Przechowywanie dokumentów - Pomoc

Pomoc programu wfirma.pl
Przechowywanie dokumentów
Czy prowadząc księgowość online istnieją jeszcze jakieś dokumenty, które po ich sporządzeniu wymagają
wydrukowania ?
Zdecydowanej większości dokumentów nie trzeba drukować. Część z nich można przechowywać w formie elektronicznej np.
jako pliki PDF na dysku komputera, płytach CD lub pamięci USB. Ważne jest, aby przechowywać je w takiej formie, która
zabezpiecza je przed zmianą danych oraz umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk
wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, jeśli zażądają go organy podatkowe.
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej
Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej następujące dokumenty:
księgę przychodów i rozchodów (KPiR),[alert-info]Od kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania
KPiR został uchylony.[/alert-info]
rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również
faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),
ewidencję wyposażenia,
ewidencję środków trwałych,
kopie zgłoszeń płatnika składek ZUS oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.
Jakie dokumenty należy drukować?
W przypadku prowadzenia księgowości online nie wszystkie dokumenty można przechowywać elektronicznie. W dalszym ciągu
drukować należy:
ewidencję przychodów (ryczałt),
dowody wewnętrzne - przychodowe i kosztowe,
ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
raporty z kasy fiskalnej zarówno dobowe jak i miesięczne,
ewidencję przebiegu pojazdu,
akta osobowe pracowników (wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i
dokumentacji osobowej pracowników),
dokumentację pracowniczą,
kopie zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.
Dokumenty papierowe muszą być poukładane chronologicznie, zgodnie z numeracją KPiR (według dat - od najstarszego, który
będzie znajdował się na samym spodzie, do najnowszego, który będzie na wierzchu całej dokumentacji).[alert-info]Aktualnie
przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania deklaracji VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO), dla
celów dowodowych warto jednak je przechowywać. Więcej na ten temat w artykule Potwierdzenie elektronicznej wysyłki
deklaracji - UPO.[/alert-info]
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)