Zarządzenie Nr 236/2009 Wójta Gminy w Ozorkowie z dnia 2

Transkrypt

Zarządzenie Nr 236/2009
WÓJTA GMINY W OZORKOWIE
z dnia 2 stycznia 2009 roku
w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
w Urzędzie Gminy w Ozorkowie
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z 2003 r. Nr 60 poz. 535, Nr 124 poz. 1152,
Nr 139 poz.1324, Nr 229 poz. 2276, z 2004 r. Nr 96 poz. 959, Nr 145 poz. 1535, Nr 146 poz.
1546, Nr 213 poz. 2155, z 2005 r. Nr 10 poz. 66, Nr 184 poz.1539, Nr 267 poz. 2252, z 2006
r. Nr 157 poz. 1119, Dz. U. Nr 208 poz. 1540 z 2008 r. Dz. U. Nr 63 poz. 393) oraz zgodnie
z art. 17 i art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249
poz. 2104, Nr 169 poz.1420, z 2006 r. Nr 45 poz. 319, Nr 104 poz. 708, Nr 170 poz. 1217,
Nr 170 poz. 1218, Nr 187 poz. 1381, Nr 249 poz. 1832, z 2007 r. Nr 82 poz. 560, Nr 88 poz.
587, Nr 115, poz. 791, Nr 140 poz. 984) i § 11, 12, 13 Rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020, z 2008 r. Nr 72, poz. 422) oraz
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego
( Dz. U. Nr 112, poz. 761) zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadza się określenie podstawowych informacji o jednostce - załącznik nr 1 oraz
dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Gminy w Ozorkowie zasady ( politykę )
rachunkowości dotyczące określenia:
1.) roku obrotowego jako rok kalendarzowy i kwartały jako wchodzące w jego skład
okresy sprawozdawcze stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,
2.) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego stanowiące
załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia,
3.) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – załącznik nr 4 do niniejszego
zarządzenia, w tym:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej stanowiący
załącznik nr 4a do niniejszego zarządzenia, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi
głównej,
b) wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich
funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania
danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów,
procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem
algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ich ochrony, w tym
w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich
przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania stanowiące załącznik
nr 4b do niniejszego zarządzenia.
4.) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych,
ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych
w nich zapisów stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia,
ewidencji dochodów i wydatków budżetowych zgodnie z załącznikiem nr 6
do niniejszego zarządzenia,
6.) instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych –
załącznik nr 7 ,
7.) instrukcji inwentaryzacyjnej – załącznik nr 8,
8.) instrukcji w sprawie gospodarki kasowej – załącznik nr 9.
5.)
§ 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników do zapoznania z treścią niniejszego
zarządzenia tj. z postanowieniami niniejszej dokumentacji przyjętych zasad ( polityki )
rachunkowości i wprowadzenia tych po stanowień w życie. Fakt zapoznania należy
potwierdzić na piśmie, a potwierdzeni e z imiennym skorowidzem pracowników i ich
podpisami przekazać do Kierownika Referatu Finansowego.
§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 223/2008 z dnia 3 grudnia 2008 roku.
§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy w Ozorkowie.
§ 5. Zarządzenie podlega ogłoszeniu i wchodzi w życie z dniem podjęcia.
2
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 236/2009
z dnia 2 stycznia 2009r.
POLITYKA RACHUNKOWOŚCI URZĘDU GMINY W OZORKOWIE
INFORMACJE OGÓLNE
1. Urząd Gminy w Ozorkowie prowadzi rachunkowość na podstawie:
1.
Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r.
Nr 76 poz.694 z późniejszymi zmianami),
2.
Ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. ( Dz. U. z 2005r. Nr 249
poz. 2104 z późniejszymi zmianami),
3.
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych
zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
( Dz. U. z 2006r. Na 142 poz.1020 ),
4.
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji
podatków, opłat
niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2006r. Nr 112 poz.761).
2. Urząd stosuje nadrzędne zasady rachunkowości, tj.
1. zasadę wiarygodności (rzetelnego obrazu),
2. zasadę przewagi treści nad formą,
3. zasadę ostrożności (ostrożnej wyceny),
4. zasadę kontynuacji,
5. zasadę memoriału,
6. zasadę współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów,
7. zasadę istotności,
8. zasadę indywidualnej wyceny,
a także przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych,
inwentaryzacji oraz wyceny aktywów i pasywów.
Zasada wiarygodności (rzetelnego obrazu) polega na tym, że dane przyjęte za podstawę
wyceny aktywów i pasywów, wynikające z ksiąg rachunkowych mają odzwierciedlać stan
3
rzeczywisty dokonanych przez jednostkę operacji i umożliwiać rzetelną (wiarygodną) wycenę
aktywów i pasywów oraz prawidłowe ustalenie wyniku finansowego. Oznacza to, że dane
wynikające z ksiąg rachunkowych mają uczciwie, zgodnie ze stanem rzeczywistym
odzwierciedlać informacje służące za podstawę sporządzenia rocznego sprawozdania
finansowego i zarazem umożliwiać skuteczną kontrolę dokonanych operacji.
Zasada przewagi treści nad formą wyraża się w tym, że zdarzenia ( poszczególne operacje
gospodarcze
i
finansowe
)
ujmuje
się
w księgach
rachunkowych
i
wykazuje
w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Oznacza to, że w razie
kolizji między zasadą rzetelnego obrazu a wymaganiami określonymi przepisami prawa,
przyjmuje się rzeczywistą treść ekonomiczną operacji.
Zasada ostrożności (ostrożnej wyceny) oznacza, że poszczególne składniki aktywów
i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ( wytworzenie ) ceny
( koszty ), z zachowaniem zasady ostrożności.
Zasada kontynuacji wyraża się w tym, że przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości,
zwłaszcza przy wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego przyjmuje
się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości
działalność w nie zmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub
upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność
jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie
informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się
przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.
Zasada memoriału polega na tym, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć
wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane
z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Zasadę memoriału stosuje się z uwzględnieniem zasady współmierności przychodów
i związanych z nimi kosztów.
Zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów
wyraża się w tym,
że do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub
przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy
koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
4
Zasada istotności wyraża się w tym, że określając zasady ( politykę ) rachunkowości
i dostosowując je do potrzeb jednostki należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości
wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku
finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
Zasada indywidualnej wyceny polega na tym, że wartość poszczególnych składników
aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat
nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych
co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków
i strat nadzwyczajnych.
3.
Odpowiedzialnym za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest Wójt Gminy jako kierownik
jednostki.
4.
Sprawozdanie finansowe Urzędu sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych
nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
5. Roczne sprawozdanie finansowe składające się z Bilansu, Rachunku Zysków i Strat oraz
Zestawienia Zmian w Funduszu przedkładane jest do RIO do dnia 30 kwietnia roku
następnego.
6.
Zasady (polityka) rachunkowości mają na celu przedstawienie obowiązujących
w Urzędzie:
1.
ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
a.) Zakładowego Planu Kont,
b.) wykazu
zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych,
c.) opisu
4.
systemu przetwarzania danych ( systemu informatycznego ),
zasad prowadzenia ewidencji wydatków budżetowych,
5. zasad prowadzenia ewidencji dochodów budżetowych,
6.
systemu służącego ochronie danych ( w tym dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
zapisów ).
5
Załącznik Nr 2
OKREŚLENIE ROKU OBROTOWEGO I OKRESÓW SPRAWOZDAWCZYCH
1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.
2.
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień 31 grudnia, który jest dniem bilansowym.
3.
Okresem sprawozdawczym jest miesiąc, kwartał, półrocze, rok, odpowiednio:
Rodzaj sprawozdania
Okres sprawozdawczy
Miesiąc
Kwartał
Półrocze
Rok
2
3
4
5
Budżetowe
1
Rb - 27S
X
Rb - 27ZZ
Rb - 28S
X
X
X
X
Rb - NDS
X
Rb - Z
X
Rb - N
X
Rb - 50
X
Rb - WS
X
Rb - ST
X
Rb - PDP
X
X
Finansowe
Bilans wykonania budżetu
X
Bilanse jednostkowe
X
Bilans skonsolidowany
X
Rachunek Zysków i Strat
X
Zestawienie Zmian w Funduszu
X
6
Załącznik Nr 3
METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALENIE WYNIKU
FINANSOWEGO
1. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący:
1.
środki trwałe oraz wartości niematerialne i
prawne wycenia się według cen
nabycia, kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej ( po aktualizacji wyceny
środków trwałych), pomniejszonych o odpisy umorzeniowe, a także o odpisy, z tytułu
trwałej, utraty wartości. Środki trwale stanowiące własność Skarbu Państwa lub
jednostki samorządu terytorialnego otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji
właściwego organu, wycenia się w wartości określonej w tej decyzji.
2.
inwestycje - środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów
pozostających w bezpośrednim związku z ich wytworzeniem, pomniejszonych
o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
3.
udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych
wycenia się według cen nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości
lub według wartości godziwej. Wartość w cenie nabycia można przeszacować do
wartości w cenie rynkowej, a różnicę z przeszacowania rozliczyć zgodnie z art. 35 ust
4 ustawy.
4.
rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się według cen nabycia lub
kosztów wytworzenia nie wyższych od cen sprzedaży netto na dzień bilansowy,
5.
należności i udzielone pożyczki wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty
z zachowaniem ostrożności,
6.
zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania
finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów
finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe –
według wartości godziwej,
7.
rezerwy, wycenia się w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości.
Trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo,
7
że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej
części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie
odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów, wynikającą z ksiąg
rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku - do ustalonej w inny sposób
wartości godziwej.
Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać
wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy
zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi., niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą
instrumentów finansowych znajdujących się w obrocie na aktywnym rynku stanowi zgłoszona na
rynku bieżąca oferta kupna, natomiast cenę rynkową aktywów finansowych , które jednostka zamierza
nabyć, oraz zaciągniętych zobowiązań finansowych stanowi zgłoszona na rynek bieżąca oferta
sprzedaży.
2. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rachunkowości, przez pojęcie :
1.
środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym
okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku
i przeznaczone na potrzeby jednostki oraz aktywa trwałe (środki trwałe), stanowiące
własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane
nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu.
Do środków trwałych zalicza się w szczególności :
a.) nieruchomości,
w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budynki
i budowle, będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo
do lokalu użytkowego lub mieszkalnego ,
b.)
maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy ,
c.) ulepszenia w obcych środkach trwałych ,
2.
inwestycje - środki trwałe w budowie rozumie się zaliczane do aktywów trwałych
środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka
trwałego,
3.
inwestycje - rozumie się aktywa nabyte w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych
wynikających z przyrostu wartości aktywów, uzyskania z nich przychodów w formie
odsetek, dywidend lub innych pożytków, w tym również z transakcji handlowej,
a w szczególności aktywa finansowe oraz te nieruchomości i wartości niematerialne
i prawne, które nie są użytkowane przez jednostkę, lecz zostały nabyte w celu osiągnięcia tych
korzyści.
8
3.
Wynik
finansowy
ustala się następująco : w końcu roku obrotowego ujmuje się sumę
poniesionych kosztów ( zespół „4” ), kosztów finansowych ( „750” ), pozostałych kosztów
operacyjnych ( „760” ) i dotacji przekazanych na finansowanie działalności podstawowej( „740” )
oraz osiągniętych przychodów (zespół „7”), otrzymane dotacje na działalność podstawową
( „740” ) oraz pokrycie kosztów amortyzacji ( „761” ).
4.
Rachunek Zysków i Strat sporządza się w wariancie porównawczym na dzień 31 grudnia roku
budżetowego. Dla potrzeb sporządzania sprawozdania przyjmuje się następujące zasady
przyporządkowania poszczególnych paragrafów wydatków do grup kosztów wyodrębnionych
w w/w sprawozdaniu:
L.p.
1
Nazwa pozycji
Rachunku Zysków
i Strat
Ewidencja kosztów według paragrafów wydatków
2
3
1.
Amortyzacja
401
Pozycja bez paragrafu - amortyzacja środków trwałych
ewidencjonowana na wyodrębnionym koncie 401
2.
Zużycie materiałów
i energii
400 -2
4210 - Zakup materiałów i wyposażenia
4260 - Zakup energii
4740 - Zakup materiałów papierniczych do sprzętu
drukarskiego i urządzeń kserograficznych
4750 - Zakup akcesoriów komputerowych, w tym
programów i licencji
3.
Usługi obce
400 - 3
4270 - Zakup usług remontowych
4280 - zakup usług zdrowotnych
4300 - Zakup usług pozostałych
4350 - Zakup usług dostępu do sieci Internet
4360 - Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii
komórkowej
4370 - Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii
stacjonarnej
4380 - Zakup usług obejmujących tłumaczenia
4390 - Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz
i opinii
4400 - Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale
i pomieszczenia garażowe
4.
Podatki i opłaty
400 - 4
4480 - Podatek od nieruchomości
5.
Wynagrodzenia
400 - 5
4010 - Wynagrodzenia osobowe pracowników
4040 - Dodatkowe wynagrodzenie roczne
4090 - Honoraria
4170 - Wynagrodzenia bezosobowe
9
6.
Ubezpieczenia
społeczne i inne
świadczenia dla
pracowników
400 - 6
3020 - Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń
- świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących
bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktycznych posiłków
i napojów), oraz ekwiwalenty za te świadczenia,
- środki wydawane do spożycia pracownikom wyłącznie w czasie
wykonywania pracy, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu (m.in.
w zakładach gastronomicznych, placówkach wyżywienia
przyzakładowego, placówkach opiekuńczo-wychowawczych,
zakładach dla nieletnich, służbie zdrowia, w domach pomocy
społecznej, domach wczasowych, marynarzom i rybakom oraz
dodatków kalorycznych wypłacanych na podstawie odrębnych
przepisów),
- wartość umundurowania, jeśli obowiązek jego noszenia wynika
z obowiązujących ustaw,
- ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej
- ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy
narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność wykonawcy
- ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,
- określone ustawowo: odprawy pieniężne, odszkodowania,
rekompensaty lub inne świadczenia z powodu likwidacji
pracodawcy albo restrukturyzacji zatrudnienia z przyczyn
niedotyczących pracowników,
- odszkodowania przysługujące od pracodawcy za przedmioty
utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy,
- zasądzone i dobrowolnie wypłacone odszkodowania w sprawach
o roszczenia ze stosunku pracy,
- świadczenia przysługujące mianowanym urzędnikom
państwowym w razie rozwiązania stosunku pracy, w przypadku
reorganizacji urzędu lub jego likwidacji,
- odprawy pośmiertne,
4110 - Składki na ubezpieczenia społeczne
4120 - Składki na Fundusz Pracy
4440 - Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
7.
Pozostałe koszty
rodzajowe
400 - 7
3030 - Różne wydatki na rzecz osób fizycznych
4140 - Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych
4410 - Podróże służbowe krajowe
4420 - Podróże służbowe zagraniczne
4430 - Różne opłaty i składki
4610 - Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego
4700 - Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu
służby cywilnej
8.
Inne świadczenia
3040 - Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone
finansowane z budżetu
do wynagrodzeń
400 - 8
3110 - Świadczenia społeczne
4100 - Wynagrodzenia agencyjno - prowizyjne
10
9.
Pozostałe obciążenia
400 - 9
2850 - Wpłaty gmin na rzecz izb rolniczych w wysokości 2%
uzyskanych wpływów z podatku rolnego
4590 - Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób fizycznych
5. W zakresie przychodów prowadzimy analitykę poszczególnych rodzajów przychodów
(Zakładowy Plan Kont):
b.)
w części A.V. wpisujemy przychody finansowe z tytułu podatków, opłat, czynszów
i pozostałych dochodów budżetowych, za wyjątkiem odsetek ( „750-1” poza
„750-1-19”, „750-2” poza „750-2-2”, „750-3” poza „750-3-3” ),
c.) w
części D.I. wpisujemy przychody z tytułu zbycia niefinansowych aktywów
trwałych ( „760” ),
d.) w
części G.II. wpisujemy przychody z tytułu odsetek od lokat oraz od zaległości
podatkowych i niepodatkowych ( „750-1-19”, 750-2-2”, „750-3-3” ).
Zysk ( strata ) odpowiednio zwiększa ( zmniejsza ) fundusz jednostki.
6. Zestawienie Zmian w Funduszu Jednostki
1. Sprawozdanie to wykazuje kwoty zwiększające fundusz:
a.) zysk bilansowy ( Wn 860 ),
b.) zrealizowane wydatki budżetowe ( Wn 223 i Wn 228 ),
c.) dotacje i środki na inwestycje ( w tym środki z wydatków niewygasających
uchwalonych w roku ubiegłym, Wn 810 ),
d.) nieodpłatnie otrzymane środki trwałe i inwestycje,
e.) inne zwiększenia ( zrealizowane wydatki niewygasające uchwalone w roku
ubiegłym, Wn 225 );
2. Kwoty zmniejszające fundusz:
a.) strata za rok ubiegły ( Ma 860 ),
b.) zrealizowane dochody budżetowe ( Ma 222 ),
c.) dotacje i środki na inwestycje ( w tym środki z wydatków niewygasających
uchwalonych w roku ubiegłym, Ma 810 ),
d.) pokrycie amortyzacji podstawowych środków trwałych i wartości niematerialnych
prawnych ( Ma 761 ),
e.) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji.
11
Załącznik Nr 4
PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH
1. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.
1.
Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera z wykorzystaniem programu
Księgowość budżetowa, Księgowość podatkowa.
2.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów ( sum zapisów )
i sald, a tworzą je:
a.) Księga główna
( dziennik ),
b.) Księgi pomocnicze
c.) Zestawienia
obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
2. Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia następujące zasady:
1. zasadę podwójnego księgowania,
2. systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi
głównej.
3.
Księgi pomocnicze stanowią uszczegółowienie księgi głównej i są prowadzone metodą
ilościowo – wartościową., w której ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych
i pieniężnych.
4.
Zestawienie obrotów i sald odzwierciedla sumy zapisów na kontach księgi głównej
i kontach analitycznych na koniec każdego miesiąca.
5. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych
są dowody księgowe stwierdzające
dokonanie operacji gospodarczej, tzw. dowody księgowe, do których zaliczamy:
1.
zewnętrzne obce i własne – otrzymywane i przekazywane kontrahentom,
2.
wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
6. Zapisy księgowe mogą również tworzyć sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze –
służące dokonywaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, korygujące
poprzednie zapisy, zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego
dowodu, rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów
klasyfikacyjnych. Każdy dowód księgowy powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg
operacji gospodarczej, wolny od błędów rachunkowych. Zapisy zdarzeń gospodarczych
12
w księgach rachunkowych ujmuje się chronologicznie, z zachowaniem kolejności
numeracji.
7. Księgi rachunkowe prowadzić należy bieżąco i rzetelnie, właściwie kwalifikując dowody
księgowe w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej oraz zakładowego planu kont.
8. Dochody i wydatki budżetowe klasyfikuje się według:
1. działów i rozdziałów – określających rodzaj działalności,
2. paragrafów – określających rodzaj dochodu lub wydatku, zgodnie z obowiązującą
klasyfikacją budżetową.
9. Korygowanie zapisów po zamknięciu okresu sprawozdawczego ( miesiąca ) następuje na
podstawie dowodu wewnętrznego PK - polecenie księgowania. Poprawianie zapisów
w księgach rachunkowych należy dokonywać poprzez korektę zapisów ujemnych ( storno
czerwone ) na tych samych stronach kont, na których nastąpił błędny zapis. Zapewni to
prawidłową wysokość obrotów i czytelność zapisów księgowych. Błędy w dowodach
wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty
z utrzymaniem czytelności błędnego zapisu i wpisanie poprawnej treści potwierdzone
podpisem osoby upoważnionej. Nie dopuszcza się wymazywań, przeróbek i poprawiania
pojedynczych liter lub cyfr. Błędy w dowodach zewnętrznych można korygować poprzez
wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie.
10.Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych
1. Inwentaryzację w Urzędzie przeprowadza się w drodze:
a.) spisu z natury,
b.) potwierdzenia sald ,
c.) weryfikacji
prawidłowości stanu rzeczywistego wynikającego z ewidencji księgowej
tych składników, przez porównanie go z odpowiednimi dowodami.
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na przeprowadzeniu zliczenia i zapisania
ilości rzeczowych składników majątku oraz ustalenia drogą oględzin ich jakości, dotyczy:

gotówki i depozytów w kasie,

środki trwałe w eksploatacji, dzierżawione i obce,

materiały oraz towary w magazynach,

inne rzeczowe składniki majątku.
Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów
pisemnych informacji o stanie środków, kredytów i rozrachunków wynikających z ksiąg
13
rachunkowych. W ten sposób inwentaryzowane są:

aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez
inne jednostki,

należności,
w
tym
udzielone
pożyczki
(
z
wyjątkiem
należności
spornych
i wątpliwych, w bankach należności zagrożonych oraz należności i zobowiązań wobec
osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych ),

powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na ustaleniu prawidłowego i realnego stanu
ewidencyjnego sald aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury lub uzgodnieniu.
Dokonuje się jej poprzez porównywanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji realnej wartości inwentaryzowanych składników na dzień
bilansowy. Tym rodzajem inwentaryzacji obejmuje się :

wartości niematerialne i prawne,

grunty,

środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony

środki trwałe w budowie, wydzierżawione,

należności sporne i wątpliwe,

rozliczenia międzyokresowe kosztów,

kapitały, rezerwy,

fundusze specjalne,

rozrachunki publicznoprawne,

inne składniki aktywów i pasywów, których przeprowadzenie spisu z natury lub
uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych jest niemożliwe.
11.Inwentaryzacja środków trwałych w Urzędzie odbywa się co 4 lata, a pozostałych środków
trwałych w używaniu – co 2 lata (w związku z tym, że składniki majątkowe znajdują się na
terenie strzeżonym). Środki pieniężne w kasie i druki ścisłego zarachowania podlegają
inwentaryzacji 1 raz w roku na ostatni dzień roku budżetowego oraz w przypadku zmiany
kasjera, w sytuacjach losowych bądź na polecenie Skarbnika.
12.Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
1. Zakładowy Plan Kont składa się z:
a.) Planu kont dla Budżetu Gminy,
b.) Planu kont jednostki budżetowej – Urząd Gminy,
14
c.) Planu kont do ewidencji podatków i opłat.
Zakładowy Plan Kont zawiera wykazy kont księgi głównej ( konta syntetyczne, konta
analityczne ) i księgi pomocnicze oraz opisuje przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady
prowadzenia kont oraz powiązania z księgą główną.
Plany kont obejmują:

konta bilansowe – służące do ewidencji aktywów i pasywów,

konta wynikowe -
ewidencjonujące przychody i koszty poszczególnych rodzajów
działalności,

konta rozrachunkowe – umożliwiające ustalenie stanu należności i zobowiązań według
kontrahentów i tytułu rozrachunków,

konta pozabilansowe, ewidencjonujące zdarzenia nie będące operacjami gospodarczymi
( nie mają wpływu na stan aktywów i pasywów ),

