otwiera się w nowym oknie

XI WW 4191-10/13
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r. poz.
1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Raciborzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
11.04. – 26.04.2013r., 23.05 – 24.05.2013r., 14.06.2013r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
•
•
•
•
I.7. Okres objęty
kontrolą
01.04. 2010r. – 30.04. 2013r.
(w zakresie „ruchu spraw” okres 01.01. 2010r. – 31.03.2013r.)
VII.3. Wnioski
W sekretariacie kontrolowanego wydziału czynności należące do jego zadań wykonywane są
obecnie przez zespół doświadczonych pracowników. Dzięki temu, mimo, iż wachlarz
wykonywanych w sekretariacie czynności jest szeroki, a powierzone do wykonania zadania
prezentują różny stopień trudności, stwierdzić niewątpliwie można, iż wszyscy obecni
pracownicy dokładają starań, aby rzetelnie i sprawnie wykonywać powierzone obowiązki.
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt sądowych
Akta sądowe prowadzone są w prawidłowy sposób, starannie i rzetelnie – zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. Karty w nich są na
bieżąco numerowane oraz spinane (lub zszywane). Sporządzane przez pracowników sekretariatu
w aktach zapiski i adnotacje są jednoznaczne w swej treści i sporządzone prawidłowo.
Wyeliminowano większość wskazanych w trakcie poprzedniej kontroli uchybień odnośnie
prowadzenia akt: obecnie prawidłowo – zgodnie z treścią przepisu § 30 ustęp 3 w/w
Zarządzenia M.S. – postępuje się w sytuacji konieczności zmiany numeracji kart w aktach, na
1
ostatniej stronie akt poświadcza się – jak to przewiduje przepis § 35 ustęp 1 w/w Zarządzenia
M.S. liczbę kart zawartych w tomie. Na każdym etapie postępowania na bieżąco dołącza się do
akt zwrotne poświadczenia odbioru przesłanej korespondencji – zgodnie z wymogiem przepisu
§ 18 ustęp 1 w/w Zarządzenia M.S. Obecnie również każdorazowo poprawnie kasowane są
przyjmowane do akt znaki opłaty sądowej. Zmieniono na prawidłową zasadę postępowania ze
złożonymi do akt testamentami i wekslami – są one obecnie wyłączane i zabezpieczane
bezzwłocznie po ich złożeniu w sądzie.
Zgodnie z treścią przepisu § 19 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. sporządzane są pisma sądowe
i w przeważającej większości ich podpisane kopie pozostawiane są w aktach sprawy – jak to
przewiduje przepis § 20 w/w Zarządzenia M.S. Nadal jednakże na kopiach tych nie sporządzano
adnotacji o dacie wysłania pisma – a obowiązek ten wynikał z treści tego samego przepisu.
Przypomniano również o konieczności każdorazowego czynienia adnotacji o wykonaniu –
w sposób przewidziany treścią § 16 w/w Zarządzenia M.S. przy wszystkich kategoriach zarządzeń
sędziów/referendarzy oraz o obowiązku dołączania do akt sprawy wpływających pism według
kolejności wpływu – zgodnie z treścią § 37 w/w Zarządzenia M.S., jak również konieczności
zachowania chronologii przy czynności łączenia (spinania lub zszywania) kart w aktach.
Stwierdzone opóźnienia w wykonywaniu czynności sekretarskich dotyczyły w największych
stopniu zarządzeń z roku 2010, jednakże w późniejszych latach też się zdarzały. Niepokojące są
zwłaszcza duże opóźnienia w doręczaniu tytułów wykonawczych w sprawach „Nc” (k. 35-36
niniejszego protokołu) i tutaj w pierwszej kolejności należy podjąć działania zmierzające do
wyeliminowania tak znacznych opóźnień. Jednakże niewątpliwie należy dążyć do
wyeliminowania na przyszłość opóźnień przy wykonywaniu wszystkich zarządzeń.
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4
Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu
działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem
i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się wielkim
zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych
wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Również pozostali
pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie
dyscypliny i kultury pracy.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Pracownicy dokładają również starań, aby terminowo wykonywać wszystkie powierzone im
czynności.
Dokonywane w urządzeniach ewidencyjnych wpisy poprawnie odzwierciedlają czynności sądu.
Na ich podstawie można zarówno ustalić tok postępowania poszczególnych spraw jak również
każdorazowo ustalić aktualne miejsce położenia akt.
