docPICTURE – nowoczesne narzędzie modelowania procesów
download 
Reklamacja Transkrypt
PICTURE – nowoczesne narzędzie modelowania procesów
PICTURE – NOWOCZESNE NARZDZIE MODELOWANIA PROCESÓW ADMINISTRACYJNYCH MARIAN NIEDWIEDZISKI Uniwersytet Łódzki Streszczenie Artykuł przedstawia kluczowe elementy narzdzia PICTURE, które zostało wytworzone w trakcie projektu o tej samej nazwie, zrealizowanego w ramach 6 Programu Ramowego Unii Europejskiej. Narzdzie słuy do modelowania procesów administracyjnych i dobierania najwłaciwszych, dostpnych na rynku komponentów ICT w celu usprawnienia pracy urzdów. Słowa kluczowe: technologie informacyjno-telekomunikacyjne, administracja publiczna, elektroniczny urzd, modelowanie procesów 1. Wprowadzenie Rozpowszechnianie si zastosowa nowoczesnych rodków informatyki i telekomunikacji (ang. Information & Communication Technologies – ICT) jest powszechnie obserwowanym zjawiskiem we wszystkich krajach rozwinitych. Poniszy schemat ukazuje kolejne etapy rozwoju zastosowa ICT w obszarze administracji publicznej: 1. wykorzystanie dla celów informowania’ 2. wykorzystanie dla pobierania formularzy, 3. wykorzystanie dla pobierania i odsyłania wypełnionych formularzy, 4. pełn obsług administracyjn danej sprawy poprzez rodki ICT. Online Development Transaction (full electronic case handling) Two-way interaction (electronic forms) One-way interaction (downloadable forms) Information Time Rysunek 1. Etapy rozwoju usług on-line w urzdach ródło: “Online Availability of Public Services: How is Europe Progressing?” Report of the 6th Measurement June 2006. Pomimo pełnej wiadomoci koniecznoci wdraania nowoczesnych rozwiza ICT w administracji, praktyczne działania w tym zakresie nie s realizowane w sposób, którego naleałoby 110 Marian Niedwiedziski PICTURE – nowoczesne narzdzie modelowania procesów administracyjnych oczekiwa. Władze samorzdowe czsto obawiaj si inwestowania w projekty dotyczce reorganizacji pracy urzdu oraz zastosowania nowoczesnych technologii informacyjnych, poniewa rezultaty tych działa s dla nich niewymierne i trudne do oszacowania. W efekcie ich realizacja nie znajduje uzasadnienia w lokalnym rodowisku politycznym i opinii społeczestwa. W dalszej konsekwencji administracja samorzdowa skupia si na optymalizacji pojedynczych procesów (zwłaszcza tych najbardziej spektakularnych), bez opracowania długoterminowej, całociowej strategii wdraania technologii informatycznych. Brak kompleksowej reorganizacji działa wewntrznych (na bazie nowych technologii) w urzdzie sprawia z kolei, e obieg informacji jest niejasny i niespójny, a wikszo potencjału innowacyjnego pozostaje niewykorzystana. W celu efektywniejszego wprowadzania nowoczesnych usług elektronicznych w sektorze administracji publicznej, niezbdna jest reorganizacja procedur wewntrznych i integracja wpierajcych je rozwiza informacyjno-komunikacyjnych. 2. Efektywno informatyzacji urzdu Biorc pod uwag powysze uwarunkowania naley stwierdzi, e sprawa osigania wystarczajcej efektywnoci przez planowan inwestycj w zakresie ICT ma zasadnicze znaczenie dla kadego urzdu i przesdza o jej sensownoci. Punktem wyjcia w dyskusji na ten temat powinna by refleksja nad czynnikami determinujcymi efektywno działania urzdu w ogóle i miejscem, które wród nich zajmuje technologia informacyjna. Sensowno przyjcia tak szerokiej perspektywy w spojrzeniu na problem efektywnoci ICT podyktowana jest tym, i ostatecznym celem informatyzacji urzdu