Zarządzanie czasem - als.wpia.uw.edu.pl

Zarządzanie czasem
(Time Management)
Doc. dr Włodzimierz Piotrowski
Wydział Zarządzania UW
śeby osiągać sukcesy trzeba:
•
•
•
•
•
•
•
•
Wiedzieć
Umieć
Chcieć
Móc
NadąŜać
Przewidywać i kreować
Działać
Postępować etycznie.
c.d. śeby osiągać sukcesy trzeba
takŜe mieć:
•
•
•
•
•
Intuicję
Szczęście
Węch
Wielkie serce
i…
Zarządzanie (wg W.Piotrowskiego)
• to oddziaływanie na zasoby
–
–
–
–
ludzkie
rzeczowe
finansowe
informacyjne (symboliczne)
• wewnątrz i na zewnątrz organizacji,
• ukierunkowane na osiąganie jej celów - celów
dominującej w niej koalicji kluczowych
interesariuszy,
• oparte o prawo własności.
Funkcje zarządzania
1.
PLANOWANIE
4.
KONTROLOWANIE
2.
ORGANIZOWANIE
3.
KIEROWNICZE
PRZYWÓDZTWO
W ujęciu teoretycznym (linia ciągła) i praktycznym (linia przerywana)
1. PLANOWANIE
• to określanie celów/zadań i sposobów ich
realizacji
• to „wyprzedzające” i zobowiązujące
decydowanie w odpowiedzi na pytania:
Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Jak? Jakimi
zasobami?
• Prognozowanie jest to przewidywanie
przyszłości przy uŜyciu metod uznanych w
danym okresie za naukowe.
2. ORGANIZOWANIE
• Projektowanie i przeprojektowywanie
organizacyjnych procesów, procedur i
struktury formalnej organizacji.
• Działanie zgodnie z cyklem
organizacyjnym.
3. KIEROWNICZE PRZYWÓDZTWO to
• stosunek społeczny („LIDER-INNI”);
• innych przyciąganie/pociąganie;
• zwolenników zdobywanie, wiązanie,
aktywizowanie
• angaŜowanie/motywowanie by inni robili
to, co lider chce dlatego, Ŝe sami tego
chcą.
PRZYWÓDCA - czasowo
uprzywilejowany (zwolennicy!) uczestnik
stosunków społecznych.
SŁUśBA
model K. Blancharda i M. Millera
Spójrz w przyszłość
Łatwo angaŜuj i
Udoskonalaj innych
śadnej rutyny
Bierz pod uwagę efekty i relacje
Aktywnie wdraŜaj wartości
4. KONTROLOWANIE
• Kontrolowanie - porównywanie działań z
procedurami (kontrola „w trakcie
działania”) - i osiągniętych wyników z
załoŜonymi celami (kontrola ex post) .
• Obejmuje takŜe formułowanie wniosków
dotyczących zmniejszenia rozbieŜności
„teraz” i w przyszłości. (Planowanie moŜe
być kontrolą ex ante).
Zarządzanie wg formuły 3 E
powinno być:
( W. Gasparski)
• Efektywne
• Ekonomiczne
• Etyczne
Siedem zasad Ŝycia publicznego
[Pierwszy Raport Komisji Nolana, maj 1995r.]
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Bezinteresowność
Prawość
Obiektywność
Odpowiedzialność
Otwartość
Uczciwość
Przykład z góry.
Role menedŜera
wg H. Mintzberga
Pozycja i władza
formalna
Role
międzyludzkie
•
•
•
Reprezentant
Przywódca
Łącznik
Mentor
Trener (Coach)
Opowiadacz historii
Role
informacyjne
• Monitor (radar)
• Siewnik
• Rzecznik
Role
decyzyjne
• Przedsiębiorca
• Kierujący
zaburzeniami
• Rozdzielający
zasoby
• Negocjator
24 = 3 X 8
•
•
•
Wczoraj jest jak zrealizowany czek,
zapomnij o nim.
Jutro to niepewny weksel, nie licz na
niego.
Dzisiaj to brzęcząca moneta, zrób z niej
uŜytek!!!
Trzy postawy (wzorce)
1. Pracoholik
2. Leniwy
3. Mądrze leniwy.
Syndrom chronicznego zmęczenia
1.
2.
3.
4.
Fazy:
Objawy złego dziania się.
Pozorny powrót do formy.
Depresja i …zawał, wrzody, cukrzyca,
zaburzenia psychiczne.
….karoshi – śmierć z przepracowania.
Pierwsze pytanie:
Co JA/ON/MY robimy?
1.
2.
Do badania pracy
wykorzystaj:
Obserwację:
samoobserwację
obserwację przez kogoś
skategoryzowaną
nie skategoryzowaną
ciągłą (fotografia dnia
roboczego)
migawkową
Badania kwestionariuszowe
ankieta
wywiad.
Przykładowi złodzieje czasu telefon
1. Telefonowanie impulsywne.
2. Nieprzygotowanie do rozmowy.
3. Chaos na wejściu np. brak "filtra" w postaci
asystenta.
4. Chęć omówienia zbyt wielu kwestii.
5. Gadulstwo.
6. Nieokreślenie czasu rozmowy.
7. Brak kontroli czasu.
8. Brak spokojnego miejsca do prowadzenia
rozmowy.
Przykładowi złodzieje czasu zebrania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Niejasny cel zebrania
Niewłaściwy dobór uczestników
Brak planu
Zbyt często
Źle zredagowane notatki z zebrania
Pustosłowie
Niekompetentny prowadzący
Brak kontroli czasu
Przykładowi złodzieje czasu komunikacja
1. Niewłaściwe kanały komunikacji.
2. Nadmierna lub zbyt mała dostępność i
przystępność.
3. Problemy językowe.
4. Brak samokontroli i autodyscypliny.
5. Zwlekanie z odpowiedzią.
6. Słabe zarządzanie informacjami.
7. Słabe zarządzanie komunikacją.
8. Informacje niewiarygodne, bezuŜyteczne,
niepełne.
Przykładowi złodzieje czasu –
zlecanie (delegowanie)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Brak zaufania do siebie
Brak zaufania do innych
Obawa odmowy
Zbyt silna kontrola
Obawa, Ŝe ktoś zrobi coś lepiej
Obawa przed wychowaniem następcy
Prymat działania nad zarządzaniem
Presja czasu
Inni złodzieje czasu
1. Brak zdecydowania
2. Tylko ja
3. Zarządzanie przez nękanie („ręka na
pulsie”) - przerywanie
4. Brak instrumentalizacji – komputer,
segregatory
5. Niska asertywność
NajwaŜniejsze pytania:
1. Czy TO musi być zrobione?
NIE
Jesteś szczęściarzem!
Masz wolne!
TAK
2. Czy JA TO muszę zrobić?
NIE
Jesteś szczęściarzem!
Jeśli nie TY to KTO?
TAK
Stosuj
cykl
organizacyjny
DELEGUJ!
Cykl działania zorganizowanego
1. Określenie celu/ wiązki celów
(niesprzeczność, pilność, waŜność,
współzaleŜność).
2. Rozpoznanie niezbędnych zasobów,
warunków i środków
3. Przygotowanie zasobów, środków,
zabezpieczenie warunków
4. Wykonanie działań zgodnie z planem.
5. Kontrola działań i wyników.
Cel zgodnie z formuła ZMORA
powinien być
• Zrozumiały
• Mierzalny
• Określony w czasie
• Realny
• Ambitny
(Odpowiednik angielski to formuła SMART:
specific, measurable, ambitious, realistic, time framed.
Zob. Reinfuss R. 2009. MBO. Prosta i skuteczna technika zarządzania Twoją firmą.
Gliwice: HELION, One Press)
Podstawowe zadanie kaŜdego
menedŜera
•
Powodowanie by zadania, które muszą być
wykonane w organizacji ( zgodnie z przyjętymi
wymogami), stały się celami dla tych, którzy
powinni je wykonać (wykonywać).
• Drogi:
1. Narzucanie celów/zadań (przymus, przetarg,
perswazja)
2. Współokreślanie celów/zadań np. metoda ZPC
tak, by zbliŜyć do siebie to, co organizacyjne,
grupowe i indywidualne.
Udział w wartości wszystkich zadań pod względem
efektywnego realizowania funkcji
65%
20%
Zadania B
Wzorzec:
ok.1 godz.
Zadania A
Wzorzec:
ok. 3 godz.