wykazy kont syntetycznych i analitycznych w systematycznym układzie.
15
Załącznik Nr 4a
ZAKŁADOWY PLAN KONT
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z 2003 r. Nr 60 poz. 535, Nr 124 poz. 1152,
Nr 139 poz.1324, Nr 229 poz. 2276, z 2004 r. Nr 96 poz. 959, Nr 145 poz. 1535, Nr 146 poz.
1546, Nr 213 poz. 2155, z 2005 r. Nr 10 poz. 66, Nr 184 poz.1539, Nr 267 poz. 2252, z 2006
r. Nr 157 poz. 1119, Dz. U. Nr 208 poz. 1540 z 2008 r. Dz. U. Nr 63 poz. 393, Nr 144 poz.
900, Nr 171 po. 1056 ) oraz § 11, 12, 13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca
2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych ( Dz. U. z 2006r. Nr 142 poz. 1020, z 2008 r. Nr 72, poz. 422 ) oraz
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
( Dz. U. z 2006r. Nr 112, poz. 761 )
ustalam, co następuje
1.
Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy.
2. Ewidencję i rozliczenie kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4 wg podziałek
klasyfikacji budżetowej.
3.
Przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok lecz o wartości jednostkowej nie
przekraczającej 1 000 zł odpisuje się w koszty pod datą przekazania do używania w pełnej
wartości początkowej, jako zużycie materiałów. Przedmioty o wartości jednostkowej
ponad 1 000 zł do 3 500 zł wprowadza się do ewidencji bilansowej środków trwałych.
Jednakże Wójt Gminy w zależności od rodzaju przedmiotu wydaje pisemną decyzję
o zaliczeniu przedmiotu do środków trwałych ( 011 ) lub środków trwałych o niskiej
wartości ( 013 ). Przedmioty o wartości ponad 3 500 zł. wprowadza się do ewidencji
środków trwałych.
16
4. Wartości niematerialne i prawne wprowadza się do ewidencji środków trwałych bez
względu na ich wartość.
5. Przy umarzaniu środków trwałych i wartości niematerialnych prawnych stosuje się stawki
określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem
zasad wynikających z ustawy o rachunkowości.
6. Ustala się następujące zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych:
1. Zakładowy plan kont dla:
a.) budżetu Gminy – załącznik Nr 1,
b.) Urzędu Gminy – załącznik Nr 2,
c.) Ewidencji podatków i opłat w urzędzie gminy – załącznik Nr 3.
2. Księgi rachunkowe dla budżetu gminy, urzędu gminy oraz ewidencji podatków i opłat
prowadzone są przy zastosowaniu właściwych programów komputerowych, a ponadto
stosuje się inne programy komputerowe dla obsługi z zakresu działalności Gminy:
a.) kadrowo-płacowy,
b.) przelewy,
c.) podatkowy,
d.) kasowy,
e.) budżetowy,
f.) opłaty
lokalne, czynsze,
g.) auta,
h.) rejestr
VAT,
i.) środki trwałe,
j.) system wymiaru podatków lokalnych od osób prawnych.
3. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe stanowią:
a.) dziennik główna,
b.) księgi pomocnicze,
c.) zestawienia obrotów i sald kont dziennik główna oraz ksiąg pomocniczych.
7.
Ustala się system ochrony danych i zbiorów poprzez cotygodniową archiwizację danych
oraz kopiowanie na lokalnym dysku komputera i nagrywanie raz w miesiącu na płytę CD
lub DVD. Dane chronione są poprzez podwójne zabezpieczenia: dostęp na poziomie sieci
Novell
( kod użytkownika i hasło) oraz dostęp na poziomie baz danych
( kod
użytkownika i hasło).
17
8. Charakterystyka systemów informatycznych zawierających wykaz programów, procedur
i funkcji przedstawiają instrukcję firmy U.J. INFO-SYSTEM z Legionowa reprezentowaną
przez p. mgr Tadeusza Groszka.
18
Załącznik Nr 1
do Zakładowego Planu Kont
CZĘŚĆ A
1.
Wykaz kont syntetycznych dla Budżetu Gminy Ozorków.
1. Konta bilansowe
133
134
137
139
140
222
223
224
225
227
228
240
250
260
290
901
902
903
904
907
908
909
960
961
962
967
968
-
Rachunek bieżący budżetu
Kredyty bankowe
Rachunek środków funduszy pomocowych
Inne rachunki bankowe
Inne środki pieniężne
Rozliczenie dochodów budżetowych
Rozliczenie wydatków budżetowych
Rozrachunki budżetu
Rozliczenie niewygasających wydatków
Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Pozostałe rozrachunki
Należności finansowe
Zobowiązania finansowe
Odpisy aktualizujące należności
Dochody budżetu
Wydatki budżetu
Niewykonane wydatki
Niewygasające wydatki
Dochody z funduszy pomocowych
Wydatki z funduszy pomocowych
Rozliczenia międzyokresowe
Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
Niedobór lub nadwyżka budżetu
Wynik na pozostałych operacjach
Fundusze pomocowe
Prywatyzacja
2. Konta pozabilansowe
991
992
993
-
Planowane dochody budżetu
Planowane wydatki budżetu
Rozliczenia z innymi budżetami
19
2.
Wykaz kont analitycznych dla Budżetu Gminy Ozorków
133-1
-
133-2
222-1
222-2
222-3
222-4
-
222-5
-
223-1
223-2
223-3
224-1
224-2
-
224-3
224-4
-
224-5
-
224-6
225-1
225-2
225-3
240-1
240-2
240-3
240-4
250-1
260-1
901-1
-
901-2
901-3
-
901-4
-
901-5
-
901-6
901-7
-
901-8
901-9
901-10
901-11
-
Rachunek bieżący budżetu – dochody związane z realizacja zadań
z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie
Rachunek bieżący budżetu – środki PFRON
Rozliczenie dochodów budżetowych - Urząd Gminy
Rozliczenie dochodów budżetowych - GZEASiP
Rozliczenie dochodów budżetowych - OPS
Rozliczenie dochodów budżetowych - ŁUW w Łodzi, UG (dowody
osobiste, dane osobowe )
Rozliczenie dochodów budżetowych – ŁUW w Łodzi, OPS
( fundusz alimentacyjny )
Rozliczenie wydatków budżetowych - Urząd Gminy
Rozliczenie wydatków budżetowych - GZEASiP
Rozliczenie wydatków budżetowych (OPS)
Rozrachunki budżetu – Urzędy Skarbowe
Rozrachunki budżetu – udziały w podatku dochodowym od osób
fizycznych (Ministerstwo Finansów)
Rozrachunki budżetu – dotacje na zadania zlecone
Rozrachunki budżetu – rozliczenie dochodów realizowane
na rzecz budżetu państwa (dowody osobiste, dane osobowe)
Rozrachunki budżetu – dotacje na dofinansowanie własnych zadań
bieżących
Rozrachunki budżetu – fundusz aliemntacyjny
Rozliczenie niewygasających wydatków – UG
Rozliczenie niewygasających wydatków – GZEASiP
Rozliczenie niewygasających wydatków - OPS
Pozostałe rozrachunki – sumy do wyjaśnienia
Pozostałe rozrachunki – odsetki od pożyczek
Pozostałe rozrachunki – odsetki od środków PFRON
Pozostałe rozrachunki – lokata terminowa
Należności finansowe – udzielane pożyczki przez gminę
Zobowiązania finansowe – pożyczki z WFOŚiGW i odsetki
Dochody budżetu – dochody własne ( Urząd Gminy, Urzędy
Skarbowe, Ministerstwo Finansów )
Dochody budżetu – GZEASiP
Dochody budżetu – dotacje na realizację zadań zleconych z zakresu
administracji rządowej
Dochody budżetu – dotacje na realizację zadań wykonywanych
na podstawie porozumień
Dochody budżetu – dotacje na dofinansowanie własnych zadań
bieżących
Dochody budżetu – dotacje z funduszy celowych
Dochody budżetu – dotacje na dofinansowanie własnych zadań
inwestycyjnych
Dochody budżetu – część wyrównawcza subwencji ogólnej
Dochody budżetu – część równoważąca subwencji ogólnej
Dochody budżetu – część oświatowa subwencji ogólnej
Dochody budżetu – Wojewódzki Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych
20
901-12
901-13
901-14
901-15
909-1
967 -1
992-1
992-2
992-3
-
Dochody budżetu – dotacje na inwestycje i zakupy inwestycyjne
Dochody budżetu – część rekompensująca subwencji ogólnej
Dochody budżetu – subwencja ogólna uzupełniająca dochody
Dochody budżetu - OPS
Rozliczenia międzyokresowe – część oświatowa subwencji ogólnej
Fundusze pomocowe roku bieżącego
Plan wydatków budżetowych – UG
Plan wydatków budżetowych – GZEASiP
Plan wydatków budżetowych - OPS
21
3. Opis kont
1. Konta bilansowe
Konto 133 –Rachunek budżetu
Konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych
rachunkach budżetu.
Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów bankowych
i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku.
W razie stwierdzenia błędu w dowodzie bankowym, księguje się sumy zgodnie z wyciągiem,
natomiast różnicą wynikającą z błędu odnosi się na konto 240 jako „ sumy do wyjaśnienia”.
Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego
sprostowanie błędu.
Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu,
w tym również spłaty dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu oraz
wpływy z kredytów przelanych przez bank na rachunek budżetu w korespondencji z kontem
134.
Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu, w tym również wypłaty
dokonane w ramach kredytu udzielonego przez bank z rachunku budżetu ( saldo kredytowe
konta 133 ) oraz wypłaty z tytułu spłaty kredytu przelanego przez bank na rachunek budżetu
w korespondencji z kontem 134. Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane
ze środków rachunku budżetu oraz środki na niewygasające wydatki.
Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.
Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunkuku budżetu a saldo Ma
konta 133 – kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank na rachunku
budżetu.
Konto 134 - Kredyty bankowe
Konto 134 służy do ewidencji kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budżetu.
Na stronie Wn konta 134 ujmuje się spłatę lub umorzenie kredytu.
Na stronie Ma konta 134 ujmuje się kredyt bankowy na finansowanie budżetu oraz odsetki
od kredytu bankowego.
Konto
134 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan kredytu przeznaczonego
na finansowanie budżetu.
22
Konto 137 - Rachunki środków funduszy
pomocowych
Konto 137 służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymanych w ramach realizacji zadań
z funduszy pomocowych, w zakresie których umowa lub przepis określają konieczność
wydzielenia środków pomocowych na odrębnym rachunku bankowym.
Na stronie Wn konta 137 ujmuje się wpływy środków, a na stronie Ma wypłaty środków.
Ewidencja szczegółowa do konta 137 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego
wyodrębnionego funduszu pomocowego, z ewentualnym dalszym
podziałem wpływów
i wydatków oraz stanów środków według zasad wynikających dla danego funduszu
pomocowego.
Konto 137 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pochodzących
z funduszy pomocowych na rachunkach bankowych.
Konto 139 - Inne rachunki bankowe
Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących wydzielonych zgodnie z odrębnymi
przepisami środków pieniężnych innych niż środki budżetu i środki pochodzące z funduszy
pomocowych.
Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych.
Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonane z wydzielonych
rachunków bankowych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna zapewnić podział wydzielonych
środków na ich rodzaje.
Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych
znajdujących się na innych rachunkach bankowych.
Konto 140 - Inne środki pieniężne
Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym:

środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane
w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą
następnego okresu sprawozdawczego

przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie
sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu
w następnym okresie sprawozdawczym.
Stosownie do przyjętej techniki księgowania środki pieniężne w drodze mogą być
23
ewidencjonowane bieżąco lub tylko na przełomie okresów sprawozdawczych.
Na stronie Wn konta 140 ujmuje się kwoty środków pieniężnych w drodze, a na stronie
Ma - wpływ środków pieniężnych w drodze na rachunek budżetu.
Saldo Wn konta 140 oznacza stan środków pieniężnych w drodze.
Konto 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych
Konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych
przez te jednostki dochodów budżetowych.
Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki
budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych,
w korespondencji z kontem 901 lub 224.
Na stronie Ma konta 222 ujmuje się przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu,
dokonane przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133 lub 133-1.
Ewidencję szczegółową do konta 222 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie
dochodów budżetowych.
Konto 222 może wykazywać dwa salda.
Saldo Wn konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki
budżetowe
i
objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz
przekazanych na rachunek
budżetu.
Saldo Ma konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostki
na rachunek budżetu, lecz nie objętych okresowymi sprawozdaniami.
Konto 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych
Konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych
przez te jednostki wydatków budżetowych.
Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie
wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133.
Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe
w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji
z kontem 902.
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przelanych na ich rachunki
środków budżetowych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków.
24
budżetowych.
jednostek
Saldo Wn konta 223 oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące
budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych.
Konto 224 - Rozrachunki budżetu
Konto 224 służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz
budżetu,

rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów,

rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji,

rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa,
Ewidencja szczegółowa do konta 224
powinna umożliwić ustalenie stanu należności
i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów.
Na stronie Wn konta 224 księguje się przelewy dochodów należnych budżetom
w
korespondencji z kontem 133-1 oraz zrealizowane dochody budżetowe zgodnie
ze
sprawozdaniem z wykonania planu dochodów w korespondencji z kontem 901 .
Na stronie ma konta 224 księgujemy przelewy dochodów w korespondencji z kontem 133
oraz zrealizowane dochody realizowane na rzecz budżetu państwa ( dowody osobiste, dane
osobowe, fundusz alimentacyjny ), zgodnie ze sprawozdaniem w korespondencji
z kontem 222.
Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 - stan zobowiązań
budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków.
Konto 225 – Rozliczenie niewygasających wydatków
Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z jednostkami budżetowymi z tytułu
realizowanych przez te jednostki niewygasających wydatków.
Na stronie Wn konta 225 księgujemy przelew środków z wyodrębnionego subkonta
podstawowego rachunku bankowego organu do jednostki budżetowej na sfinansowanie
wydatków niewygasających realizowanych przez jednostkę.
Na stronie Ma konta 225 księgujemy rozliczenie wydatków niewygasających realizowanych
przez jednostkę – na podstawie przedłożonego przez jednostkę budżetową sprawozdania
( odrębnego Rb-28S, czy Rb-NW ) w korespondencji z kontem 904- Niewygasające wydatki.
25
Konto 227 - Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Konto 227 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu zrealizowanych dochodów
dotyczących funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 227 ujmuje się dochody
zrealizowane przez jednostkę w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek,
w korespondencji z kontem 907.
Na stronie Ma konta 227 ujmuje się przelewy dochodów na rachunek środków funduszy
pomocowych, dokonane przez jednostki, które zrealizowały dochody, w korespondencji
z kontem 137. Ewidencję szczegółową do konta 227 prowadzi się w sposób umożliwiający
ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu zrealizowanych przez nie
dochodów.
Saldo Wn konta 227 oznacza stan dochodów zrealizowanych przez jednostki i objętych
okresowymi sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek środków funduszy
pomocowych.
Saldo Ma konta 227 oznacza stan dochodów przekazanych przez jednostki na rachunek
środków funduszy pomocowych, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami.
Konto 228 - Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Konto 228 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu dokonywanych przez
te jednostki wydatków ze środków funduszy pomocowych.
Na stronie Wn konta 228 ujmuje się środki przelane z rachunków środków funduszy
pomocowych na pokrycie wydatków jednostek w korespondencji z kontem 137.
Na stronie Ma konta 228
ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki
w wysokości
wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 908.
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu przelanych na rachunki środków
przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków ze środków funduszy
pomocowych.
Saldo Wn konta 228 oznacza stan przelanych środków funduszy pomocowych na rachunki
jednostek, lecz jeszcze niewykorzystanych na pokrycie wydatków.
26
Konto 240 - Pozostałe rozrachunki
Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu,
z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 227, 228, 250,
260.
Ewidencja szczegółowa do konta 240 powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków
według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów.
Konto 240 koresponduje z kontem 133 .
Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań z tytułu
pozostałych rozrachunków.
Konto 250 - Należności finansowe
Konto 250 służy do ewidencji należności zaliczanych do należności finansowych,
a w szczególności z tytułu udzielonych pożyczek.
Na stronie Wn konta 250 ujmuje się powstanie i zwiększenie należności finansowych, a na
stronie Ma - ich zmniejszenie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 250 powinna
zapewnić możliwość ustalenia stanu należności z poszczególnymi kontrahentami według
tytułów należności.
Konto 250 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności finansowych,
a saldo Ma stan nadpłat z tytułu należności finansowych.
Konto 260 - Zobowiązania finansowe
Konto 260 służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych,
z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek
i wyemitowanych instrumentów finansowych.
Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych,
a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 260 powinna zapewnić możliwość ustalenia
stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami według tytułów zobowiązań.
Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań
finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.
27
Konto 290 – Odpisy aktualizujące należności
Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności wątpliwych i odsetek od
należności przypisanych, a niewypłaconych.
Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenia wartości odpisów aktualizujących
należności, a na stronie Ma wartość odpisów aktualizujących należności.
Saldo Ma konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.
Konto 901 - Dochody budżetu
Konto 901 służy do ewidencji osiągniętych dochodów budżetu.
Na stronie Wn konta 901 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych
dochodów budżetu na konto 961
Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu:

na
podstawie finansowych sprawozdań jednostek budżetowych, w korespondencji
z kontem 222,

na podstawie sprawozdań innych organów, w korespondencji z kontem 224,

inne dochody budżetowe, w szczególności subwencje i dotacje, w korespondencji
z kontem 133,

z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok budżetowy, w korespondencji
z kontem 224,

własne, w korespondencji z kontem 133.
Ewidencja szczegółowa do konta 901 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych
dochodów budżetu według podziałek klasyfikacji.
Saldo Ma konta 901 oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu za dany rok.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961.
Konto 902 - Wydatki budżetu
Konto 902 służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetowych budżetu.
Na stronie Wn konta 902 ujmuje się wydatki:

jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań finansowych, w korespondencji
z kontem 223,

z tytułu rozrachunków z innymi budżetami, w korespondencji z kontem 224,

własne, w korespondencji z kontem 133.
Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy dokonanych
28
wydatków budżetowych na konto 961
wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji.
Saldo Wn konta 902 oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu za dany rok.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961 .
Konto 903 - Niewykonane wydatki
Konto 903 służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji
w latach następnych.
Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych
do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.
Konto 904 - Niewygasające wydatki
Konto 904 służy do ewidencji niewygasających wydatków.
Na stronie Wn konta 904 ujmuje się:

wydatki jednostek budżetowych dokonane w ciężar planu niewygasających wydatków, na
podstawie ich sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 223,

przeniesienie niewygasających wydatków na dochody budżetowe. Na stronie Ma konta
904 ujmuje się wielkość zatwierdzonych niewygasających wydatków. Konto 904 może
wykazywać saldo Ma do czasu zrealizowania planu niewygasających wydatków lub do
czasu wygaśnięcia planu niewygasających wydatków.
Konto 907 - Dochody z funduszy pomocowych
Konto 907 służy do ewidencji osiągniętych dochodów z tytułu realizacji funduszy
pomocowych.
Na stronie Wn konta 907 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych
dochodów na konto 967.
Na stronie Ma konta 907 ujmuje się dochody osiągnięte z tytułu realizacji funduszy
pomocowych.
dochodów poszczególnych funduszy według ich rodzajów.
29
Konto 908 - Wydatki z funduszy pomocowych
Konto 908
służy do ewidencji dokonywanych wydatków w ciężar środków funduszy
pomocowych.
Na stronie Wn konta 908 ujmuje się wydatki na podstawie sprawozdań jednostek z realizacji
wydatków ze środków funduszy pomocowych.
Na stronie Ma konta 908 ujmuje się przeniesienie w końcu roku, sumy dokonanych
wydatków na konto 967.
wydatków z poszczególnych funduszy pomocowych.
Konto 909 - Rozliczenia międzyokresowe
Konto 909 służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych.
Ewidencja szczegółowa do konta 909 powinna umożliwiać ustalenie stanu rozliczeń
międzyokresowych według ich tytułów.
Konto 909 może wykazywać saldo Wn i Ma.
Konto 960 - Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
Konto 960 służy do ewidencji stanu skumulowanych niedoborów lub nadwyżek budżetów
z lat ubiegłych.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się
odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962.
W ciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia
lub zwiększenia skumulowanych niedoborów lub nadwyżek budżetu.
Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.
Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego niedoboru budżetu, a saldo Ma konta 960
stan skumulowanej nadwyżki budżetu.
Konto 961 - Niedobór lub nadwyżka budżetu
Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie
poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, w korespondencji z kontem 902.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie
zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, w korespondencji z kontem 901.
W ewidencji szczegółowej do konta 961 wyodrębnia się źródła zwiększeń i rodzaje
30
zmniejszeń wyniku wykonania budżetu stosownie do potrzeb sprawozdawczości.
Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan
deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki.
W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania, saldo konta 961 przenosi się na
konto 960.
Konto 962 - Wynik na pozostałych operacjach
Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik
wykonania budżetu.
Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty
operacyjne związane z operacjami budżetowymi.
Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe
przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego koszty przenosi się na stronę Wn konta 960,
a przychody na stronę Ma konta 960.
Konto 967 - Fundusze pomocowe
Konto 967 służy do ewidencji stanu funduszy pomocowych.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 967 ujmuje się saldo konta
908, a na stronie Ma saldo konta 907.
Ewidencję szczegółową do konta 967 prowadzi się dla poszczególnych
funduszy
pomocowych według zasad określonych w przepisach dotyczących każdego funduszu.
Konto 967 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan funduszy pomocowych.
Konto 968 - Prywatyzacja
Konto służy do ewidencji przychodów i rozchodów dotyczących prywatyzacji.
Na stronie Wn ujmuje się rozchody pokryte środkami z prywatyzacji, a na stronie Ma
przychody z tytułu prywatyzacji.
Ewidencję szczegółową do konta 968 prowadzi się według podziałek klasyfikacji i tytułów
prywatyzacji.
Konto 968 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan środków z prywatyzacji.
31
Konto 991 - Planowane dochody budżetu
Konto 991 służy do ewidencji planu dochodów budżetowych oraz jego zmian.
Na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu.
Na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu
zwiększające planowane dochody.
Saldo Ma konta 991 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów budżetu.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn
konta 991.
Konto 992 - „Planowane wydatki budżetu”
Konto 992 służy do ewidencji planu wydatków budżetu oraz jego zmian.
Na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu
zwiększające planowane wydatki.
Na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków budżetu
lub wydatki zablokowane.
Saldo Wn konta 992 określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków budżetu.
Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma
konta 992.
Konto 993 - „Rozliczenia z innymi budżetami”
Konto 993 służy do pozabilansowej ewidencji rozliczeń z innymi budżetami w ciągu roku,
które nie podlegają ewidencji na kontach bilansowych.
Na stronie Wn ujmuje się należności od innych budżetów oraz spłatę zobowiązań wobec
innych budżetów.
Na stronie Ma konta 993 ujmuje się zobowiązania wobec innych budżetów oraz wpłaty
należności otrzymane od innych budżetów.
Saldo Wn 993 oznacza stan należności od innych budżetów, a saldo Ma konta 993 - stan
zobowiązań.
32
Załącznik Nr 2
Część B
1. Wykaz kont syntetycznych dla Urzędu Gminy
1. Konta bilansowe
Zespół 0 – Majątek trwały
011
013
014
020
030
071
072
-
080
-
Środki trwałe
Pozostałe środki trwałe
Zbiory biblioteczne
Wartości niematerialne i prawne
Długoterminowe aktywa finansowe
Umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych
Inwestycje (środki trwałe w budowie)
Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe
101
130
135
139
140
-
Kasa
Rachunek bankowy Urzędu
Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia
Inne rachunki bankowe (rachunek środków depozytowych)
Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia
201
221-5
223
224
225
226
229
231
234
240
290
-
Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
Należności z tytułu dotacji i subwencji
Rozliczenie wydatków budżetowych
Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych
Rozrachunki z budżetami (podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników)
Długoterminowe należności budżetowe
Pozostałe rozrachunki publicznoprawne
Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Pozostałe rozrachunki z pracownikami
Odpisy aktualizacyjne należności
Zespół 3 – Materiały i towary
310
-
Materiały
Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie
33
400
-
Koszty według rodzajów
Zespół 6 – Produkty
640
-
Rozliczenia międzyokresowe
Zespół 7 – Przychody i koszty ich uzyskania
750
750-4
760
761
-
Przychody i koszty finansowe
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji i subwencji
Pozostałe przychody i koszty
Pokrycie amortyzacji
Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy
800
810
840
851
853
860
-
Fundusz jednostki
Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów
Zakładowy Fundusz świadczeń Socjalnych
Fundusze pozabudżetowe
Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
980
981
998
999
-
Plan finansowy wydatków
Plan finansowy niewygasających wydatków
Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat
2. Wykaz kont analitycznych Urzędu Gminy
011-0
011-1
011-2
011-3
011-4
011-5
011-6
011-7
011-8
011-9
030-1
130 -2
135-1
135-2
140-1
201-1
221-5-1
-
Grunty
Budynki i lokale
Obiekty inżynierii lądowej i wodnej
Kotły i maszyny energetyczne
Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania
Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty
Urządzenia techniczne
Środki transportu
Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie
Inwentarz żywy
Akcje
Rachunek bankowy - dotacje i subwencje
Rachunek Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych
Rachunek Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
Środki pieniężne w drodze
Indywidualne rozmowy telefoniczne
Należności z tytułu dotacji na zadania zlecone
34
221-5-2
221-5-3
221-5-4
221-5-5
221-5-6
221-5-7
221-5-8
221-5-9
223-1
223-2
223-3
-
229-1
240-1
240-2
240-3
401
400 - 2
400 - 3
400 - 4
400 - 5
400 - 6
400 - 7
400 - 8
400 - 9
750-4-1
750-4-2
-
750-4-3
-
750-4-4
750-4-5
-
750-4-6
-
750-4-7
-
750-4-8
-
750-4-9
-
800-1
800-2
810-1
-
Należności z tytułu dotacji na zadania wykonywane wg porozumień
Należności z tytułu dotacji na dofinansowanie własnych zadań bieżących
Należności z tytułu dotacji z funduszy celowych
Należności z tytułu dotacji na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych
Należności z tytułu dotacji na inwestycje i zakupy inwestycyjne
Należności z tytułu subwencji ogólnej – część oświatowa
Należności z tytułu subwencji ogólnej – część wyrównawcza
Należności z tytułu subwencji ogólnej – część równoważąca
Rozliczenie wydatków budżetowych zadania zlecone
Rozliczenie wydatków budżetowych zadania powierzone (Starostwo Powiatowe)
Rozliczenie wydatków budżetowych zadania rządowe
(porozumienia z Wojewodą)
Pozostałe rozrachunki PZU
Rozliczenia sum depozytowych
Rozliczenia gwarancji bankowych
Ujawnione nadwyżki i niedobory
Amortyzacja
Zużycie materiałów i energii
Usługi obce
Podatki i opłaty
Wynagrodzenia
Ubezpieczenia społeczne i inne
Pozostałe koszty rodzajowe
Inne świadczenia finansowane z budżetu
Inne obciążenia
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji na zadania zlecone
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji na zadania wykonywane
wg porozumień
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji na dofinansowanie
własnych zadań bieżących
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji z funduszy celowych
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji na dofinansowanie
własnych zadań inwestycyjnych
Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji na inwestycje
i zakupy inwestycyjne
Przychody i koszty finansowe z tytułu subwencji ogólnej
– część oświatowa
– część wyrównawcza
– część równoważąca
Fundusz środków trwałych
Fundusz inwestycyjny
Dotacje na inwestycje
35
3. Opis kont
1. Konta bilansowe
Zespół 0 – Majątek trwały
Konta zespołu 0 „Majątek trwały” służą do ewidencji:
1.) rzeczowego majątku trwałego – konto 011
2.) pozostałych środków trwałych – konto 013
3.) zbiorów bibliotecznych – konto 014
4.) wartości niematerialnych i prawnych – konto 020
5.) długoterminowych aktywów finansowych – konto 030
6.) inwestycji ( środków trwałych w budowie) – konto 080
Konto 011 – Środki trwałe
Konto 011 – służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej
środków trwałych służących działalności podstawowej jednostki.
Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu lub
inwestycji, w korespondencji z kontem 800-1,

