uwagi do projektu (24.09.2014)

STOWARZYSZENIE URZĘDNIKÓW STANU CYWILNEGO RP
Zarząd Główny
ul. Stary Rynek 1.
65- 067 Zielona Góra
tel./faks + 48 68 324 77 81
Zielona Góra, 24 września 2014 r.
SUSC.ZG.12.2014
Pani
Teresa Piotrowska
Minister Spraw Wewnętrznych
Szanowna Pani Minister,
Pragnę serdecznie pogratulować nominacji na stanowisko Ministra Spraw
Wewnętrznych i jednocześnie – w imieniu środowiska, które reprezentuję – wyrazić
nadzieję na owocną współpracę w zakresie tworzenia rejestrów państwowych.
Według przyjętego harmonogramu prac na projektem ustawy Prawo o aktach stanu
cywilnego, od początku przyszłego roku kierownicy wszystkich urzędów stanu cywilnego
zaczną pracować w nowym środowisku informatycznym i zasilać System Rejestrów
Państwowych, dokonując wszystkich tych czynności w oparciu o nowe przepisy.
Zarząd Główny Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego Rzeczypospolitej Polskiej
pragnie jednak zwrócić uwagę na szereg zagrożeń związanych z tym wdrożeniem. Nasz
niepokój jest tym większy, iż do tego momentu pozostało mniej niż 100 dni.
Za podstawowy problem uważamy pustą bazę komputerową, na jakiej przyjdzie
nam pracować po 1 stycznia 2015 r., bez możliwości migracji zgromadzonych wcześniej
danych. Bazę wszystkich polskich aktów stanu cywilnego oceniamy na ponad 100 mln
aktów. Za początek rejestracji elektronicznej zdarzeń stanu cywilnego uważa się rok 1991.
Końcem lat 90 podwójną rejestrację – papierową i elektroniczną - prowadziła już
większość USC, zatem od tamtej pory na urzędowych serwerach gromadzone są
wszystkie akty stanu cywilnego. Ponadto, wg ostrożnych szacunków urzędy stanu
cywilnego wprowadziły do tej pory we własnym zakresie ok. 1/3 aktów archiwalnych,
finansując ten proces w całości ze środków samorządowych. Poza tym, rezygnację
z migracji danych postrzegamy jako oczywistą niegospodarność. Oceniamy, iż w dużych
SUSC RP
e-mail: [email protected]
www.susc.pl
2
ośrodkach miejskich znacząco wydłuży to czas obsługi interesantów. Za usprawnienie
przyjęto założenie, iż obywatel załatwiający jakąkolwiek sprawę w USC (zawarcie
małżeństwa, zgłoszenie urodzenia lub zgonu, uzyskanie zaświadczenia, itp.) nie będzie
od 1 stycznia zobowiązany do dostarczenia odpisów swoich aktów. Za niego ma
to uczynić kierownik USC, zamawiając w USC miejsca sporządzenia aktu jego migrację
z wersji papierowej na elektroniczną. Kierownik USC, który będzie zobowiązany dokonać
migracji, będzie miał na tę czynność 10 dni. Skutkiem tego, zamiast deklarowanego
usprawnienia, załatwianie większość podstawowych spraw w urzędzie przedłuży się
o kilka do kilkunastu dni. Wykorzystanie posiadanych przez nas zasobów spowodowałoby,
że te sprawy można by w większości załatwiać od ręki.
Zaskakuje nas także to, iż tworzony na nasze potrzeby system komputerowy miał
ograniczyć ilość tworzonych dokumentów papierowych. Wzory druków, określone
w projekcie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych są jednak znacznie
obszerniejsze niż dotychczasowe. Na przykład projekt protokołu uznania ojcostwa ma
liczyć aż 8 stron, podobnie jak zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa
(obecnie oba te dokumenty można wydrukować na jednej kartce papieru formatu A4).
Podobnie inne druki, których objętość można by zmniejszyć przy niewielkich korektach
graficznych. W skali kraju są to ogromne ilość papieru, za którą muszą zapłacić
samorządy.
Taki
nadmierny
formalizm
jest
tym
bardziej
nieuzasadniony,
iż odzwierciedlenie wszystkich danych zawartych w papierowych protokołach znajdzie się
w SRP. Nasze niezrozumienie budzi również losowa numeracja aktów stanu cywilnego,
co (szczególnie w dużych USC, z wieloma siedzibami), wprowadzi bałagan i uniemożliwi
logiczne ustawienie (przechowywanie) akt zbiorowych. Aby zapobiec tej sytuacji będziemy
musieli tworzyć rejestry do rejestrów, czemu można by zapobiec poprzez zachowanie
istniejącego dziś, logicznego systemu numeracji.
Zaznaczyć w tym miejscu należy, iż program „ŹRÓDŁO”, czyli system
informatyczny przetwarzający najważniejsze dane o obywatelach Polski i cudzoziemcach,
nie jest aplikacją wspierającą pracę urzędu stanu cywilnego. To formularze, które należy
wypełnić zgodnie z opisem pól. To system, który nie pilnuje, nie wychwytuje błędów
operatora, jest pozbawiony słowników (poza TERYT-em). System, który nie łączy logicznie
danych, np. nie ma powiązania pomiędzy imieniem a płcią. Dla przykładu: nazwisko
powtarzane w akcie 6 razy trzeba wpisać za każdym razem ręcznie, bez możliwości
inteligentnego kopiowania (co nie tylko wydłuża czas obsługi, ale co najważniejsze, rodzi
ryzyko popełniania oczywistych pomyłek). Ponadto, jak dotąd, nie ma rozwiązania
następującego problemu: jeśli akt papierowy sporządzony był poprawnie, a następnie
SUSC RP
e-mail: [email protected]
www.susc.pl l
2
3
zostanie przeniesiony z błędem literowym i zatwierdzony, nie ma procedury i możliwości
poprawienia go bez angażowania strony i "psucia" jej aktu wzmianką dodatkową.