jest włanie wzrost efektywnoci działania tego urzdu jako całoci oraz tym, i efektywno ta powinna si wyraa w poprawie efektywnoci podejmowania decyzji administracyjnych a nie tylko w sferze przetwarzania i przesyłania danych. Chodzi o to, aby problemy informacji i technologii informacyjnej widzie we właciwych proporcjach w stosunku do innych problemów urzdu, aby je docenia, ale jednoczenie nie przecenia. Innymi słowy – chodzi o dokonanie dojrzałej diagnozy sytuacji w urzdzie, pozbawionej elementów fetyszyzowania nowych technologii informacyjnych. Na najwyszym poziomie rozwaa, mona okreli dwie grupy czynników determinujce efektywno działania urzdu: sprawno systemu zarzdzania oraz czynniki zewntrzne. „Czynniki zewntrzne” to pojemna klasa obejmujca liczne determinanty efektywnoci działania urzdu niezalene od niego samego. W pewnym sensie, s to warunki „zadane z góry” lub „z zewntrz”. Nale do nich przede wszystkim obowizujce regulacje prawne i procedury. Z kolei sprawno systemu zarzdzania w urzdzie jest wyznaczana przez dwie grupy czynników: czynniki ludzkie oraz sprawno systemu informacyjnego. Czynniki ludzkie s determinowane przez poziom motywacji i poziom kompetencji kadry zatrudnionej w urzdzie. Poziom motywacji jest tutaj czynnikiem kluczowym w tym sensie, i pierwotnym warunkiem podejmowania racjonalnych działa jest ch ich podejmowania. W tym miejscu uzasadnione bdzie rozwaenie wielu czynników wpływajcych na postawy urzdników m.in. kwestii ewentualnych zachowa korupcyjnych. POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 26, 2010 111 EFEKTYWNO DZIAŁANIA URZDU CZYNNIKI ZEWNTRZNE SPRAWNO SYSTEMU ZARZDZANIA CZYNNKI LUDZKIE SPRAWNO SYSTEMU INFORMACYJNEGO DOSTPNO RÓDEŁ INFORMACJI CZYNNIKI ORGANIZACYJNE SPRAWNO KANAŁÓW INFORMACYJNYCH CZYNNKI TECHNICZNE Rysunek 2. Czynniki determinujce efektywno działania urzdu ródło: Opracowanie własne. Poziom kompetencji determinuje sprawno systemów zarzdzania w tym sensie, i niezbdnym warunkiem podejmowania racjonalnych działa jest posiadanie przez kadr urzdnicz (zwłaszcza za menedersk) odpowiednich uzdolnie i umiejtnoci. Sprawno systemu informacyjnego jest funkcj dwóch czynników – dostpnoci ródeł informacji oraz sprawnoci kanałów informacyjnych. Problem dostpnoci ródeł informacji wie si z tym, i pewne informacje wane z punktu widzenia działania urzdu mog by czciowo, bd całkowicie nieosigalne lub te zdobycie okrelonych informacji moe si wiza z długim okresem oczekiwania. Informacje te pochodz zazwyczaj z szeroko rozumianego otoczenia urzdu, a wspomniane utrudnienia w ich dostpnoci wynikaj z przyczyn prawnych, zwyczajowych lub technicznych. 112 Marian Niedwiedziski PICTURE – nowoczesne narzdzie modelowania procesów administracyjnych Z kolei, sprawno kanałów informacyjnych jest determinowana przez dwie grupy czynników – czynniki organizacyjne oraz czynniki techniczne. Rozwizania organizacyjne przyjte w urzdzie mog wpływa korzystnie bd niekorzystnie na sprawno jego kanałów informacyjnych. Smukła, wieloszczeblowa struktura organizacyjna moe by przyczyn znacznych opónie i zniekształce w przekazywaniu informacji. Opónienia mog, w tym przypadku, wynika z nadmiernie wydłuonych kanałów przepływu informacji oraz licznych punktów jej zatrzymywania, co zwizane jest zazwyczaj z pewnym biurokratycznym rytuałem, np. opatrywaniem dokumentów wieloma podpisami, stemplami, dekretacjami itp. Zniekształcenia treciowe natomiast, mog mie swoje ródło w niewłaciwej agregacji, selekcji, bd interpretacji informacji (tzw. szumy semantyczne w kanałach informacyjnych) dokonywanej na poszczególnych szczeblach rozbudowanego „pionowo” urzdu. Wród kluczowych czynników technicznych wpływajcych na sprawno kanałów informacyjnych urzdu naley wymieni przede wszystkim jako instrumentalizacji. Jako instrumentalizacji, albo inaczej wyposaenia (uzbrojenia) technicznego determinuje drono kanałów informacyjnych w tym sensie, e zastosowanie nowoczesnych rodków do zbierania, przetwarzania, przechowywania i przekazywania informacji zwiksza przepustowo tych kanałów. I odwrotnie – brak wydajnej technologii informacyjnej tworzy swoist barier instrumentaln, która ogranicza techniczn sprawno kanałów informacyjnych. Reasumujc, naley stwierdzi, i informatyzacja moe przyczyni si wprost do poprawy efektywnoci funkcjonowania urzdu jedynie w sytuacji opisanej nastpujcymi warunkami: 1. efektywno działania urzdu jest ograniczona w pierwszej kolejnoci przez sprawno jego systemu zarzdzania, 2. sprawno systemu zarzdzania limitowana jest w pierwszym rzdzie przez sprawno systemu informacyjnego, 3. sprawno systemu informacyjnego jest ograniczana przede wszystkim przez drono kanałów informacyjnych, 4. niewystarczajca drono kanałów informacyjnych wi si w pierwszym rzdzie z czynnikami technicznymi, 5. krytycznym czynnikiem technicznym ograniczajcym drono kanałów informacyjnych jest zbyt mała wydajno wykorzystywanej dotychczas w urzdzie technologii informacyjnej, czyli niewłaciwa bd niedostateczna instrumentalizacja. Dla stwiedzenia wystpowania w konkretnym urzdzie powyszej (albo innej) konstelacji warunków determinujcych efektywno działania tego urzdu – niezbdne jest przeprowadzenie w nim szczegółowej, wieloaspektowej analizy. PICTURE (Process Identification and Clustering for Transparency in Reorganising Public Administrations) jest celowym projektem badawczo – rozwojowym (ta kategoria projektów okrelana jest skrótem STREP), współfinansowanym ze rodków Komisji Europejskiej w ramach 6. Ramowego Programu Badawczego UE. Brało w nim udział 12 partnerów z 6 krajów Europy, w tym 5 redniej wielkoci miast europejskich. Przedsiwziciami wspieranymi w ramach 6. programu były midzy innymi badania zmierzajce do rozwizania głównych problemów społecznych i ekonomicznych zwizanych z powstawaniem społeczestwa opartego na wiedzy. Wród tych problemów znajduj si m.in. konsekwencje wdraania zaawansowanych technologii informacyjno-komunikacyjnych dla rodowiska pracy – zarówno administracji publicznej, jak i przedsibiorstw oraz rodowiska naukowego. POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 26, 2010 113 Głównym celem projektu PICTURE było opracowanie, ewaluacja i wdroenie narzdzia opartego na technologii internetowej, umoliwiajcego efektywne mierzenie korzyci zastosowania nowoczesnych technologii informacyjnych w zakresie porzdkowania procesów zachodzcych w poszczególnych europejskich instytucjach administracji publicznej. Metodologia opracowana w ramach projektu PICTURE ma wspiera równie decyzje władz samorzdowych w zakresie budowania skutecznej i długoterminowej strategii rozwoju zastosowa technologii informacyjno – komunikacyjnych. Projekt PICTURE opiera si na midzynarodowej współpracy partnerów publicznych i prywatnych – firm, uczelni wyszych oraz jednostek administracji publicznej. W wyniku tej współpracy zostały przeanalizowane procesy obiegu dokumentów oraz przebieg procesów decyzyjnych w jednostkach administracji publicznej. Odtworzenie przebiegu procesów wewntrznych w jednostkach administracji publicznej oraz ich analiza, midzy innymi pod wzgldem efektywnoci, umoliwiła zbudowanie prototypu innowacyjnego narzdzia informatycznego, wspierajcego procesy decyzyjne dotyczce inwestowania w technologie informacyjno – komunikacyjne w jednostkach administracji publicznej. Zintegrowany model działalnoci, zbudowany w oparciu o wyodrbnione w ramach projektu PICTURE klasy procesów, z uwzgldnieniem analizy ich strukturalnych podobiestw, ma umoliwi uzyskiwanie wymiernych rezultatów w wymiarze jakociowym, czasowym i kosztowym. Bdzie to dotyczy zarówno reorganizowanych procesów wewntrznych jak i zewntrznych usług elektronicznych oferowanych przez instytucje sektora publicznego. Generalnie, PICTURE umoliwi decydentom z jednostek administracji publicznej zbudowanie skutecznej i spójnej strategii wdraania nowoczesnych technologii informacyjno – komunikacyjnych, która bdzie niezalena od dostawców tych technologii. 3. Istota projektu PICTURE PICTURE zakładał utworzenie narzdzia, które składa si z dwóch podstawowych modułów: Modułu Architektury (mapy) Procesów w administracji publicznej oraz Modułu Pomiaru wpływu technologii informacyjno – komunikacyjnych na procesy administracyjne. Moduł Architektury Procesów jest przeznaczony dla "włacicieli" procesów, do ich modelowania oraz optymalizacji aktualnie realizowanych w ich ramach zada; Moduł Pomiaru ma za zadanie zidentyfikowa i zmierzy wpływ zastosowania technologii informacyjnych w poszczególnych obszarach procesowych w wymiarze jakociowym, ilociowym i finansowym. W module Architektury Procesów przewidziane zostało wykorzystanie uprzednio zaprojektowanych bloków procesowych (Process Buliding Blocks), które ułatwiaj modelowanie procesów na tej samej zasadzie na jakiej elementy prefabrykowane ułatwiaj proces montau domów na placu budowy. 114 Marian Niedwiedziski PICTURE – nowoczesne narzdzie modelowania procesów administracyjnych Rysunek 3. Bloki procesowe w projekcie PICTURE ródło: dokumentacja projektu PICTURE. Zastosowanie bloków procesowych w modelowaniu znacznie upraszcza ten proces i umoliwia jego realizowanie przez uytkowników aplikacji informatycznych (po stosunkowo krótkim i łatwym szkoleniu). W ten sposób PICTURE wychodzi naprzeciw coraz powszechniejszym oczekiwaniom na narzdzie modelowania nie wymagajce profesjonalnej wiedzy informatycznej, umoliwiajce natomiast realizowanie procesów modelowania przez bezporednich wykonawców okrelonych czynnoci – czyli, w tym przypadku, przez urzdników. Takie rozwizanie nie tylko znaczco przyspiesza i potania cał procedur modelowania, ale przy okazji zmienia przyszłych uytkowników systemów z biernych obserwatorów wydarze w aktywnych współautorów systemów. Ta zmiana ma ogromny pozytywny wpływ na przebieg procesów wdroeniowych. Bowiem uytkownik bdcy współautorem wdraa system jako „własny”, jest przekonany o jego wartoci, efektywnoci i celowoci. Stara si to nastpnie udowodni w czasie eksploatacji systemu. W sytuacji odwrotnej, gdy uytkownik postrzega system jako „obcy”, narzucony z zewntrz – szanse na jego skuteczne wdroenie nastpnie efektywne eksploatowanie s powanie zagroone. POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 26, 2010 115 Moduł Pomiaru wpływu wspiera sekwencj działa rozpoczynajc si od identyfikacji słaboci (niesprawnoci) procesu, który ma by przedmiotem usprawnienia przy pomocy ICT. Nastpnie