ZARZĄDZENIE Nr 14/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 27

ZARZĄDZENIE Nr 14/13/14
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 27 listopada 2013 roku
w sprawie monitorowania realizacji Systemu Kontroli Zarządczej i przeprowadzania
samooceny Systemu Kontroli Zarządczej na Politechnice Śląskiej
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co następuje:
§1
W wykonaniu § 5 Zarządzenia Rektora Nr 5/10/11 z dnia 23 listopada 2010 roku wprowadza się
zasady monitorowania realizacji Systemu Kontroli Zarządczej (SKZ. 19.1) oraz przeprowadzania
samooceny Systemu Kontroli Zarządczej (SKZ. 20.1).
§2
1. Monitorowanie SKZ obejmuje ocenę skuteczności poszczególnych elementów SKZ.
2. Monitorowanie realizacji SKZ przeprowadzają pełnomocnicy dziekanów ds. SKZ
oraz Zespół ds. SKZ.
3. W celu monitorowania realizacji SKZ pełnomocnicy dziekanów wypełniają – raz na pół roku
– „Formularz monitorowania realizacji SKZ na Politechnice Śląskiej”, stanowiący Zał. Nr 1
do niniejszego Zarządzenia i przekazują go do Biura Rektora, do dnia 30 czerwca i 31 grudnia
każdego roku.
4. Zespół ds. SKZ dokonuje analizy wypełnionych formularzy i wnioski z analizy przedkłada
Rektorowi.
§3
1. Samooceny SKZ dokonuje się z wykorzystaniem formularza pn.: „Formularz samooceny SKZ
na Politechnice Śląskiej”, stanowiącego Zał. Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
2. Samoocenę Systemu Kontroli Zarządczej przeprowadzają:
- Rektor,
- Prorektorzy,
- Kierownicy podstawowych jednostek organizacyjnych,
- Kanclerz,
- Zastępcy Kanclerza,
- Dyrektor CZP.
3. Wypełniony i podpisany formularz samooceny SKZ należy złożyć w Biurze Rektora, do dnia
31 stycznia każdego roku.
§4
1. Zespół ds. SKZ dokonuje analizy złożonych formularzy samooceny SKZ.
2. Na podstawie dokonanej analizy Zespół ds. SKZ formułuje wnioski i zalecenia, które
przedkłada Rektorowi do dnia 15 marca każdego roku.
§5
Traci moc Zarządzenie Nr 15/11/12 Rektora z dnia 28 listopada 2011 roku w sprawie
monitorowania realizacji SKZ na Politechnice Śląskiej oraz 25/11/12 Rektora z dnia 15 grudnia
2011 roku w sprawie przeprowadzania samooceny SKZ.
§6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Otrzymują:
R,RO,RN,RW,RD,RA,AK
wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 20/13/14
Formularz monitorowania realizacji Systemu Kontroli Zarządczej na Politechnice Śląskiej
Lp.
1.
2.
Wyszczególnienie
Upowszechnianie wiedzy dotyczącej SKZ wśród pracowników
podstawowej jednostki organizacyjnej
Upowszechnianie i realizacja strategii podstawowej jednostki
organizacyjnej
Informacja dotycząca zagadnienia
Ocena skuteczności
ocenić działania podejmowane na rzecz
upowszechniania wiedzy dot. SKZ.
1–2–3–4–5
ocenić działania podejmowane na rzecz
upowszechniania strategii Wydziału;
wskazać sposoby monitorowania.
ocenić sposoby monitorowania realizacji
zadań; wskazać główne zakłócenia.
1–2–3–4–5
3.
Monitorowanie realizacji zadań w podstawowej jednostce organizacyjnej
4.
Funkcjonowanie systemu kontroli finansowej w podstawowej jednostce
organizacyjnej
ocenić sposoby realizowania systemu
kontroli finansowej.
1–2–3–4–5
5.
Realizacja systemu zarządzania ryzykiem operacyjnym
1–2–3–4–5
6.
Funkcjonowanie komunikacji wewnętrznej w podstawowej jednostce
organizacyjnej
7.
Ochrona zasobów podstawowej jednostki organizacyjnej
ocenić sposoby monitorowania ryzyka
w realizowanych na Wydziale zadaniach
i projektach.
ocenić główne kanały systemu komunikacji
i wymiany informacji; opisać zakłócenia
w komunikacji.
ocenić funkcjonowanie oraz sposoby
monitorowania, ze szczególnym wskazaniem
na zasoby krytyczne.
Sporządził / data: …………………………………….
1–2–3–4–5
1–2–3–4–5
1–2–3–4–5
Akceptuję/data: ……………………………………
Ocena skuteczności: 1 – działania nieskuteczne, 2 – działania mało skuteczne / wymagane podjęcie działań naprawczych/, 3- działania skuteczne w umiarkowanym stopniu
/należy opracować plan doskonalenia i stopniowo wdrażać/, 4 – działania skuteczne / występują nieliczne negatywne incydenty/, 5 – działania skuteczne.
Załącznik Nr 2 do Zarz. Nr 20/13/14
Formularz samooceny Systemu Kontroli Zarządczej w Politechnice Śląskiej
Lp.
Realizacja standardów kontroli zarządczej
w ramach Systemu Kontroli Zarządczej
w Politechnice Śląskiej.
