Lublin - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie

Transkrypt

Lublin, 14 stycznia 2014 r.
KA-I.1711.95.2013.EWP
Pani
Helena Zwierzyńska-Studzińska
Kierownik
Wojewódzkiej Przychodni
Stomatologicznej Samodzielnego
Publicznego Zakładu
Opieki Zdrowotnej w Lublinie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie § 25 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. poz. 1509),
w związku z art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U.
z 2013 r. poz. 217) przekazuję zalecenia oparte na ocenach oraz ustaleniach zawartych
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia 2013 r. (znak: KA-I.1711.95.2012.EWP).
Kontrola sprawdzająca została przeprowadzona w dniach 23-26 września 2013 r.
Zalecenie nr 1 w zakresie:
„Obowiązki oraz odpowiedzialność wynikającą z przepisu art. 54 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych powierzać pracownikom jednostki, a nie osobom zatrudnionym na podstawie
umowy zlecenia”.
Podczas kontroli finansowej znak: KA-I.1711.95.2012.EWP ustalono, że w dniu
5 listopada 2012 r. Kierownik jednostki zawarł, na czas nieokreślony, umowę zlecenia z p.
AS na wykonywanie czynności w zakresie funkcji głównego księgowego.
Wskazaną umowę zmieniono Aneksem nr 1 z dnia 24 kwietnia 2013 r., określając termin
jej obowiązywania do dnia 30 czerwca 2013 r., z możliwością przedłużenia czasu jej trwania.
Podczas kontroli sprawdzającej ustalono, że umowa zlecenia obowiązywała do terminu
wskazanego w Aneksie nr 1.
„Zobowiązać pracownika jednostki, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność
wynikającą z art. 54 ust 1 ustawy o finansach publicznych, do dokonywania wstępnej kontroli
wynikającej z ww. przepisów oraz dokumentowania dokonania kontroli wstępnej zgodnie
z art. 54 ust. 3 ww. ustawy”.
Obowiązki i odpowiedzialność wynikające z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych Kierownik jednostki powierzył zakresem czynności z dnia 3 czerwca 2002 r. p.
JH, zatrudnionej na stanowisku starszego specjalisty ds. księgowości. Pracownik ten
powinien dokonywać kontroli wstępnej zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy o finansach
publicznych. Kontrola finansowa znak: KA-I.1711.95.2012.EWP wykazała, że na
dokumentach dotyczących operacji finansowych brak było podpisu p. JH., wskazującego na
dokonanie przez nią kontroli wstępnej.
Podczas kontroli sprawdzającej ustalono, że w jednostce do dnia 30 czerwca 2013 r.
kontroli wstępnej dokumentów dotyczących operacji finansowych dokonywała, zatrudniona
na podstawie umowy zlecenia, p. AS. Przeprowadzenie kontroli dokumentowała zgodnie z
art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
Od dnia 1 lipca 2013 r. kontroli wstępnej dokonywała p. JH - pracownik jednostki,
któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność wynikające z art. 54 ust. 1 ustawy o
finansach publicznych. Przeprowadzenie kontroli dokumentowała zgodnie z art. 54 ust. 3
wskazanej ustawy.
„Czynności związane z prowadzeniem kasy powierzyć osobie, która nie odpowiada za
kontrolę prowadzonej w jednostce gospodarki kasowej”.
Czynności związane z prowadzeniem kasy jednostki w dalszym ciągu wykonuje p. JH –
pracownik, który odpowiada m.in. za kontrolę prowadzonej w jednostce gospodarki kasowej.
Pismem z dnia 28 lutego 2013 r. znak: WPS.I-D/37/13 stanowiącym odpowiedź na
wystąpienie pokontrolne p. Helena Zwierzyńska-Studzińska wskazała, że: „Czynności
związane z prowadzeniem kasy zostały powierzone osobie odpowiadającej za kontrolę
gospodarki kasowej na okres tymczasowy, ponieważ osoba na stałe prowadząca kasę
przebywa obecnie na urlopie macierzyńskim. Z uwagi na wdrożone działania dyscyplinujące
koszty i prowadzenie oszczędnej oraz gospodarnej polityki w Zakładzie, Kierownictwo
Jednostki podjęło decyzję, że nie zatrudnia się dodatkowych osób na zastępstwo. (…)”.
W toku czynności kontrolnych ustalono, że na koniec każdego miesiąca komisyjnie
przeprowadza się w jednostce kontrolę kasy. Ma to miejsce w obecności p. JH - osoby
odpowiedzialnej za jej prowadzenie. Z kontroli kasy sporządzany jest stosowny protokół, w
którym wskazany jest stan gotówki w kasie na koniec miesiąca, a także ostatnie
sporządzone dokumenty przychodowe i rozchodowe. Kwota wskazana w protokole kontroli
kasy jest zgodna ze stanem gotówki w kasie wykazanym w sporządzonym na koniec
miesiąca raporcie kasowym, a dokumenty przychodowe i rozchodowe wskazane w protokole
– są ostatnimi sporządzonymi w trakcie danego miesiąca.
P. JH dokonuje także księgowań dokumentów kasowych w programie komputerowym.
Wystąpienie pokontrolne znak: KA-I.1711.95.2013.EWP
Strona 2 z 8
Mając na względzie powyższe ustalenia, zalecenie pokontrolne nr 1 nie zostało
zrealizowane w zakresie dotyczącym powierzenia kasy osobie, która nie odpowiada za jej
kontrolę. We wskazanym zakresie - ocena negatywna.
Osobą odpowiedzialną za nieusunięcie nieprawidłowości jest p. Helena ZwierzyńskaStudzińska – Kierownik Jednostki.
Zalecenie nr 2: „Pracownikom jednostki ustalać wynagrodzenie zgodnie z obowiązującym
Regulaminem wynagradzania - według kategorii zaszeregowania ustalonej dla danego
stanowiska pracy”.
Spośród 52 osób zatrudnionych w jednostce na podstawie umowy o pracę, metodą
losową wybrano do kontroli akta osobowe 11 pracowników jednostki:
I. Lekarze dentyści: A.D., B.B-P., H.R-S.,
II. Pielęgniarki: D.G., J.H., J.M.,
III. Personel medyczny: M.S., J.K.,
IV. Pozostały personel medyczny: R.T., I.L.,
V. Pracownicy administracji: K.G.
Ustalono, że kategorie zaszeregowania oraz wysokość wynagrodzenia zasadniczego są
zgodne z zapisami obowiązującego w jednostce Regulaminu wynagradzania.
Pracownikowi, u którego podczas kontroli finansowej stwierdzono niewłaściwą kategorię
zaszeregowania, aneksem Nr 2 z dnia 15 lutego 2013 r. do umowy o pracę z dnia 24 lipca
1998 r. zmieniono kategorię wynagrodzenia zasadniczego z XIV na XIII.
Zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane – ocena pozytywna.
Zalecenie nr 3: „Umowy cywilno-prawne zawarte na czas nieokreślony lub bez określania
czasu obowiązywania umowy, doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi
przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (w szczególności art. 142). Przed
zawarciem każdej umowy dokonywać analizy planowanego zamówienia pod kątem jego
podlegania ustawie - Prawo zamówień publicznych. Każdorazowo dokonywać szacowania
wartości zamówienia.
Pismem z dnia 28 lutego 2013 r. znak: WPS.I-D/37/13 p. Kierownik Helena
Zwierzyńska-Studzińska przekazała następującą odpowiedź dotyczącą realizacji zalecenia
pokontrolnego:
„Wszystkie umowy cywilno-prawne zawarte na czas nieokreślony (w tym umowa zlecenia
z p. AS – głównym księgowym) zostały wypowiedziane zgodnie z okresami wypowiedzenia
obowiązującymi w przedmiotowych umowach, a ich nawiązanie (z wyjątkiem umowy
zlecenia dla głównego księgowego) nastąpi w oparciu i z uwzględnieniem art. 142 Ustawy
Prawo zamówień publicznych, przy czym obowiązki oraz odpowiedzialność wynikającą z
przepisu art. 54 ust.1 Ustawy o finansach publicznych, w tym dokonanie wstępnej kontroli
oraz dokumentowanie dokonanej kontroli wstępnej, zgodnie z art. 54 ust. 3 ww. ustawy
zostanie powierzone głównemu księgowemu w ramach umowy o pracę”.
Ustalono, że po otrzymaniu zalecenia pokontrolnego:
Strona 3 z 8
Umowę zawartą na czas nieokreślony z radcą prawnym B.D. w dniu 3 stycznia 2000 r.,
