykonawcy
Nie wskazano na czym polegać ma
nadzór nad działaniami kontrolnymi
wykonawcy w przypadku zlecenia
przez IZ/IP/IP2 kontroli projektów
W opinii IW (IP2) sposób
nadzoru został określony w
sposób niewystarczający.
155
156
157
Ministerstwo
Pracy
i
Polityki
Społecznej,
Departament
Wdrażania
EFS
Rozdział
projektów
Wojewódzki
Urząd Pracy
w
Opolu
IW/IP2
Rozdział
5
Kontrole
projektów,
str.
9
drugi akapit
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
5
Kontrole
Rozdział 5 sekcja 1
Uzasadnienie:
patrz pkt 105 i 152
redakcyjną.
Uzasadnienie:
Patrz pkt 105, 152 i 154
Uzasadnienie:
112
a
Mazowieckie
go
w Warszawie
158
DKN KPRM
w przypadku zlecenia przez
IZ/IP/IP2 kontroli projektów
podmiotowi zewnętrznemu.
podmiotowi
zewnętrznemu.
Nie
określono narzędzi nadzoru lub
granicy/poziomu
odpowiedzialności
za poszczególne czynności kontrolne
i pokontrolne jakie ponosi podmiot
zewnętrzny i instytucja zlecająca, w
szczególności która ze stron wydaje
zalecenia pokontrolne.
Należy doprecyzować:
Nie jest jasne, co oznacza termin
„zachowanie
odpowiedniego
nadzoru”? w jakich przypadkach IZ
może uznać, że IP/IPII nie zapewniła
odpowiedniej organizacji IP/IPII (np.
etaty, procedury, zadania) w celu
realizacji zadań w ramach POKL
przez samą jednostkę (np. uznanie że
IP/IPII
nie
ma
odpowiedniego
potencjału do realizacji kontroli)?
−
Ponadto IZ/IP/IP2 mogą
zlecać kontrole projektów −
wykonawcy
zewnętrznemu przy
zachowaniu
odpowiedniego nadzoru
nad
działaniami
na czym ma polegać
odpowiedni nadzór”
jakie
będą
konsekwencje uznania,
że
nadzór
jest
nieodpowiedni
(np.
zobowiązanie
IP/IP2
przez
IZ
do
przeprowadzenia
ponownej
kontroli?
Przez kogo?
−
jakie działania w celu
oceny tego nadzoru
może podjąć IZ wobec
IP/IP2
−
w jakich okolicznościach
IP/IP2 może zlecać
kontrole na zewnątrz:
czy
np.
posiadanie
przez IP/IP2 własnych
służb kontroli nie będzie
przeszkodą do takiego
zlecenia
Patrz pkt 105, 152 i 154
Uzasadnienie:
Patrz pkt 105, 152 i 154
Czy IP/IPII będzie musiała zapewnić
odpowiednie procedury (w tym
uzasadnienie) w przypadku zlecania
kontroli projektów?
113
159
DKN KPRM
Zapis:
Prawidłowo
przeprowadzona kontrola
na
miejscu
powinna
również rekompensować
ewentualne
braki
i
słabości występujące na
etapie wyboru projektów.
IP oraz IP 2 powinny
zapewnić
odpowiednią
jakość kontroli projektów
na
miejscu
oraz
wykrywalność
występujących w trakcie
ich
realizacji
uchybień/nieprawidłowoś
ci
Należy
doprecyzować
zapisy
dotyczące
rekompensowania braków
na etapie wyboru projektu.
Zapis dotyczący rekompensowania
braków i słabości jest nieprecyzyjny.
W
jako sposób kontrola ma
kompensować
proces
wyboru
projektów? Czy należy podważać
wcześniejsze decyzje ten samej
instytucji, która wybrała projekt (m.in.
korzystając z ekspertów w danej
dziedzinie przy ocenie wniosku)?
Ponadto co oznacza sformułowanie
„odpowiednią jakość kontroli”? W jaki
sposób dokonywana będzie ocena
efektywności/skuteczności realizacji
tych wymogów?
Ocena „odpowiednią jakość kontroli”
jest wyjątkowo uznaniowa. Zatem IZ
powinna stworzyć mierniki/wskaźniki i
wskazówki dotyczące rozumienia
tego
pojęcia
i
prawidłowego
stosowania.
Uzasadnienie:
Celem kontroli jest zweryfikowanie
poprawności
realizacji
projektu.
W związku z powyższym kontrolujący
mają
obowiązek
wykazania
w Informacji Pokontrolnej wszelkich
nieprawidłowości jakie stwierdzili
w trakcie
czynności
kontrolnych.
Podkreślić
należy,
iż
Lista
sprawdzająca (zarówno do kontroli
projektu na miejscu jak i do kontroli
systemowej)
zawiera
pytanie
dotyczące zgodności projektu ze
Szczegółowym Opisem Priorytetów
(SzOP). W przypadku stwierdzenia, iż
realizowany projekt jest niezgodny
z SzOP
instytucja,
która
przeprowadza kontrolę ma obowiązek
uznać go za niekwalifikowalny.
Jednocześnie podkreślić należy, iż
całość odpowiedzialności, w takiej
sytuacji, leży po stronie instytucji,
która wybrała dany projekt do
dofinansowania (zapis taki znajduje
się w Zasadach kontroli).
W
odniesieniu
do
kwestii
doprecyzowania
terminu
„odpowiednia jakość kontroli” IZ PO
KL pragnie wyjaśnić, iż wymóg ten
będzie spełniony w sytuacji, gdy
kontrola zostanie przeprowadzona
zgodnie z treścią Zasad kontroli, które
szczegółowo
regulują
sposób
prowadzenia działań kontrolnych.
114
160
DKN KPRM
W
przypadku
stwierdzenia błędu w
ocenie
projektu,
mającego
wpływ
na
kwalifikowalność
wydatków w ramach PO
KL (np. zatwierdzenie do
dofinansowania
typów
projektów/grup
docelowych, które nie
zostały wskazane
Należy doprecyzować, kto i
w jakim trybie będzie
dochodził
odpowiedzialności
finansowej IP/IP2 za nie
kwalifikowalność wydatku,
zgodnego z wnioskiem o
dofinansowanie. Jaka rolę
w tym procesie mają mieć:
IZ, służby kontroli, oraz
IP/IP2 .
w Szczegółowym Opisie
Priorytetów PO KL), o ile
projekt jest realizowany
zgodnie z treścią wniosku
o jego dofinansowanie,
odpowiedzialnością
finansową z tego tytułu
obciążona jest IP/IP2,
która
zatwierdziła
projekt
Należy podkreślić, że może zaistnieć
ryzyko, że w ww. przypadku IP/IPII
nie będzie weryfikować/korygować
wniosków
o
dofinansowanie
i
płatność w oparciu o wyniki kontroli
celem
zapewnienia
jednolitego
stanowiska
danej
instytucji
i
pierwotnych
decyzji
podjętych
podczas procesu wyboru projektów
(przyjmując jednocześnie ryzyko, że
ten wydatek nie znajdzie się w próbie
dokumentów do kontroli systemowej).
do realizacji.
161
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział
2.Pkt 2
Str. 17
5.Podrozdział
Zapis
nieprecyzyjny.
Czy
w
przypadku uznania w wyniku kontroli,
że wydatek jest niekwalifikowany (np.
stwierdzenie, że wydatek nie spełnia
wymogu efektywnego zarządzania
finansami, co w wielu przypadkach
może być oceną uznaniową) a został
zawarty
we
wniosku
o
dofinansowanie kontrolujący powinni
informować jednostkę odpowiedzialną
za
przyjęcie
wniosku
o
dofinansowanie o tym fakcie? Kto
będzie dochodził odpowiedzialności
finansowej z tytułu potencjalnej nie
kwalifikowalności.
Dane dotyczące wyników
wizyty
monitoringowej
należy wprowadzić do KSI
SIMIK 07-13 odrębnie od
wyników kontroli w siedzibie
beneficjenta.
Brak
określenia
momentu
wprowadzenia danych do KSI SIMIK
07-13
Uzasadnienie:
Patrz pkt 159
Ponadto
uznać
należy,
iż
niezgodność projektu z SzOP jest
najczęściej stwierdzana w trakcie
kontroli systemowych. W związku
z powyższym IZ oraz IP zobowiązane
są do rzetelnej weryfikacji tej kwestii
w trakcie prowadzonych czynności
kontrolnych.
W odniesieniu do kwestii dążenia
IP/IP2 do zapewnienia jednolitego
stanowiska danej instytucji uprzejmie
informuję,
iż
kontrolujący
są
zobowiązani
do
rzetelnego
i uczciwego
przeprowadzenia
czynności
kontrolnych
i
ujęcia
w dokumentacji
pokontrolnej
wszelkich uchybień stwierdzonych
w trakcie kontroli.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL wprowadzi zaproponowany
zapis do dokumentu.
115
Propozycja:
Dane dotyczące wyników
wizyty
monitoringowej
SIMIK 07-13 odrębnie od
wyników kontroli w siedzibie
beneficjenta, niezwłocznie
po otrzymaniu podpisanej
przez
beneficjenta
Informacji pokontrolnej lub
informacji
o
odmowie
podpisania
II
wersji
informacji.
162
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Rozdział 5.Podrodział 4
Str. 18
Dane dotyczące kontroli na
miejscu na zakończenie
projektu należy wprowadzić
do KSI SIMIK
07-13
odrębnie, niezwłocznie po
otrzymaniu
podpisanej
przez
beneficjenta
informacji o odmowie jej
podpisania.
Ujednolicenie
momentu
07-13
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL wprowadzi zaproponowany
zapis do dokumentu.
Propozycja:
Dane dotyczące kontroli na
miejscu na zakończenie
projektu należy wprowadzić
do KSI SIMIK
07-13
odrębnie, niezwłocznie po
otrzymaniu
podpisanej
przez
beneficjenta
informacji
o
odmowie
podpisania
II
wersji
116
informacji.
163
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
5.4
Kontrole
na
zakończenie
realizacji
projektu
Nieprecyzyjny zapis „W
przypadku, gdy w ramach
projektu prowadzona była
kontrola
zarówno
na
dokumentach, jak i kontrola
na miejscu jego realizacji
wówczas w KSI SIMIK 0713 rejestrowane są obie te
kontrole
w
ramach
oddzielnych Kart kontroli”
Na podstawie przytoczonego zapisu
trudno jednoznacznie stwierdzić, czy
chodzi
o
jedną
kontrolę
na
dokumentacji, której elementem może
być również kontrola na miejscu, czy
też chodzi o dwie odrębne kontrole,
które mogą być przeprowadzone w
różnym odstępie czasowym.
Uzasadnienie:
wyróżniają dwa typu kontroli: kontrola
dokumentacji oraz kontrola na
miejscu w siedzibie beneficjenta.
W związku
z
powyższym
każdorazowo kontrole te należy
traktować oddzielnie i wprowadzać
dane na ich temat do KSI SIMIK 0713 w ramach oddzielnych kart
kontroli.
Rozdział 5.5 – Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
164
165
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
- 5. Kontrole projektów
5.4
Kontrole
na
zakończenie
realizacji
projektu
Kontrole
projektów
przeprowadzane
są
w trakcie, na zakończenie
realizacji projektów, jak i po
ich zakończeniu.
Kontrola na zakończenie
realizacji projektu może
również
obejmować
kontrolę na miejscu.
5.5
Kontrole
po
zakończeniu
realizacji
projektu
Pytanie:
Czy jeżeli w przypadku
kontroli projektu ujętego w
rocznym planie kontroli,
przed zawiadomieniem o
planowanej
kontroli
zostanie
zatwierdzony
Biorąc pod uwagę zapisy Zasad
dotyczące kontroli po zakończeniu
realizacji
projektu,
należy
doprecyzować
czy
IP
może
dokonywać kontroli projektu w
siedzibie Beneficjenta po dokonaniu
kontroli
na
zakończenie
na
dokumentacji i zatwierdzeniu Karty
zamknięcia projektu.
Sporadycznie mogą występować
takie
przypadki.
W takiej sytuacji kontrola prowadzona
może być w początkowym okresie
Fakt przeprowadzenia kontroli na
zakończenie i zatwierdzenia Karty
zamknięcia projektu nie ma żadnego
wpływu
na
możliwość
przeprowadzenia
kontroli
po
zakończeniu
realizacji
projektu,
w okresie w którym beneficjent jest
zobowiązany do przechowywania
dokumentacji projektu.
Odpowiedź:
Jeżeli IP/IP2 wytypowała do kontroli
projekt
realizowany
i
planuje
przeprowadzenie
kontroli
na
zakończenie realizacji projektu, to
taka kontroli musi odbyć się przed
zatwierdzeniem wniosku o płatność
117
końcową. Opisane przez Państwa
sytuacje nie powinny mieć miejsca.
wniosek
o
płatność
końcową
to
należy
traktować,
że
przeprowadzono kontrolę
po zakończeniu realizacji
projektu ? Czy projekt taki
powinien być wprowadzony
do
bazy
projektów
podlegających
kontroli
trwałości
i ewentualnie
poddany ponownej kontroli
?
166
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Warszawie
5.5
Kontrole
po
zakończeniu
realizacji
projektu
W niniejszym
wskazano, że:
rozdziale
„Konieczność podjęcia tego
typu kontroli w trybie
doraźnym może wynikać
m.in.
z otrzymanej informacji o
potencjalnych
nieprawidłowościach
związanych z danym
projektem, ujawnionych po
zakończeniu
okresu
wdrażania projektu”.
Jeżeli
jednak
kontrolę
przeprowadzono po zatwierdzeniu
wniosku o płatność końcową to i tak
projekt powinien zostać umieszczony
w bazie – chyba że ww. kontrola
obejmowała weryfikację utrzymania
trwałości i została przeprowadzona
w końcowym
okresie
jej
obowiązywania.
Konieczność doprecyzowania zapisu.
Patrz pkt 41
Zapisy
zostały
odpowiednio
doprecyzowane w tym zakresie.
Oprócz kontroli trwałości wszystkie
inne
kontrole
prowadzone
po
zakończeniu (np. w celu sprawdzenia
pzp) będą kontrolami doraźnymi.
Natomiast kontrole trwałości będą
mogły być realizowane zarówno
w trybie planowym, jak i doraźnym.
Pytanie: czy mając na
uwadze
treść
całego
rozdziału należy przyjąć, że
kontrole po zakończeniu
realizacji
projektu
są
kontrolami
wyłącznie
doraźnymi? Sposób wyboru
projektów
do
kontroli
118
obecnie wyklucza bowiem
możliwość „wytypowania”
do kontroli projektu po
zatwierdzeniu końcowego
wniosku o płatność.
167
168
Urząd
Marszałkows
ki w Łodzi
5.5
Kontrole
po
zakończeniu realizacji
projektu
Potrzeba
określenia
miejsca, w którym kontrole
takie powinny / mogą się
odbywać
W przypadku beneficjentów spoza
województwa,
w który
realizowany był projekt kontrola po
zakończeniu
realizacji
projektu
powinna odbywać się w siedzibie
IP/IP2 na podstawie dokumentacji
dostarczonej
przez
beneficjenta,
ewentualnie o miejscu kontroli
powinna mieć prawo decydować
IP/IP2
PARP
9.2 str. 35
- założenia metodologii
prowadzenia
kontroli
trwałości projektu/rezultatu
po zakończeniu
W opinii PARP zapis jest niejasny.
Prosimy o doprecyzowanie o jaką
metodologię prowadzenia kontroli
chodzi. Czy zapis dotyczy metodologii
wyboru projektów do kontroli?
169
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Str. 19
Wyniki kontroli na miejscu
po zakończeniu projektu
SIMIK 07-13 niezwłocznie
przez
beneficjenta
informacji o odmowie jej
podpisania.
Ujednolicenie
momentu
07-13
Uwaga uwzględniona
Co do zasady kontrole trwałości
powinny być przeprowadzane na
miejscu w siedzibie beneficjenta lub
w miejscu realizacji usługi. Tym
niemniej w Zasadach uwzględniono
możliwość
przeprowadzenia
przedmiotowych kontroli w siedzibie
IP/IP2 w uzasadnionych przypadkach
(np. w przypadku utrzymania strony
internetowej).
Uwaga uwzględniona
Zgodnie z Podrozdziałem 7.2 Zasad
kontroli. Zapis doprecyzowano.
Uwaga uwzględniona
Zapis doprecyzowano.
119
Propozycja:
Wyniki kontroli na miejscu
po zakończeniu projektu
SIMIK 07-13, niezwłocznie
przez
beneficjenta
informacji
o
odmowie
podpisania
II
wersji
informacji.
Rozdział 6 – KONTROLE KRZYŻOWE
170
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
6.4 Kontrole
programu
krzyżowe
Zapis
na
str.
23:
”Informacje o wyniku kontroli
krzyżowej zamieszczane są
przez IZ
lub
podmiot
zewnętrzny działający w
imieniu IZ w KSI SIMIK 0713 w zakładce „Kontrole
krzyżowe”
do
końca
miesiąca,
w
którym
przeprowadzona
została
kontrola…”
W związku z tym, że
dotychczas powyższy zapis
nie
był
realizowany,
zasadne jest rozważenie
wprowadzenia
innego
sposobu
informowania
IP/IP2 o wynikach kontroli
krzyżowej (dot. przypadków
nie
potwierdzenia
podwójnego finansowania),
Otrzymywanie informacji zwrotnej o
wyniku kontroli krzyżowej jest istotne
dla IP/IP2 z punktu widzenia statusu
danej sprawy (zakończona czy nadal
w toku).
Uzasadnienie:
Wyniki kontroli krzyżowych w KSI
SIMIK 07-13 są uzupełniane przez
wykonawcę na bieżąco. Proces ten
jest monitorowany przez IZ PO KL.
Ponadto każdorazowo, w przypadku
stwierdzenia
podwójnego
sfinansowania wydatków lub omyłki
pisarskiej, właściwa IP/IP2 będąca
stroną umowy o dofinansowanie
z beneficjentem, względem którego
stwierdzono
wydatki
niekwalifikowalne,
jest
pisemnie
informowana o tym fakcie (pismo
w tej sprawie kieruje wykonawca, do
wiadomości IZ PO KL). W związku
z powyższym, w opinii IZ PO KL, nie
jest
zasadne
dalsze
uszczegóławianie tego zapisu.
120
co pozwoli na zamknięcie
danej sprawy.
Wobec powyższego wyniki
kontroli krzyżowych powinny
być rejestrowane w KSI
(zgodnie z ww. zapisem)
albo
informacje
o
zakończeniu
kontroli
i
niestwierdzeniu
nieprawidłowości
powinny
być przekazywane do IP/IP2
odrębnym pismem lub drogą
mailową.
Rozdział 9 – ROCZNY PLAN KONTROLI
171
172
Wydział
Europejskieg
o Funduszu
Społecznego
Urząd
Marszałkows
ki
Województwa
Śląskiego
9.2 – Roczny Plan
Kontroli IP i IP2 w ramach
Priorytetu V
Proszę
o
szczegółowe
zapisu: Ponadto IP oraz IP2
w ramach Priorytetu V
przekazują do wiadomości
IZ: „(…) wyniki analizy
ryzyka/
listę
projektów
wybranych
do
kontroli
metodą
losową
(w
zależności od przyjętej
metodologii),
dotyczące
wyboru
projektów
do
kontroli
trwałości
po
zakończeniu ich realizacji
(…)”
Czy opracowując metodologię wyboru
projektów do kontroli trwałości, IP
powinna
nadać
poszczególnym
czynnikom wagi, tak jak w przypadku
wyboru projektów do kontroli na
miejscu? – dotyczy metodologii
wyboru
projektów
do
kontroli
trwałości, w której przyjęto czynniki
ryzyka wyboru projektów.