Ocena skuteczności
Ocenę skuteczności proszę dokonać
w skali od 1-5*
1 – działania nieskuteczne,
2 – działania mało skuteczne
/ wymagane podjęcie działań
naprawczych/,
3- działania skuteczne w umiarkowanym
stopniu /należy opracować plan
doskonalenia i stopniowo wdrażać/,
4 – działania skuteczne
/występują nieliczne negatywne
incydenty/,
5 – działania skuteczne.
* właściwe zaznaczyć kółkiem
Grupa „Środowisko wewnętrzne”
SKZ.1 – Przestrzeganie wartości etycznych
i upowszechnianie Systemu Kontroli
Zarządczej
1.
Upowszechnianie zasad etycznego postępowania wśród
pracowników Uczelni/Jednostki.
1–2–3–4–5
Uwagi
2.
Znajomość konsekwencji postępowań nieetycznych.
1–2–3–4–5
SKZ.2 – Kompetencje zawodowe
3.
Realizacja procedur naboru/konkursowych.
1–2–3–4–5
4.
Zastosowanie zasad podnoszenia kwalifikacji przez
pracowników Uczelni/Jednostki.
1–2–3–4–5
5.
Zbieżność procesu doskonalenia pracowników z
realizowanymi przez nich na stanowiskach zadaniami.
1–2–3–4–5
SKZ.3 – Struktura organizacyjna
6.
Znajomość aktualnej struktury organizacyjnej oraz
zadań wykonywanych przez poszczególne jednostki.
1–2–3–4–5
7.
Zbieżność struktury organizacyjnej z realizowanymi
przez Uczelnię/Jednostkę celami i zadaniami.
1–2–3–4–5
SKZ.4 – Delegowanie uprawnień
8.
Znajomość przez kadrę kierowniczą uprawnień do
reprezentowania Uczelni/Jednostki w sensie prawnym,
do podpisywania pism, do udzielania informacji, itp.
1–2–3–4–5
9.
Funkcjonowanie procedury udzielania pełnomocnictw
w Uczelni.
1–2–3–4–5
Grupa „Cele i zarządzanie ryzykiem”
SKZ.5 – Misja Uczelni
10.
Upowszechnianie i realizacja strategii
Uczelni/Jednostki.
1–2–3–4–5
SKZ.6 – Określanie celów i zadań, monitorowanie i
ocena ich realizacji
11.
Znajomość aktualnych zadań do realizacji w
Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
12.
Monitorowanie i realizacja zadań w Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
SKZ.7.8.9 – Identyfikacja i analiza ryzyka,
reakcja na ryzyko
13.
Realizacja systemu zarządzania ryzykiem.
1–2–3–4–5
14.
Realizacja systemu zarządzania ryzykiem w projektach.
1–2–3–4–5
Grupa „Mechanizmy Kontroli”
SKZ.10 – Dokumentowanie systemu kontroli
zarządczej
15.
Dostępność i stopień wykorzystania przez pracowników
dokumentów zawartych w bazie danych „Dokumenty
SKZ w Politechnice Śląskiej”
1–2–3–4–5
16.
Wykorzystanie elektronicznego systemu składania
uwag przez pracowników Uczelni, dotyczących
Systemu Kontroli Zarządczej w Politechnice Śląskiej.
1–2–3–4–5
SKZ.11 – Nadzór nad wykonywaniem zadań
17.
Funkcjonowanie systemu okresowej oceny
pracowników Uczelni.
1–2–3–4–5
SKZ.12 – Ciągłość działalności
18.
Funkcjonowanie systemu zastępstw zapewniających
ciągłość realizacji zadań.
1–2–3–4–5
SKZ.13 – Ochrona zasobów
19.
Realizacja systemu zarzadzania bezpieczeństwem
zasobów w Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
SKZ.14 – Szczegółowe mechanizmy kontroli
dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
20.
Funkcjonowanie systemu kontroli finansowej w
Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
21.
Stosowanie zasad zatwierdzania operacji finansowych
w Uczelni.
1–2–3–4–5
22.
Realizacja zasad controlingu w Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
SKZ.15 – Mechanizmy kontroli dotyczące systemów
informatycznych
23.
Funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych
zabezpieczających dostęp do systemów
informatycznych Uczelni/Jednostki.
1–2–3–4–5
Grupa „Informacja i komunikacja”
SKZ.16 – Bieżąca informacja
24.
Realizacja obiegu informacji w Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
SKZ.17 – Komunikacja wewnętrzna
25.
Funkcjonowanie komunikacji wewnętrznej w zakresie
przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami i
komórkami organizacyjnymi.
1–2–3–4–5
SKZ.18 – Komunikacja zewnętrzna
26.
Wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi.
1–2–3–4–5
27.
Realizacja promocji Uczelni i zasad współpracy z
mediami.
1–2–3–4–5
Grupa „Monitorowanie i ocena”
SKZ.19 – Monitorowanie Systemu Kontroli
Zarządczej
28.
Realizacja monitorowania Systemu Kontroli
Zarządczej.
1–2–3–4–5
SKZ.20 – Samoocena kontroli zarządczej
29.
Realizacja zasad samooceny kontroli zarządczej.
1–2–3–4–5
SKZ.21 – Audyt wewnętrzny
30.
Wykorzystywanie wyników audytu wewnętrznego
przez kadrę zarządzającą Uczelni.
1–2–3–4–5
SKZ.22 – Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli
zarządczej
31.
Działania w zakresie wdrażania standardów kontroli
zarządczej w Uczelni/Jednostce.
1–2–3–4–5
Akceptuję / data: ……..……………………………………