pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

WOJEWODA POMORSKI
Gdańsk, dnia 20 stycznia 2015 r.
NK-II.1611.8.2014
PAN
TADEUSZ GNIAZDOWSKI
POMORSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR
JAKOŚCI HANDLOWEJ
ARTYKUŁÓW ROLNO – SPOŻYWCZYCH
W GDAŃSKU
Wystąpienie pokontrolne
W związku z wynikami kontroli w zakresie organizacji i funkcjonowania
Wojewódzkiego Inspektoratu Jaskości Handlowej Artykułów Rolno – Spożywczych
w Gdańsku z/s w Gdyni – dalej: Inspektorat, przeprowadzonej w trybie zwykłym1, na
podstawie art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej2 przekazuję niniejsze
Wystąpienie pokontrolne.
I. Ocena:
Działalność kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie
pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, które dotyczyły nie umieszczenia w widocznym
miejscu informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub imiennie wyznaczonych
pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie skarg w Inspektoracie co stanowi
naruszenie § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków – dalej: rozporządzenie
w sprawie skarg oraz różnicy pomiędzy treścią ogłoszenia o naborze na wolne stanowisko
urzędnicze a opisem stanowiska pracy, co stanowi naruszenie art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy
o służbie cywilnej. Z punktu widzenia istotności nieprawidłowości te nie mają zasadniczego
wpływu na kontrolowaną działalność Inspektoratu.
1
Kontrola przeprowadzona za okres od 1 stycznia 2013 r. do dnia rozpoczęcia czynności kontrolnych.
Upoważnieni pracownicy Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego:
1. Pani Bernadeta Karwacka – starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Nadzoru i Kontroli
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Kierownik Zespołu kontrolnego (na podstawie upoważnienia Nr 104/2014·z
dnia 16 września 2014 r.) akta kontroli str. nr.11;
2. Pani Bożena Szczepaniuk – starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Nadzoru i Kontroli
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (na podstawie upoważnienia 105/2014 z dnia 16 września 2014 r..) akta
kontroli str. nr 12;
2
Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz.1092
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
II. Ustalenia kontroli:
I. Organizacja Inspektoratu
W Inspektoracie wprowadzono regulacje wewnętrzne określające organizację Inspektoratu3,
porządek pracy4 oraz funkcjonowanie kontroli zarządczej5. Ponadto Główny Inspektor
Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych opracował wytyczne i instrukcje
w zakresie sprawozdawczości dotyczącej działalności inspektoratów jakości handlowej
artykułów rolno-spożywczych, sposobu organizacji działalności kontrolnej6, realizacji planów
kontroli7 oraz rozpatrywania skarg i wniosków8.
Dokonana ocena „Sprawozdania z działalności Inspektoratu za 2013 rok”9oraz
kwartalnych planów kontroli WIJHARS na I i II kwartał 2014 roku” 10 wykazała, że
Inspektorat stosuje się do postanowień wytycznych GIJHARS11 w tym zakresie.
Ponadto ustalono, że Inspektorat, w oparciu o wytyczne GIJHARS, planuje
działalność kontrolną oraz monitoruje realizację jej wykonania12.
W celu zapewnienia poprawności realizacji wykonania zadań wprowadzono w Inspektoracie
mechanizmy nadzoru polegające na sprawowaniu przez kierowników wydziałów
bezpośredniego nadzoru nad pracą podległych im pracownikom oraz organizowaniu
cyklicznych narad i spotkań w celu omówienia bieżących zadań. Ponadto w Inspektoracie
funkcjonuje kontrola zarządcza13 oraz System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami
normy PN-EN ISO 9001:2009, który został ustanowiony w zakresie nadzoru nad jakością
3
Zarządzeniem Nr 103/2010 Wojewody Pomorskiego z dnia 17 maja 2010 r. w sprawie nadania statutu Wojewódzkiemu
Inspektoratowi Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (akta kontroli str. 15-18) oraz Zarządzenie Nr 1/2012
Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych z dnia 4 czerwca 2012 r. w
sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych (akta kontroli str. 19-28), Zarządzenie Nr 3 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej
Artykułów Rolno-Spożywczych z dnia 31 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli zarządczej dla
WIJHARS w Gdańsku (akt kontroli str. 356-372
4
Regulamin Pracy Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (akta kontroli str. 104127),
5
