Protokół kontroli Sekretariatu IV Wydziału Pracy przy Sądzie
Transkrypt
Protokół kontroli Sekretariatu IV Wydziału Pracy przy Sądzie
XI WW 4191-5/15 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli • • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013, poz. 69) Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r. poz. 1070 z późn. zm.) I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach I.3. Kontrolowany sekretariat Sekretariat IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Zabrzu I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok I.5. Termin przeprowadzenia kontroli 10.02. – 12.02.2015r., 16.02. – 19.02.2015r., 25.02. – 27.02.2015r., 12.03.2015r. I.6. Zakres/przedmiot kontroli I.7. Okres objęty kontrolą • • • • Obsada sekretariatu, warunki i narzędzia pracy Organizacja pracy w sekretariacie, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia Sposób prowadzenia akt sądowych oraz wykonywania innych czynności sekretarskich 01.04.2011r. – 28.02.2015r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres 1 styczeń 2011r. – 31 grudzień 2014r.) Dział IX Wnioski IX.1. Praca sekretariatu Kontrolowany sekretariat IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Zabrzu wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się właściwym zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Również pozostali pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy. Sposób organizacji pracy w sekretariacie ulegał na przestrzeni omawianego okresu wielokrotnym 1 zmianom i to z różnych przyczyn. W największym stopniu zmiany te wywoływane były zmianami w obsadzie sekretariatu oraz zmieniającą się ilością spraw rozpoznawanych w wydziale. W zakresie warunków pracy niewątpliwie zwraca uwagę bardzo korzystne usytuowanie sekretariatu wydziału – w wyodrębnionej na parterze części budynku sądowego, do której dostęp mają jedynie pracownicy sądu. Warunki lokalowe pracy sekretariatu można niewątpliwie uznać za dobre, właściwe jest również umeblowanie pomieszczeń sekretariatu – odpowiednie do wykonywanych czynności. Za prawidłowe uznać trzeba także zapewnione warunki techniczne pracy sekretariatu. Zapewniony należycie działający sprzęt komputerowy jak również pozostałe urządzenia biurowe umożliwiają i ułatwiają wykonywanie powierzonych sekretariatowi zadań. Sprzęt ten jest zadawalającej jakości, jego awarie i usterki usuwane są na bieżąco. Ze sprzętem stanowiącym wyposażenie sekretariatu współgra także sprzęt, którym dysponują orzekający w wydziale sędziowie i referendarz. Stworzone są niezbędne do prawidłowego wykorzystywania możliwości systemu informatycznego „Sawa” połączenia sieciowe. Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych urządzeń ewidencyjnych jak również odnośnie rodzajów spraw (czynności) podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach zawarte w przepisach Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. jak również w obowiązujących Zarządzeniach Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach są w kontrolowanym sekretariacie wydziału w pełnym zakresie przestrzegane. Przeważająca większość urządzeń ewidencyjnych w kontrolowanym sekretariacie przez cały okres podlegający niniejszej kontroli prowadzona była wyłącznie w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu systemu informatycznego „Sawa” firmy Currenda Sp. z o.o. w Sopocie. W urządzeniach tych w przeważającej większości prawidłowo rejestrowane są czynności sądu, zamieszczone dane odpowiadają wymogom właściwych dla poszczególnych urządzeń przepisów. Wpisów dokonuje się najczęściej bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia, na ich podstawie można ustalić w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa i co jest przyczyną nieukończenia postępowania. Zwrócono jednakże uwagę, iż fakt jak i terminy wszelkich dokonywanych w sprawie czynności każdorazowo winny wynikać również z zapisów dokonanych w aktach poszczególnych spraw (nie tylko z zapisów dokonywanych w systemie). System „Sawa”, mimo, iż ciągle wykazuje jeszcze pewne nieprawidłowości, niewątpliwie funkcjonuje o wiele lepiej, niż miało to miejsce jeszcze na przestrzeni lat 2011-2012. Daje ponadto znacznie większe możliwości, niż dawały urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu i ilości danych które można w nim zamieścić. Tym samym daje też możliwość dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania jak również obiegu akt. W systemie zamieszczana jest obecnie całość sporządzanych w wydziale protokołów, orzeczeń jak również znaczna część zarządzeń. Zamieszczona jest tu również całość sporządzanej i przesyłanej w poszczególnych sprawach korespondencji. Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale w systemie informatycznym są takowe szablony stworzone. Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio w nim korespondencja wysyłana przez wydział, system daje też możliwość drukowania adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody kreskowe. Również przy sporządzaniu protokołów i orzeczeń korzysta się z szablonów. Ponadto dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego) możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola obciążenia pracowników. 2 Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu urzędowania sądów powszechnych. Pracownicy dokładają również starań, aby terminowo wykonywać wszystkie powierzone im czynności. Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych niedokładności czy też nieprawidłowości, w szczególności takich, które miałyby negatywny wpływ na tok postępowania w poszczególnych sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu, aby w ramach obowiązku w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu, dążył do ich zupełnego wyeliminowania. Problemem aktualnie w kontrolowanym sekretariacie są niewątpliwie znaczne zaległości w wykonywaniu części powierzonych czynności. Zaległości te powstały z uwagi na znaczny wzrost obecnie wpływającej i załatwianej w wydziale ilość spraw, aniżeli miało to miejsce na przestrzeni lat 2011-2013. Powyższe spowodowało, iż ilości akt w poszczególnych referatach orzeczniczych są bardzo duże, co automatycznie skutkuje, iż również ilości akt w których czynności do wykonania mają pracownicy sekretariatu są zbyt wielkie, aby było możliwym terminowe wykonanie wszystkich powierzonych zadań. Opóźnienia te są niewątpliwie niepokojące i konieczne jest podjęcie działań, które umożliwiłyby w pierwszej kolejności likwidację powstałej zaległości a następnie umożliwiły wykonywanie wszelkich zarządzeń bez opóźnień. Przypomniano pracownikom, iż nawet przy dużym obciążeniu obowiązkami, należy przy wykonywaniu czynności dochować należytej dokładności i staranności. Ważne również jest, aby wszyscy pracownicy sekretariatu poczuwali się wspólnie do odpowiedzialności za jakość i terminowość wykonywania powierzonych zadań. IX.2. Wnioski Praca Sekretariatu IV Wydziału Pracy została szczegółowo przedstawiona we wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Mimo występujących w okresie podlegającym kontroli trudności kadrowych jak również nielicznych stwierdzonych nieprawidłowości – pracę sekretariatu można ogólnie ocenić jako bardzo dobrą. Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do przeważającej większości zaleceń zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w roku 2011r. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, jak również większość nieprawidłowości stwierdzonych przy prowadzeniu akt. Kierownik sekretariatu wydziału w sposób prawidłowy wywiązuje się ze swoich obowiązków, praca w sekretariacie wydziału jest należycie zorganizowana. Również wszyscy pozostali pracownicy sekretariatu wykazują należyte zaangażowanie w sumienne i terminowe wykonywanie powierzonych im czynności. Stwierdzone w trakcie obecnie przeprowadzanej kontroli uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały szczegółowo opisane w Działach VI i VII niniejszego protokołu, a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3). Zobowiązano kierownika sekretariatu do podjęcia działań zmierzających do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość. W zakresie urządzeń ewidencyjnych zwrócono szczególnie uwagę na: • obowiązek prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym zakresie właściwym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej; • konieczność dokonywania wszelkich wymaganych wpisów w całości prowadzonych w wydziale urządzeń ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy, 3 • zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.; konieczność dokonywania okresowych kontroli wszystkich prowadzonych w wydziale urządzeń ewidencyjnych mających na celu sprawdzenie poprawności ich prowadzenia i rzetelności dokonanych w nich wpisów. Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Zwrócono także uwagę na konieczność dokonywania zapisów w systemie przy dokładnym i precyzyjnym zastosowaniu wymogów sprecyzowanych zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej – przy uwzględnieniu aneksu do tegoż zarządzenia z dnia 16 lipca 2014r. Bezwzględnego stosowania wymaga stanowiąca załącznik nr 3a do w/w zarządzenia instrukcja dokonywania wpisów w programie Sawa służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych czynności. Jednocześnie zwrócono uwagę, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu powyższych Zarządzeń nie może być przyczyną niedokładności przy prowadzeniu akt spraw sądowych. Zapisy dokonane w aktach poszczególnych spraw muszą dokładnie odzwierciedlać wszystkie czynności dokonywane w poszczególnych sprawach. Fakt dokonania zapisów w tym zakresie w systemie, nie zwalnia w żadnym zakresie od ich czynienia w aktach (zarówno odnośnie daty jak i samego faktu dokonywania poszczególnych czynności). Nie ulega jakiejkolwiek wątpliwości, iż wszyscy pracownicy sekretariatu winni nie tylko znać ale również stosować w codziennej praktyce obowiązujące przy wykonywaniu poszczególnych czynności zasady określone Zarządzeniem M.S. z 12.12.2003r. jak również Regulaminem urzędowania sądów powszechnych. Przy wykonywaniu wszelkich zarządzeń należy dochować należytej rzetelności i staranności, tak, aby sposób wykonywania zarządzeń przez pracowników sekretariatu nie był przyczyną przedłużania się postępowania. W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono w szczególności uwagę na: • • konieczność zachowania większej dokładności i staranności przy dołączaniu i układaniu kart w aktach, która pozwoli na uniknięcie późniejszej konieczności zmiany numeracji w aktach, w sytuacji gdy zmiana ta jest jednak wymagana dokonywać jej należy w sposób przewidziany przepisem § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.; obowiązek czynienia w aktach adnotacji z których każdorazowo jednoznacznie każdorazowo będzie wynikać fakt i termin wszystkich podejmowanych w sprawie czynności. Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to – zwłaszcza w przyszłości – umożliwią. Pozytywnie na jakość i terminowość pracy sekretariatu wpłynęłoby niewątpliwie zwiększenie jego faktycznej obsady, które umożliwiłoby obciążenie poszczególnych osób ilością obowiązków możliwą do terminowego wykonania. Na zakończenie kontroli omówiono z kierownikiem sekretariatu szczegółowo stwierdzone uchybienia i niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Zabrzu pełniącą jednocześnie funkcję Przewodniczącego IV Wydziału Pracy. IX.3. Materiał źródłowy, na podstawie którego dokonano ustaleń Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w: o Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) 4 o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249 z późn. zm.), o Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie. Materiał źródłowy: o o o o Data sporządzenia protokołu zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”, sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału, informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego w Zabrzu (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie Wydziału na przestrzeni kontrolowanego okresu oraz odbytych przez pracowników szkoleń), losowo wybrane akta spraw. 10 kwietnia 2015r. Podpis 5 Starszy inspektor ds. biurowości sądowej /-/ Ewa Kanczok