WYnaGROdZenia

WYnaGROdZenia 2015
WYnaGROdZenia
25 list płac z komentarzem,
wyjaśnienia ekspertów
vademecum płatnika
2015
vademecum płatnika
Cena 65 zł
UOW51_okladka.indd 1
ISBN 978-83-269-3494-0
UOW 51
12/17/2014 2:39:01 PM
Wynagrodzenia
w praktyce
2015
25 list z komentarzem
Wyjaśnienia ekspertów
Warszawa 2015
UOW51_srodki.indd 1
12/17/2014 2:31:07 PM
Podstawowy czarny
Autorzy:
Wstęp – Elżbieta Młynarska-Wełpa
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac – Andrzej Wilczyński
Rozdział 2. Listy płac – Izabela Nowacka
Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń – Teresa Goździewicz
Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń – Aldona Salamon
Rozdział 5. Ochrona danych osobowych – Michał Culepa
Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac – Katarzyna Czajkowska-Matosiuk
Kierownik grupy wydawniczej:
Agnieszka Konopacka-Kuramochi
Wydawca:
Agnieszka Gorczyca
Redakcja:
Renata Kajewska
Koordynator produkcji:
Mariusz Jezierski
Korekta:
Monika Rychalska
Skład:
6AN Studio
Druk:
Drukarnia Miller
Nakład: 300 egz.
ISBN 978-83-269-3494-0
Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]
NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie
XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.
Publikacja „Wynagrodzenia w praktyce 2015” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów
państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej
za zastosowanie zawartych w publikacji „Wynagrodzenia w praktyce 2015” wskazówek, przykładów, informacji itp. do
konkretnych przypadków.
2
UOW51_srodki.indd 2
12/17/2014 2:31:36 PM
Podstawowy czarny
Spis treści
Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce .............................. 7
Wstęp ................................................................................................................. 9
Budowa listy płac...................................................................................................................... 10
Kwota do wypłaty ..................................................................................................................... 13
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac.......................................................................... 15
Obowiązkowe dane na każdej stronie ................................................................................... 15
Sposób sporządzenia listy płac ............................................................................................... 15
Rozdział 2. Listy płac ............................................................................................. 27
1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej
miejscowości .................................................................................................................... 27
Definicja przychodu................................................................................................................. 28
Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki ..... 28
Składki ZUS .............................................................................................................................. 29
Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek ......................................... 29
Odliczenie składki zdrowotnej ............................................................................................... 30
2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki
na podatek ........................................................................................................................................... 33
3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .................... 36
Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 37
Zasiłek chorobowy ................................................................................................................... 39
Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................ 40
4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego
w sposób mieszany .................................................................................................... 42
5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia
za pracę ................................................................................................................................ 48
Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego .................................................................... 52
3
UOW51_srodki.indd 3
12/17/2014 2:31:37 PM
Podstawowy czarny
Wynagrodzenia w praktyce 2015
6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym......... 55
Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................ 56
Obliczenie wynagrodzenia ......................................................................................................58
7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki ..... 60
Ograniczenie liczby godzin pracy .......................................................................................... 61
Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 62
8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy.... 66
Okres wyczekiwania.................................................................................................................66
Problem z wyliczeniem należności ........................................................................................ 67
9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............. 70
Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................ 72
Wynagrodzenie procentowe .................................................................................................. 73
10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu.................. 76
11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81
Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń ......................................... 81
Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................ 84
12. Dochód u pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku
dziecka ........................................................................................................................ 88
13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności.......93
14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia...................... 97
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia ..................................................................... 99
Analiza sytuacji pracownika .................................................................................................101
15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika będącego
zleceniobiorcą .......................................................................................................... 103
16. Ochrona pensji przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia
za pracę ..................................................................................................................... 109
Granice potrąceń ....................................................................................................................111
Kwoty wolne od potrąceń......................................................................................................111
Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113
Potrącenia dobrowolne ..........................................................................................................113
Potrącenia u pracownika .......................................................................................................114
4
UOW51_srodki.indd 4
12/17/2014 2:31:37 PM
Podstawowy czarny
17. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przy 3-miesięcznym okresie
rozliczeniowym........................................................................................................ 117
Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120
Normalne wynagrodzenie za pracę .....................................................................................120
Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121
Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.....................................................121
Wyliczenia u pracownika ......................................................................................................122
18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe ................ 124
Przestój ....................................................................................................................................126
Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127
19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego
wynagrodzenia ......................................................................................................... 129
20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika ..................... 133
Potrącenie z zasiłku ................................................................................................................134
Potrącenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135
21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiącu pracy ...... 138
Ekwiwalent urlopowy ............................................................................................................139
Nagroda jubileuszowa............................................................................................................141
22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ........................... 143
23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze .... 148
24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika .......... 152
25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ..................... 157
Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ................................. 162
Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162
Zobowiązania podatkowe .....................................................................................................163
Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164
Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik ......................................167
Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168
Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168
Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168
Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń............................ 171
5
UOW51_srodki.indd 5
12/17/2014 2:31:40 PM
Podstawowy czarny
Wynagrodzenia w praktyce 2015
Konsekwencje ustalenia wysokości wynagrodzenia w kwocie netto ..............................172
Termin wypłaty składników zmiennych, nadpłaty składek ..............................................172
Pytania i odpowiedzi............................................................................................... 172
Kiedy rozliczyć niedopłatę w składkach ZUS spowodowana przedwczesnym
zaprzestaniem ich naliczania .........................................................................................172
Jak liczyć potrącenie komornicze z odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego ......181
Jak liczyć kwotę do wypłaty przy zbiegu potrąceń z wynagrodzenia .............................191
Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy nie wypłacono premii rocznej ...................198
Jak rozliczyć nadpłaconą kwotę zasiłku rodzicielskiego ..................................................202
Czy przy każdej korekcie dokumentacji ZUS składa się raporty korygujące ................ 207
Rozdział 5. Ochrona danych osobowych ......................................................... 209
Zatajanie prawdziwych danych osobowych........................................................................209
Przetwarzanie danych osobowych – definicja ....................................................................210
Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................211
Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................211
Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................213
Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................213
Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika .....................................214
Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................214
Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................215
Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych ........................................................216
Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................217
Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac ............................ 220
Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................222
Obniżenie wysokości premii regulaminowej ....................................................................222
Wypowiedzenie zmieniające ................................................................................................222
Wypowiedzenie umowy o pracę .........................................................................................223
Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika ..............................................................223
Odpowiedzialność materialna .............................................................................................224
Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr .........................................225
Grzywna za wymienione wykroczenia ...............................................................................227
Odpowiedzialność karna ......................................................................................................227
Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr ..................................................................228
6
UOW51_srodki.indd 6
12/17/2014 2:31:42 PM
Podstawowy czarny
Wykaz skrótów i aktów prawnych
użytych w książce
SN
ZUS
MPiPS
PIP
GIP
– Sąd Najwyższy
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych
– Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
– Państwowa Inspekcja Pracy
– Główny Inspektorat Pracy
l
Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.:
Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),
l
kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r.
poz. 121),
l
kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),
l
ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października
2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze
zm.),
l
ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U.
z 2014 r. poz. 159),
l
ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń
społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
l
ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),
l
Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
(tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
7
UOW51_srodki.indd 7
12/17/2014 2:31:43 PM
Podstawowy czarny
Wynagrodzenia w praktyce 2015
l
ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn
niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),
l
ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),
l
ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
l
ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
l
ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
l
rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161,
poz. 1106 ze zm.),
l
rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia
w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.
nr 62, poz. 289 ze zm.),
l
rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz
ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),
l
rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
8
UOW51_srodki.indd 8
12/17/2014 2:31:43 PM
Podstawowy czarny
Wstęp
Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pewnego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wysokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także
wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Dotyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku
pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie
i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwalifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu
dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciwdziałania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłacaniem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi.
W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale często dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu
prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi
pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej –
wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarówno w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobowych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie
listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na
bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często
sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowników i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes.
Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają możliwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pracownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę,
wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne,
jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz
pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinansowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej
ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obciążeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pracownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy
9
UOW51_srodki.indd 9
12/17/2014 2:31:43 PM
Podstawowy czarny
Wynagrodzenia w praktyce 2015
liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowiedzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie
zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są poprawne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się
błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co faktycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wynagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego
przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac
wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych.
Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie.
Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń
mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trudniej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia
odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Pokazujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te
okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym zakresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to praktyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płacowych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej
pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykładowych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać
w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy
tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla
wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet
w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach.
Budowa listy płac
Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na
swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami
10
UOW51_srodki.indd 10
12/17/2014 2:31:43 PM
Podstawowy czarny