Zasady rozliczeń - REGIO

ZASADY ROZLICZANIA DOFINANSOWANIA
PARAFIADY I FESTYNY 2015
ZASADY PRZEKAZYWANIA I WYDATKOWANIA ŚRODKÓW:
1. Wszystkie środki finansowe (zarówno z dotacji, jak i własne) muszą być wydane zgodnie z
załączoną do Porozumienia o współpracy kalkulacją kosztów i zapisami w niej zawartymi odnośnie
sposobu ich wydatkowania (rodzaje sprzętu sportowego, inne koszty bezpośrednie itp.)
2. Środki finansowe przekazywane będą Partnerom w postaci uzgodnionych zgodnie z załącznikiem nr
4 do porozumienia, a także wypłacane bezpośrednio wierzycielom na podstawie faktur i
rachunków. Pozostająca kwota należna zostanie przekazana po przyjęciu poprawnego rozliczenia
merytorycznego i rzeczowo-finansowego.
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
1. Najpóźniej 10 dni przed wydarzeniem należy utworzyć zapowiedź w serwisie REGIO.
2. Podczas wydarzenia należy wyeksponować banery Stowarzyszenia oraz zadbać o przekazanie
informacji o ogólnopolskim organizatorze projektu – Stowarzyszeniu Parafiada
3. Najpóźniej 3 dni od daty zakończenia Parafiady należy w serwisie REGIO dodać wpis z relacją z
wydarzenia wraz z galerią zdjęć dokumentujących.
OBOWIĄZKI SPRAWOZDAWCZE
Rozliczenie zadania musi nastąpić do 14 dni od daty zakończenia zadania!!!! Jego brak w w/w
terminie może spowodować wstrzymanie wypłaty pozostającej kwoty należnej oraz
wymagalność zwrotu wszystkich środków związanych z realizacją imprez organizowanych
przez Organizatora Regionalnego.
SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE
Sprawozdanie merytoryczne musi zawierać w sobie wszystkie punkty wyszczególnione we wzorze.
Ponadto wymagane jest dołączenie:
1. Notatka (wg wzoru) – podpisana przez Organizatora (stanowi poświadczenie ilości osób dla Min.
Sportu)
2. Zdjęcia na płycie CD/DVD
3. Inna dokumentacja (wycinki prasowe, ankiety (wg wzoru) itp.)
4. Dla Parafiad Regionalnych dodatkowo:
1. Wyniki szczegółowe
2. Protokół z wyłonienia najlepszych reprezentacji (wg wzoru)
3. Karta informacyjna o najlepszych reprezentacjach (wg wzoru)
4. Skład Komitetu Organizacyjnego (wg wzoru)
Przypominamy, że sprawozdanie merytoryczne jest równie ważne jak finansowe i jego brak
lub zbyt ogólne potraktowanie może spowodować wstrzymanie wypłaty pozostającej kwoty
należnej oraz wymagalność zwrotu wszystkich środków związanych z realizacją imprez
organizowanych przez Organizatora Regionalnego.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE
1. Organizator Regionalny zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz
przechowywania rachunków, faktur i not księgowych stanowiących bazę do wystawienia w/w
rachunku/noty przez 5 lat.
2. Podstawą rozliczenia finansowego jest rozliczenie rzeczowo-finansowe (wg wzoru) oraz dokumenty
księgowe tj. wszystkie faktury i rachunki dokumentujące wydatki ujęte w kosztorysie –
zarówno ze środków Stowarzyszenia, jak i ze środków własnych Organizatora Regionalnego.
3. Zasady rozliczenia:
1. Koszty z wkładu własnego – Organizator Regionalny pokrywa ze swoich środków i
dokumentuje fakturami wystawionymi na siebie - do sprawozdania należy dołączyć kopie tych
faktur.
