3313 WOLUB Raport wer 2 - Urząd Marszałkowski Województwa

Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie
oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
RAPORT NR 1/3313 Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO
działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie
oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy
Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
1. Data sporządzenia raportu: 28. 07. 2015 r.
2. Numer Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL
POKL.10.01.00-06-001/11-00 wraz z aneksami (w przypadku IP) oraz
POKL.10.01.00-06-002/11-00 wraz z aneksami (w przypadku IPII)
3. Nazwa i adres podmiotów, w których przeprowadzono audyt
Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego
ul. Spokojna 4, 20-074 Lublin
(Instytucja Pośrednicząca – IP),
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (WUP)
ul. Obywatelska 4
20-092 Lublin, (Instytucja Pośrednicząca II stopnia – IP II),
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny
Inkubator Przedsiębiorczości
ul. Droga Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin,
(audyt w zakresie wybranych losowo dokumentów źródłowych dokumentujących poniesione
wydatki RO EFS Zamość, RO EFS Biała Podlaska wykazanych we wnioskach o płatność IP w
poz. wniosek o rozliczenie wydatków).
4. Nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyt
Grupa Gumułka - Audyt Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Jana Matejki 4
40-077 Katowice
- Str. 1/18 -
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
Podmiot przeprowadzający audyt spełnia wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do
audytowanych podmiotów oraz pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację RPD PT PO
KL w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (IP) oraz podległej IP II stopnia.
5. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego
upoważnienia do przeprowadzenia audytu
1. Krystyna Lewandowska – upoważnienie nr 1/3313
2. Joanna Matuła – upoważnienie nr 2/3313
3. Grzegorz Krzeszowiak – upoważnienie nr 3/3313
Osoby przeprowadzające audyt spełniają wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do
audytowanych podmiotów oraz pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację RPD PT PO
KL Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (IP) oraz podległej IP II stopnia.
6. Termin przeprowadzenia audytu
Audyt przeprowadzono w dniach 21-24.07.2015 r.
7. Cel audytu
Uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i
przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy
Technicznej PO KL na lata 2014-2015, według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD
PT PO KL oraz potwierdzenie, czy wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL na lata 20142015 są kwalifikowalne.
8. Zakres przedmiotowy audytu
Zakres przedmiotowy audytu obejmował weryfikację, ocenę efektywności i skuteczności
procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na lata 2014-2015
Strona 2 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie:
•
prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL – zgodnie z
przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz wewnętrznymi procedurami;
•
sposobu archiwizacji dokumentów – pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku;
•
kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich udokumentowania;
•
wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikacje i
potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług;
•
poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji;
•
poprawności udzielania zamówień publicznych;
•
efektywności wydatkowania środków publicznych;
•
zgodności prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), w części dotyczącej
realizowanych działań;
•
sprawdzenia czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL;
•
zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na lata 2014-2015 z zapisami
„Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach Pomocy Technicznej PO KL”;
•
realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w umowie o
dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w
szczególności – w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na lata 2014-2015;
•
zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji
Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w
ewidencji księgowo-finansowej.
9. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu
Po przeprowadzeniu analizy ryzyka dokonaliśmy szczegółowego zaplanowania audytu, a jego
proces podzieliliśmy na cztery fazy:
1. planowanie,
2. realizacja audytu,
Strona 3 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
3. zatwierdzanie wyników,
4. raportowanie.
Audyt obejmował dokumenty:
•
finansowo – księgowe,
•
merytoryczne,
•
sprawozdawcze.
Zastosowane techniki audytu:
1. Testy przeglądowe,
2. Testy zgodności,
3. Testy wiarygodności (rzeczywiste),
4. Uzyskanie pisemnych oświadczeń/wyjaśnień,
5. Analityczne powtórzenie czynności,
6. Przegląd i analiza dokumentacji,
7. Listy sprawdzające,
8. Kwestionariusze kontroli wewnętrznej,
9. Oględziny pomieszczeń / sprzętu,
10. Wywiady z audytowanymi.
10. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru
Podczas realizacji audytu zweryfikowana została próba ogółu poniesionych wydatków, a także
pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań. Dobór próby dokumentów do
weryfikacji dokonano stosując metodę statystyczną, przy zachowaniu zasady, iż badaniem
zostanie objętych nie mniej niż 15% populacji do badania. Metoda ta opierała się na założeniu, że
przy przyjętym przez audytora poziomie ufności i z ustaloną precyzją, elementy reprezentują całą
populację. Wynik próbkowania pozwolił uzyskać obiektywne wnioski. Audyt realizowano
przyjmując poziom ufności zastosowany do badania – 96%.