Zarządzenie Nr 3 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych z dnia 31
maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli zarządczej dla WIJHARS w Gdańsku (akt kontroli str. 356-372),
6
Wytyczne do „Sprawozdania z działalności IJHARS za 2013 r.” (akta kontroli str. 383-389),
7
„Wytyczne kwartalne do planu kontroli WIJHARS na I kwartał 2014 roku” (akta kontroli str. 210-227),
8
Instrukcja BKW-01-IR-01 dot. „Rozpatrywania skarg, skarg konsumenckich i wniosków kierowanych do wojewódzkich
inspektorów IJHRS”,
9
„Sprawozdanie z działalności WIJHARS w Gdańsku za 2013 rok” (akta kontroli: 390-425),
10
„Kwartalny plan pracy kontroli WIJHARS w Gdański na I kwartał 2014 roku” (akta kontroli str. 228-231),
11
Do wytycznych do „Sprawozdania z działalności IJHARS za 2013 r.” (akta kontroli str. 383-389) oraz „Wytycznych
kwartalnych do planu kontroli WIJHARS za I kwartał 2014 roku” (akta kontroli str. 230-231),
12
W zakresie planowania działalności kontrolnej Inspektoratu ustalono, że Główny Inspektor Jakości Handlowej Artykułów
Rolno-Spożywczych – dalej: GIJHAS opracowuje corocznie „Roczny ramowy plan kontroli IJHARS”, który wytycza
podstawowe kierunki działań kontrolnych na dany rok. Ponadto GIJHAS przekazuje „Wytyczne kwartalne do planu
kontroli”, które zawierają szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych tematów kontroli (zakresów przedmiotowych
kontroli) przewidzianych do realizacji w danym kwartale, w tym: cel kontroli, założenia organizacyjne kontroli, wskazanie
laboratoriów, w których będą wykonywane badania oraz terminy realizacji kontroli.
Na podstawie „Rocznego ramowego planu kontroli IJHARS”, „Wytycznych kwartalnych do planu kontroli dla WIJHARS” i
tematów kontroli wskazanych przez Wojewodę - Wojewódzki Inspektor opracowuje „Kwartalny plan pracy kontroli
WIJHARS”, który jest zatwierdzany przez GIJHAS. Inspektorat monitoruje realizację wykonanie kontroli, w tym celu
opracuje i przesyła do GIJHAS sprawozdania z wykonania planów kontroli na dany kwartał roku,
13
Ustalono, że Wojewódzki Inspektor zarządzeniem z dnia 31 maja 2010 r. wprowadził „Instrukcję kontroli zarządczej dla
Inspektoratu” oraz „Standardy kontroli zarządczej w Inspektoracie”13. Ponadto ustalono, że w okresie objętym kontrolą
Wojewódzki Inspektor złożył „Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Inspektoratu za 2013 r.”
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 2 z 11
artykułów rolno-spożywczych. Natomiast kontrola wewnętrzna w Inspektoracie sprawowana
jest w formie audytów wewnętrznych14, których wyniki służą udoskonaleniu Systemu
Zarządzania Jakością.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolną nie dokonano zmian w strukturze organizacyjnej
Inspektoratu15.
Dokonana ocena Statutu Inspektoratu, Regulaminu Organizacyjnego Inspektoratu,
Regulaminu Pracy oraz Instrukcji Kontroli Zarządczej wykazała, że przedmiotowe akty
wewnętrzne są zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz są prawidłowe
pod względem formalno-prawnym.
Ustalono, że sposób ewidencjonowania akt wewnętrznych Wojewódzkiego Inspektora
jest prawidłowy i zgodny z Instrukcją kancelaryjną16. Zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora
przechowywane są w formie papierowej w teczce oznaczonej sygnaturą akt AD.012
i znajdującej się w Sekretariacie Inspektoratu. Przedmiotowe zarządzenia publikowane są
także w elektronicznej Bazie Dokumentów Wewnętrznych Inspektoratu, która jest również
narzędziem służącym kierownictwu Inspektoratu do zapewnienia
przepływu ważnych
informacji do pracowników17.
Natomiast w zakresie sprawozdawczości ustalono, że w Inspektoracie sporządza się
sprawozdania zewnętrzne roczne, półroczne, kwartalne oraz miesięczne. Sprawozdania
opracowywane są dla Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych18, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów - Szefa Służby Cywilnej, Wojewody
Pomorskiego oraz Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, a ich sporządzanie odbywa się
w sposób prawidłowy oraz terminowy.
Powierzenie wykonywania zadań w imieniu Wojewódzkiego Inspektora oceniono
prawidłowo19. Ustalono, że Wojewódzki Inspektor udzielił pisemnych upoważnień
pracownikom Inspektoratu do podejmowania określonych czynności oraz reprezentowania
Wojewódzkiego Inspektora w postępowaniu przed organami państwowymi zgodnie z § 2
załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 3/2010 Wojewódzkiego Inspektora z dnia 31 maja 2010 r.20.