zmieniono aneksem Nr 10 z dnia 1 marca 2013 r. wskazując że umowa miała obowiązywać
do 31 października 2013 r.
Zawarcie z B.D. w 2000 r. umowy na czas nieokreślony spowodowało, że faktyczny
okres jej obowiązywania, czyli wykonywanie tego samego zamówienia przez tego samego
wykonawcę wyniesie łącznie ponad 13 lat.
W okresie zawarcia przedmiotowej umowy obowiązek stosowania przez jednostki
sektora finansów publicznych przepisów o zamówieniach publicznych regulował przepis
art. 28 ust. 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.
Przedmiotową umowę zawarto w czasie obowiązywania ustawy z dnia 10 czerwca
1994 r. o zamówieniach publicznych, zgodnie z którą umowy w sprawach zamówień
publicznych nie mogły być zawierane na czas nieoznaczony, a zawarcie umowy na czas
oznaczony dłuższy niż 3 lata wymagało wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych (art. 73).
Mając na względzie okres obowiązywania umowy, ustaloną w niej kwotę brutto
wynagrodzenia miesięcznego zmienioną następnie aneksami (od 03.01.2000 r. do
31.05.2001 r. – 1 500 zł; od 01.06.2001 r. do 28.02.2007 r. – 1 100 zł; od 01.03.2007 r. –
w dalszym ciągu – 1 500 zł), naruszone zostały przepisy prawa regulujące zasady
zawierania umów, zasady szacowania wartości zamówień i zasady udzielania zamówień
publicznych.
Powyższe stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Jednakże w świetle
art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168) we wskazanym przypadku ustała karalność
naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Aktualnie obowiązujące Prawo zamówień publicznych w art. 143 ust. 1 zezwala na
zawieranie umów na czas nieoznaczony tylko w przypadku umów w nim wymienionych.
Artykuł 142 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych wskazuje, że umowę zawiera się
na czas oznaczony, natomiast ust. 2 tego artykułu zezwala na zawieranie umów na czas
oznaczony dłuższy niż 4 lata, tylko w sytuacjach wyjątkowych, w nim opisanych.
Podstawą ustalenia wartości zamówienia, jak wskazuje art. 32 ust 1 ww. ustawy, jest
całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone
przez zamawiającego z należytą starannością, a do ustalenia wartości zamówienia dla usług
powtarzających się okresowo stosuje się przepis art. 34 ustawy.
Od prawidłowo ustalonej wartości zamówienia zależeć będzie wybór trybu udzielenia
zamówienia i zawarcie umowy. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia jest niezwykle
ważne, albowiem zgodnie z art. 34 ust. 2 Prawa zamówień publicznych wybór podstawy
ustalenia wartości zamówienia na usługi powtarzające się okresowo nie może być dokonany
w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.
Strona 4 z 8
Ponadto ustalono, że:
Umowę zalecenia nr 6/06 z dnia 2 stycznia 2006 r. zawartą na czas nieokreślony
z lek. med. I.A., zmieniono aneksem nr 4 z dnia 1 marca 2013 r. wskazując, że zlecenie
będzie wykonywane w okresie od dni 2 stycznia 2006 r. do dnia 31 grudnia 2013 r.
Umowę zlecenia nr 15/08 z dnia 25 stycznia 2008 r. zawartą na czas nieokreślony
z lek. med. D.P-Z rozwiązano pismem z dnia 26 marca 2013 r. z zachowaniem okresu
wypowiedzenia, który upłynął 14 kwietnia 2013 r.
Umowę zlecenia nr 18/08 z dnia 22 lutego 2008 r., zawartą na czas nieokreślony
z lek. med. J.S, zmieniono aneksem nr 1 z dnia 1 marca 2013 r. wskazując, że zlecenie
będzie wykonywane w okresie od 22 lutego 2008 r. do 31 grudnia 2014 r.
Umowę zlecenia nr 19/2010 z dnia 2 stycznia 2010 r., zawartą na czas nieokreślony
z lek. med. E.L., zmieniono aneksem nr 2 z dnia 1 marca 2013 r. wskazując, że zlecenie
wykonywane będzie w okresie od 4 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2013 r.
Umowę zlecenia nr 29/12 z dnia 5 listopada 2012 r. zawartą na czas nieokreślony
z A.S., której przedmiotem było wykonywanie czynności w zakresie pełnienia funkcji
głównego księgowego (umowna kwota wynagrodzenia miesięcznego - 1 800 zł brutto),
zmieniono aneksem nr 1 z dnia 24 kwietnia 2013 r. wskazując, że umowa została zawarta na
okres od dnia 5 listopada 2012 do 30 czerwca 2013 r.
Przeprowadzone dowody udokumentowano w aktach kontroli (akta kontroli str. 9-18)
Do dnia kontroli wynagrodzenie za każdą z powyższych umów nie przekroczyło kwoty
wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Ponadto ustalono, że okres obowiązywania niektórych umów zlecenia zawartych
w 2011 r. i 2012 r. przedłuża się aneksami na kolejne miesiące. Do dnia zakończenie kontroli
kwota umów, których okres obowiązywania został przedłużony nie przekroczyła wyrażonej
w złotych równowartości 14 000 euro. W roku 2013 (do dnia zakończenia kontroli) zawarto
trzy umowy zlecenia. Zawarto je na czas określony nie dłuższy niż cztery lata. Kwota żadnej
z umów do dnia kontroli nie przekroczyła wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro.
W związku z rozwiązaniem lub określeniem terminu obowiązywania umów zlecenia
zawartych na czas nieokreślony, zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane – ocena
pozytywna.
Zalecenie nr 4: „Opracować w jednostce procedurę kontroli zarządczej eliminującą
przypadki dwukrotnej zapłaty za ten sam dokument księgowy i wprowadzić procedurę
w życie”.
Pismem z dnia 28 lutego 2013 r. znak: WPS.I-D/37/13 p. Kierownik Helena
Zwierzyńska-Studzińska przekazała następującą odpowiedź dotyczącą realizacji zalecenia
pokontrolnego:
„Eliminacja ryzyka podwójnej zapłaty za to samo zobowiązanie zostanie przez WPS SPZOZ
w Lublinie opracowana jako procedura kontroli zarządczej (…)”.
Strona 5 z 8
Do kontroli przedłożono Zarządzenie wewnętrzne nr 6/2013 Kierownika Wojewódzkiej
Przychodni Stomatologicznej Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej
w Lublinie z dnia 8 maja 2013 r. Zarządzeniem wprowadzono do stosowania „Plan kontroli
zarządczej” stanowiący załącznik nr 1 do ww. Zarządzenia. W „Planie…” wskazano, że
kontrolę terminów płatności i eliminacji podwójnych płatności za faktury będzie dokonywać
na bieżąco starszy specjalista ds. księgowości.
Do kontroli przedłożono Załącznik (także o numerze 1) do ww. Zarządzenia.: „Procedury
kontroli zarządczej w Wojewódzkiej Przychodni Stomatologicznej Samodzielnym Publicznym
Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Lublinie”. W zakresie eliminacji podwójnej zapłaty
w „Procedurach…” zapisano:
§ 5 pkt 2 „Podstawowe zadania działalności kontrolnej w WPS SP ZOZ obejmują: (…)
5) eliminację ryzyka podwójnej zapłaty za to samo zobowiązanie”.
Przeprowadzone dowody udokumentowano w aktach kontroli (akta kontroli str. 19 - 28).
Zapisu zawartego w § 5 pkt 2 podpunkt 5 „Procedur…” nie można uznać za procedurę.
Z powyższego zapisu nie wynika sposób postępowania eliminujący przypadki dwukrotnej
zapłaty za ten sam dokument księgowy.
Mając na względzie powyższe, stwierdzić należy, że w jednostce nie opracowano
procedury kontroli zarządczej eliminującej przypadki dwukrotnej zapłaty za ten sam
dokument księgowy. Dowodem na to jest fakt, że w toku czynności kontrolnych dotyczących
realizacji zalecenia nr 5, stwierdzono przypadki dwukrotnej zapłaty za ten sam dokument
księgowy:
- zapłaty za fakturę VAT nr ZTM 0179/13 wystawioną dnia 20 marca 2013 r. przez firmę
Technopol Medical Sp. z o.o. (nr identyfikacyjny ZK 174/03) na kwotę 500,65 zł dokonano
5 kwietnia 2013 r. (WB 48). Następnie za ww. fakturę dokonano ponownej zapłaty
w kwocie 500,65 zł – 17 kwietnia 2013 r. (WB 53),
w kwocie 103,32 zł – 17 kwietnia 2013 r. (WB 53).
