Załącznik nr 3 Zasady współpracy

Projekt
Ramowe zasady współpracy pomiędzy Ministerstwem Rozwoju, Dep. Partnerstwa Publiczno –
Prywatnego a
………………………………………..
w związku ze wsparciem doradczym świadczonym przez Ministerstwo Rozwoju
(nazwa podmiotu) (dalej Promotor projektu lub Promotor) przygotowuje projekt
…………………………………….. (dalej projekt) w formule partnerstwa publiczno-prywatnego.
pn.
Departament Partnerstwa Publiczno-Prywatnego Ministerstwa Rozwoju (DPA) będzie wspierał Promotora
w procesie przygotowania i realizacji projektu poprzez zaangażowanie zasobów DPA oraz doradców
zewnętrznych.
Koszty zaangażowania doradców zewnętrznych ponosi DPA.
1. Osoby do współpracy oraz komunikacja
Na potrzeby współpracy Promotor oraz DPA wyznaczyły:
a) osoby decyzyjne – są to osoby upoważnione do podejmowania decyzji, w szczególności
związanych z wydatkowaniem środków publicznych,
b) osoby do kontaktów – są to osoby do prowadzenia bieżących kontaktów między Promotorem
i DPA.
Po stronie DPA funkcję osób decyzyjnych pełni dyrektor oraz z-ca dyrektora DPA, zaś funkcję osoby do
kontaktów pełni ……………………… (tel., e-mail)
Po stronie Promotora funkcję osoby decyzyjnej/osób decyzyjnych pełni ……………………., zaś funkcję
osoby/osób do kontaktów pełni ……………………… (tel., e-mail)
Komunikacja będzie zasadniczo prowadzona w formie elektronicznej (poczta elektroniczna, telefon).
Stanowiska, opinie i informacje przekazane pocztą elektroniczną przez osoby kontaktowe traktuje się jak
komunikację od osób decyzyjnych, chyba że w treści danego komunikatu wyraźnie zastrzeżono, że nie
pochodzi on od osób decyzyjnych.
W komunikacji mogą uczestniczyć także inne osoby ze strony DPA lub Promotora. Na wypadek
zaangażowania innych osób należy uprzedzić o tym drugą stronę z wyprzedzeniem.
2. Przygotowanie zlecenia w celu zaangażowania doradców
Strony będą współpracować na rzecz przygotowania zleceń w celu zaangażowania doradców
zewnętrznych dla wsparcia realizacji projektu .
Szczegółowe zasady w tej sprawie zostaną określone w zależności od sposobu i trybu w jakim DPA
będzie pozyskiwać doradców zewnętrznych. Poniżej (pkt 2 i 3) przedstawiono przykładowe zapisy oparte
na założeniu, iż doradztwo może być zapewnione na podstawie zawartej przez Ministerstwo umowy
ramowej z kilkoma podmiotami.
1
Postępowanie zmierzające do zawarcia umowy wykonawczej zostanie przygotowane przez DPA we
współpracy z Promotorem projektu. Współpraca w tym zakresie będzie przebiegała w następujący
sposób:
•
•
•
•
•
•
w oparciu o Szczegółowy Opis Przedmiotu Umowy Ramowej Promotor przygotuje projekt
Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia dla zamówienia wykonawczego (SOPZW), a
następnie prześle go DPA,
w przypadku pojawienia się uwag DPA do SOPZW, strony uzgodnią ostateczny kształt
dokumentu,
DPA uruchomi postępowanie zmierzające do zawarcia umowy wykonawczej po uzyskaniu od
promotora potwierdzenia prawidłowości przygotowania SOPZW,
uruchomienie postępowania następuje poprzez przekazanie przez DPA do wykonawców
zaproszenia do składania ofert wraz z SIWZ,
w razie potrzeby DPA będzie konsultował z Promotorem kwestie zmiany SIWZ po uruchomieniu
postępowania o zawarcie umowy wykonawczej,
po wyborze wykonawcy lub zawarciu umowy DPA przekaże do Promotora kluczowe informacje
dotyczące zamówienia wykonawczego: koszt, terminy realizacji, sposób odbioru prac, SOPZW,
metodologię realizacji zamówienia.