Akta poszczególnych spraw prowadzone są staranie, dokonywane w nich adnotacje są
prawidłowe, karty akt są na bieżąco numerowane i łączone.
Dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy
ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu Okręgowego w
Gliwicach zawartymi w pismach z dnia 17 czerwca 2011r. jak również 14 marca 2012r. o nr Adm.
0312-25/11) możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola
obciążenia pracowników.
2
IX.2. Wnioski
Pracę kontrolowanego sekretariatu można niewątpliwie ocenić jako dobrą. Na dobre
funkcjonowanie kontrolowanego sekretariatu duży wpływ ma niewątpliwie fakt, iż jego
pracownicy stanowią doświadczoną kadrę i zgrany zespół, który wspólnie dąży do prawidłowego
wypełniania powierzonych obowiązków.
Wszystkie zatrudnione w sekretariacie osoby wykazują duże zaangażowanie w sumienne,
sprawne i terminowe wykonywanie powierzonych im czynności.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do przeważającej większości zaleceń
zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu
przeprowadzonej w roku 2010r. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, jak również większość nieprawidłowości stwierdzonych
przy prowadzeniu akt.
Kierownik sekretariatu wydziału w sposób prawidłowy wywiązuje się ze swoich obowiązków,
w szczególności przewidzianych treścią przepisu § 5 ust. 1 zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r.
Praca w sekretariacie wydziału jest należycie zorganizowana, wszyscy pracownicy rzetelnie
traktują swoje obowiązki.
Obecnie stwierdzone uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały szczegółowo
opisane w Działach VI i VII niniejszego protokołu. Jak dotychczas nie miały one negatywnego
wpływu na tok poszczególnych spraw, niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu do ich
usunięcia i wyeliminowania na przyszłość.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• konieczność prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie obowiązującym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia
12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz
innych działów administracji sądowej, w szczególności:
o obowiązek rejestrowania w wykazie „OZ” wszystkich spraw z zakresu
międzynarodowego postępowania cywilnego tj. wszystkich spraw w których stroną
lub uczestnikiem jest cudzoziemiec lub osoba przebywająca albo mająca siedzibą
za granicą,
o obowiązek rejestrowania w „Kontrolce nieprawomocnych grzywien” wszystkich
wydanych postanowień w przedmiocie nałożenia grzywny,
o konieczność rzetelniejszego prowadzenia „Wykazu akt postępowania
egzekucyjnego komorników sądowych pozostających w dyspozycji wydziału”,
o obowiązek zamieszczania na wokandach z rozpraw i posiedzeń z udziałem stron
informacji o ilości przesłuchanych osób;
• konieczność dokonywania wszelkich wpisów w urządzeniach ewidencyjnych
niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy (zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4
Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.).
Odnośnie systemu informatycznego „Sawa” Spółki „Currenda”, z którego korzysta wydział,
stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu
i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on
jeszcze pewne nieprawidłowości. Dlatego też ważnym jest zarówno zgłaszanie wszelkich
stwierdzonych błędów w funkcjonowaniu systemu, jak i wgrywanie dostępnych aktualizacji.
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego
nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów
sądowych oraz innych działów administracji sądowej. W aktach poszczególnych spraw muszą
widnieć zapisy odzwierciedlające wszystkie czynności dokonywane w poszczególnych sprawach.
Fakt dokonania zapisów w tym zakresie w systemie, nie zwalnia jednak od ich czynienia w aktach
(zarówno odnośnie daty jak i samego faktu dokonywania poszczególnych czynności).
3
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na:
• konieczność czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach
zarządzeń, które odzwierciedlać będą w pełny i dokładny sposób obieg akt – zgodnie
z treścią przepisu § 16 Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r.,
• obowiązek czynienia na pozostawianych w aktach podpisanych kopiach wysłanych pism
adnotacji o dacie ich wysłania – zgodnie z treścią przepisu § 20 Zarządzenia M.S. z dnia
12.12.2003r.
Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności
należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to umożliwią.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik sekretariatu wydziału szczegółowo
stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Wiceprezesa Sądu Rejonowego w Raciborzu,
pełniącego również funkcję Przewodniczącego Wydziału I Cywilnego.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249),
o
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o
o
o
Data sporządzenia
protokołu
urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
losowo wybrane akta spraw.
12.07.2013r.
Podpis
4
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok