Przykład protokołu >

4
podatek dochodowy
◊rzeczpospolita | poniedziałek | 26 marca 2007
JAK ZALICZYĆ W KOSZTY DROBNĄ NIEŚCIĄGALNĄ WIERZYTELNOŚĆ
Do odliczenia długu wystarczy protokół
Przedsiębiorca, któremu
nie opłaca się egzekwować
zapłaty od niesolidnego
kontrahenta, może zaliczyć
należność do kosztów
PRZEMYSŁAW WOJTASIK
Musi jednak wykazać, że ściągając
dług więcej straci, niż zyska. Do tego
potrzebny jest protokół dokumentujący przewidywane koszty.
Warunek taki wprowadza art. 23
ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz
art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku
dochodowym od osób prawnych.
Najpierw musi być przychód
Aby rozliczyć wierzytelność
w kosztach, musi być oczywiście
wcześniej opodatkowana jako
przychód. W wypadku należności
ze sprzedaży towarów albo wykonania usług wykazujemy
przychód należny, a nie faktycznie otrzymany. Płacimy więc
podatek nawet wtedy, gdy kontrahent nam nie zapłacił. Inaczej
będzie w wypadku przychodów,
które powstają dopiero wtedy,
gdy je faktycznie otrzymamy, np.
odsetki od zobowiązań. Nie zaliczymy więc do kosztów
wierzytelności z tytułu odsetek,
gdyż wcześniej nie wykazaliśmy
jej po stronie przychodów.
Szacujemy i opisujemy
Przepisy wymieniają parę sposobów na rozliczenie w kosztach
nieściągalnej wierzytelności. Najprostszy z nich to przygotowanie
protokołu, z którego wynika, że
wydatki na odzyskanie długu są
wyższe (albo równe) od jego kwoty.
Trzeba więc w nim oszacować wysokość przewidywanych kosztów.
Protokół powinien oczywiście zawierać podstawowe elementy dowodu księgowego – datę sporządzenia, numer, dane podatnika,
podstawę prawną, podpis. Oraz informację o wierzytelności – ile nam
się należy, od kogo, jaki dokument
to potwierdza.
Od pozwu do egzekucji
Jakie wydatki uwzględniamy
przy kalkulacji? Przepis wymienia
„przewidywane koszty procesowe i
egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności”. Na pewno
więc będzie to opłata sądowa (czyli
kwota wniesiona po to, aby sąd zajął się sprawą), a także koszty związane z prowadzonym procesem,
np. opłaty kancelaryjne, wynagrodzenie biegłych. Przy egzekucji to
m.in. opłaty egzekucyjne, koszty
ogłoszeń, uzyskiwania informacji,
należności biegłych, wydatki związane z wyjazdem komornika.
Oprócz tego wydatki na pełnomocnika procesowego oraz opłata skarbowa za ustanowienie pełnomocnictwa.
Jak oszacować nakłady na usługi
prawne? Wydaje się, że trzeba
wziąć pod uwagę realne koszty dochodzenia długu, czyli ceny rynkowe. Można więc posłużyć się cennikami kancelarii prawnych. Ale musimy pamiętać, że koszty powinny
być racjonalne, przy sporze o 1000
zł nie musimy więc korzystać z
usług kancelarii, która bierze 400
euro za godzinę swojej pracy.
Można jednak spotkać się z poglądem, że przyjęte przez podatnika kwoty nie powinny przekraczać
stawek urzędowych określonych w
rozporządzeniach ministra sprawiedliwości.
Wydaje się, że w kalkulacji możemy też wziąć pod uwagę wydatki na
usługi firmy windykacyjnej. Ustawodawca mówi bowiem o „przewidywanych kosztach”, ale nie odwołuje się do konkretnych przepisów.
