docAplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych Instrukcja
download 
Reklamacja Transkrypt
Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych Instrukcja
ZAM2 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych Instrukcja użytkownika AC wersja 1.3 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Aplikacja ZAM2 powstała na podstawie założeń przygotowanych przez Dział Zaopatrzenia Politechniki Śląskiej pod kierunkiem Jana Szałajko. Opieka merytoryczna – Ewa Mianowska. Współautorem i wykonawcą aplikacji jest firma 3W Serwisy Informacyjne. Dokument: Instrukcja użytkownika AC, wersja 1.3, CVS(1.16) 20030127 © 3W Serwisy Informacyjne 2002, 2003 © Administracja Centralna Politechniki Śląskiej 2002, 2003 Wszelkie prawa zastrzeżone 2 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Spis treści 1 Elementy wspólne systemu...............................................................................................6 1.1 Logowanie do systemu..............................................................................................6 1.2 Filtry...................................................................................................................6 Wybieranie informacji z filtra otwieranego w nowym oknie.............................................7 1.2.1 Filtr dostawców................................................................................................7 1.2.2 Filtr kartotek magazynowych...............................................................................7 1.2.3 Filtr PKWiU.....................................................................................................8 2 Obsługa w jednostce......................................................................................................9 2.1 Zadania realizowane w jednostce................................................................................9 2.2 Wnioski o zakup z magazynu centralnego (zapotrzebowania)...............................................9 2.3 Wnioski o drobny zakup (do 3 000 €)............................................................................11 2.4 Wnioski o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego......................................12 2.5 Archiwum wniosków...............................................................................................13 Filtr wniosków..................................................................................................13 3 Obsługa w Magazynie Centralnym.....................................................................................15 3.1 Zadania realizowane w magazynie..............................................................................15 3.2 Realizacja zapotrzebowań z jednostek.........................................................................15 Filtr Rw...........................................................................................................16 3.3 Uzupełnianie stanów magazynowych...........................................................................16 3.3.1 Wniosek o uzupełnienie magazynu centralnego poza procedurą w drodze drobnego zakupu (mała pętla magazynowa).........................................................................................17 3.3.2 Wniosek o uzupełnianie magazynu centralnego w drodze procedury udzielenia zamówienia publicznego (duża pętla magazynowa)..........................................................................18 Uzupełnianie asortymentu....................................................................................18 3.3.3 Składanie zamówień.........................................................................................19 Zamówienie do wniosku.......................................................................................19 Zamówienie do procedury....................................................................................20 3.3.4 Przyjmowanie dostaw.......................................................................................21 Dostawy z procedur............................................................................................21 Dostawy spoza procedur......................................................................................21 Drukowanie Pz..................................................................................................22 Filtr Pz...........................................................................................................22 4 Obsługa w Dziale Planowania i Realizacji Zakupów..............................................................................................24 4.1 Zadania realizowane w Dziale Planowania i Realizacji Zakupów...........................................24 4.2 Obsługa wniosków o drobny zakup (do 3000 €)...............................................................24 4.2.1 Weryfikacja i akceptacja...................................................................................24 4.2.2 Wystawianie zamówień.....................................................................................25 4.2.3 Rejestracja faktur...........................................................................................26 4.3 Obsługa wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego.........................26 4.3.1 Weryfikacja i akceptacja...................................................................................26 4.3.2 Zestawianie procedur o udzielenie zamówienia publicznego........................................27 Tworzenie , modyfikowanie i kasowanie procedur.......................................................27 Dodawanie, modyfikowanie i usuwanie zadań procedur.................................................27 Dodawanie wniosków do zadań procedur - tworzenie asortymentu...................................27 4.3.3 Wystawianie zamówień.....................................................................................28 4.3.4 Rejestracja faktur...........................................................................................29 4.4 Obsługa magazynu centralnego w OP...........................................................................29 4.4.1 Mała pętla magazynowa....................................................................................29 3 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 4.4.2 Duża pętla magazynowa....................................................................................30 5 Obsługa w Biurze Zamówień Publicznych.............................................................................31 5.1 Zadania realizowane w Biurze Zamówień Publicznych.......................................................31 Filtr procedur...................................................................................................31 5.2 Obsługa procedur z wniosków składanych przez jednostki..................................................32 5.2.1 Ogłoszenie procedury lub wycofanie procedury do OP................................................33 5.2.2 Rozstrzygnięcie i uzupełnienie procedury...............................................................33 5.2.3 Zatwierdzenie procedury...................................................................................33 5.3 Obsługa procedur uzupełniających magazyn centralny......................................................33 5.3.1 Ogłoszenie procedury lub wycofanie procedury do OP................................................34 5.3.2 Rozstrzygnięcie i uzupełnienie procedury ..............................................................34 4 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Konwencje typograficzne: [odnośnik] elementy aktywne w programie, które należy kliknąć, aby wykonać jakąś czynność przycisk Tekst o specjalnym znaczeniu informacje szczególnie istotne dla zapewnienia prawidłowej pracy aplikacji ZAM kursywa nazwy tabel; słowa mające specjalne, istotne znaczenie w kontekście aplikacji ZAM “tekst” tytułu ramek w ekranach aplikacji ZAM; nazwy pól edycyjnych w formularzach 5 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 1 Elementy wspólne systemu 1.1 Logowanie do systemu Każdy dostęp do systemu ZAM2 wymaga potwierdzenia przez użytkownika swojej tożsamości przez podanie identyfikatora użytkownika (loginu) i odpowiadającego mu hasła. W trakcie pracy system wyświetla tożsamość użytkownika i jego jednostkę organizacyjną na górze ekranu. Po zakończeniu pracy z systemem należy zawsze wylogować się naciskając przycisk wyloguj w prawym górnym rogu ekranu. Ze względów bezpieczeństwa nie należy pozostawiać aplikacji bez dozoru. Bezwzględnie nie wolno udostępniać swoich danych autoryzacyjnych (loginu i hasła) osobom trzecim, jak również pracować w systemie korzystając z cudzych danych autoryzacyjnych. Po zalogowaniu system sam rozpoznaje typ użytkownika i udostępnia zestaw funkcji odpowiadający jego potrzebom. W trakcie pracy z systemem zawsze można wrócić do okna głównego aplikacji klikając odnośnik [powrót do strony głównej]. 