Natomiast pełnomocnictwo dla radcy prawnego do podejmowania czynności
cywilnoprawnych zostało wydane zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
14
W okresie objętym kontrolą przeprowadzono 8 audytów wewnętrznych, 1 audyt certyfikujący oraz 1 audyt krzyżowy.
Podczas audytów nie stwierdzono niezgodności,
15
Statut WIJHARS (akta kontroli str.: 15-18) oraz Regulamin Organizacyjny WIJHARS (akta kontroli str. 19-28) – z uwagi
na brak zmian w strukturze organizacyjnej Inspektoratu nie dokonano aktualizacji powyższych aktów wewnętrznych,
16
Spis spraw zawiera elementy określone w § 53 Instrukcji Kancelaryjnej,
17
Baza Dokumentów Wewnętrznych jest narzędziem służącym do informowania pracowników Inspektoratu o wszelkich
zmianach w przepisach i procedurach wewnętrznych. Ponadto w bazie zamieszczane są dokumenty przydane pracownikom
w ich bieżącej pracy, np. wzory upoważnień do kontroli, programy kontroli,
18
Na podstawie „Wytycznych do sprawozdania z działalności IJHARS na dany rok”,
19
Zgodnie z § 5 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Inspektoratu19 Wojewódzki Inspektor kieruje Inspektoratem przy
pomocy zastępcy i kierowników komórek organizacyjnych. Ogólny tryb załatwiania spraw został ustalony w Rozdziale VI
Regulaminu Organizacyjnego Inspektoratu. Zgodnie z § 13 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Inspektoratu uprawnienia do
podpisywania pism wynikających z zakresu ustalonego obszarem działania Inspektoratu posiadają Wojewódzki Inspektor
oraz jego Zastępca w granicach kompetencji określonych przez Wojewódzkiego Inspektora.
20
W sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli zarządczej dla WIJHARS w Gdańsku
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 3 z 11
Dokonana kontrola upoważnień do podejmowania określonych czynności oraz
reprezentowania Wojewódzkiego Inspektora w postępowaniu przed organami państwowymi21
wykazała, że upoważnienia są aktualizowane w miarę zachodzących potrzeb a przyjęcie
upoważnienia potwierdzane jest przez pracowników.
Ustalono, że Wojewódzki Inspektor wypełnił obowiązki wynikające z § 1 ust. 322 oraz
§ 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.23 w zakresie wyboru
systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz uregulowania kwestii dotyczącej
dokumentacji spraw niezakończonych powstałych i zgromadzonych przed 1 stycznia 2011 r.
poprzez wskazanie, że w przypadku dokumentacji spraw niezakończonych powstałych
i zgromadzonych przed 1 stycznia 2011r. załatwienie sprawy odbywa się bez zmiany
dotychczasowego znaku sprawy24.
Obieg dokumentów w Inspektoracie jest sprawny i umożliwia prawidłowe wykonywanie
zadań25 oraz jest zgodny z ww. wymienionym Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r.26 Rejestracja przesyłek przychodzących i wychodzących do/z
Inspektoratu odbywa się drogą tradycyjną (pocztą) oraz za pośrednictwem Elektronicznej
Skrzynki Podawczej. Czynności kancelaryjnych dokonuje się odpowiednio w „Książce
korespondencji przychodzącej” oraz „Książce korespondencji wychodzącej”. Przedmiotowe
rejestry służą do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek
otrzymanych/wysyłanych przez Inspektorat i zawierają wszystkie niezbędne elementy
określone w § 40 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej.
Sposób postępowania z przesyłkami otrzymanymi pocztą elektroniczną oraz przekazanymi na
Elektroniczną Skrzynkę Podawczą jest zgodny z § 44 i § 45 Rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.27 W okresie objętym kontrolą nie odnotowano
przypadku przekazania przesyłki na informatycznym nośniku danych.
W toku kontroli ustalono, że w Inspektoracie spełniony został obowiązek określony w § 53
Instrukcji Kancelaryjnej dotyczący prowadzenia spisów spraw28, ponadto teczki aktowe dla
przedmiotu sprawy29 opisywane są w sposób właściwy i zgodny z § 62 ww. Instrukcji
Kancelaryjnej.
Na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (dalej BIP) Inspektoratu zamieszczane są
niezbędne informacje wynikające z przepisu art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 a tiret drugie oraz lit.
21
AD.057.1.2013, AD.057.2.2013, AD.057.3.2013, AD.057.4.2013, AD.057.5.2013, AD.057.6.2013, AD.057.7.2013,
AD.057.8.2013, AD.057.9.2013, AD.057.10.2013, AD.057.11.2013, AD.057.12.2013, AD.057.13.2013, AD.057.1.2014,
AD.057.2.2014, AD.057.3.2014
22
Wojewódzki Inspektor wskazał, że podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
w Inspektoracie, jest system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych w postaci nieelektronicznej,
z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.