przychody środków trwałych, nowo ujawnionych, w korespondencji z kontem 240-3,

nieodpłatne przejęcie środków trwałych, w korespondencji z kontem 800-1,

przychody środków trwałych w wyniku inwestycji, zwiększenie wartości posiadanego
środka trwałego o koszty ulepszenia, w korespondencji z kontem 080,

zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek
aktualizacji ich wyceny ( urzędowej ), w korespondencji z kontem 800-1.
Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji z powodu zniszczenia
lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, w korespondencji z kontem 071,

ujawnione niedobory środków trwałych, w korespondencji z kontem 071,

zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji
ich wyceny, w korespondencji z kontem 800-1.
Wartość nie umorzoną księgujemy w korespondencji z kontem 800-1.
Konto 011 wskazuje saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych o wartości początkowej.
Do konta 011 prowadzona jest ewidencja analityczna szczegółowa, w podziale na:

011-0 – Grunty
36

011-1 – Budynki i lokale

011-2 - Obiekty inżynierii lądowej i wodnej

011-3 – Kotły i maszyny energetyczne

011-4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania

011-5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty

011-6 – Urządzenia techniczne

011-7 – Środki transportu

011-8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie

011-9 – Inwentarz żywy
Konto 013 – Pozostałe środki trwałe
Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej
pozostałych środków trwałych nie podlegających ujęciu na kontach 011, 014 wydanych
do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki które podlegają umorzeniu
w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.
Na stronie Wn konta 013 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia
stanu pozostałych środków trwałych w używaniu.
Na stronie Wn księguje się przede wszystkim :

wartość przejętych do używania pozostałych środków trwałych pochodzących z zakupu,
w korespondencji z kontem 201, a w przypadku inwestycji ( pierwsze wyposażenie
budynków inwestycyjnych), w korespondencji z kontem 080.

wartość otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych w używaniu od innych jednostek
i zakładów, w korespondencji z kontem 072,

wartość środków trwałych otrzymanych w formie darowizny od innych jednostek i osób,
w korespondencji z kontem 760,

ujawnione nadwyżki, w korespondencji z kontem 240-3.

wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia
sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, w korespondencji z kontem 072,

ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu, w korespondencji z kontem 240-3.
Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących
się w używaniu w wartości początkowej.
Ewidencja szczegółowa prowadzona jest w księgach inwentarzowych PuK –205.
37
Konto 014 – Zbiory biblioteczne
Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów
bibliotecznych, księgozbioru i kaset video.
Na stronie Wn konta 014 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie
zmniejszenia z wyjątkiem umorzenia.
Na stronie Wn konta 014 ujmuje się glównie:

przychód zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu, w korespondencji z kontem
201,

nieodpłatnie otrzymanych zbiorów, w korespondencji z kontem 072.

nadwyżek inwentaryzacyjnych w korespondencji z kontem 240-3.
Na stronie Ma konta 014 ujmuje się:

rozchód zbiorów bibliotecznych na skutek likwidacji, sprzedaży lub nieodpłatnego
przekazania, w korespondencji z kontem 072,

niedobory zbiorów bibliotecznych, w korespondencji z kontem 240-3.
Ewidencja zbiorów prowadzona jest w książkach inwentarzowych Puk-205.
Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych,
znajdujących się w posiadaniu jednostki.
Konto 020 – Wartości niematerialne i prawne ( programy komputerowe )
Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej
wartości niematerialnych i prawnych.
Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – wszelkie
zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.
Na stronie Wn ujmuje się w szczególności:

zakup wartości niematerialnych i prawnych, w korespondencji z kontem 201,

otrzymane nieodpłatnie wartości niematerialne i prawne, w korespondencji z kontem 071.
Wartość nie umorzoną księgujemy w korespondencji z kontem 800-1.
Na stronie Ma księguje się przede wszystkim:

rozchód wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem 071.
Wartość nie umorzoną księguje się w korespondencji z kontem 800-1.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie
umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział wg. ich tytułów lub osób
odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości
niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.
38
Konto 030 – Długoterminowe aktywa finansowe
Konto 030 służy do ewidencji finansowanych składników majątku trwałego:

akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych,

akcji i innych długoterminowych papierów wartościowych.
Na stronie Wn ujmuje się wszelkie zwiększenia długoterminowych aktywów, a na koncie Ma
ich zmniejszenia.
Na stronie Wn konta księguje się w szczególności:

nabycie długoterminowych aktywów, w korespondencji z kontem 201,

podwyższenie wartości udziałów ( akcji ), kapitalizowanie odsetek, w korespondencji
z kontem 750,
Na stronie Ma konta ujmuje się w głównie:

rozchód, sprzedaż udziałów (akcji ), w korespondencji z kontem 750.
Konto 030 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan finansowego majątku trwałego
( wartość długoterminowych aktywów finansowych ).
Do konta 030 prowadzona jest ewidencja analityczna szczegółowa, która umożliwia
wyodrębnienie poszczególnych grup długoterminowych aktywów finansowych.
Konto 071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych
Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz
wartości
niematerialnych
i
prawnych,
które
podlegają
umorzeniu
wg.
stawek
amortyzacyjnych określonych w przepisach do Ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych z tytułu dokonanego umorzenia.
Na stronie Wn konta 071 ujmuje się w szczególności wyksięgowanie dotychczasowego
umorzenia w wyniku :

postawienia środków trwałych w stan likwidacji, zniszczenia lub zużycia, niedoboru,
nieodpłatnego przekazania, w korespondencji z kontem 011,

rozchodu wartości niematerialnych i prawnych ( sprzedaż, nieodpłatne przekazanie,
rozchodowanie niedoborów), w korespondencji z kontem 020.
Na stronie Ma księguje się:

umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji
z kontem 401,

zwiększenie umorzenia w związku z urzędową aktualizacją, w korespondencji z kontem
800-1.
39
Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Konto 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych
Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz
zbiorów bibliotecznych podlegających umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich
do używania, z tytułu dokonanego umorzenia.
Na stronie Ma konta księguje się umorzenie pozostałych środków trwałych oraz zbiorów
bibliotecznych, a na stronie Wn zmniejszenie wartości umorzenia, odpowiadającego wartości
rozchodowanych pozostałych środków trwałych ( zużycie, zniszczenie, niedobór, szkoda,
nieodpłatne przekazanie ).
Na stronie Wn ujmuje się w szczególności wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia
pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych w wyniku:

likwidacji i sprzedaży,

nieodpłatnego przekazania, w korespondencji z kontem 013 lub 014

niedoboru lub szkody, w korespondencji z kontem 240-3.
Na stronie Ma ujmuje się głównie :

umorzenie naliczone w miesiącu wydania pozostałych środków trwałych w używaniu oraz
zbiorów
bibliotecznych
do
użytkowania
oraz
odpisy
umorzeniowe
naliczane
od otrzymanych darowizn i ujawnionych nadwyżek, w korespondencji z kontem 400,

umorzenie pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych, otrzymanych jako
pierwsze wyposażenie nowego obiektu, w korespondencji z kontem 800-1.
Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża umorzenie wartości początkowej
będących w używaniu pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych
podlegających całkowitemu umorzeniu w miesiącu wydania do używania.
Konto 080 – Inwestycje
Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów na
uzyskane efekty.
Na stronie Wn konta 080 ujmuje się min:

poniesione koszty dotyczące inwestycji we własnym zakresie,

poniesione koszty ulepszenia środka trwałego ( przebudowa, rozbudowa, modernizacja ),
które powodują zwiększenie wartości uzyskanych efektów inwestycyjnych,
40
a w szczególności środków trwałych oraz pierwszego wyposażenia,

nieodpłatnie otrzymane środki trwałe w budowie,
w korespondencji z odpowiednimi kontami: 201 lub 801 -1.
Na stronie Ma księguje się głównie:

rozchód sprzedanych środków trwałych w budowie,

rozchód nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie, wartość uzyskanych
efektów, w postaci przejętych do używania środków trwałych oraz sfinansowanych
ze środków na inwestycje,

rozliczenie nakładów bez efektów,
w korespondencji z odpowiednimi kontami: 011 lub 800-1.
Na koncie 080 księguje się również koszty dotyczące zakupu gotowych środków trwałych
w oparciu o fakturę i druk OT.
Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji nie zakończonych
( środków trwałych w budowie ).
Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe
Konta zespołu 1 – „środki pieniężne i rachunki bankowe” służą do ewidencjonowania
wszystkich środków pieniężnych, odzwierciedlają operacje pieniężne oraz obroty i stany
rachunków bankowych.
Konto 101 – Kasa
Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie
jednostki.
Na stronie Wn konta 101 ujmuje się głównie:

podjęcie gotówki z banku, w korespondencji z odpowiednimi kontami: 130, 135-1, 135-2,
139, 140,

wpływ środków pieniężnych w drodze w korespondencji z kontem 140-1,

wpływy należności ujętych na kontach rozrachunkowych: 201, 221, 231, 234, 240,

wpłaty przychodów nieprzypisanych na kontach rozrachunkowych z tytułu sprzedaży
usług i wyrobów – w korespondencji z kontem 700, wpłaty finansowych dochodów
budżetowych – w korespondencji z kontem 750, wpłaty otrzymanych kar, odszkodowań
i darowizn gotówki – w korespondencji z kontem 760,

wpłaty sum depozytowych, sum na zlecenie, zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
w korespondencji z kontem 240-1,
41

wpłaty z tytułu zwrotu uprzednio pobranych zaliczek oraz zwrotu nadmiernych wydatków
( również ZFŚS ), w korespondencji z odpowiednimi kontami: 201, 231, 234, 240,

wpłaty
z
tytułu
zwrotu
pożyczek
i
innych
należności
dotyczących
ZFŚS,
w korespondencji z kontem 234 lub 240,

wpłaty z tytułu nieprzypisanych opłat lub zwrotu kosztów związanych z działalnością
ZFŚS lub innych
funduszy specjalnego
przeznaczenia i funduszy celowych,
w korespondencji z kontem 851 lub 853,

wpłaty z tytułu kar i grzywien, w korespondencji z odpowiednimi kontami: 760, 800,
851,853.
Na stronie Ma ujmuje się w szczególności:

wypłatę wynagrodzeń i zaliczek na poczet wynagrodzeń, w korespondencji z kontem 231,

wypłaty zasiłków ZUS, w korespondencji z kontem 229 lub 231,

wypłaty zaliczek, w korespondencji z kontem 234 lub 240,

zapłaty gotówką zobowiązań wynikających z faktur lub rachunków lub innych
uznawanych dokumentów, w korespondencji z odpowiednimi kontami: 011, 013, 014,
400, 851, 853,

wypłaty z tytułu pokrycia zobowiązań ujętych na kontach rozrachunkowych: 201, 234,
240,

wypłaty pożyczek z ZFŚS, w korespondencji z kontem 234 lub 240,

odprowadzenie gotówki na rachunki bankowe, w korespondencji z kontem 140-1,

wypłaty sum depozytowych, sum na zlecenie, zabezpieczeń należytego wykonania
umowy, w korespondencji 240 -1,

wypłaty z tytułu zwrotu nadpłat dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem 221,

wypłaty z tytułu kar i grzywien, w korespondencji z odpowiednimi kontami: 760,
851,853.
Konto 101 może wykazywać jedynie saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie lub saldo
zerowe.
Konto 130 – Rachunek bankowy Urzędu
Konto 130, służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku
bankowym urzędu z tytułu wydatków budżetowych objętych planem finansowym.
Na stronie Wn konta 130, ujmuje się:
42

wpływ środków budżetowych z rachunku bieżącego budżetu gminy przeznaczonych na
realizację wydatków budżetowych w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie
wydatków budżetowych”,

sumy zwrócone na rachunek wydatków budżetowych w roku ich dokonania,
w korespondencji z odpowiednimi kontami: z kasy: 101 i 140-1, z rachunków innych
banków:135 i 139,

wpływy z tytułu obciążeń bankowych, w korespondencji z kontem 400,

zwroty dotacji budżetowych przekazanych w danym roku, w korespondencji z kontem
224 i 810.

zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki w tym również
środki pobrane z kasy na realizację wydatków budżetowych ( ewidencja analityczna wg
podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków budżetowych ), w formie:
- pobrania z banku, w korespondencji z kontem 101 lub 140-1,
- przelewów z tytułu zapłaty zobowiązań ujętych na kontach rozrachunkowych: 201, 225,
229, 231, 234, 240,
- przelewów księgowanych bezpośrednio w ciężar kosztów, w korespondencji z kontem
400 lub 080,
- wypłaconych przelewami i czekami kwot do rozliczenia, w korespondencji z kontem
234 lub 240,
- zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązań, w korespondencji z kontem 750,
- przekazanie dotacji budżetowych w korespondencji z kontem 224,
- przelewy środków budżetowych, w korespondencji z kontem 223,
- obciążenia bankowe, w korespondencji z kontem 400 .
Zapisów na koncie 130 dokonuje się według wyciągów bankowych, w związku z czym musi
zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki, a księgowością banku.
Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na
rachunku bieżącym jednostki budżetowej.
W okresie przejściowym salda konta 130 ulega likwidacji poprzez przeksięgowanie:
- przelew na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych nie
wykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków
budżetowych”.
Na koncie 130 – rachunek bankowy Urzędu księgowane będą memoriałowo raz na koniec
miesiąca :
43

na stronie Wn – wpłaty dotacji, subwencji w korespondencji z kontem 221 – 5

na stronie Ma
- zwroty niewykorzystanych dotacji i subwencji oraz zrealizowane
dochody z tytułu dotacji i subwencji w korespondencji z kontem 800.
Konto 135 –Rachunki środków funduszu specjalnego przeznaczenia
Konto 135 służy do ewidencji środków specjalnego przeznaczenia poza środkami
inwestycyjnymi.
Na koncie tym ujmuje się w szczególności:

środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracowników samorządowych –
135-1,

środki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej – 135 - 2.
Na stronie Wn konta 135 – 1 ujmuje się wpływ środków na rachunek bankowy,
w szczególności:

wpłatę, przelew równowartości odpisu na ZFŚS, w korespondencji z kontem 851,

przypisane odsetki, w korespondencji z kontem 851,

wpłaty gotówki z kasy, w korespondencji z kontem 101 lub 140-1,

przelewy z tytułu zwrotu zaliczek i pożyczek wraz z należnymi odsetkami,

wpływ środków z tytułu refundacji opłat za usługi bankowe pobranych przez Bank
z rachunku ZFŚS, w korespondencji z kontem 851.
Na stronie Ma konta 135-1 ujmuje się:

podjęcie gotówki do kasy, w korespondencji z kontem 101 lub 140-1,

przelewy na pokrycie zobowiązań z tytułu dostaw, usług oraz z tytułu udzielonych
zaliczek i pożyczek na cele mieszkaniowe, w korespondencji z należnymi kontami: 201,
231, 234, 240,

przelewy z tytułu refundacji wydatków pokrytych z innych rachunków bankowych,

przekazanie zobowiązań wobec budżetu ( np. z tytułu zaliczki na podatek dochodowy,
w korespondencji z kontem 225, ZUS -229) lub 851.
Na stronie Wn konta 135 – 2 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy,
a w szczególności:

wpłaty gotówki do kasy, w korespondencji z kontem 101,

otrzymane dotacje, w korespondencji z kontem 853,
44
Na stronie Ma konta 135 – 2 ujmuje się wszelkie wypłaty środków, a w szczególności:

podjęcie gotówki do kasy, w korespondencji z kontem 101,

przelewy na pokrycie zobowiązań z tytułu dostaw, usług, w korespondencji z należnymi
kontami 201, 231, 234,

przelewy z tytułu refundacji wydatków pokrytych z innych rachunków bankowych,

przekazywanie zobowiązań wobec budżetów, w korespondencji z kontem 225 i 229, 853.
Konta 135 – 1 i 135 – 2 mogą wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych
na poszczególnych rachunkach bankowych.
Konto 139 – Inne rachunki bankowe
Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na
innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i inwestycyjne oraz specjalnego
przeznaczenia.
W szczególności na koncie prowadzi się ewidencje dotyczącą sum depozytowych: wadia,
zabezpieczenia należytego wykonania umów, wypisy z rejestru gruntów.
Na koncie dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku
z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki,
a księgowością banku.
Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wszelkie wpływy wydzielonych środków pieniężnych,

odprowadzenie z kasy przyjętych w gotówce wpłat za wypisy, udostępnienie danych,
zabezpieczeń należytego wykonania umów, wadiów, w korespondencji z kontem 101
i 140,

odsetki od środków na rachunku, w korespondencji z kontem 240-1,
Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wszelkie wypływy wydzielonych środków pieniężnych,

pobranie gotówki do kasy z banku, w korespondencji z kontem 101 lub 140,

przelewy z tytułu zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania umów, wadiów, przelewy
za wypisy i udostępnienie danych, w korespondencji z kontem 240-1,

wszelkie obciążenia z tytułu prowadzenia rachunku bankowego, w korespondencji
z kontem 240-1.
Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych.
45
Konto 140 – Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze oraz wnoszonych w formie
gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych, wadium przetargowych, zabezpieczeń należytego
wykonania umów oraz wypisów z rejestru gruntów. Służy do ewidencji środków pieniężnych
znajdujących się w drodze pomiędzy kasą a rachunkami bankowymi.
W Urzędzie funkcjonuje konto:
140 – na którym ujmuje się wszelkie środki pieniężne w drodze ( wpłaty za wypisy z rejestru
gruntów, udostępnienie danych, wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów )
140 -1 – na którym ewidencjonuje się wszelkie środki pieniężne w drodze ( czeki ),
Na stronie Wn kont ujmuje się zwiększenia środków pieniężnych, a na stronie Ma ich
zmniejszenia.
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia
Konta zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” służą do ewidencji wszelkich krajowych
i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń.
Ponadto konta zespołu 2 służą do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń,
rozliczeń,
niedoborów,
szkód
i
nadwyżek
oraz
wszelkich
rozliczeń
związanych
z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont zespołu 2 umożliwia wyodrębnienie
poszczególnych grup rozrachunków rozliczeń i roszczeń spornych, ustalenie przebiegu ich
rozliczeń oraz stanu należności rozliczeń roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem
według kontrahentów.
Konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu należności, dostaw, usług i robót wg.
poszczególnych kontrahentów tak, by zapewniała możliwość wydzielenia należności
i zobowiązań wg. poszczególnych kontrahentów. Ewidencja konta prowadzona jest
w rozbiciu na podziałki klasyfikacji budżetowej.
Na stronie Wn konta księgujemy wszystkie należności z tytułu należności, dostaw, usług
i robót wg. poszczególnych kontrahentów, a w szczególności:

zapłata zobowiązań za dostawy i usługi, w korespondencji z odpowiednimi kontami :101,
130, 135-1, 135-2, 139,
46
Na stronie Ma księgujemy wszelkie zobowiązania z tytułu
dostaw, usług i robót wg.
poszczególnych kontrahentów, a w szczególności:

wpłaty należności od odbiorców, w korespondencji z odpowiedniki kontami:101, 130,
135-1, 135-2, 139,

zobowiązania wynikające z faktur lub rachunków lub innych uznawanych dokumentów,
w korespondencji z odpowiednimi kontami w zależności od charakteru dokonywanego
zakupu:011, 013, 014, 080, 400, 851,853.
Konto 201 może mieć dwa salda.
Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma – stan zobowiązań.
Konto 221-5 – Należności z tytułu dotacji i subwencji
Konto 221-5 służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych z tytułu dotacji
i subwencji.
Na stronie Wn konta 221-5 księguje się memoriałowo należności z tytułu dotacji i subwencji,
w korespondencji z kontem 750-4 – Przychody i koszty finansowe
i subwencji
oraz
z tytułu dotacji
zwroty niewykorzystanych środków, w korespondencji z kontem
130 – Rachunek bankowy Urzędu.
Na stronie Ma konta 221-5 księguje się memoriałowo zrealizowane należności z tytułu dotacji
i subwencji, w korespondencji z kontem 130 – Rachunek bankowy Urzędu na podstawie oraz
naliczenie niewykorzystanych środków w korespondencji z kontem 750-4 – Przychody
i koszty finansowe z tytułu dotacji i subwencji.
Ewidencja szczegółowa do konta 221-5 obejmuje podział wg klasyfikacji budżetowej.
Konto 221-5 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dotacji
i subwencji, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki z tytułu nadpłat w dochodach
budżetowych.
Wszystkie operacje na koncie 221-5 księgowane będą memoriałowo na podstawie danych
z organu raz na koniec miesiąca.
Konto 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
Konto 223 służy do rozliczenia jednostki z tytułu zrealizowanych wydatków budżetowych.
Na stronie Wn ujmuje się w ciągu roku roczne przeniesienia na podstawie sprawozdań
finansowych zrealizowanych wydatków, w korespondencji z kontem 800.
Na stronie Ma księgujemy rozliczenie otrzymanych z rachunku budżetu środków na realizacje
wydatków ujętych w planie finansowym jednostki na dany rok budżetowy w korespondencji
47
z kontem 130.
Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków przelanych z rachunku
bieżącego budżetu gminy na pokrycie wydatków budżetowych urzędu, lecz nie
wykorzystanych do końca roku.
W okresie przejściowym saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na
rachunek bieżący budżetu gminy środków budżetowych nie wykorzystanych do końca roku
Konto 224 – Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych
Konto 224 służy do ewidencji rozliczenia udzielonych dotacji budżetowych.
Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość przekazanych dotacji w korespondencji z kontem
130.
Na stronie Ma konta 224 ujmuje się wartość uznanych dotacji za wykorzystane i rozliczone –
w korespondencji z kontem 810 oraz zwroty dotacji dokonane w tym samym roku
budżetowym, w którym nastąpiło ich przekazanie.
Dotacje przedmiotowe uznaje się za rozliczone i przekazane pod datą ich przekazania, gdyż
niewykorzystane nie podlegają zwrotowi. W związku z tym dokonuje się równolegle zapisów
na kontach: Wn konta 223 - Ma konta 130, Wn konta 810 – Ma konta 224.
Dotacje przedmiotowe mogą być przekazane zaliczkowo.
Konto 225 –Rozrachunki z budżetami
Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami.

