REGULAMIN PROJEKTU „PRZEPIS NA ZATRUDNIENIE”

Załącznik nr 1 do Regulaminu Realizacji Projektu
SKŁAD ZESPOŁU PROJEKTOWEGO ORAZ ZASADY OBIEGU I ARCHIWIZACJI
DOKUMENTÓW W URZĘDZIE MIASTA USTKA W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PN:
„Lepiej , skuteczniej, nowocześniej- Gmina Miasto Ustka”
I Skład zespołu projektowego:
1. Kierownik projektu – Jarosław Teodorowicz Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji
Europejskiej Urzędu Miasta Ustka;
Odpowiedzialność: koordynacja działań projektu, weryfikacja oraz akceptacja dokumentacji sporządzanej w
ramach Projektu, realizacja projektu zgodnie z budżetem i harmonogramem Projektu, nadzór nad szkoleniami,
kontakt z podwykonawcami (zwłaszcza z firmami szkoleniowymi), nadzór nad wdrażaniem ISO;
2. Asystent kierownika – Maciej Karaś Sekretarz Miasta Ustka;
Odpowiedzialność: wdrażanie ISO, nadzór nad stroną internetową projektu oraz wprowadzanie danych
(bieżąca aktualizacja strony); rekrutacja i logistyka szkoleń, zastępstwo kierownika pod jego nieobecność;
3. Specjalista ds. rozliczeń, monitoringu i ewaluacji – Agata Rożnawska Podinspektor Wydziału
Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Ustka;
Odpowiedzialność: przygotowanie regulaminu realizacji projektu wraz z załącznikami, przygotowanie wniosków
o płatność wraz z częścią sprawozdawczą, monitoring budżetu, opis dokumentacji finansowej, kontakt z IP II
stopnia, bieżący monitoring budżetu (ankiety, raport itp.)
4. Specjalistka ds. kadrowych – Teresa Gruszczyńska Inspektor Wydziału Finansowego Urzędu
Miasta Ustka
Odpowiedzialność: sporządzanie listy płac w ramach wynagrodzeń cywilno-prawnych w ramach Projektu oraz
wynagrodzeń
personelu
projektu,
zatwierdzanie
merytoryczne
dokumentów
finansowych
Projektu,
dokonywanie płatności w ramach Projektu w rachunku wyodrębnionego w ramach Projektu, zwrot
niewykorzystanych środków na koniec roku budżetowego;
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]
5. Specjalistka ds. obsługi księgowo – finansowej Małgorzata Górska Inspektor Wydziału
Finansowego
Odpowiedzialność: księgowanie dokumentów zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
2007-2013;
6. Specjalistka ds. zamówień publicznych – Mariola Tomas Różycka Samodzielne stanowisko ds.
zamówień publicznych
Odpowiedzialność:
prawidłowe wydatkowanie środków w ramach projektu – zgodnie z ustawą Prawo
zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku z późniejszymi zmianami, kontrola i udział nad
postępowaniami w sprawie udzielania zamówienia publicznego w ramach Projektu;
7. Specjaliści ds. prawnych – Krzysztof Wenta oraz Aleksandra Gibuła radcowie prawni
Odpowiedzialność: całościowy nadzór prawny nad realizacją projektu;
Zespół Projektowy zobligowany jest do składania do Biura Projektu do ostatniego dnia roboczego każdego
miesiąca Karty Pracy z realizacji swoich obowiązków pełnionych w ramach Projektu. Karty Pracy akceptowane
są przez Kierownika Projektu bądź jego Asystenta oraz Burmistrza Miasta Ustka. Kartę Pracy Kierownika
Projektu akceptuje Burmistrz Miasta Ustka.