1.2 Filtry Podstawowym mechanizmem dostępu do danych są filtry. Filtr pozwala zobaczyć dokumenty obsługiwane przez system (wnioski, procedury, kartoteki magazynowe itp.) spełniające wybrane przez użytkownika kryteria. Filtr składa się z dwóch części: kryteriów filtrowania i rezultatu filtrowania. Kryteria składają się z pól zakresu filtrowania, przycisku uruchamiającego filtrowanie oraz opcjonalnie przycisku tworzącego nowy dokument. Wszystkie wprowadzone do kryteriów filtrowania wartości są logicznie mnożone (spójnik “i”, koniunkcja), zwracając jak najbardziej ograniczony rezultat. Jeśli jakieś pole kryteriów pozostanie puste, nie będzie brana pod uwagę przy wyszukiwaniu. Należy zwrócić uwagę, że zbytnio zawężając zakres wyszukiwania można łatwo doprowadzić do sytuacji, gdy żaden z dokumentów obecnych w systemie nie będzie spełniał wybranych kryteriów. 6 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Rezultat to zestawienie dokumentów odpowiadających wprowadzonym kryteriom. Każdy dokument udostępnia akcje, pozwalające go modyfikować lub zmieniać jego stan. Dostępne akcje zależą od kontekstu uruchomienia filtra, rodzaju dokumentu oraz statusu dokumentu. Wybieranie informacji z filtra otwieranego w nowym oknie W wielu przypadkach zachodzi konieczność wprowadzenia do pola filtra bądź pola definiującego jakieś powiązanie danych obecnych już w systemie (związanych z innym dokumentem) - np. wybór NIP-u dostawcy, określenie PKWiU towaru czy też podanie numeru wniosku. Wtedy można wprowadzić taką wartość bezpośrednio ją wpisując lub skorzystać z filtra otwieranego w nowym oknie, klikając odnośnik [wybierz]. Należy wprowadzając w nim kryteria wyszukać odpowiedni dokument, a następnie kliknąć na akcję [wybierz] lub [wstaw]. Poszukiwana wartość zostanie wprowadzona do wcześniej wypełnianego pola, a okno filtra zamknie się automatycznie. Jeśli poszukiwany dokument nie istnieje w systemie, a użytkownik ma prawo go utworzyć (np. dodać nowego dostawcę), w filtrze będzie dostępny przycisk nowy .... 1.2.1 Filtr dostawców Filtr pozwala na przeszukiwanie bazy dostawców, którzy kiedykolwiek wykonywali dla uczelni dostawy towarów lub usług w którymkolwiek z trybów. Filtr udostępnia następujące kryteria wyszukiwania: nazwa dostawcy - część lub całość zarejestrowanej nazwy dostawcy; NIP dostawcy - całość lub kilka początkowych cyfr numeru NIP dostawcy; miasto dostawcy - nazwa miasta, w którym dostawca ma siedzibę; wygrane procedury (ignoruj/tak/nie) - określa czy zarejestrowany w słowniku dostawca kiedykolwiek wygrał zadania procedury udzielenia zamówienia publicznego. 1.2.2 Filtr kartotek magazynowych Filtr pozwala uprawnionym jednostkom na przeszukiwanie, analizę i edycję kartotek magazynowych. Filtr udostępnia następujące kryteria wyszukiwania: kategoria towarowa - wybrana kategoria towarowa, do jakiej przypisana jest kartoteka; nazwa kartoteki - część lub całość zarejestrowanej nazwy kartoteki towarowej; indeks magazynowy - całość lub kilka początkowych znaków nowego indeksu magazynowego; stany magazynowe (ignoruj / poniżej min / w normie / powyżej max) - wysokość aktualnego stanu magazynowego względem wprowadzonych w opisie kartoteki limitów; stan magazynowy (ignoruj / zerowy / niezerowy) - czy towar jest dostępny w magazynie; 7 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi obecność w katalogu (ignoruj / niewidoczne / widoczne) - czy towar jest widoczny w katalogu dla jednostek zamawiających z magazynu. 1.2.3 Filtr PKWiU Filtr pozwala na przeszukiwanie słownika Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług wraz z komentarzami. Filtr udostępnia następujące kryteria wyszukiwania: PKWiU - całość lub dowolny fragment numeru PKWiU, nie tylko od początku, ale również ze środka -zaleca się podanie przynajmniej 5 cyfr; opis - kilka słów, słowo lub fragment słowa z opisu lub komentarza danej kategorii PKWiU. Magazyn i OP uzupełniają słownik o typowe opisy kategorii oraz słowa kluczowe, ułatwiające znalezienie najczęściej poszukiwanych numerów PKWiU (np. papier ksero, pisaki do tablic suchościeralnych itp.). Przy wyszukiwaniu należy uważnie dobierać słowa umieszczane w tym polu - podanie słowa “koń” da w rezultacie nie tylko pozycje dotyczące koni, ale również wykończeń i końcówek. Przy przeszukiwaniu należy zwracać uwagę na fakt, że słowa w wykazie PKWiU mogą mieć różne formy gramatyczne. Jeśli nie ma pewności co do użytej formy, najlepiej wprowadzić jest sam rdzeń gramatyczny, poprzedzony spacją i nie zakończony spacją. Wpisując “ kur” filtr wyszuka “kury domowe”, “kurze podroby”, “tusze z kur i kogutów” (ale również “kurtyny” i “kuropatwy”). Jeśli poszukiwane jest konkretne słowo w określonej formie gramatycznej najlepiej poprzedzić je i zakończyć znakiem spacji: “ przetworów “ Filtr ten pozwala na wybranie spójnika logicznego łączącego numer i opis kategorii: jeśli wybrano “lub” - rezultat będzie zawierał wszystkie kategorie spełniające przynajmniej jedno z podanych kryteriów. Jeśli wybrano “i” - rezultat będzie zawierał tylko kategorie spełniające oba podane kryteria. 8 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 2 Obsługa w jednostce 2.1 Zadania realizowane w jednostce Aplikacja ZAM2 pozwala na obsługę wszystkich typów wniosków związanych z zaopatrzeniem jednostki: zestawianie zapotrzebowań na towary z magazynu centralnego według bieżących stanów magazynowych wraz z rezerwacją towarów on-line na zasadzie podobnej do zakupów w sklepie internetowym; przygotowanie wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego we wszystkich trybach (“drobny zakup” do 3 000 €, “procedura” od 3 000 € lub na towary bilansujące się w skali całej uczelni, m.in. komputery); śledzenie zaawansowania stopnia realizacji złożonych wniosków; wszelkie potrzebne wydruki dokumentów; dostęp do archiwum złożonych wniosków, pozwalający analizować szczegóły ich realizacji, jak również na bieżąco kontrolować wydatki - podsumowanie widoczne jest zawsze na głównym ekranie aplikacji w tabeli wnioski zrealizowane od początku roku. Podstawowym sposobem obsługi zaopatrzenia jednostki w typowe artykuły jest składanie zapotrzebowań do magazynu centralnego uczelni. 2.2 Wnioski o zakup z magazynu centralnego (zapotrzebowania) Przygotowanie zapotrzebowania rozpoczyna się klikając na głównym ekranie przycisk złóż zapotrzebowanie. Na kolejnym ekranie pojawia się lista dostępnych kategorii towarowych, podgląd zawartości wybranej kategorii (początkowo pusty) oraz zawartość wniosku (także początkowo pusta). 9 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi pogląd zapotrzebowania [1] [2] grupy towarowe skład grupy towarowej Aby dodać towar do zapotrzebowania należy zaznaczyć kategorię towarową i kliknąć wybierz grupę - pojawi się zawartość kategorii towarowej ([1] na rysunku). Następnie należy zaznaczyć wybrany towar, wprowadzić zapotrzebowaną ilość, podać ewentualne uwagi - np. kolor, rozmiar itp. i kliknąć dodaj towar. Jeśli w magazynie dostępna jest zapotrzebowana ilość towaru, sytem poinformuje o dodaniu jej do “koszyka”. Jeżeli nie - wyświetli stosowne ostrzeżenie i pozwoli anulować dodawanie. Można złożyć zapotrzebowanie na większą ilość, niż jest dostępna w magazynie, lecz wydłuży to czas realizacji wniosku. Dodawana pozycja pojawi się w “pozycjach zapotrzebowania” ([2] na rysunku]). System na bieżąco informuje użytkownika o łącznej wartości brutto składanego zapotrzebowania. By skorygować wcześniej dodaną pozycję zapotrzebowania, należy w “pozycjach zapotrzebowania” zaznaczyć ją i albo usunąć klikając kasuj, albo wprowadzić nową ilość i/lub opis i kliknąć modyfikuj towar. Po skompletowaniu zapotrzebowania należy wypełnić pola na szarym tle. Jeśli ilość zapotrzebowanych towarów jest znaczna i mają być one dostarczone bezpośrednio do jednostki, należy to zaznaczyć i podać adres dostawy. By zakończyć składanie zapotrzebowania należy kliknąć złóż zapotrzebowanie. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Złożone zapotrzebowanie trafia do kolejki wniosków czekających na uruchomienie - jest widoczne w głównym oknie aplikacji w tabeli przygotowane wnioski. W każdej chwili można je poprawić (akcja [modyfikuj]) lub skasować w całości (akcja [skasuj]). Po uzyskaniu akceptacji osoby odpowiedzialnej (kierownika jednostki) zapotrzebowanie należy przekazać do realizacji, klikając akcję [uruchom]. Od momentu utworzenia zapotrzebowania do jego uruchomienia może minąć maksymalnie 7 dni. Po tym czasie zostanie ono automatycznie skasowane. Ponieważ rezerwacja towarów w magazynie centralnym następuje w chwili uruchomienia zapotrzebowania, zaleca się, by czas między utworzeniem a uruchomieniem zapotrzebowania był jak najkrótszy. Uruchomione zapotrzebowanie widoczne jest na głównym ekranie aplikacji w tabeli wnioski w realizacji. Po uruchomieniu zapotrzebowania należy udać się do magazynu centralnego po odbiór towarów. Od momentu uruchomienia zapotrzebowania do rozpoczęcia jego realizacji może minąć maksymalnie 7 dni. Po tym czasie zapotrzebowania są automatycznie unieważniane, a rezerwacje towarów anulowane. W wypadku braku potwierdzenia 10 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi dostępności środków finansowych z Kwestury nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności - należy poczekać aż złożone zapotrzebowanie ulegnie przeterminowaniu. Po rozpoczęciu realizacji wniosku (czyli odebraniu pierwszej partii zapotrzebowanego towaru) nie ma limitów czasowych związanych z odbieraniem kolejnych partii towaru. Rezerwacja towarów jest ważna dopóty, dopóki nie zrealizuje się wniosku do końca lub nie zamknie wszystkich jego pozycji. Zamawiający nie jest zobligowany do realizacji zapotrzebowania do końca - każdą pozycję można w dowolnym momencie zamknąć, należy tylko poinformować o tym magazyn centralny. W trakcie realizacji zapotrzebowanie jest cały czas widoczne w głównym oknie aplikacji w tabeli wnioski w realizacji. Zapotrzebowania gotowe do odbioru oznaczone są żółta gwiazdką. Nie można modyfikować jego treści, można jedynie obejrzeć historię jego realizacji (zestawienie Rw). Aby to zrobić należy uruchomić podgląd zapotrzebowania klikając akcję [szczegóły] w tabeli wnioski w realizacji. System pokaże szczegółowy podgląd zapotrzebowania. Można je jeszcze raz wydrukować (w wypadku zagubienia lub zniszczenia wydruku) lub zamknąć pozycje, które nie będą dalej realizowane. Po zakończeniu realizacji zapotrzebowania (przez odebranie wszystkich towarów z magazynu bądź zamknięcie wszystkich pozycji) będzie ono dostępne do wglądu w archiwum wniosków (opis w punkcie 2.5) 2.3 Wnioski o drobny zakup (do 3 000 €) Jeśli potrzebne towary nie są dostępne w magazynie centralnym, a ich wartość brutto nie przekracza 3 000 €, można skorzystać z wniosku o drobny zakup. Ten tryb przeznaczony jest do realizacji zakupów nietypowych i o jednorazowym charakterze. Przygotowanie wniosku o drobny zakup rozpoczyna się klikając na głównym ekranie przycisk złóż wniosek. Na kolejnym ekranie pojawia się formularz, do którego należy wprowadzić szczegółowe dane wniosku. Wszystkie pola poza proponowanym dostawcą są obowiązkowe. Dostawcę można albo wprowadzić ręcznie, albo wybrać ze słownika dostawców uczelni. Po poprawnym wprowadzeniu danych wniosku można przystąpić do dodawania pozycji wniosku klikając dodaj pozycje. Otworzy się formularz danych pozycji wniosku. Należy go szczegółowo wypełnić. Jeśli stawka VAT nie jest znana, należy podać 22%. Jest istotne, by pozycje wniosku o drobny zakup były możliwie zbliżone do pozycji faktur realizujących ten wniosek. Konieczne jest, by jeśli wnioskujący ma zamiar realizować wniosek u więcej niż jednego dostawcy lub w więcej niż jednym etapie (jeśli zostanie do niego wystawiona więcej niż jedna faktura) żadna pozycja wniosku nie rozciągała się na więcej niż jedną fakturę i nie obejmowała towarów z więcej niż jednej grupy PKWiU. Jest to bardzo istotne ze względu na mechanizm bilansowania wydatków jednostek i wnioski przygotowane wbrew tej zasadzie nie będą akceptowane przez OP. 11 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi By zakończyć składanie wniosku należy kliknąć złóż wniosek. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Złożone wnioski o drobny zakup trafiają do kolejki wniosków czekających na uruchomienie - są widoczne w głównym oknie aplikacji w tabeli przygotowane wnioski. W każdej chwili można je poprawić (akcja [modyfikuj]) lub skasować w całości (akcja [skasuj]). Po uzyskaniu akceptacji osób odpowiedzialnych wniosek należy przekazać do akceptacji w OP, klikając akcję [uruchom]. Po uruchomieniu wniosku należy uzyskać w kwesturze potwierdzenie dostępności środków finansowych na jego realizację. Z potwierdzonym wnioskiem należy udać się do OP w celu przedłożenia tego potwierdzenia i uzyskania akceptacji merytorycznej wniosku. OP może zaakceptować wniosek w niezmienionej postaci, może dokonać korekt (usuwając pozycje wniosku), może też wniosek w całości odrzucić. Dla wniosków na kwotę przekraczającą 2 000 zł OP ustala z wnioskującym listę dostawców i przygotowuje zamówienie. W obu przypadkach po dostawie towarów lub wykonaniu usługi opisane faktury należy przedłożyć w OP. W trakcie realizacji wniosek jest cały czas widoczny w głównym oknie aplikacji w tabeli wnioski w realizacji. Nie można modyfikować jego treści, można jedynie obejrzeć historię jego realizacji (zestawienie faktur i zamówień) lub zamknąć pozycje, które nie będą dalej realizowane. Aby to zrobić, należy uruchomić podgląd wniosku klikając akcję [szczegóły] w tabeli wnioski w realizacji. System pokaże szczegółowy podgląd wniosku. Można go jeszcze raz wydrukować (w wypadku zagubienia lub zniszczenia wydruku). Zamykanie tych pozycji, na które zostało lub powinno zostać wystawione zamówienie (np. wartych ponad 2000 zł) należy zawsze konsultować z OP. Po zakończeniu realizacji wniosku będzie on dostępne do wglądu w archiwum wniosków (opis w punkcie 2.5) 2.4 Wnioski o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego Zakupy towarów o wartości przekraczającej 3 000 € lub tych towarw, które podlegają bilansowaniu w skali uczelni (np. komputery) realizowane są w trybie procedury udzielenia zamówienia publicznego przez Biuro Zamówień Publicznych. Na wniosku określa się opisowo asortyment i ilość, przy czym ważne jest, aby podać na jednym wniosku tylko jeden asortyment. Jeżeli jednostka chce zakupić 3 stacje S1 i 10 stacji S2, musi złożyć dwa wnioski: jeden na “3 stacje S1” i drugi na “10 stacji S2". Przygotowanie wniosku o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego rozpoczyna się klikając na głównym ekranie przycisk złóż wniosek. Na kolejnym ekranie pojawia się formularz, do którego należy wprowadzić szczegółowe dane wniosku. Wszystkie pola nie oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Dostawcę i PKWiU można albo wprowadzić ręcznie, albo wybrać ze słownika (filtr otworzy się w nowym oknie). 12 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Po skompletowaniu danych wniosku należy kliknąć przycisk złóż wniosek. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Złożone wnioski o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego trafiają do kolejki wniosków czekających na uruchomienie - są widoczne w głównym oknie aplikacji w tabeli przygotowane wnioski. W każdej chwili można je poprawić (akcja [modyfikuj]) lub skasować w całości (akcja [skasuj]). Po uzyskaniu akceptacji osoby odpowiedzialnej wniosek należy przekazać do akceptacji w OP, klikając akcję [uruchom]. Po uruchomieniu wniosku należy uzyskać w kwesturze potwierdzenie dostępności środków finansowych na jego realizację. Potwierdzony wniosek należy złozyć w, gdzie zostanie zaopiniowany i dołączony do procedury udzielenia zamówienia publicznego. Następnie przygotowana procedura zostania przekazana do BZP. Jeśli procedura w BZP zostanie rozstrzygnięta (zostanie wyłoniony dostawca), OP będzie mogło zrealizować wniosek. Jeśli dostawca nie zostanie wyłoniony, możliwe są dwa warianty: albo procedura zostanie skierowana do powtórzenia (wniosek zachowuje ważność do następnej próby rozstrzygnięcia tej procedury), albo zostanie unieważniona (wniosek traci ważność i należy go złożyć jeszcze raz). Informacja o stanie zaawansowania procedur będzie widoczna w nagłówku wniosku oraz w pozycjach – w przypadku unieważnienia lub powtórzenia postępowania w uwagach do pozycji wniosku pojawią się stosowne komunikaty. Status realizacji wniosku jest na bieżąco widoczny w tabeli wnioski w realizacji w głównym oknie aplikacji. Nie można modyfikować treści wniosku, można jedynie obejrzeć historię jego realizacji (zestawienie faktur i zamówień). Aby to zrobić należy uruchomić podgląd wniosku klikając akcję [szczegóły] w tabeli wnioski w realizacji. Po zakończeniu realizacji wniosku będzie on dostępnydo wglądu w archiwum wniosków (opis w punkcie 2.5) 2.5 Archiwum wniosków Filtr wniosków Archiwum wniosków zawiera filtr, pozwalający na przeszukiwanie wszystkich złożonych w jednostce wniosków. Filtr udostępnia następujące kryteria przeszukiwania: numer wniosku - należy wprowadzić numer wniosku (całość lub kilka początkowych znaków). nazwa wniosku - należy podać fragment nazwy wniosku, może to być nawet jedno słowo (dotyczy wniosków o drobny zakup i wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego). typ wniosku - należy wybrać typ wniosku. status wniosku i okres uzyskania statusu - należy wybrać status oraz datę (lub daty) jego uzyskania. Jeśli poda się tylko pierwszą datę, wówczas filtr wybierze wnioski, które posiadają wybrany status i uzyskały go po wybranej dacie. Jeśli wprowadzi się tylko drugą datę, filtr wybierze wnioski, które posiadają wybrany status i uzyskały go przed wybraną datą. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą wcześniejszą od 13 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi drugiej, filtr wybierze wnioski, które posiadają wybrany status i uzyskały go w wybranym okresie. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą późniejszą od drugiej, filtr wybierze wnioski, które posiadają wybrany status i uzyskały go poza wybranym okresem. wartość szacunkowa wniosku netto - należy podać granice wartości szacunkowej wniosku netto. wartość zrealizowana wniosku netto - należy podać granice wartości zrealizowanej wniosku brutto. Ta wartość zostanie wzięta pod uwagę tylko jeśli został wybrany status “w realizacji” lub “archiwalny”. opis pozycji - należy podać kilka słów wchodzących w skład opisu dowolnej pozycji poszukiwanego wniosku. PKWiU 5 - należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra PKWiU pięć pierwszych cyfr PKWiU charakteryzujących pozycję poszukiwanego wniosku. NIP dostawcy - należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra dostawców NIP dostawcy, który dostarczył jakąkolwiek z pozycji poszukiwanego wniosku. Ta wartość zostanie wzięta pod uwagę tylko jeśli został wybrany status “w realizacji” lub “archiwalny”. W filtrze wyszukiwane będą tylko wnioski złożone przez jednostkę, z której pochodzi aktualnie zalogowany użytkownik Wszystkie wprowadzone wartości są logicznie mnożone (spójnik “i”, koniunkcja), zwracając jak najbardziej dopasowany do kryteriów rezultat. Jeśli jakieś pole nie jest wypełnione, nie będzie brane pod uwagę przy wyszukiwaniu. Należy zwrócić uwagę, że zbytnio zawężając zakres wyszukiwania można łatwo doprowadzić do sytuacji, gdy żaden z wniosków obecnych w systemie nie będzie spełniał wybranych kryteriów. 14 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 3 Obsługa w Magazynie Centralnym 3.1 Zadania realizowane w magazynie Aplikacja ZAM2 pozwala na pełną obsługę gospodarki towarowej ma Magazynie Centralnym Uczelni. W jej skład wchodzą: realizacja zapotrzebowań składanych przez jednostki uczelni, uzupełnianie magazynu centralnego drobnymi zakupami poza procedurą (mała pętla magazynowa) i w drodze procedury udzielenia zamówienia publicznego (duża pętla magazynowa). 3.2 Realizacja zapotrzebowań z jednostek Każde zapotrzebowanie może być realizowane w wielu etapach. Podstawą rozpoczęcia realizacji jest potwierdzenie przez kwesturę dostępności środków finansowych. By zrealizować zapotrzebowanie należy w głównym oknie aplikacji wprowadzić jego numer, a następnie kliknąć przycisk wydaj towary. Pojawi się podgląd zapotrzebowania wraz z jego pozycjami. Po kolei należy zaznaczać pozycję zapotrzebowania (kolumna “wybór” tabeli pozycje zapotrzebowania), wprowadzić poniżej ilość wydawanego towaru i kliknąć wydaj towar. Poniżej stopniowo pojawi się tabela podgląd Rw. By skorygować wcześniej wydaną pozycję zapotrzebowania, należy w podglądzie Rw zaznaczyć ją i kliknąć cofnij wydanie. W trakcie wydawania towarów można zamknąć pozycje, których jednostka nie zamierza dalej realizować. W tym celu przy wydawaniu towaru należy zaznaczyć pole “zamknij pozycję”. Po zakończeniu wydawania towarów należy kliknąć przycisk zakończ wydawanie i wydrukuj Rw. Pojawi się formularz z danymi uzupełniającymi. System automatycznie nadaje kolejny numer Rw. Należy tylko wprowadzić dane osoby odbierającej towar oraz ewentualne uwagi. Następnie należy kliknąć zakończ Rw. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. 15 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi Wszystkie złożone zapotrzebowania są dostępne do wglądu w filtrze wniosków. Aby go uruchomić, należy kliknąć odnośnik [zapotrzebowania]. Opis filtra znajduje się w punkcie 2.6, z tą różnicą, że filtr pokazuje wnioski złożone we wszystkich jednostkach uczelni. Wszystkie realizacje z magazynu są dostępne do wglądu w filtrze Rw. Aby go uruchomić, należy kliknąć odnośnik [lista Rw]. Filtr Rw Filtr udostępnia następujące kryteria przeszukiwania: numer Rw - Należy wprowadzić numer Rw (całość lub kilka początkowych znaków). data wystawienia - Należy wybrać datę (lub daty) wystawienia Rw. Jeśli poda się tylko pierwszą datę, wówczas filtr wybierze Rw, które zostały wystawione po wybranej dacie. Jeśli wprowadzi się tylko drugą datę, filtr wybierze Rw, które zostały wystawione przed wybraną datą. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą wcześniejszą od drugiej, filtr wybierze Rw, które zostały wystawione w wybranym okresie. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą późniejszą od drugiej, filtr wybierze Rw, które zostały wystawione poza wybranym okresem. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą równą drugiej, filtr wybierze Rw, które zostały wystawione danego dnia. kwota netto - Należy podać granice wartości netto Rw. kwota brutto - Należy podać granice wartości brutto Rw. dotyczy zapotrzebowania - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra wniosków numer wniosku, do którego wystawiono Rw. jednostka - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra jednostek kod jednostki, z której pochodziły wnioski do których wystawiono poszukiwane Rw. Wszystkie wprowadzone wartości są logicznie mnożone (spójnik “i”, koniunkcja), zwracając jak najbardziej dopasowany do kryteriów rezultat. Jeśli jakieś pole nie jest wypełnione, nie będzie brane pod uwagę przy wyszukiwaniu. Należy zwrócić uwagę, że zbytnio zawężając zakres wyszukiwania można łatwo doprowadzić do sytuacji, gdy żaden z Rw obecnych w systemie nie będzie spełniała wybranych kryteriów. 3.3 Uzupełnianie stanów magazynowych Uzupełnianie stanów magazynowych może być realizowane w dwóch trybach: przez drobny zakup (mała pętla magazynowa) - doraźne uzupełnianie towarów na które wyczerpano limity, zakupy towarów nietypowych, nie pasujących do żadnej procedury, zakupy towarów konieczne do zrealizowania w terminie krótszym niż pozwala na to procedura - zakup zawsze poniżej 3000 €; przez procedurę udzielenia zamówienia publicznego (duża pętla magazynowa) planowe uzupełnianie magazynu na kwotę przekraczającą 3000 €. 16 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 3.3.1 Wniosek o uzupełnienie magazynu centralnego poza procedurą w drodze drobnego zakupu (mała pętla magazynowa) Przygotowanie wniosku o drobny zakup rozpoczyna się klikając na głównym ekranie przycisk złóż wniosek. Następnie ukaże się ekran pozwalający na wybór typu wniosku - należy kliknąć przycisk złóż wniosek w ramce “Drobny zakup”. Na kolejnym ekranie pojawi się formularz, do którego należy wprowadzić szczegółowe dane wniosku. Wszystkie pola nie oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe. Wskazane jest wypełnienie danych proponowanego dostawcy. Po poprawnym wprowadzeniu danych wniosku można przystąpić do dodawania pozycji wniosku klikając dodaj pozycje. Otworzy się formularz danych pozycji wniosku. Należy go szczegółowo wypełnić. Jeśli stawka VAT nie jest znana, należy podać 22%. Jest istotne, by pozycje wniosku o drobny zakup były możliwie zbliżone do pozycji faktur realizujących ten wniosek. Konieczne jest, by jeśli wnioskujący ma zamiar realizować wniosek u więcej niż jednego dostawcy lub w więcej niż jednym etapie (jeśli zostanie do niego wystawiona więcej niż jedna faktura) żadna pozycja wniosku nie rozciągała się na więcej niż jedną fakturę i więcej niż jedną grupę PKWiU. Jest to bardzo istotne ze względu na mechanizm bilansowania wydatków - wnioski przygotowane wbrew tej zasadzie nie będą akceptowane przez OP. By zakończyć składanie wniosku należy kliknąć złóż wniosek. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Złożone wnioski o drobny zakup trafiają do kolejki wniosków czekających na uruchomienie - są widoczne w tabeli przygotowane wnioski. W każdej chwili można je poprawić (akcja [modyfikuj]) lub skasować w całości (akcja [skasuj]). Po uzyskaniu akceptacji osoby odpowiedzialnej w OP wniosek należy przekazać do realizacji w OP, klikając akcję [uruchom]. OP może zaakceptować wniosek w niezmienionej postaci, może dokonać korekt (usuwając pozycje wniosku), może też wniosek w całości odrzucić. Działania OP będą uwidocznione porzez pojawienie się stosownych uwag przy pozycjach wniosku. W trakcie realizacji wniosek jest cały czas widoczny w oknie aplikacji dostępnym pod przyciskiem “złóż wniosek” w tabeli wnioski w realizacji. Nie można modyfikować jego treści, można jedynie obejrzeć historię jego realizacji (zestawienie faktur i zamówień). Aby to zrobić należy uruchomić podgląd wniosku klikając akcję [szczegóły] w tabeli wnioski w realizacji. System pokaże szczegółowy podgląd wniosku. Można go jeszcze raz wydrukować (w wypadku zagubienia lub zniszczenia wydruku). 3.3.2 Wniosek o uzupełnianie magazynu centralnego w drodze procedury udzielenia zamówienia publicznego (duża pętla magazynowa) Przygotowanie wniosku o drobny zakup rozpoczyna się klikając na głównym ekranie 17 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi przycisk złóż wniosek. Następnie ukaże się ekran powalający na wybór typu wniosku należy kliknąć przycisk złóż wniosek w ramce “Procedura”. Na kolejnym ekranie pojawi się formularz, do którego należy wprowadzić szczegółowe dane wniosku. Wszystkie pola nie oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe. Z oczywistych względów nie wybiera się proponowanego dostawcy. W polu wymagania dodatkowe należy wprowadzić tekst “zadania wg załącznika”. Po skompletowaniu danych wniosku należy kliknąć przycisk “złóż wniosek”. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Złożone wnioski o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego trafiają do kolejki wniosków czekających na uruchomienie - są widoczne w tabeli przygotowane wnioski. W każdej chwili można je poprawić (akcja [modyfikuj]) lub skasować w całości (akcja [skasuj]). Po uzyskaniu akceptacji osoby odpowiedzialnej wniosek należy przekazać do akceptacji w OP, klikając akcję “[uruchom]”. W OP wniosek zostanie przekształcony w procedurę udzielenia zamówienia publicznego. Następnie przygotowana procedura zostania przekazana do BZP. Jeśli procedura w BZP zostanie rozstrzygnięta (zostanie wyłoniony dostawca), będzie można uzupełnić asortyment procedury i przystąpić do realizacji wniosku. Jeśli Dostawca nie zostanie wyłoniony, możliwe są dwa warianty: albo procedura zostanie skierowana do powtórzenia (wniosek zachowuje ważność do następnej próby rozstrzygnięcia tej procedury), albo zostanie unieważniona (wniosek traci ważność i należy go złożyć jeszcze raz). Status realizacji wniosku jest na bieżąco widoczny w tabeli wnioski w realizacji w głównym oknie aplikacji. Nie można modyfikować treści wniosku, można jedynie obejrzeć historię jego realizacji (zestawienie faktur i zamówień). Aby to zrobić należy uruchomić podgląd wniosku klikając akcję [szczegóły] w tabeli wnioski w realizacji. System pokaże szczegółowy podgląd wniosku. Można go jeszcze raz wydrukować (w wypadku zagubienia lub zniszczenia wydruku). Uzupełnianie asortymentu W momencie rozstrzygnięcia procedury BZP uzupełnia ją o zadania wg załącznika, wprowadzając wyłonionych dostawców, nazwy zadań, ich PKWiU oraz limity cenowe. Aby dokończyć zatwierdzanie procedury i przystąpić do jej realizacji, w magazynie centralnym musi asortyment przetargowy musi zostać uzupełniony i od razu przypisany do kartotek. Aby uzupełnić asortyment należy w oknie głównym aplikacji w ramce “Uzupełnianie magazynu/asortymentu” zaznaczyć odpowiednią procedurę (widoczne są wszystkie rozstrzygnięte w BZP, i nie uzupełnione w magazynie) i kliknąć uzupełnij procedurę. Otworzy się podgląd uzupełnianej procedury. Należy zaznaczyć zadanie, do którego będzie wprowadzany asortyment i kliknąć uzupełnij asortyment. Otworzy się podgląd procedury wraz z otwartym zadaniem i formularzem do wprowadzania asortymentu. Należy wpisać lub wybrać z filtra kartotek magazynowych otwieranego w nowym oknie indeks magazynowy kartoteki, z którą 18 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi powiązany będzie wprowadzany asortyment (jeśli odpowiednia kartoteka nie istnieje, należy ją utworzyć), a następnie uzupełnić pozostałe parametry asortymentu (wprowadzana cena jest ceną netto). Następnie należy kliknąć zapisz zmiany/dodaj asortyment. W ten sposób należy dodawać asortymenty wg załącznika, aż do wyczerpania limitu finansowego zadania. Dopuszczalne są nieznaczne odchylenia od wprowadzonej wartości całkowitej zadania: dla łącznej wartości netto asortymentu: +1,0‰/-1,5‰; dla łącznej wartości brutto asortymentu: +0,5‰/-0,7‰; W każdej chwili można wprowadzony asortyment zmodyfikować lub skasować - w tym celu należy zaznaczyć asortyment w kolumnie “wybór” i kliknąć odpowiednio edytuj lub kasuj. Asortyment można uzupełniać etapami - aby przerwać uzupełnianie należy kliknąć powrót. Po uzupełnieniu całego asortymentu zadania należy kliknąć zamknij pozycję - dalsze dodawanie asortymentu ani korekty nie będą możliwe. Zaleca się, aby zamykanie zadania przeprowadzić w ostatniej kolejności, tuż przed rozpoczęciem realizacji procedury - w ten sposób można uniknąć pomyłek i pracochłonnego przekwalifikowywania asortymentu. Po uzupełnieniu asortymentu procedura jest gotowa do realizacji. Realizacja następuje w wyniku wystawienia zamówienia, a następnie przyjęcia towarów do magazynu. Nie da się przyjąć na magazyn żadnych towarów bez uprzedniego wystawienia zamówienia (do procedury lub do wniosku, w zależności od typu wniosku). 3.3.3 Składanie zamówień Aby złożyć zamówienie należy w ramce “składanie zamówień” zaznaczyć, czy zamówienie dotyczy procedury (duża pętla magazynowa) czy wniosku (mała pętla magazynowa) i podać lub wybrać z filtra otwieranego w nowym oknie numer procedury lub wniosku. Zamówienie do wniosku W głównym oknie aplikacji w ramce “wystawienie zamówienia” należy zaznaczyć typ wniosku, wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra wniosków numer wniosku i kliknąć wystaw zamówienie. System otworzy okno składania zamówienia. Należy wpisać w nim dane dostawcy lub wybrać je z otwieranego w nowym oknie filtra dostawców. Jeżeli we wniosku podano proponowanego dostawcę system podpowie jego dane automatycznie - oczywiście można je zmienić lub skorygować. Następnie należy podać wymagany termin dostawy i adres jej realizacji (przepisywany automatycznie z wniosku) i kliknąć dodaj pozycje. System wyświetli podsumowanie danych ogólnych zamówienia oraz pozycji wniosku do którego jest ono składane. Następnie z części lub z wszystkich pozycji wniosku należy 19 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi zestawić zamówienie. W tym celu należy zaznaczyć pozycję wniosku w kolumnie “wybór” tabeli “pozycje wniosku” i kliknąć dodaj do zamówienia. Pozycja wniosku pojawi się w tabeli “pozycje zamówienia” poniżej. Można ją usunąć klikając usuń pozycję zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia należy kliknąć wystaw zamówienie. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Wszystkie wystawione zamówienia dostępne są w filtrze zamówień. Otwiera się go klikając akcję [lista zamówień] w ramce “wystaw zamówienie” w głównym oknie aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdego wniosku zawiera zakładkę z wszystkimi wystawionymi do niego zamówieniami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze wniosków. Zamówienie do procedury W głównym oknie aplikacji w ramce “wystawienie zamówienia” należy zaznaczyć typ procedura, wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra procedur numer procedury i kliknąć wystaw zamówienie. System otworzy okno składania zamówienia, zawierające podgląd procedury - jej opis i zadania pogrupowane względem dostawców (zazwyczaj jeden dostawca - jedno zadanie, chyba, ze dostawca zwyciężył w kilku zadaniach tej samej procedury). Przy dostawcy do którego kierowane będzie zamówienie należy kliknąć akcję [wybierz]. System wyświetli cały asortyment (z wszystkich zadań), jaki wybrany dostawca może dostarczać w ramach podpisanej po rozstrzygnięciu procedury umowy. Następnie z części lub z całości asortymentu należy zestawić zamówienie. W tym celu należy zaznaczyć asortyment w kolumnie “wybór” tabeli asortyment, wprowadzić niezbędne dane dotyczące zaznaczonego asortymentu w pola pod spodem tabeli i kliknąć dodaj do zamówienia. Asortyment pojawi się w tabeli pozycje zamówienia poniżej. Można go usunąć klikając usuń pozycję zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia należy kliknąć wystaw zamówienie. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Wszystkie wystawione zamówienia dostępne są w filtrze zamówień. Otwiera się go klikając akcję [lista zamówień] w ramce “wystaw zamówienie” w głównym oknie aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdej procedury zawiera zakładkę z wszystkimi wystawionymi do niej zamówieniami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze procedur. 3.3.4 Przyjmowanie dostaw Dostawy do magazynu centralnego przyjmowane są wyłącznie na podstawie wcześniej wystawionych zamówień. Do przyjęcia dostawy niezbędna jest także faktura na dostarczony towar. Aby przyjąć dostawę należy w ramce “Przyjmowanie dostaw” wpisać numer NIP 20 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi z faktury oraz zaznaczyć, czy dostawa pochodzi spoza procedury udzielenia zamówienia publicznego, a następnie kliknąć przyjmij dostawę. Dostawy z procedur Jeśli dostawca o podanym numerze NIP nie istnieje jeszcze w słowniku dostawców lub nie wygrał żadnej aktywnej procedury, system zgłosi błąd. System pokaże wszystkie aktywne procedury wraz z umowami (grupy zadań), które podpisano z wybranym dostawcą. Jedna faktura może rozciągać się tylko na zadania procedury objęte wspólną umową z dostawcą (zazwyczaj podpisuje się jedną umowę do wszystkich wygranych zadań w ramach jednej procedury). Należy zaznaczyć umowę do procedury, której dotyczy faktura i kliknąć wybierz pozycję. System pokaże podgląd zadań procedury wraz z asortymentem. Następnie należy zaznaczyć przyjmowany asortyment, poniżej uzupełnić jego dane (powiązać z kartoteką towarową, wprowadzić ilości i aktualne ceny) i kliknąć dodaj do Pz. Wybrany towar pojawi się w podglądzie Pz poniżej. Wprowadzone pozycje Pz można edytować (zaznaczając je, zmieniając dane i klikając zmień pozycję Pz) lub usuwać (zaznaczając je i klikając usuń pozycję Pz). Dostawy spoza procedur Jeśli dostawca o podanym numerze NIP nie istnieje jeszcze w słowniku dostawców, system pozwoli go zarejestrować, a następnie używając jego danych wznowi przyjmowanie dostawy. System pokaże wszystkie wnioski o uzupełnienie magazynu w drodze drobnego zakupu. Należy zaznaczyć wniosek, którego dotyczy faktura i kliknąć wybierz wniosek. System pokaże podgląd wniosku wraz z jego pozycjami. Należy zaznaczyć odpowiadającą pozycji faktury pozycje wniosku, przypisać ją do kartoteki magazynowej (indeks można wprowadzić bezpośrednio lub wybrać z filtra otwieranego w nowym oknie) oraz uzupełnić pozostałe dane. Jeśli nie przewiduje się dalszych dostaw do danej pozycji wniosku, można ją zamknąć. Następnie należy kliknąć przyjmij towar. W ten sposób należy przypisać wszystkie pozycje faktury do pozycji wniosków. Przyjecie pojedyńczej pozycji wniosku można anulować, zaznaczając ją w tabeli “podgląd Pz” i klikając anuluj przyjęcie. Jeśli dokładne przypisanie nie jest możliwe (pozycje wniosku lub faktury są zbyt ogólne), należy połączyć pozycje faktury, w pierwszej kolejności kierować się stawką VAT, a następnie PKWiU. Wniosek może być realizowany etapami, to znaczy do jednego wniosku może przynależeć kilka faktur. Jednak jedna faktura może realizować tylko jeden wniosek. Drukowanie Pz Po zakończeniu wprowadzania pozycji faktury można albo anulować całe przyjmowanie (przycisk anuluj przyjmowanie) albo też zatwierdzić je i wydrukować Pz (przycisk 21 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi zakończ przyjmowanie i wydrukuj Pz) - system pokaże formularz uzupełnienia danych faktury: należy wprowadzić datę jej wystawienia, numer i ewentualnie uwagi, a następnie kliknąć zakończ Pz. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Filtr Pz Filtr wyboru Pz (odnośnik [lista Pz]) udostępnia następujące kryteria poszukiwania: numer Pz - Należy wprowadzić numer druku Pz (całość lub kilka początkowych znaków). data wystawienia Pz - Należy wybrać datę (lub daty) wystawienia druku Pz. Jeśli poda się tylko pierwszą datę, wówczas filtr wybierze Pz, które zostały wystawione po wybranej dacie. Jeśli wprowadzi się tylko drugą datę, filtr wybierze Pz, które zostały wystawione przed wybraną datą. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą wcześniejszą od drugiej, filtr wybierze Pz, które zostały wystawione w wybranym okresie. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą późniejszą od drugiej, filtr wybierze Pz, które zostały wystawione poza wybranym okresem. kwota Pz netto - Należy podać granice wartości Pz netto. kwota Pz brutto - Należy podać granice wartości Pz brutto. wartość zrealizowana procedury netto - Należy podać granice wartości zrealizowanej procedury brutto. Ta wartość zostanie wzięta pod uwagę tylko jeśli został wybrany status “uzupełniona” lub “archiwalna”. dotyczy procedury - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra procedur numer procedury udzielenia zamówienia publicznego, na podstawie której wystawiono poszukiwane Pz. dotyczy zamówienia - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra zamówień numer zamówienia, do którego wystawiono poszukiwane Pz. NIP dostawcy - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra dostawców NIP dostawcy, którego dotyczy poszukiwane Pz. Wszystkie wprowadzone wartości są logicznie mnożone (spójnik “i”, koniunkcja), zwracając jak najbardziej dopasowany do kryteriów rezultat. Jeśli jakieś pole nie jest wypełnione, nie będzie brana pod uwagę przy wyszukiwaniu. Należy zwrócić uwagę, że zbytnio zawężając zakres wyszukiwania można łatwo doprowadzić do sytuacji, gdy żaden z Pz obecnych w systemie nie będzie spełniał wybranych kryteriów. 22 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 4 Obsługa w Dziale Planowania i Realizacji Zakupów 4.1 Zadania realizowane w Dziale Planowania i Realizacji Zakupów Dział Planowania i Realizacji Zakupów (OP) opiniuje i weryfikuje wszystkie wnioski realizowane poza magazynem centralnym (czyli związane z zakupami u dostawców zewnętrznych), jak również prowadzi ich realizację. Dla wniosków o drobny zakup jest to związane z wystawianiem zamówień do wniosków z jednostek na dostawy przekraczające wartość 2000 zł. Dla wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego realizacja obejmuje zestawianie ich w procedury, przekazywane do BZP, a następnie wystawianie zamówień do rozstrzygniętych procedur. Ponadto OP rejestruje wszystkie faktury realizujące wnioski pochodzące z jednostek uczelni, tak do wniosków, jak i do procedur. 4.2 Obsługa wniosków o drobny zakup (do 3000 €) W głównym oknie aplikacji dostępny jest filtr wniosków. Aby obsłużyć wnioski z jednostek o drobny zakup, należy wybrać w filtrze odpowiednie kryteria (parametr “typ wniosku” ustawić na “o drobny zakup”, “status wniosku” - “aktywny”) i kliknąć wyszukaj. Filtr pokaże w oknie rezultatu wnioski o drobny zakup. Następnie należy kliknąć akcję wniosek przy wniosku, który ma zostać obsłużony. 4.2.1 Weryfikacja i akceptacja System wyświetli szczegółowy podgląd wniosku o drobny zakup wraz z jego pozycjami. Wniosek można ponownie wydrukować (przycisk “drukuj”), zaakceptować (“akceptuj wniosek”) lub w całości odrzucić (“odrzuć wniosek”). Można też odrzucić lub zamknąć jego poszczegółne pozycje. Do OP należy także weryfikacja bądź uzupełnienie PKWiU. Aby zmienić / dodać uwagi do wniosku należy wypełnić pole i kliknąć “edytuj uwagi”. Wprowadzane uwagi nadpisują poprzednie. Przed akceptacją wniosku można odrzucać poszczególne jego pozycje. Aby odrzucić pozycję, należy ją zaznaczyć (kolumna “wybór” 23 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi tabeli pozycje wniosku) i kliknąć odrzuć pozycję. Aby poprawić / uzupełnić PKWiU zaznaczonej pozycji należy wpisać lub wybrać z filtra PKWiU otwieranego w nowym oknie prawidłowy numer PKWiU i kliknąć zmień PKWiU. Wprowadzane PKWiU nadpisują poprzednie. Po zaakceptowaniu wniosku o drobny zakup można przystąpić do jego realizacji. W większości przypadków jednostka samodzielnie realizuje zakupy do wysokości zatwierdzonych środków finansowych, przedkładając później w OP opisane faktury (punkt 4.2.3). W przypadku zakupów na kwotę przekraczającą 2000 zł OP wystawia zamówienia do uzgodnionych wcześniej z wnioskującym dostawców. 4.2.2 Wystawianie zamówień W głównym oknie aplikacji w ramce “wystawienie zamówienia” należy zaznaczyć typ wniosku, wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra wniosków numer wniosku i kliknąć wystaw zamówienie. System otworzy okno składania zamówienia. Należy wpisać w nim dane dostawcy lub wybrać je z otwieranego w nowym oknie filtra dostawców. Jeżeli we wniosku podano proponowanego dostawcę system podpowie jego dane automatycznie - można je zostawić, zmienić lub skorygować. Następnie należy podać wymagany termin dostawy i adres jej realizacji (przepisywany automatycznie z wniosku) i kliknąć dodaj pozycje. System wyświetli podsumowanie danych ogólnych zamówienia oraz pozycji wniosku do którego jest ono składane. Następnie z części lub z wszystkich pozycji wniosku należy zestawić zamówienie. W tym celu należy zaznaczyć pozycję wniosku w kolumnie “wybór” tabeli “pozycje wniosku” i kliknąć dodaj do zamówienia. Pozycja wniosku pojawi się w tabeli “pozycje zamówienia” poniżej. Można ją usunąć klikając usuń pozycję zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia należy kliknąć wystaw zamówienie. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Wszystkie wystawione zamówienia dostępne są w filtrze zamówień. Otwiera się go klikając akcję [lista zamówień] w ramce “wystaw zamówienie” w głównym oknie aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdego wniosku zawiera zakładkę z wszystkimi wystawionymi do niego zamówieniami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze wniosków. Do danego wniosku można wystawić dowolną ilość zamówień na dowolną łączną kwotę system nie wprowadza tu żadnych obostrzeń z uwagi na to, że zamówienie bywa realizowane przez dostawcę częściowo lub ze zmianami, co musiało by być bardzo dokładnie rejestrowane i niepotrzebnie skomplikowało by proces obsługi wniosków. Ograniczeniem jest, by pojedyńcze zamówienie nie przekraczało szacunkowej wartości wniosku. Nie można również wystawić zamówienia na większą ilość niż wynika z różnicy ilości szacunkowej i sumy dotychczasowych realizacji. 24 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 4.2.3 Rejestracja faktur Aby zarejestrować fakturę w głównym oknie aplikacji w ramce “rejestracja faktur” należy zaznaczyć typ (wniosek lub procedura), wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra wniosków numer wniosku i kliknąć rejestruj fakturę. System otworzy okno rejestracji faktur. Należy wpisać w nim dane dostawcy lub wybrać je z otwieranego w nowym oknie filtra dostawców. Jeżeli we wniosku podano proponowanego dostawcę system podpowie jego dane automatycznie - można je zostawić, zmienić lub skorygować. Następnie należy podać datę wystawienia rejestrowanej faktury, jej numer i ewentualne uwagi i kliknąć dodaj pozycje. System pokaże podsumowanie wniosku, dane dostawcy oraz pozycje wniosku. Następnie należy zaznaczyć pozycję wniosku (tabela pozycje wniosku, kolumna “wybór”), uzupełnić jej dane z faktury (czasem może być konieczne zsumowanie kilku pozycji faktury, zwłaszcza jeśli wniosek nie był dostatecznie precyzyjnie sformułowany) i kliknąć dodaj pozycje faktury. Dodana pozycja pojawi się poniżej w tabeli pozycje faktury, ale nie zniknie z górnej tabelki. Dzięki temu można do tej samej pozycji wniosku zarejestrować kilka pozycji faktur np. z rożnymi stawkami VAT. Zarejestrowaną pozycję można usunąć zaznaczając i klikając usuń pozycje faktury, lecz wtedy zostaną usunięte wszystkie pozycje faktury, które zostały zarejesrowane do tej pozycji wniosku. Po skompletowaniu faktury należy kliknąć rejestruj fakturę. System potwierdzi zarejestrowanie faktury i powróci do okna głównego aplikacji. Wszystkie zarejestrowane faktury dostępne są w filtrze faktur. Otwiera się go klikając akcję [lista faktur] w ramce “rejestruj fakturę” w głównym oknie aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdego wniosku zawiera zakładkę z wszystkimi zarejestrowanymi do niego fakturami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze wniosków. Do danego wniosku można zarejestrować dowolną ilość faktur. System nie sprawdza, czy następuje przekroczenie wartości szacunkowej czy ilości – jest to spowodowane koniecznością obsługi m.in. wnioskó rocznych na usługi, gdzie podanie ilości szacunkowej nie jest możliwe. Nie da się zarejestrować dwa razy tej samej faktury, tzn. o tym samym numerze i od tego samego dostawcy. 