1 Załącznik nr 5 do zarządzenia Inicjowanie oraz tryb pracy Komisji

1
Załącznik nr 5 do zarządzenia
Inicjowanie oraz tryb pracy Komisji Leśno – Drzewnej (zwanej dalej Komisją)
Rozpoczynanie (inicjowanie) działania Komisji w celu wyboru Przewodniczącego Komisji
1. Pierwsze posiedzenie Komisji (posiedzenie stacjonarne) zwołuje, poprzez powzięcie
stosownej decyzji, Dyrektor Generalny Lasów Państwowych (posiedzenie inauguracyjne).
W decyzji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, przekazuje się, w formie załącznika,
projektowany plan pracy Komisji oraz proponowane terminy jej posiedzeń – z podziałem
na posiedzenia stacjonarne oraz posiedzenia korespondencyjne, prowadzone za pomocą
portalu.
2. Decyzję, o której mowa w pkt.1 – poza publikacją w Biuletynie Informacyjnym Lasów
Państwowych – zamieszcza się na stronie portalu.
3. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych w ramach przypadających mu czynności
inauguracyjnych, o których mowa w pkt. 4 - , może posiłkować się przy składaniu
wyjaśnień oraz udzielaniu odpowiedzi o charakterze porządkowym swoimi ekspertami i
doradcami. Eksperci oraz doradcy, uczestniczący w posiedzeniu inauguracyjnym, mają
prawo do zabrania głosu w każdym czasie, gdy w ich opinii działanie Komisji narusza
reguły działania i procedowania Komisji.
4. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych przedstawia członków Komisji, przybyłych na
pierwsze inauguracyjne jej posiedzenie.
5. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych stwierdza zdolność inauguracyjnego
posiedzenia Komisji do wybrania Przewodniczącego oraz podejmowania uchwał albo
ogłasza drugi termin inauguracyjnego posiedzenia Komisji.
6. Inauguracyjne posiedzenie Komisji (w pierwszym lub drugim terminie) rozpoczyna
odtworzenie Hymnu Leśnika Polskiego.
7. Otwierając inauguracyjne posiedzenie Komisji (w pierwszym lub drugim terminie),
Dyrektor Generalny Lasów Państwowych zwraca się o składanie wniosków formalnych.
Wnioski formalne są uwidaczniane na ekranie sprzężonym z rzutnikiem komputerowym.
Są one poddawane głosowaniu jawnemu. Liczenie głosów zapewnia Gabinet Dyrektora
Generalnego Lasów Państwowych. Rozstrzygnięcia zapadają według reguł ogólnych,
obowiązujących w Komisji przy przyjmowaniu uchwał. Wyniki głosowania są ukazywane
na ekranie. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych ogłasza wynik głosowania nad
wnioskami formalnymi. Procedura, opisana w zdaniach poprzedzających, ma
zastosowanie w odniesieniu do wniosków formalnych, zgłaszanych w trakcie
inauguracyjnego posiedzenia Komisji, z tym, że liczeniem głosów zajmuje się komisja
skrutacyjna (jeśli do czasu zgłoszenia wniosku formalnego została wyłoniona) , zaś w rolę
Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych wchodzi Przewodniczący Komisji (jeśli do
czasu zgłoszenia wniosku formalnego został wybrany).
8. Od głosowania nad wnioskami formalnymi odstępuje się, gdy ich istota polega na
udzieleniu przez Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, jego ekspertów oraz
doradców lub przez Przewodniczącego krótkich wyjaśnień lub odpowiedzi na pytania o
charakterze porządkowym.
9. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych składa sprawozdanie z procedury wyłonienia
członków Komisji.
10. Sprawozdanie z procedury wyłonienia członków Komisji zostaje przyjęte w drodze
consensusu, jednak w razie, gdy choćby jeden z uczestników inauguracyjnego posiedzenia
Komisji zgłosi umotywowane zastrzeżenie co do prawidłowości wyłonienia członków
Komisji – Dyrektor Generalny Lasów Państwowych ogłasza przerwę w posiedzeniu
2
Komisji. Do rozstrzygnięcia tego sporu uregulowania § 6 ust. 7 i ust. 8 zarządzenia stosuje
się odpowiednio. Jeśli zastrzeżenia co do wyboru Komisji okażą się uzasadnione – w
regionalnych dyrekcjach Lasów Państwowych, których zastrzeżenia te dotyczą, procedurę
wyboru członków Komisji powtarza się, z tym, że regulacje załączników nr 1, nr 2 i nr 3
stosuje się odpowiednio. Regulacje, zawarte w zdaniach poprzedzających, nie mają
zastosowania do posiedzenia inauguracyjnego Komisji pierwszej kadencji. W odniesieniu
do sprawozdania z wyłonienia członków Komisji pierwszej kadencji mogą być zgłaszane
jedynie wnioski formalne.
11. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych podczas inauguracyjnego posiedzenia Komisji
zaprasza jej uczestników do wybrania Przewodniczącego.
12. Wybór Przewodniczącego poprzedza wyłonienie w trybie głosowania jawnego komisji
skrutacyjnej, złożonej z pięciu osób. Nazwiska osób, będących kandydatami do komisji
skrutacyjnej są utrwalane na ekranie sprzężonym z rzutnikiem komputerowym. Liczenie
głosów, oddanych na poszczególnych kandydatów do komisji skrutacyjnej, zapewnia
Gabinet Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych. Liczba głosów jest utrwalana na
ekranie. Przy wyborze członków komisji skrutacyjnych - rozstrzygnięcia zapadają według
reguł ogólnych, obowiązujących w Komisji przy przyjmowaniu uchwał. Gabinet
Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych zapewnia sporządzenie protokołu wyboru
komisji skrutacyjnej. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych, na podstawie protokołu, o
którym mowa w zdaniu poprzedzającym, ogłasza skład komisji skrutacyjnej.
13. Każdy członek Komisji może zgłosić swojego kandydata na Przewodniczącego spośród
pozostałych członków Komisji – za ustną jego zgodą na to kandydowanie, połączoną z
ewentualną autoprezentacją. Nazwiska kandydatów są uwidaczniane na ekranie,
sprzężonym z rzutnikiem komputerowym.
14. Wybór przewodniczącego Komisji odbywa się w drodze głosowania tajnego,
prowadzonego sposobem tradycyjnym. Obsługę administracyjną głosowania zapewnia
Gabinet Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych. Liczenie głosów, prowadzone
przez członków komisji skrutacyjnej, odbywa się na sali posiedzenia w ten sposób, że
poszczególne karty do głosowania po wyjęciu z urny są grupowane odpowiednio przy
wizytówkach z nazwiskami poszczególnych kandydatów ( w trakcie liczenia głosów jest
sporządzana lista obecności członków Komisji oraz Wyniki głosowania, na podstawie
protokołu sporządzonego staraniem Gabinetu Dyrektora Generalnego LP i podpisanego
przez członków komisji skrutacyjnej, odczytuje Dyrektor Generalny Lasów
Państwowych; Każdemu z członków Komisji przysługuje prawo dokonania przeglądu kart
do głosowania – z następczym uprawnieniem do żądania powtórzenia głosowania w razie
stwierdzenia błędów w liczeniu głosów, oddanych na poszczególnych kandydatów.
Żądanie reasumpcji głosowania traktowane jest jak wniosek formalny. Przewodniczącym
Komisji zostaje kandydat, który otrzymał największą liczbę głosów w
niezakwestionowanej turze głosowania (pierwszej lub kolejnej), bez względu na liczbę
głosów nieważnych lub głosów wstrzymujących się , pod warunkiem frekwencji na
posiedzeniu Komisji, zapewniającej jego ważność.
15. Przewodniczący Komisji wskazuje swojego zastępcę; Zastępca każdorazowo działa w
granicach pisemnego umocowania, dokonywanego przez Przewodniczącego.
Umocowanie to przesyła się do Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych. Wskazanie,
o którym mowa w zdaniu poprzednim, podlega zaprotokołowaniu. Protokół, podpisywany
przez Przewodniczącego, sporządza Gabinet Dyrektora Generalnego Lasów
Państwowych.
16. Zastępca Przewodniczącego wchodzi w pełnię uprawnień, przypadających
Przewodniczącemu, gdy Przewodniczący przestaje być członkiem Komisji (por. zał.1 do
zarządzenia).
3
17. Przewodniczący proponuje porządek dalszego ciągu posiedzenia. Przyjęcie porządku
odbywa się w drodze consensusu lub na zasadach rozpatrywania wniosków formalnych.
Wniosek formalny o przyjęcie porządku posiedzenia inauguracyjnego może być
poprzedzony wnioskami formalnymi o zmianę lub uzupełnienie porządku posiedzenia
inauguracyjnego Komisji.
18. Obowiązkowymi punktami porządku inauguracyjnego posiedzenia Komisji są
ukonstytuowanie się Komisji oraz uchwalenie planu jej pracy.
19. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych wprowadza na najbliższe posiedzenie
stacjonarne (lub zaoczne) członków Komisji, którzy znaleźli się w jej składzie w wyniku
procedury uzupełniającej, o której mowa w załączniku nr 1 do zarządzenia (punkt 27
załącznika nr 1).
20. Punkty 1 – 8 oraz punkty 11 – 15 stosuje się odpowiednio w razie, gdy członkami składu
Komisji przestają być Przewodniczący i jego zastępca, z zastrzeżeniem, że zachowują
moc wszelkie decyzje i uchwały, podjęte do tego czasu przez Komisję.
Konstytuowanie się Komisji
21. Konstytuowanie się Komisji polega na wyłonieniu klubów wewnętrznych oraz prezydium
Komisji.
22. Ustala się następującą listę klubów wewnętrznych Komisji:
1) klub nabywców drewna wielkowymiarowego;
2) klub nabywców drewna średniowymiarowego;
3) klub nabywców drobnych;
4) klub sprzedawców surowca drzewnego;
23. W celu ukonstytuowania się Komisji – Przewodniczący Komisji ogłasza przerwę w
posiedzeniu inauguracyjnym Komisji.
24. W trakcie tej przerwy – poszczególni członkowie Komisji podejmują decyzję o działaniu
w jednym z klubów wewnętrznych Komisji, z zastrzeżeniem, że członkowie Komisji z
rekomendacji Lasów Państwowych nie mają prawa zgłoszenia się do klubów, o których
mowa w pkt.22 ppkt. 1 – 3. Decyzja, o której mowa w zdaniu poprzednim, jest kwitowana
poprzez utrwalenie swoich personaliów na właściwej liście przynależności do klubu
wewnętrznego Komisji.
25. Członkowie Komisji po powzięciu decyzji o przynależności do określonego klubu
wewnętrznego Komisji zbierają się w wyodrębnionych pomieszczeniach celem
wyłonienia przewodniczącego klubu.
26. Po wyłonieniu przewodniczących klubów – Przewodniczący wznawia plenarne
inauguracyjne posiedzenie Komisji, wzywając członków Komisji, wybranych na
przewodniczących klubów wewnętrznych Komisji, do autoprezentacji, omówienia składu
klubu oraz złożenia do Gabinetu Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych list
przynależności do klubu wewnętrznego, podpisanych przez ich przewodniczącego.
27. Po załatwieniu spraw, o których mowa w pkt.26. – Przewodniczący składa oświadczenie o
ukonstytuowaniu się Komisji.
28. Przewodniczący klubu wraz z Przewodniczącym Komisji tworzą Prezydium Komisji.
Procedowanie w trakcie inauguracyjnego posiedzenia Komisji
29. Po ukonstytuowaniu się Komisji – Przewodniczący realizuje następne punkty porządku
inauguracyjnego posiedzenia Komisji.
30. Punkty porządku, o którym mowa w pkt.29., są realizowanego według następującego
schematu ramowego:
4
1)
2)
3)
4)
wywołanie przez Przewodniczącego punktu porządku posiedzenia Komisji;
omówienie porządku przez ekspertów oraz doradców;
dyskusja nad punktem porządku posiedzenia Komisji;
przedstawienie przez Przewodniczącego projektu uchwały oraz wniosków
zmieniających uchwałę, przedstawianych w trakcie dyskusji, o której mowa w ppkt.3 ;
5) poddanie wniosków, o których mowa w ppkt. 4. oraz projektu uchwały (po
ewentualnych zmianach) głosowaniu, z zastrzeżeniem punktu 31.
31. Jeśli przebieg dyskusji nad danym punktem porządku posiedzenia Komisji będzie za tym
zdaniem Przewodniczącego przemawiał albo jeśli będzie taka wola Komisji, wyrażona
wynikiem głosowania nad stosownym wnioskiem formalnym – Przewodniczący przed
przystąpieniem do głosowania nad daną uchwałą ogłasza przerwę w posiedzeniu
plenarnym inauguracyjnego posiedzenia Komisji. W trakcie przerwy zbierają się kluby
wewnętrzne Komicji celem przedyskutowania uchwały, a następnie – w tym samym celu
– zbiera się Prezydium Komisji. Po przerwie przewodniczący klubów wewnętrznych
prezentują swoje stanowiska w sprawie. Dopiero wówczas Przewodniczący zarządza
głosowanie nad uchwałą.
Posiedzenia stacjonarne Komisji - zwykłe oraz nadzwyczajne
32. Oprócz posiedzenia inauguracyjnego - posiedzenia stacjonarne Komisji mogą mieć
charakter posiedzeń zwykłych lub nadzwyczajnych.
33. Posiedzenia zwykłe zwołuje się zgodnie z planem pracy Komisji co najmniej na tydzień
przed ich terminem. Posiedzenia zwykłe zwołuje Przewodniczący, a gdy ten odmawia
zwołania Komisji – Dyrektor Generalny Lasów Państwowych.
34. Posiedzenia nadzwyczajne zwołuje się, gdy potrzeba ich odbycia wynika z siły wyższej,
istotnych zakłóceń w handlu drewna o podłożu ekonomicznym oraz innych ważnych
przyczyn. Posiedzenia nadzwyczajne zwołuje Przewodniczący z inicjatywy własnej, na
wniosek Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych lub na pisemny wniosek zbiorowy
co najmniej 20 % składu osobowego Komisji. Regulacje, zawarte w punkcie 33.,
dotyczące terminu i zastępstwa Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, stosuje się.
35. Do posiedzeń zwykłych oraz nadzwyczajnych regulacje, dotyczące procedowania w
trakcie inauguracyjnego posiedzenia Komisji, stosuje się odpowiednio.
Działanie Komisji w okresie między posiedzeniami stacjonarnymi
36. W okresie między stacjonarnymi posiedzeniami Komicji – działają jej ciała wewnętrzne:
Prezydium oraz kluby wewnętrzne Komisji (kluby). Regulacja, o której mowa w zdaniu
poprzedzającym nie uchybia prawu do spotykania się nabywców oraz sprzedawców
drewna w ramach ich stowarzyszeń (zrzeszeń), zawiązanych porozumień cywilno –
prawnych, narad gospodarczych oraz struktur organizacyjnych prowadzenia działalności.
37. Prezydium oraz kluby spotykają się celem przedyskutowania stanowisk, jakie będą
forsowane podczas posiedzeń stacjonarnych, oraz celem wypracowania stanowiska co do
zalecanego głosowania internetowego w ramach posiedzeń zaocznych. Prezydium oraz
kluby spotykają się w każdej innej sprawie, jaką uznają za niezbędną do
przedyskutowania oraz omówienia.
