Zbiorcze zestawienie raportów identyfikacji, analizy i reakcji na

Zbiorcze zestawienie raportów identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko oraz wnioski mające na celu podjęcie działań w zapobieganiu
zagrożeń, które mogą wystąpić w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Josepha Conrada – Korzeniowskiego w Gdańsku w
2016 roku
I. Pion Dyrektora Biblioteki
1. Dział BHP
2. Dział Promocji Literatury
3. Dział Marketingu i Public Relations
4. Dział Spraw Pracowniczych
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
5. Obrona cywilna:
Cele
Identyfikacja ryzyka
Zadania
Ryzyko
1
2
3
Obrona cywilna WiMBP – pion Dyrektora Biblioteki
Zapewnienie
bezpieczeństwa
w budynku
głównym
Podwyższenie
możliwości
ewakuacji ludzi i
mienia w
warunkach
zagrożeń /pożar,
atak terrorystyczny/
imię i nazwisko osoby przygotowującej raport
stanowisko osoby przygotowującej raport
data przygotowania raportu
Utrudnienie
ewakuacji znacznej
części ludzi
przebywających na
wyższych
kondygnacjach
poprzez zbyt
opieszałe
reagowanie na
sygnał o wystąpieniu
zagrożenia.
Możliwość
wystąpienia
4
Średnie
Analiza
Możliwe
skutki
5
Powstanie
strat ludzkich
Poziom
akceptacji
6
Średni
Reakcja
Rodzaj reakcji
Działania do
podjęcia
7
8
Tolerowanie
Uświadamiać
pracowników
o skutkach
opieszałego
reagowania na
sygnały alarmowe.
Stanisław Biernacki
Specjalista ds. Obrony Cywilnej
19.01.2016
WNIOSEK
W ocenie ryzyka w dziale OC zawarto zalecenie aby instruować pracowników budynku głównego WiMBP o bezzwłocznym opuszczaniu /ewakuacji/ w wypadku
powstania zagrożenia /pożar, atak terrorystyczny itp. / wykorzystując ogólne spotkania oraz treningi w ramach próbnych alarmów zarządzanych przez Dyrektora
WiMBP.
Identyfikacja ryzyk w WiMBP w Gdańsku na rok 2016
Strona 1
II. Pion Z-cy Dyr. ds. Ekonomiczno-Administracyjnych
1. Dział Finansowo–Księgowy
2. Specjalista ds. Zamówień Publicznych
3. Administrator Sieci Komputerowej:
Identyfikacja ryzyka
Cele
Zadania
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
Możliwość
wystąpienia
1
2
3
4
Administrator Sieci - pion Z-cy Dyr. ds. Ekonomiczno-Administracyjnych
poprawne
funkcjonowanie
systemu Patron
administracja
systemem Patron
imię i nazwisko osoby przygotowującej raport
stanowisko osoby przygotowującej raport
data przygotowania raportu
Identyfikacja ryzyk w WiMBP w Gdańsku na rok 2016
Ryzyko
awaria sprzętowa
serwera baz danych
systemu Patron w
kontekście
zakończenia okresu
gwarancyjnego
serwera
mała
Możliwe
skutki
5
problemy z
funkcjonowa
niem
systemu
Patron konieczność
czasowego
odłączenia
niektórych
stanowisk,
zatrzymania
usługi
katalogu
online
Poziom
akceptacji
6
średni
Reakcja
Rodzaj reakcji
Działania do
podjęcia
7
8
działanie
podjęcie kroków w
celu przedłużenia
okresu gwarancji
na serwer;
rozważenie zakupu
serwera
bazodanowego w
perspektywie max 2
lat
Oskar Życki
Administrator Sieci Komputerowej
02.02.2016
Strona 2
4. Dział Administracji:
Identyfikacja ryzyka
Cele
Zadania
Możliwość
wystąpienia
1
2
3
4
Dział Administracji – pion Z-cy Dyr. ds. Ekonomiczno-Administracyjnych
Utrzymywanie
budynku
głównego WiMBP
w należytym
stanie
technicznym,
Plan finansowy a
zamówienia
publiczne – pełen
zakres informacji
zawartych w
sprawozdaniu o
udzielonych
zamówieniach
Inwestycja pn.
Remont piwnic przebudowa ze
zmianą funkcji
użytkowych
kondygnacji piwnicy
na magazyn
książek– w tym m.in.
: usunięcie
zawilgocenia
pomieszczeń,
modernizacja węzła
c.o. , wprowadzenie
wentylacji
mechanicznej
Szczegółowy plan
zamówień
publicznych oparty
na prawidłowym
ustalaniu wartości
zamówień –
a/ poniżej 30.000
euro,
imię i nazwisko osoby przygotowującej raport
stanowisko osoby przygotowującej raport
data przygotowania raportu
Identyfikacja ryzyk w WiMBP w Gdańsku na rok 2016
Ryzyko
Analiza
Możliwe
skutki
5
Poziom
akceptacji
6
Reakcja
Rodzaj reakcji
Działania do
podjęcia
7
8
Zagrzybienie ścian
Wykorzystanie
nieużywanych
powierzchni
Duża
Odpryski
tynku, grzyb,
niewykorzyst
anie
dodatkowych
powierzchni
Niski
Działanie
Remont piwnic III
etap – rozszerzony
zakres prac
Brak rzetelnych
informacji niezbędnych
do obliczania wartości
zamówień zwłaszcza
tych udzielanych w
częściach, ryzyko
naruszenia zasad, form,
trybu ustawy Pzp lub
zapisów Regulaminu
wewnętrznego WiMBP
dot. udzielania
zamówień publicznych
do 30.000 euro.