23
W sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych,
24
Pismo Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych z dnia 02.10.2014 r.,
akta kontroli str. nr 31
25
Kontroli poprawności rejestrowania spraw w obrębie poszczególnych klas z wykazu akt w danym roku kalendarzowym
dokonano na podstawie 10 losowo wybranych teczek akt: 057, 0132, 0135, 1530, 1531, 1532, 1533, 1610, 8210, 8221,
26
W sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych,
27
W sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych,
28
Spisy spraw: 057, 1530, 1531, 1532, 1533,
29
Teczki aktowe: 0132, 0135, 1610, 8210, 8221,
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 4 z 11
c ustawy o dostępie do informacji publicznej, tj. zasadach funkcjonowania Inspektoratu,
majątku publicznym, a także informacje z przebiegu i efektów przeprowadzonych kontroli.
Ponadto na stronie BIP zawarto instrukcję korzystania ze strony podmiotowej BIP, wskazano
osoby redagujące stronę BIP z imienia i nazwiska wraz z numerem telefonu i adresem
e-mail, adres do strony internetowej Inspektoratu.
Ustalono, że w BIP znajdują się niezbędne elementy wymagane przepisem § 11
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r.
w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej30. Wprowadzono również informację
o wdrożonym systemie przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz trybem
postępowania w przypadku działań o charakterze korupcyjnym pracowników Inspektoratu.
Również dane wynikające z art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej
zamieszczane są na stronach BIP31.
W Inspektoracie funkcjonuje elektroniczna skrzynka podawcza oraz dostęp do
platformy e-PUAP. Dodatkowo uruchomiony jest formularz kontaktowy dla klientów na
stronie internetowej Inspektoratu, pod adresem www.wijhars.gdansk.pl, gdzie m.in. dla
ułatwienia kontaktu z klientem, a zwłaszcza sprawniejszego załatwiania spraw, udostępniono
różnego rodzaju druki i formularze. Istnieje również możliwość kontaktu poprzez e-mail na
główną skrzynkę kierowaną do Sekretariatu Wojewódzkiego Inspektora oraz bezpośrednio do
kadry kierowniczej (według wykazu zamieszczonego na stronie internetowej).
Na dzień rozpoczęcia kontroli w Inspektoracie na tablicach ogłoszeń udostępnione
były informacje w zakresie przyjmowania skarg i wniosków przez Wojewódzkiego Inspektora
i jego Zastępcę, informacje dotyczące osób odpowiedzialnych za postępowanie
w razie pożaru oraz udzielających pierwszej pomocy medycznej. Obsługą interesantów
wg wyjaśnień Wojewódzkiego Inspektora32 zajmują się pracownicy na wyznaczonych
stanowiskach, tj. sekretariat i stanowisko ds. sprawozdawczości i ewidencji. Taki sposób
działania wymuszony jest nie tylko charakterem pracy inspektorów kontroli, lecz także
koniecznością przestrzegania zasad antykorupcyjnych (…)”.
Ustalono, że w Inspektoracie prowadzone są badania satysfakcji klienta w zakresie
działalności Inspektoratu oraz zadowolenia pracowników Inspektoratu zgodnie z procedurą
Pr-II, wyd. IV „Komunikacja z klientem”. Badania te realizowane są poprzez ankiety33,
wyłożone na korytarzu jednostki oraz udostępniane na stronie internetowej. Ustalono, że
z przeprowadzonej analizy poszczególnych ankiet w roku 2013 satysfakcja przedsiębiorców
korzystających z usług Inspektoratu osiągnęła poziom między bardzo dobrym a dobrym,
natomiast satysfakcja pracowników z pracy w Inspektoracie usytuowana jest na poziomie
dobrym. W 2014 r. nie przeprowadzano jeszcze badania poziomu zadowolenia klienta.
Ustalono, że nie istnieją ograniczenia w dostępności klientów do siedziby
Inspektoratu.
30
logo (znak graficzny BIP), umieszczony w górnej części strony, adres redakcji strony podmiotowej BIP, menu
podmiotowe umożliwiające odnalezienie informacji publicznych wymaganych oraz dobrowolnych, moduł wyszukujący
31
Podane są dane określające podmiot udostępniający informację oraz wskazana jest osoba wytwarzająca i wprowadzająca
ją, jak również czas, w którym informacja została udostępniona.
32
33
Pismo z dnia 25 września 2014 r., akta kontroli str. 32-36
Ankieta F-2/Pr-II, wydanie IV z dnia 4 czerwca 2013 r.- klient zewnętrzny, ankieta F-3/Pr-II, wydanie II z dnia 4 czerwca
2013 r. – klient wewnętrzny, ankieta F-2/Pr-II, wydanie V z dnia 20 maja 2014 r. – klient zewnętrzny
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 5 z 11
W kontrolowanej jednostce wprowadzono wewnętrzne regulacje dotyczące
użytkowania środków transportu34. Wojewódzki Inspektor wydał również komunikat,
w którym określił szczegółowe zasady eksploatacji pojazdów służbowych w Inspektoracie.
II. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w odniesieniu do
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 35 (dalej Kpa)
oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków36.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Inspektoratu rozpatrywanie skarg
i wniosków należy do zakresu działania Wydziału Nadzoru.
Zgodnie z art. 253 § 1-3 Kpa Wojewódzki Inspektor ustalił dni i godziny
przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków oraz raz w tygodniu po godzinach
pracy Inspektoratu. Nie umieszczono natomiast w widocznym miejscu informacji
wskazującej komórkę organizacyjną lub imiennie wyznaczonych pracowników
odpowiedzialnych za przyjmowanie skarg w Inspektoracie37. Powyższe stanowi naruszenie
§ 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków – dalej: rozporządzenie w sprawie skarg.
W okresie objętym kontrolą do Inspektoratu wpłynęły dwie skargi38 na pracowników
Inspektoratu. Skarga zarejestrowana pod numerem NA.1410.1.2014 rozpatrzona została
w trybie art. 227 kpa i uznana została za bezzasadną. Bezzasadność skargi wykazana została
w uzasadnieniu faktycznym i prawnym zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, które
zawiera również pouczenie o treści art. 239 kpa. Druga natomiast skarga, zarejestrowana pod
numerem NA.1411.1.2014 przekazana została zgodnie z właściwością do organu
nadrzędnego. Ustalono, że w sprawie tej prowadzone jest postępowanie administracyjne
i przekazano ją do załatwienia zgodnie z art. 234 § 1 kpa. Obie skargi rozpatrzone zostały
w terminie określonym w art. 231 i 237 §1, a o sposobie ich załatwienia poinformowano
skarżących, co wypełniło przesłanki art. 237 § 3 i art. 244 § 2 oraz art. 238 § 1.
Ustalono również, że do Inspektoratu wpływają także skargi tzw. konsumenckie39,
Skargi te przekazywane są do Wydziału Kontroli, który dla tych spraw prowadzi osobny spis
spraw.
34
Zarządzenia w zakresie gospodarowania środkami transportowymi i kontroli zużycia paliwa w samochodach
służbowych
35
Dz. U. z 2013 r., poz. 267
36
Dz. U. Nr 5, poz. 46
37
W wyjaśnieniach, zawartych w piśmie z dnia 25 września 2014 r. Wojewódzki Inspektor wskazał, że (…) zgodnie
z informacją na tablicy ogłoszeń koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków zajmuje się Wojewódzki Inspektor. Skargi i
wnioski przyjmowane są codziennie w godzinach pracy za pośrednictwem sekretariatu w formie pisemnej lub elektronicznej,
dodatkowo Wojewódzki Inspektor w każdy wtorek w godz. 15.30 do 16.30 . Dodatkowo informacja w tej sprawie znajduje się
na stronie BIP w zakładce „załatwianie spraw””.
38
Pismo WIJHARS w Gdańsku z dnia 15 września 2014 r., akta kontroli str. 40
39
w Instrukcji Głównego Inspektora skargi konsumenckie określone są jako informacja przekazana w formie pisemnej (list,
poczta elektroniczna), ustnej lub telefonicznej, której przedmiotem są sprawy związane z jakością handlową artykułów
rolno-spożywczych oraz innych produktów podlegających kontroli lub nadzorowanych przez IJHARS.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 6 z 11
III. W zakresie oceny postępowania z wytworzoną dokumentacja archiwalną.
W Inspektoracie funkcjonuje archiwum zakładowe, którego ostatnia kontrola przeprowadzona
przez Archiwum Państwowe w Gdańsku miała miejsce w dniu 16 marca 2012 r. Wyniki tej
kontroli zostały opisane w protokole kontroli40.
Prowadzenie archiwum zakładowego Inspektoratu zostało powierzone Pani Lilianie Wiczling
w „Zakresie zadań, odpowiedzialności i uprawnień”.
Ustalono, że postępowanie z wytworzoną dokumentacją archiwalną przebiega zgodnie
z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.41 Do Archiwum
Zakładowego dokumentacja przekazywana jest regularnie, na podstawie spisów zdawczoodbiorczych sporządzanych przez pracowników Inspektoratu.
