Biuro w Warszawie, ogłasza konkurs
Transkrypt
Biuro w Warszawie, ogłasza konkurs
Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) realizująca projekt „Zwiększanie efektywności zarządzania migracjami w Polsce” współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi państwami członkowskimi UE zaprasza do składania ofert na: Organizację eventu pod hasłem: „W stronę integracji” promującego ideę integracji imigrantów ze społeczeństwem polskim w formie biegu zakończonego piknikiem 1) Opis przedmiotu zamówienia: Organizacja eventu promującego integrację imigrantów ze społeczeństwem polskim oraz międzynarodową kampanię #IamMigrant i jej polską odsłonę #JestemMigrantem w formie biegu zakończonego piknikiem. Grupą docelową wydarzenia jest społeczeństwo polskie, w szczególności mieszkańcy Warszawy, migranci, organizacje migranckie oraz organizacje działające na rzecz migrantów w Polsce, w tym członkowie Krajowej Platformy na rzecz Integracji. Wydarzenie organizowane jest w ramach Krajowej Platformy na rzecz Integracji. 2) Szczegóły zamówienia: Wykonawca zobowiązany jest do: realizacji eventu dla około 800-1000 gości (uczestnicy biegu + widzowie) według poniższych wskazówek, w szczególności do: organizacji eventu na terenie Warszawy, zaproponowanie miejsca eventu, w miejscu widocznym, jednak w taki sposób, aby organizacja eventu nie wymagała zamknięcia głównych ulic, musi być to otwarta przestrzeń, nie może być to miejsce zamknięte, zaproponowania terminu w pierwszej połowie października (sobota lub niedziela), w taki sposób, aby nie kolidował on z innymi sportowymi wydarzeniami w Warszawie należytego zaplanowania wydarzenia trwającego od około godziny 12:00 do około godziny 17:00 (przedstawienie scenariusza wydarzenia), organizacji biegu w dwóch kategoriach: dla amatorów i dla profesjonalistów, np. na 5 kilometrów i na 10 kilometrów, trasa biegu dla profesjonalistów powinna kończyć się w tym samym miejscu, co trasa dla amatorów, wyznaczenie, zabezpieczenie i oznakowanie trasy, budowa startu i mety, zapewnienie pomiaru czasu, zapewnienie zaplecza dla uczestników (toalety, przebieralnie, depozyty, itp.) osbługa biura zawodów: zapewnienie sprawnego mechanizmu rejestracji uczestników biegu i dystrybucji koszulek + bransoletek w dniu biegu, opracowanie regulaminu biegu organizacja pikniku na mecie biegu, zapewnienie poczęstunku w formie napojów i przekąsek dla ok. 1000 gości, menu powinno być zróżnicowane kulturowo, powinno zawierać dania ciepłe oraz zimne, mięsne i wegetariańskie, należy również zapewnić kubki, talerzyki i sztućce jednorazowe + serwetki, zapewnienie infrastruktury umożliwiającej wydawanie ciepłych posiłków (dostęp do prądu i do wody), zapewnienia stołów, ławek i parasoli (ogródek gastronomiczny), zapewnienia infrastruktury umożliwiającej ustawienie około 10 stoisk wystawienniczych (każde stoisko składa się z namiotu, stołu i 2 krzeseł), na jednym ze stoisk wystawienniczych zapewnienie telewizora z głośnikami w celu prezentacji filmów zrealizowanych w ramach kampanii #JestemMigrantem, filmy dostępne są na kanale YouTube IOM Warsaw oraz w trybie offline, zapewnienia odpowiedniego nagłośnienia oraz oprawy muzycznej w postaci DJa oraz mikrofonu bezprzewodowego, zapewnienia nagród dla zwycięzców biegów w obu kategoriach (nagrodzone powinny zostać pierwsze trzy miejsca w każdej kategorii), nagrody muszą zostać zatwierdzone przez IOM, zapewnienia fotografa, który przygotuje dokumentację zdjęciową z wydarzenia, zaprojektowanie i produkcja koszulek i numerów startowych (numerki przypinane do koszulek), produkcji gadżetów (1000 silikonowych granatowych bransoletek z białym nadrukiem, 1000 koszulek dla uczestników biegów: unisex, rozmiarówka: 30% x S, 30% x M, 30% x L, 10% x XL), IOM zatwierdzi jakość wszystkich gadżetów na podstawie dostarczonych próbek, IOM dostarczy wszelkie niezbędne logotypy oraz teksty, po przygotowaniu wizualizacji konieczna będzie akceptacja IOM, zapewnienia dostępu do toalety, zapewnienia bezpieczeństwa, w tym ochrony, opieki medycznej, ubezpieczenia NNW i OC, uzyskania wszelkich zgód, pozwoleń i dopełnienia wszelkich formalności związanych z organizacją eventu, zapewnienia rozwiązania pozwalającego na realizację wydarzenia podczas deszczu lub innych niekorzystnych warunków atmosferycznych, zaprojektowanie i wydrukowanie ulotki promującej wydarzenie, w formacie A6, dwustronnej, dwujęzycznej (jedna strona w języku polskim, druga w języku angielskim). 3) Oferta: W skład oferty powinny wejść: Propozycja terminu eventu. Propozycja lokalizacji eventu i trasy biegu. Scenariusz wydarzenia od około godziny 12:00 do około godziny 17:00. Propozycja nagród dla zwycięzców biegu. Propozycja menu. Całościowa cena realizacji eventu z dokładnym rozbiciem na poszczególne działania. Ceny prosimy podać w PLN netto. Prosimy o wskazanie jakichkolwiek innych kosztów, które mogą wyniknąć podczas realizacji zlecenia. Prosimy o przesłanie referencji potwierdzających doświadczenie w organizacji eventów analogicznych do tego będącego przedmiotem oferty. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4) Termin realizacji zlecenia (dzień, w którym wydarzenie się odbędzie): 8 lub 15 lub 16 października 2016 roku. 5) Orientacyjny budżet: 100 000 PLN netto 6) Informacja o Zleceniodawcy Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) jest organizacją międzyrządową, w skład której wchodzi 165 krajów członkowskich, w tym Polska od 1992 r. IOM działa w myśl zasady, że uporządkowane migracje z poszanowaniem praw człowieka przynoszą korzyści migrantom, krajom i społeczeństwom. 7) Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione między IOM a Wykonawcą przed podpisaniem umowy oraz będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonej usługi. 8) Forma rozliczenia Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość zapłacenia zaliczki. Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy do składania ofert, z następującymi zastrzeżeniami: 1. IOM zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi oferentami. 2. IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania. 3. Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do IOM. 4. IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych elementów. 5. IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami lub/i wybrania tylko poszczególnych elementów oferty. Oferty wykonania zlecenia prosimy nadsyłać na adres [email protected] z dopiskiem „BIEG PLATFORMY” w terminie do dnia 20 września 2016 roku, do godz. 15.00