>Stan faktyczny
ABC sp. z o.o. ma wierzytelność w kwocie 311 zł brutto. Dłużnik zmarł, spółka wezwała więc do zapłaty jego żonę (jako prawdopodobnego spadkobiercę), która odpisała jednak, że nie zamierza spłacać żadnych długów
małżonka. Spółka musiałaby więc wystąpić do sądu z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku, a następnie
pozwać o zapłatę spadkobiercę (spadkobierców). Założyła, że koszty zastępstwa procesowego byłyby minimalne. Spółka nie musiałaby poszukiwać spadkobierców, więc nie ujmuje dodatkowych kosztów z tego tytułu.
Spółka przyjęła ponadto, że komornik nie zażądałby od niej zaliczki na wydatki w postępowaniu egzekucyjnym
(zależy to od uznania komornika).
>Przykład protokołu
Zabrze, 2.03.2007
ABC spółka z o.o.
ul. Wierzycieli 3
Zabrze
NIP 333-00-11-000
W każdej sprawie
mogą być inne koszty
Protokół przyda się tylko przy
niewielkich długach. Nie można tu
jednak podać górnej granicy, gdyż
każdej sprawie mogą towarzyszyć
różne koszty. Możemy założyć, że
proces potoczy się sprawnie i naliczyć tylko standardowe wydatki.
Jeśli mamy możliwość przeprowadzenia postępowania nakazowego (tańszego), to powinniśmy
przyjąć koszty z nim związane. Jeśli jednak wiemy, że z dłużnikiem
nie pójdzie nam tak łatwo (np.
wniesie sprzeciw wobec nakazu
zapłaty), trzeba liczyć się z dodatkowymi nakładami. Mogą one być
bardzo różne, np. koszty poszukiwania majątku dłużnika przez komornika. Rozpiętość przewidywanych wydatków może więc być
spora i uzależniona od okoliczności danej sprawy.
Czy urząd może je zakwestionować? Oczywiście, jeśli uzna, że podatnik zawyżył koszty. Spójrzmy na
interpretację Pierwszego Urzędu
Skarbowego w Lublinie z 25 kwietnia
2005 r. (D-1/423-21/05). Wystąpiła
o nią firma szkoleniowa, a chodziło
o niezapłacone czesne (od 10 do
400 zł) za kursy językowe. Wierzyciel wycenił koszty ściągnięcia jednej należności na minimum 270 zł.
W kalkulacji uwzględnił wydatki na
przedsądowe wezwanie do zapłaty,
wpis sądowy, wynagrodzenie adwokata (wyższe niż urzędowe),
koszty działania komornika oraz
zatrudnienia dodatkowych osób
do obsługi należności.
Urząd odpowiedział, że w protokole można wykazać tylko koszty
procesowe i egzekucyjne, a takimi
nie są wydatki na zatrudnienie dodatkowych osób. Jeśli jednak podatnik wykaże, że inne koszty były
niezbędne przy dochodzeniu wierzytelności, można je uwzględnić
przy szacowaniu.
W innej interpretacji tego samego urzędu czytamy: „Przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne
to koszty, które musiałby podatnik
ponieść w celu dochodzenia wierzytelności na drodze cywilnej”.
Kiedy zaliczamy
i kto decyduje
Wierzytelność zaliczamy w koszty wtedy, kiedy sporządzimy protokół, czyli wykażemy, że nie opłaca się jej ściągać. Nie trzeba więc
cofać się w czasie (chociaż przychód był wykazany wcześniej).
Musimy jednak pamiętać, że nie
wrzucimy w koszty wierzytelności
przedawnionej. Zgodnie z ogólną
zasadą (art. 118 kodeksu cywilnego) roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodar-
Protokół dokumentujący nieściągalność wierzytelności (nr 1/3/2007)
Podstawa prawna:
Dłużnik:
Tytuł wierzytelności:
Kwota wierzytelności:
art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Jan Nowak, ul. Usadowiona 7, Zabrze
FV 00/06/08/00494 z 7.08.2005
netto 254,92 zł, brutto 311 zł
Przewidywane koszty dochodzenia wierzytelności:
1) opłaty sądowe:
a) opłata od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku
b) opłata od wniosku o wydanie tytułu wykonawczego
c) opłata od pozwu o zapłatę przeciwko spadkobiercom
2) opłaty skarbowe od pełnomocnictwa:
a) w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku
b) w postępowaniu o zapłatę przeciwko spadkobiercom
3) koszty zastępstwa procesowego:
a) w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku
b) w postępowaniu o zapłatę przeciwko spadkobiercom
c) w postępowaniu o nadanie klauzuli wykonalności
d) w postępowaniu egzekucyjnym
4) zaliczka na wydatki komornika:
5) koszty ewentualnych poszukiwań dłużnika:
6) inne:
Razem:
50 zł
6 zł (za każdą stronę)
30 zł
17 zł
17 zł
60 zł
60 zł
60 zł
15 zł
0 zł
0 zł
0 zł
315 zł
Podstawa prawna szacunku przewidywanych kosztów dochodzenia wierzytelności:
– art. 13, art. 49 ust. 1 pkt 1 i art. 77 ust. 1 pkt 2 – 3 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych
w sprawach cywilnych (DzU nr 167, poz. 1398 ze zm.)
– § 6 pkt 1, § 8 pkt 2 i § 10 ust. 1 pkt 7 i 13 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r.
w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy
prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (DzU nr 163, poz. 1349 ze zm.)
– załącznik do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (DzU nr 225, poz. 1635)
Zofia Kowalska
prezes zarządu
(podpis i pieczęć)
Wzór opracowała dr Anna Piszcz z Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku
>Jarosław Sekita
Zdaniem eksperta
>Inne przydatne przepisy
Protokół nie jest oświadczeniem
woli i zewnętrzną czynnością
prawną, nie mają tu więc
zastosowania przepisy kodeksu
spółek handlowych
o reprezentowaniu danego
podmiotu. Protokołu nie
kierujemy do urzędu ani do innej
firmy, jest to czynność wewnętrzna
spółki. Może więc go sporządzić
i podpisać osoba, która podejmuje
decyzję o odstąpieniu od procesu
sądowego i zaliczeniu
wierzytelności w ciężar kosztów
podatkowych, np. główna
księgowa i kierownik działu
prawnego. Urząd nie powinien
tego kwestionować, chociaż
niektórzy wolą dmuchać na zimne
i dają protokoły do podpisania
członkom zarządu.
Oprócz przepisów wymienionych
we wzorze, przy szacowaniu
kosztów przydadzą się również:
∑ rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r.
w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb
Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu
(DzU nr 163, poz. 1348 ze zm.),
∑ ustawa z 29 sierpnia 1997 r.
o komornikach sądowych i egzekucji (tekst jedn. DzU z 2006 r.
nr 167, poz. 1191 ze zm.). ∑
czej przedawniają się po trzech latach. Ale w odniesieniu do roszczeń z tytułu sprzedaży dokonanej
w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy termin ten
wynosi dwa lata. Po jego upływie
nie możemy zaliczyć długu do
kosztów, co Ministerstwo Finansów
podkreśliło już w piśmie z 23 kwietnia 1996 r. (PO M-722-29/96).
Do kosztów zaliczamy tylko kwotę
netto wierzytelności (czyli bez VAT).
Kto powinien podpisać protokół?
Urząd Skarbowy w Augustowie w interpretacji z 12 stycznia br. (US-III/423-KK-I-OP-1/2007) stwierdził, że musi to
być osoba uprawniona do reprezentacji podatnika. Nie wyjaśnił jednak, o kogo chodzi, tłumacząc się, że
kwestia ta nie może być przedmiotem interpretacji. Wydaje się jednak,
że nie musi to być osoba reprezentująca podatnika na zewnątrz firmy
(patrz ramka).
< doradca
podatkowy
w Meritum
Doradcy
Podatkowi sp. z o.o.