Warszawa, 17.01.2014r Zaproszenie do składania ofert nr POKL

Warszawa, 17.01.2014r
Zaproszenie do składania ofert nr POKL.02.01.03/IFR/16
[zapytanie o cenę]
Dotyczy: zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie
do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania 2.1.3 POKL
I. Składający zapytanie:
Stowarzyszenie Inicjatywa Firm Rodzinnych
ul. Smolna 14 m 7
00-375 Warszawa
Biuro Projektu Firmy Rodzinne 2:
ul. Chodakowska 19/31
03-815 Warszawa
Tel. (22) 110 08 42
Kontakt: Karina Knyż-Grzywa
Koordynator ds. organizacji szkoleń
[email protected]
669 430 660
Kody CPV zamówienia:
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55500000-5 – Usługi bufetowe w zakresie podawania posiłków
II. Opis przedmiotu zapytania:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń – sal konferencyjnych,
miejsc noclegowych, wyżywienia w terminach zgodnie z załącznikiem 1, celem prowadzenia działań szkoleniowych w ramach projektu Firmy Rodzinne 2 w Warszawie.
Przedmiotem zamówienia jest:
1) wynajęcie sal konferencyjnych/szkoleniowych na 36 dni zgodnie z załącznikiem 1
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
2) noclegi dla uczestników i kadry merytorycznej projektu – 50 osób podczas konferencji oraz 10 osób podczas każdego ze szkoleń
3) wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację) plus przerwy kawowe ciągłe
III. Szczegółowe warunki przedmiotu zamówienia
1. Budynek w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien:
a. znajdować się w odległości do 15 minut od Centrum Miasta – Dworca PKP
jednym środkiem transportu np. autobus
b. być pod opieką administratora w czasie szkoleń i konferencji
c. umożliwiać dostęp osobom niepełnosprawnym do sali szkoleniowej i konferencyjnej, pokoi, pomieszczeń sanitarnych
d. posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę
e. posiadać przedsionek lub korytarz umożliwiający obsługę uczestników tuż
przed szkoleniem lub konferencją oraz w trakcie jej trwania przez 3 osobowy zespół projektu
2. Sala na spotkania, która zapewni komfort pracy dla wskazanej w załączniku nr 1
liczby osób powinna:
a. mieć stały dostęp do Internetu – Wi-Fi, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu
b. umożliwiać wstawienie do sal banerów i umieszczenie informacji o realizowanym projekcie na drzwiach sali oraz w recepcji lub w holu wejściowym
c. mieć klimat sprzyjający efektywnemu uczeniu się - być jasna, przytulna, wygodna (przyziemie wykluczone),
d. mieć zapewnione w ogrzewanie w sezonie grzewczym.
e. posiadać krzesła dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby uczestników oraz dla
trenerów.
3. Strona organizacyjna – warunkiem jest:
a. możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia i zakończenia zajęć przed każdym
warsztatem,
b. możliwość weryfikacji ilości osób uczestniczących w spotkaniach na 2 dni
przed planowana konferencją,
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
c. zapewnienie ciągłości przerw kawowych dla wskazanej w załączniku nr 1
liczby osób w trakcie trwania zajęć – kawa, herbata, woda, soki, kanapki
(rano) oraz ciasta (późniejsze przerwy)
4. Pokoje powinny:
a. znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe
b. umożliwiać nocleg uczestnikom i trenerom – dla wskazanej w załączniku nr
1 liczby osób - (z uwzględnieniem podziału na płeć) oraz ostatniego dnia
szkolenia (zapewnienie uczestnikom zamykanego pomieszczenia, w którym
ostatniego dnia będą mogli złożyć bagaże).
c. być najwyżej dwu-osobowe.
