Oprogramowanie dla biznesu

Oprogramowanie dla biznesu
Numer 10 (68) Październik 2009
WDROśENIE SYSTEMU LEO III W TOYOTA LEASING POLSKA
(STUDIUM PRZYPADKU)
CZY TO MOśLIWE, ABY WDROśENIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO, NA KTÓRYM OPIERA SIĘ
CAŁA DZIAŁALNOŚĆ FIRMY, ZAKOŃCZYŁO SIĘ W ZAKŁADANYM CZASIE I BUDśECIE? MY NIE
MAMY CO DO TEGO śADNYCH WĄTPLIWOŚCI. PRZYKŁAD WDROśENIA SYSTEMU LEO III
W FIRMIE TOYOTA LEASING POLSKA POKAZUJE, śE DOBRZE PRZEMYŚLANY, ZAPLANOWANY
I ZREALIZOWANY Z ZAANGAśOWANIEM PROJEKT MOśNA PRZEPROWADZIĆ Z SUKCESEM.
Toyota Leasing Polska sp. z o.o. dzięki wdroŜeniu LEO III dołączyła do grona Klientów
firmy ADH-Soft posiadających najnowocześniejsze narzędzie do zarządzania procesami
biznesowymi w działalności leasingowej. Dzięki zamianie starszej wersji systemu na LEO
III, TLP będzie mogła w sposób bardziej elastyczny budować nowe produkty i promocje
dla swoich klientów.
W 2002 roku Toyota Leasing Polska (TLP) dołączyła do grona firm uŜywających systemu
do obsługi leasingu LEO 2. Oprogramowanie to 7 lat temu w zupełności wystarczało do
zarządzania umowami leasingowymi. Jednak wraz ze wzrostem konkurencji oraz słabszą
koniunkturą na rynku leasingowym firmy zaktywizowały działania, które miały na celu
uatrakcyjnić oferowane usługi. Coraz częściej pojawiały się oferty leasingu
z finansowaniem róŜnych rodzajów ubezpieczeń (komunikacyjne, GAP, od bezrobocia),
serwisów, depozytów na wykup itp. Firma ADH-Soft szybko dostrzegła tę lukę
i przygotowała nową wersję systemu, która – w odróŜnieniu od poprzedniej wersji,
posiadanej przez kilkadziesiąt firm leasingowych – daje moŜliwości budowania najbardziej
skomplikowanych produktów finansowych.
Przed wdroŜeniem systemu LEO III w TLP postawiono konkretne cele biznesowe:
Znaczący wzrost jakości wykonywania wewnętrznych procedur:
•
•
Dzięki funkcjonalności WorkFlow moŜliwe stało się zaimplementowanie
bezpośrednio do aplikacji całego procesu biznesowego zarządzania kontraktami
leasingowymi od powstania oferty do zakończenia umowy,
Budowa procesu w podziale na charakter wykonywanych zadań operacyjnych
pozwala na łatwiejsze zarządzanie rozdziałem kompetencyjnym pracowników.
Zwiększenie bezpieczeństwa przy tworzeniu i procesowaniu umów:
•
•
•
•
Konstrukcja procesu WorkFlow pozwala na zmiany umów tylko w tych obszarach,
które
odpowiadają
konkretnym
etapom
procedowania
(aneksowanie
i fakturowanie tylko dla umów aktywnych, wystawianie opłat inicjalnych dla umów
przed aktywacją itp.),
Pełna historia wykonanych zmian w umowie pozwala wychwycić etapy, w których
moŜna poprawić wydajność procesu,
Kontrolery danych czuwają nad kompletnością i poprawnością wprowadzanych
danych od samego początku trwania umowy, aby na późniejszych etapach nie
było konieczności uzupełniania informacji koniecznych do aktywacji kontraktu,
Automatyzacja księgowań bez konieczności wyboru wzorców przez operatora
ogranicza liczbę błędów w systemie finansowo księgowym.
Zintegrowanie kalkulatorów w LEO z kalkulatorami webDFE:
•
•
W uŜytkowanym w TLP systemie webDFE kalkulacje są tworzone w nowej
strukturze z uwzględnieniem wszystkich moŜliwości, jednak podczas importu
wniosku do LEO 2 większość cennych informacji była gubiona. W LEO III
kalkulacje z webDFE do LEO przenoszone są jeden do jednego,
Proces WorkFlow w kontraktach jest bezpośrednim przedłuŜeniem procesu
z webDFE. Wykorzystanie tej samej technologii pozwoliło na proste zastosowanie
kontrolerów danych w LEO III wykorzystywanych do tej pory w webDFE.
Zapewnienie mechanizmów monitorujących stan obsługi umów leasingowych:
•
•
Dzięki rozszerzonej strukturze przechowywanych danych w LEO III przy pomocy
dowolnego systemu raportowania moŜliwe jest budowanie raportów analitycznych
wychwytujących obszary procesu, które wymagają poprawy lub interwencji,
Definiowalne drzewo widoków w oknie umów daje pierwszą i natychmiastową
kontrolę wykonanych czynności (np. gałązka „niezafakturowane kontrakty
w bieŜącym miesiącu” powinna zawsze być pusta po procesie fakturowania).
Udostępnienie moŜliwości budowania nowych produktów finansowych:
•
•
Dzięki rozbudowanemu kalkulatorowi finansowemu analitycy dostają narzędzie do
tworzenia dowolnie rozbudowanych kalkulacji leasingowych,
Modele finansowania uŜywane w webDFE zostaną zaimplementowane w LEO III.
Pozwoli to na pełniejszą kontrolę poprawności wprowadzanych parametrów
kalkulacji.
WdroŜenie systemu LEO III
W listopadzie 2008 w TLP rozpoczęto wdroŜenie systemu LEO III firmy ADH-Soft
z modułami dodatkowymi do zarządzania kończeniem umów (RCT), rozliczeń w czasie
według XIRR (AIC), zarządzania sprawami windykacyjnymi (VMM). W trakcie trwania
wdroŜenia został uruchomiony równoległy podprojekt zakładający modyfikację
istniejących kalkulatorów leasingowych (zmniejszenie liczby oraz rozbudowę o nowe
ubezpieczenia finansowane w racie) na bazie nowych moŜliwości systemu. Rozszerzenie
projektu w trakcie jego trwania spowodowało znaczący wzrost obszaru konfiguracji
systemu. Początkowo projekt obejmował przeniesienie obecnej funkcjonalności na nowy
system. Jednak w trakcie wdroŜenia zdecydowano o jak najszybszym wykorzystaniu
moŜliwości LEO III i wprowadzono nowy produkt dający wiele ciekawych moŜliwości
potencjalnym leasingobiorcom.
Przebieg wdroŜenia
Planowanie
Celem tego etapu było zbudowanie załoŜeń umoŜliwiających odwzorowanie
funkcjonalności LEO 2 w LEO III. Podczas wielu spotkań z pracownikami TLP
budowano koncepcję pierwszej konfiguracji, na podstawie której powstał dokument
KDZ (Karta Definicji Zadania). W oparciu o ten dokument nastąpiła docelowa
konfiguracja systemu.
Konfiguracja
Podczas wielu warsztatów z kluczowymi uŜytkownikami przełoŜono zapisaną w KDZ
konfigurację do systemu LEO III. Warsztaty zostały poprzedzone szkoleniem,
podczas którego przekazano wszystkie informacje na temat nowych funkcji
systemu. Dzięki takiemu podejściu do warsztatów współpraca z uŜytkownikami
kluczowymi przebiegała bardzo sprawnie i konstruktywnie.
Testy z kluczowymi uŜytkownikami
Po wprowadzeniu konfiguracji przystąpiono do testów. Testy wykonywane były
przez pracowników TLP, którzy w nowym systemie procesowali umowy od
powstania do zakończenia. Poprawki były nanoszone i weryfikowane na bieŜąco, do
momentu, kiedy osiągnięto zgodność konfiguracji z procesami biznesowymi TLP.
Migracja
W ramach wdroŜenia LEO III przewidziano 2 etapy migracji testowej oraz migrację
produkcyjną. Proces migracji obejmował 2 obszary danych. Pierwszy obszar to dane
umów LEO 2, które zostały przekonwertowane na strukturę LEO III. Drugi obszar
dotyczył wprowadzonej konfiguracji. Dzięki temu podejściu pracownicy TLP mogli
testować „stare” umowy w nowej konfiguracji.
Uruchomienie produkcyjne
WdroŜenie zakończyło się w sierpniu 2009. Produkcyjnie system został
uruchomiony w pierwszy weekend września. Dzięki temu zmiana systemu
przebiegła bez konieczności przerywania pracy, a co za tym idzie bez strat.
Podczas pierwszych 2 tygodni pracy w nowym systemie pracownicy TLP mogli liczyć
na wsparcie konsultantów ADH-Soft, którzy codziennie przebywali w siedzibie TLP.
Korzyści
Dzięki wdroŜeniu systemu do obsługi leasingu LEO III zarząd firmy Toyota Leasing Polska
ma o wiele większe moŜliwości monitorowania, przestrzegania oraz poprawności
wewnętrznych procedur. O wiele łatwiej i szybciej moŜna wychwycić wszystkie słabe
strony procesu biznesowego i w bardzo prosty sposób je poprawić, dzięki prostemu
i intuicyjnemu konfiguratorowi WorkFlow.
Niezaprzeczalną korzyścią, która została juŜ osiągnięta, jest wprowadzenie na rynek
nowoczesnego produktu finansowego. Pozwoli to zwiększyć zysk, a jednocześnie da
poczucie bezpieczeństwa leasingobiorcom. Integracja kalkulacji tworzonej w webDFE
z kalkulacją w LEO pozwoli na łatwiejsze zarządzanie aneksami do umów.
WdroŜenie systemu LEO III pozwoli firmie Toyota Leasing Polska na skuteczne
konkurowanie z innymi firmami leasingowymi przez wiele lat, a w okresie słabszej
koniunktury, który nadszedł w bieŜącym roku, pozwoli na elastyczniejsze reagowanie na
zmiany zapotrzebowań na rynku leasingowym.
Tomasz Kszczot (napisz do autora)