Dokumentacja
zgromadzona
w
Archiwum
jest
prawidłowo
uporządkowana
i zewidencjonowana. Brakowanie dokumentacji archiwalnej odbywa się regularnie, za zgodą
i wiedzą Archiwum Państwowego w Gdańsku.
Ustalono, że po raz ostatni dokumentację spraw zakończonych przekazano do archiwum
zakładowego spisem zdawczo-odbiorczym akt nr 58 z dnia 20 maja 2014 r.
IV. Realizacja zadań w zakresie spraw kadrowych.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Inspektoratu, zadania z zakresu kadr42 należą do
zakresu działania Wydziału Administracji. Na dzień rozpoczęcia kontroli w Inspektoracie
zatrudnionych było 30 pracowników43.
Pracownicy zatrudnieni w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów
Rolno – Spożywczych tworzą korpus służby cywilnej, zatem nabór na wolne stanowiska
urzędnicze w Inspektoracie odbywa się na podstawie ustawy o służbie cywilnej44.
W kontrolowanym okresie w Inspektoracie zatrudniono 2 osoby. Kontroli poddano zatem
2 postępowania z przebiegu naboru. Analizując przedmiotową dokumentację stwierdzono,
że nie budzi ona zastrzeżeń. Każdorazowo na potrzeby rekrutacji zarządzeniem
Wojewódzkiego Inspektora powoływano komisję konkursową, składającą się z pracowników
Inspektoratu.
Skontrolowane protokoły z naborów zawierają wszystkie elementy wskazane w art. 30 ust 2
pkt 2 ustawy o służbie cywilnej. Najlepszego kandydata wybierano na podstawie rozmowy
kwalifikacyjnej, a decyzję o wyborze kandydata podejmował Wojewódzki Inspektor.
Ustalono, że w ogłoszeniach z przeprowadzanych naborów zamieszczano informację
o warunkach pracy na danym stanowisku oraz informację nt. wskaźnika zatrudnienia osób
40
Akta kontroli, str. nr 54-58
W sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych,
42
prowadzenie spraw osobowych, socjalno-bytowych i BHP pracowników, w tym: prowadzenie dokumentacji osobowej,
przygotowywanie projektów umów o pracę, przygotowywanie projektów zmian warunków pracy i płacy, wniosków
o przejście na emeryturę lub rentę inwalidzką, organizowanie szkoleń z zakresu BHP i kodeksu pracy, nadzór nad
wypełnianiem wymagań w zakresie badań okresowych i oceny zdolności do pracy
43
Pismo Wojewódzkiego Inspektora z dnia 15 września 2014 r., akta kontroli str. 40
44
Dz. U z 2014 r. poz.1111 j.t.
41
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 7 z 11
niepełnosprawnych w Inspektoracie45 w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co jest zgodne z art. 28 ust. 2 pkt 4a
i 4b ustawy o służbie cywilnej.
Wskazać jednak należy, że w obu skontrolowanych naborach wystąpiły różnice pomiędzy
treścią ogłoszenia a opisem stanowiska pracy. W treści ogłoszeń o naborze na stanowisko
inspektora kontroli (ogłoszenie nr 156615 z dnia 24.12.2013 r. ) oraz inspektora ds. logistyki
i obsługi gospodarczej (ogłoszenie nr 155566 z dnia 6.11.2013 r.) wskazano na dodatkowe
wymagania niezbędne - posiadanie prawa jazdy kat. B. Natomiast w opisach w/w stanowisk
posiadanie prawa jazdy kat. B ujęto w wymaganiach dodatkowych. Udzielając wyjaśnień46
Wojewódzki Inspektor wskazał, że Pan Waldemar Klabacha – oferta pracy została
przygotowana na stanowisko Inspektora ds. logistyki i obsługi gospodarczej i zgodnie
z charakterem stanowiska posiadanie uprawnień do prowadzenia pojazdów kategorii B jest
niezbędne. Karta opisu stanowiska pracy nie została zweryfikowana pod względem
aktualności i poprawności. Pani Aleksandra Laszuk – w tym przypadku nastąpiła pomyłka
pisarska. Wymóg posiadania uprawnień do prowadzenia pojazdów kat. B nie jest
obowiązkowy w przypadku zatrudnienia na stanowisko inspektora kontroli. Wskazać jednak
należy, że z punktu widzenia istotności, omawiane nieprawidłowości nie mają zasadniczego
wpływu na kontrolowaną działalność Inspektoratu.
