Wystąpienie pokontrolne wydane po przeprowadzeniu kontroli

Warszawa, 28 czerwca 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WPS-IX.431.4.1.2016.MT
Pan
Zdzisław Biszewski
Dyrektor
Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej
Warszawa, ul. Nowogrodzka 62a
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 197b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy
zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575), zwanej dalej ustawą, zespół inspektorów Wydziału Polityki
Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Joanna Królikowska – inspektor
wojewódzki, Aneta Pilecka – Pietrzak – starszy inspektor wojewódzki, Małgorzata Tajchman –
starszy inspektor wojewódzki oraz Agnieszka Woźniak – Markowska – inspektor wojewódzki,
przeprowadził w dniach 18 – 21 kwietnia 2016 r. kontrolę doraźną w Wojewódzkim Ośrodku
Adopcyjnym przy ul. Nowy Zjazd 1 w Warszawie. Kontrolę przeprowadzono w związku z pismem
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 marca 2016 r. znak: DSR.I.074.1.2016.AK
zlecającym kontrolę realizacji zadań ustawowych w ośrodkach adopcyjnych..
Zakres kontroli obejmował realizację niektórych zadań ustawowych w ośrodku adopcyjnym
w latach 2012 – 2015, w tym procedur przysposobienia, m. in. kwalifikacja dzieci zgłoszonych
do adopcji, z uwzględnieniem kwalifikacji dzieci do przysposobienia związanego ze zmianą
miejsca zamieszkania dziecka poza granice Rzeczypospolitej Polskiej, przygotowywanie
i kwalifikacja osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka oraz udział pracowników
ośrodka adopcyjnego w okresowej ocenie sytuacji dziecka.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym w Pana imieniu
przez Panią Lidię Ułanowską zastępcę dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej
ds. dziecka i rodziny oraz Panią Bożenę Sawicką dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego
w dniu 28 czerwca 2016 r.
Na podstawie art. 197d ww. ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz
1
wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477)
przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny (WOA) działa w ramach Mazowieckiego Centrum Polityki
Społecznej, które jest samorządową jednostką wojewódzką. Podstawą działania Ośrodka jest Statut
Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, Regulamin Organizacyjny Mazowieckiego Centrum
Polityki Społecznej oraz Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego.
Dokumenty organizacyjne WOA zostały opracowane w oparciu o obowiązujące przepisy prawne.
WOA w Warszawie prowadzi Wojewódzki Bank Danych (WBD) oraz Centralny Bank Danych
(CBD). Regulamin organizacyjny nie obejmuje w wystarczającym stopniu działań WOA
prowadzonych w ramach wojewódzkiego i centralnego banku danych oraz podziału zadań
pomiędzy ośrodkiem w Warszawie i jego oddziałami w subregionach.
Od 1 stycznia 2012 r., czyli w całym okresie podlegającym kontroli, dyrektorem WOA była pani
Bożena Sawicka.
W czasie kontroli ustalono, że w WOA przyjęte zostały procedury dotyczące procesu adopcji
krajowej i zagranicznej, zasady realizacji usług świadczonych przez ośrodki adopcyjne
w województwie mazowieckim, zasady działania Komisji ds. adopcji, instrukcja dotycząca sposobu
prowadzenia dokumentacji kandydatów do przysposobienia.
W Ośrodku opracowano procedury dotyczące kwalifikowania kandydatów do przysposobienia, które
zostały wdrożone i są stosowane.
W latach 2012 – 2015 podejmowane były działania na rzecz promowania idei adopcji, zgodnie
z art. 156 ust. 1 pkt 1a: wystąpienia w mediach, publikacja informacji w lokalnej prasie, artykułów
w czasopismach, w Biuletynie Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, udział w imprezach
promujących rodzicielstwo (dni rodzicielstwa zastępczego), wydawanie i rozpowszechnianie ulotek
informacyjnych dotyczących działalności Ośrodka, udział w konferencjach tematycznych i zajęciach
ze studentami, udział w spotkaniach z instytucjami wspierającymi dziecko i rodzinę, prowadzenie
strony internetowej, spotkania informacyjne dla instytucji mających kontakt z kobietami w ciąży,
telefoniczny punkt informacyjny dla kobiet lub osób sygnalizujących zamiar przekazania dziecka
do adopcji.
W WOA na każdym etapie szkolenia udzielano (osobiście, telefonicznie, a także w formie pisemnej
– mail, pisma) wsparcia kandydatom do przysposobienia dziecka oraz rodzicom adopcyjnym oraz
zapewniano pomoc psychologiczną kobietom w ciąży oraz pacjentkom oddziałów ginekologiczno –
położniczych, które sygnalizowały zamiar pozostawienia dziecka bezpośrednio po urodzeniu,
zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 9 i 12 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
Ośrodek dokumentuje prowadzenie powyższej działalności. W okresie objętym kontrolą ośrodek
2
udzielił: 3141 porad kandydatom na rodziców adopcyjnym, 291 porad rodzinom, które
przysposobiły dziecko, 17 porad dorosłym adoptowanym, 259 porad kobietom w ciąży.
