Zarządzenie nr 17a z 28 lipca 1960 r.

ZARZĄDZENIE NR 17a NACZELNEGO DYREKTORA
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 28 lipca 1960 r.
w sprawie ewidencji materiałów archiwalnych przechowywanych poza archiwami
państwowymi1
W celu dalszego uzupełniania ewidencji państwowego zasobu archiwalnego danymi
dotyczącymi materiałów archiwalnych znajdujących się poza archiwami państwowymi,
zarządza się co następuje:
§ 1. Ewidencję materiałów archiwalnych, o których mowa w § 5 ust. 3 oraz § 6
rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 19 II 1957 r. o państwowym zasobie archiwalnym
(Dz.U. Nr 12, poz. 66 zm. Dz.U. Nr 2 z 1959 r. poz. 12) prowadzą centralne i wojewódzkie
archiwa państwowe w zakresie zasięgu swej działalności z tym, że ewidencję na terenie m.st.
Warszawy w bibliotekach, o których mowa w § 5 ust. 3 powołanego rozporządzenia,
prowadzi Archiwum Główne Akt Dawnych w Warszawie.
§ 2. Ponadto archiwa2 winny dążyć do zewidencjonowania materiałów archiwalnych
przechowywanych poza składnicami akt:
a) w prezydiach rad narodowych, w cechach i innych instytucjach publiczno-prawnych oraz w
archiwach parafialnych,
b) u osób prywatnych.
§ 3. Szczegółowy sposób prowadzenia ewidencji określa instrukcja stanowiąca
załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 4. Aktualną ewidencją, o której mowa w niniejszym zarządzeniu, według stanu na
dzień 31 grudnia 1960 r. należy sporządzić najpóźniej przed końcem roku 1962.
§ 5. Uzupełnianie ewidencji oraz jej aktualizację archiwa będą prowadziły co roku
według stanu na dzień 31 grudnia.
Źródło: Reg. NDAP (radca praw.), Zarządzenia 1960-1965, k. 69-73. Druk.: Zbiór przepisów archiwalnych.
Stan na dzień 30 czerwca 1961 r., Warszawa 1962, s. 84-87; S. Sierpowski ..., Dzieje archiwistyki polskiej.
Wybór źródeł., T. II, Poznań 1993, s. 99-102.
O dnia 1 stycznia 1984 r. tzn. od wejścia w życie cyt. we wstępie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., utraciło
aktualność formalno-prawną. Wymaga weryfikacji z punktu widzenia merytorycznego. Nowe przepisy jeszcze
się nie ukazały (ustalające zasady rejestracji niepaństwowego zasobu archiwalnego i tej części państwowego
zasobu archiwalnego, która znajduje się poza archiwami państwowymi).
2
Nie określono konkretnych typów archiwów co pozwala domniemywać, że zarządzenie dotyczyło wszystkich
archiwów państwowych. Por. pismo okólne nr 15 NDAP z dnia 6 sierpnia 1959 r. (zob. poz. 128).
1
§ 6. Archiwa nadsyłają po jednym egzemplarzu wypełnionej karty ewidencyjnej lub
karty inwentarzowej do centralnej kartoteki ewidencyjnej prowadzonej w Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych.
§ 7. Ewidencja zasobu archiwów nie podlegających nadzorowi Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych, a mianowicie Centralnego Archiwum Wojskowego, Centralnego
Archiwum
Ministerstwa
Spraw
Wewnętrznych,
Archiwum
Ministerstwa
Spraw
Zagranicznych, archiwów partii i stronnictw politycznych Polski Ludowej, jako też archiwów
i bibliotek instytucji wyznaniowych zostanie objęta zakresem działalności Naczelnej
Dyrekcji. Zasady tej ewidencji będą ustalone odrębnym zarządzeniem3.
3
Nie natrafiono na ślad takiego zarządzenia.