Duża
Niewłaściwy
nadzór nad
prawidłowośc
ią udzielania
zamówień
publicznych.
Konsekwencj
e finansowe.
Naruszenie
dyscypliny
finansów
publicznych.
Zerowy
Działanie
Rzetelność w
działaniu w celu
prawidłowego
udzielania
zamówień
publicznych.
Wszystkie działania
w tym obszarze
muszą być
nakierowane na
minimalizację
ryzyka.
Joanna Wiszniewska-Branicka
Kierownik Działu Administracji
15.01.2016
Strona 3
WNIOSEK NR 1
Przebudowa piwnic, wykorzystanie nieużywanej powierzchni piwnic oraz dostosowanie jej do pełnienia funkcji magazynku książek i prasy:
 Wprowadzenie prostego korytarza – wyburzenie możliwie dużej ilości ścian działowych i połączenie mniejszych pomieszczeń
 Podział na dwie strefy: a/ magazynowa b/ garażowo-warsztatowa
 Usunięcie grzyba i zawilgocenia ścian
 Modernizacja węzła c.o.
 Wprowadzenie wentylacji mechanicznej z wentylatorownią
 Prace tynkarskie, malarskie, renowacyjne
Planowany koszt realizacji zadania:
WiMBP od roku 2015 dysponuje pełną dokumentacją techniczną ( Projekt budowlano-wykonawczy + projekt modernizacji węzła c.o. + specyfikacje techniczne
wykonania i odbioru robót budowlanych + kosztorysy inwestorskie + przedmiary robót) oraz Pozwoleniem na budowę ( Decyzja administracyjna nr WUiA-I6740.1758-3.2015.K-KN.221180 z dnia 06.10.2015 r. wydanym przez Prezydenta Miasta Gdańska
 Przetarg nieograniczony - Roboty budowlane – (remont piwnic ze zmianą funkcji użytkowania),
 a/ branża elektryczna – 106.404,03 zł netto
 b/ branża sanitarna – 116.456,63 zł netto
 c/ branża budowlana - 670.284,13 zł netto
R a z e m : 893.144,79 zł netto + 23% Vat tj. 205.423,30 zł = 1.098.568,09 zł brutto
WNIOSEK NR 2
Propozycja I.
 Sporządzenie planu rzeczowo-finansowego zamówień publicznych na dany rok budżetowy w zakresie szerszym niż przewiduje ustawa (zbiorczego),
uwzględniającego wszystkie zamówienia podlegające finansowaniu ze wszystkich przyznanych lub przekazanych WiMBP środków , w szczególności dotacji
oraz prognozowanych przychodów własnych w ramach prowadzonej działalności
 Plan winien uwzględniać tylko te zamówienia, których źródło finasowania jest znane i ustalone na moment sporządzenia planu, sugeruję ,że powinien być
zgodny z planem kosztów WiMBP na dany rok budżetowy / wzór w załączeniu/
Propozycja II.
 Sporządzenie odrębnego planu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości 30 000 euro,
stanowiącego załącznik do Regulaminu wewnętrznego (wprowadzonego Aneksem do Regulaminu) - / wzór w załączeniu/.
Planowane koszty realizacji: bezkosztowo
Identyfikacja ryzyk w WiMBP w Gdańsku na rok 2016
Strona 4
III. Pion Z - cy Dyrektora ds. Merytorycznych
1. Dział Instrukcyjno - Szkoleniowy
2. Dział Regionalny
3. Dział Opracowania Zbiorów
4. Biblioteczny Ośrodek Informacji
5. Dział Gromadzenia Zbiorów
6. Dział Organizacji Sieci Miejskiej
7. Filie WiMBP w Gdańsku
8. American Corner:
9. Bibliotekarz Systemowy:
Identyfikacja ryzyka
Cele
Zadania
1
2
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
- brak dostrzeganych ryzyk
Ryzyko
3
Możliwość
wystąpienia
4
Analiza
Możliwe
skutki
5
Poziom
akceptacji
6
Rodzaj
reakcji
7
Reakcja
Działania do
podjęcia
8
Bibliotekarz Systemowy WiMBP – pion Z - cy Dyrektora ds. Merytorycznych
Okładki książek w
katalogu online
www.wbpg.org.pl
Wprowadzanie,
prezentacja do
bazy danych
okładek zbiorów
imię i nazwisko osoby przygotowującej raport
stanowisko osoby przygotowującej raport
data przygotowania raportu
Identyfikacja ryzyk w WiMBP w Gdańsku na rok 2016
Brak zgody
wydawców na
prezentację w
bazie okładek
Mała
Wystąpienie na
drogę sądową
przez wydawcę
ochrona
własności
intelektualnej
Niski
Działanie
Wystąpienie do
wydawców o zgodę
na zamieszczenie
skanów okładek.
Wystąpienie do
Instytutu Książki,
Ministerstwa
Cyfryzacji i
Administracji oraz
Ministerstwa
Kultury i
Dziedzictwa
Narodowego
Teresa Radziszewska
Bibliotekarz Systemowy
26.01.2016
Strona 5