Jakość przebiegu etapu poszukiwań rodziny przysposabiającej na terenie kraju oraz
kwalifikacja dzieci do przysposobienia, w tym kwalifikacja dzieci związana ze zmianą
dotychczasowego miejsca zamieszkania dziecka na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
na miejsce zamieszkania w innym państwie po wyczerpaniu wszystkich możliwości
znalezienia kandydata do przysposobienia tego dziecka na terenie kraju.
Ustaleń dokonano podstawie rozmowy z dyrektorem WOA, kierownikiem Działu Adopcyjnego
WOA, analizy przedstawionych dokumentów oraz rejestrów.
Zgłoszeń dzieci do WOA dokonują dyrektorzy placówek opiekuńczo – wychowawczych,
organizatorzy pieczy zastępczej, matki lub kobiety w ciąży, deklarujące chęć oddania dziecka
do adopcji, pracownicy socjalni z oddziałów położniczych szpitali. Zgodnie z art. 164 ust. 2 pkt 2
ustawy, WOA sporządza kartę dziecka i w terminie określonym w art. 164 ust. 5 dokonuje
kwalifikacji dziecka do adopcji na podstawie ww. karty, opinii, o których mowa w art. 139 a ustawy
i innej zebranej dokumentacji. Kwalifikacja odbywa się zgodnie z Regulaminem Komisji ds.
Adopcji oraz art. 166 ust. 1 ustawy. Dobór rodziny do dziecka następuje wśród kandydatów, którzy
ukończyli szkolenie. W przypadku, gdy pracownicy ośrodka pozyskają wiedzę, że żadna z rodzin,
które ukończyły szkolenie nie deklaruje chęci przysposobienia dzieci zgłoszonych do ośrodka,
dokumentacja kwalifikacyjna przekazywana jest do Wojewódzkiego Banku Danych (WBD).
Przekazanie dokumentacji kwalifikacyjnej do WBD nie wyklucza przeprowadzenia adopcji w
ośrodku macierzystym. W okresie kontrolnym do WOA zgłoszono 1571 dzieci, do przysposobienia
zakwalifikowano 456 dzieci, z tego 261 do przysposobienia związanego ze zmianą miejsca pobytu
poza granice kraju.
Kwalifikacja rodzin odbywa się wg procedury przyjętej w Regulaminie Komisji ds. Adopcji oraz
zgodnie z instrukcją dotyczącą sposobu prowadzenia dokumentacji kandydatów do przysposobienia
Po dostarczeniu przez kandydatów wymaganych dokumentów, określonych w art. 161 ust. 2
ustawy, przeprowadzeniu rozmów wstępnych, testów psychologicznych i pedagogicznych (art. 156
ust. 1 pkt 6), wywiadu adopcyjnego zgodnie z art. 172 ust. 5 ustawy dokonywana jest wstępna
ocena kandydatów. Uzyskanie pozytywnej oceny wstępnej umożliwia rozpoczęcie szkoleń
warsztatowych na podstawie programu pn. „Bliżej dziecka”, zatwierdzonego Decyzją Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2012 r. Nr 5/2012/RA.
Kandydaci, zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, otrzymują zaświadczenie o ukończeniu
szkolenia oraz Opinię kwalifikacyjną.
3
Po znalezieniu odpowiedniej dla dziecka rodziny następuje przedstawienie kandydatom propozycji
dziecka oraz w obecności pracownika WOA pierwszy kontakt z dzieckiem. Stosownie do art. 156
ust. 1 pkt 4 ww. ustawy WOA udziela kandydatom pomocy w złożeniu wniosku do sądu,
skompletowaniu wymaganych dokumentów, a także przygotowuje dla sądu sprawozdanie z okresu
styczności kandydatów z dzieckiem.
W latach 2012 – 2015 w WOA przeprowadzono 279 adopcji, z tego w 268 przypadkach WOA
kwalifikował dziecko do adopcji.
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie
Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia oraz prowadzenie dokumentacji z tego
zakresu, w tym przyczyny nie kwalifikowania dziecka do adopcji.
Oceny dokonano na podstawie rozmowy z dyrektorem WOA oraz przewodniczącym Komisji
ds. Adopcji,
analizy:
przedstawionych
rejestrów,
wykazu
dzieci
zakwalifikowanych
do przysposobienia oraz kwalifikacji rodzeństw w okresie kontrolnym, dokumentacji 30 spraw
dzieci,
w
tym
dotyczących
dzieci
zakwalifikowanych
do
przysposobienia,
dzieci
niezakwalifikowanych do przysposobienia oraz rozdzielenia rodzeństw.
