Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (+48 22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
Fax. RIO 628-31-16
 (+48 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 13 lutego 2012r.
WK.0920.222.152.2011
Wójt Gminy Rzekuń
ul. Kościuszki 33,
07- 411 Rzekuń
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej gospodarki finansowej podpisanego
dnia 24 stycznia 2012 r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (j. t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu
terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb
i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) – przeprowadzona została
w dniach od 4 listopada 2011 r. do 16 stycznia 2012 r. kontrola kompleksowa
gospodarki finansowej Gminy Rzekuń za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r.
Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości. W celu ich usunięcia i
usprawnienia badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję
następujące wystąpienie pokontrolne;
W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:
1. Stwierdzono:
W Statucie Gminy Rzekuń obowiązują zapisy, z których wynika że w Urzędzie
Gminy na 14 stanowiskach pracy, pracowników samorządowych zatrudnia się na
podstawie mianowania, pomimo że przepisy art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada
2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) nie
przewidują takiej formy zatrudnienia – str. 2 pkt 2.1.2. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Mając na uwadze postanowienia art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o
samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) opracować
1
i przedstawić do uchwalenia Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zmian w
Statucie Gminy, celem zaktualizowana zawartych w nim uregulowań.
2. Stwierdzono:
Nie opracowano rocznego planu i programu kontroli na 2010 r. oraz nie
przeprowadzano kontroli wewnętrznych w Urzędzie Gminy i kontroli
zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych Gminy Rzekuń, co było sprzeczne z
obowiązującymi uregulowaniami– str. 3-4 pkt 2.4. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązujących w Urzędzie Gminy Rzekuń procedur w zakresie
planowania oraz realizowania kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, określonych
w załączniku do zarządzenia Nr 16/2008 Wójta Gminy Rzekuń z dnia 28 kwietnia
2008 w sprawie ustalenia Procedur Kontroli Finansowej.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
3. Stwierdzono:
Zapisy księgowe w dzienniku prowadzonym w miesiącu kwietniu 2010 r. dla
jednostki – Urzędu Gminy Rzekuń, nie zawierały daty dokonania operacji
gospodarczej oraz daty dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 9
pkt 3 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasady, aby zapisy księgowe
zawierały co najmniej dane określone w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
4. Stwierdzono:
48 faktur VAT i rachunków z miesiąca lutego i marca 2010 r., wystawionych na
łączną kwotę 119.171,62 zł, zostało ujętych w urządzeniach księgowych w
momencie ich zapłaty, tj. w m-cu kwietniu 2010 r. – str. 9 pkt 4 lit d protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 20 ust. 1 cyt. wyżej ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości i do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w
postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
5. Stwierdzono:
W ww. dokumentach nie wskazywano, w którym miesiącu faktura winna był
ujmowana w księgach rachunkowych – str. 9 pkt 4 lit d protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Na dowodach księgowych zamieszczać co najmniej informacje, o których mowa w
przepisach art. 21 ust. 1 cyt. wyżej ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości.
6. Stwierdzono:
Ewidencja księgowa analityczna do konta 134 –„Kredyty bankowe” oraz 260 –
„Zobowiązania finansowe” prowadzona była sposobem ręcznym, co było sprzeczne
z uregulowaniami wewnętrznymi – str. 65 pkt 3.3.5. protokołu kontroli.
2
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień określonych w załączniku Nr 4 zarządzenia Nr 47/2011
Wójta Gminy Rzekuń z dnia 11 sierpnia 2011 r. w sprawie ustalenia dokumentacji
opisującej przyjęte zasady (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont,
procedur kontroli finansowej oraz obiegu dowodów finansowo – księgowych i
ewidencję analityczną ww. kont prowadzić przy pomocy zatwierdzonego w
Urzędzie Gminy Rzekuń programu komputerowego.
7. Stwierdzono:
Wpłaty podatku od nieruchomości zostały zaksięgowane w dzienniku obrotów
prowadzonym dla celów tego podatku bez zachowania kolejności ich wpływu na
rachunek Gminy – str. 16 pkt 1.2.2.3.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 14 ust. 1 ww. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości i zdarzenia które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym
ujmować w urządzeniach księgowych chronologicznie.