dokonuje si dobierania sporód dostpnych na rynku komponentów ICT takich, które „wychodz naprzeciw” stwierdzonym słabociom danego procesu przyczyniajc si do ich wyeliminowania bd te znaczcego zmniejszenia. Nastpnie dokonywany jest pomiar wielkoci korzyci wicych si z zastosowaniem konkretnego narzdzia ICT w konkretnym zamodelowanym procesie i prezentacja uzyskanych wyników. Wyniki te poddawane s, z kolei, analizie i ocenie, która w ostatecznym rezultacie prowadzi do podjcia (lub nie) odpowiedniej decyzji inwestycyjnej. 4. Zalety rozwizania PICTURE oraz jego docelowi uytkownicy KOMPETENCJE Do głównych zalet rozwizania PICTURE trzeba zaliczy: 1. dostarczenie urzdom wiedzy o: − własnych procesach (ujtych w sposób systemowy), − dostpnych na rynku komponentach ICT, − przewidywanym wpływie zastosowania konkretnych komponentów ICT na funkcjonowanie danego urzdu; 2. zmniejszenie zapotrzebowania ze strony urzdów na usługi zewntrznych firm konsultingowych; 3. wzrost samowiadomoci urzdów co do swoich potrzeb w dziedzinie ICT; 4. wzrost gotowoci podejmowania decyzji inwestycyjnych w zakresie ICT w zwizku obiektywnym pomiarem przewidywanego wpływu konkretnych inwestycji na funkcjonowanie danego urzdu; Reasumujc, korzyci wynikajce z projektu PICTURE mona w nastpujcy sposób wyrazi graficznie. ST PO P DZ K I TU IC IP RE wiedza o strategii ICT wiedza o wpływie ICT na PA wiedza o komponentach ICT wiedza o procesach w administracji CZAS Rysunek 4. Korzyci osigane dziki projektowi PICTURE ródło: Opracowanie własne. Do grupy docelowych uytkowników PICTURE nale: − Decydenci w europejskich jednostkach administracji publicznej 116 Marian Niedwiedziski PICTURE – nowoczesne narzdzie modelowania procesów administracyjnych Projekt odzwierciedla architektur procesów administracyjnych i wskazuje obszary zastosowania adekwatnych do potrzeb komponentów technologii informacyjno – komunikacyjnych, przez co dostarczy niezbdnych informacji dla budowy skutecznej i spójnej strategii w tym zakresie. − Rynek technologii informacyjno-komunikacyjnych Poprzez działania prowadzone w ramach projektu zwikszona zostanie wiadomo oddziaływania technologii informacyjno – komunikacyjnych na administracj publiczn, przez co europejski rynek oprogramowania i sprztu komputerowego zyska nowe obszary ekspansji. − Społeczestwo i rodowisko biznesu w Europie PICTURE bdzie stymulował rozwój zastosowania najbardziej uytecznych komponentów technologii informacyjno-komunikacyjnych, w efekcie czego podniesie si jako usług administracyjnych w wymiarze czasu, kosztów i efektywnoci. Bibliografia 1. 2. 3. Dokumentacja Projektu „PICTURE”. Niedwiedziski M. „Globalny handel elektroniczny”, PWN, Warszawa, 2004. “Online Availability of Public Services: How is Europe Progressing?” Report of the 6th Measurement June 2006. PICTURE – A MODERN TOOL FOR ADMINISTRATIVE PROCESSES’ MODELLING Summary The paper describes basic elements of PICTURE tool, which was created within the 6th Framework Program of the European Union as a project of the same name. The tool is destinated for administrative processes’ modelling and for matching them with the most suitable ICT components attainable at present on the market. Keywords: Information and Communication Technologies, Public Administration, Egovernment, Processes modelling Marian Niedwiedziski Katedra Informatyki Ekonomicznej Wydział Ekonomiczno-Socjologiczny Uniwersytet Łódzki 94-255 Łód, ul. P.O.W. 3/5 e-mail: [email protected]