Kontroli poddano również akta osobowe losowo wybranych 15 pracowników
zatrudnionych w Inspektoracie47. Akta osobowe przechowywane są w osobnym
pomieszczeniu w szafie metalowej zamykanej na klucz. Wskazać należy, że skontrolowane
akta osobowe pracowników Inspektoratu prowadzone są zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.48 oraz Kodeksem pracy.
Ustalono, że wszyscy pracownicy posiadają zakresy obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności, które prowadzone są w sposób przejrzysty i spójny, a w razie potrzeb
aktualizowane. Jednak w zakresach tych nie wskazuje się osoby zastępującej49. W zakresach
obowiązków kierowników wydziałów Nadzoru i Kontroli istnieje zapis: W czasie
nieobecności powierza zastępstwo, tj. wyznacza pracownika w ramach kompetencji. Zapis ten
dotyczy jednak zastępstwa w razie nieobecności kierownika wydziału. W żadnym innym
miejscu zakresu obowiązków nie ma informacji o wyznaczaniu zastępstw podczas
nieobecności poszczególnych pracowników wydziału. Natomiast w zakresie obowiązków
kierownika Wydziału Administracji nie przewidziano w ogólne informacji o zastępstwie
45
46
do czerwca 2013 r. wynosił 0, od lipca 2013 r. 0,0333
Pismo z dnia 26 września 2014 r., akta kontroli str. 46-47
47
Bratownik Agata, Gajewska Ewa, Ickowski Andrzej, Martyna Kamper, Magda Kłos, Mieczysław Kowalski, Aleksandra
Laszuk, Janusz Liwosz, Grzegorz Muchowski, Bernardyna Rudzka, Irena Stencel, Wioletta Tomaszewska, Ewa Węckowicz,
Jerzy Wielgosz, Aneta Żarlińska
48
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników
49
W piśmie z dnia 25 września 2014 r. Wojewódzki Inspektor wskazał, że „ (…) pracownicy zajmujący stanowiska
kierownicze pracy w Inspektoracie według swoich zakresów obowiązków posiadają uprawnienia do wyznaczania osoby
zastępującej. Rodzaj zadań wykonywanych przez inspektorów nie pozwala na udzielenie upoważnień do wyznaczania na czas
nieobecności innych pracowników. Kontrole prowadzone są na podstawie imiennych upoważnień. Zakres zadań ma
charakter dynamiczny, w związku z czym wyznaczanie konkretnych zadań dokonywane jest przez bezpośrednich
przełożonych”.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 8 z 11
podczas nieobecności kierownika, jak i nieobecności pracownika wydziału. W związku
z powyższym, mając na uwadze zachowanie ciągłości pracy wykonywanych zadań osób
zastępowanych, należy rozważyć przydzielenie każdemu z pracowników osoby zastępującej
go w czasie nieobecności, co powinno być potwierdzone podpisem pracownika w zakresie
obowiązków.
Kontroli poddano również umowy o pracę pracowników Inspektoratu, którzy
zatrudnieni zostali w okresie objętym kontrolą50. Ustalono, że umowy o pracę sporządzane są
zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej (art. 35), jak i kodeksu pracy51 ( art. 251).
Wskazać ponadto należy, że w Inspektoracie wypełniono również obowiązek określony
w art. 29 § 3 Kodeksu pracy52. Skontrolowano także opisy stanowisk pracy, ustalono, że
w Inspektoracie funkcjonuje 15 opisów stanowisk pracy. Zarządzeniem Nr 2/2012
Wojewódzkiego Inspektora z dnia 3 września 2012 r. określono symbole komórek
organizacyjnych oraz wykaz typów stanowisk i ich symboli.
Ustalono, że w dniu 14 marca 2013 r. Pani Barbara Bornejko, dotychczas wykonująca
obowiązki inspektora w Sekcji Kontroli Granicznej, objęła stanowisko specjalisty ds. kontroli
w Wydziale Kontroli o symbolu KOW/SP/4. Stanowisko to nie zostało ujęte w w/w
zarządzeniu Wojewódzkiego Inspektora. W odpowiedzi o przyczynę takiego stanu,
Wojewódzki Inspektor wskazał53, że w dniu wydania zarządzenia, stanowisko o powyższym
symbolu nie funkcjonowało. Obecnie stanowisko istnieje i zostanie wprowadzone aneksem do
Zarządzenia nr 2/201254. Ponadto ustalono rozbieżności w oznaczeniu stanowiska inspektora
ds. kontroli i oceny jakości handlowej art. rolno-spożywczych sprowadzanych z zagranicy
i wywożonych za granicę w Wydziale Kontroli Sekcji Kontroli Granicznej symbolem
KOG/INS/5, który w w/w Zarządzeniu określono jako KOG/IN/5. Natomiast symbol
stanowiska KO/SP/KG/4 specjalisty ds. kontroli i oceny jakości handlowej art. rolnospożywczych w Wydziale Kontroli Sekcji Kontroli Granicznej określono jako KOG/SP/455.