11. Lista zweryfikowanych dokumentów
1. Umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr POKL.10.01.00-06-001/11-00 z dnia 08.11.2010
r. zawarta pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego (IZ) a Województwem Lubelskim,
Strona 4 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
w imieniu, którego działa Zarząd Województwa Lubelskiego (IP) (ze zm.: aneks nr 1 z
dnia 30.03.2011 r., aneks nr 2 z dnia 19.09.2011 r., aneks nr 3 z dnia 10.05.2012 r., aneks nr
4 z dnia 29.05.2013 r., aneks nr 5 z dnia 6.11.2013 r.);
2. Porozumienie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w
ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr POKL.10.01.00-06-002/11-00 zawarte
w dniu 17.12.2010 r. pomiędzy Województwem Lubelskim a Wojewódzkim Urzędem
Pracy w Lublinie wraz z aneksem nr 1 z dnia 25.05.2011 r. oraz aneksem nr 2 z dnia
18.12.2013 r.;
3. Porozumienie w sprawie dofinansowania działań w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2007 r. pomiędzy Samorządem Województwa
Lubelskiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi;
4. Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w
Lublinie, którego jednolity tekst stanowi załącznik do następujących uchwał Zarządu
Województwa Lubelskiego w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Marszałkowskiego
Województwa
Lubelskiego
w
Lublinie:
Uchwała
Nr
CCXIII/4347/2013 z dnia 3.12.2013 r., Uchwała Nr CCXXXIV/4763/2014 z 18.03.2014
r., Uchwała Nr CCXLIV/5063/2014 z 13.05.2014 r., Uchwała Nr CCLXXV/5628/2014 z
7.10.2014 r., Uchwała Nr I/24/2014 z 2.12.2014 r., Uchwała Nr IX/119/2014 z 30.12.2014
r., Uchwała Nr XV/261/2015 z 10.02.2015 r., Uchwała Nr XIX/336/2015 z 3.03.2015 r.
5. Zarządzenie Nr 53/2012 z dnia 26 marca 2012 r. w sprawie Zasad (polityki)
rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie;
6. Zarządzenie Nr 140/2013 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 13 września 2013 r.
w sprawie zmian w Zasadach (polityce) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie;
7. Zarządzenie Nr 206/2014 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 14 listopada 2014
r. w sprawie zmian w Zasadach (polityce) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie;
8. Uchwała Nr CCVI/2406/09 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 17 lutego 2009 r.
w sprawie ustanowienia procedury obiegu i przechowywania dokumentów oraz
przedmiotów w depozycie bankowym;
9. Zarządzenie 30/08 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 17 kwietnia 2008 r. w
sprawie ustalenia „Procedur kontroli finansowej obowiązujących w Urzędzie
Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie.
10. Zarządzenie Nr 142/07 z dnia 10 października 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcja
obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Lubelskiego w Lublinie wraz ze zmianami (Zarządzenie Marszałka Województwa
Lubelskiego Nr 153/09 z dnia 31.08 2009 r., Nr 205/10 z dnia 24.11.2010 r., Nr 82/2011 z
Strona 5 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
dnia 19.05.2011 r.);
11. Zarządzenie Nr 75/09 Marszałka Województwa Lubelskiego z 8 maja 2009 r. w sprawie
Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Lubelskiego w Lublinie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wraz ze zmianami
(Zarzadzenie Marszałka Województwa Lubelskiego Nr 29/2012, Nr 38/2012, Nr
125/2014);
12. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych wraz z Załacznikiem do Rozporządzenia –
Instrukacja archiwalna (IPI);
13. Zarządzenie Nr 207/2011 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 7 listopada 2011 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji określającej zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie wraz
ze zmianami (Zarządzenie Marszałka Województwa Lubelskiego Nr 198/2013, Nr
81/2014, 136/2014, 233/2014);
14. Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
w latach 2007 – 2013;
15. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu
Społecznego w Lublinie nr 2230/FS/CP/08 zawarta w dniu 1 grudnia 2008 r. pomiędzy
Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Związkiem Stowarzyszeń
Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami
zmieniającymi;
16. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu
Społecznego w Zamościu nr 2231/FS/CP/08 zawarta w dniu 2 grudnia 2008 r. pomiędzy
Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Fundacją Rozwoju
Lubelszczyzny z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi;
17. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu
Społecznego w Białej Podlaskiej nr 2232/FS/CP/08 zawarta w dniu 2 grudnia 2008 r.
pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Fundacją
Rozwoju Lubelszczyzny z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi;
18. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu
Społecznego w Chełmie nr 223/EFS/CP/09 zawarta w dniu 30 stycznia 2009 r. pomiędzy
Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Stowarzyszeniem
Rozwoju Aktywności Społecznej „Triada” wraz z aneksami zmieniającymi;
19. Uchwała nr CCLXXXVIII/3872/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 16 lipca
2013 r. wprowadzająca Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie
Strona 6 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (netto);
20. Uchwała Nr CCXL/4943/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia
2014 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w
złotych równowartości kwoty 30 000 euro (netto);
21. Zarządzenie Nr 112/08 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 6 października 2008
r. wprowadzające Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie
Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro (netto);
22. Uchwała Nr CCXL/4944/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia
2014 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 30 000 euro (netto);
23. Zarządzenie Nr 9 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 26 stycznia
2012 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych oraz instrukcji kasowej;
24. Zarządzenie nr 19 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 1 marca
2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w
Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w
złotych równowartości kwoty 14 000 euro;
25. Zarządzenie nr 22 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 8 marca
2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w
Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub
przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro;
26. Instrukcje wykonawcze Instytucji Wdrażającej (instytucji Pośredniczącej II stopnia) Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie – dla działań w ramach: Priorytetu VI „Rynek
pracy otwarty dla wszystkich” oraz Priorytetu VII „Promocja integracji społecznej”
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
27. Zarządzenie nr 47 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 28
września 2001 r. w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu
Akt w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie;
28. Zarządzenie nr 17 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia
2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o
wartości szacunkowej do 30 000 euro , w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie;
29. Zarządzenie nr 18 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia
2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w
Strona 7 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub
przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro;
30. Zarządzenie nr 41 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 11
września 2014 r. w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu Organizacyjnego
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie;
31. Opis systemu zarządzania i kontroli w ramach POKL (IP II);
32. Zarządzenie nr 9 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 12 lutego
2015 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie
oraz przyjętych zasad rachunkowości;
33. Zarządzenie nr 10 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 12 lutego
2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo –
księgowych oraz instrukcji kasowej;
34. Zarządzenie nr 13 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 13 marca
2014 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie
oraz przyjętych zasad rachunkowości;
35. Zarządzenie nr 57 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 15 grudnia
2014 r. w sprawie wprowadzenia zmiany w instrukcji obiegu dokumentów finansowo–
księgowych – wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania dowodów
księgowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie
36. Zarządzenie nr 46 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 20
września 2011 r. w sprawie wprowadzenia zmiany w instrukcji obiegu dokumentów
finansowo–księgowych – wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania
dowodów księgowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie wraz z aneksami.