4.3 Obsługa wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego 4.3.1 Weryfikacja i akceptacja Weryfikacja wniosków polega na ewentualnej korekcie / przypisaniu numeru PKWiU. Akceptacja wniosków odbywa się równolegle z dodawaniem ich do zadań procedur (punkt 4.3.2, podpunkt 3) 25 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 4.3.2 Zestawianie procedur o udzielenie zamówienia publicznego Przy obsłudze procedur wartość całkowita netto procedury przeliczna jest na Euro na bieżąco (po kursie dnia NBP). Kurs ten ulega zamrożeniu w dniu ogłoszenia procedury. Tworzenie , modyfikowanie i kasowanie procedur Aby utworzyć nową procedurę należy w oknie filtra procedur kliknąć nowa procedura. Następnie należy wprowadzić tytuł procedury i kliknąć stwórz nową, podając, czy procedura jest na dostawy, usługi czy roboty budowlane. Nowa procedura z nadanym automatycznie numerem (np. OZ/D/1/03, co oznacza procedurę nr 1 w roku 2003 na dostawy) będzie odtąd dostępna w filtrze procedur. Aby zmienić tytuł procedury należy wybrać ją za pomocą filtra procedur i kliknąć akcję [popraw]. Następnie należy zmodyfikować dane i kliknąć zmień dane. Aby skasować procedurę należy wybrać ją za pomocą filtra procedur i kliknąć akcję [skasuj]. System wyświetli żądanie potwierdzenia. Następnie procedura i wszystkie jej zadania zostaną skasowane, a wszystkie przypisania wniosków ulegną anulowaniu (same wnioski nie zostaną zmienione, będzie można je ponownie przypisać do innej procedury). Dodawanie, modyfikowanie i usuwanie zadań procedur Aby dodać do istniejącej procedury nowe zadanie, należy wyszukać procedurę z pomocą filtra procedur. Następnie w oknie rezultatu należy przy wybranej procedurze (szare tło wiersza) kliknąć akcję dodaj zadanie. System pokaże formatkę uzupełniania danych zadania procedury. Należy wprowadzić lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra PKWiU pierwsze pięć cyfr PKWiU ograniczające wprowadzane zadanie oraz wpisać tytuł zadania. Następnie należy kliknąć dodaj zadanie do procedury. Nowe zadanie będzie odtąd dostępne w filtrze procedur. Raz wprowadzonego PKWiU zadania procedury nie można zmienić – zadanie o błędnym PKWiU należy usunąć i wprowadzić ponownie poprawnie. Aby zmienić tytuł zadania procedury należy wybrać je za pomocą filtra procedurę i kliknąć akcję popraw. Następnie należy zmodyfikować dane i kliknąć zmień dane. Aby skasować zadanie procedury należy wybrać je za pomocą filtra i kliknąć akcję skasuj. System wyświetli żądanie potwierdzenia. Następnie zadanie procedury zostanie skasowane, a wszystkie przypisania wniosków ulegną anulowaniu (same wnioski nie zostaną zmienione, będzie można je ponownie przypisać do innej procedury). Dodawanie wniosków do zadań procedur - tworzenie asortymentu Aby dodać wniosek do procedury (utworzyć z niego asortyment w zadaniu procedury), należy wyszukać go za pomocą filtra wniosków i w ramce rezultatu filtra kliknąć akcję wniosek. System pokaże podgląd wniosku. Wniosek można w całości odrzucić (przycisk odrzuć wniosek) Aby dodać do pozycji procedury należy kliknąć dodaj do 26 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi procedury. Drugim sposobem dodania wniosku do procedury (bez uruchamiania podglądu wniosku) jest użycie dostępnej bezpośrednio w filtrze wniosków akcji dodaj do procedury. System pokaże filtr procedur, zawierający wszystkie procedury o statusie nowa. Jeśli w systemie istnieje procedura z zadaniem o PKWiU pasującym do wniosku, przy wierszu opisującym to zadanie będzie dostępna akcja dodaj wniosek - aby dodać wniosek należy ją wybrać. System poinformuje o dodaniu wniosku do procedury i powróci do filtra wniosków. Ponadto przy wszystkich procedurach dostępna będzie akcja dodaj zadanie. Można z niej skorzystać, gdy dana procedura musi mieć więcej niż jedno zadanie z tym samym kwalifikatorem PKWiU. Wybranie tej akcji spowoduje otwarcie ekranu dodawania nowego zadania procedury, zawierającego opis procedury, opis dodawanego wniosku i formularz z danymi zadania. PKWiU zadania (5 cyfr) będzie zgodne z PKWiU dodawanego wniosku, tytuł zadania należy uzupełnić. Aby dodać zadanie do procedury i dodać do niego wybrany wniosek, należy kliknąć przycisk dodaj zadanie i wniosek. System poinformuje o dodaniu zadania i wniosku i powróci do filtra wniosków. Wnioski dodane do procedury mają podany numer procedury obok statusu w oknie rezultatu filtra wniosków. Przypisanie wniosku do procedury można zmienić dodając go do innej procedury. 4.3.3 Wystawianie zamówień W głównym oknie aplikacji w ramce “wystawienie zamówienia” należy zaznaczyć typ procedura, wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra procedur numer procedury i kliknąć wystaw zamówienie. System otworzy okno składania zamówienia, zawierające podgląd procedury - jej opis i zadania pogrupowane względem dostawców (zazwyczaj jeden dostawca - jedno zadanie, chyba, ze dostawca zwyciężył w kilku zadaniach tej samej procedury). Przy dostawcy do którego kierowane będzie zamówienie należy kliknąć akcję [wybierz]. System wyświetli cały asortyment (z wszystkich zadań), jaki wybrany dostawca może dostarczać w ramach podpisanej po rozstrzygnięciu procedury umowy. Następnie z części lub z całości asortymentu należy zestawić zamówienie. W tym celu należy zaznaczyć asortyment w kolumnie “wybór” tabeli asortyment, wprowadzić niezbędne dane dotyczące zaznaczonego asortymentu w pola pod spodem tabeli i kliknąć dodaj do zamówienia. Asortyment pojawi się w tabeli pozycje zamówienia poniżej. Można go usunąć klikając usuń pozycję zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia należy kliknąć wystaw zamówienie. System utworzy w nowym oknie wydruk - należy go wydrukować naciskając [Ctrl]+[p], po czym zamknąć okno. Wszystkie wystawione zamówienia dostępne są w filtrze zamówień. Otwiera się go klikając akcję [lista zamówień] w ramce “wystaw zamówienie” w głównym oknie 27 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdej procedury zawiera zakładkę z wszystkimi wystawionymi do niej zamówieniami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze procedur. 4.3.4 Rejestracja faktur Aby zarejestrować fakturę w głównym oknie aplikacji w ramce “rejestracja faktur” należy zaznaczyć typ (procedura), wpisać lub wybrać z otwieranego w nowym oknie filtra wniosków numer wniosku i kliknąć rejestruj fakturę. System wyświetli zestawienie procedury pogrupowane według dostawców, którzy wygrali poszczególne zadania w tej procedurze. Przy dostawcy, którego rejestrowana jest faktura, należy kliknąć akcję [wybierz]. System wyświetli cały asortyment (z wszystkich zadań), jaki wybrany dostawca może dostarczać w ramach podpisanej po rozstrzygnięciu wybranej procedury umowy. Następnie z części lub z całości asortymentu należy wybrać pozycje faktury. W tym celu należy zaznaczyć asortyment w kolumnie “wybór” tabeli asortyment, wprowadzić niezbędne dane dotyczące zaznaczonego asortymentu w pola pod spodem tabeli i kliknąć dodaj do faktury. Asortyment pojawi się w tabeli pozycje zamówienia poniżej. Można go usunąć klikając usuń pozycję faktury. Po skompletowaniu faktury należy kliknąć uzupełnij dane faktury. System wyświetli dane faktury do uzupełnienia - numer i datę wystawienia. Należy je uzupełnić i kliknąć rejestruj fakturę. System potwierdzi zarejestrowanie faktury i powróci do okna głównego aplikacji. Wszystkie zarejestrowane faktury dostępne są w filtrze faktur / Pz. Otwiera się go klikając akcję [lista faktur] w ramce “rejestruj fakturę” w głównym oknie aplikacji. Poza tym szczegółowy podgląd każdej procedury zawiera zakładkę z wszystkimi zarejestrowanymi do niej fakturami. Podgląd ten jest dostępny w filtrze procedur. Do danej procedury można zarejestrować dowolną ilość faktur na łączna kwotę i łączna ilość nie większą od cen i limitów ustalonych przy rozstrzyganiu procedury. System to sprawdza i ostrzega, jeśli następuje przekroczenie limitów lub cen. Rejestracja faktury do procedyry automatycznie zwiększa wykorzystanie tak danej procedury, jak i wniosków, które są przypisane do tej procedury. 