informatyczno- -handlowa - Sklep WSiP

Jadwiga Józwiak, Monika Knap
Pracownia
informatyczno-handlowa
PODR}CZNIK
czÚĂÊ
1
Autor
Jadwiga Józwiak, Monika Knap
Projekt graficzny okładki i karty tytułowej: Monika Wasilewska
Układ typograficzny: Grażyna Samulska
Redaktor inicjujący: Barbara Jaworska
Redaktor merytoryczny: Barbara Jaworska, Izabela Ewa Mika
Redaktor techniczny: Marzenna Kiedrowska
Recenzenci: mgr Teresa Gorzelany, mgr Joanna Śliżewska
Pracowania informatyczno-handlowa. Część 1 opisuje środki techniczne i materiały pomocnicze stosowane w pracy biurowej, zasady sporządzania korespondencji, wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych, uczy prezentacji i reklamy firmy handlowej,
przedstawia oprogramowanie kadrowo-płacowe na przykładzie zastosowania programu
Gratyfikant GT oraz oprogramowanie magazynowe na przykładzie zastosowania programu
Subiekt GT (programy systemu InsERT GT).
Podręcznik dopuszczony do użytku szkolnego przez ministra właściwego do spraw oświaty
i wychowania i wpisany do wykazu podręczników przeznaczonych do kształcenia w zawodach do nauczania zawodu technik handlowiec na poziomie technikum i szkoły policealnej
na podstawie opinii rzeczoznawców: dr Krystyny Długosz-Kurczabowej, mgr inż. Jolanty
Iwony Burej, mgr Krystyny Kielan.
Rok dopuszczenia: 2010
Podręcznik dotowany przez MEN.
ISBN 978-83-02-11542-4
© Copyright by Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna
Warszwa 2010
Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna
02-305 Warszawa, Al. Jerozolimskie 136
Adres do korespondencji: 00-965 Warszawa, P. poczt. nr 9
www.wsip.pl
Wydanie pierwsze (2010)
Ark. druk.: 20,0
Skład i łamanie: Shift_ENTER
Spis treści
Wstp ............................................................................................................................
7
1. rodki techniczne i materiay pomocnicze w pracy biurowej ...........................
1.1. Projektowanie stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami
ergonomii .........................................................................................................
1.2. Obsuga podstawowego sprztu biurowego ....................................................
1.2.1. Urzdzenia zewntrzne komputera ......................................................
1.2.2. Urzdzenia biurowe .............................................................................
1.2.3. Inne urzdzenia wykorzystywane w pracy handlowca ........................
1.2.4. rodki cznoci ...................................................................................
1.2.5. Ustawa o zuytym sprzcie elektrycznym i elektronicznym ...............
1.3. Materiay pomocnicze w pracy biurowej ........................................................
1.4. Przepisy bezpiecze
stwa i higieny pracy ........................................................
1.5. Ochrona przeciwpoarowa dotyczca sprztu biurowego ..............................
1.6. Zasady udzielenia pierwszej pomocy ..............................................................
9
2. Zasady sporzdzania korespondencji ..................................................................
2.1. Klasykacja dokumentów biurowych .............................................................
2.2. Elementy skadowe pisma ...............................................................................
2.3. Stosowanie skrótów w korespondencji ...........................................................
2.4. Sporzdzanie pism na blankietach listowych oraz na papierze
bez nadruku .....................................................................................................
2.5. Zasady redagowania rónego rodzaju pism ....................................................
2.6. Pisma zatytuowane .........................................................................................
2.7. Przykady pism sporzdzanych w rónych sprawach .....................................
2.8. Korespondencja seryjna ..................................................................................
2.9. Ewidencjonowanie korespondencji w dzienniku korespondencji ...................
9
19
20
22
27
27
29
32
33
37
42
47
47
50
57
59
67
70
76
81
89
3. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych w przedsibiorstwie
handlowym ............................................................................................................. 99
3.1. Analiza dziaalnoci rmy handlowej i podejmowanie decyzji ...................... 99
3.1.1. Wykorzystanie wskanika struktury do analizy dziaalnoci rmy
handlowej ............................................................................................. 100
3.1.2. Wykorzystanie wskanika dynamiki do analizy dziaalnoci rmy
handlowej ............................................................................................. 101
3.1.3. Analiza poziomu kosztów w rmie handlowej w odniesieniu do sprzeday
oraz ocena efektywnoci pracy pracowników handlowych ..................... 104
3
Spis treści
3.1.4. Wykorzystanie wskaników rentownoci sprzeday, majtku
i kapitau wasnego do oceny dziaalnoci rmy handlowej ................
3.1.5. Ocena popytu i poday oraz rotacji zapasów w rmie handlowej ........
3.1.6. Wykorzystanie wskaników rotacji nalenoci do oceny stanu
nansowego rmy ................................................................................
3.1.7. Wykorzystanie wskaników pynnoci nansowej do oceny
dziaalnoci gospodarczej rmy ...........................................................
3.1.8. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do wyboru kontrahenta .........
3.1.9. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do wyboru lokalizacji
rmy handlowej ....................................................................................
3.1.10. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do oceny ryzyka otwarcia
punktu sprzeday detalicznej ................................................................
3.1.11. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do oceny realizacji planu ........
3.2. Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do sporzdzania dokumentów
handlowych .....................................................................................................
3.3. Wykorzystanie szablonów arkusza kalkulacyjnego ........................................
3.4. Wykorzystanie bazy danych zawartych w arkuszu kalkulacyjnym ................
4. Prezentacja i reklama dziaalnoci rmy handlowej .........................................
4.1. Tworzenie prezentacji rmy i produktu za pomoc programu
MS PowerPoint 2007 ......................................................................................
4.2. Reklama rmy handlowej ...............................................................................
4.3. Przygotowanie blankietów reklamowych rmy handlowej ............................
4.4. Wykonywanie materiaów informacyjnych rmy ...........................................
5. Oprogramowanie kadrowo-pacowe ....................................................................
5.1. Przygotowanie programu Gratykant GT do pracy ........................................
5.2. Tworzenie kartoteki danych osobowych pracownika .....................................
5.3. Sporzdzanie dokumentacji dotyczcej nawizania stosunku pracy ..............
5.4. Ewidencjonowanie czasu pracy oraz obecnoci w pracy ................................
5.5. Sporzdzanie listy pac pracowników zatrudnionych na podstawie
umowy o prac w systemie czasowym, zatwierdzenie listy pac ....................
5.6. Ewidencja pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac
w systemie akordowym. Wypata wynagrodzenia ..........................................
5.7. Ewidencja pracownika pracujcego w systemie prowizyjnym.
Sporzdzanie wypaty ......................................................................................
5.8. Ewidencja pracownika zatrudnionego na podstawie umowy
cywilnoprawnej. Wypata wynagrodzenia ......................................................
5.9. Sporzdzanie deklaracji skarbowych – zaliczka miesiczna od wypat PIT ...
5.10. Przesyanie danych do programu Patnik z programu
nansowo-ksigowego ....................................................................................
4
106
108
109
111
114
118
121
124
125
130
131
146
146
157
169
172
184
184
204
210
216
217
222
232
239
243
244
Spis treści
6. Oprogramowanie magazynowe ............................................................................
6.1. Przygotowanie programu Subiekt GT do pracy ..............................................
6.2. Tworzenie kartoteki kontrahentów ..................................................................
6.3. Zakadanie i prowadzenie kartoteki towarów .................................................
6.4. Wprowadzanie stanu pocztkowego towarów w magazynie ..........................
6.5. Sporzdzanie dokumentacji zakupu towarów – zamówienie
do dostawców ZD ............................................................................................
6.6. Przyjmowanie towarów do magazynu ............................................................
6.7. Sporzdzanie dokumentów magazynowych zwizanych z rozchodem
wewntrznym – RW ........................................................................................
6.8. Sporzdzenie dokumentów zwizanych z przychodem
wewntrznym – PW ........................................................................................
6.9. Rejestracja zamówienia od klienta ..................................................................
6.10. Sporzdzenie dokumentów sprzeday – faktura VAT .....................................
6.11. Sporzdzanie dokumentów sprzeday – wydanie towarów
z magazynu WZ ...............................................................................................
6.12. Sporzdzanie dokumentów sprzeday w przypadku patnoci
gotówk – FS, KP ............................................................................................
6.13. Wystawianie faktury zbiorczej ........................................................................
6.14. Wystawianie faktury korygujcej ....................................................................
6.15. Wystawianie dokumentu przesunicia midzy magazynami ..........................
6.16. Dokumentacja zwizana ze sprzeda odbiorcy detalicznemu .......................
6.17. Zwroty przy sprzeday detalicznej ..................................................................
6.18. Wystawianie dokumentów kasowych KP i KW ..............................................
6.19. Tworzenie cennika ...........................................................................................
6.20. Sporzdzanie raportów ....................................................................................
6.21. Sporzdzanie kompensaty ...............................................................................
6.22. Przygotowanie naklejek na towary ..................................................................
247
247
256
264
268
270
274
283
285
287
290
291
293
295
297
301
304
307
309
312
314
315
318
Podsumowanie ............................................................................................................. 319
wiczenie sprawdzajce umiejtnoci uksztatowane po wykonaniu zada
w cz. 1 podrcznika
Zakoczenie ................................................................................................................. 333
Literatura ..................................................................................................................... 334
Wstęp
Skadamy w rce nauczycieli, uczniów techników i suchaczy szkó policealnych dziennych, zaocznych oraz wieczorowych podrcznik do przedmiotu: pracownia informatycznohandlowa.
Podrcznik jest zgodny z podstaw programow, programem nauczania dla zawodu technik handlowiec nr 341[03]/MEN/2009.02.03. Napisany jest metod „krok po kroku”, tak by
ucze
móg samodzielnie wykona wikszo zaprezentowanych wicze
. Proponujemy
wiczenia o rónym stopniu trudnoci. Nauczyciel bdzie móg dokona ich wyboru, adekwatnie do moliwoci uczniów.
Publikacja jest przeznaczona do ksztacenia umiejtnoci wykorzystania systemów komputerowych do wykonywania rónorodnych czynnoci ekonomicznych, administracyjnych,
handlowych i ksigowych. Treci dotyczce obsugi programów systemu InsERT GT zostay
zilustrowane praktycznymi przykadami przedstawionymi metod „krok po kroku” z licznymi zrzutami ekranowymi, co pozwala zarówno nauczycielom, jak i uczniom kontrolowa na
bieco prawidowo wykonywania przykadowych wicze
. W tym miejscu podkrelamy,
e system InsERT nie jest programem edukacyjnym, lecz rzeczywistym programem wykorzystywanym w praktyce gospodarczej do obsugi przedsibiorstw. Dlatego te rejestrowane zdarzenia mog dotyczy przeszoci lub co najwyej czasu biecego. Przedstawione
w podrczniku przykady opisuj zdarzenia z 2009 r., czyli z czasu jego opracowania.
Dziki rónorodnoci wicze
mona podrcznik wykorzysta do przygotowania uczniów
do egzaminu potwierdzajcego kwalikacje zawodowe w zawodzie technik handlowiec.
Ze wzgldu na bardzo szeroki zakres prezentowanego materiau podrcznik skada si
z dwóch czci.
W czci 1 podrcznika opisujemy rodki techniczne i materiay pomocnicze stosowane
w pracy biurowej, zasady sporzdzania korespondencji, wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych, uczymy prezentacji i reklamy rmy handlowej, przedstawiamy oprogramowanie kadrowo-pacowe na przykadzie zastosowania programu Gratykant GT oraz
oprogramowanie magazynowe na przykadzie zastosowania programu Subiekt GT.
Rozdzia 1. dotyczy projektowania stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii oraz przepisami bhp i ochrony ppo. Opisujemy w nim sprzt biurowy, jednak bez szczegóowego omówienia zasad jego obsugi. Obecnie na rynku dostpnych jest duo zrónicowanych
modeli sprztu i nie ma jednej wspólnej instrukcji obsugi. Nauczyciel, omawiajc zasady obsugi
sprztu, powinien wykorzysta instrukcje obsugi urzdze
znajdujcych si w szkole.
