Sprawozdanie z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Mazowieckim

WOJEWODA MAZOWIECKI
Warszawa, 30 września 2016 r.
WPS-IX.431.4.5.2016
Pan
Zdzisław Biszewski
Dyrektor
Mazowieckiego Centrum
Polityki Społecznej
SPRAWOZDANIE Z KONTROLI
przeprowadzonej w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej
w dniach 19 – 20 września 2016 r.
Kontrola doraźna w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej została przeprowadzona
w trybie uproszczonym w dniach 19 - 20 września 2016 r. Kontrolę przeprowadzili: Wiesława
Puciłowska – kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej, Agnieszka
Woźniak – Markowska – inspektor wojewódzki oraz Grzegorz Kamiński – starszy inspektor
wojewódzki
na
podstawie
upoważnień
Nr
162/WPS,
Nr
163/WPS/2016,
Nr 164/WPS/2016.
[akta kontroli – str. 5 - 7 upoważnienia do kontroli]
W książce kontroli dokonano wpisu pod pozycją 7 w 2016 r.
Przedmiotem kontroli była organizacja i realizacja zadań zleconych z zakresu administracji
rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych
(Dz. U. z 2015 r. poz. 114, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa
w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195), w związku z koordynacją systemów
zabezpieczenia społecznego, w okresie od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli.
Wyjaśnień udzielali: pani Lidia Ułanowska - Zastępca Dyrektora Mazowieckiego Centrum
Polityki Społecznej, pani Barbara Krupa – Kierownik Wydziału ds. Koordynacji Systemów
Zabezpieczenia Społecznego oraz pan Paweł Piekarski – starszy inspektor w Wydziale
ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego.
[akta kontroli – str. 8 upoważnienia do składania wyjaśnień]
Kontrola została przeprowadzona na prośbę Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Celem kontroli było wykazanie rzeczywistej liczby spraw prowadzonych przez marszałków
województw. Licząc sprawy kierowano się zgodnie z zaleceniami Ministerstwa następującymi
kryteriami:
1. rozumienie sprawy zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych
z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych w pkt. 3 objaśnień do kwartalnego
sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych
zawierającego informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych;
2. rozumienie sprawy zgodnie z zasadą „jeden wnioskodawca/rodzina w jednym okresie
zasiłkowym”;
3. nieidentyfikowanie sprawy jako „jedno nazwisko to jedna sprawa” ponieważ na jednym
wniosku może być kilka nazwisk, jednakże nie należy tego rejestrować jako kilka spraw;
4. całkowita liczba spraw załatwionych powinna stanowić sumę spraw wykazywanych
w częściach A i B sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych zawierającego informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego.
Ustalenia kontroli
Zadania z zakresu koordynacji zabezpieczenia społecznego w Mazowieckim Centrum Polityki
Społecznej realizuje Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, zgodnie
z § 32 pkt. 2 Regulaminu Organizacyjnego MCPS zadanie realizują następujące zespoły
zadaniowe w ramach Wydziału:
1. Zespół ds. ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych,
2. Zespół ds. koordynacji świadczeń rodzinnych i wymiany informacji,
3. Zespół ds. nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych.
Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej kieruje pan Zdzisław Biszewski. Zgodnie z § 7 ust. 5
Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej podczas jego
2
nieobecności dyrektora zastępuje wyznaczony zastępca, a w razie nie wyznaczenia zastępcy,
co ma miejsce w obecnej sytuacji, Zastępca Dyrektora ds. wsparcia dziecka i rodziny.
Na dzień kontroli zadnie realizowało 26 pracowników (w tym 2 osoby przebywają na urlopie
rodzicielskim), przy czym 2 osoby radca prawny i informatyk były zatrudnione w innych
wydziałach. Upoważnienie do dokonywania czynności dotyczących realizacji świadczenia
wychowawczego w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego określonych
w ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci posiadały 2 osoby.
Upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach ustalenia prawa dla opiekunów, w tym
także do wydawania decyzji w tych sprawach oraz do załatwiania spraw dotyczących realizacji
świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i wydawania
w tych sprawach decyzji posiadało 3 pracowników.
[akta kontroli – str. 9 – 12 wykaz pracowników Wydziału; str. 13 – 16 upoważnienie do
dokonywania czynności dot. realizacji świadczenia wychowawczego w ramach koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego; str. 17 - 19 upoważnienie do załatwiania spraw
dotyczących realizacji świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego; str. 20 - 22 upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach ustalenia
prawa dla opiekunów]
Od dnia 1 stycznia 2013 r. w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej obowiązuje instrukcja
kancelaryjna wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt wprowadzona Zarządzeniem nr 17/2012
Dyrektora Miejskiego Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2012 r.
Instrukcja wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt została zatwierdzona przez Dyrektora
Archiwum Państwowego w Warszawie. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej
sprawy z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego były rejestrowane w spisach
spraw.
Ze względu na obowiązujący Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Mazowieckiego Centrum Polityki
Społecznej w Warszawie Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego
prowadzi następujące rodzaje rejestrów:
440 – świadczenia rodzinne,
441 – świadczenia alimentacyjne,
071 – współpraca z organami administracji samorządowej,
072 – współpraca z innymi instytucjami krajowymi i osobami fizycznymi.
3
Jak ustalono podczas kontroli, do realizacji kontrolowanych zadań została zawarta umowa
nr 97/348/2011 z dnia 22 października 2011 r. z firmą Quicksoft Roman Wnuk – Lipieński
w przedmiocie udzielenie przez Licencjodawcę (firmą Quicksoft Roman Wnuk – Lipieński)
i przyjęcia przez licencjobiorcę (MCPS) prawa do okorzystania z programu M-SQRS –
Świadczenia Rodzinne. Pismem z dnia 19 grudnia 2014 r. strony rozwiązały umowę w związku
cofnięciem przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej świadectwa zgodności o numerze
2/1.02/SR/W/2014 dla oprogramowania M-SRQS – Świadczenia rodzinne. 16 października 2015 r.
zawarto umowę z firmą Sygnity Spółka Akcyjna nr 85/288/15 na dostawę oprogramowania oraz
udzielenie licencji na oprogramowanie do obsługi świadczeń rodzinnych (ŚR) z modułem
windykacja
(WN)
wraz
z
utrzymaniem
od
dnia
1
stycznia
2016
r.
do
dnia
31 grudnia 2016 r.
W 2015 r. sprawy były rejestrowane wyłącznie w wewnętrznym systemie kancelaryjnym MCPS,
a dane do sprawozdania w 2015 r. były ręcznie wpisywane do Centralnej Aplikacji Statystycznej.
Sprawy były rejestrowane pojedynczo na podstawie pierwszego pisma/wniosku rozpoczynającego
sprawę, a wpływające dodatkowe dokumenty, które dotyczyły sprawy już zarejestrowanej nie były
rejestrowane jako odrębne sprawy tylko traktowane jako jedna sprawa.
W roku 2016, w związku z zawarciem umowy na dostawę oprogramowania, sprawy były
rejestrowane w systemie do obsługi Świadczeń Rodzinnych. Jednak jak ustalono podczas kontroli
dane do Kwartalnych sprawozdań rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów
zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani
zleconego z zakresu administracji rządowej w 2016 r. nie były generowane bezpośrednio
do Centralnej Aplikacji Statystycznej, a wprowadzane ręcznie na podstawie danych z bazy
rekordów. Jak wyjaśnił dyrektor MCPS „Sprawozdania są wykonywane z systemu dziedzinowego
poprzez dedykowaną funkcję oprogramowania, następnie na podstawie wygenerowanych danych
uzupełniany jest druk sprawozdania w CAS poprzez wykorzystanie operacji wypełnienie
sprawozdania. Ww. metoda składania sprawozdań jest dopuszczalna przez Centralną Aplikację
Statystyczną i była stosowana przez MCPS od początku sprawozdawczości.”
[akta kontroli – str. 23 wyjaśnienia dot. metodologii sporządzania Kwartalnych sprawozdań
rzeczowo – finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych przez MCPS]
4
Zagadnienia podlegające ocenie
Ustaleń dokonano na podstawie analizy: raportów z listy spraw wygenerowanych z systemu
dziedzinowego za 2016 r., raportów z listy wniosków wygenerowanych z systemu dziedzinowego
za 2016 r., wydruków z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS za 2015 r. i 2016 r.
2015 rok
Sprawy 2015 rok
Dane I, II, III i IV kwartał 2015 r. z Kwartalnego sprawozdania rzeczowo – finansowym
z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań
z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych,
w tym o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej
Rok
Sprawy wpływające*
2015
I półrocze 2015
6 027
3 371
* suma wartości kolumny 3, wiersz B w tabeli A i B sprawozdania
W 2015 roku w spisach spraw prowadzonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt
zarejestrowano łącznie 6 742 sprawy, a w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym
z
wykonywania
zadań
z
zakresu
świadczeń
rodzinnych
zawierającym
informacje
o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących
świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji
rządowej – w części A i B - 6 027 spraw dotyczących świadczeń rodzinnych. Jak wyjaśniła
dyrektor MCPS „Różnica wynika z braku możliwości zgłoszenia (…) części spraw, które wpływają
do ROPS i wymagają podjęcia stosownych działań, m. in.:

postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane „z urzędu” (w sytuacji, kiedy organ
właściwy nie wystąpił do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają
zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego a ROPS
posiada wiedzę o pobieraniu świadczeń rodzinnych przez członka rodziny w Polsce oraz
przebywaniu/aktywności zawodowej poza granicami RP w kraju członkowskim UE, EOG
lub w Szwajcarii ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia w
Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii (202 sprawy);

wnioski o udostępnienie danych (40 spraw);
5

prośby zainteresowanych dot. m.in.: wydania zaświadczeń, wskazanie adresu zamieszkania
członka rodziny za granicą, uwolnienia świadczeń rodzinnych, udostępnienia dokumentów,
udzielenia informacji o pobieranych świadczeniach rodzinnych za granicą oraz prośby o
informacje od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji (78 spraw),

mylnie skierowane przez organy właściwe wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej
zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka bądź wnioski o ustalenie prawa do świadczeń z
Funduszu Alimentacyjnego do rozpatrzenia marszałkowi województwa (14 spraw);

postępowania w zakresie
o umorzenia, rozłożenia na raty bądź odroczenia terminu
płatności kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych (126 spraw);

pisma z instytucji zagranicznych dotyczące świadczeń rodzinnych, dokumenty SED z serii
S, H oraz U (111 spraw).”
[akta kontroli – str. 24 – 27 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych
w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych zawierającym informację o realizacji zadań z zakresu koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach
realizacji zadania zleconego z zakresu administracji za rok 2015 a liczbą spraw faktycznie
prowadzonych przez MCPS]
Sprawy I półrocze 2015 roku
W spisach spraw prowadzonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt zarejestrowano
łącznie 3 642 sprawy wpływające dotyczące świadczeń rodzinnych, a w sprawozdaniu
finansowo- rzeczowym wykazano ich tylko 3 371 (o 271 mniej).
Jak wyjaśniła dyrektor MCPS „Różnica wynika z braku możliwości zgłoszenia w Kwartalnym
sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych (…)
części spraw, które wpływają do ROPS i wymagają podjęcia stosownych działań, m. in.:

postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane „z urzędu” (w sytuacji, kiedy organ
właściwy nie wystąpił do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają
zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego a ROPS
posiada wiedzę o pobieraniu świadczeń rodzinnych przez członka rodziny w Polsce oraz
przebywaniu/aktywności zawodowej poza granicami RP w kraju członkowskim UE, EOG
lub w Szwajcarii, ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia
w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii (83 sprawy);
6


wnioski o udostępnienie danych (24 sprawy);
prośby zainteresowanych dot. m.in.: wydania zaświadczeń, wskazanie adresu
zamieszkania członka rodziny za granicą, uwolnienia świadczeń rodzinnych, udostępnienia
dokumentów, udzielenia informacji o pobieranych świadczeniach rodzinnych za granicą
oraz prośby o informacje od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji
(44 sprawy),

mylnie skierowane przez organy właściwe wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej
zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka bądź wnioski o ustalenie prawa do świadczeń
z Funduszu Alimentacyjnego do rozpatrzenia marszałkowi województwa (5 spraw);

postępowania w zakresie
o umorzenia, rozłożenia na raty bądź odroczenia terminu
płatności kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych (54 sprawy);

pisma z instytucji zagranicznych dotyczące świadczeń rodzinnych, dokumenty SED z serii
S, H oraz U (61 spraw).”
[akta kontroli – str. 24 – 27 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych
w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych zawierającym informację o realizacji zadań z zakresu koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach
realizacji zadania zleconego z zakresu administracji za I półrocze 2015 a liczbą spraw
faktycznie prowadzonych przez MCPS]
Wnioski 2015 r.
W 2015 r. w części „A” sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań
z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 2 557 spraw, które wpłynęły
w okresie od dnia 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r. Natomiast w spisie spraw Wydziału zostało
zarejestrowanych 2 159 wniosków dotyczących wyłącznie świadczeń, w tym: 1 656 wniosków
o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz 503 wnioski o ustalenie, czy w sprawie mają
zastosowanie przepisy o koordynacji.
Jak wyjaśnił dyrektor MCPS „różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 398 więcej)
wynika z faktu ,iż w części „A” sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków):

postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych;

sprawy wszczęte w wyniku odwołania

wnioski o zmianę zadłużenia.”
7
[akta kontroli – str. 28 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w
Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych za 2015 rok, a liczbą wniosków o ustalenie prawa do świadczeń
rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 29 – 93 wydruk z wewnętrznego systemu
kancelaryjnego MCPS dot. wniosków za 2015]
Wnioski I półrocze 2015 r.
W okresie od dnia 01.01.2015 r. do dnia 30.06.2015 r. w części „A” sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie
1339 spraw, które wpłynęły do MCPS. Natomiast w spisie spraw Wydziału zostało
zarejestrowanych 991 wniosków, w tym: 770 wniosków o ustalenie prawa do świadczeń
rodzinnych oraz 221 wniosków o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy
o koordynacji. Jak wyjaśniła dyrektor: „różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 348
więcej) wynika z faktu, iż w części „A” sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków):

postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych;

sprawy wszczęte w wyniku odwołania;

wnioski o zmianę zadłużenia.”
[akta kontroli – str. 94 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w
Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych za okres od 01.01.2015 r. do dnia 30.06.2015 r., a liczbą wniosków o
ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 95 - 114 wydruk z
wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS dot. wniosków za I półrocze 2015 r.]
Sprawy załatwione
Rok
Sprawy załatwione **
2015
I półrocze 2015
5 776
** suma wartości kolumny 10, wiersz B w tabeli A i B
2 987
Zgodnie z rejestrem kancelaryjnym w I półroczu 2015 r. zostało załatwionych łącznie 2 987
spraw, natomiast w całym 2015 roku - 5 776 spraw.
[akta kontroli – str. 24 – 27 informacja dot. liczby spraw załatwionych w roku 2015
zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z
zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym informacje o realizacji zadań z zakresu
8
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dot. świadczeń rodzinnych, w tym o
kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji]
2016 rok
Sprawy
Dane I i II kwartał 2016 r. z Kwartalnego sprawozdania rzeczowo – finansowym z wykonywania
zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym
o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej
Rok
Sprawy wpływające
I półrocze 2016
3811
W systemie dziedzinowym zostało zarejestrowanych 3 932 sprawy. Różnica w liczbie spraw
zarejestrowanych w systemie dziedzinowym a liczbą spraw wykazanych w sprawozdaniu
za I i II kwartał 2016 r. w części „A”, jak wyjaśnił dyrektor MCPS „wynika z braku możliwości
zgłoszenia w sprawozdaniu części spraw, które wpływają do MCPS i wymagają podjęcia
stosownych działań, np.