d. mieć oddzielne łazienki
e. mieć przytulną atmosferę,
f. być ogrzewane w sezonie grzewczym
5. Wyżywienie – oczekujemy:
a. zapewnienia uczestnikom i trenerom pełnego wyżywienia przez czas trwania w konferencji w tym:
• Śniadanie drugiego dnia (zgodnie ze szczegółową specyfikacją w
załączniku 1)
• Obiady i kolacje – ciepłe posiłki w formie bufetu
• Przerwy kawowe ciągłe (uzupełniane na bieżąco) zawierające kawę, herbatę, wodę, soki oraz kanapki/tartinki (pierwsza poranna
przerwa) oraz ciasta w trakcie kolejnych przerw
b. możliwości ustalenia pór posiłków przed każdym zjazdem.
c. możliwości zapewnienia posiłków do wyboru: wegetariańskie, mięsne i
uwzględnienie diet – zgłoszone dwa dni przed spotkaniem.
6. Warunki płatności - Płatność po realizacji poszczególnych etapów projektu – bez
zaliczki.
IV. Zakres i cel:
Przeprowadzenie zajęć, zapewnienie noclegów i wyżywienia dla beneficjentów ostatecznych w ramach realizacji projektu Firmy Rodzinne 2
V. Termin realizacji oferty:
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
W terminie od 31 stycznia 2014 do końca lipca 2014 na realizację projektu „Firmy Rodzinne”. Szczegółowy terminarz zajęć określa załącznik nr 1.
VI. Opis warunków, jakie musi spełnić oferta:
Ofertę może złożyć Wykonawca, który dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami.
Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 i powinna zawierać:
1. cenę wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń
2. cenę wyżywienia (cenę jednostkową – za dzień szkoleniowy i łączną)
3. cenę noclegów (cenę jednostkową – za dzień szkoleniowy i łączną)
4. zdjęcie proponowanej sali szkoleniowej, przykładowego pokoju
VII. Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie :
Cena – 100% - oferta o najniższej cenie - całkowita kwota brutto uzyska 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:
C=
Cn
×W
Cb
C – liczba punktów za cenę (całkowita kwota brutto);
Cn – najniższa cena ofertowa (całkowita kwota brutto);
Cb – cena (całkowita kwota brutto) badanej oferty;
W – waga = 100.
VIII. ZAKRES WYKLUCZENIA PODMIOTÓW Z UDZIAŁU W NINIEJSZYM ZAMÓWIENIU
(zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 3.1.3.1. Podsekcja 1 – Zasada konkurencyjności, pkt. 8)
Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem pkt. 12 lit b Wytycznych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia
lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. Miejsce i termin składania ofert:
Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem
poczty (z dopiskiem ) na adres: ul. Chodakowska 19/31, 03-816 Warszawa lub mailem na
adres [email protected] do dnia 31.01.2014 do godz. 18.00.
Dodatkowe informacje drogą mailową: [email protected] lub telefonicznie pod nr
telefonu: 669 430 660
Termin związania ofertą – 30 dni od daty upływu składania ofert.
Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę oraz wykaże dopasowanie oferty do potrzeb organizatora. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z
zastrzeżeniem.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny w sytuacji, kiedy podane wartości
w zwycięskiej ofercie odbiegać będą od cen rynkowych, lub kiedy będą znacząco odbiegać
od kwoty jaką dysponuje Zamawiający na przedmiotowe zamówienie.
Uprzejmie informujemy, że:
• zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty oraz do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
•
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
nie ponosimy kosztów związanych z przedstawieniem oferty
Zapytanie ofertowe kierujemy do kilku firm i zdajemy sobie sprawę, że powyższy zapytanie
może nie wyczerpać wszystkich nasuwających się wątpliwości, dlatego, przed przesłaniem
do nas oferty, zapraszamy do kierowania pytań.
Jeżeli zdecydują się Państwo nie odpowiadać na powyższe zapytanie, bardzo prosimy o
taką informację i zapewniamy, że nie będzie to miało wpływu na kierowanie do Państwa
zapytań ofertowych w przyszłości.