II Opis obiegu dokumentów finansowo –księgowych potwierdzających poniesione
wydatki:
CZYNNOŚĆ
PODMIOT
MIEJSCE
SPOSÓB
CZAS
1.Wystawienie
Osoba
Upoważniony
Wystawienie dokumentu
Zgodnie
dokumentu
upoważniona do
podmiot
i przekazanie go do Biura Obsługi
z przepisami
potwierdzającego
wystawienia
Interesanta w celu zarejestrowania
prawa
poniesienie
dokumentu
konkretnego wydatku
2.Akceptacja
Kierownik
Wydział Rozwoju
Sprawdzenie dokumentu pod
Zgodnie
merytoryczna
Projektu;
Lokalnego i
względem merytorycznym
z przepisami
Asystent
Integracji
(zgodność z realizowanym
prawa
kierownika
Europejskiej
projektem)
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]
Urzędu Miasta
i akceptacja kosztów w nim ujętych
3.Opisanie dokumentu
Specjalistka ds.
Ustka
Wydział Rozwoju
Opisanie dokumentu zgodnie z
Zgodnie
zgodnie
rozliczeń,
Lokalnego i
wytycznymi Programu
z przepisami
z wytycznymi
monitoringu i
Integracji
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-
prawa
ewaluacji
Europejskiej
2013
Urzędu Miasta
4.Sprawdzenie
Specjalista ds.
poprawności
Zamówień
zastosowania Ustawy
„Prawo Zamówień
Ustka
Samodzielne
Weryfikacja dokumentu zgodnie
Zgodnie
stanowisko Urzędu
Ustawą „Prawo Zamówień
z przepisami
Miasta Ustka
Publicznych”
prawa
Publicznych
Publicznych”
5.Weryfikacja
Specjalistka ds.
Wydział Finansowy
Weryfikacja dokumentu pod
Zgodnie
formalno-rachunkowa
obsługi księgowo
Urzędu Miasta
względem formalno-rachunkowym,
z przepisami
– finansowej;
Ustka
dekretacja i ewidencja dokumentów
prawa
Specjalistka ds.
księgowych, dokonanie płatności
kadrowych
(przelew) z wyodrębnionego dla
6.Weryfikacja
Skarbnik Miasta
Wydział Finansowy
projektu rachunku bankowego
Potwierdzenie zgodności z planem
Zgodnie
ostateczna
Ustka
Urzędu Miasta
finansowym
z przepisami
7.Zatwierdzenie
Burmistrz Miasta
Ustka
Urząd Miasta Ustka
Akceptacja-zatwierdzam
prawa
Zgodnie
Ustka
z przepisami
prawa
III Listy płac:
Listy płac dla personelu projektu sporządza specjalistka ds. kadrowych w jednym egzemplarzu na
podstawie umowy o pracę oraz decyzji Burmistrza Miasta Ustka o przyznaniu regulaminowego dodatku
specjalnego w związku z przyjęciem dodatkowych obowiązków. Listę płac pod względem
merytorycznym podpisuje Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Administracyjno Gospodarczych
Pani Danuta Groszek bądź Zastępca Naczelnika
Wydziału Spraw Obywatelskich i Administracyjno
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]
Gospodarczych Pani Renata Kromrych/Skarbnik Miasta Ustka Urszula Pietrasiewicz/Zastępca Skarbnika
Miasta Ustka Pani Beata Rogowska/Burmistrz Miasta Ustka Jan Olech/Zastępca Burmistrza Miasta
Ustka Marek Kurowski.
Na podstawie podpisanej listy płac specjalistka ds. kadrowych sporządza zestawienie wynagrodzeń i
przelewa wynagrodzenia na rachunki personelu Projektu.
IV. Obieg dokumentu -wniosku o płatność wraz z częścią sprawozdawczą
CZYNNOŚĆ
PODMIOT
MIEJSCE
SPOSÓB
CZAS
1.Sporządzenie wniosku
Specjalistka ds.