Powyższe wskazuje na to, że w Inspektoracie nie dokonuje się aktualizacji opisów stanowisk
np. w zakresie oznaczeń symboli poszczególnych stanowisk pracy, które na przestrzeni lat
zmieniły swoje brzmienie.
W okresie objętym kontrolą w Inspektoracie rozwiązano stosunek pracy z 5
pracownikami. Kontroli poddano wszystkie akta osobowe pracowników, z którymi
rozwiązano umowę o pracę56. Po przeanalizowaniu przedmiotowych dokumentów
stwierdzono, że pracownicy każdorazowo otrzymali świadectwa pracy, wydane
z zachowaniem prawidłowych terminów określonych w Kodeksie pracy i sporządzone zostały
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.
50
Aleksandra Laszuk, Waldemar Klabacha
Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 j.t. z późn. zm.
52
obowiązek informowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę,
o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, wymiarze
przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy
o pracę.
53
Pismo znak AD.1611.3.2014 z dnia 26 września 2014 r., akta sprawy str. 49-53
54
W trakcie trwania czynności kontrolnych został sporządzony przedmiotowy aneks.
55
Ustosunkowując się do powyższych rozbieżności Wojewódzki Inspektor wyjaśnił, iż w opisie stanowiska KOG/INS/5
zaistniała omyłka pisarska a prawidłowy zapis powinien mieć symbol KOG/IN5/, (…) w dacie sporządzonego protokołu z
dnia 21 maja 2008 r. obowiązywało Zarządzenie nr 4/2008 z dnia 9 maja 2008 r. w związku z czym opis tego stanowiska
(KO/SP/KG/4) był zgodny z symbolem zawartym w tym zarządzeniu.
56
Waldemar Klabacha, Dariusz Miotk, Kazimierz Woźnica, Ewa Michalik, Zbigniew Litwin
51
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 9 z 11
w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania
i prostowania57.
Osoby zatrudnione w Inspektoracie posiadają odpowiednie kwalifikacje
i wykształcenie niezbędne na danym stanowisku, zgodnie z wymogami zawartymi
w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. 58. Ustalono, że w celu
skutecznego i efektywnego wypełniania powierzonych zadań, pracownikom Inspektoratu
zapewniono rozwój kompetencji zawodowych poprzez udział w szkoleniach59, dzięki czemu
na bieżąco mają możliwość doskonalenia swych umiejętności i uaktualniania wiedzy.
Ustalono, że Inspektorat w kontrolowanym okresie nie zawierał umów na podstawie
§ 12 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie
szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej.
III. Zalecenia i wnioski:
Biorąc pod uwagę powyższe oceny, uwagi i wnioski, na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy o
kontroli w administracji rządowej zalecam Panu Inspektorowi:
1. Zamieszczenie w widocznym miejscu w siedzibie Inspektoratu informacji
wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących
oraz rozpatrujących skargi i wnioski zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków;
2. Zamieszczenie na stronach BIP Inspektoratu Statutu oraz Regulaminu WIHARS
w Gdańsku celem ujednolicenia praktyki stosowanej w administracji zespolonej.
Ponadto wnoszę o:
1. Rozważenie przydzielenia każdemu z pracowników w zakresie obowiązków osoby
zastępującej go w czasie nieobecności, co pozwoli na zachowanie ciągłości pracy
wykonywanych zadań.
57
Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.
w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników
służby cywilne, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń
przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. z 2009 r. Nr 211, poz.1630)
59
w roku 2013 r. pracownicy uczestniczyli w 18 szkoleniach, w roku 2014 - w 15 szkoleniach. Pracownicy Inspektoratu
uczestniczyli w 21 szkoleniach zorganizowanych przez GIJHARS, 6 szkoleniach zorganizowanych przez PUW w Gdańsku,
3 szkoleniach przeprowadzonych przez WIJHARS w Gdańsku oraz w 2 zorganizowanych przez inne podmioty.
58
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 10 z 11
Mając powyższe na uwadze, na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli
w administracji rządowej, proszę o udzielenie w terminie 30 dni od dnia otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o sposobie wykorzystania uwag i podjętych
działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.
Informuję również, że zgodnie z art. 48 w/w ustawy od wystąpienia pokontrolnego nie
przysługują środki odwoławcze.
WOJEWODA POMORSKI
/-/ Ryszard Stachurski
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 11 z 11