8. Stwierdzono:
Środki pomocy finansowej udzielanej w formie dotacji celowej Powiatowi
Ostrołęckiemu przez Gminę Rzekuń na realizację zadań z zakresu drogownictwa
ewidencjonowane były na kontach: Wn 810 – 2 i Ma 130 - str. 53-56 pkt
2.2.1.3.1.1. ppkt 6 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5
lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2010 r., Nr 128, poz. 861) udzielone
dotacje ujmować w księgach rachunkowych jednostki budżetowej Urząd Gminy i
obejmować ewidencją kont: 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych
oraz płatności z budżetu środków europejskich" oraz 810 „Dotacje budżetowe,
płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”. Na
stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ
dotujący w korespondencji z kontem 130, a na stronie Ma - wartość dotacji
uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewniać możliwość
ustalenia wartości przekazanych dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia
dotacji. Saldo Wn konta oznacza wartość niewykorzystanych, nierozliczonych
dotacji lub wartość dotacji należnych do zwrotu w roku, w którym zostały
przekazane.
9. Stwierdzono:
Do kont budżetu Gminy o symbolach 222 –„Rozliczenie dochodów budżetowych”
oraz 223-2 –„Rozliczenie wydatków budżetowych” nie prowadzono ewidencji
szczegółowej umożliwiającej rozliczenie się z poszczególnymi jednostkami
budżetowymi Gminy Rzekuń – str. 74 pkt 1.1. i 1.2. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać uregulowań zawartych w załączniku Nr 2 –„Plan kont dla budżetów
jednostek samorządu terytorialnego” do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z
3
dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont (…) i do ww. kont prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie
stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu
zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych oraz z tytułu przekazanych na
ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych
przez nie wydatków budżetowych.
10. Stwierdzono:
ZOSiP w Rzekuniu oraz OPS w Rzekuniu dokonały zwrotów niewykorzystanych
środków na wydatki, które w 2010 r. wyniosły ogółem 316.327,18 zł. Zwroty te
ewidencjonowano na podstawie poleceń księgowania, poprzez dokonywanie
zapisów stornujących po stronie Wn 223-1/223-2 oraz Ma 133-10 – str. 75 pkt
1.3.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień zawartych w załączniku Nr 2 do ww. rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont (…) i zwroty środków przekazanych na wydatki
jednostek budżetowych obejmować ewidencją kont Wn 133-10 i Ma 223-1/223-2,
wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych.
11. Stwierdzono:
Na koncie 223-2 ewidencjonowano przelewy dotacji dla Szkoły Podstawowej im.
Karola Adamieckiego w Zabielu, prowadzonej przez Stowarzyszenie Inicjatyw
Gospodarczych i Ekonomicznych w Ostrołęce, pomimo że szkoła ta w 2010 r. nie
była i nie jest obecnie jednostką budżetową Gminy Rzekuń - str. 74-75 pkt 1.2.1.
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień zawartych w załączniku Nr 3 do ww. rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont (…) i rozliczenia z ww. podmiotem w zakresie
udzielonych dotacji obejmować ewidencją księgową konta 224 –„Rozliczenie
dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”, w
korespondencji z kontem 130 –„Rachunek bieżący jednostki”.
12. Stwierdzono:
W sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych ZP-SR1
zamieszczonym na portalu UZP w dniu 25.02.2011 r., nie wykazano zamówienia
publicznego, którego przedmiotem była „Rozbudowa budynku remizy OSP w
Rzekuniu” o łącznej wartości wynoszącej 97.204,34 zł – str. 11-12 pkt 3.6.
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów § 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25
sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu
o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr
155, poz. 1110 z późn. zm.) i w odniesieniu do zamówień o wartości mniejszej niż
kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, w rocznym sprawozdaniu o
udzielonych zamówieniach, wykazywać liczbę postępowań zakończonych
udzieleniem zamówienia oraz wartość zawartych umów bez podatku od towarów i
usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia.
4
W zakresie ogólnych zagadnień dotyczących planowania i wykonania budżetu:
13. Stwierdzono:
Zobowiązania jednostki na łączną kwotę 133.540,73 zł, uregulowane zostały z
opóźnieniem, wynoszącym od 1 do 46 dni. Opóźnienia były związane min. z
nieprawidłowym obiegiem dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie
Gminy - str. 9 pkt 4 lit. a, str. 32-33 pkt 2.1.4.1.4., str. 39-40 pkt 2.1.4.3.4. ppkt 3,
str. 42 pkt 2.1.6.1.1., str. 46 pkt 2.2.1.1.1.1.1, str. 48 pkt 2.2.1.1.2.1. ppkt 2
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), wydatków dokonywać w
wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W
tym celu przestrzegać postanowień wynikających z zarządzeń Wójta Gminy w
zakresie obiegu dokumentów w jednostce.
