Wykaz dokumentów do rozliczenia obozu

Wykaz dokumentów do rozliczenia obozu
Część organizacyjna - w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku.
1. Raport poobozowy – podpisany przez komendanta wypoczynku.
2. Protokoły kontroli – jeżeli były przeprowadzone.
Część finansowa - w terminie 14 dni od zakończenia wypoczynku, w przypadku
dofinansowania (dotacja) tego wypoczynku, albo w ciągu 21 dni od zakończenia
wypoczynku, który nie był dotowany.
1. Książka kasowa obozu. Dokumenty źródłowe – faktury, rachunki, umowy zlecenia, rachunki
kosztów podróży, na rachunkach kosztów podróży dot. użytkowania prywatnego samochodu
należy podać numer rejestracyjny, markę samochodu oraz pojemność silnika. Należy zwracać
uwagę na właściwe opisy faktur, jeżeli faktura została pokryta z dotacji to z opisu faktury musi
wynikać skąd była dotacja oraz nazwa projektu – przykładowy opis faktur dotacyjnych został
umieszczony na stronie Chorągwi w części dot. HAL 2016. Dotyczy on obozu dotowanego przez
Kuratorium Oświaty i został przygotowany w formie nadruku za kartce A4 papieru
samoprzylepnego do nalepiania na dokumentach źródłowych finansowanych z dotacji oraz
stanowiących wkład własny do dotacji. Wszystkie faktury ujęte w książce kasowej obozu muszą
mieć adnotację:
a. Zapłacono gotówką lub
b. Zawierać adnotację, iż zostały opłacone, np. Kwituję odbiór gotówki w kwocie (kwota
zapłaty zapisana cyframi i słownie) opatrzone datą oraz czytelnym podpisem osoby
odbierającej gotówkę albo
c. Być opłacone prywatną kartą płatniczą lub przelewem z prywatnego konta (do faktury
należy dołączyć potwierdzenie tego przelewu) – a faktura musi zawierać adnotację
opisaną w ppkt. b.
2. Sprawozdanie finansowe obozu.
3. Dowód wpłaty salda obozowego (w przypadku zwrotu zaliczki) – KP w przypadku wpłaty
gotówki do kasy Hufca lub potwierdzenie przelewy na konto bankowe Hufca.
4. Oświadczenie/zobowiązanie komendanta i kwatermistrza/księgowego wypoczynku o
uregulowaniu wszystkich zobowiązań bądź wskazania zobowiązań, które pozostały jeszcze do
uregulowania
5. Karty kwalifikacyjne uczestników wraz z potwierdzeniem pobytu.
6. Lista uczestników z adresami – podpisana przez komendanta wypoczynku
7. Lista odpłatności uczestników obozu – podpisana przez komendanta i kwatermistrza wypoczynku.
8. Lista kadry obozowej z wykazem funkcji.
9. Kadra, która pobiera wynagrodzenie za pełnione funkcje na obozie płaci za wyżywienie
zryczałtowaną kwotę 6,00 zł dziennie - wystawiamy KP.
10. Lista wolontariuszy (do przeksięgowania kosztów wyżywienia wolontariuszy).
11. Umowy wolontariackie wraz z ich wyceną.
12. Rozliczanie samochodu na obozie: rachunek kosztów podróży i ewidencja przebiegu pojazdu,
umowa użyczenia pojazdu i ewidencja przebiegu pojazdu, umowa najmu pojazdu.
13. W przypadku zakupu sprzętu na obozie obowiązkowo do rozliczenia należy dołączyć protokół
przejęcia sprzętu na stan Hufca.
14. Zapotrzebowanie żywnościowe.
15. Kartoteka magazynowa.
16.
17.
18.
19.
20.
Protokół wydania, wypożyczenia, zwrotu sprzętu obozowego.
Protokół zdawczo – odbiorczy przekazania sprzętu między turnusami.
Protokół kradzieży.
Protokół zniszczenia.
W przypadku prowadzenia magazynu żywnościowego należy dołączyć:
a. Kartoteki magazynowe,
b. Zapotrzebowania żywnościowe,
c. Dokumentację magazynu żywnościowego prowadzonego w wersji elektronicznej (plik
XLS) na CD-R – gdy nie ma możliwości wydrukowania kartotek magazynowych.