Ponadto w działaniu aplikacji dostrzegamy niezgodność z ustawą o języku polskim.
Będzie ona zmuszała do pisania danych osobowych (imion i nazwisk) wielkimi literami.
Problem powstanie w przypadku nazwisk obcych, np. „McIntyre” gdzie druga litera
nazwiska jest mała, a trzecia wielka. To samo będzie dotyczyło przedrostków „de”, „von”
oraz łącznika „vel”. Według posiadanych przez nas informacji „ŹRÓDŁO” nie będzie także
spełniało obowiązku informacyjnego, wynikającego z ustawy o ochronie danych
osobowych. Odmiejscowienie wydawania odpisów stanu cywilnego spowoduje brak
możliwości tworzenia raportu przy akcie, a więc i wydania zaświadczenia (kto, komu,
kiedy, po co, za ile wydał odpis). Niestety, tego typu przykłady niekonsekwencji prawnych
można mnożyć.
Innym zagrożeniem jest opóźnienie rozpoczęcia szkoleń, co może spowodować,
że czynnik ludzki będzie najsłabszym ogniwem projektu. Termin szkolenia z BUSC
jest ciągle odsuwany. Obecnie na platformie szkoleniowej znajduje się informacja,
że: „szkolenia online z zakresu obsługi modułu BUSC rozpoczną się na początku
października 2014r.” Z uwagi na to, że zmiany w USC będą dotyczyły nie tylko systemu
komputerowego, ale też przepisów, pozostało bardzo mało czasu na wyszkolenie
urzędników, tak by od stycznia 2015r. mogli oni sprawnie obsłużyć swoich interesantów,
szczególnie, że równolegle większość pracowników zajmujących się w gminach sprawami
obywatelskimi będzie zajęta obsługą wyborów samorządowych.
Według oceny osób uczestniczących w testach, oszacowanie czasu wyszkolenia
pracowników jest niemożliwe ze względu na brak pełnej wersji działającej aplikacji.
Odnosząc się do zapisów samego projektu ustawy, zdziwienie budzi treść art.
11 ust. 4 pkt 2, który stanowi, iż sprawowanie przez Ministra Spraw Wewnętrznych
nadzoru nad wojewodą (a zatem pośrednio także nad kierownikiem USC) polega na:
„kształtowaniu jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego i kontroli
wykonywania ustalonych sposobów postępowania”. Taki zapis to powrót do czasów, kiedy
prawo stanowiły instrukcje i okólniki. Obecnie, gdy kierownik USC jest organem
administracji publicznej, swoje zadania wykonuje wyłącznie w oparciu o przepisy prawa,
a nie o instrukcje. Nie bez znaczenia jest fakt, że projekt ustawy przewiduje dla osoby
sprawującej funkcję kierownika USC bardzo wysokie kwalifikacje zawodowe, zatem nie
godzi się traktować jego zadań w sposób instrumentalny. W naszym przekonaniu, zapis
cytowanego artykułu godzi w konstytucyjną zasadę legalizmu.
SUSC RP
e-mail: [email protected]
www.susc.pl l
3
4
Jednocześnie pragnę zwrócić uwagę, iż nowe brzmienie art. 103 projektu ustawy
zawiera 8 ustępów, w tym dwa z nich pozostają ze sobą w sprzeczności. Ust. 2 zawiera
definicję transkrypcji zagranicznego aktu, z której wynika, że przy dokonaniu przeniesienia
treści zagranicznego aktu do polskiego rejestru, nie można dokonywać żadnych zmian.
Sprzeczny zapis wynika z ustępu 8 tego samego artykułu i brzmi: „nazwę miejscowości
położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej
przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami RP”. Wydaje się,
że ten błąd wymaga korekty. W tym kształcie przepis nie daje bowiem odpowiedzi
na pytania czy transkrypcja jest wiernym przeniesieniem czy też nie? Można, czy nie
można ingerować w treść aktu?
Zdajemy sobie sprawę z potrzeby zmian, jednak uważamy, że powinny one być
dokonywane z większą rozwagą. Dlatego, w celu złagodzenia wymienionych wyżej
skutków, proponujemy przesunięcie terminu wejścia w życie ustawy na dzień 1 grudnia
2015 r., a w braku takiej możliwości na 1 lipca 2015r. Umożliwi to przygotowanie
wszystkich pracowników USC do pracy zgodnie z nowym systemem, a przede wszystkim
zapoznanie się z nową aplikacją, co w przypadku wejścia w życie ustawy za 3 miesiące
jest wykluczone.
Ponadto, jeśli docelowo nie jest możliwe zasilanie SRP za pomocą posiadanych
przez nas aplikacji alternatywnych (wspierających), co stanowiłoby najlepsze rozwiązanie,
rekomendujemy wprowadzenie okresu przejściowego polegającego na
umożliwieniu
korzystania z dotychczasowych aplikacji do czasu przygotowania USC do obsługi nowego
systemu (w dużej mierze nie dysponujemy nawet nowymi komputerami, które miałyby
go prowadzić), jak również pozostawienie dotychczasowych rozwiązań w zakresie
pozyskiwania i przedkładania posiadanych przez interesantów odpisów do załatwienia
spraw na ich wniosek.
Z wyrazami szacunku
PREZES
Zarządu Głównego Stowarzyszenia
Urzędników Stanu Cywilnego RP
Tomasz Brzózka
SUSC RP
e-mail: [email protected]
www.susc.pl l
4