WUP Olsztyn
Rozdział 9.3
Uściślić zapis, że
zatwierdza
RPK
właściwym terminie
Co to znaczy „właściwy termin”?
IP
we
Odpowiedź:
Zasady kontroli nie regulują tak
szczegółowo metodologii doboru
próby projektów do kontroli trwałości,
która leży w gestii IP/IP2.
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż termin na
zatwierdzenie
Rocznego
Planu
121
Kontroli IP2 przez IP nie wymaga
konkretnego określenia w Zasadach
kontroli
w
ramach
PO
KL.
Sformułowanie „właściwy termin”
oznacza taką datę, która umożliwi IP2
sprawne
wywiązywanie
się
z obowiązków kontrolnych wobec
beneficjentów. W związku z faktem, iż
w Zasadach nie określono terminu na
składanie RPK IP2 do IP, IZ PO KL
nie widzi również konieczności, aby
podawać ostateczny termin na
zatwierdzenie
tego
dokumentu.
Niemniej jednak pragnę zauważyć, iż
IP ma możliwość indywidualnego
wyznaczenia takiej daty w swoich
Instrukcjach Wykonawczych.
173
174
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Gdańsku
Urząd
Marszałkows
ki
Województwa
Dolnośląskie
go
str. 37.
Rozdział 9.3 - Roczne
Plany Kontroli Instytucji
Pośredniczącej II Stopnia
(IP2), s. 36.
Treść:
W oparciu o pkt 8.2
Instytucje Pośredniczące
Zamiana
zapisu
"sprawozdania z realizacji
Rocznych Planów Kontroli"
na
"sprawozdania
z
realizacji Rocznych Planów
Kontroli na miejscu".
Sprawozdanie nie obejmuje kontroli
"na biurku".
Treść
przytoczonego
zapisu powinna brzmieć:
Przytoczony zapis nie uwzględnił
zmiany numeracji rozdziałów.
W oparciu o pkt 9.2
Instytucje
Pośredniczące
przygotowują dla Instytucji
Pośredniczących II
Stopnia
(IP2)
Uzasadnienie:
W Zasadach kontroli w ramach PO
KL został szczegółowo określony
zakres dokumentu Sprawozdanie
z realizacji
RPK.
W
związku
z powyższym, w opinii IZ PO KL nie
ma konieczności doprecyzowania
nazwy tego dokumentu.
Uwaga uwzględniona
redakcyjną.
zasady
122
przygotowują
Instytucji
Pośredniczących II
dla
opracowania
Rocznych
Planów Kontroli.
Stopnia (IP2) zasady
opracowania Rocznych
Planów Kontroli.
175
Urząd
Marszałkows
ki
Województwa
Opolskiego
Pkt 9.2
Nalezy wskazać termin
przekazywania
do
IZ
wyniku analizy ryzyka/listę
kontroli metodą losową (w
zależności od przyjętej
metodologii), dotyczącego
wyboru
projektów
do
kontroli
trwałości
po
zakończeniu ich realizacji,
wraz z informacją na temat
wielkości
populacji
projektów
podlegających
kontroli trwałości w danym
roku oraz wielkości próby
projektów
W obecnej wersji „Zasad”
brak
Uzasadnienie:
Zapisy Zasad kontroli uwzględniają
termin przekazywania do IZ wyniku
analizy
ryzyka/listę
projektów
wybranych do kontroli metodą losową
– patrz pkt 7.2 i 9.2, str. 36 Zasad.
wybranych do kontroli oraz
wzór wg jakiego ma być
sporządzana/przekazywana
przedmiotowa informacja.
176
Urząd
Marszałkows
ki
Województwa
Opolskiego
Pkt 9.2
Należy wskazać sposób
weryfikacji
przez
IP
wyników
analizy
ryzyka/sprawozdań
przekazanych przez IP2 (w
tym wzór wymaganej listy
sprawdzającej).
przedmiotowych zapisów, natomiast
praktyka wskazuje, iż IZ wymaga
m.in.
stosowania
list
w
przedmiotowym zakresie.
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL nie ma
konieczności tworzenia wzoru listy
sprawdzającej do weryfikacji analizy
ryzyka. Każda instytucja zobowiązana
jest do rzetelnej i udokumentowanej
123
weryfikacji przekazywanej do niej
analizy, gdyż dokument ten musi być
zgodny z treścią Zasad kontroli
w ramach PO KL. Podkreślić należy,
iż IP mogą korzystać z listy, którą IZ
PO KL przekazuje do nich wraz
z uwagami do analizy ryzyka tych
instytucji. Niemniej jednak IZ PO KL
nie
chce
narzucać
jednej,
powszechnie obowiązującej treści
tego dokumentu.
Rozdział 10 – METODOLOGIA DOBORU PRÓBY
177
Wojewódzki
Urząd Pracy
w Łodzi
próby
projektów
do
kontroli na miejscu
W treści nie uwzględniono
zmian w zakresie definicji
projektu i poziomu kontroli w
odniesieniu
do
systemowych
projektów
wieloletnich
co
było
awizowane w piśmie IZ znak
DZF-III-82240(1)-5/ATP/12
z dnia 24.05.2012r.
Uwaga uwzględniona
Stosowne
zapisy
zostaną
uwzględnione w treści rozdziału 10
Zasad kontroli w ramach PO KL.
W związku z faktem, iż w przypadku
projektów
realizowanych
przez
Powiatowe Urzędy Pracy w ramach
Poddziałania 6.1.3, Priorytetu VI oraz
Powiatowe
Centra
Pomocy
Rodzinie
i
Ośrodki
Pomocy
Społecznej w ramach Priorytetu VII
Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki podpisywane są umowy
ramowe,
projekty
te
należy
traktować jako jeden projekt.
W związku z tym, Instytucje
Pośredniczące (IP) oraz Instytucje
Pośredniczące II stopnia (IP2)
zobowiązane są do skontrolowania
ww. projektów co najmniej raz
124
w przeciągu całego okresu ich
realizacji. W kompetencji danej
instytucji,
w
porozumieniu
z
instytucją
nadrzędną,
leży
podjęcie decyzji odnośnie procentu
wykonania kontroli przedmiotach
projektów w danym roku.
178
DWUP
próby
projektów
do
kontroli na miejscu (s.37)
Dotyczy zapisu: W ramach
PO
KL
należy
przeprowadzić kontrole na
miejscu przynajmniej 30%
liczby projektów najbardziej
ryzykownych realizowanych
w danym roku w ramach
Działania.
IZ PO KL zajęła stanowisko w piśmie
z dn. 24.05.2012 r. (znak: sygnaturze
DZF-III-82240(1)-5-ATP/12
NK:
63847/12), iż zapisy Zasad zostaną
uregulowane
Uwaga uwzględniona
Patrz pkt 177
Oraz przypisu 15:
Próba 30% dotyczy zarówno
projektów
konkursowych,
jak i systemowych. W
sytuacji
szczególnie
uzasadnionej
IZ/IP/IP2
mogą
ustalić
w
RPK
mniejszą próbę projektów
systemowych wyłonionych
do kontroli w ramach
Działania. Ustalenie przez
IP lub IP2 mniejszej próby
wymaga zgody IZ.
W zapisach metodologii nie
uwzględniono postanowień
wskazanych w piśmie IZ PO
KL z dn. 24.05.2012 r.
(znak: DZF-III-82240(1)-5ATP/12 NK: 63847/12), iż
IP/IP2 zobowiązane są do
125
skontrolowania
projektów
systemowych
PUP
(Poddziałanie
6.1.3)
i OPS/PCPR (Priorytet VII)
co
najmniej
raz
w przeciągu całego okresu
ich realizacji. Zgodnie z
przedmiotowym pismem IZ
PO KL kwestia ta miała
zostać uregulowana przy
aktualizacji
Zasad,
co
faktycznie nie nastąpiło.
Jednocześnie, co w sytuacji,
gdy IP/IP2 przeprowadzi
kontrolę
wszystkich
przedmiotowych projektów,
wyczerpując tym samym
przedmiotowe obligo? Czy
jest zwolniona z dalszej
konieczności prowadzenia
kontroli
przedmiotowych
projektów,
jeżeli
całość
populacji została dotychczas
skontrolowana?
179
Departamen
t Funduszy
Europejskich
Ministerstwa
Zdrowia
Podrozdział 10/
pkt 10.2 (Metodologia
doboru
próby
dokumentów
podczas
kontroli na miejscu) str. 39
W treści pkt 10.2 czytamy
cyt.:
„Instytucja
Zarządzająca zobowiązuje
instytucje przeprowadzające
kontrole na miejscu do
skontrolowania,
w
celu
sprawdzenia
kwalifikowalności wydatków,
reprezentatywnej
próby
dokumentacji
finansowej
(dokumentów
źródłowych
i
dowodów
zapłaty)
i
Zasady
kontroli
zobowiązują
instytucje przeprowadzające kontrole
do weryfikacji reprezentatywnej próby
dokumentacji
finansowej
i merytorycznej. Jednocześnie należy
mieć
na
uwadze,
że
próba
reprezentatywna to taka, która
maksymalnie wiernie odzwierciedla
cechy danej populacji. Spełnienie
wymogu
reprezentatywności
związane
jest
zatem
z koniecznością stosowania metod
Uzasadnienie:
Celem przytoczonego zapisu jest
umożliwienie kontrolującym doboru
dokumentów do kontroli również na
podstawie
osądu
eksperckiego.
W związku z powyższym sens
omawianego fragmentu nie zostanie
zmieniony. Niemniej jednak IZ PO KL
sformułuje zapis w taki sposób, aby
kwestia reprezentatywności próby do
126
merytorycznej
projektu
(kwalifikowalność
uczestników
projektu,
pomoc
publiczna,
zamówienia publiczne etc.)
uwzględniającej,
np.
wartość projektu, liczbę
uczestników
projektu
objętych projektem, czy
realizowane formy wsparcia.
Przy
doborze
próby
dokumentów
należy
stosować statystyczne lub
niestatystyczne
metody
doboru próby”.
Założenia
zawarte
w
cytowanym
powyżej
fragmencie stoją ze sobą w
sprzeczności i wykluczają
się wzajemnie.
180
Wojewódzki
Urząd Pracy
w
Katowicach
Rozdział 10.1
Proponuje się uzupełnić o
następujący
zapis,
wynikający z pisma IZ PO
KL z 12.03.2012 r.: „W
uzasadnionych przypadkach
projekt będzie wyłączony z
analizy ryzyka, za zgodą
Instytucji
Pośredniczącej
(jednakże każdy przypadek
rozpatrywany
będzie
indywidualnie). Dodatkowo
do
puli
projektów
spełniających
definicję
realizowanych w danym
statystycznych,
niezbędnych
do
określania
wielkości
próby,
w zależności od wielkości populacji i
przyjętego poziomu błędów oraz
zastosowania
statystycznych
technik doboru próby w celu jej
wyłonienia.
kontroli nie wykluczała możliwości
doboru dokumentów na podstawie
osądu eksperckiego.
Z uwagi na powyższe należy zmienić
zapisy
zawarte
w pkt 10.2, gdyż opisany powyżej
błąd
ma
charakter
błędu
systemowego zdefiniowanego w
Podrozdziale 11, pkt 11.6 Zasad
kontroli
(na
podstawie
rozporządzenia Rady (WE) nr
1083/2006).
Celem optymalizacji działań, tj.
uniknięcia
sytuacji
w
których
kompleksowo skontrolowany projekt
w krótkim czasie zostaje ponownie
objęty kontrolą.
Uwaga uwzględniona
Stosowne zapisy dotyczące kwestii
kontroli
projektu,
w ramach którego złożono końcowy
wniosek
o
płatność
i który podlegał kontroli bezpośrednio
przed złożeniem ww. wniosku,
zostaną wprowadzone do treści
Zasad kontroli.
127
roku, nie wliczane będą
projekty, w ramach których
złożono końcowy wniosek o
płatność, a ich kontrola
miała miejsce w kwartale
poprzedzającym
miesiąc
opracowywania
analizy
ryzyka,
a
procedura
kontradyktoryjna nie została
jeszcze zakończona.
181
182
Urząd
Marszałkow
ski
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 10.1 Metodologia doboru
próby
projektów
do
kontroli na miejscu
Urząd
Marszałkow
ski
Województw
a KujawskoPomorskieg
o
10.1/Metodologia doboru
próby
projektów
do
kontroli na miejscu;
Analiza
ryzyka
jest
kwartalnie
aktualizowana,
tak
aby
uwzględnione
zostały projekty wyłonione w
nowych
konkursach,
projekty które
spełniają
definicję
projektu
realizowanego w danym
roku,
a
które
w poprzednich kwartałach
tej definicji nie spełniały.
Należy doprecyzować zapisy Zasad
dotyczące aktualizacji analizy ryzyka,
z uwagi na fakt, że podczas
aktualizacji analizy w kolejnych
kwartałach do kontroli wyłaniane są
nie tylko projekty wyłonione w
nowych konkursach ale również te,
które w danym kwartale uzyskały
status zgodny z definicją projektu
realizowanego w danym roku. W
proponowanej zmianie treści Zasad
należy usunąć
zapis
„projekty
wyłonione
w nowych konkursach”.
Czy projekty uwzględnione
w
Bazie
projektów
podlegających
kontroli
projektu,
a
spełniające
definicję
„projektu
realizowanego w danym
roku” podlegają analizie
również w standardowej
analizie ryzyka?
Doprecyzowanie definicji.
Uwaga uwzględniona
IZ PO KL skoryguje zapisy Zasad
kontroli PO KL zgodnie z uwagą IP.
Uzasadnienie:
Projekt ujęty w Bazie projektów
podlegających kontroli trwałości po
zakończeniu projektu to projekt już
zakończony i rozliczony, a więc nie
spełniający
definicji
projektu
realizowanego.
128
Rozdział 8 – Kontrola prawidłowości realizacji RPD PT
183
Urząd
Marszałkow
ski
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie.
- 8.2 pkt. 3
W treści akapitu „Kontrola
rozliczeń
finansowych
obejmuje:
…„
wpisano:
„weryfikację
na
podst.
reprezentatywnej
próby
oryginałów
dokumentów
księgowych
….,
które
zostały
rozliczone
w
zatwierdzonych
wnioskach o płatność …”
należy ująć tu również
wnioski
o rozliczenie
RO EFS składają do IP wnioski o
rozliczenie, na podstawie których
dokonywana
jest
weryfikacja
prawidłowości rozliczeń finansowych.
Uwaga uwzględniona
W punkcie 8.2, pkt. 3 Zasad kontroli
zostanie dodany przypis informujący,
że w przypadku kontroli IP w ROEFS
weryfikacji
podlega
próba
dokumentów z wniosku o rozliczenie
wydatków.
ZAŁĄCZNIKI
184
185
Wydział
Europejski
ego
Funduszu
Społeczne
go Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Śląskiego
Załącznik nr 7 – Wzór listy
na miejscu projektu.
Wydział
Europejski
ego
Listy sprawdzające
Pkt.9.11 – Czy Beneficjent
uczestniczył
w
czynnościach z własnym
udziałem
w
sprawach
dotyczących
ochrony
danych
osobowych
w
szczególności
przez
Generalnym Inspektoratem
Ochrony
Danych
Osobowych,
urzędami
państwowymi, policją lub
przed sądem? Jeśli, tak to
czy
niezwłocznie
poinformował, o tym fakcie
IP/ IP2
Czy odpowiadając na powyższe
pytanie IP może posiłkować się
oświadczeniem
złożonym
przez
beneficjenta
w
przedmiotowej
sprawie?
Czy Beneficjent dopuścił do
udziału w postępowaniu
oferty, które powinny zostać
Proponuje
przedmiotowego
sprawdzających
się
pytania
w
dodanie
do list
obszarze
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż w celu
weryfikacji przedmiotowego zakresu
IP/IP2
może
posiłkować
się
stosowanym
oświadczeniem
złożonym beneficjenta.
Uwaga uwzględniona
Stosowne
zapisy
zostaną
129
Funduszu
Społeczne
go Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Śląskiego
186
187
Wydział
Europejski
ego
Funduszu
Społeczne
go Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Śląskiego
Wydział
Europejski
ego
Funduszu
Społeczne
go Urząd
Marszałko
wski
Województ
na miejscu projektu - do pkt
1. Dokumentacja dotycząca
realizacji projektu
na miejscu projektu – do
pkt 3 Kwalifikowalność
uczestników
projektu lub 11. Kontrola w
miejscu realizowanej
usługi
odrzucone
lub/i
wykonawca
powinien
zostać wykluczony?
prawidłowości stosowania ustawy
Prawo
zamówień
publicznych.
Przedmiotowy zakres kontroli stanowi
nieprawidłowości
w
realizacji
projektów.
wprowadzone do treści
kontroli w ramach PO KL.
Czy,
w
przypadku
niewykonania założonych
we
wniosku
o
dofinansowanie rezultatów/
wskaźników IP uznała za
niekwalifikowane
wydatki
zgodnie
z
regułą
proporcjonalności?
Proponuje
się
dodanie
przedmiotowego pytania do listy
sprawdzającej na miejscu realizacji
projektu w obszarze „dokumentacja
dotycząca
realizacji
projektu”.
nieprawidłowości
w
realizacji
projektów.
Czy Beneficjent wywiązuje
się
z
obowiązku
wynikającego z zapisów
umowy o dofinansowanie w
zakresie przekazywania i
aktualizowania kwartalnych
harmonogramów
form
wsparcia?
Proponuje
się
dodanie
przedmiotowego pytania do listy
sprawdzającej na miejscu realizacji
projektu w obszarze „kwalifikowalność
uczestników projektu” lub „kontrola w
miejscu
realizowanej
usługi”.
nieprawidłowości
w
realizacji
projektów.
Zasad
Uzasadnienie
Uprzejmie
informuję,
iż
Lista
sprawdzająca do kontroli na miejscu
projektu
służy
weryfikacji
prawidłowości
realizacji
projektu
przez
beneficjanta.
Natomiast
kwestia
uznania
wydatków
niekwalifikowanych zgodnie z regułą
proporcjonalności
w
przypadku
niewykonania
założonych
we
wniosku
o
dofinansowanie
rezultatów/
wskaźników
leży
w kompetencji IP/IP2 i prawidłowość
wykonania tego procesu powinna być
weryfikowana
w
toku
kontroli
systemowej.
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL zaproponowane
pytanie jest zbyt szczegółowe.
Przedmiotowy
obszar
powinien
podlegać kontroli przy okazji ogólnej
weryfikacji
obszaru
dotyczącego
kwalifikowalności
uczestników
130
wa
Śląskiego
188
189
190
WUP
Olsztyn
WUP
Olsztyn
WUP
Olsztyn
projektu.
Załączniki – załącznik nr 7,
pytanie 9.4 c
pytanie 7.39 c
pytanie 9.11
Propozycja
nowego
pytania: Czy beneficjent
prowadzi ewidencję osób
upoważnionych
do
przetwarzania
danych
osobowych, która zawiera
imiona i nazwiska osób
upoważnionych oraz daty
nadania i ustania ich
uprawnień,
zakres
upoważnień
do
przetwarzania
danych
osobowych
oraz
identyfikator, jeżeli dane są
przetwarzane w systemie
informatycznym?”.
W liście sprawdzającej do kontroli na
miejscu projektu, w części dot. danych
osobowych znajduje się pytanie: „Czy
beneficjent prowadzi ewidencję osób
upoważnionych do przetwarzania
danych osobowych, która zawiera
imiona
i
nazwiska
osób
upoważnionych oraz daty nadania i
ustania ich uprawnień oraz zakres
upoważnień do przetwarzania danych
osobowych?”. Art. 39 ustawy o
ochronie danych osobowych mówi, że
ewidencja powinna zawierać imię i
nazwisko osoby upoważnionej, datę
nadania
i
ustania,
zakres
upoważnienia
do
przetwarzania
danych osobowych oraz identyfikator,
jeżeli dane są przetwarzane w
systemie informatycznym. A jak
wiadomo
prawie
każdy
z
beneficjentów wprowadza dane do
systemu PEFS.