2. Obowiązkowy opis na wszystkich dokumentach księgowych, zarówno dotacyjnych, jak i
z wkładu własnego:
„Wydatek poniesiony w związku z organizacją <<NAZWA IMPREZY>> w
<<MIEJSCOWOŚĆ>> w dniu <<DATA>>, realizowanej w ramach ogólnopolskiego
programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało 2015”, koordynowanego przez
Stowarzyszenie Parafiada w Warszawie we współpracy z Ministerstwem Sportu i
Turystyki”.
UWAGA: Zaleca się powyższy tekst (po dostosowaniu) wydrukować na oddzielnej
kartce i dołączyć za pomocą zszywacza do dokumentu księgowego. Pozwoli to na
ewentualne korekty w przypadku wystąpienia błędnych opisów.
3. Koszty ze środków Stowarzyszenia – rozliczenie bezpośrednie – wszystkie faktury i
rachunki ze środków Stowarzyszenia są wystawiane na Stowarzyszenie Parafiada.
Możliwe są cztery sposoby rozliczenia poszczególnych kosztów:
a) Faktury gotówkowe pokryte z zaliczki otrzymanej od Stowarzyszenia na podstawie
porozumienia zgodnie z załącznikiem nr 4.
b) Faktury przelewowe, płatne przez Stowarzyszenie Parafiada. Takie faktury natychmiast po
ich wystawieniu należy przekazać pocztą (w przypadku dokumentów elektronicznych pocztą
elektroniczną) do Stowarzyszenia. Należy także poinformować koordynatora o wysłaniu
takiego dokumentu.
c) Rachunki umów zleceń. Wszelkie koszty obsługi pokryte ze środków Stowarzyszenia
płaci Stowarzyszenie przelewem na konto zleceniobiorcy. Obowiązkiem Organizatora
Regionalnego jest dostarczyć Stowarzyszeniu dane osobowe zleceniobiorców niezbędne
do sporządzenia umowy-zlecenia za pomocą druku Oświadczenia Zleceniobiorcy
najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy.
Stosowny druk będzie dostępny w serwisach Stowarzyszenia, można go również uzyskać od
koordynatora. Stowarzyszenie zobowiązuje się sporządzić stosowne umowy i przesłać je
zleceniobiorcom wraz z rachunkami, a także wypłacić należne środki oraz opłacić wszystkie
należne składki najpóźniej 7 dni po zakończeniu imprezy.
UWAGA: W przypadku niedostarczenia w określonym wyżej termnie lub
dostarczenia błędnie wypełnionych Oświadczeń Zleceniobiorcy – umowa nie będzie
mogła być sporządzona, a środki z dotacji nie zostaną wypłacone, lecz zwrócone do
Ministerstwa Sportu i Turystyki.
d) Faktury gotówkowe płatne ze środków Organizatora, refundowane przez Stowarzyszenie po
przyjęciu rozliczenia merytorycznego i rzeczowo-finansowego.
Do rozliczenia należy dołączyć:
1. Zestawienie faktur (wg wzoru)
2. Opisane oryginały faktur i rachunków wystawionych na Stowarzyszenie Parafiada, o ile
nie zostały wcześniej przesłane do opłacenia
3. Opisane kopie faktur z wkładu własnego
4. Oryginały rachunków/faktur pozostające w dokumentacji Organizatora Regionalnego (czyli te,
które zostały wystawione na Organizatora Regionalnego) muszą być opatrzone takim samym
opisem, jak faktury i rachunki wystawione na Stowarzyszenie – patrz wzór opisu w punkcie 2.
5. W kategorii transport po stronie kosztów ze środków Stowarzyszenia będą rozliczane
wyłącznie faktury za usługi – nie ma możliwości rozliczania ŻADNYCH faktur paliwowych
6. W kategorii inne koszty bezpośrednie po stronie kosztów ze środków Stowarzyszenia nie
będą rozliczane koszty nagród.
W przypadku wątpliwości należy kontaktować się z koordynatorem programu
p. Wojciechem Wardaszko tel. 728 820 605 lub 505 215 862 albo poprzez adres email:
[email protected]