opis zmian - Alexa.com.pl

Przedsiębiorstwo Informatyczne ALEXA Zygmunt Wiśniewski
45-265 Opole, ul. Jana Bytnara „Rudego” 3a/802
45-321 Opole, ul. Pomorska 26, tel./fax 077 441-7007
http://www.alexa.com.pl e-mail: [email protected]
System ALEXA KADRY-PŁACE (v.8.01)
Opole 2012-01-20
UWAGA ! Wersja 8.01 jest BEZPŁATNA dla użytkowników wersji 8.00
UWAGA ! Wersja 8.00 jest PŁATNA.
PRZED jej zainstalowaniem należy złożyć zamówienie na zakup tej wersji, a następnie
odczytać przesyłkę wysłaną na Państwa indywidualne konto poczty elektronicznej (e-mail).
UWAGA ! Przed zainstalowaniem wersji 8.00 należy najpierw uaktualnić
system do wersji 7.93
UWAGA ! Wersja 7.93 jest BEZPŁATNA dla użytkowników wersji 7.90
UWAGA! Przed wczytaniem nowej wersji należy zabezpieczyć aktualne dane
(patrz pkt 2, poniżej)
Instrukcja wprowadzania zmian do programu KADRY-PŁACE
Zmiany do programu można zainstalować na trzy sposoby i w zależności od wybranej metody, należy
przygotować pobrane z internetu pliki:
1. Wkopiować wszystkie pliki z jednej aktualizacji do katalogu POCZTA będącego podkatalogiem
systemu Kadry-Płace
LUB
2. Wkopiować wszystkie pliki z jednej aktualizacji do dowolnego katalogu (nazwa katalogu musi
mieć nazwę w standardzie DOS (ośmioznakowa, tylko litery i cyfry) i zaczynać się dwoma literami
„UP” - ważne!.)
Aby wprowadzić zmiany do systemu KADRY-PŁACE należy:
1) zakończyć pracę programu KADRY-PŁACE na wszystkich komputerach (w czasie wprowadzania
zmiany nikt nie może używać programu KADRY-PŁACE) oraz innych programów, które korzystają
ze zbiorów systemu KADRY-PŁACE (np. TARKUS FK)
2) funkcją Programy pomocnicze .. / ARCHIWOWANIE danych zarchiwować aktualne dane na
pendrivie lub dysku twardym.
3) uruchomić system KADRY-PŁACE
4) podać inicjały i hasło
5) wybrać z menu pozycję KADRY/PŁACE - zmiany w systemie
6) wybrać z menu żądany sposób dokonania zmian:
6.1) Zmiany z POCZTA
LUB
6.2) Zmiany z dowolnego katalogu
7) zatwierdzać komunikaty
8) po wykonaniu zmian, program powróci do pozycji Zmiany z ........ Proszę nacisnąć klawisz Esc program powróci do menu głównego
9) zmiany są wprowadzone
1. PESEL zastępuje NIP jako identyfikator ubezpieczonego w dokumentach do ZUS
(v.8.00, 2011-12-12)
Od 1 września 2011 r. NIP wychodzi z użytku jako identyfikator osoby ubezpieczonej w ZUS.
Pozostaje natomiast podstawowym identyfikatorem płatnika składek.
NIP istnieje jako identyfikator osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do końca
2011 roku. Od 1 stycznia 2012 roku jeśli na dokumencie przekazanym do ZUS jedynym identyfikatorem
będzie NIP, podatnik nie zostanie zidentyfikowany przez ZUS, zatem jego składki nie zostaną
przekazane.
1
Dostosowaliśmy program ALEXA Kadry-Płace – wersja 8.00 do powyższych zmian. NIP został usunięty
przy przekazywaniu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Płatnika.
UWAGA! Zalecamy na razie nie usuwać NIP pracownika z danych osobowych.
2. Nowy PIT-11(19), PIT-40(17), PIT-4R(3) za rok 2011.
Formularze PIT-11(19), PIT-40(17), PIT-4R(3) będą obowiązywać od 1 stycznia 2012r. i będą dotyczyć
przychodów za 2011 rok.
UWAGA! Formularz PIT-11 nr 19 obowiązuje od 1 stycznia 2012. Do 31 grudnia 2011 obowiązuje
formularz PIT-11 nr 18. Program drukuje odpowiedni formularz w zależności od daty
pobranej z komputera.
3. Przekazywanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną
(v.8.00, 2011-12-12).
Program ALEXA Kadry-Płace w wersji 8.00 ma możliwość eksportu deklaracji PIT-11 (18) oraz PIT40(17) do plików XML, które następnie mogą być wysłane do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną.
Aby wysłać deklaracje podatkowe PIT-11/PIT-40 drogą elektroniczną, niezbędne są:
1. Zestaw do składania podpisu elektronicznego (czytnik i oprogramowanie).
2. Zainstalowany program Adobe Reader, dostępny nieodpłatnie na stronie producenta.
Interaktywne formularze wymagają wersji co najmniej 8.1.4.
3. Aktualna wtyczka (plug-in) do programu Adobe Reader.
4. Konfiguracja programu Adobe Reader:
menu Edycja-> Preferencje -> Internet:
- odznaczyć „Wyświetl PDF w przeglądarce”
- odznaczyć „Pozwól na szybki podgląd w Internecie”
menu Edycja -> Preferencje -> Formularze:
- ustawić na „Wyłączone” opcję „Autowypełnianie”
menu Edycja -> Preferencje -> Ogólne (wyłączyć tryb chroniony w Adobe Reader v.X i
późniejszych)
- odznaczyć "Podczas uruchamiania włącz tryb chroniony"
- zamknąć i uruchomić ponownie program Adobe Reader X
Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie www.e-deklaracje.gov.pl.
W programie ALEXA Kadry-Płace należy uzupełnić bazę urzędów skarbowych BAZA43S (Bazy
kodowe/Parametry systemu -> A).Zbiory-moduł KADRY -> Urzędy Skarbowe (BAZA43S.DBF) ) o pole
Kod US do e-pitów. Przy każdym urzędzie skarbowym należy wpisać czterocyfrowy kod zgodny z
ogólnopolską klasyfikacją. Pierwsze dwie cyfry oznaczają województwo, kolejne są numerem US w
ramach województwa.
Listę kodów dostarczyliśmy jako plik tekstowy kodyus.txt oraz arkusz elektroniczny kodyus.xls. Pliki
znajdują się w katalogu instalacyjnym programu ALEXA Kadry-Płace. Plik kodyus.txt można otworzyć
i wydrukować np. programem NOTATNIK lub funkcją Przeglądanie/Drukowanie -> 4.
Plik kodyus.xls można otworzyć i wydrukować programem Microsoft Excel (albo darmowym
programem OpenOffice Calc)
Uwaga! Pole Kod US do e-pitów w BAZA43S.DBF nie podlega kontroli ze strony programu. Należy
wypełnić je bezbłędnie, bowiem jest to identyfikator US, do którego trafi PIT.
Jak wysłać PIT drogą elektroniczną?
1. Podczas drukowania PIT’ów w programie ALEXA Kadry-Płace istnieje możliwość wyboru sposobu
wydruku (klawisz <F2> - warunki): Tylko Wydruk / Tylko e-deklaracje / Wydruk + e-deklaracje
(przełączanie klawiszem <Enter>).
Po wyborze opcji e-deklaracje, utworzone zostaną pliki XML z deklaracjami. Pliki zapisują się
w katalogu Katalog_instalacyjny_ALEXAKadry-Płace\WYDRUKI\E_PIT
Dla każdego pracownika powstaje oddzielny plik o nazwie identyfikowanej numerem
ewidencyjnym, np. plik XML z PIT-11 dla pracownika o numerze ewidencyjnym 14 będzie miał
2
nazwę pit00014.xml.
2. Na internetowej stronie www.e-deklaracje.gov.pl :
- wybieramy: FORMULARZE ->Z kwalifikowanym podpisem elektronicznym ->PIT ->PIT-11
- wyświetla się pusty formularz PIT-11 w programie Adobe Reader
- wybieramy zakładkę Dokument -> Formularze -> Importuj dane (dla nowszej wersji Adobe
Reader: Rozszerzone -> Funkcje rozszerzone -> Importuj dane). Wskazujemy plik XML
utworzony w programie ALEXA Kadry-Płace; np. …..\WYDRUKI\E_PIT\pit00014.xml
- PIT możemy zweryfikować (zakładka SPRAWDŹ) i poprawić ewentualne błędy
- Możemy też wydrukować PIT oraz zapisać go w postaci pliku.
- następnie należy plik wysłać (zakładka Podpisz i wyślij)
- po wysłaniu dokumentu należy pobrać/wydrukować Urzędowe Poświadczenie Odbioru
(UPO).
Jest to bezpłatny sposób elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych.
3. Analogicznie postępujemy przy elektronicznej wysyłce PIT-40.
4. W przedstawionym sposobie elektronicznej wysyłki, deklaracje trzeba pobierać i wysyłać oddzielnie
dla każdego pracownika. Dostępne są płatne programy do wysyłki e-dokumentów z możliwością
obsługi paczki dokumentów.
4. Kontrola przekroczenia kwoty granicznej składek ZUS
(v.8.00, 2011-12-12).
Podczas aktualizacji kartoteki ZUS została dołożona kontrola poprawności naliczania składek ZUS.
Kontrola odbywa się dla pracowników własnych (nr ewidencyjny < 90000), wg miesiąca kasowego i opiera
się na założeniu, że dla pracowników własnych zawsze nalicza się wszystkie składki ZUS.
Program zlicza z kartoteki ubezpieczeniowej podstawy do składki wypadkowej oraz emerytalnej od
początku roku do bieżącego miesiąca włącznie. Jeżeli podstawy są różne oznacza to, że nastąpiło
przekroczenie kwoty granicznej, zatem sumaryczna podstawa do składki emerytalnej musi być równa
kwocie granicznej. Jeśli tak nie jest, na raporcie pojawia się odpowiedni komunikat.
Uwaga! Domyślna nazwa raportu to teraz RZ_rrmm.TXT, gdzie rrmm oznacza dwucyfrowy rok + miesiąc,
za który wykonywana jest aktualizacja.
5. Rozliczanie zaległych nieobecności z poprzedniego roku.
(v.8.00, 2011-12-12).
Podczas generowania nieobecności za miesiąc styczeń i luty program sprawdza
nierozliczone nieobecności w ubiegłym roku. Jeśli tak, to rozlicza je w bieżącym roku.
6. Pobyt w szpitalu 50-latków.
czy pozostały
(v.8.00, 2011-12-12).
Od 1.01.2011 „Miesięczny zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia niezdolności do
pracy w roku kalendarzowym w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia, wynosi 80% podstawy
wymiaru zasiłku”.
W aktualnej wersji program ma możliwość obsługi powyższego przypadku. Aby uaktywnić tę funkcję
należy:
1. Bazy kodowe/Parametry systemu -> C).Baza składników płacowych:
Dopisać składnik płacowy o kodzie zaczynającym się cyframi ‘56’ lub ‘57’ (np. ‘566’) o
parametrach takich jak dla składnika ‘568’-szpital-sanatorium-ZUS.
Inna będzie nazwa, np. „szpital 50-latkowie 14-33 dni” oraz procent 80 (dla składnika ‘568’ jest
70).
2.
Bazy kodowe/Parametry systemu -> A).Zbiory-moduł KADRY -> BAZA11.DBF(słownik
nieobecności) -> klawisz <F5>-aktualizacja:
Edycja składnika ‘68’-leczenie szpitalno-sanatoryjne.
3
W pola
F/Kod płac.-ZUS 50lat,
U/Kod płac.-ZUS 50lat,
D/Kod płac.-ZUS 50lat
wpisać nowy kod składnika płacowego z pkt 1. (np. ‘566’)
Uwaga! Innych nieobecności nie zmieniać!!!
3. Działanie programu:
3.1 Nieobecności wprowadzamy jak dotychczas.
3.2 Nieobecności inne niż ‘68’ rozliczane są tak jak dotychczas
3.3
Przy nieobecności ‘68’ program sprawdza czy dla tego pracownika „ilość dni
chorobowego płatnego przez pracodawcę” jest mniejsza niż 33. Jeśli tak, to dla dni od 15-go do
33-go generuje nowy składnik z pkt 1. (np. ‘566’) i wylicza kwotę chorobowego zgodnie z
zadeklarowanym procentem, czyli 80%.
7. Zamknięcie miesiąca – błąd podczas aktualizacji podstaw.
(v.8.01, 2012-01-20).
Przy zamykaniu miesiąca stycznia 2012 podczas aktualizacji podstaw ukazywał się błąd wykonania i
program przerywał pracę. Po wczytaniu wersji 8.01 należy powtórzyć operację zamknięcia miesiąca, na
którym wystąpił błąd.
8. Przekazywanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną
(v.8.01, 2012-01-20).
Dostosowano funkcję przekazywania deklaracji PIT-11 i PIT-40 drogą elektroniczną do nowych
formularzy PIT-11 (19) i PIT-40 (17).
Cennik aktualizacji z wersji 7.90 do 8.00
ALEXA KADRY-PŁACE v.8.00
do 20 osób
150,00 zł
do 100 osób
300,00 zł
do 200 osób
450,00 zł
powyżej 200
600,00 zł
Koszty wdrożenia, szkolenia, konsultacji liczone są wg stawki 80,00 zł (osiemdziesiąt) za każdą rozpoczętą
roboczogodzinę.
Do kosztu świadczonych usług doliczamy koszt dojazdu: Opole i okolice ryczałt 22,00 zł, poza Opolem:
1,20 zł/km
Podane wyżej ceny są cenami netto (nie zawierają podatku VAT)
Zamówienia prosimy wysyłać fax’em 77 441-7007 lub pocztą elektroniczną na adres [email protected]
Prosimy w zamówieniu o podanie danych wyświetlanych w systemie ALEXA KADRY-PŁACE w funkcji
"Programy pomocnicze... -> Licencja":
1) NAZWA FIRMY-pełna
2) NAZWA FIRMY-skrócona
3) SUMA kontrolna
4) Maksymalna ilość pracowników
oraz sposobu dostarczenia zmian (internet, przyjazd)
4