1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej

Protokół
z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu
Kontrolę w dniach 14-19.09.2009 roku przeprowadzono w oparciu o Zarządzenie nr 47/09
Starosty Międzyrzeckiego z dnia 4 września 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w
składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz
pozyskiwanymi z innych źródeł.
3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
4. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
Informacji i wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
1. Anna Kwiecińska – Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu,
2. Maria Krajdocha – Główna Księgowa.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 0711.04.2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1. przestrzegać zapisu § 20 i 21 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - dowody dotyczące
obrotu kasowego (KW – kasa wypłaci, KP – kasa przyjmie) wystawiane mogą być wyłącznie
przez kasjera lub upoważnionego pracownika księgowości.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia realizacji zalecenia pokontrolnego:
1. Dom Pomocy Społecznej w okresie objętym kontrolą przestrzegał zapisu § 20 i 21
instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – dowody obrotu kasowego wystawiane były przez
kasjera lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki.
I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzenie nr 24/2008r. z dnia 31 grudnia 2008 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej
w Międzyrzeczu w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli
dokumentów, wprowadza zasady (politykę) rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli
dokumentów. Załącznikami to ww. polityki są:
1
1. załącznik nr 1 – ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2. załącznik nr 2 – obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia
wyniku finansowego,
3. załącznik nr 3 – sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
4. załącznik nr 4 – system ochrony danych w jednostce,
5. załącznik nr 5 – instrukcja obiegu i kontroli dokumentów.
W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu nie prowadzi się gospodarki magazynowej
materiałów, na koniec roku wycenia się wartość stanu materiałów na podstawie
przeprowadzonej inwentaryzacji, w drodze spisu z natury.
Do księgi głównej konta „011 - Środki trwałe” prowadzi się księgi pomocnicze: księgę
inwentarzową, indywidualne karty poszczególnych obiektów inwentarzowych, tabelę
amortyzacyjną. Do konta „013 – pozostałe środki trwałe” prowadzi się księgi inwentarzowe.
Zatwierdzanie dokumentów do wypłaty należy do Dyrektora DPS lub pracownika przez niego
upoważnionego.
Każdy pracownik uczestniczący w obiegu dokumentów złożył oświadczenie o przyjęciu do
wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad wprowadzonych Zarządzeniem nr 24/208 z dnia
31.12.2008 roku oraz zobowiązał się do ich przestrzegania.
Zgodnie z art. 44 ust. 1 i ust. 2 Pani Dyrektor udzieliła Głównej Księgowej upoważnienia w
zakresie powierzenia określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej oraz
upoważnienie do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym.
Instrukcja kasowa stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy
Społecznej z dnia 28.12.2006 nr 27, zgodnie z ją wysokość gotówki w kasie nie może
przekroczyć kwoty 700,00 zł.
Nowo zatrudniona osoba na stanowisku kasjera złożyła deklarację o przyjęciu
odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie
dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki.
Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg
rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków
(analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia 30.06.2009 roku. Stan środków
jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB 109/110 i WB 2 z dnia 30.06.2009 roku.
KP – kasa przyjmie podpisuje kierownik jednostki lub główny księgowy, podobnie dowód
KW – kasa wypłaci wypłaty zatwierdza główny księgowy lub kierownik jednostki.
Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 7 do
Zarządzenia nr 27 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej.
W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu do druków ścisłego zarachowani zalicza się:
- czeki gotówkowe,
- czeki rozrachunkowe,
- kwitariusze przychodowe,
- arkusze spisu z natury,
2
- zastępcze dowody wpłaty – KP,
- zastępcze dowody wypłaty – KW,
- kart drogowe.
Wydawanie druków w kontrolowanej jednostce następuje wyłącznie na podstawie pisemnego
upoważnienia do ich pobierania zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub osobę przez
niego upoważnioną.
Druki ścisłego zarachowania inwentaryzowane są raz w roku.
Kontrolowana jednostka stosuje uproszczenia zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości
– sporządzane są zestawienia zbiorcze faktur, rachunków od jednego kontrahenta i
księgowane są jedną wartością zbiorczo.
W dniu 28 maja 2009 roku komisja w składzie trzy osobowym przeprowadziła kontrolę kasy
w obecności kasjera – stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie 160,00 zł. stan gotówki
wg raportu kasowego nr 8/09 z dnia 28 maja 160,00 zł., stan zgodny, dokumentacja kasowa
prawidłowa, stan zabezpieczenia kasy i przechowywanej gotówki – prawidłowy.
Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych odbywało się przez
wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania, brakowano wskazania , co do miesiąca. W trakcie kontroli
numerację dowodów księgowych uzupełniono o wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w
księgach (numer kolejny/miesiąc).
Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres IV-VI/2009 r. Kontrolowana jednostka w
okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w formie
pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli , skutkujące
wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób
dokonujących kontroli merytorycznej.
Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były
zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby.
II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi i pozyskiwanymi
z innych źródeł.
Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.04.2009 roku do 30.06.2009 roku
potwierdziła , że jednostka poniosła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym.
Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Wydatki
realizowano w sposób celowy, zdaniem kontrolującego celowość dokonywanych wydatków
w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń.
Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie
wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek
na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz
Pracy zostały dotrzymane.
Zobowiązania jednostka regulowała w ustalonych terminach.