Uwaga uwzględniona
Pytanie jest niespójne z
Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w
ramach POKL
Zgodnie z Wytycznymi beneficjent
zobowiązany jest do upublicznienia
zapytania ofertowego co najmniej na
stronie internetowej
Uwaga uwzględniona
Czy
wystarczy
oświadczenie
od
beneficjenta,
że
nie
uczestniczył w sprawach
dotyczących
ochrony
Lista sprawdzająca w przedmiotowym
zakresie zostanie skorygowana.
Lista sprawdzająca w przedmiotowym
zakresie zostanie skorygowana.
Patrz punkt 184.
131
danych osobowych przed
GIODO itp.
191
Centrum
Rozwoju
Zasobów
Ludzkich,
pełniące
funkcję
Instytucji
Pośrednicz
ącej
II
stopnia dla
Priorytetu I
PO KL
Załącznik nr 7 - Wzór listy
na miejscu projektu,
Pytanie 9.11
Błąd
stylistyczny
polegający
na
niepoprawnym/niejasnym
sformułowaniu
zdania
pytającego.
Instytucja Pośrednicząca II stopnia
wnosi
o
przeredagowanie/doprecyzowanie
pytania.
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL pytanie zostało
sformułowane w poprawny sposób.
Zgodnie z wzorem umowy
o dofinansowanie projektu
w
ramach
Programu
Operacyjnego
Kapitał
Ludzki
„Beneficjent
niezwłocznie
informuje
Instytucję
Wdrażającą
(Instytucję Pośredniczącą II
stopnia) o:
1) wszelkich przypadkach
naruszenia
tajemnicy
danych osobowych lub o
ich niewłaściwym użyciu;
2)
czynnościach
udziałem w
dotyczących
danych
prowadzonych
szczególności
Generalnym
Ochrony
Osobowych,
państwowymi,
przed sądem.”
wszelkich
z własnym
sprawach
ochrony
osobowych
w
przed
Inspektorem
Danych
urzędami
policją lub
132
Zaś pytanie we wzorze
Listy sprawdzającej do
kontroli na miejscu projektu
brzmi:
Czy
uczestniczył
czynnościach
udziałem
w
dotyczących
danych
uczestników
prowadzonych
szczególności
Generalnym
Ochrony
Osobowych,
państwowymi,
przed sądem?
Beneficjent
w
z własnym
sprawach
ochrony
osobowych
projektów
w
przed
Inspektorem
Danych
urzędami
policją lub
Jeśli
tak,
to
czy
niezwłocznie
poinformowała o tym fakcie
IP/IP2?
192
PARP
8.14 listy sprawdzającej str.
97
Proponujemy przeniesienie
pytania
8.14
Czy
beneficjent
posiada
formularz
informacyjny
przedstawiany
przez
beneficjenta pomocy przy
publiczną/pomoc
de
minimis? bezpośrednio pod
punkt 8 (przed lit. A) oraz
rozbicie tego pytania na
dwa – osobno pomoc
Wymóg składania formularzy dotyczy
każdego rodzaju pomocy, w opinii
PARP
należy,
więc
dokonać
weryfikacji formularzy i oznaczyć
wynik tej weryfikacji w jednym,
zbiorczym polu listy sprawdzającej.
Uwaga uwzględniona
zostaną stosownie skorygowane.
Jednym z wymogów związanych z
udzielaniem pomocy publicznej jest
sprawozdawanie
okresowe
z
udzielonej pomocy do UOKiK.
Sprawozdawczość
odbywa
się
133
publiczna i de minimis.
Pod
punktem
8
proponujemy
również
dodanie
pytania
„Czy
Beneficjent sprawozdaje do
UOKiK z udzielonej pomocy
publicznej oraz pomocy de
minimis
w
ramach
realizowanego projektu”.
193
PARP
8.11 listy sprawdzającej str.
100
Czy
uczestniczył
czynnościach
udziałem
w
dotyczących
danych
uczestników
prowadzonych
szczególności
Generalnym
Ochrony
Osobowych,
państwowymi,
przed sądem?
Beneficjent
w
z własnym
sprawach
ochrony
osobowych
projektów
w
przed
Inspektorem
Danych
urzędami
policją lub
bezpośrednio
od
podmiotu
udzielającego pomoc do urzędu,
zatem sprawdzenie wywiązywania się
z tego wymogu powinno podlegać
kontroli na miejscu realizacji projektu
(w siedzibie Beneficjenta).
W opinii PARP pytanie jest niejasne.
Prosimy o doprecyzowanie, do jakich
czynności Beneficjenta odnosi się
zapis oraz co i w jaki sposób należy
skontrolować?
Uzasadnienie
W zakresie sposobu weryfikacji
przedmiotowego obszaru - patrz
punkt 184.
W kwestii błędu stylistycznego – Lista
została skorygowana w tym zakresie.
Uwaga techniczna.
Pytanie zostało zmodyfikowane w taki
sposób, aby było bardziej przejrzyste.
Ponadto, jest:
Jeśli
tak,
to
czy
niezwłocznie
IP/IP2?
powinno być:
134
Jeśli
tak,
to
czy
niezwłocznie poinformował
o tym fakcie IP/IP2?
194
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Warszawie
na miejscu projektu
Pytanie 7.11
„Czy SIWZ/zaproszenie do
negocjacji (w przypadku
zamówienia z wolnej ręki)
zawiera
wszystkie
elementy,
zgodnie
z
zapisami ustawy pzp”?
Ustawa Prawo zamówień publicznych
nie zawiera wytycznych dotyczących
treści zaproszenia do negocjacji (w
przypadku trybu zamówienia z wolnej
ręki).
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
skorygowana w tym zakresie.
Uwaga uwzględniona
Propozycja treści pytania:
„Czy
SIWZ
zawiera
wszystkie
elementy,
zgodnie z zapisami ustawy
Pzp”?
195
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Warszawie
na miejscu projektu
Pytanie 7.19
„Czy określono jasne i
prawidłowe
z
punktu
widzenia ustawy zasady i
kryteria oceny ofert/wnioskó
o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu”?
Lista
sprawdzająca
zostanie
W pytaniu wystąpił błąd
pisarski, tzw. „literówka”, tj.
„wnioskó”
zamiast
„wniosków”.
196
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Pytanie 7.38
Uwaga uwzględniona
„W przypadku negatywnej
135
Warszawie
na miejscu projektu
oceny
zamówienia:
konsekwencji
Czy
Lista
sprawdzająca
zostanie
w
wykrytych nieprawidłowości
wymagane
jest
nałożenie
finansowej
korekty
(Taryfikator) lub
całego wydatku
uznanie
za niekwalifikowalnu”?
W treści pytania wystąpił
błąd, tzw. „literówka”, tj.
„niekwalifikowalnu” zamiast
„niekwalifikowalny”.
197
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Warszawie
na miejscu projektu
Pytanie 7.39 c)
„Czy beneficjent zamieścił
zapytanie
ofertowe na swojej stronie
internetowej
oraz w swojej siedzibie”?
Dwie uwagi:
1. Propozycja
usunięcia
zapisu
dotyczącego
zamieszczania
zapytania ofertowego w
siedzibie Beneficjenta.
1. Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie
PO KL” od dnia 01.01.2012 r. nie
ma
obowiązku
zamieszczania
zapytania ofertowego w siedzibie
Beneficjenta.
2. Zgodnie z interpretacją IZ PO KL,
dopuszczalne jest zamieszczanie
zapytań ofertowych na stronie
projektu (która niekoniecznie jest
główną
stroną
internetową
Beneficjenta), o ile wynika to ze
specyfiki projektu i zapewnia
dotarcie do jak największej liczby
potencjalnych wykonawców.
1. Lista
sprawdzająca
w przedmiotowym zakresie
zostanie skorygowana.
2. Wytyczne
w
zakresie
kwalifikowania
wydatków
w ramach PO KL wprost
wskazują, iż beneficjent jest
zobowiązany
do
upublicznienia
zapytania
ofertowego na swojej stronie
internetowej.
W
związku
z powyższym, zapisy Listy
sprawdzającej
pozostają
niezmienione w tym zakresie.
136
2. W
kwestii
zamieszczenia
na
stronie internetowej –
usunięcie
słowa
„swojej”.
Pytanie
powinno brzmieć: „Czy
beneficjent
zamieścił
zapytanie ofertowe na
stronie internetowej”?
198
199
200
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Warszawie
na miejscu projektu
Pytanie 9.11
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Warszawie
realizacji projektu
Na stronie 117 występuje
przypis nr 30, który stanowi
błędną
numerację
(poprzedni przypis na str.
108 posiada nr 39), jak
również przypis nie został
wyjaśniony w stopce.
Załącznik nr 7 – wzór listy
na miejscu projektu, pkt
7.41 w/w listy
Błąd pisarski.
W treści pytania wystąpił
błąd
–
zamiast
„poinformowała”
należy
wskazać „poinformowano”.
Pytanie Czy w przypadku
realizacji zamówień do
kwoty
14
tyś
euro,
beneficjent przy dokonaniu
zakupu usługi lub towaru o
wartości powyżej 20 tyś.
PLN
udokumentował
rozeznanie rynku zgodnie z
Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w
ramach
PO
KL
nie
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Konieczność poprawy numeracji i
wskazania uzasadnienia.
W opinii Instytucji Pośredniczącej
należy doprecyzować zapisy wzoru
listy sprawdzającej do kontroli na
miejscu
projektu,
gdyż
treść
przytoczonego
pytania
nie
uwzględnia wszystkich przypadków,
kiedy beneficjenci zobowiązani są do
stosowania
zasady
efektywnego
zrządzania finansami.