W zakresie dochodów budżetowych:
14. Stwierdzono:
Decyzja wymiarowa dla podatnika o numerze konta 1178070 wystawiona została z
upoważnienia Wójta Gminy przez Skarbnika Gminy, pomimo że podatnikiem był
jej mąż, a ona sama była współwłaścicielem nieruchomości – str. 19 pkt 2
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązku wyłączenia skarbnika od załatwiania spraw dotyczących
jego zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa
podatkowego, zgodnie z przepisem art. 132 § 1 oraz § 2 pkt 1 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Występować do właściwego Samorządowego Kolegium Odwoławczego w celu
wyznaczenia, w drodze postanowienia, organu właściwego do załatwienia ich
spraw podatkowych, stosownie do przepisu art. 132 § 3 ustawy.
15. Stwierdzono:
Deklaracje oraz załączniki do deklaracji złożone przez podatników podatku od
środków transportowych, posiadających w ewidencji księgowej podatkowej konta o
numerach 4, 6, 7, 10,12 i 15, nie zostały właściwie wypełnione i zawierają błędy –
str. 21-22 pkt 1.2.7.3. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 272 pkt 2 ww. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa i dokonywać czynności sprawdzających mających na celu
stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji.
16. Stwierdzono:
W Gminie Rzekuń nie funkcjonuje uchwała w sprawie opłaty targowej – str. 22 pkt
1.2.8. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Mając na uwadze postanowienia art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o
podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 95, poz. 613 z późn. zm.) oraz
5
art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
opracować i przedstawić do uchwalenia Radzie Gminy Rzekuń projekt uchwały
regulującej sprawy z zakresu opłaty targowej.
17. Stwierdzono:
Na wydawanych w Urzędzie Gminy Rzekuń zaświadczeniach o wielkości
posiadanych użytków rolnych nie zamieszczano adnotacji z podaniem podstawy
prawnej nie pobierania opłaty skarbowej, natomiast w przypadkach, w których
opłatę skarbową pobrano, nie zamieszczono adnotacji określającej jej wysokość –
str. 25 pkt 1.4.4.2. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28
września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330) i
wydając zaświadczenie zamieszczać na nim stosowną adnotację określającą
wysokość uiszczonej opłaty, podstawę prawną jej niepobrania, wyłączenia lub
zwolnienia.
18. Stwierdzono:
Nie prowadzono procedury windykacyjnej wobec zaległości z tytułu użytkowania
wieczystego działek o numerach: 406/8 i 406/9 oraz z tytułu dzierżawy
nieruchomości gruntowej o pow. 200 m2, stanowiącej część działki Nr 131
położonej we wsi Susk Stary.
Na dzień kontroli użytkownik wieczysty posiadał zaległości w kwocie 12.121,20 zł,
natomiast dzierżawca - w kwocie 1.950,04 zł – str. 69 pkt 1.3.1.1. ppkt 1, str. 7071, pkt 1.4.1.1. lit c protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r., Nr 229, poz. 1954
z późn. zm.), zgodnie z którym w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania
obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania
środków egzekucyjnych.
19. Stwierdzono:
Pomimo nieterminowego regulowania zobowiązań przez niektórych użytkowników
wieczystych, dzierżawców i najemców nie naliczano odsetek – str. 69 pkt 1.3.1.1.
ppkt 2, str. 70 pkt 1.4.1.1. lit a, str. 72 ppkt 1.4.2.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień art. 247 ust. 1 i art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 13
listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r.
Nr 80. poz. 526 z późn. zm.), w toku wykonywania budżetu ustalać i pobierać
dochody budżetu gminy, w tym odsetki od nieterminowo przekazywanych
należności stanowiących dochody tego budżetu, na zasadach wynikających z
obowiązujących przepisów.
W przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań wynikających z zawartych
umów, na podstawie art. 481 kodeksu cywilnego, żądać od dłużników zapłaty
odsetek ustawowych za czas opóźnienia.