3. Zlecenie etapu doradztwa w przypadku zamówień wykonawczych wieloetapowych
Zakres prac wykonawcy do zrealizowania w każdym z etapów będzie wynikał z SOPZW.
DPA będzie uruchamiał poszczególne etapy doradztwa po uzyskaniu od Promotora pozytywnej opinii
w tym zakresie. W celu uzyskania takiej opinii DPA wystąpi do Promotora o jej przekazanie w określonym
terminie. Brak odpowiedzi w określonym terminie rozumiany będzie jako brak zgody na uruchomienie
danego etapu.
W razie potrzeby realizacja poszczególnych etapów zamówienia wykonawczego może być zlecana
równolegle.
4. Współpraca Promotora z DPA i doradcą zewnętrznym w trakcie realizacji prac zleconych
doradcy zewnętrznemu
Po zleceniu przez DPA doradcy zewnętrznemu zadań związanych ze wsparciem projektu, Promotor jest
zobowiązany do:
−
−
−
współpracy z doradca zewnętrznym w tym do udziału wraz z DPA w procesie bieżącej analizy
efektów pracy wykonawcy;
udostępnienia doradcy zewnętrznemu informacji, danych, dokumentów oraz analiz będących
w posiadaniu Promotora niezbędnych do realizacji zadań zleconych doradcy a także do
umożliwienia w razie potrzeby oględzin i wizyt terenowych na miejscu realizacji projektu;
wyznaczenia zespołu projektowego wraz z jego liderem, który będzie odpowiedzialny za
realizację projektu i współpracę z doradcą.
5. Procedura współpracy w związku z odbiorem prac wykonawcy
Na potrzeby odbioru prac DPA zweryfikuje czy wykonawca przekazał wymagane prace do Promotora
i niezwłocznie wystąpi do niego z prośbą o opinię na ich temat. DPA wyznaczy Promotorowi termin na
przedstawienie opinii.
2
W swojej opinii Promotor może przekazać ewentualną listę zastrzeżeń i uwag wraz z uzasadnieniem. Jeśli
po przeanalizowaniu zastrzeżeń Promotora DPA uzna ich zasadność, zostaną one protokolarnie
przekazane wykonawcy z wyznaczeniem terminu na usunięcie wad.
Promotor otrzyma elektronicznie kopię uwag zgłoszonych do wykonawcy przez DPA.
Wpłynięcie poprawionych prac rozpoczyna ponownie bieg procedury akceptacji i przygotowanie protokołu
odbioru.
Bez względu na procedurę odbioru prac wykonawcy Promotor może w każdym czasie zgłosić do DPA
zastrzeżenia, uwagi i propozycje dot. świadczonego doradztwa.
6. Konsultacja materiałów przed ich publikacją w całości lub w części na stronach Ministerstwa
Rozwoju.
Na podstawie materiałów uzyskanych w trakcie wsparcia projektu DPA może przygotować materiały w
celu ich upublicznienia. DPA skonsultuje z Promotorem projekt materiału do publikacji, który dotyczy
wspieranego projektu. Promotor nie odmówi bezzasadnie zgody na publikację takiego materiału.
7. Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez DPA.
DPA może organizować spotkania informacyjne na temat ppp. W razie potrzeby DPA będzie zwracać się
z prośbą o oddelegowanie przedstawiciela Promotora do udziału w takim spotkaniu.
8. Zaprzestanie współpracy
W razie naruszeń zasad współpracy przez Promotora, DPA może zaprzestać wspierania projektu.
W takim przypadku Promotor będzie zobowiązany pokryć 100% kosztów rozpoczętego etapu doradztwa
oraz etapów zakończonych.
Również w przypadku wycofania się z realizacji projektu lub współpracy z DPA bez przedstawienia
obiektywnych przesłanek Promotor będzie zobowiązany do pokrycia 100% kosztów rozpoczętego etapu
doradztwa oraz etapów zakończonych.
3