Katowice, dnia - Uniwersytet Śląski w Katowicach

Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
Zarządzenie nr 50
Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 kwietnia 2014 r. w sprawie
realizacji Projektu International research network for study and development of new tools
and methods for advanced pedagogical science in the field of ICT instruments, e-learning and
intercultural competences (IRNet) realizowanego w ramach 7. Programu Ramowego
(Działanie Marie Curie: Międzynarodowa Wymiana Pracowników Naukowych).
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst
jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania
grantu (Grant Agreement) nr PIRSES-GA-2013-612536 zawartą pomiędzy Agencją Wykonawczą
ds. Badań Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję
Europejską a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach – Koordynatorem Projektu, zgodnie
z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie
zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów
finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 – Prawo o szkolnictwie wyższym (ze
zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz zarządzeniem nr 47/2008
z dnia 28 lipca 2008 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad
zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze
środków określonych w art. 98 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz
w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub
innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam, co następuje:
I.
Postanowienia ogólne
§1
1.
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
Projektu International research network for study and development of new tools and
methods for advanced pedagogical science in the field of ICT instruments, e-learning and
intercultural competences (IRNet), zwanego dalej Projektem.
2.
Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach oraz następujące
instytucje:
1) Beneficjentów Projektu:
a) Curtin University of Technology, Australia,
b) Borys Grinchenko Kyiv University, Ukraina,
Strona
2) Partnerów Projektu:
1
a) Universiteit Twente, Holandia,
b) Universidad de Extremadura, Hiszpania,
c) Constantine the Philosopher University in Nitra, Słowacja,
d) Fundação Minerva-Cultura-Ensino e Investigação Científica, Portugalia,
e) Ostravská univerzita v Ostravě, Czechy;
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
c) Dniprodzerzhinsk State Technical University, Ukraina,
d) State Higher Professional Education Institution Herzen State Pedagogical University
of Russia, Rosja.
3.
Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement)
nr PIRSES-GA-2013-612536 wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Agencją Wykonawczą
ds. Badań Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję
Europejską a Koordynatorem Projektu, do której przystąpili wskazani w ust. 2 Beneficjenci
Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia Umową.
4.
Przez Beneficjentów Projektu rozumie się instytucje z krajów Unii Europejskiej (Holandia,
Hiszpania, Słowacja, Portugalia, Czechy), które podpisują Umowę z Agencją Wykonawczą
ds. Badań Naukowych.
5.
Przez Partnerów Projektu rozumie się instytucje z krajów trzecich (Ukraina, Rosja), które
nie podpisują Umowy z Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych.
6.
Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Partnerami a Beneficjentami
Projektu jest Umowa Partnerska (Partnership Agreement).
7.
Zgodnie z Umową Projekt realizowany jest przez 48 miesięcy: od dnia 1 stycznia 2014 r.
do dnia 31 grudnia 2017 r.
II.
Szczególne postanowienia finansowe
§2
1.
Wkładem finansowym UE na rzecz Partnerów Projektu dysponują Beneficjenci Projektu.
Płatności dla naukowców przyjeżdżających z organizacji partnerskich, które kwalifikują się
do finansowania przez UE (Ukraina, Rosja) stanowią zadanie Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach zaangażowanego w wymianę jako organizacja goszcząca.
2.
Zgodnie z postanowieniami Umowy Partnerskiej kwota 4% ogólnego wkładu finansowego
UE stanowi koszty zarządzania i pozostaje do wyłącznej dyspozycji Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach jako Koordynatora Projektu z przeznaczeniem na cele prac związanych
z koordynacją Projektu. Koszty zarządzania są naliczane od rzeczywistego wkładu UE,
wyliczonego zgodnie z faktyczną ilością zrealizowanych osobomiesięcy wyjazdu każdego
naukowca uczestniczącego w Projekcie.
III.
Realizacja Projektu
§3
Strona
1) Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr PIRSES-GA-2013-612536;
2) Umową Partnerską (Partnership Agreement);
3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.;
4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r.
w sprawie wprowadzenia „Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem
2
Projekt realizowany jest zgodnie z:
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
środków
funduszy
strukturalnych
oraz
innych
środków
i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach”;
5) przepisami niniejszego zarządzenia.
europejskich
Zarządzanie Projektem
IV.
§4
1.
Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum,
podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej
i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Partnerska, zawarta
pomiędzy Beneficjentami i Partnerami Projektu.
2.
Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie Śląskim
w Katowicach jest Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji. Władze wymienionej jednostki są
zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia
wkładu własnego do Projektu.
3.
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
powołuje się na okres od dnia od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia zakończenia Projektu dla
potrzeb zarządzania i realizacji Projektu:
1) Zespół Wykonawczy;
2) Zespół Nadzorujący.
§5
Zespół Wykonawczy Projektu
W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
Kierownik Projektu;
Zespół wspierający Kierownika Projektu;
Koordynator ds. wymiany osobowej;
Koordynator ds. organizacji imprez;
Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt.
§6
Kierownik Projektu
Strona
1) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi 7. Programu Ramowego;
2) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań
wykonywanych w ramach Projektu;
3) wraz z odpowiednimi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach – kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu;
4) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej projekt, nadzór, monitorowanie
i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie
bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu;
5) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań
Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie,
3
Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności:
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz
ewidencjonowanie kart czasu pracy;
6) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem,
raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów
dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu;
7) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione
w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu
wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania
sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych
przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.);
8) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu,
9) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu, przygotowywanie części
opisowej sprawozdań;
10) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji
Europejskiej SESAM;
11) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu;
12) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu;
13) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany
jest Projekt;
14) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na
piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik
Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o problemach w realizacji Projektu.
§7
Zespół wspierający Kierownika Projektu
Zespół wspierający Kierownika Projektu wspomaga Kierownika Projektu w zakresie
zarządzania konsorcjum projektowym oraz projektem przy wsparciu kompetentnych jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu.
§8
Koordynator ds. wymiany osobowej
Do zadań Koordynatora ds. wymiany osobowej należy wykonywanie lub nadzorowanie
czynności organizacyjnych niezbędnych do realizacji wymiany osobowej w ramach Projektu
przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
§9
Koordynator ds. organizacji imprez
Strona
4
Do zadań Koordynatora ds. organizacji imprez należy wykonywanie lub nadzorowanie
czynności organizacyjnych w zakresie organizacji imprez projektowych (konferencje, warsztaty)
przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
§ 10
Zespół Nadzorujący
1.
W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
2.
Prorektor ds. Finansów i Rozwoju;
Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką;
Kanclerz;
Kwestor;
Dziekan Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji.
Do zadań Zespołu Nadzorującego należy:
1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji
Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu;
2) współpraca z kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności
uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
V.
Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§ 11
1.
Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami
ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U.
z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst
jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym
w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia
2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn.
zm.) oraz zarządzeniem nr 47/2008 z dnia 28 lipca 2008 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego
w sprawie szczegółowych zasad zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących
w realizacji projektów finansowanych ze środków określonych w art. 98 ust. 1 pkt 11
ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym.
2.
Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwoty dostępnej w zakresie
kategorii kosztów zarządzania i musi być zgodna z przepisami prawa, z wytycznymi w
zakresie kwalifikowania wydatków w ramach 7. Programu Ramowego oraz zarządzeniami
obowiązującymi w Uniwersytecie.
3.
Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek
Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej
Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga
potwierdzenia środków przez osobę upoważnioną.
VI.
Zasady realizacji dostaw i usług
Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami
obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się
i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.
Strona
1.
5
§ 12
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
2.
Każdy wniosek o usługę/zakup musi być przygotowany zgodnie z wymogami stosowanego
w Uniwersytecie systemu elektronicznego i zawierać niezbędne, przyporządkowane numery
oraz opis przedmiotu zakupu/usługi. Wniosek musi być podpisany przez Kierownika
Projektu.
3.
Weryfikacja z budżetem Projektu zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki
realizowane w ramach Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów.
4.
Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania
materiałów z magazynu.
VII.
Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 13
1.
Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie
w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność,
poufność i bezpieczeństwo.
2.
Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami
określonymi w „Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego”, wprowadzonej
zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm.
VIII. Ochrona danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów
określonych jako poufne
§ 14
Przetwarzanie danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych
jako poufne w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych, przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie i zapisami
Umowy.
IX.
Zakaz zbycia aktywów trwałych
Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez
Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji
Projektu.
2.
Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy
jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt.
3.
Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym
z natury zgodnie z przepisami.
Strona
1.
6
§ 15
Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej
w zakresie badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr PIRSES-GA-2013-612536
X.
Postanowienia końcowe
§ 16
W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu,
zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r.
w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm.
oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu.
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od
dnia od 1 stycznia 2014 r.
REKTOR
Strona
7
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś