Zapytanie ofertowe -obsługa gastronomiczna

Wola Krzysztoporska dn. 6-04-2016r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
na wyłączną obsługę gastronomiczną
imprezy masowej artystyczno - rozrywkowej
"Święto Gminy Wola Krzysztoporska 2016 „
w dniu 19.06.2016 r.
Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury w Woli Krzysztoporskiej z/s w Woli Krzysztoporskiej
przy ul. Południowej 2, 97-371 Wola Krzysztoporska zaprasza do złożenia oferty na obsługę
gastronomiczną imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej pn. „Święto Gminy Wola
Krzysztoporska”.
Termin imprezy
Miejsce imprezy
- 19 czerwca 2016r. Godziny 14.00-24.00
-
Wola Krzysztoporska - boisko sportowe przy
ul. Cmentarnej - działka nr 625/5
ZAPYTANIE OFERTOWE
I. ORGANIZATOR
Gminny Ośrodek Kultury ul. Południowa 2, 97-371 Wola Krzysztoporska
NIP 771 22 65 750, Regon 590606984
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest obsługa gastronomiczna imprezy masowej
artystystyczno-rozrywkowej obejmująca:
a/ dystrybucję piwa schłodzonego o zawartości alkoholu do 3.5% w kubkach plastikowych
o poj. nie mniejszej jak 0,4 litra, po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na
sprzedaż alkoholu,
b/ dystrybucję w naczyniach jednorazowych dań gastronomicznych tj:
• potrawy z grilla /kiełbaski, kaszanki, szaszłyki, itp./,
• kebab,
• frytki, zapiekane ziemniaki,
• hot dogi, hamburgery, zapiekanki,
c/ dystrybucję produktów spożywczych tj. lody, wata cukrowa, pop corn, napoje zimne,
napoje gorące /kawa, herbata itp./,
d/ rollbary do sprzedaży piwa - min. 8 sztuk ,
e/ miejsca siedzące pod parasolami,
2. Niedozwolona jest sprzedaż napojów w twardych opakowaniach, w szczególności
wykonanych ze szkła, metalu lub tworzyw sztucznych, które wykorzystane niezgodnie
z ich przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
III. OFERENCI ZOBOWIĄZANI SĄ DO:
1. Zapewnienia miejsc konsumpcyjnych dla min. 1.000 osób tj. około 120 kompletów stołów
biesiadnych z zadaszeniem do kompleksowej obsługi gastronomicznej i handlowej.
2. Rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi organizatora.
3. Bieżącego utrzymania czystości w granicach powierzonego obszaru objętego wyłącznością,
jak również uporządkowanie po zakończeniu imprezy.
4. Posiadania podręcznego sprzętu gaśniczego typ ABC z indeksem E w ilości min.3 sztuk,
ustawionego przy punktach gastronomicznych.
5. Posiadania w odpowiedniej liczbie sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowywanie
i podawanie posiłków ( kuchnie, grille, przyczepy gastronomiczne, chłodnie itp.):
6. Spełnienia wymogów określonych w przepisach sanitarnych.
7. Ustalenia ceny sprzedawanych produktów na własną odpowiedzialność i ryzyko.
8. Posiadania własnego sprawnego agregatu prądotwórczego wraz z paliwem.
9. Zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsc z urządzeniami elektrycznymi
/przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno - elektrycznym/.
10.Posiadania własnych koszy i worków na nieczystości.
11. Posiadania aktualnej polisy ubezpieczeniowej OC.
12. Przestrzegania regulaminu imprezy.
IV. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA
1. Organizator zapewni w trakcie trwania imprezy występy artystyczne na scenie oraz inne
atrakcje odbywające się na terenie imprezy.
2. Organizator zapewni profesjonalną ochronę podczas trwania imprezy oraz płotki ochronne
w okolicy sceny.
3. Organizator zapewni obsługę medyczną.
4. Organizator zapewni dostęp do przenośnych sanitariatów.
5. Organizator wydzieli miejsce składowania nieczystości podczas imprezy.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody poniesione w trakcie
imprezy przez wyłonionego Oferenta.
V. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ
1. Nazwę i adres i dane kontaktowe Oferenta,
2. Aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji
gospodarczej potwierdzający uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w
zakresie objętym ofertą,
3. Informacje na temat przynajmniej 5-letniego doświadczenia w organizacji imprez
plenerowych, z podaniem miejsca, terminu i podmiotu na rzecz którego zostały
zrealizowane.
4. Referencje – minimum od trzech kontrahentów
5. Proponowaną wysokość wpłaty za wyłączność,
6. Dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorem imprezy oraz telefon
kontaktowy.
Kserokopie załączonych dokumentów oferent potwierdza za zgodność z oryginałem
VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Miejsce – Gminny Ośrodek Kultury ul. Południowa2, 97-371 Wola Krzysztoporska
sekretariat -pokój nr 2 – I piętro
Termin – 15 kwietnia 2016r. do godz. 15.00
VII. PROCEDURA SPORZĄDZENIA OFERTY
1. Ofertę w wersji papierowej należy składać w sekretariacie p. 2 , I piętro Gminnego
Ośrodka Kultury w Woli Krzysztoporskiej lub wysłać pocztą tradycyjną.
2. Na zewnętrznej stronie koperty należy umieścić dopisek „Oferta- obsługa gastronomiczna
Święta Gminy Wola Krzysztoporskiej 2016”.
3. Oferta musi być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę upoważnioną do
reprezentowania Oferenta.
4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane-nie decyduje data stempla pocztowego.
VIII. KRYTERIA OCENY
Przy ocenianiu ofert uznanych za ważne Organizator będzie się kierował niżej podanymi
kryteriami:
1. Oferowana opłata za wyłączność - 6 pkt
2. Udokumentowane co najmniej 5-letnie doświadczenie w obsłudze dużych imprez
plenerowych, referencje – 3 pkt
3. Różnorodność, ilość i atrakcyjność proponowanych stoisk gastronomicznych – 3 pkt
4. Ogólny wizerunek stoisk z imprez obsługiwanych przez oferenta - foto -1 pkt
IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany
telefonicznie lub mailowo w terminie 7 dni od ogłoszenia wyników.
2. Wyłoniony oferent, wybrany do zawarcia umowy, po jej podpisaniu zobowiązany jest do
obsługi gastronomicznej imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej „Święto Gminy Wola
Krzysztoporska 2016”.
3. W przypadku nieprzystąpienia wskazanego Oferenta do zawarcia umowy, Organizator
wezwie do zawarcia umowy kolejnego oferenta.
Wszelkich dodatkowych informacji udziela
Mariusz Wieczorek – specjalista ds. organizacyjnych
tel. 517 737 036, 44 61 63 185
e mail [email protected]