4.4 Obsługa magazynu centralnego w OP 4.4.1 Mała pętla magazynowa Procedura obsługi wniosków z małej pętli magazynowej jest dokładnie taka sama, jak przy obsłudze wniosków o drobny zakup z jednostek, przy czym sprowadza się tylko do merytorycznej akceptacji wniosków i potwierdzenia dostępności środków na ich realizację - wystawianie zamówień i rejestrację faktur prowadzi magazyn centralny. Aby obsłużyć wnioski z małej pętli magazynowej, należy wybrać w filtrze odpowiednie kryteria (parametr “typ wniosku” ustawić na “mała pętla”, “status wniosku” 28 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi “aktywny”) i kliknąć wyszukaj. Filtr pokaże w oknie rezultatu wnioski z małej pętli magazynowej. Następnie należy kliknąć akcję wniosek przy wniosku, który ma zostać obsłużony. Następnie należy wykonać kroki opisane w punkcie 4.2.1 4.4.2 Duża pętla magazynowa Ponieważ magazyn centralny składając wniosek o uzupełnienie w trybie udzielenia zamówienia publicznego nie wypełnia wszystkich danych elektronicznie, a procedura w postaci elektronicznej nie zawiera żadnych zadań ani asortymentu aż do momentu rozstrzygnięcia w OP i uzupełnienia w magazynie, obsługa wniosku jest bardzo uproszczona. Aby zatwierdzić i uruchomić wniosek o uzupełnienie magazynu centralnego w trybie procedury udzielenia zamówienia publicznego, należy wyszukać wniosek za pomocą filtra wniosków (parametr “typ wniosku” ustawić na “duża pętla”, “status wniosku” “aktywny”), a następnie klikając akcję [wniosek] wejść do podglądu wniosku. W podglądzie wniosku należy kliknąć przycisk dodaj do procedury – system automatycznie zatwierdzi wniosek, utworzy nową procedurę udzielenia zamówienia publicznego na uzupełnienie stanu magazynu centralnego i przekaże ją do BZP, po czym wyświetli potwierdzenie wykonanych operacji. 29 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 5 Obsługa w Biurze Zamówień Publicznych 5.1 Zadania realizowane w Biurze Zamówień Publicznych Aplikacja ZAM2 pozwala na automatyzację czynności związanych z procedurami udzielenia zamówienia publicznego. Podstawowym narzędziem obsługi procedur jest filtr, pozwalający na wybór procedur według zadanego kryterium. Wybrane procedury pokazywane są w postaci podsumowania danych procedury wraz z jej zadaniami. Każda pokazana procedura udostępnia akcje zależne od jej typu, trybu i bieżącego statusu. Wybierając akcję można wykonać na procedurze jakąś określoną czynność. Po jej zakończeniu (np. po rozstrzygnięciu procedury i uzupełnieniu odpowiednich danych) użytkownik zawsze może powrócić do ekranu głównego by skorzystać ponownie z filtra. Filtr procedur Filtr wyboru procedury udostępnia następujące kryteria poszukiwania procedury: numer procedury - Należy wprowadzić numer procedury o udzielenie zamówienia publicznego (całość lub kilka początkowych znaków). nazwa procedury - Należy podać fragment nazwy procedury, może to być nawet jedno słowo. status procedury i okres uzyskania statusu - Należy wybrać status oraz datę (lub daty) jego uzyskania. Jeśli poda się tylko pierwszą datę, wówczas filtr wybierze procedury, które posiadają wybrany status i uzyskały go po wybranej dacie. Jeśli wprowadzi się tylko drugą datę, filtr wybierze procedury, które posiadają wybrany status i uzyskały go przed wybraną datą. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą wcześniejszą od drugiej, filtr wybierze procedury, które posiadają wybrany status i uzyskały go w wybranym okresie. Jeśli wprowadzi się obie daty, pierwszą późniejszą od drugiej, filtr wybierze procedury, które posiadają wybrany status i uzyskały go poza wybranym okresem. wartość szacunkowa procedury netto - Należy podać granice wartości szacunkowej procedury netto. 30 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi wartość zrealizowana procedury netto - Należy podać granice wartości zrealizowanej procedury brutto. Ta wartość zostanie wzięta pod uwagę tylko jeśli został wybrany status “uzupełniona” lub “archiwalna”. pochodzenie procedury - Należy wskazać czy procedura pochodzi z wniosków składanych w jednostkach uczelni, czy ma uzupełnić stan magazynu centralnego. opis zadania - Należy podać kilka słów wchodzących w skład opisu dowolnego zadania poszukiwanej procedury. PKWiU 5 - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra PKWiU pięć pierwszych cyfr PKWiU charakteryzujących zadanie poszukiwanej procedury NIP dostawcy - Należy podać lub wybrać z otwieranego w osobnym oknie filtra dostawców NIP dostawcy, który wygrał którekolwiek z zadań poszukiwanej procedury. Ta wartość zostanie wzięta pod uwagę tylko jeśli został wybrany status “rozstrzygnięta”, “uzupełniona” lub “archiwalna”. Wszystkie wprowadzone wartości są logicznie mnożone (spójnik “i”, koniunkcja), zwracając jak najbardziej dopasowany do kryteriów rezultat. Jeśli jakieś pole nie jest wypełnione, nie będzie brana pod uwagę przy wyszukiwaniu. Należy zwrócić uwagę, że zbytnio zawężając zakres wyszukiwania można łatwo doprowadzić do sytuacji, gdy żadna z procedur obecnych w systemie nie będzie spełniała wybranych kryteriów. W ramce “Rezultat wyszukiwania: Procedury” filtr pokazuje procedury (szare tło) i ich zadania (białe tło): OP/123 Procedura 1 [akcja 1] 23456 Zadanie 1 procedury 1 [akcja 2] 45768 Zadanie 2 procedury 1 [akcja 2] OP/456 Procedura 2 [akcja 3] 67890 Zadanie 1 procedury 2 [akcja 4] 23456 Zadanie 2 procedury 2 [akcja 4] 45678 Zadanie 3 procedury 2 [akcja 4] Zależnie od statusu procedury i kontekstu uruchomienia filtra zarówno do całych procedur, jak i do ich zadań dostępne są różne zestawy akcji. W pracy z tym filtrem należy zwracać szczególną uwagę na wszystkie te parametry (status procedury, jej pochodzenie - magazyn lub jednostki, kontekst wywołania filtra - zwykłe wyszukiwanie czy dodawanie wniosku do zadania procedury) - pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień i pomyłek. 5.2 Obsługa procedur z wniosków składanych przez jednostki Dział zaopatrzenia przekazuje Biuru Zamówień Publicznych kompletne procedury, zestawione z wniosków o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego w formie pozwalającej na ich weryfikację i ogłoszenie. W przypadku wątpliwości BZP 31 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi może cofnąć przygotowaną procedurę do OP, celem jej korekty lub uzupełnienia. Po ogłoszeniu procedury, BZP rozstrzyga ją, uzupełniając zadania o dane dostawców, którzy zostali w drodze procedury wyłonieni, a następnie zatwierdza całą procedurę. Procedura zatwierdzona wraca do OP, gdzie może rozpocząć się jej realizacja. 5.2.1 Ogłoszenie procedury lub wycofanie procedury do OP Za pomocą filtra należy wybrać odpowiednią procedurę o statusie “przygotowana”. W oknie rezultatu w kolumnie “akcje” należy przy wybranej procedurze kliknąć akcję [ogłoś]. System otworzy okno z danymi procedury które należy uzupełnić: data ogłoszenia i trybem procedury. W przypadku, gdy procedura nie spełnia wymogów formalnych, zawiera nieścisłości lub z innych względów powinna zostać poprawiona, można cofnąć ją do edycji w OP klikając akcję cofnij. 5.2.2 Rozstrzygnięcie i uzupełnienie procedury Po zakończeniu procedury (np. po zakończeniu postępowania przetargowego) procedurę należy rozstrzygnąć. System dopuszcza trzy możliwe rezultaty: rozstrzygnięcie, powtórzenie i unieważnienie procedury. W pierwszym przypadku należy kliknąć akcję [rozstrzygnij]. System otworzy podgląd procedury. Należy uzupełnić jej zadania o wyniki uzyskane w postępowaniu przetargowym wprowadzić dostawców i wartości zadania. Pozycje można uzupełniać etapami - jeśli nie uzupełniono wszystkich proces rozstrzygania można zawiesić klikając zatwierdź zmiany i w każdej chwili do niego powrócić. Po uzupełnieniu zadań należy uzupełnić asortyment. 5.2.3 Zatwierdzenie procedury W przypadku procedur z wniosków składanych przez jednostki zatwierdzenie następuje automatycznie i nie wymaga ingerencji operatora. 5.3 Obsługa procedur uzupełniających magazyn centralny Dział zaopatrzenia przekazuje Biuru Zamówień Publicznych procedury uzupełniające magazyn centralny uczelni. Procedury takie składają się z jednego ogólnego zadania z adnotacją “opis wg załącznika”. Po ogłoszeniu procedury BZP rozstrzyga ją wprowadzając zadania z załącznika a wraz z nimi dane dostawców. Następnie przekazuje procedurę do magazynu centralnego / OP gdzie następuje uzupełnienie asortymentu i zatwierdzenie procedury do realizacji. 5.3.1 Ogłoszenie procedury lub wycofanie procedury do OP Ogłoszenie procedury przebiega tak samo jak w przypadku procedury z wniosków składanych przez jednostki (punkt 5.2.1). 32 Aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych ZAM2 – instrukcja obsługi 5.3.2 Rozstrzygnięcie i uzupełnienie procedury Po zakończeniu procedury (np. po zakończeniu postępowania przetargowego) procedurę należy rozstrzygnąć. System dopuszcza trzy możliwe rezultaty: rozstrzygnięcie, powtórzenie i unieważnienie procedury. W pierwszym przypadku należy kliknąć akcję rozstrzygnij. System otworzy podgląd procedury. Należy uzupełnić jej zadania wg załącznika i uzyskanego w postępowaniu rezultatu. Zadania można uzupełniać etapami - jeśli nie uzupełniono wszystkich proces rozstrzygania można zawiesić klikając zatwierdź zmiany i w każdej chwili do niego powrócić. 33