37. Roczne Plany Działania PT POKL na lata 2014-2015;
38. Księgi rachunkowe w części dotyczącej audytowanego RPD PT POKL (IP);
39. Księgi rachunkowe w części dotyczącej audytowanego RPD PT POKL (IP II);
40. Wyciągi bankowe (IP);
41. Wyciągi bankowe (IP II);
42. Dokumenty źródłowe wydatku- dowody księgowe (IP);
43. Dokumenty źródłowe wydatku- dowody księgowe (IP II);
44. Wniosek o płatność za miesiące I - III 2014 r. (IP);
45. Wniosek o płatność za miesiące IV-VI 2014 r. (IP);
46. Wniosek o płatność za miesiące VII - IX 2014 r. (IP);
47. Wniosek o płatność za X-XII 2014 r. (IP);
Strona 8 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
48. Wniosek o płatność za miesiące I -III 2015 r. (IP);
49. Wniosek o płatność za miesiące I -III 2014 r. (IP II);
50. Wniosek o płatność za miesiące IV-VI 2014 r. (IP II);
51. Wniosek o płatność za miesiące VII - IX 2014 r. (IP II);
52. Wniosek o płatność za X-XII 2014 r. (IP II);
53. Wniosek o płatność za miesiące I - III 2015 r.(IPII);
54. Sprawozdanie za I półrocze 2014 roku – IP;
55. Sprawozdanie za 2014 rok - IP;
56. Sprawozdanie za I półrocze 2014 roku – IP II;
57. Sprawozdanie za 2014 rok - IP II;
58. Dokumentacja przykładowych działań informacyjnych i promocyjnych;
59. Dokumentacja zamówień publicznych IP;
60. Dokumentacja zamówień publicznych IP II.
12. Lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu
Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego:
➢ Agnieszka Banaszek - kierownik Oddziału Funduszy Unijnych ds. EFS (Departament
Finansów),
➢ Edyta Wiśniewska - kierownik Oddziału Zamówień Publicznych (Departament
Organizacyjno-Prawny),
➢ Magdalena Mazur - pracownik na stanowisku ds. płac w Oddziale ds. płac (Departament
Organizacyjno-Prawny),
➢ Magdalena Szymuś - pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych w Oddziale
Koordynacji Wdrażania EFS (Departament Wdrażania EFS),
➢ Małgorzata Kowaleczko - pracownik na stanowisku ds. kadr w Oddziale kadr (Departament
Organizacyjno-Prawny),
➢ Ryszard Szymański - – kierownik Oddziału Koordynacji Wdrażania EFS (Departament
Wrażania EFS).
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie:
➢ Dariusz Jaremek - Kierownik Oddziału Oceny i Pomocy Technicznej
Strona 9 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
➢ Elżbieta Wojtysiak - Koordynator obsługi finansowo-księgowej
➢ Grzegorz Sieńczyk - Naczelnik Wydziału Programowania i Kontroli PO KL i RPO WL
➢ Katarzyna Szypiło - Specjalista ds.programówna stanowisku ds. pomocy technicznej i
rozwoju kadr
➢ Monika Pazura-Staniszewska - Starszy Inspektor ds. zamówień publicznych
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny:
➢ Katarzyna Szulakowska
13. Uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu
Brak uwag.
14. Ustalenia stanu faktycznego
14.1. Prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL
Działania podjęte w ramach RPD PT PO KL są zgodne z przepisami prawa krajowego i
wspólnotowego, jak również z procedurami wewnętrznymi.
14.2. Archiwizacja dokumentów
Zgodnie z §12 ust. 1 Umowy o dofinansowane RPD PT w ramach PO KL dokumentacja
związana z realizacją RPD PT powinna być przechowywana do dnia 31 grudnia 2020 r.
Dokumentacja przechowywana jest w sposób zapewniający dostępność, poufność i
bezpieczeństwo oraz właściwą ścieżkę audytu. Zespół audytujący ustalił, iż dokumentacja
związana z realizacją RPD PT w wystarczającym stopniu zabezpieczona jest przed dostępem osób
nieuprawnionych. Zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) jak i
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) zapewniły pełny dostęp do dokumentacji związanej
z realizacją RPD PT w swojej siedzibie.
14.3 Wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i
potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania
Strona 10 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
zamówionych usług
Dokonano weryfikacji zatwierdzonego sprawozdania rocznego za 2014 r. Informacje zawarte
w sprawozdaniu były zgodne z zapisami ewidencji finansowo-księgowej oraz z dokumentami
źródłowymi, które zostały poddane weryfikacji w badanych wnioskach o płatność.
Zespół audytujący zweryfikował zatwierdzone sprawozdanie – informacje na temat finansowej
i rzeczowej realizacji zadań, które obejmują działania zrealizowane w ramach Pomocy
Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
14.4. Poprawność realizacji zasad dotyczących promocji i informacji
Zgodnie z par. 16 umowy nr POKL.10.01.00-06-001/11-00 (par. 15 Porozumienia POKL.10.01.0006-002/11-00) o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) i
Wojewódzki Urząd Pracy (IPII) zobowiązani są do prowadzenia działań informacyjnych
i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej informujących o fakcie finansowania działań
realizowanych w ramach RPD PT PO KL przez Unię Europejską. Stwierdzono, że obowiązujące
logotypy zostały umieszczone na zakupionym sprzęcie i wyposażeniu oraz dokumentach
opracowanych w trakcie realizacji RPD PT PO KL, w tym na materiałach promocyjnych,
informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych. Ponadto pomieszczenia, w których zatrudnione
są osoby finansowane w ramach RPD PT PO KL, są oznaczone informacją o współfinansowaniu
stanowisk i wynajmu pomieszczeń biurowych ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
14.5. Poprawność udzielania zamówień publicznych
Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi zarówno Urząd Marszałkowski Województwa
Lubelskiego w Lublinie (IP), jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) są na podstawie art.
3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity z
2013 r. poz. 907 ze zmianami) w zw. z art. 9 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (tekst jednolity z 2013 r. poz. 885 ze zmianami), zobowiązani do stosowania ustawy
PZP.
Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) stosuje wewnętrzne przepisy wprowadzone
Uchwałą Nr CCLXXXVIII/3872/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 16 lipca 2013
roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 14 000 euro (netto), Uchwałą Nr CCXL/4943/2014 Zarządu
Strona 11 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie zasad udzielania zamówień
publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których
wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (netto) oraz
Uchwałą Nr CCXL/4944/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku
w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty
30 000 euro (netto).
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w zakresie udzielania zamówień publicznych stosuje
wewnętrzne przepisy wprowadzone Zarządzeniem nr 19 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu
Pracy w Lublinie z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania
zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których wartość nie
przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, Zarządzeniem nr 17
Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie
wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej do 30 000
euro w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, Zarządzeniem nr 22 Dyrektora
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie,
których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość
kwoty 14.000 euro oraz Zarządzeniem nr 18 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w
Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień
publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest
równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro.
Do sposobu udzielania zamówień publicznych zespół audytujący nie wnosi uwag.
14.6 Efektywność wydatkowania środków publicznych
Zespół audytujący nie stwierdził przypadków nieefektywnego wydatkowania środków
publicznych.
14.7 Rachunkowość
Rachunkowość w części dotyczącej realizowanych działań była prowadzona w sposób zgodny
z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330, z
późn. zm.).
Strona 12 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
14.8 Ewidencja księgowa
Zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP), jak i Wojewódzki Urząd Pracy
w Lublinie prowadzą wyodrębnioną ewidencję księgową. Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja
Pośrednicząca II stopnia posiadają oryginalne dowody księgowe, dowody zapłaty i inne dowody
zakupu towarów i usług. Na podstawie zweryfikowanych zapisów na kontach księgowych
audytorzy ustalili, iż ewidencja księgowa dla Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2014-2015 została wyodrębniona w
sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych oraz wydatków
poniesionych w ramach poszczególnych planów działań, stanowiących części składowe Rocznego
Planu Działania Pomocy Technicznej na lata 2014 - 2015 w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki.
14.9 Zgodność z Zasadami realizacji Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki
Działania realizowane w ramach RPD PT PO KL na lata 2014-2015 były zgodne z zapisami Zasad
realizacji Pomocy Technicznej w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
14.10 Zasadność ponoszonych wydatków
Realizacja wydatków następuje zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie (Urząd
Marszałkowski Województwa Lubelskiego - IP) i Porozumieniu (Wojewódzki Urząd Pracy - IPII)
o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w
szczególności z Rocznym Planem działania Pomocy Technicznej na audytowany okres.
Realizacja planów zawartych w RPD PT na lata 2014-2015 oraz kwalifikowalność wydatków
W trakcie czynności audytowych ustalono, iż Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego
w Lublinie (IP) oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) w ramach Rocznego Planu
Działań na lata 2014-2015 rok planowali poniesienie następujących kosztów (w zł – zgodnie z
kategorią wydatku):
Strona 13 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
Rok 2014
IP I
Roczny Plan Kontroli
Roczny Plan Szkoleń
IP II
RAZEM IPI i IPII
9 494,08
41 348,04
2 662,40
25 955,13
12 156,48
67 303,17
8 431 895,34
5 215 436,61
13 647 331,95
Roczny Plan Kosztów Instytucji
Roczny Plan Działań
Ewaluacyjnych
Roczny Plan Działań
informacyjno – Promocyjnych
166 691,25
0,00
166 691,25
1 974 213,93
3 825,62
1 978 039,55
Roczny Plan Kosztów Wdrażania
RAZEM
75 950,24
10 699 592,88
27 748,48
5 275 628,24
103 698,72
15 975 221,12
Rok 2015
IP I
25 000,00
38 000,00
7 332 353,47
IP II
5 000,00
30 000,00
3 846 651,80
RAZEM IPI i IPII
30 000,00
68 000,00
11 179 005,27
200 000,00
0,00
200 000,00
42 420,00
103 918,86
7 741 692,33
7 000,00
4 500,00
3 893 151,80
49 420,00
108 418,86
11 634 844,13
Roczny Plan Kontroli
Roczny Plan Szkoleń
Roczny Plan Kosztów Instytucji
Roczny Plan Działań
Ewaluacyjnych
Roczny Plan Działań informacyjno
– Promocyjnych
Roczny Plan Kosztów Wdrażania
RAZEM
Na podstawie złożonych wniosków o płatność oraz zapisów w księgach rachunkowych ustalono,
iż IP I dokonała w 2014 r. oraz w pierwszym kwartale 2015 r. następujących wydatków (w zł):
Strona 14 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
WoP:
Koszty
kontroli
Koszty
szkolenia
Koszty
instytucji
Koszty
ewaluacji
Koszty
informacji i
promocji *
Koszty
wdrażania
16.01-31.03.14 1.04-30.06.14 1.07-30.09.14 1.10-31.12.14 RAZEM 2014 1.01-31.03.15
1 419,00
1 958,00
1 615,00
4 502,08
9 494,08
6 658,40
10 101,00
10 110,00
13 717,40
7 419,64
41 348,04
6 980,00
2 192 476,92
2 226 345,70
1 790 917,51
2 222 155,21
8 431 895,34
2 318 843,69
0,00
0,00
59 681,25
107 010,00
166 691,25
0,00
505 645,57
385 233,20
356 328,86
952 758,32
2 199 965,95
207 100,74
5 286,04
2 714 928,53
10 993,64
2 634 640,54
24 452,08
2 246 712,10
75 950,24
35 218,48
3 329 063,73 10 925 344,90
3 983,71
2 543 566,54
* We wniosku o płatność za I kwartał 2014 r. ujęte są wnioski o rozliczenie wydatków RO EFS
poniesionych w IV kwartale 2013 r. (zgodnie z RPD PT POKL na 2013 r. w kwocie 500.266,41 zł.
W ramach RPD PT POKL na 2014 r. wydano kwotę niższą o 500.266,41 zł (wartość wniosków o
rozliczenie wydatków RO EFS w IV kwartale 2013 r.) tj. 1.699.699,54 zł (kolumna Razem 2014
Koszty informacji i promocji).
Na podstawie złożonych wniosków o płatność oraz zapisów w księgach rachunkowych ustalono,
iż IP II dokonała w 2014 r. w ramach Rocznego Planu Działania następujących wydatków (w zł):
Strona 15 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
WoP:
Koszty
kontroli
Koszty
szkolenia
Koszty
instytucji
Koszty
ewaluacji
Koszty
promocji i
informacji
Koszty
wdrażania
16.01-31.03.14 1.04-30.06.14
1.07-30.09.14
1.10-31.12.14 RAZEM 2014 1.01-31.03.15
670,40
819,00
1 173,00
0,00
2 662,40
280,00
0,00
21 564,53
1 215,00
3 175,60
25 955,13
880,00
1 390 894,59
1 240 523,43
1 146 666,97
1 437 351,62
5 215 436,61
1 352 896,21
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
403,05
830,59
56,44
2 535,54
3 825,62
0,00
575,90
1 392 543,94
11 120,68
1 274 858,23
1 821,60
1 150 933,01
14 230,30
1 457 293,06
27 748,48
5 275 628,24
76,00
1 354 132,21
Łączne wydatki poniesione na realizację RPD PT PO KL w okresie sprawozdawczym 2014 r.
oraz w I kwartale 2015 r. wynikające ze złożonych wniosków o płatność oraz danych z ewidencji
księgowej wyniosły odpowiednio 13 468 911,44 zł (IP) i 6 629 760,45 zł (IPII).
Wydatki wykazane we wnioskach o płatność (próba dokumentów) są zgodne z ich
przeznaczeniem określonych w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy
Technicznej w ramach POKL, a w szczególności Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej
na lata 2014-2015.
Ustalono, iż wydatki wykazane w zweryfikowanych wnioskach o płatność są kwalifikowalne.
Dokumenty księgowe zostały prawidłowo wystawione i opisane, poddane kontroli formalno rachunkowej i merytorycznej oraz akceptacji do wypłaty środków. Opisy faktur zawierają
niezbędne informacje.