6
W zakresie wydatków budżetowych:
20. Stwierdzono:
W dniu 14.01.2010 r. Wójt Gminy Rzekuń zawarł porozumienie w sprawie
przekazania środków finansowych na Fundusz Wsparcia Policji Województwa
Mazowieckiego mimo, że w budżecie Gminy Rzekuń na 2010 r. nie zaplanowano
żadnych wydatków na ww. cel.
Porozumienie nie określa terminu wykorzystania dotacji oraz sposobu rozliczenia
wykorzystanych środków.
– str. 63 pkt 2.3.3.3.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Zgodnie z art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym Wójtowi Gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań
mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w
ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Zawierając porozumienia w
sprawie przekazania środków finansowych, w braku odrębnych przepisów
stosować zasady określone w art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych.
21. Stwierdzono:
Umowa Nr 1/OSP/04/2010 z dnia 8.04.2010 r. na rozbudowę budynku Remizy
OSP w Rzekuniu wraz z aneksem Nr 1 z dnia 6.09.2010 r. oraz porozumienie z
dnia 14.01.2010 r. w sprawie przekazania środków finansowych na Fundusz
Wsparcia Policji Województwa Mazowieckiego nie zawierają kontrasygnaty
Skarbnika Gminy – str. 51 pkt 2.2.1.1.3.1. ppkt 5, str. 63 pkt 2.3.3.3.1. protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o
samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może
spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest
kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez
niego upoważnionej.
W zakresie zamówień publicznych:
22. Stwierdzono:
W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia na bieżące utrzymanie dróg gminnych na
terenie Gminy Rzekuń prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego,
zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej,
w sekcji IV pn. „Udzielenie zamówienia” szacunkowa wartość zamówienia oraz
informacja o cenie wybranej oferty zostały określone poprzez podanie ceny
jednostkowej – str. 39 pkt 2.1.4.3.4. ppkt 2 lit b protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Sporządzając ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, stosować się do instrukcji
określonych w załączniku Nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie
Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 12, poz. 69). Szacunkową wartość zamówienia
oraz informację o cenie wybranej oferty podawać zgodnie ze stanem rzeczywistym,
w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy.
7
23. Stwierdzono:
Ogłoszenie o zamówieniu na realizację zadania pn. „Asfaltowanie ulic Jasnej i
Energetycznej w Laskowcu”, zamieszczone na stronie internetowej oraz na tablicy
ogłoszeń Urzędu Gminy, zawiera dane osoby upoważnionej do kontaktów, których
nie zawarto w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień
Publicznych – str. 48 pkt 2.2.1.1.2.1. ppkt 1 lit a protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.),
zgodnie z którym ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub
publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na
stronie internetowej, nie może zawierać informacji innych, niż zamieszczone w
Biuletynie Zamówień Publicznych.
24. Stwierdzono:
Termin wykonania zadania, tj. 31.12.2009 r., ustalony w umowie z dnia 22.09.2009
r., zawartej na wykonanie asfaltowania ulic Jasnej i Energetycznej w Laskowcu,
został dwukrotnie przedłużony: aneksem Nr 1 z dnia 31.12.2009 r. – do dnia
31.05.2010 r. i aneksem Nr 2 z dnia 28.05.2010 r. – do dnia 31.07.2010 r., mimo że
Gmina Rzekuń nie przewidywała możliwości dokonania takiej zmiany w
ogłoszeniu o zamówieniu, ani w SIWZ – str. 48 pkt 2.2.1.1.2.1. ppkt 1 lit b
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych, który zakazuje dokonywania istotnych zmian postanowień
zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru
wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej
zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.
25. Stwierdzono:
Protokół sporządzony w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia na realizację zadania pn. „Rozbudowa budynku remizy OSP w
Rzekuniu” nie zawiera następujących załączników:
a) kompletu dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków
Zamówienia, tj. nie zawiera ogólnych warunków umowy, które zgodnie z SIWZ
stanowią załącznik Nr 5,
b) potwierdzenia doręczenia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty
wykonawcy, którego oferta została wybrana w postępowaniu przetargowym – str.
