Lubenia 2 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610 - 2/4/2007
Rzeszów, dnia 26 marca 2007 r.
Pan
Adam Warzybok
Wójt Gminy Lubenia
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zmianami), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 4 stycznia 2007 r. do 28 lutego 2007 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Lubenia. Wyniki kontroli
zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 28 lutego 2007 r.
Przeprowadzona kontrola wykazała szereg nieprawidłowości. Do przyczyn powstania
tych nieprawidłowości należy zaliczyć niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, przypadki zaniedbania w wykonywaniu obowiązków pracowniczych.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie,
działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując wnioski zmierzające do
ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności oraz osoby za nie odpowiedzialne:
W zakresie kontroli wewnętrznej
• Nieprzeprowadzanie w okresie 2005 r. i 2006 r. kontroli wewnętrznych procedur,
obejmując co najmniej 5% wydatków, w następujących jednostkach organizacyjnych
Gminy Lubenia: Urzędzie Gminy w Lubeni, Gminnym Ośrodku Kultury w Lubeni oraz
Gminnej Bibliotece Publicznej w Lubeni.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Pan Adam Warzybok - Wójt
Gminy Lubenia.
Wniosek 1. Kontrolować przestrzeganie, we wszystkich podległych jednostkach
organizacyjnych Gminy, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując w każdym roku kontrolą
co najmniej 5% wydatków tych jednostek, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zmianami).
W zakresie sprawozdawczości i księgowości
• Niesporządzenie przez Wójta Gminy Lubenia, jako dysponenta Gminnego Funduszu
2
Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej sprawozdania kwartalnego Rb-Z o stanie
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń tego funduszu za
okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2006 r.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Wójt Gminy Lubenia.
Wniosek 2. Sprawozdania kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, funduszu nie posiadającego osobowości prawnej
sporządzać zgodnie z § 4 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27
czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781).
W zakresie dochodów:
• Nieegzekwowanie od inkasentów podatków gminnych obowiązku terminowego wpłacania do kasy Urzędu zainkasowanych kwot podatków, a także nienaliczanie odsetek
od nieterminowych wpłat.
Osobami odpowiedzialnymi za powyższą nieprawidłowość są inspektor i referent w UG
Lubenia.
Wniosek 3. Egzekwować obowiązek terminowego rozliczania się inkasentów z pobranych podatków i opłat gminnych, a od nieterminowych wpłat naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę zgodnie z art. 47 §4a i art. 53 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (jednolity tekst: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Niezamieszczanie na deklaracjach podatkowych podatku od środków transportowych
daty wpływu, co uniemożliwia ustalenia terminowości ich złożenia.
Osobą odpowiedzialną za powstanie powyższej nieprawidłowości jest Inspektor UG Lubenia.
Wniosek 4. Deklaracje podatkowe wpływające do Urzędu Gminy oznaczać datą wpływu stosownie zgodnie z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22
grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
• Doręczanie decyzji wymiarowych w sprawie podatku rolnego, leśnego oraz podatku
od nieruchomości z naruszeniem 14-dniowego terminu poprzedzającego płatność I
raty podatku.
Osobami odpowiedzialnymi za powyższą nieprawidłowość są inspektor i referent w UG
Lubenia.
Wniosek 5. Decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego doręczać podatnikom w terminach określonych w art. 47 §1 Ordynacji podatkowej.
• Niewyznaczanie podatnikom siedmiodniowego terminu do wypowiedzenia się w
sprawie zebranego materiału dowodowego pomimo wydania decyzji nieuwzględniającej w całości wniosku strony.
Osobami odpowiedzialnymi za powyższą nieprawidłowość są inspektor i referent w UG
Lubenia.
Wniosek 6. Przed wydaniem decyzji w sprawie ulg podatkowych wyznaczać stronie
siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego stosownie do przepisu art. 200 § 1 z zastrzeżeniem § 2 ustawy Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
3
• Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dochodów z opłaty skarbowej za wydanie decyzji o warunkach zabudowy w § 045 – wpływy z opłaty administracyjnej za czynności
urzędowe oraz w § 049 – wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw, zamiast w § 041 – wpływy z opłaty skarbowej.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Skarbik Gminy.
Wniosek 7. Klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.).
• Niezamieszczanie na wydawanych decyzjach o warunkach zabudowy adnotacji o dokonanej zapłacie opłaty skarbowej lub zwolnieniu z tej opłaty z podaniem podstawy
prawnej takiego zwolnienia.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Inspektor UG Lubenia.
Wniosek 8. Na wydawanych decyzjach o warunkach zabudowy zamieszczać adnotację
o dokonaniu opłaty skarbowej określającą wysokość uiszczonej opłaty, datę wpłaty oraz
numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego lub adnotację o zwolnieniu z opłaty skarbowej określającą podstawę prawną takiego zwolnienia stosownie do przepisu §
5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie dokumentowania opłaty skarbowej oraz trybu jej zwrotu (Dz. U. Nr 246, poz. 1804).
W zakresie wydatków
• Nieokreślanie miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej w poleceniach wyjazdu
służbowego dla pracowników Urzędu Gminy.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Wójt Gminy Lubenia.
Wniosek 9. W poleceniach wyjazdu służbowego określać miejscowość rozpoczęcia
podróży służbowej zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z
dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z
późn. zm.).
W zakresie zamówień publicznych i inwestycji
• Niezamieszczanie w ogłoszeniach o zamówieniu ani w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia opisu konkretnie ustalonych dla danego zamówienia warunków
udziału w postępowaniu i sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, w
postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę pospółki żwirowej
wraz z transportem na drogi gminne i wewnętrzne na terenie Gminy Lubenia, modernizację drogi gminnej Straszydle - Cmentarz - Blizianka, przebudowę dróg wewnętrznych, parkingu i placu targowego gminy w miejscowości Lubenia, dowóz dzieci do
szkół podstawowych i gimnazjum na terenie Gminy Lubenia w okresie od 1.03.2006 r.
do 30.06.2006 r.
Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Wójt Gminy Lubenia.
Wniosek 10. W ogłoszeniach o zamówieniu udzielanym w trybie przetargu nieograniczonego oraz w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia zamieszczać informa-
4
cje wymagane art. 36 i art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. Nr 164 z 2006 r., poz. 1163 z późn. zmianami).
• W księgach rachunkowych Urzędu Gminy prowadzonych dla inwestycji pn. „Modernizacja (przebudowa) drogi gminnej Straszydle - Cmentarz - Blizianka”, w części dotyczącej kosztów konta analitycznego 080, niedokonanie przeniesienie bilansu zamknięcia tego konta z dniem 31.12.2004 r. na bilans otwarcia konta z dniem
1.01.2005 r., w wyniku czego nie zostały ujęte w kosztach inwestycji wydatki poniesione w 2004 r. na opracowanie studium wykonania przedmiotowej inwestycji oraz na
wykonanie dokumentacji projektowej w łącznej kwocie 7.386 zł. Jednocześnie poprzez niezapewnienie ciągłości zapisów na koncie 080, efekt inwestycyjny w postaci
środka trwałego został wyceniony i ujęty w ewidencji księgowej w zaniżonej wysokości.
Wniosek 11. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 24 i art. 28
ust. 3 ustawy o rachunkowości. Prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie,
sprawdzalnie i bieżąco, a efekt inwestycyjny w postaci środka trwałego wyceniać i ujmować w ewidencji księgowej w wartości obejmującej wszystkie koszty pozostające z
nim w bezpośrednim związku.
• Nieprawidłowe naliczenie i pobranie opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu, w jaki
zostały oddane Gminnemu Ośrodkowi Kultury w Lubeni Domy Kultury w Siedliskach
nieruchomości gminne.
Wniosek 12. Opłatę roczną z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami ustalać zgodnie z art. 82 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
• Nieprawidłowe ustalenie wartości środka trwałego – drukarki, poprzez zwiększenie
jego wartości o cenę tonera - materiału niestanowiącego składnika środka trwałego.
Wniosek 13. Wartości zakupionych przedmiotów i materiałów niestanowiące środka
trwałego, lecz materiał odpisywać w koszty w momencie ich zakupu zgodnie z zasadami polityki rachunkowości obowiązującymi w jednostce.
• Wprowadzenie do ewidencji środków trwałych w styczniu 2006 roku dwóch zestawów
komputerowych zakupionych w maju i listopadzie 2005 roku.
Wniosek 14. Zakupione środki trwałe ewidencjonować w terminach określonych w art.
20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• W księgach rachunkowych prowadzonych dla budżetu gminy (organu) brak ewidencji
analitycznej do konta 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych” umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z każdą oświatową jednostką budżetową osobno.
Wniosek 15. W księgach rachunkowych budżetu gminy ująć i prowadzić ewidencję na
wszystkich kontach określonych w zakładowym planie kont zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego
oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
5
Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowości wymienione w punktach 11-15 wystąpienia jest Skarbnik Gminy Lubenia.
Przedstawiając powyższe zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy,
Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy Lubenia