przelewy
zaliczek
pracowników
na
podatek
zatrudnionych
na
dochodowy
podstawie
pracowników
umowy
zlecenia
samorządowych,
czy
o
dzieło,
w korespondencji z kontem 130 lub135-1.
Na stronie Ma konta 225 ujmuje się w szczególności :

naliczenie zaliczki na podatek dochodowy pracowników samorządowych, pracowników
zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło, w korespondencji z kontem
231.
Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności a saldo Ma – stan
zobowiązań.
48
Konto 226 – Długoterminowe należności budżetowe
Konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń
z budżetem, a w szczególności należności z tytułu prywatyzacji oraz należności
zahipotekowanych .
Na stronie Wn konta 226 ujmuje się głównie ustalone należności z tytułu dochodów
budżetowych przeksięgowanych do zahipotekowanych,w korespondencji z kontem 221.
Na stronie Ma konta 226 ujmuje się głównie ustalenie hipoteki i przeksięgowanie należności
do należności z tytułu dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem 221.
Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość należności zaliczanych
do długoterminowych.
Konto 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne
Konto 229 służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych.
229
– składki ZUS
229-1 – składki PZU

przelewy składek ZUS, w korespondencji z kontem 130.
Na stronie Ma ujmuje się w szczególności:

naliczenie składek ZUS, w korespondencji z kontem 231.
Na stronie Wn konta 229-1 ujmuje się w szczególności:

przelewy składek PZU, w korespondencji z kontem 130.
Na stronie Ma konta 229-1 ujmuje się w szczególności:

naliczenie składek PZU, w korespondencji z kontem 231.
Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan
zobowiązań.
Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłat pieniężnych za
pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umów zlecenia i o dzieło.
Na stronie Wn konta ujmuje się:

wypłaty
pieniężne,
korespondencji
z
kontem
101
i
przelewy
wynagrodzeń,

potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika, dokonywane w liście płac na mocy
ustawowych upoważnień np. podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na
49
ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenia grupowe, zwroty pożyczek z kas
zapomogowo - pożyczkowych, z ZFŚS, potrąceń alimentacyjnych lub innych zobowiązań
pracowniczych, w korespondencji z odpowiednim kontem :225, 229, 240, 234.
Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności:

naliczone wynagrodzenia brutto z tytułu umów o prace, zlecenia czy o dzieło,

naliczone składki i zasiłki z ubezpieczenia społecznego, w korespondencji z kontem 229,
Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan
zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.
Konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
Konto 234 służy do ewidencji należności, rozliczeń i zobowiązań wobec pracowników
z wszelkich innych tytułów niż wynagrodzenia.
Na stronie Wn konta ujmuje się w szczególności:

wypłacane zaliczki pracownikom samorządowym, w korespondencji z kontem 101 lub
130,

należności z tytułu pożyczek z ZFŚS, w korespondencji z kontem 101 lub 135-1.
Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności:

rozliczenie zaliczki, w korespondencji z kontem 400,

wpływy należności od pracowników, w korespondencji z kontem 101 lub 135-1.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 zapewnia możliwość ustalenia stanu
należności roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami wg. tytułów
rozrachunków poszczególnych pracowników.
Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo
Ma – stan zobowiązań wobec pracowników.
Konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”
Konto 240 służy do ewidencji pozostałych potrąceń z tytułu wynagrodzeń pracowników
samorządowych. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się przelewy potrąceń, w korespondencji
z kontem 130, a na stronie Ma ich naliczenie, w korespondencji z kontem 231.
Konto 240 -1 – służy do rozliczeń sum depozytowych.
Na stronie Wn konta ujmuje się wszelkie przelewy i wypłaty wadiów, wpłat za wypisy,
zabezpieczeń należytego wykonania umów, w korespondencji z odpowiednimi
kontem
101 lub 139, a na stronie Ma ich naliczenie , w korespondencji z kontem 140.
50
Konto 240 – 2 służy do ujmowania gwarancji ubezpieczeniowych.
Na stronie Wn konta 240-2 ujmuje się gwarancje ubezpieczeniowe, w korespondencji
z kontem 140-2, a na stronie Ma ich zwrot, w korespondencji z kontem 140-2.
Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma –
stan zobowiązań z w/w tytułów.
Konto 240-3 służy do ewidencji ujawnionych niedoborów i nadwyżek.
Na stronie Wn konta 240-3 księguje się wszelkie niedobory, w korespondencji
z odpowiednimi kontami: 011, 013, 014, 080, a na stronie Ma ich nadwyżki,
w korespondencji z odpowiedniki kontami: 011, 013, 014,080.
Konto może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan niedoborów, a saldo Ma stan nadwyżek.
Konto 290 – „Odpisy aktualizujące należności”
Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności wątpliwych i odsetek
od należności przypisanych, a niewypłaconych.
Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenia wartości odpisów aktualizujących
należności, a w szczególności:

należności dotyczących operacji finansowych, w korespondencji z kontem 750,

zmniejszenie odpisu aktualizującego kwotę roszczenia spornego, w przypadku przegrania
sprawy w sądzie, w korespondencji z kontem 240-3,

zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z umorzeniem oraz odpisaniem
należności przedawnionych lub nieściągalnych, w korespondencji z odpowiednimi
kontami: 201,234 i 240-3.

zmniejszenie odpisu aktualizującego należności w związku z ustaniem przyczyn
dokonania tego odpisu, w korespondencji z kontem 760.
Na stronie Ma konta księguje się wartość odpisów aktualizujących należności,

odpis aktualizujący wątpliwe należności z tytułu operacji finansowych, w korespondencji
z kontem 750,

wartość przypisanych a nie zapłaconych do dnia bilansowego odsetek od należności,

podwyżkę roszczenia z tytułu niedoboru składników majątkowych ponad wartość
bilansową, brakujących składników, w korespondencji z kontem 240-3.
Saldo Ma konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.
51
Zespół 3 – „Materiały i towary”
Konta zespołu 3 służą do ewidencji zapasów materiałów i towarów oraz rozliczenia zakupu
materiałów, towarów i usług. Na kontach zespołu 3 prowadzi się ewidencję zapasów
materiałów i towarów znajdujących się w magazynach własnych i obcych jednostki w cenach
zakupu, jeżeli koszty związane bezpośrednio z zakupem odnoszone są w koszty w okresie ich
poniesienia. Przychody i rozchody oraz stany zapasów materiałów i towarów na kontach
zespołu 3 wycenia się według cen ewidencyjnych. Gdy cena ewidencyjna różni się od ceny
rzeczywistej, należy wyodrębnić odchylenia od cen rzeczywistych na koncie 340. Rozliczenie
odchyleń następuje według zasad określonych w zakładowym planie kont.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont zespołu 3 powinna zapewnić możliwość
ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób , którym powierzono
pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją
ilościowo-wartościową – także według ich poszczególnych rodzajów i grup.
Konto 310 – „Materiały”
Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, w tym także opakowań i odpadków,
znajdujących się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie.
Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów,
w cenach zakupu, nabycia lub stałych cenach ewidencyjnych, a w szczególności:

przychód materiałów pochodzących z zakupu, w korespondencji z kontem 201,

nieodpłatne otrzymanie materiałów, w korespondencji z kontem 760.
Na stronie ma konta 310 ujmuje się wszelkie rozchody zapasów, a w szczególności:

rozchód materiałów, w korespondencji z kontem 400,

nieodpłatne przekazanie , w korespondencji z kontem 760.
Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość zapasów
materiałów,
będących w posiadaniu jednostki.
Zespół 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”
Konto 400 – „Koszty według rodzajów”
Konta zespołu 4, służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym dotyczących urzędu.
Na stronie Wn kont zespołu 4 ujmuje się poniesione koszty wg. podziałek klasyfikacji
budżetowej, a na stronie Ma ich zmniejszenie.
52
W Urzędzie Gminy przyjęty jest następujący podział kosztów:
Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 400 ( 401, 400-2, 400-3, 400-4, 400-5, 400-6,
400-7, 400-8, 400-9 )
401 -
AMORTYZACJA
400 - 2 -
ZUŻYCIE MATERIAŁÓW I ENERGII
4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
4260 – Zakup energii
4740 – Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń
kserograficznych
4750 – Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji
400 - 3 -
USŁUGI OBCE
4270 – Zakup usług remontowych
4280 – Zakup usług zdrowotnych
4300 – Zakup usług pozostałych
4340 – Zakup usług remontowo-konserwatorskich dotyczących obiektów zabytkowych
będących w użytkowaniu jednostek budżetowych
4350 – Zakup usług dostępu do sieci Internet
4360 – Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej
4370 – Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej
4380 – Zakup usług obejmujących tłumaczenia
4390 – Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii
4400 – Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe
400 - 4 -
PODATKI I OPŁATY
4480 – Podatek od nieruchomości
400 - 5 -
WYNAGRODZENIA
4010 – Wynagrodzenia osobowe pracowników
4040 – Dodatkowe wynagrodzenie roczne
4170 – Wynagrodzenia bezosobowe
53
400 - 6 -
UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I INNE ŚWIADCZENIA
NA RZECZ PRACOWNIKÓW
3020 – Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń
4110 – Składki na ubezpieczenia społeczne
4120 – Składki na Fundusz Pracy
4440 – Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
400 - 7 -
POZOSTAŁE KOSZTY RODZAJOWE
3030 – Różne wydatki na rzecz osób fizycznych
4140 – Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
4410 – Podróże służbowe krajowe
4420 – Podróże służbowe zagraniczne
4430 – Różne opłaty i składki
4610 – Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego
4700 – Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej
400 - 8 -
INNE ŚWIADCZENIA FINANSOWANE Z BUDŻETU
3040 – Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczane do wynagrodzeń
3110 – Świadczenia społeczne
4100 – Wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne
400 - 9 -
INNE OBCIĄŻENIA
2850 – Wpłaty gmin na rzecz izb rolniczych w wysokości 2% uzyskanych wpływów
z podatku
4590 – Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób fizycznych
4600 – Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób prawnych
Konta zespołu 4 mogą wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża
wysokość poniesionych kosztów.
Saldo kont zespołu 4 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860 „Straty i zyski
nadzwyczajne oraz wynik finansowy”.
54
Zespół 6 - Produkty
Konta zespołu 6 służą do ewidencji produktów wytworzonych przez jednostkę oraz kosztów
rozliczonych w czasie. W Urzędzie ewidencja konta zespołu 6 ogranicza się wyłącznie
do ewidencji kosztów przyszłych okresów.
Kont
o 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Konto 640 służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów ( rozliczenia bierne )
Na stronie Wn konta 640 ujmuje się koszty proste i złożone poniesione w okresie
sprawozdawczym, a dotyczące przyszłych okresów oraz wydatki poniesione w okresie
sprawozdawczym na które utworzono w okresach poprzednich rezerwę, w korespondencji
z kontem 201.
Na stronie Ma konta 640 ujmuje się utworzone rezerwy na wydatki przyszłych okresów oraz
zaliczenie kosztów okresu sprawozdawczego kosztów poniesionych w okresach poprzednich,
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 640 powinna umożliwić ustalenie.

wysokości tych kosztów zakup, które podlegają rozliczeniu w czasie,

wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich
tytułów.
Saldo Wn konta 640 wyraża koszty przyszłych okresów, a saldo Ma – rezerwy na wydatki
przyszłych okresów.
Zespół 7 – Przychody i koszty ich uzyskania
Konto 750 –„Przychody i koszty finansowe”
Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji
finansowych i kosztów operacji finansowych.
Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz
kosztów operacji finansowych, a w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji
i
papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za
zwłokę w zapłacie zobowiązań z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji,
dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice
kursowe z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji.
Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty
należne z tytułu operacji finansowych a w szczególności przychody ze sprzedaży papierów
55
wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych
pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz
odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe.
Dochody finansowe, których ewidencja jest prowadzona według przepisów o rachunkowości
podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych, mogą być ujmowane na koncie 750
okresowo, na podstawie danych z ewidencji podatkowej.
Ewidencja szczegółowa do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu
dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego lub:
1.) w zakresie przychodów finansowych – przychody z tytułu udziałów w innych podmiotach
gospodarczych, należne jednostce odsetki od pożyczek i zapłacone odsetki za zwłokę
od należności,
2.) w zakresie kosztów operacji finansowych - zarachowane odsetki od pożyczek i odsetki
za zwłokę od zobowiązań.
W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa
prowadzona jest według zasad rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków
pobieranych przez inne organy ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach
budżetowych sporządzane przez te organy.
W końcu roku obrotowego przenosi się:
1.) przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe na stronę Ma konta
860 ( Wn konto 750 ),
2.) koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 ( Ma konto 750 ).
Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.
Konto 750-4 – Przychody i koszty finansowe z tytułu dotacji i subwencji
Konto 750-4 służy do ewidencji przychodów budżetowych z tytułu dotacji i subwencji.
Na stronie Wn konta 750-4 księguje się zmniejszenia przychodów urzędu z tytułu
niewykorzystanych dotacji i subwencji, w korespondencji z kontem 221-5 – Należności
z tytułu dotacji i subwencji.
Na stronie Ma konta 750-4 księguje się przypisy należności z tytułu dotacji i subwencji,
w korespondencji z kontem 221-5- Należności z tytułu dotacji i subwencji.
Konto zamyka się saldem Ma, które oznacza należny przychód z tytułu dotacji i subwencji.
Saldo konta 750-4 na koniec roku obrotowego zostaje przeksięgowane na konto 860 – Wynik
finansowy.
56
Wszystkie operacje na koncie 750-4 księgowane będą memoriałowo na podstawie danych
z organu na koniec każdego miesiąca.
Konto 760 – Pozostałe przychody i koszty
Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą
działalnością jednostki w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na
kontach 700, 730, 740, 750.
W szczególności na koncie 760 ujmuje się:

na stronie Ma przychody ze sprzedaży materiałów, a na stronie Wn koszty osiągnięcia
tych przychodów, w tym wartość w cenach zakupu lub nabycia tych materiałów,

na stronie Ma przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych i inwestycji w jednostkach budżetowych a w zakładach budżetowych
i gospodarstwach pomocniczych przychody ze sprzedaży tych składników w części
niepodlegającej przekazaniu do budżetu,

na stronie Ma pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności
odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary i grzywny,
darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe, a na stronie Wn pozostałe koszty
operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary, grzywny, odpisane
przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, utworzone rezerwy na należności od
dłużników, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane
środki obrotowe.
Konto 760 służy również – w jednostkach ewidencjonujących koszty na kontach 400, 490
oraz zespołu 5 – do ewidencji zapisów uzupełniających, dokonanych na kontach zespołu 5 i 6
z tytułu zwiększeń bądź zmniejszeń stanu produktów (w tym także rozliczeń
międzyokresowych kosztów), w korespondencji z innymi kontami niż konto 490, konta
zespołu 5 lub 6 oraz konta kosztu własnego sprzedaży w zespole 7. Na stronie Wn konta 760
( w korespondencji ze stroną Ma konta 490 ) ujmuje się zwiększenie stanu produktów,
a
na stronie Ma konta 760 ( w korespondencji ze strona Wn konta 490 ) ujmuje się
zmniejszenie stanu produktów.
W końcu roku obrotowego przenosi się:
1.) na stronę Wn konta 490 – koszty związane z zakupem i sprzedażą składników majątku,
jeżeli zostały ujęte na koncie 760, w korespondencji ze stroną Ma konta 760
57
2.) na stronę Wn konta 860 – wartość sprzedanych materiałów w cenach zakupu lub nabycia
oraz pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760,
3.) na stronę Ma konta 860 – przychody ze sprzedaży składników majątkowych ujmowanych
na koncie 760 oraz pozostałe przychody operacyjne, w korespondencji ze stroną Wn
konta 760.
Konto 761 – Pokrycie amortyzacji
Konto 761 służy do ewidencji wartości amortyzacji ujętej na koncie 401.
Na stronie Wn konta 761 ujmuje się przeniesienie salda konta na wynik finansowy, a na
stronie Ma równowartość amortyzacji ujętej na koncie 401, w korespondencji z kontem 800.
W końcu roku obrotowego saldo konta 761 przenosi się na konto 860.
Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy
Konta zespołu 8 służą do:
1.) ewidencji funduszy zasadniczych oraz funduszy specjalnych,
2.) ustalenia wyniku finansowego,
3.) ewidencja dotacji budżetowych przekazywanych przez jednostki budżetowe.
Konto 800 – Fundusz jednostki
Konto 800 służy do ewidencji równowartości
majątku trwałego jednostki oraz majątku
obrotowego w zakresie podstawowej działalności jednostki budżetowej.
Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, na stronie Ma – jego
zwiększenia.
Na stronie Wn konta 800, 800-1, 800-2, ujmuje się w szczególności:
800
– przeksięgowanie straty bilansowej z konta 860 – wynik finansowy ( księgowanie
w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania),
- przeksięgowanie zrealizowanych dochodów budżetowych ( pod datą sprawozdania
finansowego ),
- przeksięgowanie dotacji przekazanych przez jednostki z konta 810 – „Dotacje
budżetowe”
800-1 – umorzenie podstawowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych,
- różnice z aktualizacji środków trwałych,
58
800-2 – wartości sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków
trwałych i inwestycji.
Na stronie Ma konta 800, 800-1, 800-2, ujmuje się w szczególności:
800
– przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860 ( księgowanie
w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania ),
- przeksięgowanie zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223 ( pod datą
sprawozdania finansowego ),
800-1 – różnice z aktualizacji środków trwałych,
- zakup i nieodpłatne otrzymanie środków trwałych i inwestycji,
800-2 – wpływy z środków z budżetu (dotacje) i innych środków przeznaczonych na
finansowanie inwestycji.
Konta 800, 800-1, 800-2 wykazują na koniec roku saldo Ma, które oznaczają stan funduszu
jednostki.
Konto 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
Konto 810 służy do ewidencji w jednostkach budżetowych:
1.) dotacji przekazanych z budżetu na finansowanie działalności podstawowej jednostek
budżetowych i zakładów budżetowych,
2.) środków przekazywanych z budżetu na finansowanie inwestycji jednostek i zakładów
budżetowych ( 810 -1 )

dotacje przekazane przez jednostki budżetowe na finansowanie środków obrotowych
i inwestycji oraz inne dotacje przekazane z budżetu, w korespondencji z kontem 224 lub
800.

zwroty przekazanych dotacji w tym samym roku budżetowym,

przeksięgowanie w końcu roku obrotowego na konto 800 - „Fundusz jednostki”, stanu
dotacji przekazanych.
Ewidencja analityczna do konta 810 prowadzona jest wg. jednostek, którym dotacje
przekazano ( wg. podziałek klasyfikacji budżetowej ).
59
Konto 840 – Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów
Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych
rozliczeń międzyokresowych i rezerw.
Na stronie Ma konta 840 ujmuje się :

utworzenia i zwiększenie rezerwy, w korespondencji z odpowiednimi kontami:750, 760
lub 860,

wpłaty z tytułu przychodów zaliczanych do przyszłych okresów, w korespondencji
z odpowiednimi kontami : 101 lub130,

fakturowane
zaliczki
i
przedpłaty
dotyczące
przyszłych
dostaw
lub
usług,
w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 2: 201 lub 234,
a na stronie Wn – ich zmniejszenie lub rozwiązanie.
Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń
miedzyokresowych przychodów, a na stronie Wn – ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich
do przychodów roku obrotowego lub zysków nadzwyczajnych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 840 powinna zapewnić możliwość ustalenia
stanu:
1.) rezerw oraz przyczyn jej zwiększeń i zmniejszeń
2.) rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyn ich
zwiększeń i zmniejszeń.
Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń
międzyokresowych przychodów.
Konto 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Konto służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych.
Na stronie Ma konta 851 księguje się wszystkie zwiększenia ZFŚS, a w szczególności:

wpływ środków do kasy lub na rachunek , w korespondencji z kontem 101 lub 135-1.

odsetki od środków na rachunku bankowym, w korespondencji z kontem 135-1,

zmniejszenie odpisu aktualizującego należności wątpliwe, w korespondencji z kontem
290.
Na stronie Wn konta 851 księguje się zmniejszenia łącznie z kosztami działalności socjalnej,

zapłacone faktury i rachunki oraz inne uznawane dokumenty, w korespondencji z kontem
201,
60

naliczone wynagrodzenia ( ekwiwalent za „wczasy pod gruszą” ), w korespondencji
z kontem 231,

zmniejszenia funduszu wskutek umorzenia pożyczek z ZFŚS lub innych należności,

odpisy aktualizujące należności wątpliwe, w korespondencji z kontem 290.
Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Konto 853 – Fundusze pozabudżetowe
Konto 853 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń Gminnego Funduszu Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej.
Na stronie Wn konta 853 ujmuje się koszty oraz inne niż koszty zmniejszenia funduszu,

zapłatę faktur i rachunków za dostawy i usługi, w korespondencji z kontem 201,

odpisy aktualizujące wątpliwe należności, w korespondencji z kontem 290.
Na stronie Ma konta 853 księguje się przychody oraz pozostałe zwiększenia funduszu,

wpływ środków zwiększających fundusz, w korespondencji z kontem 135-2,

zmniejszenie odpisu aktualizującego należności wątpliwe, w korespondencji z kontem
290.
Saldo Ma wyraża stan środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej.
Konto 860 – Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat
i zysków nadzwyczajnych.
W ciągu roku na stronie Wn ujmuje się straty nadzwyczajne, a na stronie Ma – zyski
nadzwyczajne.
W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

poniesionych kosztów w korespondencji z kontem 400,

kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 750.
Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7.
Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, salda
Wn – stratę netto, saldo Ma – zysk netto.
61
Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego
na konto 800 – „Fundusz zasadniczy”.
Konto 980 - "Plan finansowy wydatków budżetowych"
Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta
środków budżetowych.
Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego
korekty. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:
1.) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych;
2.) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym;
3.) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.
Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego
wydatków budżetowych. Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.
Konto 981 – Plan finansowy wydatków niewygasających
Konto 981 służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych
dysponenta środków budżetowych.
Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków
budżetowych.

równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy
niewygasających wydatków budżetowych

wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub
wygasłej
Ewidencje szczegółową do konta 981 prowadzi się w szczególności planu finansowego
niewygasających wydatków budżetowych.
Konto 981 nie powinno wykazywać salda na koniec roku.
Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego"
Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych
w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie
finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku
budżetowym.
62

równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku
następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji
i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków
budżetowych w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych
planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Konto 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat"
Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych
lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych.
Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych
w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej
lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.
Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.
Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych
planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku
konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych
lat przyszłych.
63
Załącznik Nr 3
Część C
1.
Wykaz kont syntetycznych dla ewidencji podatków i opłat
011
020
101
130
140
221
222
225
226
240
310
750
760
840
800
-
860
-
Środki trwałe
Wartości niematerialne i prawne
Kasa
Rachunek bankowy Urzędu
Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
Należność z tytułu dochodów budżetowych
Rozliczenie dochodów budżetowych
Rozrachunki z budżetem
Długoterminowe należności budżetowe
Materiały
Przychody i koszty finansowe
Pozostałe przychody o i koszty operacyjne
Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów
Fundusz jednostki – zrealizowane podatki, opłaty, czynsze i pozostałe
dochody budżetowe
Wynik finansowy jednostki
1.1. Konta pozabilansowe
990
-
991
-
2.
Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności
za zobowiązania podatkowe
Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobranych przez nich podatków
Wykaz kont analitycznych dla ewidencji podatków i opłat.
130-1
-
130-2
-
140-1
-
140-2
-
221-1
221-1-1
-
Rachunek bankowy – dochody związane z realizacją zadań z zakresu
administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie
Rachunek bankowy – dotacje, subwencje, dochody Urzędów Skarbowych
i Ministerstwa Finansów
Ewidencja środków pieniężnych kasa – bank (podatki, opłaty, czynsze
i pozostałe dochody budżetowe)
Ewidencja środków pieniężnych w drodze (podatki, opłaty, czynsze
i pozostałe dochody budżetowe)
Należności z tytułu dochodów budżetowych - podatki i opłaty
Należności z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych
221-1-2
-
Należności z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób prawnych
221-1-3
-
Należności z tytułu podatku od działalności gospodarczej/karta podatkowa/
221-1-4
-
Należności z tytułu podatku od spadków i darowizn
64
221-1-5
-
Należności z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych
221-1-6
-
Należności z tytułu opłaty skarbowej
221-1-7
-
221-1-8
-
Należności z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu
administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie
Należności z tytułu podatku od nieruchomości
221-1-9
-
Należności z tytułu podatku rolnego
221-1-10
-
Należności z tytułu podatku leśnego
221-1-11
-
Należności z tytułu podatku od środków transportowych
221-1-12
-
Należności z tytułu opłaty od posiadania psów
221-1-13
-
Należności z tytułu opłaty targowej
221-1-14
-
Należności z tytułu opłaty eksploatacyjnej
221-1-15
-
Należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów
221-1-16
-
Należności z tytułu zaległości z podatków zniesionych
221-1-17
-
Należności z tytułu różnych opłat
221-1-18
-
221-1-19
-
Należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego
w prawo własności
Należności z tytułu odsetek od zaległości podatkowych i opłat
221-1-20
-
Należności z tytułu innych opłat lokalnych
221-2
221-2-1
-
Należności z tytułu dochodów budżetowych - pozostałe dochody
Należności z tytułu różnych usług
221-2-2
-
Należności z tytułu pozostałych odsetek
221-2-3
-
Należności z tytułu różnych dochodów
221-2-4
-
Należności z tytułu sprzedaży składników majątku
221-3
221-3-1
-
Należności z tytułu dochodów budżetowych - dochody z najmu i dzierżawy
Należności z tytułu różnych opłat
221-3-2
-
Należności z tytułu dochodów z najmu i dzierżawy
221-3-3
-
Należności z tytułu pozostałych odsetek
221-4
221-4-1
-
Należności z tytułu dochodów budżetowych - podatek VAT
Należności z tytułu podatku VAT (różne usługi)
221-4-2
-
Należności z tytułu podatku VAT (najem i dzierżawa)
221-4-3
-
Należności z tytułu podatku VAT (opłata targowa)
221-4-4
-
Należności z tytułu podatku VAT (sprzedaż składników majątku)
221-4-5
-
Należności z tytułu podatku VAT (różne dochody)
221-4-6
-
Należności z tytułu podatku VAT (użytkowanie wieczyste)
225-1-1
-
Rozrachunki z budżetem- dochody za dowody osobiste
225-1-2
-
Rozrachunki z budżetem- dochody za udostępnienie danych osobowych
226-1
-
Długoterminowe należności budżetowe z tytułu podatku od nieruchomości
65
226-2
-
Długoterminowe należności budżetowe z tytułu podatku rolnego
226-3
-
226-4
-
Długoterminowe należności budżetowe z tytułu podatku od środków
transportowych
Długoterminowe należności budżetowe z tytułu przychodów przyszłych okresów
240-1-1
-
Pozostałe rozrachunki – dochody za dowody osobiste
240-1-2
-
Pozostałe rozrachunki – dochody za udostępnienie danych osobowych
750-1
750-1-1
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatków i opłat
Przychody i koszty finansowe z tytułu udziałów w podatku dochodowym
od osób fizycznych
750-1-2
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu udziałów w podatku dochodowym
od osób prawnych
750-1-3
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od działalności gospodarczej
/karta podatkowa/
750-1-4
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od spadków i darowizn
750-1-5
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych
750-1-6
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłaty skarbowej
750-1-7
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu dochodów związanych z realizacją
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie
750-1-8
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od nieruchomości
750-1-9
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku rolnego
750-1-10
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku leśnego
750-1-11
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od środków transportowych
750-1-12
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu podatku od posiadania psów
750-1-13
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłaty targowej
750-1-14
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłaty eksploatacyjnej
750-1-15
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste
750-1-16
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu zaległości z podatków zniesionych
750-1-17
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu różnych opłat
750-1-18
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu przekształcenia prawa użytkowania
wieczystego w prawo własności
750-1-19
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu odsetek od zaległości podatkowych
i opłat
750-1-20
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłaty produktowej
750-1-21
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu opłat za zezwolenie na sprzedaż alkoholu
750-1-22
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu innych opłat lokalnych
750-2
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu pozostałych dochodów budżetowych
66
750-2-1
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu różnych usług
750-2-2
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu pozostałych odsetek
750-2-3
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu różnych dochodów
750-3
750-3-1
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu dochodów z najmu i dzierżawy
Przychody i koszty finansowe z tytułu różnych opłat
750-3-2
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu dochodów z najmu i dzierżawy
750-3-3
-
Przychody i koszty finansowe z tytułu pozostałych odsetek
990-1
-
Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu podatku od nieruchomości
990-2
-
Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu podatku rolnego
990-3
-
Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu podatku leśnego
990-4
-
Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu podatku od środków transportowych
991-1
-
Rozrachunki z inkasentami z tytułu podatku od nieruchomości
991-2
-
Rozrachunki z inkasentami z tytułu podatku rolnego
991-3
-
Rozrachunki z inkasentami z tytułu podatku leśnego
3.
Zasady funkcjonowania kont
Konto 011 – Środki trwałe
Konto służy do ewidencji zwiększenia wartości środków trwałych z tytułu zapłaty podatku
dokonanej w formie niepieniężnej. Na stronie Wn księgujemy zapłatę podatku dokonaną
przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki
w korespondencji ze stroną Ma konta 221. Konto zamyka się saldem Wn oznaczającym
zwiększenie wartości środków trwałych z tytułu zapłaty podatku.
Konto 020 – Wartości niematerialne i prawne
Na koncie 020 – Wartości niematerialne i prawne ewidencjonuje się zwiększenie wartości nie
materialnych i prawnych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek
przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu
terytorialnego. Na stronie Wn konta 020 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego
wskutek przeniesienia własności praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu
terytorialnego, o którym mowa a art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji
ze stroną Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych
Konto 101 – Kasa
Konto 101 służy do ewidencji gotówki, którą podatnicy regulują swoje zobowiązania w kasie
urzędu oraz gotówki wpłaconej przez inkasentów do kasy urzędu.
67
Na stronie Wn księguje się:

wpływ gotówki z tytułu podatków, opłat, czynszów
i pozostałych dochodów
budżetowych w korespondencji ze stroną Ma konta 221 lub 750,

wpływ gotówki z banku do kasy z przeznaczeniem na zwrot nadpłat oraz ich
oprocentowania w korespondencji ze stroną Ma konta 140-1.
Na stronie Ma konta księguje się rozchód gotówki:

przekazanie środków pieniężnych na rachunek bankowy, w korespondencji z kontem
140-1,

zwroty nadpłat z tytułu podatków, opłat, czynszów i pozostałych dochodów budżetowych,
Konto 130 – Rachunek bieżący Urzędu
Służy do ewidencji gromadzonych przez urząd wpływów budżetowych i zwrotów z tytułu
podatków, opłat, czynszów i pozostałych dochodów budżetowych:
Na stronie Wn konta księguje się:

wszelkie wpływy z tytułu podatków i opłat wpłacone na rachunek bankowy
w korespondencji ze stroną Ma konta 221 lub 750,

wpłaty środków pieniężnych w drodze korespondencji ze stroną Ma konta 140-2,

wpłaty środków pieniężnych w drodze (kasa – bank) korespondencji ze stroną Ma konta
140-1.
Na stronie Ma księguje się rozchody środków pieniężnych zgromadzonych na tym koncie:

pobrane z banku do kasy środki pieniężne przeznaczone na zwrot nadpłat podatnikom
w korespondencji ze stroną Wn konta 140-1,

zwroty nadpłat za pośrednictwem banku w korespondencji ze stroną Wn konta 221 lub
750.
Na koncie 130 – Rachunek bankowy Urzędu księgowane będą memoriałowo :
1.) na stronie Wn – wpłaty dotacji i subwencji, dochodów realizowanych przez Urzędy
Skarbowe oraz udziały w podatku dochodowym, w korespondencji z kontami 221
2.) na stronie Ma – zwroty niewykorzystanych dotacji i subwencji oraz zrealizowane
dochody z tytułu dotacji i subwencji oraz dochody realizowane przez Urzędy Skarbowe
i udziały w podatku dochodowym, w korespondencji z kontem 800.
Konto 140 – Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
Służy do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się pomiędzy kasą urzędu, a jego
68
rachunkiem bankowym:

140-1 – konto służy do ewidencji środków pieniężnych kasa-bank.
Na stronie Wn konta księguje się wypłaty z kasy na rachunek bankowy w korespondencji
z kontem 101 oraz pobranie gotówki do kasy ( czek ), w korespondencji z kontem 130,
a na stronie Ma – wpływ pod datą wyciągu bankowego w korespondencji z kontem 130 oraz
przyjęcie gotówki do kasy ( czek ), w korespondencji z kontem 101.
140-2 – konto służy do ewidencji środków pieniężnych „w drodze” dotyczących okresu spraw
sprawozdawczego w korespondencji z kontem 130.
Konto 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych
Konto 221 służy do ewidencji rozrachunków:
1)
z podatnikiem z tytułu należności i wpłaconych przez nich podatków i opłat,
2)
z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków i opłat,
3)
z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia,
4) z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat.
Na stronie Wn konta księguje się

przypisy należności w korespondencji ze stroną Ma: konta 750 , konta 760 lub konta 225,

zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną Ma konta 130 jeśli zwrot następuje na
rachunek bankowy podatnika, albo konta 101 , jeśli zwrot następuje z kasy urzędu.
Na stronie Ma konta księguje się:

odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 750, konta 760 lub konta 225,

wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty w korespondencji ze stroną
Wn konta 130,

wpłaty dokonane do kasy urzędu w korespondencji ze stroną Wn konta 101,

zapłatę dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz
jst., w korespondencji ze stroną Wn konta 011, 020 lub 310,

zapłatę dokonaną przez potrącenie w korespondencji ze stroną Wn konta 221,

zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bankowy podatku,
ale nie przekazał na rachunek bankowy urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 221
221-1 – konto służy do ewidencji należności z tytułu należnych i wpłaconych podatków
i opłat, przypisy i odpisy księguje się w korespondencji z kontem 750-1,
221-2 – konto służy do ewidencji należności z tytułu należnych i wpłaconych pozostałych
dochodów budżetowych, przypisy i odpisy księguje się w korespondencji z kontem
750-2 lub 760,
69
221-3 – konto służy do ewidencji należności z tytułu należnych i wpłaconych dochodów
z najmu i dzierżawy, przypisy i odpisy księguje się w korespondencji z kontem 750-3,
221-4 – konto służy do ewidencji należnego i wpłaconego podatku VAT, przypisy i odpisy
księgujemy w korespondencji z kontem 225.
Konto zamyka się dwoma saldami.
Saldo Wn oznacza przypisane a nie zrealizowane podatki, opłaty i pozostałe dochody
budżetowe.
Saldo Ma oznacza wpłacone, a nie przypisane podatki, opłaty- nadpłaty i pozostałe dochody
budżetowe.
Konto 222 – Rozliczanie dochodów budżetowych
Konto 222 służy do rozliczenia jednostki budżetowej z tytułu zrealizowanych dochodów
budżetowych przez Urząd Gminy.
Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane na rachunek bieżący
budżetu gminy w korespondencji z kontem 130 .
Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku miesięczne przeniesienia, na podstawie
sprawozdań finansowych, zrealizowanych dochodów na konto 800 – „Fundusz jednostki”
oraz kwartalne zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27ZZ w korespondencji z kontem 225 –
Rozrachunki z budżetami.
Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych
zrealizowanych, lecz nie przelanych na rachunek bieżący budżetu gminy.
Konto 225 – Rozrachunki z budżetem
Konto 225 służy do rozliczenie należnego podatku VAT od dochodów budżetowych oraz
dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych
gminie.
Na stronie Wn konta księgujemy przelewy podatku VAT ( zgodnie z VAT-7 )
w korespondencji z kontem 130, odpisy należnego podatku VAT w korespondencji z kontem
221-4 oraz rozliczenie dochodów z godnie ze sprawozdaniem Rb-27ZZ w korespondencji
z kontem 222.
Na stronie Ma księgujemy przypisy należnego podatku VAT od dochodów budżetowych
z korespondencji z kontem 221-4 oraz przypisy dochodów związanych z realizacja zadań
z zakresu administracji rządowej i innych zleconych gminie, w korespondencji z kontem 240.
Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności a saldo Ma – stan
70
zobowiązań.
Konto 226 - Długoterminowe należności budżetowe
Na koncie 226 ewidencjonuje się należności podatkowe, które zostały zabezpieczone hipoteką
lub zastawem skarbowym oraz długoterminowe należności. Na stronie Wn konta 226 księguje
się należności, w wysokości zabezpieczonej hipoteką lub zastawem skarbowym,
w korespondencji ze stroną Ma konta 221 oraz należności przyszłych okresów
w korespondencji z kontem 840. Na stronie Ma konta 226 księguje się ustalenie hipoteki
i przeksięgowanie należności z tytułu dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem
221 oraz umorzenie ustalonej należności w korespondencji z kontem 840.
Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość należności zaliczanych
do długoterminowych.
Konto 240 – Pozostałe rozrachunki
Konto 240 służy do ewidencji pozostałych rozrachunków nie ujętych na kontach 201-234.
Na stronie Ma księguje się mylnie skierowane wpłaty – obce, w korespondencji z kontem 101
lub 130 oraz wpłaty dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji
rządowej i innych zleconych gminie, w korespondencji z kontem 101 lub 130.
Na stronie Wn księguje się zwroty wpłat mylnie skierowanych, w korespondencji z kontem
101 lub 130 oraz przypisy dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji
rządowej i innych zleconych gminie, w korespondencji z kontem 225.
Konto 310 - Materiały
Na koncie 310 ewidencjonuje się zwiększenie wartości materiałów z tytułu wygaśnięcia
zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych
na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.
Na stronie Wn konta 310 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek
przeniesienia własności rzeczy niebędących środkami trwałymi ani prawami majątkowymi
na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji
podatkowej, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów
budżetowych.
Konto 750 – Przychody i koszty finansowe
71
Służy do ewidencji przychodów budżetowych z tytułu podatków, opłat, czynszów
i pozostałych dochodów budżetowych:
750-1 – konto służy do ewidencji przychodów finansowych z tytułu podatków i opłat.
Na stronie Wn konta księguje się odpisy z korespondencji z kontem 221-1 , na stronie Ma –
przypisy i naliczone odsetki za zwłokę w korespondencji z kontem 221-1 oraz
dochody
nieprzypisane w korespondencji z kontem 101 lub 130.
750-2 – konto służy do ewidencji przychodów z tytułu pozostałych dochodów budżetowych.
Przypisy (strona Ma) i odpisy (strona Wn) księgujemy w korespondencji z kontem 221-2,
dochody nie przypisane księgujemy na stronie Ma w korespondencji z kontem 101 lub 130.
750-3 – konto służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów z najmu i dzierżawy.
Na stronie Wn księgujemy odpisy netto, a na stronie Ma-przypisy netto z najmu i dzierżawy
w korespondencji z kontem 221-3.
Konto 750 zamyka się saldem Ma, które oznacza należny przychód z tytułu przypisanych
podatków, opłat, czynszów i pozostałych dochodów budżetowych. Saldo konta 750 na koniec
roku obrotowego zostaje przeksięgowane na konto 860 – Wynik finansowy.
Konto 760 – Pozostałe przychody i koszty operacyjne
Na koncie 760
ewidencjonuje się przychody i koszty niezwiązane bezpośrednio
z działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów nie podlegających ewidencji
na koncie 750.
Na stronie Ma konta 760 księguje się w szczególności przychody ze sprzedaży materiałów,
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i inwestycji w jednostkach
budżetowych w korespondencji z kontem 221-2 oraz przychody z tytułu darowizny
i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe.
Na stronie Wn konta 760 księguje się odpisy dochodów z tytułu sprzedaży składników
majątkowych oraz koszty operacyjne. Na koniec roku obrotowego saldo konta 760 przenosi
się na stronę Wn konta 860- Wynik finansowy jednostki. Na koniec roku konto 760 nie
wykazuje salda.
Konto 800 – Fundusz jednostki
Konto służy do ewidencji stanu funduszu w zakresie zrealizowanych podatków, opłat,
czynszów i pozostałych dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta w trakcie roku
księgujemy zgodnie ze sprawozdaniem finansowym pod datą sprawozdania zrealizowane
dochody w korespondencji z kontem 222, oraz przeksięgowanie straty bilansowej z konta
860 – wynik finansowy w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania. Na stronie Ma
72
ujmuje się przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860 pod datą przyjęcia
sprawozdania.
Konto 840 – Rezerwy i rozliczenia miedzyokresowe przychodów
Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów z tytułu opat.
Na stronie Ma konta 840 ujmuje się przypis należności z tytułu przyszłych okresów
w korespondencji z kontem 226, a na stronie Wn-ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do
przychodów
roku
obrotowego
lub
zysków
nadzwyczajnych.
Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń
międzyokresowych przychodów.
Konto 860 – „Wynik finansowy jednostki”
Konto służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki z tytułu dochodów budżetowych .
W końcu roku obrotowego na stronie Ma ujmuje się sumę uzyskanych przychodów
w korespondencji z kontami: 750-1, 750-2, 750-3. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku
obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn stratę netto, saldo Ma zysk netto.
Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na
konto 800.
Pozabilansowe konto 990 - „Rozrachunki z osobami trzecimi”
Konto 990
służy do rozrachunków z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności
za zobowiązania podatkowe podatnika służy do ewidencji kwot należnych od osób trzecich
i realizacji tych zobowiązań. Księgowań dokonuje się nie stosując zasady dwustronnego
zapisu.
Jeżeli orzeczono o odpowiedzialności solidarnej dwóch lub więcej osób trzecich, dla każdej
z tych osób otwiera się osobne pozabilansowe konto szczegółowe do bilansowego konta
szczegółowego tego samego podatnika, na każdym koncie osoby trzeciej przypisując kwotę
lub kwoty wynikające z decyzji orzekającej odpowiedzialność osób trzecich. Na poziomie
pozabilansowych kont szczegółowych księgowań dokonuje się na koncie tej osoby trzeciej,
której dotyczy dowód księgowy, z zastrzeżeniem, że wpłaty oraz zwroty nadpłat, dotyczące
kwot określonych w ust. 2, księguje się równocześnie na koncie podatnika, do którego
prowadzone jest konto osoby trzeciej.
Stan zobowiązań i ich realizacji określa się na podstawie zapisów na bilansowym koncie
szczegółowym podatnika, dla którego orzeczono odpowiedzialność osoby trzeciej lub osób
trzecich.
73
Gdy na bilansowym koncie podatnika kwota zobowiązań, podlegających zapłacie przez osobę
lub osoby trzecie, zostanie zrównoważona sumą wpłat tych osób, wtedy zobowiązanie
wygasa. Tym samym wygasają również zobowiązania osoby lub osób trzecich z tego tytułu.
Jeżeli, w przypadku kilku osób trzecich, po wygaśnięciu zobowiązania, na pozabilansowym
koncie osoby trzeciej część przypisanej jej kwoty należności pozostanie niezrównoważona
wpłatami tej osoby, wtedy ta część kwoty podlega odpisaniu. Odpisania dokonuje się na
podstawie dokumentu wewnętrznego, o którym mowa w § 4 ust. 6.
Pozabilansowe konto 991 - „Rozrachunki z inkasentami”
Na koncie 991
ujmuje sie rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich
podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników ewidencjonuje się kwoty
należne do pobrania
i pobrane przez inkasentów:
Na stronie Wn konta 991 księguje się:

przypisy w wysokości należności do pobrania,

odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej;
Na stronie Ma konta 991 księguje się:

wpłaty kwot pobranych, dokonane na rachunek bieżący urzędu,

wpłaty kwot pobranych, dokonane do kasy urzędu,

odpisy kwot należności przypisanych inkasentowi do pobrania, ale niepobranych.
Na koncie 991 księgowań dokonuje się nie stosując zasady dwustronnego zapisu.
74
Załącznik Nr 4b
WYKAZ ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH
KSIĘGI RACHUNKOWE NA KOMPUTEROWYCH NOŚNIKACH DANYCH
1.
Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem licencjonowanych programów
komputerowych firmy:
Usługi informatyczne INFO-SYSTEM
Roman i Tadeusz Groszek s.j.
ul. Piłsudskiego 31/240, 02-120 Leginowo
składających się z następujących systemów:
1. AUTA – system wymiaru podatku od środków transportowych,
2.
REJESTR – system ewidencji zakupu i sprzedaży, fakturowania i rozliczania faktur
VAT,
3. ŚRODKI TRWAŁE – prowadzenie ewidencji wyposażenia, środków trwałych oraz ich
umorzeń,
4.
PŁACE – system kadrowo-płacowy,
5.
BUDŻET - system księgowości budżetowej z planowaniem,
6.
PODATKI – system wymiaru podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości,
7. KSGZOB – system księgowości podatków i opłat,
8. JGU – system wymiaru podatków lokalnych od osób prawnych,
9.
PRZELEWY - system do wydruku przelewów i blankietów wpłat,
10.KASA – system obsługi kasy urzędu.
Dokumentacja użytkowa w/w programów przechowywana jest w Referacie Ochrony
Środowiska, Planowania Przestrzennego i Informatyzacji ( Informatyk ).
Programowe zasady zabezpieczania i ochrony danych, opis algorytmów i parametrów
poszczególnych programów (organizacja systemu) określone zostały
w Pakietach dla
Administracji.
75
Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach
danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu
informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od
struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych
zasad ich ochrony, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych
i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania przedstawia
poniższy opis.
Księgi rachunkowe prowadzone są w Urzędzie Gminy w Ozorkowie wyłącznie przy
użyciu komputera. Do celów prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program
„KBiP” firmy Usługi Informatyczne „INFO-SYSTEM”, Tadeusz i Roman Groszek s.c.
z siedzibą w Legionowie. Funkcjonalność oprogramowania zapewnia pełną zgodność
z obowiązującą ustawą o rachunkowości oraz innymi powiązanymi i stosowanymi
odpowiednio przepisami w tym rozporządzeniem dotyczącym sprawozdawczości budżetowej.
W zakresie prowadzonych pozostałych ewidencji oraz kont ksiąg pomocniczych
wykorzystywane są programy wchodzące w skład „Pakietu dla Administracji” firmy Usługi
Informatyczne „INFO-SYSTEM”, Tadeusz i Roman Groszek s.c. z siedzibą w Legionowie.
Stosowane w urzędzie oprogramowanie zostało opisane, zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy
o rachunkowości w komplecie dokumentacji technicznej programów.
W urzędzie wykorzystywane są ponadto systemy narzucone odgórnie do
wykorzystywania w ramach działalności finansowej samorządów, a służące do komunikacji
w zakresie przekazywania danych sprawozdawczych tj.: PŁATNIK - w zakresie
przygotowania i przekazywania deklaracji do ZUS, BESTIA - w zakresie importowania
danych do sprawozdań z oprogramowania „KBiP” i przekazywania gotowych sprawozdań do
RIO.
76
Wykaz oprogramowania wraz z ilością stanowisk, okresem korzystania przedstawia
poniższa tabela.
Ilość
stanowisk
Zainstalowana
wersja
programu
( z dnia)
AUTA DOS
1
2006.01.03
Rozpoczęto
korzystanie
z wersji
Windows
programu
(w dniu)
-
REJESTR DOS
1
2007.02.01
2009.01.01
3
2008.08.06
2003.04.01
3
2008.07.16
2005.03.14
1
2008.07.11
2005.03.07
1
2007.11.14
2006.02.01
4
2008.07.11
2006.02.01
1
2005.09.14
-
4
2008.09.03
2006.02.01
1
2006.12.19
-
1
2008.07.18
2007.01.23
1
2008.08.04
2008.10.10
1
2008.07.11
2008.10.10
3
-
2008.12.30
Nowe wdrożenie
-
-
-
-
Oprogramowanie
BUDŻET
WINDOWS
PŁACE
WINDOWS
JGU WINDOWS
KASA
WINDOWS
PODATKI
WINDOWS
MODUŁ IPE-PN
KSGZOB
WINDOWS
PRZELEWY
WINDOWS
ŚRODKI
TRWAŁE
WINDOWS
AUTA
WINDOWS
REJESTR
WINDOWS
OPLOK
WINDOWS
Integracja
KSGZOB-KASA
Uwagi
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
W ramach
Podatki WIN
Upgrade
z wersji DOS
Upgrade
z wersji DOS
Nowe wdr. (upgrade)
Nowe wdr. (upgrade)
77
Szczegółowy opis stosowanego oprogramowania
1. AUTA
System AUTA jest programem do prowadzenia ewidencji podatku od środków
transportowych. System AUTA oparty jest na systemie danych INTERBASE. Aplikacja
współpracuje z dwoma rodzajami baz: typu „open source” – wersją darmową (Firebird)
dostępną razem z plikami instalacyjnymi aplikacji. Bądź też wersją komercyjną
dystrybuowaną przez firmę Borland. W większości przypadków wystarczającą jest wersja
Firebird, jednak dla bardzo dużych gmin, ze względu na wsparcie realizowane przez firmę
Borland, wskazana jest instalacja systemu komercyjnego.
Program pozwala na:
a. wprowadzanie niezbędnych informacji o środkach transportowych podatników
b.
naliczania podatku dla wszystkich, wybranych lub pojedynczych środków
transportowych
c.
rozliczanie
podatku
zgodnie
z
obowiązującymi
przepisami
dotyczącymi
księgowości
d.
wykonywanie zestawień ułatwiających ściąganie zaległych podatków oraz
umożliwiające prognozowanie wpływów do budżetu gminy
e. integrację z innymi systemami (KASA, PODATKI)
f. pracę w sieci ( jednocześnie na kilku stanowiskach)
g.
pobieranie danych z innych programów (np. ewidencji pojazdów Wydziału
Komunikacji)
2. REJESTR VAT
Rejestr
VAT
umożliwia
wprowadzanie
następujących
rodzajów
dowodów
księgowych: faktur VAT, rachunków uproszczonych, korekt faktur VAT, korekt rachunków
uproszczonych, refaktur (jako faktur albo jako rachunków), kwitariuszy przychodowych.
System Rejestr VAT oparty jest na systemie danych INTERBASE.
Aplikacja
współpracuje z dwoma rodzajami baz: typu „open source” – wersją darmową (Firebird)
dostępną razem z plikami instalacyjnymi aplikacji. Bądź też wersją komercyjną
dystrybuowaną przez firmę Borland. W większości przypadków wystarczającą jest wersja
Firebird, jednak dla bardzo dużych gmin, ze względu na wsparcie realizowane przez firmę
Borland, wskazana jest instalacja systemu komercyjnego.
78
3. KBIP
Program działa na nowoczesnej, wydajnej i łatwej w rozbudowie bazie danych SQL
Firebird/InterBase, zapewniając szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede wszystkim
gwarancję bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji czasu dostępu do danych oparty jest
na języku SQL, jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych obecnie narzędzi. KBIP
służy do prowadzenia pełnej księgowości syntetycznej i analitycznej oraz w podziałkach
klasyfikacyjnych dochodów i wydatków. Tworzy sprawozdania i bilanse wymagane
przepisami. Eksportuje dane do Bestii. System umożliwia obsługę wielu rejestrów.
Dla każdego rejestru prowadzony jest osobno PLAN (w postaci księgi pomocniczej), razem
z
zaplanowanymi
KONTRAHENTÓW
ZADANIAMI,
układ
oraz
GŁÓWNA.
KSIEGA
KLASYFIKACJI,
Dane
o
KONT,
KONT
KONTRAHENTACH
są prowadzone dla wszystkich rejestrów wspólnie oraz w sposób ciągły dla kolejnych lat.
Oznacza to, że dane o kontrahencie wprowadzone dla dowolnego rejestru są widoczne przez
inne rejestry. Zamykanie miesiąca/ roku, konfigurowanie programu odbywa się dla każdego
rejestru osobno.
Program pozwala na przełączanie się między latami obrachunkowymi i rejestrami bez
potrzeby ponownego uruchamiania programu. Aktywny rok i rejestr jest wyświetlany
na pasku tytułowym programu. Możliwe jest tworzenie zestawień budżetowych (Rb) z kilku
rejestrów w obrębie tego samego roku obrachunkowego, jak również sporządzanie zestawień
obrotów i sald z wybranych rejestrów.
4. PŁACE
Zadaniem systemu PŁACE jest prowadzenie kartoteki pracowników, w połączeniu
z możliwością naliczania płac i sporządzania odpowiedniej dokumentacji. System
charakteryzuje się wyjątkowo prostą obsługą, z możliwością uzyskania natychmiastowej
podpowiedzi podczas pracy.
Program działa w środowisku Windows, co pozwala na pełniejsze wykorzystanie jego
możliwości. Działa na nowoczesnej, wydajnej i łatwej w rozbudowie bazie danych InterBase,
zapewniając szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede wszystkim gwarancję
bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji zarządzania danymi oparty jest na języku SQL,
jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych obecnie narzędzi
79
5. PODATKI, JGU
System PODATKI wykorzystywany jest do prowadzenia ewidencji nieruchomości
i podatników, naliczania podatku i drukowania decyzji wymiarowych oraz zmieniających
dla podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz łącznego zobowiązania pieniężnego,
jak również do wprowadzania i księgowania deklaracji podatkowych (dla osób prawnych).
Dla realizacji tych celów tworzone i utrzymywane są zbiory danych, zawierające szczegółowe
informacje zarówno o podmiotach (osoby fizyczne lub prawne) jak i przedmiotach
opodatkowania.
Ich
szczegółowość
odpowiada
zakresom
informacji
opisanym
w najnowszych ustawach i rozporządzeniach dotyczących opodatkowania, wymaganych
dla poszczególnych rodzajów zobowiązań.
System, w zależności od konfiguracji, obsługuje zarówno podatki od osób fizycznych
jak i prawnych (JGU). Podstawowe różnice widoczne są na poziomie naliczania podatku
(naliczanie i księgowanie decyzji – dla osób fizycznych, wprowadzanie i księgowanie
deklaracji - dla osób prawnych) oraz wprowadzania i edytowania podmiotów opodatkowania,
czyli wpisów bazy osobowej (inne struktury danych dla osób fizycznych i prawnych).
Podstawową jednostką danych systemu jest jednostka opodatkowania (nieruchomość)
- rozumiana tutaj jako opis danych podmiotu opodatkowania, wraz z danymi dotyczącymi
poszczególnych rodzajów zobowiązań podatkowych. Każda jednostka posiada swój unikalny
numer ewidencyjny, identyfikujący ją w systemie. Jednostkę można wyobrażać sobie jako
odpowiednik teczki, zawierającej wszystkie dane o właścicielach nieruchomości i ich
zobowiązaniach, o naliczonych i zaksięgowanych na koncie księgowym przypisach i odpisach
wynikających ze stanu posiadania oraz o wystawionych decyzjach podatkowych
lub zaksięgowanych deklaracjach.
6. KASA
System Kasa służy do wspomagania prac związanych z obsługą kasy Urzędu. Operacje
kasowe w systemie polegają na rejestracji poszczególnych kwot z zaznaczeniem, czy jest to
przychód, rozchód, jakiego zobowiązania dotyczy (np. podatek od nieruchomości). Każdy
dzień pracy w systemie rozpoczyna się od otwarcia kasy. Dopiero wówczas możliwe jest
dokonywanie operacji finansowych (wpłat lub wypłat). Po ich zakończeniu należy dokonać
zamknięcia kasy. System ten pozwala na rejestracje wpłat na poczet zobowiązań,
lub na dokonywanie wpłat lub wypłat na podstawie zarejestrowanych bądź też pobranych
80
z innych systemów dokumentów finansowych takich jak: faktury, listy płac, wnioski. Funkcje
te ułatwiają pracę w programie. Istnieje możliwość podziału wpłacanych bądź wypłacanych
kwot zgodnie z klasyfikacją i kontami budżetowymi. System daje możliwość księgowania
grupy
wpłat
jednocześnie.
Każde
zobowiązanie
przypisane
jest
jednocześnie
do zdefiniowanego wcześniej salda. Rejestrując wpłatę lub wypłatę należy podać rodzaj
zobowiązania, co z kolei wskazuje, na jakie saldo wpływa dana operacja. Pozwala to na
elastyczne pogrupowanie zobowiązań i operacji kasowych, bardzo przydatne przy
wykonywaniu raportów kasowych.
System wyposażony jest w dużą kolekcję raportów kasowych od pełnego drukującego wszystkie dane dotyczące operacji po skrócony-pozwalający na jasne
i przejrzyste podsumowanie działalności Kasy. Program posiada szereg zestawień
pomocniczych przydatnych przy kontroli stanu kasy. System Kasa przystosowany jest
zarówno do pracy na pojedynczym stanowisku jak również w sieci z wieloma
użytkownikami. Operatorzy pracują na wspólnej bazie danych, lecz dla każdego z nich
widoczne są tylko te operacje, które sam zaksięgował. Wyjątkiem od tej reguły są raporty.
Każdy operator może wykonać raport z własnych operacji bądź też dowolnego innego
operatora, a także wszystkich operatorów wspólnie. Dane wprowadzone przez operatora
można dowolnie korygować i usuwać pod warunkiem, że będzie to odbywało się przed
zamknięciem kasy i wydrukowaniem raportu kończącego dzień. Jakiekolwiek korekty
po zamknięciu dnia mogą spowodować nieścisłości pomiędzy zatwierdzonymi raportami
kasowymi a stanem faktycznym kasy. Istnieje również możliwość korekty i ponownego
wydruku pokwitowania, przelewów i raportów. Wprowadzone dane składowane są w bazie
danych opartej na systemie Interbase. Jest to nowoczesny system relacyjnych baz danych
zapewniający niezawodną pracę, ochronę danych i łatwość obsługi nawet mało
zaawansowanym użytkownikom.
7. KSGZOB
System Księgowość Zobowiązań wykorzystywany w urzędzie służy do rozliczania
zobowiązań płatników na rzecz jednostek administracji lokalnej. Rozliczenie to odbywa się
w ramach założonego dla płatnika lub grupy płatników konta, na którym rejestrowane są
różne typy operacji księgowych. Konto obrazuje wysokość należności, które płatnik (lub ich
grupa) zobowiązany jest spłacić jednostce.
Należności takie (np. podatek od nieruchomości) najczęściej rozkładane są na kilka rat
i rozliczane w skali roku. Przedstawieniem tych rat w opisywanym systemie są operacje
81
księgowe zwane przypisami. Zmiana wysokości zobowiązania realizowana jest poprzez
przypisy i odpisy korygujące. Spłata należności dokonywana jest za pomocą księgowania
typu wpłata. W przypadku, gdy na koncie występuje nadpłata istnieje możliwość jej zwrotu
bądź też przeksięgowania na inne konto tego samego płatnika. Zaległość na koncie można
spłacić, naliczane są wtedy automatycznie należne odsetki i koszty administracyjne. Zaległość
można również umorzyć. Nie naliczane są wtedy żadne odsetki i koszty.
System Księgowości Zobowiązań przystosowany jest do pracy zarówno na pojedynczym
stanowisku jak i w sieci z wieloma użytkownikami. Każdy z nich przystępując do pracy
podaje swoją nazwę i hasło. Jakakolwiek operacja księgowa sygnowana jest kodem operatora
zalogowanego do systemu. System KSGZOB zintegrowany jest z systemami Kasa
i Księgowość Budżetowa.
−
połączenie z Kasą pozwala na kolejkowanie w Kasie wpłat przyjmowanych
w Księgowości i księgowaniu wpłat przyjmowanych w Kasie;
−
połączenie z Księgowością Budżetową pozwala na dokonanie automatycznych
zapisów księgowych w komputerowych księgach rachunkowych w ujęciu zarówno
syntetycznym jak i analitycznym.
8. ŚRODKI TRWAŁE
Środki Trwałe działają w oparciu o nowoczesną, wydajną i łatwą w rozbudowę bazę
danych InterBase. Serwer zapewnia szybki i wygodny dostęp do danych, ale przede
wszystkim gwarancję bezpieczeństwa danych. W celu optymalizacji czasu dostępu do danych
program oparty jest na języku SQL, jednym z najlepszych, a stąd i najpopularniejszych
obecnie narzędzi. Wykorzystanie zupełnie nowych mechanizmów pozwala na osiągnięcie
rezultatów, które do tej pory były nieosiągalne.
Główne funkcje i możliwości systemu Środki Trwałe to:
− ewidencja środków trwałych;
− ewidencja umorzeń środków trwałych;
− ewidencja wyposażenia i pozostałych środków trwałych;
− ewidencja i inwentaryzacja wyposażenia;
−
umorzenie jest naliczane automatycznie w momencie wprowadzenia nowego środka lub
zmiany jego wartości w okresach miesięcznych;
− całość ewidencji ujmowana jest w okresach rocznych, zamknięcie roku powoduje
generowanie bilansu otwarcia na rok następny;
− wybór danych do sprawozdania SG-01;
82
− możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji i sporządzenie protokołu rozbieżności;
− sporządzanie tabliczek inwentarzowych.
9. OPLOK
System wykorzystywany jest do prowadzenia ewidencji oraz rozliczania należności
z tytułu opłat lokalnych, takich jak: podatek od posiadania psów, opłata targowa oraz mandaty
i kary administracyjne. Oprócz typowych funkcji rejestracji zobowiązań program wyposażony
jest w system wymiarowy, który umożliwia naliczanie kwot bieżących należności z tytułu
obsługiwanych zobowiązań. Ponadto współpracuje on z systemem księgowości zobowiązań.
Dane wymiarowe są na bieżąco przesyłane do księgowości, co pozwala w prosty i przejrzysty
sposób obsługiwać wpłaty dokonywane przez podatników oraz w dowolnym czasie
kontrolować stopień realizacji zobowiązań czy też stan zaległości. W prosty i wygodny
sposób można uzyskać dostęp do dowolnych informacji, zarówno wymiarowych
jak i księgowych, szczegółowych, jak i zbiorczych. Jego podstawową zaletą jest elastyczność
i prostota obsługi, jeżeli chodzi o uzyskanie różnego rodzaju zestawień i informacji
statystycznych. Program zapewnia również możliwość drukowania potrzebnych dokumentów
w formie zgodnej z obowiązującymi przepisami i z potrzebami użytkownika.
10. Program BESTIA
Przy jego pomocy realizowane są wysyłki sprawozdań do Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Łodzi
11. Program PŁATNIK
Przy jego pomocy realizowane są zadania związane z rozliczeniami i deklaracjami
dotyczącymi ZUS.
83
Załącznik Nr 5
SYSTEM OCHRONY DANYCH
1. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych
Elementy systemu rachunkowości Urzędu Gminy w Ozorkowie podlegające fizycznemu
zabezpieczeniu, które zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych,
niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
zniszczeniem to:
1.) sprzęt komputerowy wspomagający księgowość,
2.) księgowy system informatyczny,
3.) zapasowe kopie zapisów księgowych,
4.) księgi rachunkowe,
5.) dowody księgowe,
6.) dokumentacja inwentaryzacyjna,
7.) sprawozdania finansowe i budżetowe.
Biura, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający księgowość zamykane są
na klucz. Po godzinach pracy w pomieszczeniach tych przebywać mogą tylko osoby
sprzątające. Na przebywanie pracowników w Urzędzie poza godzinami pracy konieczna jest zgoda
Wójta ( może być w formie ustnej lub pisemnej ).
Budynek Urzędu jest obiektem chronionym i monitorowanym. Podstawowym sposobem
zabezpieczenia danych i dostępu do nich jest system definiowania użytkowników, grup
użytkowników
oraz
haseł.
Są
to
zabezpieczenia
programowe
wmontowane
w eksploatowane systemy uniemożliwiające dostęp do systemu osobom nieupoważnionym.
Dostęp do systemów informatycznych posiadają osoby pracujące na danych programach oraz
Informatyk. Każdy program chroniony jest hasłem. Zalogowanie się do systemu wymaga
podania nazwy użytkownika i hasła. Każdy użytkownik ma przypisane uprawnienia
do wykonywania operacji. Nieudane próby logowania są rejestrowane, a po 5 nieudanych
próbach logowania następuje czasowa blokada konta. Logowanie do systemu możliwe jest
tylko w godzinach pracy Urzędu. Oprogramowanie wykorzystywane do przetwarzania
danych posiada własny system kont (zabezpieczonych hasłami) i uprawnień.
Administrator
Systemów
Informatycznych
ma
uprawnienia
do
definiowania
kont
84
użytkowników i haseł. Dane księgowe archiwizowane są na płytach CD lub DVD, które
umożliwiają każdorazowo ich odczyt oraz wydruk raz na tydzień. Archiwizowania na płyty
dokonuje
Informatyk.
Dodatkowe
kopie
danych
zarchiwizowanych
na
nośnikach
magnetycznych lub płytach CD są przechowywane w metalowej szafie – chronią w ten
sposób dane na wypadek pożaru, klęski żywiołowej lub katastrofy. Kartoteki papierowe
znajdują się w meblowych szafach, zamykanych na zamki meblowe w pokojach, w których
przetwarzane są dane księgowe. Ochronę przed awariami zasilania oraz zakłóceniami w sieci
energetycznej serwera i stacji roboczych, na których przetwarzane są dane księgowe
zapewniają zasilacze UPS.
W przypadku takiej awarii serwer może pracować nie mniej niż 15 minut, co pozwala na jego
bezpieczne wyłączenie. Stosuje się aktywną ochronę antywirusową w czasie rzeczywistym na
każdym komputerze, na którym przetwarzane są dane osobowe i księgowe. Za aktualizację
bazy odpowiada informatyk.
Dokumenty księgowe, księgi rachunkowe, sprawozdania z lat poprzednich (wersja
papierowa) przechowywane są w archiwum urzędowym na ogólnych zasadach, zaś z roku
bieżącego i poprzedniego przechowywane są w szafach meblowych zamykanych na klucz
w pokojach urzędu ( Referat Finansowy ).
2.
Okresy przechowywania dokumentów
Okresy przechowywania oblicza się, stosownie do art. 74 ust.3 ustawy o rachunkowości, od
początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Nazwa zbioru
Okres przechowywania
Zatwierdzone roczne sprawozdanie
finansowe
trwale
Księgi rachunkowe
5 lat, licząc od początku roku następującego po
roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą
Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich
odpowiedniki
Okres wymaganego dostępu do tych informacji,
wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych
oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
Dowody księgowe
Dokumenty inwentaryzacyjne
Dokumentacja przyjętego sposobu
prowadzenia rachunkowości
Okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności
85
Dowody księgowe dotyczące wieloletnich
inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów
oraz umów handlowych, roszczeń
dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub
objętych postępowaniem karnym albo
podatkowym
5 lat od początku roku następującego po roku
obrotowym, w którym operacje, transakcje i
postępowanie zostały ostatecznie zakończone,
spłacone, rozliczone lub przedawnione
Kopie przekazanych do ZUS dokumentów
ubezpieczeniowych
Przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS:
- zgłoszeniowe płatnika: w formie papierowej
lub elektronicznej( ZFA, ZPA, ZIPA),
- zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i
zdrowotnych(ZUA, ZIUA, ZZA): w formie
papierowej
Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych Przez okres 10 lat od dnia przekazania do ZUS w
(ZUS, IWA) oraz dokumentów korygujących formie papierowej lub elektronicznej
86
Załącznik Nr 6
EWIDENCJA DOCHODÓW I WYDATKÓW BUDŻETOWYCH
1. Ewidencja dochodów budżetowych
1.
Dochody urzędu obejmują wpływy z podatków i opłat lokalnych, czynszów z najmu
i dzierżawy, dochodów majątkowych, wpływy
z różnych opłat i dochodów
budżetowych.
2. Numeracja dokumentów: Nr dokumentu/Pozycja/Miesiąc/Rok.
3.
Nadanie numeru dla dokumentu PK – polecenie księgowania w kolejności
chronologicznej w danym roku: Nr/Rok ( dziennik PK ). Nadanie numeru dla
dokumentu PK – polecenie księgowania będącego dokumentem pod wyciągiem
bankowym w kolejności chronologicznej odnoszącej się do ilości tych dokumentów
pod danym wyciągiem bankowym: Nr.
4.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe ( PK- polecenie
księgowania ), Raporty (w tym: Kasa wyda, Kasa przyjmie, pokwitowania
z Kwitariuszy przychodowych i elektroniczne), Wyciągi ( w tym: Polecenie przelewu,
Wpłata
gotówki,
Noty
bankowe)
sprawdzone
pod
względem
formalnym
i rachunkowym.
Winien
Konto
Dekretacja
Klasyfikacja budżetowa
Ma
Kwota
Konto
....................................................
Sprawdzono pod względem
formalnym i rachunkowym
2.
Osoby uprawnione do kontroli zawiera Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów finansowo księgowych.
3. Księgi rachunkowe obejmują:
a.) Dziennik ( Księga główna ) – konta syntetyczne, konta analityczne, klasyfikacje
budżetowe,
87
b.) Księgi pomocnicze – konta szczegółowe, konta kontrahentów,
karty kontowe,
księgi kontowe,
c.) Zestawienia obrotów i sald.
7.
Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków
i opłat, czynszów i pozostałych dochodów budżetowych( „221” i „750”).
8.
Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i służą do rozrachunków
z podatnikami z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach.
2. Księgowość podatkowa prowadzona jest w formie komputerowej (wymiar, wpłaty).
Przypisy
i odpisy na podstawie decyzji księgowane są w wymiarze rocznym, bądź
w danym miesiącu, którego dotyczą, odpowiednio na kontach podatników, według
rodzajów podatków. Wpłaty ewidencjonowane są z podziałem na należność bieżącą,
zaległość, odsetki od zaległości, koszty upomnień, opłaty prolongacyjne pod datą wyciągu
bankowego lub raportu kasowego. Na koniec kwartału księgowość budżetowa sporządza
bilans wykonania z poszczególnych podatków, opłat i czynszów według wzoru:
1.)Saldo zaległości
2.)Saldo nadpłat
3.)Przypis
4.)Odpis
5.)Wpłaty
6.)Zwroty
7.)Saldo zaległości
8.)Saldo nadpłat
Bilans ten służy weryfikacji księgowań na kontach księgi głównej i wspomaga sporządzanie
sprawozdania Rb-27S. Księgowość budżetowa sporządza również informację o kwotach
zaległości i należnych odsetkach.
Ewidencję księgową czynszów od najmu i dzierżawy, użytkowania wieczystego,
przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, dochodów majątkowych
z tytułu sprzedaży majątku, opłat za zajęcie pasa drogowego, za zezwolenie na sprzedaż
alkoholu, sprzedaży
i ogłoszeń w
gazecie lokalnej i innych dochodów wymagających
ewidencji szczegółowej księgowość podatkowa prowadzi w formie papierowej.
3. Księgowość budżetowa jednostki prowadzona jest w formie komputerowej.
1. Zasady księgowania
a.) Przypisy
i odpisy podatków, opłat, czynszów i pozostałych dochodów budżetowych
88
oraz należne odsetki księgujemy raz na koniec kwartału zgodnie z danymi
z księgowości podatkowej łącznie na PK - polecenie księgowania,
b.) Odsetki od zaległości podatkowych i pozostałych, koszty upomnień, opłaty
prolongacyjne, wpłacone w danym miesiącu przypisujemy do wysokości ich wpłaty
pod datą ostatniego dnia miesiąca na PK - polecenie księgowania,
c.) Przypis
dochodów z tytułu dowodów osobistych i danych osobowych – zgodnie
z ilością wydanych w miesiącu - pod datą ostatniego dnia miesiąca na
PK - polecenie księgowania,
d.) Przypisy,
udziały
odpisy, wpłaty dochodów realizowanych przez Urzędy Skarbowe oraz
w
podatku
dochodowym
zgodnie
z
danymi
ze
sprawozdań
Rb-27 – memoriałowo na koniec kwartału łącznie na PK – polecenie księgowania,
e.) Wpłaty i zwroty z Raportu kasowego księgujemy pod datą ostatniego dnia raportu
uwzględniając datę zdarzenia gospodarczego, w kwotach łącznych według rodzaju
dochodu,
f.) Wpłaty
i zwroty z wyciągu bankowego księgujemy łącznie według rodzaju dochodu
zgodnie z danymi z księgowości podatkowej ( weryfikacja z kontami
szczegółowymi – Rejestr Zbiorczy Wpłat Podatkowych ),
g.) Podatek
należny VAT księgowany jest raz na kwartał ( przypisy dochodów
opodatkowanych – PK ),
h.) Rozliczenie
dochodów budżetowych raz w miesiącu pod datą sprawozdania Rb –
27S z wykonania dochodów, roczne pod datą 31 grudnia ( PK ),
i.) Rozliczenie
dochodów z tytułu dotacji, subwencji, dochodów realizowanych przez
Urzędy Skarbowe oraz udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych raz na
kwartał zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27S ( PK ), z tytułu dotacji i subwencji raz
na koniec miesiąca,
j.) Refundacje
wcześniej
poniesionych
wydatków
dotyczących
usług
telekomunikacyjnych, energii, gazu, ścieków jednostek podległych kwalifikujemy
jako dochody budżetowe ( przypis z wystawionych faktur na koniec m-ca ),
k.) Ewidencja na kontach pozabilansowych – PK – polecenie księgowania raz na koniec
kwartału według danych z księgowości podatkowej,
l.) Przypisy,
odpisy, wpłaty dochodów z tytułu dotacji i subwencji księgujemy
memoriałowo raz na koniec miesiąca zgodnie z danymi z budżetu - ( PK )
m.) Przeksięgowania
roczne zgodnie z zasadami zawartymi w opisach kont
w Zakładowym Planie Kont Jednostki pod datą 31 grudnia ( PK ),
89
n.) Przeksięgowania
wyniku finansowego pod datą przejęcia sprawozdania finansowego
( PK ).
4. Dochody budżetu obejmują dotacje na zadania zlecone, powierzone, dofinansowanie
własnych zadań bieżących, dotacje na inwestycje i zakupy inwestycyjne, dotacje
z funduszy pomocowych oraz subwencję ogólną – część oświatowa, wyrównawcza,
dochody realizowane przez Urzędy Skarbowe i udziały w podatku dochodowym od osób
fizycznych.
1. Zasady księgowania
a.) Przeksięgowanie wpłat dokonanych przez Urzędy Skarbowe (zmiany klasyfikacji)
zgodnie ze złożonymi sprawozdaniami Rb-27 raz na koniec kwartału na PK –
polecenie księgowania,
b.) Ewidencja
na kontach pozabilansowych – PK – polecenie księgowania raz na koniec
miesiąca według Uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta ( „991”, „992” ),
c.) Rozliczenie
dochodów
i
wydatków
budżetowych
zgodnie
ze
złożonymi
sprawozdaniami kwartalnymi w miesiącu następującym po kwartale ( PK ),
d.) Do
dochodów wykonanych danego kwartału zaliczamy wpłaty z tytułu udziałów
w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochody realizowane przez
Urzędy Skarbowe, które wpływają w miesiącu następnym, a
dotyczą danego
kwartału ( PK ),
e.) Część
oświatową subwencji na miesiąc styczeń księgujemy na koncie „909” -
Rozliczenia międzyokresowe pod data wpłaty (m-c: grudzień roku poprzedzającego)
a w dochody wykonane ( klasyfikacja) w miesiącu styczniu roku, którego dotyczy,
f.) Przeksięgowania
roczne zgodnie z zasadami zawartymi w opisach kont
w Zakładowym Planie Kont Budżetu pod datą 31 grudnia ( PK ),
g.) Przeksięgowanie
nadwyżki/niedoboru budżetu pod datą przejęcia sprawozdania
finansowego ( PK ).
5. Ewidencja wydatków budżetowych.
1.
Wydatki budżetowe Urzędu Gminy w Ozorkowie realizowane są w sposób celowy
i oszczędny, gospodarny, umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości
i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań i zgodnie z zasadami
określonymi w przepisach
o zamówieniach publicznych nie powodując naruszeń
dyscypliny budżetowej.
2. Dowody księgowe obejmują: Faktury, Rachunki, Noty, PK- polecenie księgowania,
90
Raporty (w tym: Kasa wyda, Kasa przyjmie, Wniosek o zaliczkę, Rozliczenie zaliczki,
Delegacje, Decyzje, Polisy, Listy wypłat ), Wyciągi (w tym: Polecenie przelewu,
Wpłata gotówki, Noty bankowe).
3. Numeracja dokumentów: Nr dokumentu/Pozycja/Miesiąc/Rok.
4. Nadanie numeru dla dokumentu PK – polecenie księgowania w kolejności
chronologicznej w danym roku: nr/Rok ( dziennik PK ). Nadanie numeru dla
dokumentu PK – polecenie księgowania będącego dokumentem pod wyciągiem
bankowym w kolejności chronologicznej odnoszącej się do ilości tych dokumentów
pod danym wyciągiem bankowym: Nr.
5. Kontrola dowodów księgowych: formalno-rachunkowa, merytoryczna, akceptacja osób
upoważnionych oraz Skarbnika.
6. Obowiązujące
pieczęcie
opisuje Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli
7. Osoby uprawnione do kontroli zawiera Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli
8. Księgi rachunkowe obejmują:
a.) Dziennik (Księga główna) – konta syntetyczne, konta analityczne, klasyfikacje
budżetowe,
b.) Księgi pomocnicze – konta kontrahentów, księgi inwentarzowe, karty kontowe,
księgi kontowe,
c.) Zestawienia obrotów i sald.
9.
Środki trwałe konto „011” obejmuje środki o wartości początkowej od 1 000 zł. –
3 500 zł. ( decyzja Wójta o zaliczeniu do środków trwałych lub pozostałych środków
trwałych
) oraz wszystkie o wartości początkowej powyżej kwoty 3.500zł.
Umarza się je metodą liniową za pomocą stawek amortyzacyjnych określonych
w załączniku do ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz.654 z późn. zm.). Szczegółową ewidencję ilościowowartościową prowadzi się w programie komputerowym Środki trwałe. Księgowanie
w księdze głównej na poszczególne grupy następuje każdorazowo po otrzymaniu
dokumentu OT. Odpisy umorzeniowe są ewidencjonowane w korespondencji ze stroną
Wn konta „401” raz w roku, tj. na koniec każdego roku bilansowego. Komputery,
zestawy komputerowe, drukarki, skanery ujmuje się na koncie „011” bez względu na
ich wartość.
91
10. Wartości
niematerialne i prawne ( konto „020”) o bez względu na cenę jednostkową
zalicza się do środków trwałych i umarza według zasad i stawek amortyzacyjnych
ujętych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Umorzenia dokonuje się
jednorazowo za cały rok.
11. Pozostałe
środki trwałe ( konto „013”) obejmuje przedmioty o okresie używania
dłuższym niż rok do wartości 1 000 zł. oraz od 1 000 zł. – 3 500 zł. ( decyzja Wójta ),
umarzanych jednorazowo w momencie oddania ich do użytkowania. Do konta „013”
prowadzi się księgi inwentarzowe, w których ujmuje się ewidencję ilościowo wartościową. Ewidencja ta umożliwia ustalenie daty zakupu, wartości początkowej
oraz ilości. Pozostałe środki trwałe w używaniu podzielone są wg następujących grup
przeznaczenia:

grupa I
-
biurka,

grupa II
-
szafy, półki,

grupa III
-
krzesła,

grupa IV -
fotele,

grupa V
-
maszyny do pisania i liczenia,

grupa VI
-
stoły, ławy,

grupa IX -
sprzęt elektryczny (pralki, lodówki),

grupa X
aparaty telefoniczne i fotograficzne,

grupa XI -
-
pozostałe przedmioty niewymienione w/w grupach.

12. Konto
„080” służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczania
kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Pod pojęciem inwestycji rozumie się zaliczane
do aktywów środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już
istniejącego środka trwałego. Szczegółową ewidencję do konta „080” prowadzi się
w podziale na zadania inwestycyjne według uchwalonych zadań inwestycyjnych na
dany rok.
1.
Konto „998” służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych
ujętych w planie finansowym urzędu. Wartość zaangażowania nie może przekroczyć
zaplanowanych wydatków dla danego roku budżetowego. Od 2007 roku w programie
komputerowym zaangażowanie księguje się jednocześnie z wydatkiem.
2.
Konto „980” służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych urzędu.
92
Księgowanie odbywa się na koniec każdego miesiąca na podstawie Uchwał Rady
Gminy
7.
i Zarządzeń Wójta.
Refundacja z Biura Pracy
Na kontach „405” i „406” na paragrafach wynagrodzeń księgowane są comiesięcznie
wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w
ramach robót publicznych i prac
interwencyjnych. Refundacja części wynagrodzeń i składek ZUS przez Biuro Pracy
zmniejsza wydatki na w/w kontach w danym roku budżetowym. Jeżeli natomiast
refundacja wpłynie w roku następnym, a dotyczy ubiegłego stanowi przychód roku
bieżącego.
8.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne
Na koniec każdego roku sprawozdawczego dokonuje się księgowania na PK – polecenie
księgowania dodatkowego rocznego wynagrodzenia za dany rok, a wypłaconego w roku
następnym. Wobec tego na dzień 31 grudnia powstaje zobowiązanie wobec pracowników
z tytułu niewypłaconego wynagrodzenia oraz wobec ZUS z tytułu składek na
ubezpieczenie
społeczne i Fundusz Pracy. Natomiast rozksięgowanie dodatkowego
wynagrodzenia rocznego na podstawie listy płac ujmuje się w księgach roku, w którym
następuje jego wypłata. Pod datą 31 grudnia w księgach roku, za który wypłacamy
dodatkowe wynagrodzenie roczne stosujemy paragrafy:
4040 – Dodatkowe wynagrodzenie roczne,
4110 – Składki na ubezpieczenia społeczne,
4120 – Składki na Fundusz Pracy.
9. Wszystkie faktury i rachunki oraz inne o podobnej wartości dowodowej, spełniające
założenia zawarte w Instrukcji ewidencjonowane są na koncie 201, w podziale na
kontrahentów.
10. Na
koniec roku sprawozdawczego na zobowiązania księgowane są wszystkie faktury
i rachunki, które wpłynęły do urzędu do 31 grudnia br. oraz po tym dniu bez względu na
termin płatności do wysokości planu wydatków uchwalonego na dany rok budżetowy
( za wyjątkiem księgowania dodatkowego wynagrodzenia rocznego – zobowiązania nie
objęte planem ) oraz zobowiązania wynikające z upoważnienia Wójta do zaciągania
zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla
zapewnienia ciągłości gminy i termin zapłaty upływa w roku następnym.
93
Załącznik Nr 7
INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, OBIEGU I KONTROLI
DOKUMENTÓW FINANSOWO – KSIĘGOWYCH
CZĘŚĆ I – ogólna
§1
1.
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo
księgowych w Urzędzie Gminy w Ozorkowie.
2.
Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694z późniejszymi zmianami ).
§2
1.
Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników, którym powierzono czynności w ramach
wykonywanej pracy wynikającej z zakresu czynności i przydzielonych zadań.
2.
Celem niniejszej instrukcji jest ujednolicenie i uporządkowanie pracy Urzędu w zakresie
gospodarki finansowo księgowej oraz ustalenie odpowiedzialności osób wykonujących
zadania na zajmowanym stanowisku.
CZĘŚĆ II -szczegółowa
§1
1.
Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub
zmierzających czynnościach albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu
od ogólnego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio
opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji
gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym
uzasadnieniem zapisów księgowych.
2.
Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz
odzwierciedlenie operacji gospodarczych - prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane
dokumenty księgowe mają za zadanie:
1.
stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, pobierania
i gromadzenia środków publicznych, szczególnie
z punktu widzenia legalności,
94
celowości, rzetelności i gospodarności dokonanych operacji gospodarczych,
2.
stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków.
§2
1.
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości za prawidłowy uważa się dowód
księgowy:
1.
Stwierdzający fakt
dokonania
operacji
gospodarczej
zgodnie
z jej rzeczywistym
przebiegiem i zawierający, co najmniej :
a.) określenie
wystawcy i wskazanie stron ( nazwy i adresy ) uczestniczących w operacji
gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych wystawionych przez
jednostkę dokonującą księgowania do obiegu wewnętrznego,
b.) datę
wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której
dowód dotyczy,
c.) przedmiot
i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest
wymierna w jednostkach naturalnych, natomiast gdy dowód zawiera kwoty wyrażone
w walucie obcej to powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską
wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej,
d.) własnoręczne
podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej
udokumentowanie. Podpisy powinny być autentyczne i składane długopisem lub atramentem.
2.
Sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez właściwych
pracowników Urzędu, zawierający podpis Skarbnika oraz akceptację odpowiednio Kierownika
Referatu lub Sekretarza i zatwierdzony do wypłaty i podpisany przez osoby upoważnione.
3. Oznaczony numerem identyfikacyjnym.
§3
2.
Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również
sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym.
Niezależnie od języka, w jakim dowód jest sporządzony treść jego winna być pełna i
zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. W
dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastępowanie nazw tych
składników symbolami
( liczbowymi, literowymi), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie
mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli. Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest
wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, jednostka posiadająca ten
dowód jest zobowiązana sporządzić odrębny dowód lub załącznik do dowodu sporządzonego w
walucie obcej, zawierający przeliczenie po obowiązującym kursie wszystkich danych dowodu w
walucie obcej na walutę polską. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie
95
danych w walucie obcej na walutę polską może być zamieszczone w wolnych polach tego
dowodu.
3.
Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny czytelny i trwały
( atramentem, długopisem lub pismem maszynowym jak również w formie wydruku
komputerowego). Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub
długopisem. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane,
wyskrobywane lub usuwane w inny sposób.
4.
Błędy w dowodach księgowych należy poprawić przez skreślenie niewłaściwie napisanego
tekstu lub liczby i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki
sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby
powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej. Dowody obce
i własne mogą być poprawione wyłącznie poprzez wystawienie i przesłanie kontrahentowi
dowodu korygującego. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane
jedynie poprzez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego dowodu
poprawnego.
5.
Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być dokumentowane wyłącznie fakturami lub
rachunkami dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników
majątku - paragony, dowody wpłaty do kasy i inne podobne dokumenty.
6.
Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe.
§4
1.
Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, celowości,
rzetelności,
gospodarności
oraz
prawidłowości
zdarzeń
i
operacji
gospodarczych
odzwierciedlonych w tych dokumentach. W celu ustalenia, czy dokument odpowiada
stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym, zawierać podpisy oraz akceptację osób upoważnionych.
2.
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu czy:
1. dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,
2. ceny na dokumencie są zgodne z umową, cennikami lub taryfami,
3.
wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia
gospodarczego oraz oszczędności i zgodna z obowiązującymi przepisami.
3.
Kontroli merytorycznej dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację
zadania. Dokonanie sprawdzenia stwierdza się na dowodzie poprzez umieszczenie podpisu na
dokumencie
i pieczątce:
„Sprawdzono pod względem merytorycznym"
96
dnia................................... podpis........................................
4.
Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym
stanowi załącznik Nr l do instrukcji. Na dokumentach dotyczących wykonanych usług na rzecz
urzędu osoba odpowiedzialna za odbiór usługi stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza
protokół wykonania usługi.
5.
Kontrola formalno - rachunkowa polega na stwierdzeniu czy dokument zawiera:
1. określenie wystawcy,
2. wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej,
3.
datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której
dowód dotyczy,
4. właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartości i ilości,
5.
własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie
6.
Kontrola formalno - rachunkowa dokonywana jest przez pracownika Referatu Finansowego.
7.
Dokonanie kontroli dokumentu uwidacznia się na dowodzie poprzez umieszczenie podpisu
na dokumencie i pieczątce :
„Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"
dnia............................... podpis.................................
8.
Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalno rachunkowym stanowi załącznik Nr 2 do instrukcji.
9.
Akceptacji dokonują Kierownicy Referatów w stosunku do podległych im pracowników oraz
Sekretarz - w odniesieniu do pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy ( pieczątka
imienna i podpis ). W przypadku nieobecności Kierownika danego Referatu akceptacji dokonuje
Sekretarz Gminy.
10.
Każdy dokument podlega zatwierdzeniu poprzez złożenie podpisu przez Skarbnika.
11.
Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Skarbnik oraz Wójt lub osoba przez niego
upoważniona poprzez umieszczenie odcisku pieczęci:
„ Zatwierdzono do zapłaty
Konto……Klasyfikacja budżetowa ( rozdział, § ) ......Konto.........
gł. Księgowy.....................kier. jednostki............”
10.
Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty stanowi załącznik Nr
3 do instrukcji.
11.
Na dokumencie stanowiącym podstawę do wypłaty należy po dokonaniu wypłaty,
wystawieniu przelewu, bądź obciążeniu rachunku bankowego w innej formie zamieścić
97
klauzulę:
„ Zapłacono czekiem nr........z dn........podpis............”,
„ Zapłacono przelewem dnia.........podpis........”
Wypłacono z kasy wg. Rk Nr....poz. .................podpis......."
„Kwotę zł........słownie......otrzymałem dnia ................... podpis.......................”
12.
Dokumenty stają się dowodami księgowymi i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń
gospodarczych.
§5
1. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem do księgowania,
wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.
Dekretacją obejmuje następujące etapy:
1.
segregacja dokumentów- wg dowodów, wydatków budżetowych (wyciąg bankowy, raport
kasowy itp.)
2.
sprawdzenie prawidłowości dokumentów - czy są zatwierdzone przez upoważnione osoby,
3. właściwa dekretacja ( oznaczenie sposobu księgowania)
2. Właściwa dekretacja polega na:
1.
nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane:
2.
umieszczeniu na dokumentach adnotacji, że dokument został zaksięgowany na kontach
syntetycznych i analitycznych zgodnie z zasadami ustalonymi w Zakładowym Planie
Kont dla Urzędu Gminy w Ozorkowie.
§6
1.
Znane są i stosowane następujące kryteria klasyfikacyjne dokumentów:
1. według jednostek wystawiających:
a.) własne - wystawione przez jednostkę dokonującą księgowań na
podstawie tych dokumentów ( wniosek o zaliczkę, raport kasowy, listy plac,
polecenie księgowania, oświadczenie o używaniu własnego samochodu do celów
służbowych).
b.) obce
- wystawiane przez inną jednostkę ( rachunki, faktury, wyciągi z rachunków
bankowych ).
2. według podstawy sporządzania:
a.) pierwotne - zwane źródłowymi,
b.) wtórne
- wystawiane są na podstawie dokumentów pierwotnych lub danych księgowości
98
(np. : zbiorówki dokumentów pierwotnych, PK, itp).
§7
1.
Dokumentami księgowymi dotyczącymi zakupu towarów i usług oraz rozrachunków
jest oryginał faktury ( rachunku ) dostawcy.
2.
Faktura ( rachunek ) jest dokumentem księgowym. Zakupy rzeczowych składników
majątkowych mogą być dokumentowane wyłącznie fakturami ( rachunkami ) dostawców.
3.
Faktura ( rachunek ) obejmuje, co najmniej:
• nazwę i adres jednostki wystawiającej,
• datę wystawienia i numer kolejny,
• nazwę i adres odbiorcy,
• sposób zapłaty,
• numer i datę zamówienia (umowy),
• wykaz
ilości,
rodzajów
i
cen
zafakturowanych
towarów,
materiałów
i usług,
• sumę brutto,
• kwoty potrąceń z określeniem ich tytułów ( upusty, zaliczki, itp.)
• sumę należności,
• kwotę należności wpisaną słownie,
• pieczęć i podpisy wystawcy,
• pokwitowanie zapłaty gotówkowej.
Ponadto faktura ( rachunek ) może zawierać dodatkowe informacje:
- termin zapłaty, nazwę banku i symbole rachunku bankowego wystawcy,
- podpisy pracowników wystawiających, sprawdzających i akceptujących faktury,
- powołanie na cenniki i symbole indeksów,
- określenie podstawy prawnej zastosowanej ceny, rabatów, kosztów podatkowych itp.
- datę i potwierdzenie przyjęcia faktury ( rachunku ) przez adresata.
4.
Faktury ( rachunki ) wpływające do Urzędu są zarejestrowane w dzienniku
korespondencji, następnie po zadekretowaniu przekazane pracownikom merytorycznym
realizującym zadanie.
5.
Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są np.: wyciągi bankowe
podające sumy zrealizowanych czeków, załączone do wyciągów kopie przelewów
bankowych, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup
z dołączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki.
99
§8
1. Dowodami bankowymi są:
1. dowód wpłaty,
2. czeki,
3. polecenie przelewu,
4. wyciągi z rachunków bankowych,
5. zrealizowane przez bank polecenie własne i obce.
1. Dowód wpłaty
Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy
specjalnych druków. Dowody te wypełnia kasjer. Dowody wpłaty ujmowane są
w raporcie kasowym.
2. Czeki
Czeki gotówkowe wystawia kasjer w jednym egzemplarzu, które są podpisane przez osoby
upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku.
Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu,
podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą w raporcie kasowym.
3. Polecenie przelewu
Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający
zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik Referatu Finansowego, które po podpisaniu
przez upoważnione osoby składa się w banku.
4. Wyciągi z rachunków bankowych
Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych z załączonymi do nich dokumentami
sprawdzane są przez pracowników Referatu Finansowego poprzez zamieszczenie na nich
pieczęci wraz z podpisami oraz podlegają zatwierdzeniu poprzez złożenie podpisu przez
Skarbnika:
Winien
Konto
Dekretacja
Klasyfikacja budżetowa
Ma
Kwota
Konto
....................................................
Sprawdzono pod względem
formalnym i rachunkowym
100
Jeżeli stwierdzone są niezgodności, uzgadnia się je z bankiem finansującym.
§9
1. Podstawowymi dokumentami obrotu gotówkowego są:
1. Zaliczki
Do
zapłacenia
faktury
w
formie
gotówkowej
można
pobrać
zaliczkę
z
kasy
urzędu. Podstawą wypłacenia zaliczki jest „ wniosek o zaliczkę " wypełniony
przez pracownika, sprawdzony pod względem merytorycznym, zawierający akceptację osób
upoważnionych i zatwierdzony do wypłaty. Na wniosku musi być określony termin
rozliczenia zaliczki. Termin ten nie może przekroczyć 7 dni od daty dokonania transakcji, na
którą pobrano zaliczkę. Wniosek o wypłacenie zaliczki należy złożyć w kasie
w
dniu
poprzedzającym
jej
pobranie.
W
uzasadnionych
przypadkach
mogą
być wypłacane zaliczki stałe z terminem rozliczenia w grudniu danego roku,
a
także
zaliczki
na
poczet
wynagrodzenia.
Decyzję
w
sprawie
udzielenia
stałej zaliczki podejmuje Wójt.
Zaliczkobiorca bezpośrednio po dokonaniu transakcji rozlicza na formularzu „Rozliczenie
zaliczki",
do którego dołącza oryginalne faktury sprawdzone i zatwierdzone zgodnie
z niniejszą instrukcją. Szczegółowe wytyczne dotyczące zaliczek reguluje część III § 10
niniejszej instrukcji.
2. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac:
1. podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są:
1.) umowa o pracę,,
2) umowa zlecenie, o dzieło,
3) zmiana umowy o pracę,
4) rozwiązanie umowy o pracę, mianowanie lub powołanie.
2.
listy płac sporządza pracownik Referatu Finansowego w dwóch egzemplarzach:
1.) jeden egzemplarz dla księgowości budżetowej po dokonaniu wypłaty,
2.) drugi egzemplarz pocięty na paski dla pracowników.
3.
Listy płac zwierają następujące dane:
1.) okres, za jaki obliczono wynagrodzenie,
2.) łączną sumę do wypłaty,
3.) nazwisko i imię pracownika,
101
4.) sumę należnego każdemu pracownikowi
wynagrodzenia
brutto z rozbiciem na
poszczególne składniki funduszu płac,
5.) sumę wynagrodzeń netto,
6.) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
7.) sumę zasiłku rodzinnego i innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
8.) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis).
4.
zgodnie z ustaleniami obowiązujących przepisów prawnych, w listach płac
dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:
1.) należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych,
2.) podatku dochodowego od osób fizycznych,
3.) składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.
4.) inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika na piśmie.
5.
listy płac nie mogą zawierać żadnych śladów usuwania zapisów ani też nie
omówionych poprawek.
6. listy plac są podpisywane przez:
1.) pracownika sporządzającego,
2.) pracownika sprawdzającego pod względem formalnym i rachunkowym,
3.) pracownika sprawdzającego pod względem merytorycznym,
4.) Kierownika Referatu Finansowego,
5.) zatwierdzane do wypłaty przez Skarbnika, Wójta lub osobę upoważnioną..
7. listy plac, po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby, zostają przekazane do
kasy w celu dokonania wypłaty, w przypadku gdy pracownik nie otrzymuje