Z poważaniem
Karina Knyż-Grzywa
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
Załącznik 1
Działanie
Konferencja szkoleniowa otwierająca (jedna
duża sala na 60-80 osób oraz 4 mniejsze sale
szkoleniowe)
Planowana liczba osób
70
Data
11-12.02.2014
Szkolenie nr 1
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1
2 dni
Grupa 2
2 dni
Grupa 3
2 dni
Grupa 4
2 dni
Grupa 5
2 dni
15
15
15
15
15
11-12.03.2014
11-12.03.2014
18-19.03.2014
18-19.03.2014
18-19.03.2014
Szkolenie nr 2
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1
2 dni
Grupa 2
2 dni
Grupa 3
2 dni
Grupa 4
2 dni
Grupa 5
2 dni
15
15
15
15
15
08-09.04.2014
08-09.04.2014
15-16.04.2014
15-16.04.2014
15-16.04.2014
2 dni
70
20-21.05.2014
Szkolenie nr 3
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1
2 dni
Grupa 2
2 dni
Grupa 3
2 dni
Grupa 4
2 dni
Grupa 5
2 dni
15
15
15
15
15
10-11.06.2014
10-11.06.2014
17-18.06.2014
17-18.06.2014
17-18.06.2014
70
15-16.07.2014
Konferencja szkoleniowa
(jedna duża sala na 60-80 osób oraz 2 mniejsze sale szkoleniowe)
Konferencja szkoleniowa
(jedna duża sala na 60-80 osób oraz 2 mniejsze sale szkoleniowe)
Ilość dni
2 dni
2 dni
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
„FORMULARZ OFERTOWY”
do zamówienia nr POKL.02.01.14/IFR/2
Nazwa oferenta:………………………..
Adres: ……………………………..……………….
Tel:...........................................................
e-mail:…………………………………
Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na zamówienia w trybie zapytania
o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2
w ramach poddziałania 2.1.3 POKL współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego:
Oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym w kwocie:
Kryterium
Kwota brutto za jeden
Kwota brutto za całość
dzień
zgodnie z załącznikiem
nr 1
Cena wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt.
III pomieszczeń
Kryterium
Kwota brutto za osobę,
Kwota brutto za całość,
za 1 dzień szkoleniowy
zgodnie z załącznikiem
nr 1
Koszt przerw kawowych zawierających kawę, herbatę, soki (3
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
rodzaje), wodę oraz kanapki
(pierwsza poranna przerwa kawowa) lub ciasta – 2 rodzaje
(kolejne przerwy kawowe)
Kryterium
Kwota brutto za osobę
Kwota brutto za całość,
zgodnie z załącznikiem
nr 1
Catering
•
•
Lunch (dwa dania, deser,
woda, soki (3 rodzaje)
…………………………..zł
…………………………..zł
Kolacja
…………………………..zł
…………………………..zł
Kwota brutto za pokój
Kwota brutto za całość
Kryterium
zgodnie z załącznikiem
nr 1 w tym:
…………..
pokoi 2-osobowych
…………..
pokoi jednoosobowych
•
•
Nocleg w pokoju 2osobowym
…………………………..zł
…………………………..zł
Nocleg w pokoju 1-
…………………………..zł
Nie dotyczy
osobowym
Biura projektu:
Warszawa
Poznań
•
Firmy Rodzinne 2
03-815 Warszawa, ul. Chodakowska 19/31
tel. (22) 110 08 42 •
e-mail: [email protected]
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 3, tel. 607
150 069
Oświadczam, że zapoznałem/am się się ze Zapytaniem Ofertowym, przyjmuję warunki w nim zawarte i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
•
Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminach określonych w zapytaniu
ofertowym.
•
W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w
miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
•
Ponadto oświadczam, że:
•
Nie jestem powiązany/a osobowo i kapitałowo z Zamawiającym tj. nie uczestniczę
w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. Nie posiadam co najmniej 10% udziałów lub akcji Zamawiającego. Nie pełnię funkcji członka organu
nadzorczego, zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika.
Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty:
1) Zdjęcie pokoju
2) zdjęcie sali szkoleniowej
3) …………………………
......................................................
Data i podpis oferenta