III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 14 Dyrektora Domu
Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu z dnia 06.11.2006 r.
3
W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu pozostałe środki trwałe oraz pozostałe
wartości niematerialne i prawne o wartości do 600,00 zł ujmuje się tylko w ewidencji
ilościowej, a o wartości od 600,00 zł do 3.500,00 zł w ewidencji ilościowo-wartościowej.
Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego.
Zarządzenie nr 21/2008 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia 03.11.2008 rok w
sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej, Pani Dyrektor zarządziła przeprowadzenie
w DPS i WTZ inwentaryzacji, powołała 6 osobową komisję inwentaryzacyjną.
W dniu 12.12.2008 roku Główna Księgowa przeszkoliła przewodniczącego komisji
inwetaryzacyjnej w sprawie sposobu przeprowadzenia spisu z natury w DPS i WTZ na dzień
31 grudnia 2008 roku. Na tę okoliczność spisano protokół.
Sporządzono plan inwentaryzacji towarów i środków pieniężnych.
Wydano arkusze spisowe o numerach 1/08 – 3/08 oraz 7/08-9/08 w ilości 6 szt.
Osoby materialnie odpowiedzialne za określone mienie złożyły stosowne oświadczenia.
Sporządzono protokół inwentaryzacji kasy przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2008 roku
1. konto podstawowe:
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 25/08 z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 70/08, ostatni dowód
KW – 82/08, numer ostatniego czeku – 3035435647,
2. konto dochody budżetowe,
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 14D/08 z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 35D/07/08, ostatni
dowód KW – 99D/07/08, numer ostatniego czeku – 3034824318,
3. konto ZFŚS
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 11F/08 z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 25F/08, ostatni dowód
KW – 34F/08, numer ostatniego czeku – 3034818843,
4. konto dochody własne
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 18/DW/08 z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 50/DW/08, ostatni
dowód KW – 1DW/08, numer ostatniego czeku – 3035437102,
5. konto WTZ ZFŚŚ
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 13/F/08/WTZ z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 48/F/08/WTZ,
ostatni dowód KW – 7/F/08/WTZ, numer ostatniego czeku – 3035434011,
6. konto podstawowe WTZ
komisja w składzie 3 osobowym stwierdziła fizyczny stan gotówki w kasie 0 zł, stan gotówki
w kasie wg RK 25/WTZ/08 z dnia 31.12.2008 r. – 0 zł, ostatni dowód KP – 78/WTZ/08,
ostatni dowód KW – 29/WTZ/08, numer ostatniego czeku – 3035434399.
Na arkuszu spisu z natury nr 1/08 – 3/08 spisano towary w magazynie spożywczym, na
arkuszach spisu z natury nr 08/08 – 09/08 spisano towary w pracowni kulinarnej.
Na arkuszu spisu z natury 07/08 spisano druki ścisłego zarachowania.
4
Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia poinwentaryzacyjne.
Protokół kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury przeprowadzonej
w dniu 31.12.2008 roku – kontrolę przeprowadziła główna księgowa, kontrolą objęto
składniki w polu spisowym w magazynie art. spożywczych, nie stwierdzono żadnych
rozbieżności, pola spisowe przygotowane właściwie, nie stwierdzono nieprawidłowości, brak
zastrzeżeń i uwag.
W wyniku przeprowadzonej
inwentaryzacyjnych.
inwentaryzacji
nie
stwierdzono
żadnych
różnic
Protokół z przebiegu spisu z natury – zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia
Dyrektora nr 21/2008 z dnia 03.11.2008 roku przeprowadził spis z natury składników
majątkowych:
- towary,
- środki pieniężne
W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki
majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisu z natury. Nie
stwierdzono różnic i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia i przechowywania
składników.
Sporządzono protokół z przeprowadzonej weryfikacji sald z dokumentacją źródłową za rok
2008. weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa , w wyniku weryfikacji stwierdzono, że
są to salda realne i prawidłowo ustalone.
Z przeprowadzonej weryfikacji sald DPS – WTZ z dokumentacją źródłową za rok 2008
sporządzono protokół, weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa, w wyniku weryfikacji
stwierdzono, że są to salda realne i prawidłowo ustalone.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności ewidencji analitycznej środków trwałych oraz
pozostałych środków trwałych na koniec roku 2008 z ewidencją księgową. Na dzień
31.12.2008 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie.
IV. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
Kontrola w zakresie realizacji ustawy o zamówienia publiczne nie została przeprowadzona w
ustalonym terminie – w załączeniu do protokołu pismo wyjaśniające. Kontrola w wyżej
wymienionym zakresie przeprowadzona zostanie w terminie późniejszym ustalonym przez
Sekretarza Powiatu Pana Bogusława Maciejczaka.
Na tym protokół zakończono.
Dyrektor jednostki Pani Anna Kwiecińska została poinformowana o przysługującym jej, na
podstawie § 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w
sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie
zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień
do protokołu.
5
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach,
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
z których jeden
15.10.2009 r.
Międzyrzecz, dnia ...............................
Dyrektor Domu
Pomocy Społecznej
w Międzyrzeczu
G łówna Księgowa
Zespó ł kontrolujący:
Beata Waltrowska
1. ....................................
Anna Kwiecińska
....................................
Maria Krajdocha
..........................................
Paweł Lachowicz
2. .....................................
6