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż przedmiotowe
pytania odnosi się do Wytycznych
w ramach PO KL, w których to
precyzyjne
określono
zasady
procedowania w celu spełnienia
zasady
efektywnego
zrządzania
finansami. W związku z powyższym,
137
uwzględnia
faktu,
iż
beneficjenci są zobowiązani
zgodnie z pkt 2.2.8 Zasad
finansowania PO KL do
rozeznania rynku również w
przypadku
wydatków
przekraczających kwotę 14
tyś.
euro
netto,
gdy
korzystają z wyłączeń w
ramach
zasady
konkurencyjności.
201
202
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Pkt 9.11 listy sprawdzającej
do kontroli na miejscu
projektu
Pytanie 9.11 brzmi: „Czy
Beneficjent uczestniczył w
udziałem
w
sprawach
dotyczących
ochrony
danych
osobowych
uczestników
projektów
prowadzonych
w
szczególności
przed
Generalnym Inspektorem
Ochrony
Danych
Osobowych,
urzędami
przed sądem? Jeśli tak, to
czy
niezwłocznie
IP/IP2?” W związku z
powyższym
wskazane
byłoby
określenie
na
podstawie
jakich
dokumentów w miejscu
kontroli należy udzielić
odpowiedzi na to pytanie?
Ministerstw
Załącznik nr 1 – Wzór Kolumna
dotycząca
IZ
nie
widzi
konieczności
doprecyzowania
przedmiotowego
pytania Listy.
Negatywna odpowiedź Beneficjenta w
trakcie przeprowadzania kontroli w
siedzibie nie jest możliwa do
zweryfikowania – Czy wystarczy
oświadczenie Beneficjenta w tym
zakresie?
Uzasadnienie
patrz punkt 184.
Uwaga uwzględniona
138
203
204
205
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
RPK
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Załącznik nr 1 – Wzór
RPK
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Ministerstw
B. Zestawienie kontroli na
miejscu projektów
(str. 54)
numeru
projektu
mogłaby
zostać
rozszerzona o tytuł
projektu
w
celu
zapewnienia
przejrzystości
informacji.
zostaną stosownie skorygowane.
W tabeli dotyczącej stopnia
wykonania
kontroli
projektów
na
miejscu
proponuje się wprowadzić
dodatkową
kolumnę
dotyczącą liczby projektów
wybranych do kontroli.
Brak pytań dotyczących
procedury odwoławczej.
Wprowadzenie odpowiednich pytań
do dokumentów z zakresu, który
podlega kontroli systemowej.
Pytanie 2.4 „przy projektach
B. Zestawienie kontroli na
miejscu projektów
(str. 55)
Uzasadnienie
W związku z faktem, iż stopień
wykonania kontroli w danym roku
wyliczany jest na podstawie stosunku
liczby przeprowadzonych kontroli do
liczby projektów
spełniających
definicję
projektu
realizowanego
danym roku, IZ nie widzi konieczności
wskazywania w przedmiotowej tabeli
kolumny dotyczącej liczby projektów
wybranych do kontroli.
Uwaga uwzględniona
Uprzejmie informuję, iż dotychczas
kwestia procedury odwoławczej była
weryfikowana łącznie w obszarze
„Wybór
projektów
do
dofinansowania”. Niemniej jednak
stosowne
oddzielne
pytania
dotyczące procedury odwoławczej
zostaną
dodane
do
Listy
sprawdzającej
do
kontroli
systemowej.
139
206
207
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
systemowych
badanie
zastosowanych
stawek
powinno być indywidualne
trudno więc sporządzić
wykaz
maksymalnych
stawek towarów i usług.
Uzasadnienie
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Pytanie nr 9.6 należy
doprecyzować
poprzez
dodanie
wyrażenia:
w
trakcie realizacji projektu.
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu projektu
Pytanie 7.17 do pytania
„czy w przypadku zmiany
ogłoszenia o zamówieniu
Zamawiający
przesunął
termin składania ofert”,
proponujemy dodać „jeśli
było to konieczne”.
Uprzejmie informuję, iż konieczność
sporządzania przez IP/IP2 wykazu
maksymalnych stawek dla towarów
i usług wynika z rekomendacji Komisji
Europejskiej
sformułowanych
w związku z audytem PO KL
przeprowadzonym
w
2011
r.
Przedmiotowa
kwestia
była
szczegółowo omawiana w toku
zorganizowanego
przez
IZ
spotkania. IZ skierowała również do
IP/IP2 szereg pism dotyczących
opracowania stawek dla towarów
i usług. W związku z powyższym, IZ
nie
widzi
konieczności
doprecyzowania zapisów Zasad
kontroli w tym zakresie.
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Uzasadnienie
IZ
nie
widzi
konieczności
doprecyzowania
zapisu
Listy
w proponowanym zakresie.
Ta sama uwaga w zakresie
140
listy
sprawdzającej
do
kontroli
prawidłowości
realizacji RPD PT PO KL
208
209
210
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu projektu
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu projektu
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu projektu
Pytanie 7.19 - do poprawy
zapis: czy określono jasne i
prawidłowe
z
punktu
widzenia ustawy zasady i
kryteria
oceny
ofert/wniosków
(powinno
być
wniosków)
dopuszczenie do udziału w
postępowaniu?
Poprawa zapisu.
Proponuje się dokonanie
zmiany pytania 7.32: „czy
wprowadzone
zostały
zmiany do umowy oraz czy
zmiany umowy dokonano
zgodnie z ustawą?”
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Ta sama uwaga w zakresie
listy
sprawdzającej
do
kontroli
prawidłowości
realizacji RPD PT PO KL
pkt 11 – Kontrola w miejscu
realizowanej usługi
Wskazana
wyrażenia
działania.
jest
zmiana
usługa
na
Dotyczy to ppkt: 11.1, 11.2.
Ujednolicenie zapisów dokumentu.
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż punkt 11 Listy
sprawdzającej do kontroli na miejscu
dotyczy weryfikacji prawidłowości
realizacji
danej
usługi.
Zatem
wszystkie pytania tego punktu Listy
dotyczą realizowanej usługi a nie
działania.
141
211
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu projektu
ppkt 11.6 – proponuje się
uzupełnić
pytanie
w następujący sposób: Czy
uczestnik projektu wie, że
bierze udział w projekcie
dofinansowanym
ze
środków UE w ramach
EFS?
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż wskazane
w punkcie 11.6 oraz 11.7 pytania są
zgodne z Wytycznymi dotyczącymi
oznaczania projektów w ramach
Programu
Operacyjnego
Kapitał
Ludzki, w związku z tym IZ nie widzi
konieczności ich doprecyzowania.
ppkt 11.7 – proponuje się
rozbudować
pytanie
w
sposób:
Czy uczestnicy
projektu
otrzymują
materiały
szkoleniowe
(propozycja
usunięcia
wyrazu: szkoleniowe, gdyż
w ramach projektów PO KL
uczestnicy otrzymują nie
tylko
materiały
szkoleniowe)
i
czy
zawierają one logo PO KL i
UE oraz informację o
współfinansowaniu projektu
z UE w ramach EFS?
212
213
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
na miejscu prawidłowości
Działania
Pomocy
Technicznej PO KL
Pytanie
nr
3.10.1
–
proponuje się dokonać
zmiany: „czy liczba sprzętu
i
mebli
tożsamych
rodzajowo nie przekracza
liczby
etatów
odpowiedzialnych
za
obsługę PO KL?”
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Punkt 5.1 Czy wnioski o
płatność były weryfikowane
przez IZ (IP) zgodnie
Jeśli
instytucja
(IZ
lub
IP)
zweryfikowała
wniosek
o płatność zgodnie z procedurami to
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Uwaga uwzględniona.
142
214
215
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Działania
Pomocy
Technicznej PO KL
Ministerstw
o Pracy i
Polityki
Społecznej,
Departame
nt
Wdrażania
EFS
Działania
Pomocy
Technicznej PO KL
Urząd
Marszałko
wski
w
Łodzi
na miejscu projektu
z
procedurami
terminie?
i
w
również w tym mieści się dokonanie
weryfikacji w wymaganym terminie.
Lista
sprawdzająca
zostanie
zmieniona we wskazanym zakresie.
Poprawa zapisu.
Uwaga uwzględniona
dodatek
redundantny zgodnie
z procedurami zawiera w
terminie
Błędny przypis dolny nr 39
„Pkt 5.5 do 5.14 dotyczą IZ
oraz IP.”
Lista
sprawdzająca
zostanie
Lista sprawdzająca nie
zawiera punktów od 5.12
do 5.14.
9.11
Czy
Beneficjent
uczestniczył
w
udziałem
w
sprawach
dotyczących
ochrony
danych
osobowych
uczestników
projektów
prowadzonych
w
szczególności
przed
Generalnym
Inspektorem
Ochrony
Danych
Osobowych, urzędami
Zapis niejasny.
Uzasadnienie
Patrz punkt 193.
przed sądem?
Jeśli
tak,
to
czy
niezwłocznie
IP/IP2?
143
216
217
218
219
Urząd
Marszałko
wski
w
Łodzi
na miejscu projektu
Pkt. 3.1 Czy beneficjent
posiada
deklaracje
uczestnictwa w projekcie
wszystkich
uczestników
projektu?
Proponowana treść „Czy beneficjent
posiada deklaracje uczestnictwa w
projekcie uczestników projektu?”
Należy usunąć słowo „wszystkich” z
wcześniejszego
zapisu,
które
wymuszało
na
osobach
kontrolujących
konieczność
zweryfikowania wszystkich deklaracji
uczestnictwa. Zgodnie z Zasadami
Kontroli PO KL kontrolujący mogą
badać
kwalifikowalność
uczestników na podstawie próby.
Urząd
Marszałko
wski
w
Łodzi
na miejscu projektu
Pkt 7.38 - Należy umieścić
analogiczne
pytanie
w
części Listy dot. zasady
konkurencyjności.
Brak analogicznego punktu
zasady konkurencyjności.
Urząd
Marszałko
wski
w
Łodzi
na miejscu projektu Pkt
8.17
Należy wykreślić
Rozporządzenia Ministra Rozwoju
Regionalnego z dnia 20 października
2011 r. zmieniające rozporządzenie w
sprawie udzielania pomocy publicznej
w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki – nie przewiduje
takiego obowiązku.
