pobierz

ZARZĄDZENIE Nr 5/2016
DYREKTORA GENERALNEGO
POMORSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W GDAŃSKU
z dnia 15 stycznia 2016 r.
w sprawie ustalenia zasad wypłaty i rozliczeń zaliczek
Na podstawie art. 25 ust. 10 ustawy z dnia 22 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2014 r. poz.
1111 z późn.zm.) oraz w oparciu o pkt 23 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 379/2013 Wojewody Pomorskiego
z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości (z późn. zm.) zarządza się,
co następuje:
§ 1. W celu prawidłowej realizacji wydatków budżetowych roku 2016, mogą być udzielane zaliczki:
1) stałe dla pracowników, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów oraz opłat;
2) jednorazowe na pokrycie kosztów wyjazdów służbowych oraz na pokrycie jednorazowych zakupów, które
nie mogą być zrealizowane w formie obrotu bezgotówkowego.
§ 2. Dokumentem wypłaty zaliczki jest imienne polecenie wyjazdu służbowego lub imienny wniosek o
zaliczkę, zaakceptowany pod względem merytorycznym przez bezpośredniego przełożonego i zatwierdzony do
wypłaty przez osoby uprawnione.
§ 3. Wniosek o zaliczkę wypełnia w jednym egzemplarzu pracownik wnioskujący o zaliczkę.
§ 4. Wniosek o zaliczkę powinien zawierać:
1) kwotę zaliczki;
2) przeznaczenie zaliczki;
3) klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z najbliższej wypłaty należnej
pracownikowi;
4) podpis zaliczkobiorcy;
1
5) adnotację uprawnionego pracownika o zaangażowaniu wydatku;
6) adnotację uprawnionego pracownika o rozliczeniu poprzednio pobranej zaliczki.
§ 5. 1. Zaliczki jednorazowe na dokonywanie doraźnych zakupów materiałów i usług oraz wydatkowane
w ramach zaliczki stałej kwoty powinny być rozliczane na podstawie przedłożonych dokumentów
w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty wystawienia faktury / rachunku, a zaliczki na poczet podróży
służbowych nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej.
2. Pracownikowi, który nie rozliczył terminowo poprzednio udzielonej zaliczki, wstrzymuje się wypłatę
kolejnych zaliczek.
3. Rozliczenie zaliczki zaliczkobiorca składa w jednym egzemplarzu, podając wszystkie dowody
źródłowe opłacone z zaliczki (rachunki, faktury, itp.), wyliczając kwotę do dopłaty lub zwrotu.
Do rozliczenia zaliczki dołącza opisane i zaakceptowane przez bezpośredniego przełożonego pod względem
merytorycznym, źródłowe dowody zakupu.
4. Na każdym załączonym do rozliczenia zaliczki dokumencie dotyczącym zakupu materiałów i usług
powinna być umieszczana zarówno data otrzymania dokumentu przez zaliczkobiorcę jak i data obioru towaru /
wykonania usługi.
5. Zaliczkę jednorazową pobraną na zakup materiałów i usług, która nie zostanie wykorzystana,
zaliczkobiorca zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić do kasy Urzędu. W przypadku, gdy zaliczka nie
zostanie rozliczona w terminie, o którym mowa w ust. 1 lub zwrócona w terminie 1 miesiąca od pobrania,
podlega potrąceniu z najbliższej wypłaty wynagrodzeń dla pracownika, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.
6. Zaliczka wypłacona na poczet podróży służbowej, nierozliczona w terminie, o którym mowa w ust. 1,
podlega potrąceniu z najbliższej wypłaty wynagrodzeń dla pracownika, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.
7. Zaliczkę pobraną tytułem podróży służbowej, która nie została wykorzystana z powodu nieodbycia
podróży służbowej, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić do kasy Urzędu, nie później niż
w terminie do 3 dni od pobrania zaliczki.
8. Zaliczki stałe powinny być rozliczane przed końcem roku obrotowego, nie później niż do dnia
20 grudnia lub przed ustaniem służbowego stosunku pracy.
§ 6. Rozliczenie zaliczki sprawdza i zatwierdza osoba uprawniona.
2
§ 7. 1. Pracownikom Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego udziela się stałej rocznej zaliczki na bieżące
wydatki związane z wykonywanymi czynnościami służbowymi – jak niżej:
Lp.
Imię i nazwisko
Kwota zaliczki stałej (zł)
1
Marek Skierka
2.000,-
2
Janina Rejowska
2.000,-
3
Michał Joszczak
2.000,-
4
Tomasz Borecki
300,-
5
Marek Gołębiewski
500,-
6
Mirosław Goryl
300,-
7
Ryszard Hajduk
500,-
8
Zbigniew Harasimowicz
300,-
9
Łukasz Hejbowicz
500,-
10
Krzysztof Miśkiewicz
1.000,-
11
Eugeniusz Szumacher
500,-
12
Henryk Załęski
300,-
13
Ryszard Duszak
500,-
14
Bogdan Szmidt
500,-
3
2. Udzielone stałe roczne zaliczki służą do pokrywania bieżących wydatków związanych z:
1) pilnym zakupem materiałów budowlanych, sanitarnych i elektrycznych w celu realizacji planowanych
remontów, zapewnienia bieżącej konserwacji urządzeń i instalacji, a także w celu usuwania pojawiających
się awarii w zespole budynków będących w trwałym zarządzie Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
(dotyczy pracownika wymienionego w ust. 1 Lp. 1);
2) zakupem drobnych materiałów budowlanych i elektrycznych na potrzeby utrzymania w należytym stanie
części budynku należącego do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego – Delegatura w Słupsku (dotyczy
pracownika wymienionego w ust. 1 Lp. 2);
3) zakup drobnych części komputerowych na potrzeby utrzymania ciągłości pracy i funkcjonowania
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku (dotyczy pracownika w ust. 1 Lp. 3);
4) eksploatacją pojazdów służbowych (np. mycie, opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy autostradami,
tankowanie gotówkowe - dotyczy pracowników wymienionych w ust. 1 Lp. 4-14).
§ 8. Kwoty stałych rocznych zaliczek ujęte w § 7 obowiązują w 2016 roku.
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Dyrektor Generalny
Ewelina Dajnowska - Burkiewicz
4