Rozdzia 2. zawiera zasady sporzdzania korespondencji, elementów skadowych pisma oraz
klasykacji dokumentów biurowych. S w nim opisane skróty i skrótowce stosowane w korespondencji oraz przykady sporzdzania pism na blankietach listowych i na papierze bez nadruku.
Rozdzia 3. umoliwia zrealizowanie szczegóowego celu ksztacenia w zakresie umiejtnoci korzystania z arkusza kalkulacyjnego i bazy danych. S w nim omówione: sposób
wykorzystania arkusza kalkulacyjnego do przeprowadzenia analizy ekonomicznej i podjcia prawidowej decyzji gospodarczej lub nansowej, moliwo analizy wyboru waciwej
lokalizacji rmy lub kontrahenta. Jest pokazane, jak mona sporzdzi podstawowe dokumenty zwizane z prac w handlu, bez koniecznoci posiadania specjalistycznego programu, np. systemu InsERT GT.
7
Wstęp
Rozdzia 4. wybiega poza ramy programu nauczania pracowni informatyczno-handlowej, jednak
jest wskazane, by ucze
ko
czcy szko ponadgimnazjaln w zawodzie technik handlowiec posiada podstawowe umiejtnoci gracznego prezentowania towaru oraz rmy. Technik handlowiec to
potencjalny przyszy przedstawiciel handlowy, a zatem powinien umie przygotowa swój warsztat
pracy, m.in. blankiety reklamowe, wizytówki, broszury. Zajcia powicone tym tematom ciesz
si zainteresowaniem uczniów i pozwalaj im ksztatowa poczucie estetyki, starannoci i dbaoci
o jako tworzonych dokumentów. Warto wic zaprezentowa im te zagadnienia.
Rozdzia 5. dotyczy obsugi programu kadrowo-pacowego Gratykant GT. Opisujemy w nim
sposoby tworzenia kartotek, sporzdzania dokumentów w sprawach osobowych oraz graków pracy, wystawianie listy pac, rozliczanie z urzdem skarbowym i ZUS-em. Proponujemy nastpujcy ukad prezentowania programów systemu InsERT GT: program kadrowo-pacowy Gratykant
GT, program magazynowy Subiekt GT, program nansowo-ksigowy Rewizor GT. Kolejno ta
uatwi uczniom zapoznanie si z programami; dopiero po realizacji zagadnie
z zakresu obsugi
programów Gratykant GT i Subiekt GT ucze
bdzie na tyle zapoznany ze specyk programów
grupy InsERT GT, e bdzie móg skupi si na nieatwych zagadnieniach ksigowoci komputerowej prezentowanej przez program Rewizor GT. Powinien on równie najpierw zdoby szerok
wiedz z rachunkowoci, aby móg rozpocz wykonywanie wicze
w tym programie.
Rozdzia 6. obejmuje obsug programu Subiekt GT: zakadanie kartotek kontrahentów
i towarów, sporzdzanie dokumentów magazynowych, raportów, tworzenie cennika.
W czci 2 podrcznika opisujemy: oprogramowanie nansowo-ksigowe na przykadzie obsugi programu Rewizor GT, oprogramowanie do prowadzenia uproszczonych form
ksigowoci na przykadzie programu Rachmistrz GT, program do rozlicze
z ZUS Patnik,
korespondencj handlow oraz dokumenty zwizane z zatrudnieniem.
Rozdzia 1. dotyczy obsugi programu Rewizor GT: zakadania kartotek, planu kont,
wprowadzania bilansu otwarcia, dekretacji i ksigowania dokumentów, prowadzenia rejestrów VAT, sporzdzania raportów i sprawozda
, zamykania roku obrachunkowego.
Rozdzia 2. zawiera opis obsugi programu Rachmistrz GT: zakadania kartotek, dokumentowania dziaalnoci w ksidze przychodów i rozchodów, prowadzenia rejestrów VAT,
sporzdzania ewidencji przebiegu pojazdów oraz ewidencji rodków trwaych, tworzenia
raportów i sprawozda
oraz deklaracji skarbowych i ubezpieczeniowych.
Rozdzia 3. dotyczy programu Patnik. Przedstawiamy w nim: zakadanie kartotek ubezpieczonego i waciciela przedsibiorstwa, sporzdzanie zgoszenia pracownika do ubezpiecze
spoecznych i zdrowotnych, sporzdzanie miesicznych raportów i deklaracji, wysyanie dokumentów.
Rozdzia 4. umoliwia sporzdzanie korespondencji handlowej, gównie: zapytania ofertowego, oferty, zamówienia, odpowiedzi na zamówienie, reklamacji.
Rozdzia 5. zawiera wskazówki dotyczce sporzdzania dokumentacji pracowniczej w trakcie nawizywania stosunku pracy, trwania stosunku pracy, rozwizywania stosunku pracy.
W podrczniku pokazujemy obsug programów ksigowych, magazynowych i kadrowych
zarówno przez drobnych przedsibiorców prowadzcych ksig przychodów i rozchodów,
jak i przedsibiorców prowadzcych pen ewidencj ksigow. Pokazywane wiczenia s
skorelowane z zagadnieniami omawianymi na innych przedmiotach zawodowych.
Mamy nadziej, e niniejsza publikacja uatwi uczniom doskonalenie umiejtnoci obsugi komputera i przygotuje ich do przyszej pracy w zawodach handlowych oraz do egzaminu potwierdzajcego kwalikacje zawodowe.
Autorki
8
Rozdział 1
Środki techniczne i materiały pomocnicze
w pracy biurowej
W tym rozdziale opiszemy zasady projektowania stanowiska pracy biurowej
zgodnie z wymaganiami ergonomii, podamy podstawowe informacje dotyczące
obsługi sprzętu biurowego, omówimy przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz ochrony przeciwpożarowej. Opiszemy podstawowy sprzęt i materiały pomocnicze wykorzystywane w pracy biurowej.
1.1. Projektowanie stanowiska pracy biurowej zgodnie
z wymaganiami ergonomii
Praca techników handlowców bdzie si wizaa w duej mierze z prac na komputerze oraz z obsug rónego typu urzdze
, np. kasy skalnej. Przedstawimy
najwaniejsze zasady przygotowania komputerowego stanowiska pracy. Zasady
organizacji takiego stanowiska okrela Rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczestwa i higieny pracy na
stanowiskach wyposaonych w monitory ekranowe (DzU Nr 148, poz. 973). Nakada ono na pracodawc obowizek zapewnienia pracownikom zatrudnionym na
stanowiskach z monitorami ekranowymi prolaktycznej opieki zdrowotnej oraz
odpowiedniego wyposaenia stanowiska.
Waciwa organizacja stanowiska pracy ma duy wpyw na komfort zyczny i psychiczny pracy pracownika zatrudnionego w rmie handlowej. Organizacj stanowisk pracy naley dostosowa do rodzaju i charakteru wykonywanej
pracy. Pomieszczenie powinno by takiej wielkoci, by zapewniao odpowiedni
ilo powietrza do oddychania. W biurach powinna by wydzielona cz bierna, przeznaczona na poczekalnie dla klientów, oraz cz czynna, przeznaczona
dla pracowników, w której wykonuj oni swoje zadania. Podog naley wykona
z materiaów chronicych przed polizgiem.
Przykadowa organizacja stanowiska pracy jest przedstawiona na rys. 1.1.
Elementy wyposaenia stanowiska pracy powinny zapewni waciwe wykonywanie czynnoci. Naley je tak rozmieci, aby pozostao dostatecznie duo miejsca na materiay, narzdzia i przyrzdy oraz swobodne wykonywanie czynnoci
zwizanych z typowymi zadaniami.
9
1 Środki techniczne i materiały pomocnicze w pracy biurowej
Rys. 1.1. Organizacja stanowiska pracy
Źródło: opracowano na podstawie www.ciop.pl
Na stanowisku pracy wystpuj trzy strefy zasigu rk pracownika:
– strefa zasigu wymuszonego;
– strefa zasigu maksymalnego;
– strefa zasigu normalnego.
Zasady organizacji elementów wyposaenia w poszczególnych strefach ilustruje
rys. 1.2.
Rys. 1.2. Rozmieszczenie poszczególnych stref zasięgu w obszarze stanowiska pracy (wymiary są
podane w centymetrach)
Źródło: opracowano na podstawie www.ciop.pl
10