Departame
nt
Funduszy
Europejskic
h
Ministerstw
a Zdrowia
na miejscu
W pkt. 7 „Stosowanie
Prawa
Zamówień
publicznych” w pytaniach nr
7.26 i 7.27 IZ stosuje słowo
„protest”
tymczasem
z
obowiązujących
zapisów
Ustawy Prawo Zamówień
Publicznych,
instytucja
dot.
Zgodnie z obowiązującą wersją PZP
instytucja protestu nie obowiązuje,
należałoby więc uaktualnić wzór Listy
sprawdzającej do kontroli.
Uwaga uwzględniona
Stosowne
zapisy
zostaną
skorygowane w treści Zasad kontroli
w ramach PO KL.
Uwaga uwzględniona
Wskazane pytanie zostało dodane do
Listy sprawdzającej do kontroli
projektu w części dotyczącej zasady
konkurencyjności.
Uwaga uwzględniona
Stosowne zapisy
w ramach
PO
skorygowane.
Zasad kontroli
KL
zostaną
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
144
protestu została usunięta.
220
221
222
UMWP
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Lubelskieg
o
w
Lublinie.
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Lubelskieg
o
w
Lublinie.
Zał. Nr 6 i nr 7
- Załącznik nr 6
- Załącznik nr 7
- Załącznik nr 8
Załącznik
nr
4
wzór
informacji pokontrolnej
Tytuł
kolumny
zmienić
UZASADNIENIE
UWAGI
na
Słowo UWAGA, jak wskazano
powyżej, może być rozumiane jako
spostrzeżenie,
obserwacja
itp.
Zmiana
tytułu
kolumny
na
UZASADNIENIE usunie wątpliwości
dot. konieczności zawierania opisu w
tej kolumnie listy sprawdzającej i
przyczyni się do jednoznacznego
wskazania co powinno być zawarte w
tej kolumnie listy.
Zgodnie z Zaleceniami
pokontrolnymi
nr
systemowej
IZ
POKL
zakres list sprawdzających
o obowiązek weryfikowania
podczas
kontroli
stanu
wdrożenia
Zaleceń
pokontrolnych wydanych w
ramach
poprzednich
kontroli.
zapewnienie
spójności
Zaleceniach
pokontrolnych
nr
12/POKL/2012.
Postuluje się uzupełnienie
wzoru
informacji
pokontrolnej o wskazanie
daty podpisania informacji
przez kierownika jednostki
kontrolowanej.
zapewnienie
spójności
Zaleceniach
pokontrolnych
nr 12/POKL/2012.
Uwaga uwzględniona
Kolumna: „Uwagi” w poszczególnych
listach sprawdzających do kontroli,
zostanie
uzupełniona
w
następujący
sposób:
„Uwagi/Uzasadnienie”.
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż precyzyjne
informacje w zakresie sposobu
weryfikacji
przez
jednostkę
kontrolującą
wdrożenia
przez
beneficjenta zaleceń pokontrolnych
wydanych w ramach wcześniejszej
kontroli zostały wskazane w punkcie
11.5 Zasad kontroli w ramach PO KL.
W związku z powyższym, IZ nie widzi
konieczności doprecyzowania List
sprawdzających w przedmiotowym
zakresie.
Uwaga uwzględniona
Wzór dokumentu został odpowiednio
zmieniony.
145
223
224
225
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Lubelskieg
o
w
Lublinie.
na miejscu projektu.
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Lubelskieg
o
w
Lublinie.
realizacji Rocznego Planu
Działania
Pomocy
Technicznej PO KL
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Lubelskieg
o
w
Lublinie.
- Załącznik nr 8 pyt nr
3.10.1
Pkt. 7.38
W przypadku negatywnej
oceny zamówienia: Czy w
konsekwencji
wykrytych
nieprawidłowości
wymagane jest nałożenie
korekty
finansowej
(Taryfikator) lub uznanie
całego
wydatku
za
niekwalifikowalny?
Z uwagi na fakt, iż celem
zastanego
podczas
czynności
kontrolnych na miejscu, proponuje się
usunięcie pytania z listy, gdyż co do
zasady
stwierdzenie
wydatku
niekwalifikowalnego następuje na
etapie zaleceń pokontrolnych.
W przypadku negatywnej
oceny zamówienia: Czy w
konsekwencji wykrytych
Z uwagi na fakt, iż celem
zastanego
podczas
czynności
kontrolnych na miejscu, proponuje się
usunięcie pytania z listy, gdyż co do
zasady
stwierdzenie
wydatku
niekwalifikowalnego następuje na
etapie zaleceń pokontrolnych.
nieprawidłowości
korekty
finansowej
całego
wydatku
za
niekwalifikowany?
Postuluje się usunięcie
pytania nr 3.10.1 „Czy
liczba sprzętu i mebli nie
przekracza
liczby
odpowiedzialnych
obsługę
etatów
za
PO KL?”, lub zmianę jego
brzmienia.
Uwaga
wynika
z
braku
jednoznacznych
regulacji
określających ile i jakiego sprzętu /
wyposażenia może przypadać na
jednego pracownika lub na 1 etat., jak
również faktu, że aktualne Zasady
realizacji Pomocy technicznej POKL
w pkt 6.4.4 ppkt 9 określają, że
„Wydatek związany z zakupem
sprzętu i mebli dla pracowników może
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż Zalecenia
pokontrolne odzwierciedlają wszystkie
uchybienia/
nieprawidłowości
stwierdzone w wyniku kontroli. Zatem
w przypadku wykrycia w toku kontroli
wydatków
niekwalifikowalnych
ustalenie w tym zakresie powinno być
w pierwszej kolejności wskazane
w Informacji pokontrolnej oraz Liście
sprawdzającej.
Uzasadnienie
Patrz punkt 223.
Uwaga uwzględniona
W obecnie obowiązujących Zasadach
realizacji PT PO KL nie zostało
precyzyjnie określone, ile jakiego
sprzętu i mebli może przypadać na 1
etat, więc pytanie jest nieprecyzyjne.
W
związku
z
powyższym
przedmiotowe
pytanie
zostało
usunięte z Listy sprawdzającej.
146
być ponoszony w
pełnej wysokości tylko w przypadku
zaangażowania
pracownika
w
wykonywanie zadań
związanych z PO KL w co najmniej
50%
czasu
pracy.
W pozostałych przypadkach
wydatki takie mogą być ponoszone w
wysokości
proporcjonalnej
do
procentowego
zaangażowania
pracownika w wykonywanie zadań
związanych z PO KL. Pozostałe
wydatki związane z zakupem sprzętu
i mebli mogą być ponoszone w
100%”. Natomiast informacja, że
liczba zakupionego sprzętu/mebli w
jednostce nie może
przekroczyć
liczby
etatów
odpowiedzialnych za obsługę PO KL
w tej instytucji wyrażona w pkt
6.4.4.ppkt 10 ww. Zasad jest
nieprecyzyjna w zakresie wskazanym
na początku uwagi.
226
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
Załącznik nr 7 do Zasad
Kontroli. Pytanie 2.7.
Zapis
„Czy
wysokość
wynagrodzeń
personelu
odpowiada
stawkom
stosowanym u Beneficjenta
(dotyczy
to
wszystkich
składników wynagrodzenia
personelu, w tym nagród i
premii)?”
Propozycja
W
Zasadach
finansowania
przytoczono
takie
samo
sformułowanie jak w 2.7 ww. Listy
sprawdzającej
„wysokość
wynagrodzenia
dla
personelu
projektu,
w
tym
pozostałych
składników
wynagrodzenia
(np.
nagród i premii) powinna odpowiadać
stawkom stosowanym u beneficjenta”
wyłącznie w rozdziale odnoszącym
się do personelu zatrudnionego na
Uzasadnienie:
Zapisy Wytycznych w zakresie
kwalifikowania
wydatków
w ramach PO KL, Podrozdział 5, pkt 8
wprost wskazują, iż wydatki na
wynagrodzenie
personelu
są
kwalifikowalne pod warunkiem, że ich
147
227
228
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
Załącznik nr 7 do Zasad
Kontroli. Pytanie 7.39.
doprecyzowania pytania 2.7
w Liście sprawdzającej do
kontroli na miejscu, iż
dotyczy
ono
wyłącznie
personelu zatrudnionego u
Beneficjenta na podstawie
Umowy o pracę.
podstawie stosunku pracy. (Zasady
finansowania PO KL 2.1.1.3, s.48).
Ponadto wysokość wynagrodzenia
personelu
zatrudnionego
na
podstawie cywilnoprawnej jest już
każdorazowo sprawdzana w listach
sprawdzających odnoszących się do
ustawy
PZP/
zasady
konkurencyjności lub poprawności
udokumentowania rozeznania rynku.
wysokość
odpowiada
stawkom
stosowanym
u
Beneficjenta.
W związku z powyższym, pytanie
nr 2.7 pozostanie bez zmian.
Propozycja dodania pytania
w punkcie 7.39 w Liście
na miejscu, zapisu o treści:
„Czy kryteriami oceny ofert
są cena albo cena i inne
kryteria odnoszące się do
przedmiotu zamówienia”?
Przy braku jasnego wskazania ceny,
jako głównego kryterium, pojawiały
się wśród beneficjentów opinie, że
kryteria pozacenowe są w stanie
zaspokoić wymagania racjonalności i
efektywności wydatków. Co za tym
idzie kryterium „ceny” nie jest
obligatoryjne.
6.4 Czy listy obecności w
zadaniach
rozliczanych
stawkami
jednostkowymi
wykazują
wielkość grup nie mniejszą
niż
wskazane
w
Wytycznych?
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż przedmiotowa
uwaga odnosi się do zmian zapisów
Wytycznych
w
zakresie
PO KL.
Powyższe
należałoby
również
doprecyzować w Wytycznych w
sprawie kwalifikowania wydatków w
ramach
POKL
w
Rozdziale
dotyczącym konkurencyjności.