Nadpłatę środków, powstałą w związku z dwukrotną płatnością za ww. faktury, wpłaconych
na konto kontrahenta, zaliczono następnie na poczet późniejszych zobowiązań względem
niego. Nadpłatą pokryto zobowiązania za następujące faktury:
Strona 6 z 8
- fakturę nr ZTM 0228/13 (nr identyfikacyjny 212/04) wystawioną 8 kwietnia 2013 r.
na kwotę 634,70 zł,
- fakturę nr ZTM 0286/13 (nr identyfikacyjny ZK 256/04) wystawioną 30 kwietnia 2013 r.
- fakturę nr ZTM 0302/13 (nr identyfikacyjny ZK 277/05) wystawioną 9 maja 2013 r.
na kwotę 391,73 zł – nadpłatą pokryto kwotę 174,94 zł; do niniejszej faktury w dniu
27 maja 2013 r. (WB 68) dokonano dopłaty w kwocie 216,79 zł.
Przeprowadzone dowody udokumentowano w aktach kontroli (akta kontroli str. 29 - 38)
Zalecenie pokontrolne nie zostało zrealizowane – ocena negatywna.
Osobą odpowiedzialną za nieusunięcie nieprawidłowości jest p. Helena ZwierzyńskaStudzińska – Kierownik Jednostki.
Zalecenie nr 5: „Zobowiązania jednostki regulować w terminach wynikających z zawartych
umów/otrzymanych dowodów księgowych. W wypadku opóźnienia zapewniać deklarację
nienaliczania odsetek”.
Kontroli poddano terminowość regulowania zobowiązań jednostki za faktury stanowiące
koszty miesięcy IV-VII 2013 r. wystawione przez następujących kontrahentów:
- PGF Utrica Sp. z o.o., za dostawę leków,
- Bialmed Sp. z o.o. , za dostawę sprzętu medycznego, preparatu alkoholowego, środków
dezynfekcyjnych,
- Techpol Medical Sp. z o.o., za wykonanie przeglądów konserwacyjnych sprzętu
i aparatury medycznej oraz wykonania ich napraw,
- Platinum Oil Sp. z o.o., za wodę demineralizowaną.
Kontroli poddano łącznie 74 dowody księgowe.
Podczas kontroli ustalono, że płatności regulowano w terminach wynikających
z wystawionych rachunków/zawartych umów (z wyjątkiem przypadków podwójnej zapłaty za
ten sam dokument księgowy).
Tym samym zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane – ocena pozytywna.
Zalecenie nr 6: „Na koncie 405-041 (Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia wydawnictwa-prasa) księgować wyłącznie koszty związane ze świadczeniami na rzecz
pracowników”.
Strona 7 z 8
Kontroli poddano koszty zaksięgowane na koncie 405-041 (Ubezpieczenia społeczne
i inne świadczenia – Wydawnictwa-prasa) poniesione przez jednostkę w miesiącach IV – VI
2013 r. (łącznie 7 dowodów księgowych). Ustalono, że na koncie księgowano wyłącznie
koszty związane z zakupem wydawnictw/prasy, tj. koszty zgodne z zakresem prowadzonej
na nim ewidencji.
Zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane – ocena pozytywna.
W związku z powyższym poleca się ponownie:
1. Czynności związane z prowadzeniem kasy powierzyć osobie, która nie odpowiada za
kontrolę prowadzonej w jednostce gospodarki kasowej.
2. Opracować w jednostce procedurę kontroli zarządczej eliminującą przypadki dwukrotnej
zapłaty za ten sam dokument księgowy i wprowadzić procedurę w życie.
Zarząd Województwa oczekuje od Pani Kierownik, w terminie miesięcznym od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia, złożenia informacji o wykonaniu zaleceń, a także
podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.
z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
/-/ Tomasz Pękalski
Członek Zarządu Województwa Lubelskiego
Strona 8 z 8

Lublin - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie

Transkrypt

Podobne dokumenty

Stażysta w dziale księgowości Zadanie 1:

formularza zgłoszeniowego

wezwanie do zapłaty

Wzór wezwania do zapłaty

Wystąpienie pokontrolne 2012 - biuletyn informacji publicznej Dom

Zmiana umowy z czasu określonego na czas nieokreślony

formularz zgłoszeniowy na szkolenie

Sz.P. Jerzy Ch. …………….. WEZWANIE DO ZAPŁATY Niniejszym