50 pkt 2.2.1.1.3.1. ppkt 1 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Protokół wraz z załącznikami, na które składają się: oferty, opinie biegłych,
oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zawiadomienia, wnioski, inne
dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz
umowa w sprawie zamówienia publicznego, przechowywać przez okres 4 lat od
dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący
jego nienaruszalność, stosownie do postanowień art. 96 ust. 2 w zw. z art. 97 ust. 1
ww. ustawy.
8
26. Stwierdzono:
W postępowaniu przetargowym prowadzonym w trybie przetargu
nieograniczonego na realizację zadania pn. „Rozbudowa budynku remizy OSP w
Rzekuniu”:
a) ogłoszenie o zamówieniu nie zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu
Gminy,
b) zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty nie zostało zamieszczone na
stronie internetowej - str. 50 pkt 2.2.1.1.3.1. ppkt 2 i 3 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązku zamieszczania ogłoszeń i informacji w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z postanowieniami art. 40 ust. 1 i art.
92 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
27. Stwierdzono:
Umowa Nr 1/OSP/04/2010 z dnia 8.04.2010 r., w przedmiocie rozbudowy budynku
remizy OSP w Rzekuniu zawiera postanowienia nie przewidziane w ofercie
wykonawcy oraz Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - str. 50 - 51 pkt
2.2.1.1.3.1. ppkt 4 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień art. 140 w zw. z art. 82 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych, przestrzegać aby zakres świadczenia
wykonawcy wynikający z umowy był tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w
ofercie, a jednocześnie z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Zmiana specyfikacji istotnych warunków po upływie terminu składania ofert jest
niedopuszczalna, co wprost wynika z postanowień art. 38 ust. 4 ww. ustawy.
28. Stwierdzono:
W dniu 6.09.2010 r. Wójt Gminy, reprezentujący Gminę Rzekuń zawarł z
wykonawcą aneks Nr 1 do umowy Nr 1/OSP/04/2010 w przedmiocie rozbudowy
budynku remizy OSP w Rzekuniu, rozszerzając zakres umowny przedmiotu
zamówienia o roboty dodatkowe nie ujęte w dokumentacji technicznej, za co
ustalono wynagrodzenie w wysokości 12.000,00 zł. Aneks do umowy został
zawarty z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących trybu
zamówienia z wolnej ręki - str. 51 pkt 2.2.1.1.3.1. ppkt 4 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
W przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót
budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym
stosować tryb zamówienia z wolnej ręki, stosownie do postanowień art. 67 ust. 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Wprowadzając zmiany do umowy w sprawach zamówienia publicznego stosować
zasady, o których mowa wyżej w pkt 25 niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:
29. Stwierdzono:
W gminie Rzekuń nie ustalono trybu i zakresu kontroli prawidłowości
wykorzystywania dotacji udzielanych szkołom publicznym prowadzonym przez
podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych.
W 2010 r. sprawy z zakresu dotacji dla jednostek spoza sektora finansów
publicznych regulowała uchwała Nr XXXV/211/2002 Rady Gminy w Rzekuniu z
9
dnia 28 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad udzielania
dotacji szkołom publicznym prowadzonym przez podmioty nie zaliczane do sektora
finansów publicznych, określająca jedynie tryb ustalania i rozliczania dotacji.
Wójt Gminy Rzekuń nie przedstawił Radzie Gminy projektu uchwały
dostosowującej zasady kontroli prawidłowości wykorzystywania dotacji do
obowiązujących przepisów – str. 42 pkt 2.1.7.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Mając na uwadze art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym, w zw. z art. 80 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie
oświaty (Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) przygotować projekt
uchwały rady gminy ustalającej min. tryb i zakres kontroli prawidłowości
wykorzystywania dotacji, uwzględniając w szczególności podstawy obliczania
dotacji, zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji
i w rozliczeniu jej wykorzystania, a następnie przedstawić Radzie Gminy Rzekuń
celem jej podjęcia.
30. Stwierdzono:
Umowa Nr 04/2010 w sprawie przeznaczenia i zasad rozliczenia pomocy
finansowej udzielanej w formie dotacji celowej Powiatowi Ostrołęckiemu przez
Gminę Rzekuń na realizację zadań z zakresu drogownictwa, z dnia 30.04.2010 r.,
wraz z aneksami: Nr 1 z dnia 17.08.2010 r., z dnia 6.10.2010 r. i z dnia 25.11.2010
r., określa termin wykorzystania dotacji, dłuższy niż do dnia 31 grudnia 2010 r. –
str. 53, pkt 2.2.1.3.1.1. ppkt 1 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Zawierając umowę w sprawie udzielenia dotacji dla jednostki sektora finansów
publicznych, w braku odrębnych przepisów stosować zasady określone w art. 250
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i stosownie do nich
ustalać termin wykorzystania dotacji, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego
roku budżetowego.
