UMOWA na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu

UMOWA
na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu nr 177492
„Wielomodalny system wspomagania komunikacji fonicznej i foniczno-wizyjnej z
komputerami mobilnymi” realizowanego przez konsorcjum naukowe w składzie Intel
Technology Poland sp.z o.o. oraz Politechnika Gdańska
zawarta w dniu XX.XX.2014 r. w XXXXXX, pomiędzy:
Intel Technology Poland sp.z o.o ul. Słowackiego 173, 80-298 Gdańsk,
NIP 9570752316, REGON 191879099,
reprezentowaną przez:
Ryszard Dyrga – Prezes Zarządu
XXXXXXXXXXXXXXXx – XXXXXXXXX
zwanym dalej Zamawiającym,
a
…………………………………………………………………………………………………
wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod
numerem ……….. , reprezentowaną przez uprawnionych:
1/ …………………………………………………………………………..
2/ ……………………………………………………………………………,
zwaną dalej „Zleceniobiorcą”.
§1
Przedmiot umowy
1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę polegającą
na przeprowadzeniu audytu finansowego projektu nr 177492 p.t.
„Wielomodalny system wspomagania komunikacji fonicznej i foniczno-wizyjnej z
komputerami mobilnymi” realizowanego przez Konsorcjum naukowe w składzie
Intel Technology Poland sp.z o.o. oraz Politechnika Gdańska
Wyżej wspomniany Projekt jest realizowany w ramach Programu
Stosowanych i współfinansowanego ze środków budżetu państwa.
Badań
2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy określa:
a) Zapytanie ofertowe z dnia 17.09.2014
b) Oferta Wykonawcy z dnia XXX
3. Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z:
a) Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września
2011 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego
wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz.U.2011 nr 207, poz. 1237),
b) wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe z dnia 24
lutego 2014 r., opracowanymi przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
(stanowiącymi załącznik do niniejszej umowy)
4. Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów Zleceniobiorca sporządzi pisemne
sprawozdanie z audytu w 3 kopiach. Sprawozdanie określi czy otrzymane środki
finansowe o których mowa w §1.1 zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i
przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.
Sprawozdanie musi w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały i zgodny ze stanem
faktycznym przedstawić wyniki audytu.
5. Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez Zleceniobiorcę pisemnej opinii na
temat:
1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych
w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami
zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie;
3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębniania
rzeczywistych operacji gospodarczych.
6.












Audyt projektu obejmie w szczególności sprawdzenie przez Zleceniobiorcę:
zgodności realizacji projektu z umową;
poprawności polityki rachunkowości;
funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;
poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu,
zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia
w ewidencji księgowej;
terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych;
przepływów na rachunku bankowym związanym z projektem;
wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu;
sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych
i rachunkowości;
przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu;
wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów.
7. Audyt obejmuje weryfikację realizacji projektu przez wszystkich członków konsorcjum
i musi być przeprowadzony przy uwzględnieniu wizyt audytujących u każdego z
wymienionych członków konsorcjum w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.
8. W przypadku, gdy wymogi dotyczące oceny kosztów, będą miały inny zakres niż
określony w ust. 4 i 5, szczegółowy zakres oceny zostanie podany w załączniku do
niniejszej Umowy.
9. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia mogą być przez
Zleceniobiorcę zaprotokołowane oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub
je złożyła.
10. Przedmiot umowy w szczególności będzie obejmował kontrolę poniesionych kosztów
na realizację projektu wymienionego w ust. 1 w okresie od 01.12.2012 do
30.09.2014.
11. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie umową o dofinansowanie projektu nr 177492
oraz z Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową
Izbę Biegłych Rewidentów.
12. W przypadku dokonania zmian lub korekt w Zaświadczeniu i konieczności
przeprowadzenia ponownego audytu, Zleceniobiorca dokona audytu w ramach
niniejszej Umowy, bez dodatkowego wynagrodzenia.
§2
Wykonanie umowy i kary umowne
1. Czynności objęte niniejszą umową, a określone w § 1 zostaną przeprowadzone w
terminie do dnia 31.10.2014 przez:
- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,
- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,
2. W przypadku zwłoki w wykonaniu usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 niniejszej
Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1%
wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 za każdy dzień zwłoki.
3. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi o której mowa w § 1 ust. 1
niniejszej Umowy, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości
20% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1.Powyższe nie dotyczy sytuacji, w której
umowa zostaje rozwiązana przez Zleceniodawcę z przyczyn nie leżących po stronie
Zleceniobiorcy.
4. W przypadku, gdy na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez
Zleceniobiorcę, powstanie szkoda przewyższająca wysokość kary umownej,
Zleceniodawca ma prawo dochodzić odszkodowania do wysokości rzeczywiście
poniesionej szkody.
§3
Należyta staranność
1. Audytor oświadcza, że posiada wiedzę, kwalifikacje, umiejętności i doświadczenia w
zakresie dotyczących audytu lub kontroli.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do terminowego wykonania prac przedstawionych w
§ 1 z zachowaniem należytej staranności zawodowej i rzetelności.
3. Zleceniodawca zobowiązuje się do współdziałania ze Zleceniobiorcą w celu
należytego i sprawnego wykonania poszczególnych prac, w szczególności przez:
1) udostępnienie Zleceniobiorcy wszelkich informacji, dokumentów niezbędnych do
realizacji przedmiotu niniejszej umowy,
2) zapewnienia kontaktów z kompetentnymi osobami reprezentującymi Zleceniodawcę.
§4
Przeniesienie praw autorskich
1. Strony ustalają, iż Wykonawca (audytor) z dniem wypłaty Wykonawcy
wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy Zamawiający nabywa
bezterminowo na własność wszelkie autorskie prawa majątkowe związane z
przedmiotem tej umowy. Wykonawca oświadcza jednocześnie, że z chwilą
zapłaty wyżej wymienionego wynagrodzenia, nie będzie w przyszłości
występował z dalszymi roszczeniami o wynagrodzenie z tytułu przeniesienia
powyższych praw.
2. Nabycie praw autorskich, o których mowa w nin. § obejmuje terytorium Polski i
reszty świata.
§5
Poufność
1. Audytor oraz powołani przez niego eksperci i wszystkie osoby, którymi się posługuje
przy wykonywaniu niniejszej umowy, są zobowiązani do zachowania poufności i nie
naruszać tajemnicy zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.2003.153.1503 j.t)
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się, że podczas wykonywania prac oraz po wykonaniu
umowy, będzie traktować informacje otrzymane od Zleceniobiorcy jako objęte
tajemnicą zawodową oraz dołoży wszelkiej staranności dla zapewnienia tym
informacjom statusu poufności. Działania Zleceniobiorcy nie mogą naruszać tajemnic
handlowych jednostki, pod warunkiem że nie będzie to miało wpływu na
merytoryczną treść sprawozdania. Zachowanie poufności nie będzie dotyczyło
informacji, która:
jest informacją publiczną w momencie przekazania jej Zleceniobiorcy,
zostanie upubliczniona po udostępnieniu jej Zleceniobiorcy.
3. Informacje otrzymane od Zleceniodawcy wykorzystywane będą przez Zleceniobiorcę
wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Sprawozdanie i opinia jako dokumenty z przeprowadzonego audytu mogą być
wykorzystywane wyłącznie do poufnego przedłożenia ich instytucji dofinansowującej
realizację audytowanego Projektu. Ww. dokumenty nie mogą być uznawane przez
Zleceniodawcę i podmioty realizujące z min audytowany Projekt za wiarygodne w
żadnym innymi celu i nie może być przekazywane żadnej innej stronie.
Zleceniodawca i podmioty realizujące z nim audytowany projekt mogą ujawniać treść
sprawozdania wyłącznie tym stronom, które posiadają prawo dostępu do niego z
mocy prawa, w szczególności Urzędowi Kontroli Skarbowej.
§6
Wynagrodzenie
1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie
w
wysokości
XXXXXXXXXX
PLN
netto
+
VAT
(słownie:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XX/100 + VAT).
2. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest dostarczenie Zleceniodawcy w ciągu 7 dni
od zakończenia audytu pisemnego, kompletnego sprawozdania z audytu.
Sprawozdanie musi zawierać elementy wymienione w § 13 pkt.1-18 i § 14
Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w
sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania
środków finansowych na naukę.(Dz.U. nr 207 poz. 1237)
3. Zleceniodawca ma prawo zgłosić zastrzeżenia na piśmie dotyczące treści
sprawozdania, o którym mowa w ust. 2 w terminie 14 dni od daty jego odbioru.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie w terminie 14 dni od daty
otrzymania przez Zleceniodawcę faktury VAT na rachunek bankowy wskazany na
fakturze przez Zleceniobiorcę.
§7
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy
Kodeksu Cywilnego oraz przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Spory mogące wyniknąć na tle niniejszej umowy rozstrzygane będą polubownie w
drodze negocjacji, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy miejscowo dla
siedziby Zamawiającego.
3. Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków, w tym wierzytelności
wynikających z niniejszej umowy, pod rygorem nieważności.
4. Umowę wraz z załącznikami, sporządzono
egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
w
dwóch
jednobrzmiących
5. Zmiany warunków i postanowień niniejszej umowy mogą być dokonane jedynie
w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Zleceniodawca:
Zleceniobiorca: