NEWSLETTER Nr 12/2014/Legal BACKGROUND SCREENING

Wrocław, 03.04.2014 r.
NEWSLETTER Nr 12/2014/Legal1
BACKGROUND SCREENING
Kompleksowa weryfikacja kandydata w procesie rekrutacji do pracy, czyli tzw. background
screening, polega na zebraniu informacji dotyczących między innymi referencji
potencjalnego pracownika, jego kwalifikacji zawodowych, zakresu obowiązków na
zajmowanym uprzednio stanowisku, odbytych szkoleń czy posiadanych certyfikatów.
Procedurę kontroli może przeprowadzić sam pracodawca lub firma zewnętrzna na podstawie
udzielonego jej przez pracodawcę zlecenia, zarówno poprzez wywiad telefoniczny, jak i
rozsyłanie pytań do poprzednich miejsc zatrudnienia kandydata. W każdym przypadku
background screening musi odbywać się za wiedzą i zgodą osoby rekrutowanej. Jak bowiem
stanowi art. 23 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz.U.2002.101.926 j.t. z późn. zm., dalej: „ustawa o.d.o.”), przetwarzanie danych jest
dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że
chodzi
o usunięcie dotyczących jej danych. Jednocześnie, należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 7
pkt 5) ustawy o.d.o., zgoda, o której mowa w ww. przepisie, stanowi oświadczenie woli,
którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie;
zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda
może być odwołana w każdym czasie.
Należy przy tym zaznaczyć, że przepis art. 221 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy
(Dz.U.1998.21.94 j.t. z późn. zm.) sam w sobie stanowi podstawę do przetwarzania przez
potencjalnego pracodawcę danych osobowych osoby rekrutowanej. Przepis ten ogranicza
jednak uprawnienie pracodawcy do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania
danych osobowych wyłącznie do następujących danych: imienia (imion) i nazwiska, imion
rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia
oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jeśli więc kandydat podałby w swoim CV
wyłącznie ww. dane, to zgoda na ich przetwarzanie przez potencjalnego pracodawcę nie
byłaby konieczna, ponieważ wtedy znalazłby zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 2) ustawy o.d.o.,
zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla
zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Z samej
istoty background screening wynika jednak potrzeba weryfikacji danych w znacznie
szerszym zakresie, co pociąga za sobą konieczność uzyskania wyraźnej zgody osoby
ubiegającej się o podjęcie zatrudnienia na przetwarzanie jej danych osobowych dla celów
prowadzonej rekrutacji.
1
Niniejszy Newsletter nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
Warto również zauważyć, że w sytuacji, gdy pracodawca, zastrzegając swoją anonimowość,
zleca zewnętrznej firmie rekrutacyjnej przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego, osoba,
która zgłasza swoją kandydaturę, nie wie, komu zostaną przekazane jej dane osobowe oraz
kto będzie ich administratorem w rozumieniu ustawy o.d.o. W ocenie Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych, tego rodzaju praktyka narusza art. 24 ustawy o.d.o., zgodnie z
którym administrator danych jest obowiązany poinformować osobę, której dane zbiera,
między innymi o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie. Dlatego też podmiot, który
gromadzi dane potencjalnych pracowników, powinien dopełnić ww. obowiązku, w
szczególności zaś poinformować kandydata o nazwie pracodawcy i adresie jego siedziby.
W razie dalszych pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.
2