Urząd Miasta Ustka
Sporządzenie wniosku o płatność wraz z
Zgodnie
o płatność wraz z częścią
rozliczeń,
Wydział Rozwoju
częścią sprawozdawczą, załączenie
z terminami
sprawozdawczą
monitoringu i
Lokalnego i
odpowiednich dokumentów
ewaluacji
Integracji
potwierdzających poniesienie wydatków;
Europejskiej
zawartymi
w
umowie o
dofinansowanie
2.Weryfikacja wniosku o
Kierownik Projektu;
Urząd Miasta Ustka
Weryfikacja wniosku pod względem
projektu
Zgodnie
płatność
Asystent Kierownika
Wydział Rozwoju
merytorycznym
z terminami
wraz z częścią
Lokalnego i
(zgodność z realizowanym projektem i
zawartymi w
sprawozdawczą*
Integracji
umową) i akceptacja kosztów w nim
umowie
Europejskiej
ujętych
o dofinansowanie
Urząd Miasta Ustka
Akceptacja-zatwierdzam
projektu
Zgodnie
3.Ostateczna akceptacja
Burmistrz Miasta
o wniosku o płatność
Ustka –przy
z terminami
wraz z częścią
kontrasygnacie
zawartymi w
sprawozdawczą
Skarbnik Miasta
umowie
Ustka
o dofinansowanie
projektu
* W przypadku wystąpienia nieprawidłowości wniosku o płatność wraz z częścią sprawozdawczą – przekazanie
dokumentacji do
specjalistki ds. rozliczeń, monitoringu i ewaluacji, która nanosi korekty i rozpoczęcie
procedury postępowania zgodnej z pkt.IV .
W przypadkach jakichkolwiek innych, nie ujętych powyższym pismem zdarzeń, mają zastosowanie przepisy
obowiązującego prawa.
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]
V Postępowanie w sprawie udzielenia zamówień publicznych.
Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - podpisany przez kierownika
projektu bądź jego asystenta, specjalistkę ds. zamówień publicznych i Skarbnika Miasta Ustka zatwierdza Burmistrz. Zawarte we wniosku o wszczęcie postępowania o udzielania zamówień
publicznych propozycje opisu przedmiotu zamówienia, terminu realizacji, składu Komisji Przetargowej
oraz trybu udzielenia zamówienia są określane przez kierownika Projektu bądź jego asystenta. Wzory
odpowiednich dokumentów określa INSTRUKCJA postępowania w sprawie udzielania zamówień
publicznych w Urzędzie Miasta Ustka zatwierdzona Zarządzeniem Burmistrza Miasta Ustka nr 0151/ZP/
2/2009z dnia 07 stycznia 2009 roku w sprawie zatwierdzenia Instrukcji postępowania w sprawie
udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Ustka oraz Regulaminu Prac Komisji
Przetargowej w Urzędzie Miasta Ustka.
VI. Przechowywanie dokumentacji oraz jej archiwizacja
Dokumentacja merytoryczna dotycząca realizacji projektu znajduje się w Urzędzie Miasta Ustka, przy
ul. Ks.kard.St. Wyszyńskiego 3, 76-270 Ustka w następujących Wydziałach:
o Wydział Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej: wniosek o dofinansowanie Projektu, umowa o
dofinansowanie wraz z ewentualnymi Aneksami, korespondencja z Instytucją Pośredniczącą II stopnia,
Wnioski Beneficjenta o płatność, dokumentacja Uczestników Projektu, dokumentacja związana z
postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego; umowy z Podwykonawcami;
o Wydział Finansów - dokumenty finansowe Projektu, listy płac;
Dokumentacja będzie przechowywana w szafie do archiwizacji dokumentów nie krócej niż do 31
grudnia 2020 roku – zgodnie z terminem ustalonym w
umowie o dofinansowanie - w siedzibie
Urzędu Miasta Ustka przy ul. Ks. Kard. St. Wyszyńskiego 3; 76-270 Ustka w siedzibie Biura Projektu
(pokój.208).
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]
Biuro projektu
Urząd Miasta Ustka
Ul.Ks.Kard.St.Wyszyńskiego 3
76-270 Ustka
Pokój.208
Tel.59 8 154 341
www.ustka.pl
[email protected]