31. Stwierdzono:
Uchwała Nr LXII/259/2010 Rady Gminy Rzekuń z dnia 7 września 2010 r. w
sprawie pomocy finansowej udzielonej w formie dotacji celowej Powiatowi
Ostrołęckiemu w zakresie drogownictwa podjęta została 130 dni po zawarciu
umowy na udzielenie tej pomocy – str. 53- 56 pkt 2.2.1.3.1.1. ppkt 2 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
Udzielając z budżetu gminy dotacji celowej stosować zasady określone w ustawie z
dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Zgodnie z art. 216 ust. 2 pkt 5 ww. ustawy wydatki budżetu jednostki samorządu
terytorialnego są przeznaczone na realizację zadań określonych w odrębnych
przepisach, a w szczególności na pomoc rzeczową lub finansową innych jednostek
samorządu terytorialnego, określone odrębną uchwałą przez organ stanowiący
jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast zgodnie z art. 220 ust. 2 ww. ustawy
podstawą udzielenia pomocy finansowej w formie dotacji celowej innej jednostce
samorządu terytorialnego jest umowa.
Z powyższego wynika, że Gmina może udzielić pomocy finansowej w formie
dotacji celowej innej jednostce samorządu terytorialnego w drodze umowy, ale
dopiero w następstwie podjęcia przez Radę Gminy uchwały o udzieleniu tej
pomocy i zaplanowaniu odpowiednich wydatków w budżecie.
10
32. Stwierdzono:
Sprawozdanie rzeczowo – finansowe z wydatkowania środków w kwocie
810.000,00 zł pn. „Przebudowa dróg powiatowych i skrzyżowań komunikacyjnych
Teodorowo – Susk Stary- Rzekuń”, przekazane przez Starostwo Powiatowe w
Ostrołęce
zawiera wyłącznie kosztorysy powykonawcze dotyczące robót
realizowanych w okresie od 23.11.2009 r. do 30.06.2010 r., o wartości 776.997,75
zł, co stanowi naruszenie § 9 umowy Nr 04/2010 w sprawie przeznaczenia i zasad
rozliczania pomocy finansowej udzielanej w formie dotacji celowej Powiatowi
Ostrołęckiemu przez Gminę Rzekuń na realizację zadań z zakresu drogownictwa.
Nie stwierdzono, aby Gmina Rzekuń kwestionowała ww. sprawozdanie – str. 53 56 pkt 2.2.1.3.1.1. ppkt 3 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Od beneficjentów dotacji egzekwować przestrzeganie postanowień zawartych w
tym zakresie umów.
33. Stwierdzono:
Pomoc finansową w kwocie
1.800.000,00 zł, na realizację zadania pn.
„Przebudowa mostów na rzece Orz w ciągu komunikacyjnym Ostrołęka –
Goworowo – Pasieki – Kunin – Knurowiec” przekazano na rachunek Starostwa
Powiatowego w Ostrołęce jeden dzień po terminie określonym w umowie – str. 5356 pkt 2.2.1.3.1.1. ppkt 4 lit. a protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Dokonując wydatków stosować zasady wyrażone w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i przestrzegać terminów
wynikających z postanowień zawartych umów.
34. Stwierdzono:
Niewykorzystane środki w kwocie 0,46 zł, pochodzące z dotacji przekazanej przez
Mazowiecki Urząd Wojewódzki na sfinansowanie wydatków związanych z
prowadzoną akcją przeciwpowodziową w trakcie powodzi w maju i czerwcu 2010
r., nie zostały zwrócone na rachunek dotującego - str. 60-61 pkt 2.3.2.1. ppkt 1 lit b
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Dotacje uzyskane z budżetu państwa w części niewykorzystanej do końca roku
budżetowego zwracać do budżetu państwa, stosownie do dyspozycji art. 169
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
W zakresie gospodarki mieniem:
35. Stwierdzono:
Zarządzeniem Nr 21/2010 z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie ogłoszenia wykazu
nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, Wójt Gminy Rzekuń przeznaczył do
sprzedaży działkę niezabudowaną, położoną w Ławach (nr ewidencyjny 8/10), o
wartości 246.840,00 zł, bez zgody Rady Gminy - str. 67 pkt 1.2.1.1. ppkt 1
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień § 6 ust. 2 uchwały Nr XIXII/82/2007 Rady Gminy
Rzekuń z dnia 14 grudnia 2007 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania
i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas
oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony (Dz. Urz. Województwa
11
Mazowieckiego Nr 18 z dnia 18 lutego 2008 r., poz. 720), jeżeli wartość zbywanej
nieruchomości przekracza kwotę 20.000,00 zł, czynności prawne o których mowa
w rozdziale III „Zasady zbywania nieruchomości”, w tym: przeznaczenie
nieruchomości do zbycia w drodze zarządzenia Wójta Gminy (§ 6 ust. 5), mogą być
dokonywane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Radę Gminy.
36. Stwierdzono:
W ogłoszeniu o przetargach na zbycie nieruchomości zamieszczonych w wykazie z
dnia 29 czerwca 2010 r.:
a) termin wnoszenia wadium wyznaczono na dzień 27.09.2010 r., natomiast termin
przetargów na dzień 29.09.2010 r. ,
b) wadium w przetargu na sprzedaż nieruchomości położonej w Ławach zostało
ustalone w wysokości 8,10 % ceny wywoławczej, natomiast w przetargu na
sprzedaż nieruchomości położonej w Rzekuniu w wysokości 8,69% ceny
wywoławczej – str. 67-68 pkt 1.2.1.1. ppkt 2 i 3 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień § 4 ust. 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14
września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz
rokowań na zbycie nieruchomości (dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.) termin
wniesienia wadium ustalać w taki sposób, aby komisja przetargowa mogła
stwierdzić, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty.
Przestrzegać zasad zbywania nieruchomości określonych przez Radę Gminy
Rzekuń w uchwale Nr XIXII/82/2007 Rady Gminy Rzekuń z dnia 14 grudnia 2007
r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości
oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata
lub na czas nieoznaczony (Dz. Urz. Województwa Mazowieckiego Nr 18 z dnia 18
lutego 2008 r., poz. 720) i zgodnie z § 6 ust. 6 pkt 2 wadium ustalać w wysokości
nie niższej niż 10% ceny wywoławczej.
37. Stwierdzono:
Ogłoszenie o odwołaniu przetargu z dnia 27.09.2010 r. nie zostało podane do
publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie w prasie o zasięgu lokalnym, mimo
że taki sposób podania do publicznej wiadomości przyjęto w odniesieniu do
informacji o wywieszeniu ogłoszenia o przetargu - str. 67-68 pkt 1.2.1.1. ppkt 4
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Zgodnie z dyspozycją art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 z późn. zm.)
informację o odwołaniu przetargu podawać do publicznej wiadomości w sposób
przewidziany dla ogłoszenia o przetargu.
38. Stwierdzono:
Od 1.10.2008 r. dzierżawca nieruchomości gruntowej o pow. 200 m2, stanowiącej
część działki Nr 131, położonej we wsi Susk Stary, zajmuje tą nieruchomość
bezumownie str. 70-71 pkt 1.4.1.1. lit c protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Stosownie do postanowień art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym zachować szczególną staranność przy wykonywaniu zarządu mieniem
12
komunalnym, zgodnie z jego przeznaczeniem. Podjąć działania w celu
dostosowania powyższej sytuacji do stanu zgodnego z prawem.
39. Stwierdzono:
Przy dokonywaniu umorzeń środków trwałych zastosowano inne stawki
amortyzacyjne, niż przewidziane w obowiązujących przepisach, tj.: do naliczenia
umorzenia zespołów komputerowych, drukarek i kopiarek zastosowano stawkę
8,5% - str. 73 pkt 1.5.1. protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przy dokonywaniu umorzeń środków trwałych, na podstawie stawek określonych w
ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U.
z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) stosować stawki amortyzacyjne wynikające z
załącznika Nr 1 do tej ustawy.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym
jest:
- Wójt Gminy (Organ podatkowy),
- Skarbnik Gminy.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o
wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich
niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy
prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty
otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków
pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Do wiadomości:
Rada Gminy Rzekuń
13