W okresie kontrolnym do WOA zgłoszono 1571 dzieci, z tego 823 dzieci nie zostało
zakwalifikowanych do przysposobienia. Przyczynami niezakwalifikowania dzieci do adopcji były:
silne więzi z rodziną zastępczą (314), długotrwały pobyt w rodzinie zastępczej (114), brak zgody
opiekuna prawnego na adopcję (102), silne więzi z rodzina biologiczną (46), ryzyko nie nawiązania
więzi z nową rodziną (68), negatywny stosunek dziecka do adopcji lub brak zgody na adopcję (93).
Innymi przyczynami były:
deklarowana chęć adopcji przez rodzinę zastępczą, demoralizacja,
problemy wychowawcze, pobyt na ucieczce, przygotowanie do usamodzielnienia, pełnoletniość,
wiek, szczególne potrzeby zdrowotne.
Dokumentacja spraw dzieci niezakwalifikowanych do adopcji zawierała pisma/opinie zespołu
ds. okresowej oceny sytuacji dziecka lub organizatora rodzinnej pieczy zastępczej o braku
zasadności poszukiwania rodziny adopcyjnej, opinie psychologiczne dotyczące braku możliwości
nawiązania więzi emocjonalnych, pisma opiekuna prawnego lub dziecka dotyczące niewyrażania
zgody na adopcję.
W okresie kontrolnym WOA dotrzymywał terminu dotyczącego kwalifikowania dzieci do adopcji
krajowej oraz międzynarodowej określonej w art. 164 ust. 5 i ust. 11 ustawy. Przypadki wydłużenia
procedury kwalifikacji dzieci były niezależne od WOA (np. oczekiwanie na uzupełnienie
dokumentacji zdrowotnej lub psychologicznej).
4
W dokumentacji dzieci zgłoszonych do ośrodka w okresie obowiązywania art. 139a ww. ustawy,
znajdowały się opinie organizatora rodzinnej pieczy zastępczej oraz zespołów ds. okresowej oceny
sytuacji dziecka dotyczące zasadności przysposobienia, w przypadku ich braku WOA występował
do właściwych instytucji o ich przekazanie.
W okresie poddanym kontroli do WOA zgłoszono 312 rodzeństw, w tym do przysposobienia
zakwalifikowano 84 rodzeństwa, z czego w 15 przypadkach, w oparciu o opinie, o których mowa
w art. 139a ust. 1 pkt 5 ustawy, podjęto decyzję o rozdzieleniu rodzeństwa. W 10 przypadkach
podjęto decyzję o rozdzieleniu rodzeństwa po bezskutecznym poszukiwaniu rodziny dla całego
rodzeństwa na terenie kraju. Kwalifikację przeprowadzano w oparciu o opinię zespołu ds. okresowej
oceny sytuacji dziecka dotyczącą sytuacji rodzinnej, społecznej rodziny, relacji emocjonalnej między
rodzeństwem.
O możliwości adopcji kolejnego dziecka informowani byli rodzice, którzy już przysposobili
rodzeństwo tego dziecka, zgodnie z art. 165 ustawy. Informacje te przekazywano telefonicznie.
Odmowa przyjęcia propozycji kolejnego dziecka z rodzeństwa jest dołączana do teczki kandydatów,
którzy przysposobili pierwsze dziecko. W przypadku adopcji poza granice kraju informowana jest
właściwa organizacja.
WOA realizuje zadania wojewódzkiego (WBD) i centralnego banku danych (CBD).
W ramach działań WBD dokumentacja kwalifikacyjna przesyłana jest do 8 ośrodków na terenie
województwa, a w przypadku ośrodków mazowieckich także do ośrodków prowadzących
wojewódzkie banki danych w innych województwach. Dotrzymywane są terminy, o których mowa
w
art. 164 ust. 7 i 9 ustawy. Do właściwych ośrodków przesyłane są wszystkie dokumenty
aktualizujące sytuację rodzinną, wychowawczą i zdrowotną dzieci.
Zgodnie z art. 164 ust. 10 ustawy CBD dokonuje kwalifikacji dzieci do przysposobienia
międzynarodowego, a dokumentacja kwalifikacyjna przekazywana jest do ośrodków adopcyjnych
upoważnionych do współpracy z organami centralnymi innych państw lub z licencjonowanymi przez
rządy innych państw organizacjami lub ośrodkami adopcyjnymi celem poszukiwania dla dziecka
rodziny przysposabiającej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w terminach określonych
w art. 164 ust. 6 ustawy.