15%
20%
15%
Zadania C
Wzorzec:
ok.45 min.
65%
Udział w liczbie wszystkich zadań
Rys. Analiza ABC czasu
Myśląc "czas to pieniądz" musisz:
• Terminy spraw i zajęć spisać.
• Ramy czasowe zadań określić.
• Zaplanować rezerwę czasu.
• Ograniczyć się priorytetów.
• Skontrolować wykonanie.
Zasada „60-20-20”
„60-20-20 (%)”
Zadania/
czynności
spontaniczne
niezaplanowane
zaplanowane
R
Zasada D. Eisenhowera - priorytety
WaŜność
Zadania
Zadania
B
A
Zadania
K
C
Pilność
Delegowanie jest
przekazywaniem
1) konkretnych zadań, uprawnień i
cząstkowej odpowiedzialności
2) konkretniej osobie
3) na określony czas,
ale bez prawa przekazywania tego, co
otrzymane w drodze delegacji niŜej i bez
moŜliwości pozbycia się pełnej
odpowiedzialności.
Delegowanie – wskazówki 1-6/15
1. Sprawdź własne zadania przed delegowaniem.
2. Upewnij się czy delegowany rozumie zadanie
tak samo jak ty.
3. Upewnij się czy jasno określiłeś JEGO
uprawnienia i odpowiedzialność, czy zna je i
rozumie.
4. Określ termin wykonania zadania.
5. Określ znaczenie zadania.
6. Ustal, czy nie koliduje ono z innymi JEGO
obowiązkami. W razie potrzeby zasugeruj
priorytety.
Delegowanie – wskazówki 7-10/15
7. Gdy jest to konieczne określ specjalne
wymagania i przedstaw własne propozycje.
8. W przypadku zadań złoŜonych i nie
rutynowych, podziel je na cząstkowe, opisz i
przedstaw w jasny sposób delegowanemu.
9. Sprawdź czy dysponuje ON informacjami
potrzebnymi do dobrego wykonania zadania.
10. Zaplanuj działania uwzględniając moŜliwe
trudności.
Delegowanie – wskazówki 12-15/15
12. Postępuj tak, by delegowany pytał ciebie
w przypadku wątpliwości.
13. Upewnij się, Ŝe inni wiedzą za co
delegowany jest odpowiedzialny, jakie
ma uprawnienia i czy będą wspierać
JEGO działania.
14. Ustal czas i sposób informowania ciebie
o zaawansowaniu prac.
15. Ustal własny system kontroli.
śeby dobrze delegować trzeba
kierownicze przywództwo realizować!
• Kierownicze przywództwo polega, na
takim kreowaniu przez menedŜera
róŜnych aspektów społecznej sytuacji
organizacyjnej, które prowadzi do
utrzymania lub zwiększenia liczby jego
zwolenników, działających tak jak on chce,
dlatego, Ŝe sami tego chcą. (W. Piotrowski).
Wybrane prawa czasu
1. KaŜda czynność zajmie tyle czasu ile moŜemy
na nią poświęcić.
2. Czynność przerwana domaga się ukończenia
tym silniej im bliŜej końca została przerwana.
3. Nic nie jest tak proste, jak to sobie na początku
wyobraŜamy.
4. Plan nie uwalnia od tego, co nieprzewidywalne
5. Nikt nie moŜe działać bez przerwy.
6. Czas „stracony” z powodu przerwy jest dłuŜszy
niŜ czas jej trwania.
7. Niezdecydowanie (brak decyzji) zabiera czas.
Przykazania dla tych, którzy
chcieliby, ale nie mogą:
•
•
•
•
•
•
•
Upewnij się, czy naprawdę chcesz osiągnąć załoŜony
cel.
Niech wymagania jakie sobie stawiasz będą
realistyczne.
Zamiast wyznaczać sobie cele odlegle i
maksymalistyczne, postępuj metodą małych kroków.
Doceniaj kaŜdy sukces w dąŜeniu do celu.
Nie oskarŜaj się bezlitośnie. Jeśli plan się nie powiódł,
po prostu zacznij od nowa.
Miej czas dla siebie, bez telewizora, bez hałasu, bez
rozmów o niczym.
Uwagę swą kieruj nie na czyny a na owoce czynów.