Załącznik
INSTRUKCJA
w sprawie ewidencji materiałów archiwalnych przechowywanych poza archiwami
państwowymi
I. PRZEPISY OGÓLNE
§ 1. Ewidencją należy objąć materiały archiwalne przechowywane:
a) w bibliotekach i muzeach, o których mowa w § 5, ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 30 XII 1958 r. (Dz.U. Nr 2 z 1959, poz. 12),
b) w archiwach urzędów, instytucji i organizacji, a w szczególności szkół wyższych, muzeów
i bibliotek, którym Naczelna Dyrekcja powierzyła i będzie powierzać przechowywanie
materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego zgodnie
z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 II 1957 r. (Dz.U. Nr 12, poz. 66) zmienionego
rozporządzeniem z dnia 30 XII 1958 r. (Dz.U. Nr 2 z 1959, poz. 12),
c) poza składnicami akt, w prezydiach rad narodowych, w cechach, innych instytucjach
publiczno-prawnych oraz w archiwach parafialnych i u osób prywatnych.
§ 2. Ewidencja obejmuje wszystkie materiały archiwalne od czasów najdawniejszych
do czasów współczesnych.
II. PRZEPISY SZCZEGÓŁOWE
§ 3. Podstawę ewidencji materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1, stanowią
inwentarze, katalogi, spisy, wykazy i ewentualnie inne pomoce ewidencyjne.
§ 4. Ewidencji podlegają całe zespoły (zbiory) archiwalne, lub też ich fragmenty,
pojedyńcze księgi, woluminy, poszyty itp., a także pojedyńcze dokumenty i akta.
§ 5. W zależności od rodzaju materiału należy stosować w toku ewidencji:
a) kartę ewidencyjną - dla zespołów (zbiorów) lub ich fragmentów, pojedyńczych ksiąg
i woluminów (wzór nr 1),
b) kartę inwentarzową - dla pojedyńczych dokumentów lub akt (wzór nr 2).
§ 6. Dokumenty i akta oprawne w tomach miscelaneów lub Silva Rerum należy
grupować rzeczowo na jednej karcie inwentarzowej.
§ 7. W przypadkach uzasadnionych ważnością materiału źródłowego należy
ewidencjonować dokumenty czy akta na podstawie autopsji materiału aktowego.
W poszczególnych rubrykach karty inwentarzowej (wzór nr 2) należy wpisywać
następujące dane:
Rubryka 2 -
Nazwa urzędu, instytucji lub osoby przechowujacej akta.
Rubryka 3 -
Sygnatura akt.
Rubryka 4 -
Tytuł dokumentu lub regest.
Rubryka 5 -
Daty krańcowe, data roczna, ewentualnie data dzienna.
Rubryka 6 -
Objętość akt.
Rubryka 7 -
Załączniki dowodowe przy aktach (aneksy, jak mapy, szkice, ulotki itp.).
Rubryka 8 -
Ewentualne szczegółowe informacje dotyczące treści akt zanotowanych
w rubryce 4.
Rubryka 9 -
Ewentualne informacje o publikacji aktu czy dokumentu oraz o jego
ewentualnym zmikrofilmowaniu.
Wzór nr 1
nazwa instytucji przechowującej
materiały archiwalne
Karta ewidencyjna
1. Nazwa zespołu, kolekcji lub zbioru ......................................................................................
2. Daty krańcowe akt ...............................................................................................................
3. Charakterystyka treści akt
(zespołu, zbioru lub kolekcji) ...................................................................................................
4. Objętość zespołu, zbioru lub kolekcji
(liczba teczek, tomów) .............................................................................................................
5. Stan uporządkowania materiału
umozliwiający wykorzystywanie
...................................................................................................
6. Pomoce ewidencyjne do korzystania
z materiałów (inwentarz, katalog, spis) .....................................................................................
7. Miejsce korzystania z akt ......................................................................................................
8. Stan zachowania akt ............................................................................................................
9. Uwagi ..................................................................................................................................
Wzór nr 2
1
2
Nazwa instytucji
(archiwum, biblioteki, muzeum),
w której akta są przechowywane
3
Sygnatura
akt
aktualna
4.
Tytuł jednostki inwentarzowej lub regest
5
Data
np. 28 Juni 1931
lub daty krańcowe
jednostki inwentarzowej
8
Szczegółowa informacja
o treści materiału
6
Objętość akt, stan
zachowania akt
7
Załączniki:
aneksy
mapy
szkce
ulotki
9 Informacja o publikacji
Informacja o mikrofilmie