postępowania o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego, podejmowane „z urzędu” (w sytuacji, kiedy organ
właściwy nie wystąpił ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej
świadczenia
w
Polsce
przebywa/pracuje
w
kraju
członkowskim
UE,
EOG
lub w Szwajcarii);

wnioski o udostępnienie danych;

prośby o udzielenie informacji od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji;

mylnie skierowane z organów właściwych wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej
zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka;

wnioski o umorzenie / rozłożenie na raty / odroczenie terminu spłaty nienależnie pobranych
świadczeń rodzinnych.”
[akta kontroli – str. 115 – 122 kwartalne sprawozdanie rzeczowo – finansowe z wykonywania
zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dot. świadczeń rodzinnych za I i II kwartał
2016 r. (tab. A i B); str. 123 – 124 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw
zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z
9
zakresu świadczeń rodzinnych za I półrocze 2016 r. a liczbą spraw faktycznie prowadzonych
przez MCPS; str. 125 – 158 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016
r. cz. A sprawozdania I kwartał 2016 r.; str. 159 – 190 raport z listy spraw generowany z
systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania I kwartał 2016 r.; str. 191 - 226 raport z
listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. A sprawozdania II kwartał
2016 r.; str. 227 - 424 wydruk z wewnętrznego systemu kancelaryjnego MCPS dot. cz. A
sprawozdania za II kwartał 2016 r.; str. 425 - 451 raport z listy spraw generowany z systemu
dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania II kwartał 2016 r.]
Wnioski
W I i II kwartale 2016 r. w części „A” sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań
z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1958 spraw, które wpłynęły
w I półroczu 2016 r. Natomiast w systemie dziedzinowym zostały zarejestrowane 1472 wnioski, w
tym: 1048 wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz/lub wniosków
o zmianę zadłużenia, a także 424 wnioski o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie
przepisy o koordynacji.
Jak wyjaśnił dyrektor MCPS „różnica w większej liczbie spraw niż wniosków (tj. o 486 więcej)
wynika z faktu, iż w części „A” sprawozdania wykazywane są (oprócz wniosków):

postępowania o nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych,

sprawy wszczęte w wyniku odwołania.

wnioski o zmianę zadłużenia (zostały wykazane na liście wniosków, jednakże nie zostały
zaliczone do sprawozdań rzeczowo-finansowych – zaistniała sytuacja zostanie zgłoszona
do dostawcy systemu dziedzinowego z prośbą o zweryfikowanie ww. problemu).”
[akta kontroli – str. 452 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw zgłoszonych w
Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z zakresu
świadczeń rodzinnych za I i II kwartał 2016 r., a liczbą wniosków o ustalenie prawa do
świadczeń rodzinnych, które wpłynęły do MCPS; str. 453 – 474 raport z listy wniosków
generowany z systemu dziedzinowego za I półrocze 2016 r.]
Sprawy załatwione
Rok
Sprawy załatwione
I półrocze 2016
3024
10
W I i II kwartale 2016 r. w części „A” sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań
z zakresu świadczeń rodzinnych Centrum zgłosiło łącznie 1344 sprawy, które zostały załatwione
w I półroczu 2016 r. Natomiast w systemie dziedzinowym zostało zarejestrowanych 1782 spraw.
Jak wyjaśniła dyrektor „Różnica w większej liczbie spraw (tj. o 438 spraw więcej niż wykazano
w sprawozdaniach za I i II kwartał) wynika z braku możliwości zgłoszenia w sprawozdaniu części
spraw, które wpływają do MCPS i braku możliwości w obecnej wersji systemu dziedzinowego
od 1 kwietnia 2016 r. wygenerowania raportu z listy spraw przy zastosowaniu filtru „moduł
sprawy” – pozwalającego na oddzielenie spraw, dotyczących świadczeń rodzinnych (SR) oraz
spraw dotyczących świadczenia wychowawczego (SW).”
W I i II kwartale 2016 r. w części „B” sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań
z zakresu świadczeń rodzinnych – Centrum zgłosiło łącznie 1680 spraw, które zostały załatwione
w I półroczu. W systemie dziedzinowym zostały zarejestrowane 1452 sprawy. Jak wyjaśniła
dyrektor „Różnica w większej liczbie spraw (tj. o 228 spraw mniej niż wykazano
w sprawozdaniach za I i II kwartał) wynika z konieczności doliczenia spraw załatwionych
w I półroczu 2016 r., które wpłynęły w latach ubiegłych i nie były rejestrowane w systemie
dziedzinowym, użytkowanym przez Centrum od dnia 01.01.2016 r.”
[akta kontroli – str. 475 – 476 wyjaśnienia dot. rozbieżności pomiędzy liczbą spraw
zgłoszonych w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania zadań z
zakresu świadczeń rodzinnych za I i II kwartał 2016 r., a liczbą spraw faktycznie załatwionych
przez MCPS; str. 477 – 457 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016
r. cz. A sprawozdania I kwartał 2016 r. sprawy załatwione; str. 458 - 493 raport z listy spraw
generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania I kwartał 2016 r. sprawy
załatwione; str. 494 - 532 raport z listy spraw generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r.
cz. A sprawozdania II kwartał 2016 r. sprawy załatwione; str. 533 - 556 raport z listy spraw
generowany z systemu dziedzinowego za 2016 r. cz. B sprawozdania II kwartał 2016 r. sprawy
załatwione]
Sprawy są wykazywane w Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo – finansowym z wykonywania
zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym
o kosztach realizacji zadani zleconego z zakresu administracji rządowej w sposób zgodny
z objaśnieniami do sposobu sporządzania sprawozdań wynikającymi z rozporządzenia Ministra
Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo –
finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych.
11
W związku z realizacją Programu Rodzina 500 + na dzień 16 września 2016 r. do MCPS wpłynęło
4 172 sprawy (wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego), w tym:

3 495 spraw dotyczących rodzin, które nigdy wcześniej nie ubiegały się o świadczenia
rodzinne w związku z zastosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego

677 spraw dotyczących rodzin, które widnieją w rejestrach osób ubiegających
się o świadczenia rodzinne, w związku z zastosowaniem przepisów o koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego.
Wydano:

344 decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego w rozumieniu przepisów
kodeksu postępowania administracyjnego,

275 decyzji tymczasowych na zasadzie pierwszeństwa określonej w art. 60 Rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. (Dz. U. L
284 z 30.10.2009).
[akta kontroli – str. 557 – 558 informacja dot. spraw prowadzonych przez MCPS w związku z
realizacją Programu Rodzina 500+]
Rodzaje spraw prowadzonych przez Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia
Społecznego, które są odrębnie rejestrowane:
1. Sprawy wszczęte w wyniku odwołania.
2. Wnioski osób fizycznych o umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie terminu spłaty
nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych.
3. Wnioski o uwolnienie świadczeń rodzinnych pobieranych przez drugiego rodzica za granicą.
4. Prośby o informacje otrzymywane od osób fizycznych, sądów, prokuratur, komend policji.
5. Wnioski o udostępnienie danych.
6. Sprawy dotyczące ustalania koordynacji z urzędu (w sytuacji, kiedy organ właściwy nie
wystąpił ze stosownym zapytaniem, a członek rodziny pobierającej świadczenia
w Polsce przebywa/pracuje w kraju członkowskim UE, EOG lub w Szwajcarii).
7. Mylnie skierowane z organów właściwych wnioski o ustalenie prawa do jednorazowej
zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka.
[akta kontroli – str. 559 wykaz spraw prowadzonych przez Wydział]
12
W ocenie kontrolujących Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej, sposób wprowadzania
danych do systemu obsługi Świadczeń Rodzinnych oraz ich weryfikacja nie gwarantują, aby
Kwartalne sprawozdania rzeczowo – finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń
rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów
zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani
zleconego z zakresu administracji rządowej odzwierciedlały faktyczny zakres realizowanych
zadań.
Wobec powyższego zobowiązuję Pana Dyrektora do zapewnienia ujednolicenia wprowadzania
danych do systemu obsługi Świadczeń Rodzinnych i ich weryfikacji przy sporządzaniu
Kwartalnych sprawozdań rzeczowo – finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczeń
rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów
zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadani
zleconego z zakresu administracji rządowej), aby odzwierciedlały faktyczny zakres realizowanych
zadań określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia
2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń
rodzinnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2335).
Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej 1 kierownik jednostki
kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo
przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.
Na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Dyrektora do przekazania, w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykorzystania
zalecenia, lub przyczynach jego niewykorzystania.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Marcin Wodziński
Zastępca Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
1. Marszałek Województwa Mazowieckiego
ul. Jagiellońska 12
03-719 Warszawa
1
Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).
13