38. Ustalenie trybu pracy Prezydium oraz klubów pozostawia się uzgodnieniom operacyjno –
roboczym członków Prezydium oraz klubów.
39. W okresie miedzy posiedzeniami stacjonarnymi mogą odbywać się posiedzenia zaoczne
Komisji, utrwalone w planie pracy Komisji. Istotą posiedzenia zaocznego jest zajęcie
5
stanowiska przez Komisję w konkretnej sprawie w drodze głosowania internetowego z
użyciem funkcji portalu (zob. pkt. 43. i następne).
Obsługa Komisji
40. Do obsługi merytorycznej Komisji jest obowiązana komórka organizacyjna DGLP,
właściwa w sprawach handlu i marketingu – współdziałająca z innymi komórkami
wewnętrznymi LP lub usługodawcami zewnętrznymi.
41. Obsługa merytoryczna, o której mowa w pkt. 32, obejmuje w szczególności
przygotowywanie wszelkich dokumentacji (ekspertyz, raportów), niezbędnych do
wydania opinii przez Komisję.
42. Obsługę administracyjno – kancelaryjną Komisji zapewnia Gabinet Dyrektora
Generalnego Lasów Państwowych.
Tryb głosowania internetowego z użyciem funkcji portalu
43. Podczas posiedzeń stacjonarnych oraz zaocznych zalecanym trybem głosowań są
głosowania jawne z użyciem portalu. Zalecenie, o którym mowa w zdaniu
poprzedzającym nie ma zastosowania do posiedzenia inauguracyjnego Komisji.
44. Jeśli jednak choćby jeden z członków Komisji zgłosi wniosek o głosowanie w trybie
tajnym – Przewodniczący lub działający w jego imieniu zastępca jest obowiązany
wniosek ten uwzględnić.
45. W przypadku posiedzeń stacjonarnych wniosek o odstępstwo od głosowania jawnego z
użyciem portalu może iść dalej, dotycząc głosowania tajnego w trybie tradycyjnym.
Przedmiotem wniosku przy posiedzeniu stacjonarnym może być również głosowanie
jawne w trybie tradycyjnym.
46. Głosowanie – jawne lub tajne – z użyciem portalu polega na tym, że:
1) Przewodniczący (lub działający w jego imieniu zastępca) – po wymianie poglądów i
dyskusji - otwiera za pomocą swojego loginu i hasła formularz głosowania
(odpowiednio tajnego lub jawnego), po czym wpisuje przedmiot głosowania, a
następnie za pomocą odpowiedniego przycisku elektronicznego zatwierdza go jako
gotowy do głosowania (czynności te mogą być wykonane z odpowiednim
wyprzedzeniem – przed formalnym rozpoczęciem posiedzenia);
2) uczestnicy posiedzenia - z użyciem swojego identyfikatora oraz hasła logują się do
systemu i otwierają stronę z listą głosowań, po czym wybierają jedno głosowanie i
uruchamiają procedurę głosowania z użyciem przycisku „zagłosuj”. Procedura polega
na wyborze jednej z opcji: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”, a następnie
zatwierdzają swoją decyzję przyciskiem „Wrzuć głos do urny” (lub „Porzuć procedurę
głosowania”, umożliwiający ponowne, późniejsze głosowanie);
3) po upewnieniu się, że wszyscy uczestnicy głosowania oddali swój głos –
Przewodniczący (lub osoba działająca w jego imieniu) za pomocą odpowiedniej
formatki webowej kończy głosowanie. Raport z wyników głosowania, staje się w tym
momencie widoczny na stronie portalu (dotyczy to głosowań przeprowadzonych z
użyciem mechanizmu webowego.)
47. W przypadku głosowania jawnego – raport pokazuje sposób głosowania przez
poszczególnych członków Komisji; w przypadku głosowania tajnego – funkcja imiennej
identyfikacji sposobu głosowania jest w sposób informatyczny zablokowana.