14.11 Zgodność dokumentacji z zapisami ewidencji finansowo-księgowej
Zgodnie z umową o dofinansowanie RPD PT (IP) oraz Porozumieniem o dofinansowanie RPD
PT (IPII) zobowiązane są do składania wniosków o płatność po zakończeniu okresu
rozliczeniowego. W okresie objętym audytem zarówno Urząd Marszałkowski Województwa
Lubelskiego (IP) jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) złożyli po 5 wniosków o
płatność.
Kwoty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach wniosków o płatność na dzień
Strona 16 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
31.12.2014 r. oraz na dzień 31.03.2015 r. są zgodne z wydatkami ujętymi w ewidencji księgowej
odpowiednio na 31.12.2014 oraz na dzień 31.03.2015 r. Wnioski o płatność były zgodne
z wymaganiami zawartymi w umowie i porozumieniu o dofinansowanie projektu i poparte
odpowiednimi dokumentami finansowymi (oryginałami dokumentów księgowych, protokołami
odbioru oraz innymi dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, dokonanie zapłaty
oraz wykonanie dostaw lub usług). Stwierdzono (próba dokumentów) również, że poniesione
wydatki są bezpośrednio związane z realizowanymi zadaniami w ramach rocznych planów
składających się na Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL. Po dokonanej
weryfikacji wniosków o płatność z księgami rachunkowymi IP i IP II oraz z dostępną w siedzibie
dokumentacją źródłową, zespół audytorski nie wniósł uwag w zakresie zgodności wniosków o
płatność z prowadzonymi przez niego księgami rachunkowymi. Operacje gospodarcze ujęte w
zweryfikowanych wnioskach zostały jasno i rzetelnie ujęte w księgach rachunkowych oraz są
zgodne z kwotami wynikającymi z dokumentacji źródłowej, w rozbiciu na poszczególne kwoty
kwalifikowane.
15.1 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL wraz ze
wskazaniem ich wagi, w tym określenie wielkości wydatków niekwalifikowalnych
W trakcie audytu realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL w Urzędzie
Marszałkowskim Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie stwierdzono: we wnioskach o
płatność za okres od 01.01.2014- 30.06.2014 r. oraz w styczniu i marcu 2015 r. w pozycjach
dotyczących wynagrodzeń - w kolumnie brutto i netto wykazywano wartość dokumentu łącznie
z wypłaconymi ze środków ZUS zasiłkami (chorobowe, wychowawcze). Błąd ten nie wpływa
jednak na koszty kwalifikowane, które we wnioskach są prawidłowe. Dotyczy to następujących
dokumentów – list płac: Nr 33 za styczeń 2015 r., Nr 158 za luty 2015 r., 254 za marzec 2015 r.,
Nr 36 za styczeń 2014 r., Nr 134 za luty 2014 r. i 209 za marzec 2014 r.
W Wojewódzkim Urzędzie Pracy z siedzibą w Lublinie, a także w siedzibie Fundacji Rozwoju
Lubelszczyzny w Lublinie nie stwierdzono problemów wymagających ujęcia w niniejszym
Raporcie, w tym nie stwierdzono wydatków niekwalifikowalnych za okres objęty RPD PT PO
KL to jest 01.01.2014-31.03.2015 ( w przypadku RO EFS Zamość i RO EFS Biała Podlaska
-01.01.2014-31.12.2014 r.).
15.2 Analiza przyczyn i skutków uchybień, nieprawidłowości
Na podstawie przeprowadzonego badania, nie stwierdzono uchybień bądź nieprawidłowości poza
opisanymi powyżej.
Strona 17 z 18
Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego oraz
Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki na lata 2014-2015
16. Rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości
Zaleca się jednostce by przy sporządzaniu wniosków o płatność wykazała większą staranność
przy wprowadzaniu kwot wynikających z dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
Niniejszy Raport stanowi integralną część Opinii nr 1/3313 z audytu zewnętrznego działań
zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2014-2015. Wymienione dokumenty winny być
odczytywane łącznie.
Lublin/Katowice, dnia 28 lipca 2015 r.
Grupa Gumułka - Audyt Sp. z o.o. Sp. k.
40-077 Katowice, ul. Matejki Jana 4
(podmiot uprawiony do badania sprawozdań finansowych
wpisany na listę podmiotów uprawnionych przez KIBR pod numerem 3975)
Grzegorz Krzeszowiak
Upoważnienie nr 3
Strona 18 z 18
Joanna Matuła
Biegły rewident nr 12559
Krystyna Lewandowska
Biegły rewident nr 9306