Archiwizacja dokumentów w programie Erasmus

Archiwizacja dokumentów
w programie Erasmus
Wyższa Szkoła Ekonomii Turystyki
i Nauk
N kS
Społecznych
ł
h w Ki
Kielcach
l
h
Właściwa archiwizacja dokumentów wiąże się
z koniecznością spełnienia określonych wymagań
prawnych,
h regulujących
l j
h zarówno
ó
zasady
d
postępowania z dokumentacją, jak i sferę
bezpieczeństwa, w której przechowywane są
d k
dokumenty
t
Ponadto na pracownikach ciąży obowiązek
przestrzegania wdrożonych schematów
działań dotyczących archiwizacji.
Podstawy prawne archiwizowania dokumentów
Regulacje uczelniane odnoszące się do sposobu
przechowania dokumentacji
p
j studentów mobilnych
y
(w podziale na wyjeżdżających i przyjeżdżających)
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w
sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych.
- Instrukcja kancelaryjna Wyższej Szkoły Ekonomii, Turystyki i
Nauk Społecznych
Obowiązki i odpowiedzialności w zakresie
archiwizowania dokumentów
Jednostki administracji uczelnianej zaangażowanej
w przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji
związanej
i
j ze studentami
t d t i wyjeżdżającymi
j żdż j
i
w ramach programu Erasmus
Miejsce przechowywania dokumentacji
Organizacją działań zajmuje się pełnomocnik rektora ds.
współpracy z zagranicą (pełni funkcję koordynatora uczelnianego)
Do jego zadań należy m.in. przygotowanie, prowadzenie
i archiwizowanie dokumentacji łącznie z partnerskimi umowami
dwustronnymi.
Miejscem przechowywania dokumentacji jest Biuro pełnomocnika
rektora ds. współpracy z zagranicą
Dokumenty
Dotyczy:
y y
- wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów
w uczelni partnerskiej
- porozumienie o programie zajęć LA (studia) lub porozumienie o programie praktyk TA (praktyki)
(podpisują: dziekan, przedstawiciel uczelni partnerskiej, student),
- formularz
f
l aplikacyjny
lik j uczelni
l i zagranicznej,
i
j
-potwierdzenie uczelni przyjmującej studenta – na podstawie formularza aplikacyjnego
i dotychczasowych osiągnięć studenta,
- umowa pomiędzy uczelnią a studentem (na podstawie otrzymanych dokumentów koordynator
spor ąd a umowę
sporządza
mo ę między
międ studentem
st dentem a naszą
nas ą uczelnią
c elnią o wys.
s i sposobie wypłaty
płat stypendium),
st pendi m)
- można sporządzić aneks do LA, jeśli z przyczyn obiektywnych nie można zrealizować wszystkich
przedmiotów,
- ankieta dot. przebiegu studiów (wersja elektroniczna),
- wykaz zaliczeń (Transcript of Records) studenta w uczelni przyjmującej lub potwierdzenie
zrealizowania programu praktyk,
- dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu)
- dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)
Dokumenty wymagane do archiwizacji
Dotyczy:
y y
- wyjazdów standardowych studentów w celu odbycia części studiów w
uczelni partnerskiej
– przechowuje się je przez 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe ( za
archiwizowanie odpowiada pełnomocnik rektora ds. współpracy z zagranicą, dokumenty
przechowywane są w Biurze Współpracy z Zagranicą:
- p
porozumienie o p
programie
g
zajęć
ję LA ((studia)) lub p
porozumienie o p
programie
g
praktyk
p
y TA (p
(praktyki)
y )
- umowa pomiędzy uczelnią a studentem
- ankieta dot. przebiegu studiów (w naszej szkole on-line i wersja papierowa)
- wykaz zaliczeń (Transcript of Records) zdobytych zagranicą lub potwierdzenie zrealizowania
programu
p
g
p
praktyk
y - certyfikat
y
- dokument potwierdzający pobyt (daty skrajne pobytu)
- dokument potwierdzający wypłatę stypendium (wyciągi z rachunków, kopie przelewów bankowych)
Dokumenty wymagane do archiwizacji
– w przypadku studentów przyjeżdżających
-
umowa pomiędzy uczelnią macierzystą oraz partnerską;
-
invitation letter
-
porozumienie o programie zajęć wraz z punktacją ECTS (LA)
-
pełnyy plan
p
p
zajęć
ję według
gp
przygotowanego
yg
g modułu w języku
ję y angielskim
g
-
okresowa Karta osiagnięć studenta w języku angielskim oraz polskim
-
Wykaz zaliczeń wraz z punktacją ECTS (Transcript of records)
- dokument p
potwierdzający
ją y p
pobyt
y w instytucji
y j p
przyjmującej
yj ją j określający
ją y czas rozpoczęcia
p
ę
i zakończenia p
pobytu
y
confirmation letter
Przechowuje się je przez 5 lat. Za archiwizowani odpowiada pełnomocnik rektora
ds. współpracy z zagranicą, dokumenty przechowywane są w Biurze Współpracy
z Zagranicą.
Zasady
archiwizowania
dokumentacji
Zasady archiwizowania
d k
dokumentów
tó
- sporządzenie zatwierdzonej przez komisję kwalifikacyjną listy uczestników programu Erasmus w
danym roku akademickim (wersja papierowa)
- sporządzenie teczek indywidualnych studentów z dokumentacją wymaganą do archiwizacji jako
załączniki do listy (wersja papierowa)
- dokumentacja może być zgromadzona również w wersji elektronicznej na płycie CD
Po 5 latach dokumenty studentów (LA, umowa, wykaz zaliczeń) przekazywane są do archiwum
uczelnianego do teczek studenckich na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego zawierającego:
- znak teczki
teczki,
- tytuł teczki
- daty skrajne
- kategorie archiwalne
- liczbę teczek
- miejsce przechowywania
Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelnianym 50 lat (pracownik dziekanatu
odpowiedzialny za archiwizację dokumentów uczelnianych)