Wskazane w punkcie 7.39 pytania są
zgodne z ww. Wytycznymi. Zatem IZ
nie
widzi
konieczności
ich
korygowania.
Treść
niezgodna
z
Zasadami
finansowania POKL, w których
określono
maksymalną
a
nie
minimalną liczebność grup.
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
Propozycja zapisu:
6.4 Czy listy obecności w
zadaniach
148
rozliczanych
stawkami
jednostkowymi
wykazują
wielkość grup nie większą
niż
wskazane
w
Wytycznych?
229
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
7.38
W
przypadku
negatywnej
oceny
zamówienia:
Czy
w
konsekwencji
wykrytych
nieprawidłowości
korekty finansowej
Błąd w pisowni.
Uwaga uwzględniona
Lista
sprawdzająca
zostanie
całego
wydatku
za
niekwalifikowalnu?
230
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
kontroli – Lit. B, punkt III,
str. 55
Propozycja zapisu:
7.38
W
przypadku
negatywnej
oceny
zamówienia:
Czy
w
konsekwencji
wykrytych
nieprawidłowości
korekty
finansowej
całego
wydatku
za
niekwalifikowalny?
% wykonania kontroli (B/A)
Propozycja zapisu:
Wartość procentową
mnożąc przez 100.
uzyska
się
Uzasadnienie:
W opinii IZ PO KL IP/IP2 są w stanie
samodzielnie
wyliczyć
procent
149
% wykonania kontroli (B/A)
x 100
231
232
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
% realizacji kontroli (B/A)
kontroli – Lit. D, str. 57
Wojewódzk
i
Urząd
Pracy
w
Gdańsku
zrealizowanych kontroli i nie potrzeba
do tego zamieszczać wzoru działania.
Wartość procentową
mnożąc przez 100.
uzyska
się
Propozycja zapisu:
Patrz pkt 230
% realizacji kontroli (B/A) x
100
1.2 Utrzymanie działalności
co
Błąd w pisowni.
Uwaga uwzględniona
pisarską.
najmniej 12 miesiacj?
Propozycja zapisu:
1.2 Utrzymanie działalności
co
233
MJWPU
na miejscu projektu – pkt
2.2, 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3,
Ograniczenie pytań z tych
punktów
do
osób
z
personelu zarządzającego
projektem.
Odniesienie tych punktów do całości
personelu
oznacza
konieczność
zweryfikowania przez beneficjenta (a
także przez kontrolujących) np.
sytuacji
dziesiątek
trenerów
zatrudnianych
w
ramach
kontrolowanego projektu bądź np.
osób sprzątających, co jest zarówno
nieefektywne, jak też ogranicza czas
na weryfikację innych, merytorycznie
Uzasadnienie
Uprzejmie informuję, iż wskazane
w Liście sprawdzającej pytania nr
2.2, 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 wynikają
wprost
z
zapisów
Wytycznych
w ramach PO KL i są niezbędne do
150
ważniejszych
dokumentów
dotyczących realizacji projektu.
Efektywność pracy trenerów nie
powinna być mierzona na podstawie
ilości
przepracowanych
godzin,
weryfikacji w tym przypadku podlegać
bardziej
powinna
kwestia
potwierdzenia
czy
szkolenia
faktycznie się odbyły i czy były
zgodne z programem szkoleń,
założeniami wniosku. W przypadku
potwierdzenia
przez
kontrolerów
realizacji szkoleń, weryfikacja czy nie
został przekroczony limit 240 godzin
wydaje się niecelowa.
234
235
MJWPU
MJWPU
9.9,
Propozycja
tego punktu.
9.11,
Propozycja
tego punktu.
wykreślenia
Niemożliwość
faktycznego
zweryfikowania przedmiotowej kwestii
podczas kontroli.
potwierdzenia
kwalifikowalności
wydatków ponoszonych na personel
projektu.
Ponadto pragnę poinformować, iż
w ramach weryfikacji personelu
projektu należy również sprawdzić
efektywność
pracy
osób
zaangażowanych
do
realizacji
projektu
oraz
zasadność
ich
zatrudnienia.
Uzasadnienie
W
celu
zweryfikowania
przedmiotowego obszaru jednostka
kontrolująca może posiłkować się
stosowanym
oświadczeniem
złożonym przez beneficjenta.
wykreślenia
Przedmiotowa kwestia nie mieści się
w
zakresie
kontroli
projektu,
kontrolujący nie mają upoważnienia
do dostępu do tego rodzaju
dokumentów.
Uzasadnienie
Patrz punkt 184.
zakres Upoważnienia do kontroli
zezwala kontrolującym na weryfikację
wszelkiej dokumentacji związanej
151
z realizowanym projektem.
236
MJWPU
WKP-P
Załącznik nr 7 Pkt 2.2
Dotyczy
zapisu:
„Czy
beneficjent
zatrudnia
personel, który wykonuje
zadania w ramach kilku
projektów?”
Wnosi
się
doprecyzowanie zapisu
o
- o jakie projekty chodzi, tj.
PO KL czy ogólnie NSRO?
- jakiej liczby projektów
dotyczy
liczebnik
nieokreślony „kilka”?
W opinii IZ PO KL (udzielonej w
poprzedniej wersji pytań do projektu
zasad kontroli) zapis ten dotyczy
projektów realizowanych w ramach
PO KL. Wytyczne w zakresie
kwalifikowalności wydatków w ramach
PO KL mówią zaś o projektach NSRO
(m.in. w podrozdziale 4.5.5 w pkt.
7b), czyli również np. PO IG, PO IiŚ.
Co więcej, pod uznania poniesionych
wydatków za , zgodnie z wytycznymi
osoby wykonujące zadania w więcej
niż jednym projekcie są zobligowane
„prowadzić ewidencję godzin i zadań
realizowanych w ramach wszystkich
projektów NSRO” (4.5.5, pkt. 7c).
Dodatkowo
ze
względu
na
zastosowany w pytaniu liczebnik
nieokreślony „kilka”, należy wyjaśnić
jakiej liczby projektów on dotyczy.
Zgodnie
ze
słownikiem
języka
polskiego
„kilka”
oznacza
nieokreśloną liczbę większą od
dwóch, a mniejszą od dziesięciu.
Uzasadnienie:
Uprzejmie informuję, iż zapisy Listy
sprawdzającej zostaną
uszczegółowione o informację, iż
w trakcie kontroli personelu projektu
należy brać pod uwagę zatrudnienie
pracowników
we
wszystkich
projektach NSRO.
Niemniej jednak w odniesieniu do
kwestii
liczby
projektów,
wspomnianych
w
omawianym
pytaniu, IZ PO KL nie będzie
dookreślać znaczenia słowa „kilka”.
Zatem sugeruje się doprecyzowanie
sformułowanego zapisu, tak aby nie
było w sprzeczności z wytycznymi,
np. poprzez zmianę „kilku projektów”
na „innych projektów NSRO” lub
„więcej niż jeden projekt NSRO”.
237
MJWPU
Załącznik nr 7 Pkt 2.8
Dotyczy
wydatki
zapisu:
„Czy
poniesione
na
Czy
IZ
PO
KL
przewiduje
wprowadzenie sankcji finansowych w
152
WKP-P
wynagrodzenie personelu
są zgodne z przepisami
krajowymi i Wytycznymi w
zakresie
kwalifikowania
wydatków w ramach PO
KL?”
tym zakresie, zwłaszcza z powodu
niezgodności
z
przepisami
krajowymi?
Uzasadnienie
Przedmiotowa kwestia nie stanowi
uwagi do treści zapisów Zasad
kontroli w ramach PO KL..
Ponadto decyzje co do sankcji
finansowych
podejmuje
IP/IP2
w odniesieniu do indywidualnych
przypadków.
238
239
Urząd
Marszałko
wski
Województ
wa
Opolskiego
Załącznik nr 1 – Tabela
III.A
WUP
Lublinie
Załącznik nr 4 – wzór
Informacji pokontrolnej
w
Tytuł nagłówka „Liczba
kontroli planowych zgodnie
z RPK na rok „ należy
zmienić
na
„Liczba
przeprowadzonych kontroli
planowych”.
Co do zasady w RPK nie planuje się
liczby przeprowadzanych kontroli,
gdyż ma to miejsce na podstawie
analizy ryzyka/kwartalnych analiz
ryzyka. Ponadto obecne brzmienie
zapisu jest mylące, czy dotyczy
kontroli planowanych, czy faktycznie
przeprowadzonych.
Należałoby doprecyzować
czy
przy
podpisie
kierownika
jednostki
kontrolowanej
należy
umieszczać datę.
Doprecyzowanie
przedmiotowej
kwestii
spowodowane
jest
jednoznacznym zinterpretowaniem i
zastosowaniem zapisów Zasad.
Uzasadnienie:
Zapis został doprecyzowany i obecnie
brzmi: Liczba przeprowadzonych
kontroli planowych zgodnie z RPK na
rok … IZ PO KL pozostawiła
wyrażenie „zgodnie z RPK na rok”,
gdyż celem tego punktu jest
wykazanie faktycznej liczby kontroli,
projektów, zgodnie z analizami ryzyka
prowadzonymi
do
bieżącego
Rocznego
Planu
Kontroli.
W powyższym punkcie nie można
wykazywać
realizacji
kontroli
zaległych z ubiegłych lat.
Uwaga uwzględniona
Zapisy Zasad kontroli w ramach PO
KL
zostaną
doprecyzowane
153

zestawienie uwag - Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie

Transkrypt

Podobne dokumenty

Oś Priorytetowa I. Wzmocnienie Potencjału i Konkurencyjności

wersja w pliku PDF

Wykaz zmian do Załączników do Regulaminu - RPO

odpowiedzi po spotkaniach 9.1.1

Stanowisko Polskiego Stowarzyszenia Producentów Kosmetyków i

Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Studium wykonalności: analiza finansowa i ekonomiczna

Załącznik 29. Oświadczenie PES przekształcanego w PS

Wdrożenie wyników badań przemysłowych elementem