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie
Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka, w tym przyczyny nie kwalifikowania
kandydatów na szkolenie.
Zagadnienie oceniono na podstawie rozmowy z dyrektorem WOA, analizy przedstawionych
rejestrów oraz dokumentów 9 kandydatów nie zakończonych przysposobieniem, a także analizy
5
wykazu zgłoszeń kandydatów do przysposobienia dziecka, w tym kandydatów, którym odmówiono
kwalifikacji oraz kandydatów, którzy odmówili propozycji dziecka.
W analizowanej dokumentacji spraw kandydatów do przysposobienia dziecka nie stwierdzono
nieprawidłowości.
W latach 2012 – 2015 do WOA zgłosiło się 469 kandydatów, pozytywną opinię wstępną
kwalifikującą do grupowych szkoleń warsztatowych uzyskało łącznie 320 kandydatów.
W 2012 r. 2 rodziny nie otrzymały pozytywnej oceny wstępnej ze względu na niewystarczające
predyspozycje osobowościowe, nieumiejętność okazywania uczuć oraz brak otwartej komunikacji
między małżonkami, brak odpowiednich kwalifikacji osobistych.
Dokumentacja tych rodzin zawierała pisma wraz z uzasadnieniem braku pozytywnej oceny.
W okresie objętym kontrolą miało miejsce 9 przypadków rezygnacja z propozycji dziecka
kandydatów posiadających pozytywną opinię kwalifikacyjną, ze względu na: stan zdrowia dziecka,
nieudany kontakt z dzieckiem, wiek dziecka.
W pozostałych przypadkach kandydaci podjęli decyzje o rezygnacji z procedury przysposobienia,
przed kwalifikacją do grupowego szkolenia (podczas pierwszego spotkania bądź w trakcie spotkań
indywidualnych).
Wszystkie przypadki odmowy kwalifikacji i braku akceptacji propozycji dziecka omawiane były
podczas Komisji ds. Adopcji. Kandydaci przedstawiają swoje stanowisko i przyczyny nie przyjęcia
propozycji dziecka. W przypadku odmowy sporządzano pisemne informacje wraz z podaniem
przyczyn.
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie
Udział pracowników ośrodka adopcyjnego w okresowej ocenie sytuacji dziecka oraz
współpraca z organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej.
Zagadnienie sprawdzono na podstawie rozmowy z dyrekcją Ośrodka oraz analizy wykazu
dotyczącego udziału pracowników WOA w okresowej ocenie sytuacji dziecka.
W okresie objętym kontrolą pracownicy WOA zgodnie z art. 130 oraz 137 ustawy o wspieraniu
rodziny i systemie pieczy zastępczej brali udział w okresowej ocenie sytuacji dziecka
w 272 zespołach organizowanych w
placówkach opiekuńczo – wychowawczych oraz w 45
okresowych ocenach sytuacji dziecka w placówkach typu rodzinnego dla 395 dzieci. Ponadto
dokonano 1378 ocen dzieci przebywających w formach rodzinnej pieczy zastępczej (udział w 117
okresowych ocenach).
W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie
6
Wobec przedstawionej oceny realizacji niektórych zadań ustawowych w Wojewódzkim
Ośrodku Adopcyjnym w latach 2012 – 2015, w tym procedur przysposobienia,
m. in. kwalifikacji dzieci zgłoszonych do adopcji, z uwzględnieniem kwalifikacji dzieci
do przysposobienia związanego ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka poza granice
Rzeczypospolitej Polskiej, przygotowywania i kwalifikacji osób zgłaszających gotowość
do przysposobienia dziecka oraz udziału pracowników ośrodka adopcyjnego w okresowej
ocenie sytuacji dziecka, odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.
Zwracam jednak uwagę na potrzebę:
1. Uwzględnienia w Regulaminie organizacyjnym WOA zadań wojewódzkiego i centralnego
banku danych oraz podziału zadań pomiędzy ośrodkiem w Warszawie i jego oddziałami
w subregionach.
2. Podjęcia działań zmierzających do dotrzymywania, w przypadku każdego dziecka, terminu
kwalifikacji dzieci do adopcji wskazanego w ustawie.
3. Podjęcia działań zmierzających do ustalenia procedury realizacji art. 165 ww. ustawy.
Stosownie do postanowień art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny
i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575) oraz § 14 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania
kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli
(Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia
otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do wojewody mazowieckiego zastrzeżenia do
wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres:
Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, 00-950
Warszawa.
W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, kontrolowana jednostka jest
obowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania stanowiska wojewody w tej sprawie
powiadomić o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych Wydział Polityki Społecznej
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia
należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Wiesława Kacperek - Biegańska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Małgorzata Tajchman
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Aneta Pilecka - Pietrzak
INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Joanna Królikowska
7