Kasę łatwo stracić - Biuletyn Finanse Publiczne BDO

Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
Należy bezwzględnie przestrzegać zobowiązań zawartych w umowach o unijne
dofinansowanie.
Podpisanie umowy o dofinansowanie z funduszy europejskich nie jest równoznaczne z
uzyskaniem wsparcia. Przekonało się o tym trzystu przedsiębiorców, którzy korzystali ze
wsparcia na inwestycje z funduszu Phare i nie wywiązali się z obowiązków nałożonych w
umowach. W efekcie stracili prawo do pomocy finansowej. Niektórzy z nich zapłacili też
karne odsetki. Wniosek nasuwa się więc sam - zobowiązań w umowach należy
bezwzględnie przestrzegać.
Owi pechowcy nie byli w stanie rozliczyć swoich projektów. Pomoc została im odebrana,
ponieważ dofinansowanie wykorzystywali na nieodpowiednie wydatki, nie przestrzegali
terminów rozpoczęcia i zakończenia inwestycji i nie wywiązywali się z obowiązku
sprawozdawczości. Powodem odebrania im pomocy był również brak faktur czy innych
dowodów poniesionych płatności. Z tego typu konsekwencjami muszą także liczyć się wszyscy
beneficjenci unijnej pomocy, która została przyznana Polsce na lata 2007-2013. I to zarówno
przedsiębiorcy, jednostki budżetowe lub samorządu terytorialnego oraz inne uprawnione
podmioty. Jeżeli dofinansowanie będą wykorzystywać niezgodnie z zapisami umów, wtedy
zawiadomienia o takich przekroczeniach mogą także trafić do prokuratury.
Doświadczonym łatwiej
Ci beneficjenci (tzn. wnioskodawcy z podpisanymi umowami o dofinansowanie), którzy w
poprzednich latach uzyskali wsparcie z unijnych środków zapewne mają świadomość, że
obecne rygory wynikające z umów są podobne do tych z lat poprzednich. Tak samo, jak to było
w przypadku działania 2.3. „Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw
poprzez inwestycje" w razie wprowadzania istotnych zmian trzeba i teraz podpisywać aneksy
do umowy z instytucjami wdrażającymi, a dofinansowanie jest wypłacane pod warunkiem, że
1/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
wnioskodawcy zobowiążą się do utrzymania wspartego przedsięwzięcia przez określony czas 5 lat. Podobnie rzecz ma się w przypadku założonych we wniosku wskaźników produktu (np.
wybudowane budynki), rezultatu (zmiany w sytuacji projektodawcy, jego otoczeniu bądź
ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu) i oddziaływania,
których osiągnięcie jest wymagane do prawidłowego rozliczenia dofinansowanego projektu.
Beneficjenci nadal muszą liczyć się z wieloma kontrolami, które oprócz realizowanego
przedsięwzięcia oraz dokumentacji z nim związanej mogą dotyczyć także promocji
dofinansowanego projektu. Jeżeli w przypadku promocji nie ma odpowiednich instrukcji w
umowie o dofinansowanie, to na pewno stosowne przepisy można znaleźć w aktach prawnych
wymienionych na początku umowy lub na stronie internetowej instytucji zajmującej się
dystrybucją określonej puli środków.
Wymagania stawiane przed beneficjentami unijnej pomocy, a zarazem zapisy umów o
dofinansowanie są w niektórych aspektach identyczne (dotyczy to na przykład wypłaty
mniejszego dofinansowania niż ustalone, gdy przedsięwzięcie generuje dodatkowy dochód), w
innych natomiast podobne - między innymi w zakresie dopuszczalnego okresu rozpoczęcia
projektu. Program Rozwój Polski Wschodniej dopuszcza np. rozpoczęcie maksymalnie 3
miesiące od podpisania umowy, inne programy - tylko 2 miesiące. Oczywiście specyfika dotacji
i zadań, na które pomoc jest przyznawana powoduje, że niektóre zapisy umów są indywidualne
dla poszczególnych beneficjentów. Ci ostatni muszą także pamiętać, że wymagania związane
z umowami o dofinansowanie mogą się nieznacznie różnić w przypadku nawet poszczególnych
działań zaliczanych do jednego programu operacyjnego. Takie różnice występują na przykład
we wzorach umów w programie Infrastruktura i Środowisko dotyczących różnych priorytetów i
innych grup beneficjentów.
Różne działania - podobne rygory
2/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
Wszystkie rodzaje umów o dofinansowanie z unijnych środków zobowiązują beneficjentów do
realizacji projektów zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, opisem projektu, harmonogramem
projektu i decyzją Komisji Europejskiej, wraz z aneksami. W przypadku konieczności zmian w
trakcie realizacji projektu wymagana jest zgoda instytucji wdrażającej. Z wzoru umowy dla
państwowych jednostek budżetowych aplikujących o dofinansowanie z działań VI-X programu
Infrastruktura i Środowisko wynika, że zmiana powodująca niezgodność z opisem projektu
wymaga akceptacji zarówno instytucji wdrażającej, instytucji pośredniczącej, jak i aneksowania
umowy.
Do wprowadzenia zmian w harmonogramie projektu potrzebna jest zgoda instytucji
wdrażającej, a w przypadku gdyby miało dojść do wydłużenia okresu realizacji danego
przedsięwzięcia, wtedy koniecznie należy aneksować umowę. Dbałość o rozporządzanie
unijnymi pieniędzmi zgodnie z prawem jest tak duża, że nawet zmiany będące następstwem
decyzji Komisji Europejskiej wymagają zgody samej Komisji oraz instytucji wdrażającej i
pośredniczącej. Umowy o dofinansowanie zobowiązują beneficjentów do informowania (w
ściśle określonym terminie) kto został pełnomocnikiem do spraw projektu i będzie
reprezentował beneficjenta w kontaktach z instytucją wdrażającą.
Zgodnie z umową, po zakończeniu części albo całości realizacji projektu beneficjenci muszą
dostarczyć w określonym terminie odpowiednio albo wnioski o płatność końcową (wypłacane
jako refundacja po zakończeniu realizacji projektu) albo o płatność pośrednią - w formie zaliczki.
W przypadku państwowych jednostek budżetowych korzystających ze wsparcia działań VI-X
Infrastruktury i Środowiska są one zobowiązane składać wnioski o płatność pośrednią co
najmniej raz na 3 miesiące oraz złożenia wniosku o płatność końcową wraz z raportem
końcowym dotyczącym realizacji przedsięwzięcia w terminie do 30 dni przed upływem okresu
kwalifikowania wydatków. Pierwszy wniosek o płatność pośrednią dostarcza się w ciągu 90 dni
kalendarzowych licząc od dnia podpisania umowy.
3/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
Różnorodne podmioty, w tym przedsiębiorcy, które zapewnią sobie jakiekolwiek dofinansowanie
z unijnych funduszy, zobowiązują się do prowadzenia odrębnej informatycznej ewidencji
księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącej - odrębnego
kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji
bankowych związanych z dofinansowanych projektem. Z kolei wspomniane państwowe
jednostki budżetowe korzystające z budżetu programu Infrastruktura i Środowisko mają
obowiązek archiwizować dane dotyczące dofinansowanych przedsięwzięć na informatycznych
nośnikach i przechowywać je co najmniej przez 3 lata od zamknięcia programu. W przypadku
projektu, w którym występuje pomoc publiczna archiwizować muszą dłużej, bo 10 lat od dnia
udzielenia pomocy publicznej.
Wypłata dofinansowania
W niektórych umowach o dofinansowanie znajdują się także informacje o dokumentach, jakie
należy dostarczyć, aby uzyskać płatność w ramach dofinansowania. Beneficjenci działania 8.3.
„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion" zaliczanego do programu „Innowacyjna
Gospodarka" mają obowiązek dostarczyć w tym celu do odpowiedniej placówki: wniosek o
płatność w formie papierowej i elektronicznej wraz z poświadczonymi na każdej stronie przez
upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem: kopiami faktur lub dokumentów o równoważnej
wartości księgowej potwierdzających poniesione wydatki, protokołami odbioru dokumentującymi
wykonanie robót, dostaw, usług lub innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji
projektu z warunkami umowy. W przypadku nabycia prawa własności gruntu do wniosku o
płatność muszą być dołączone: opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena
nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia, oświadczenie
podmiotu zbywającego, że przez 7 lat poprzedzających datę zakupu grunt nie został nabyty z
wykorzystaniem krajowych środków publicznych lub unijnych.
4/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
Rozwiązanie umowy
Umowy przewidują kilka sytuacji, kiedy beneficjenci muszą oddać dofinansowanie. Następuje to
wtedy, gdy kontrole wykażą, że wykorzystali pomoc finansową niezgodnie z przeznaczeniem;
naruszyli procedury obowiązujące przy realizacji przedsięwzięcia, a także w sytuacji, gdy
nienależnie pobrali dotacje lub w nadmiernej wysokości. W razie wątpliwości kontrolujący mogą
do wyjaśnienia zastrzeżeń zablokować dofinansowanie. W przypadku, gdy nic to nie zmieni na
korzyść beneficjenta, przekazaną kwotę - powiększoną o naliczone odsetki - zainteresowany
musi niestety zwrócić.
Zgodnie z zapisami umów, zarówno beneficjenci, jak i instytucja wdrażająca mogą zerwać
umowy o dofinansowanie. Ta ostatnia ma do tego prawo w szczególności, gdy beneficjent:
znacznie opóźnia realizację przedsięwzięcia (w przypadku programu IiŚ dłużej niż 6 miesięcy)
albo jest duże prawdopodobieństwo, że przedsięwzięcie nie zostanie zakończone zgodnie z
harmonogramem; bez zgody instytucji wdrażającej znacznie zmodyfikował projekt, nie stosuje
się do zaleceń lub rekomendacji następujących instytucji: wdrażającej, pośredniczącej,
zarządzającej, certyfikującej, audytowej, Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału
Obrachunkowego oraz innych krajowych organów upoważnionych do kontroli. Zgodnie z
warunkami dla państwowych jednostek budżetowych korzystających z dofinansowania i będących beneficjentami działań VI-X programu Infrastruktura i Środowisko rozwiązanie umowy
nie zwalnia ich z dostarczenia części sprawozdawczej wniosku o płatność oraz raportu z
osiągniętych efektów w ciągu 2 miesięcy od daty rozwiązania umowy oraz archiwizowania
dokumentacji związanej z jego realizacją. Oczywiście w następstwie rozwiązania umowy
beneficjenci muszą oddać otrzymane dotacje powiększone o karne odsetki.
Problematyczny dochód
5/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
Umowy o dofinansowanie zawierają także wskazówki odnośnie dofinansowanych
przedsięwzięć generujących dochody nie uwzględnione przy podpisywaniu umowy. Zasady,
zgodnie z którymi beneficjent otrzymuje w takim przypadku mniejsze dofinansowanie niż
pierwotnie zakładano określają art. 55 ust. 3 i 4 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 oraz
wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń wydane przez ministra rozwoju
regionalnego. W myśl tych przepisów obniżenie dofinansowania nastąpi w przypadku, kiedy
możliwe jest z wyprzedzeniem obiektywne oszacowanie dochodu. Tej zasady nie stosuje się do
projektów podlegającym zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. Traktatu Wspólnoty
Europejskiej.
Jako pomoc publiczną traktuje się pomoc, która spełnia łącznie następujące warunki: pomoc
jest przyznawana przez państwo lub pochodzi ze środków państwowych, pomoc jest oferowana
na warunkach korzystniejszych niż rynkowe, pomoc trafia do wyselekcjonowanych grup określonych podmiotów lub na wytwarzanie określonych produktów, pomoc narusza lub może
naruszyć warunki konkurencji oraz pomoc wpływa lub może wpływać na wymianę gospodarczą
między krajami członkowskimi UE. Gdy dofinansowanie przyznane z programu na przykład
„Infrastruktura i Środowisko" może być pomniejszone na skutek opisanych powodów,
beneficjent najpóźniej wraz z wnioskiem o płatność końcową, a następnie w trzy lata po
zamknięciu tego programu musi poinformować o tym instytucję wdrażającą. Na zwrot części nie
przewidzianego dochodu ma trzy lata od zamknięcia programu operacyjnego.
Zapowiedź kontroli
Dofinansowane przedsięwzięcia mogą być sprawdzane, a zapowiedź kontroli zawarta jest w
6/7
Kasę łatwo stracić
Wpisany przez Olga Gajda
umowach o dofinansowanie. Do kontroli upoważnione są następujące instytucje: wdrażająca,
pośrednicząca, zarządzająca, certyfikująca, audytowa, Komisja Europejska, Europejski
Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe krajowe organy kontroli. Ich pracownicy mogą
prosić o wgląd do wszystkich dokumentów oraz zapisów rachunkowych związanych z realizacją
projektu. W przypadku programu „Innowacyjna Gospodarka" informacja o planowanej kontroli
powinna być wysłana do beneficjenta na 5 dni przed wizytą kontrolerów. Pod realną groźbą
zerwania umowy beneficjent powinien umożliwić kontrolę i w określonym terminie przekazać
instytucji wdrażającej kopie informacji i zaleceń pokontrolnych. Aby kontrola przebiegała w
miłej atmosferze i wszystko przebiegało sprawnie, wymagane dokumenty powinny być
przechowywane w jednym miejscu.
Ocenie wizytujących podlega także promocja projektu, ponieważ od wszystkich beneficjentów
wymaga się informowania o korzystaniu z unijnej pomocy. W przypadku podmiotów, które
uzyskały co najmniej 500 tys. euro dotacji z działania 8.3. programu Innowacyjna Gospodarka i
przeprowadzają na przykład prace budowlane, wymaga się między innymi tablic wskazujących,
że przedsięwzięcie powstaje przy udziale unijnej pomocy. Po zakończeniu realizacji
przedsięwzięcia te tablice mają być zastąpione tablicą pamiątkową.
7/7