wynagrodzenia na ROR otrzymuje wynagrodzenie wypłacane w kasie w kopercie wraz
z paskiem.
3. Świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego.
Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń
społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcji i zarządzeniach ZUS u oraz
przepisach prawnych w zakresie, naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych.
Świadczenia te dotyczą zasiłków rodzinnych, chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich,
pogrzebowych.
Do uzyskania zasiłku rodzinnego zainteresowany pracownik składa „wniosek o ustalenie
uprawnień do zasiłku rodzinnego". Dokumentację
niezbędną
do
wypłaty zasiłków
chorobowych przekazuje pracownik ds. organizacyjnych i kadr na bieżąco.
4. Wypłaty nagród jubileuszowych i innych wypłat jednorazowych.
102
Wypłaty nagród jubileuszowych następują na podstawie decyzji Wójta. Pozostałe wypłaty jak:
ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odprawy emerytalne itp. następują na
podstawie pisma pracownika d.s organizacyjnych i kadr zatwierdzonego przez Wójta..
5. Delegacje ( polecenie wyjazdu służbowego )
Wypłaty delegacji ( polecenia wyjazdu służbowego ) w celu odbycia podróży służbowej
dokonuje się na podstawie delegacji podpisanej przez upoważnionego pracownika wraz
z rozliczeniem
poniesionych
przez
delegowanego pracownika kosztów
podróży.
Wypełniony druk sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym, merytorycznym,
Zawierający akceptację osób upoważnionych i zatwierdzony do wypłaty musi być
rozliczony w ciągu 14 dni od daty odbycia podróży służbowej.
6. Decyzje, polisy, postanowienia
Dowody te służą głównie do zapłaty wszelkiego rodzaju ubezpieczeń mienia, ubezpieczeń
komunikacyjnych i innych oraz
wypłat na
podstawie
wydanych decyzji czy
postanowień.
7. Kwitariusze przychodowe K-103
Dowody te służą do przyjmowania wpłat do kasy urzędu z tytułu:
- podatków i opłat,
- pozostałych dochodów,
- zwrotu zaliczek itp.
Kwitariusze przechowywane są w kasie urzędu i ewidencjonowane w książce druków ścisłego
zarachowania.
8. Czeki gotówkowe.
Czeki wystawia kasjer urzędu na podstawie dowodów źródłowych (faktury, listy płac, delegacje
itp.). Czeki podpisują osoby upoważnione zgodnie z wzorami podpisów złożonymi w
banku.
Czeki ewidencjonowane są w książce druków ścisłego zarachowania.
9. Raporty kasowe.
W Urzędzie sporządza się raport dochodów i wydatków. Raporty kasowe sporządza się
komputerowo w dwóch egzemplarzach raz w tygodniu oraz na koniec miesiąca, a następnie
przekazywane są wraz z dowodami do kontroli pracownikom ds. księgowości budżetowej.
Fakt przeprowadzenia kontroli raportu pracownik Referatu Finansowego potwierdza podpisana
klauzulą
„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” wraz z dekretacją i
zatwierdzeniem dokonanych operacji – pieczątka i podpis Skarbnika. Zapisów
w
raporcie
103
kasowym dokonuje się chronologicznie w dniu dokonania operacji kasowej. Kopie raportów
przechowywane są u kasjera.
Część III – Gotówkowe zaliczki na wydatki
§ 10
Gotówkowe zaliczki na wydatki
§101
1. W Urzędzie Gminy w Ozorkowie mogą być udzielane pracownikom zaliczki
jednorazowe
do
rozliczenia
na pokrycie
drobnych
wydatków,
w
związku
z wykonywaniem czynności służbowych, a także zaliczki na poczet wynagrodzenia.
2. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone pracownikom zatrudnionym na umowę
o pracę, na dokonywanie zakupów doraźnych materiałów, a także usług do wysokości
przewidzianych kosztów.
3. Zaliczki jednorazowe wypłacane są na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego
przez Wójta Gminy wniosku o zaliczkę, z dokładnie określonym rodzajem zakupu lub
celem, któremu zaliczka ma służyć.
4. Zaliczki jednorazowe winny być rozliczane nie później niż w ciągu 7 dni,
po
dokonaniu transakcji, na którą pobrano zaliczkę.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika Wójt Gminy lub
osoba upoważniona, może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z zaliczki,
z zachowaniem bezpiecznego terminu na sporządzenie sprawozdawczości budżetowej.
6. Rozliczenie
zaliczki
jednorazowej
następuje
na
podstawie
wypełnionego
i zaakceptowanego przez Wójta Gminy lub osoby upoważnione, dokumentu rozliczenia
zaliczki, w wyznaczonym terminie, określonym we wniosku o zaliczkę.
7. Do rozliczenia zaliczki załączone są dowody księgowe: faktury VAT, rachunki lub
inne dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej, spełniające założenia
zawarte w Instrukcji.
8. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie,
potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika.
9. Do czasu rozliczenia się pracownika z poprzednio wypłaconej zaliczki nie mogą być
udzielane dalsze zaliczki.
104
Gotówkowe zaliczki stałe
§102
1.
Pracownikom, którzy w związku z wykonywaniem czynności służbowych pokrywają
bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki, mogą być udzielane zaliczki
stałe.
2. Zaliczki stałe na cały rok budżetowy mogą być wypłacane pracownikom,
zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.
3.
Wypłata pracownikowi zaliczki stałej poprzedzona jest złożeniem pisma przez
pracownika do Wójta Gminy o wyrażenie zgody na jej pobranie.
4.
Zaliczki stałe na cały rok budżetowy
wypłacane są na podstawie wypełnionego
i zaakceptowanego przez Wójta Gminy lub osoby upoważnione wniosku o zaliczkę
z adnotacją „stała”.
5.
Rozliczenie zaliczki stałej następuje na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego
przez Wójta Gminy lub osoby upoważnione, dokumentu „rozliczenie zaliczki”.
6. Do rozliczenia zaliczki załączone są dowody księgowe: faktury VAT, rachunki lub
inne dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej, spełniające założenia
zawarte w Instrukcji
7.
Należności wynikające z przedkładanego rozliczenia zaliczki stałej są uzupełniane
pracownikom na bieżąco, bez konieczności zwrotu różnicy pomiędzy pobraną
zaliczką, a kwotą dokonanych wydatków.
8.
Zaliczki stałe powinny być rozliczone po upływie okresu, na jaki zostały udzielone,
jednak nie później niż do 20 grudnia roku budżetowego oraz przed ustaniem stosunku
służbowego.
§11
Kwoty zaliczek udzielonych ze środków budżetowych, o których mowa w § 101 i § 102 ,
a
nie wydatkowanych i zwróconych przez zaliczkobiorców, powinny być wpłacane na
bieżąco na rachunek bieżący wydatków, jednak nie później niż do 20 grudnia roku
budżetowego oraz przed ustaniem stosunku służbowego.
105
Część IV – zabezpieczenie mienia
§ 12
Mienie będące własnością Urzędu powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający
możliwość
kradzieży.
Pomieszczenia służbowe, w
których chwilowo nie przebywają
pracownicy powinny być zamknięte, a klucze od nich umieszczone w specjalnej gablocie.
Po zakończeniu pracy budynek urzędu powinien zostać zabezpieczany jest przed włamaniem
i kradzieżą, a okna pozamykane. Na przebywanie w urzędzie poza godzinami pracy konieczna jest
zgoda Wójta ( może być w formie ustnej lub pisemnej ).
Sprzęt biurowy o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po
zakończeniu pracy umieszczone w zamykanych szafach i szufladach.
Transport gotówki z Banku do
Urzędu powinien
odbywać się w sposób gwarantujący
bezpieczeństwo przewożonych pieniędzy i innych wartości.
Gotówka w czasie godzin pracy oraz po jej zakończeniu powinna być w kasetce umieszczonej
w
kasie
pancernej.
Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia Urzędu ponosi
Wójt.
Część V – obieg dokumentów finansowo księgowych
§ 13
Zadaniem pracownika przygotowującego dokumenty do realizacji jest sprawdzenie ich pod
względem merytorycznym tj. czy operacje finansowe określone danym dowodem miały
rzeczywiście miejsce i w ilościach określonych dokumentami terminowe wg powyższego terminarza
przekazane do realizacji. Ponadto każde zdarzenie akceptuje Kierownik Referatu, któremu pracownik
podlega lub Sekretarz w odniesieniu do pracowników na samodzielnym stanowisku pracy.
Zadanie pracownika otrzymującego dokument do realizacji jest sprawdzenie go pod wzglądem
rachunkowym tj. prawidłowości obliczeń matematycznych (wyeliminowanie błędów rachunkowych)
oraz czy dowód jest już sprawdzony pod względem merytorycznym i czy zawiera akceptację
Kierownika danego Referatu
lub Sekretarza w odniesieniu do pracowników na samodzielnym
stanowisku pracy oraz zatwierdzenie Skarbnika poprzez złożenie podpisu wraz z pieczątką..
Pracownik ds. księgowości budżetowej ponadto przygotowuje (tak sprawdzone) dowody do
106
zatwierdzenia przez Wójta i Skarbnika oraz przedkłada im do podpisu.
Dokumenty zatwierdzone mogą być wtedy zrealizowane w formie gotówkowej lub
bezgotówkowej, wg powyższego harmonogramu i ujęte w ewidencji księgowej przez pracownika
Referatu Finansowego. Realizacja tak, opracowanych dokumentów może nastąpić tylko do
wysokości otrzymanych limitów i wydatków na poszczególne rodzaje wydatków płacowych
i rzeczowych zgodnych z planem budżetowym jednostki.
Część VI – księgi rachunkowe
§ 14
1. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie Urzędu Gminy w Ozorkowie.
2.
Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności na początek każdego następnego
roku budżetowego.
3. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok budżetowy.
4. Wykaz urządzeń ksiąg rachunkowych podano w Zakładowym Planie Kont.
5. Księgi rachunkowe powinny być:
1.
trwale oznaczone nazwą jednostki oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,
2.
wyraźnie oznaczone co do roku budżetowego (księgi wiązane - złożone z ponumerowanych
stron, zakończone stwierdzeniem ich liczby w księdze oraz opatrzone datą otwarcia
i zamknięcia ksiąg), a wydruki (tabulogramy) komputerowe także co do miesiąca i daty
sporządzenia.
3. przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
6.
Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem
pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku
obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania.
Szczegółowe wymogi formalne stawiane prawidłowo prowadzonym księgom rachunkowym
zawiera Zakładowy Plan Kont. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych
sprawuje
Kierownik
Referatu
Finansowego,
który
jest
odpowiedzialny
za
ich
przechowywanie.
Część VII – przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych
§ 15
1.
Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. l ustawy tj.
księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe,
zwane dalej także „zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób oraz chronić przed
107
niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
zniszczeniem.
2.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przy użyciu komputera ochrona danych powinna
polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośnikach danych.
3.
Zapisy księgowe utrwalone na magnetycznych nośnikach powinny być wydrukowane lub
przeniesione na inny trwały nośnik danych w terminach przewidzianych ustawą (art. 14 ust 4
pkt. 4, art. 15 ust 3 i art. 18).
4.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Urzędu
w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych, w podziale na miesiące w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
5.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok budżetowy, dokumentację
przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe,
przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. l
6.
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
7.
Pozostałe zbiory przechowuje się, co najmniej przez okres:
1.
księgi rachunkowe - 5 lat,
2.
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego
dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz
podatkowych, nie krócej niż 5 lat,
3.
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – okres nie krótszy niż 5
lat od upływu jej ważności,
8.
4.
dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
5.
pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat
Okresy przechowywania ustalone w punkcie 7 oblicza się, od początku roku następującego po
roku obrotowym, którego dane dotyczą..
9. Rejestrowanie i znakowanie dokumentów księgowych oraz składowanie akt w archiwum
Urzędu prowadzi się na podstawie zasad określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
i związków między gminnych. (Dz. U. Nr 112 póz. 1319).
108
Załącznik Nr 1 do Instrukcji
„ Wykaz osób upoważnionych do sprawdzenia dokumentów pod względem
merytorycznym”
Nazwisko i imię
Stanowisko
Lewandowski Zbigniew
Sekretarz Gminy
Kowalska Marzanna
Inspektor ds. obsługi Rady Gminy
i jednostek pomocniczych
Maksajda Marek
Inspektor ds. ewidencji gruntów
i geodezji
Szamałek Elżbieta
Kierownik Referatu Ochrony Środowiska,
Planowania Przestrzennego i Informatyzacji
Tomczak Małgorzata
Kierownik Referatu Rolnictwa, Geodezji,
Gospodarki Gruntami i Promocji Gminy
Radwańska Grażyna
Kierownik Referatu Administracyjno
-Gospodarczego
Krawczyk Barbara
Podinspektor ds. rolnictwa i promocji Gminy
Piętka Barbara
Inspektor ds. organizacyjnych i kadr
Pisera Ryszard
Radca Prawny
Łebedowski Krzysztof
Informatyk
Bielawska Zofia
Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej
i Spraw Obywatelskich
Grzelak Paweł
Inspektor ds. kultury fizycznej, sportu i gazety
samorządowej
Kędzia Urszula
Inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów
osobistych
Majer Jerzy
Podinspektor ds. działań obronnych,
zarządzania kryzysowego, ochrony i obrony
ludności
Nowicka Marianna
Inspektor ds. księgowości podatkowej
Dymara Danuta
Inspektor ds. księgowości podatkowej
i wymiaru
Kasierska Renata
Podinspektor ds. księgowości podatkowej
Wzór podpisu
109
Mroziak Elżbieta
Podinspektor ds. podatku VAT
i ewidencji środków trwałych
Dziedziela Karolina
Podinspektor ds. targowisk gminnych
i gospodarki odpadami
Kempista Ewa
Referent ds. podatkowych
„ Wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem
formalno-rachunkowym
Nazwisko i imię
Stanowisko
Rodak Janina
Inspektor ds. księgowości budżetowej
Kulesza Urszula
Kasjer - podinspektor
Wyrzykowska Agnieszka
Kierownik Referatu Finansowego
Papaj Iwona
Podinspektor ds. księgowości budżetowej
Wzór podpisu
„
110
„ Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty
Nazwisko i imię
Stanowisko
Sobolewski Władysław
Wójt Gminy
Lewandowski Zbigniew
Sekretarz Gminy
Domańska Małgorzata
Skarbnik Gminy
Wzór podpisu
„
111
Załącznik Nr 8
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
Zasady i tryb przeprowadzania inwentaryzacji określa ustawa z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694z późniejszymi zmianami ).
1.
Inwentaryzacja ma na celu wiarygodne ustalenie majątku gminy i jej zobowiązań oraz
skonfrontowanie go, ze stanem ujętym w ewidencji księgowej, rozliczenie osób
materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie oraz dokonanie oceny przydatności
poszczególnych składników majątkowych.
2. Ma ona też przeciwdziałać powstawaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem
gminy. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest warunkiem uznania za prawidłowe
prowadzenie
ksiąg
rachunkowych
i
sporządzonego
na
ich
podstawie
rocznego sprawozdania finansowego (bilansu).
3.
Spis z natury polega na rzeczywistym ustaleniu ilości składników majątkowych,
w zależności od rodzaju i wpisaniu ich do oddzielnych arkuszy spisowych.
4. Spisami tymi należy objąć:
1.
środki pieniężne - gotówkę w kasie oraz papiery wartościowe - corocznie na koniec
roku,
2.
pozostałe środki trwałe ( na terenie strzeżonym ) - raz na dwa lata,
3.
rzeczowe składniki majątkowe jako środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
- corocznie w obiektach niestrzeżonych lub co 4 lata w obiektach strzeżonych.
5. Ponadto poprzez uzyskanie od kontrahentów pisemnego potwierdzenia należy corocznie
ustalić stany następujących aktywów i pasywów:
1.
środków pieniężnych na rachunkach bankowych,
2.
rozrachunków z innymi jednostkami, np. bank, WFOŚiGW,
3.
rozrachunków z dostawcami i innymi kontrahentami gminy.
6. W praktyce mogą być stosowane następujące rodzaje inwentaryzacji:
1. inwentaryzacja pełna - polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego wszystkich
112
składników aktywów i pasywów na dzień inwentaryzacji,
2.
inwentaryzacja uproszczona - polegająca na porównaniu stanu rzeczywistego
z zapisami w ewidencji księgowej. Inwentaryzacja uproszczona może być
stosowana w odniesieniu do środków trwałych oraz książek i czasopism
fachowych.
7. Terminy i częstotliwość spisów inwentaryzacyjnych określa Wójt Gminy.
8.
Oprócz inwentaryzacji określonych w pkt. 5 spisy z natury przeprowadza się
w następujących przypadkach:
1.
zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,
2.
wystąpienia wypadków losowych lub innych przyczyn, w wyniku których nastąpiło
naruszenie stanu składników majątkowych ( pożar, włamanie itp.)
9.
Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza komisja inwentaryzacyjna. Komisję
inwentaryzacyjną powołuje Wójt na wniosek Sekretarza.
10. Do
1.
uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy:
wyznaczanie przewodniczącego oraz wyznaczenie zadań dla członków komisji,
przeprowadzenie szkolenia jej członków, organizowanie prac przygotowawczych do
inwentaryzacji
oraz
dopilnowanie
wykonania
ich
w
określonym
terminie,
przeprowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych,
2. ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zebranie odpowiednich
wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych i postawienie wniosków w sprawie
ich rozliczenia,
3. przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia
niedoborów i szkód zawinionych,
4.
stawianie wniosków w sprawie usprawnienia gospodarki pieniężnymi i rzeczowymi
składnikami majątkowymi,
5. przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu
spisowym,
6. właściwe zabezpieczenie kontrolowanych pomieszczeń i obiektów na czas spisu,
7.
terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej poprawnie
wypełnionych arkuszy spisowych wraz ze sprawozdaniem zawierającym rozliczenie się
z pobranych arkuszy spisowych oraz informacje o wszelkich nieprawidłowościach
w gospodarce składnikami majątkowymi podlegającymi spisowi.
12. W ponumerowanych
arkuszach spisowych należy zamieścić: imiona i nazwiska członków
komisji inwentaryzacyjnej, datę wykonania czynności spisowych, nazwę spisywanych
113
składników majątkowych, ilość tych składników, własnoręczne podpisy członków komisji
inwentaryzacyjnej. Arkusze powinny być wypełnione bez pozostawiania pustych miejsc.
13.Błędy
w
arkuszach
spisowych
można
poprawiać
wyłącznie
przez
skreślenie
niewłaściwego zapisu, tak aby pozostał on czytelny i wstawieniu obok zapisu poprawnego.
14. Arkusze
spisowe sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Oryginał
kierowany jest do Referatu Finansowego, a kopie zatrzymuje osoba materialnie
odpowiedzialna. Na osobnych arkuszach spisuje się:

środki pieniężne,

środki trwałe,

pozostałe składniki (w tym także obce, uszkodzone, niepełnowartościowe)
15. Po
dokonaniu przez pracowników księgowości wyceny składników majątkowych
i sporządzeniu wykazu różnic inwentaryzacyjnych dokumenty spisowe przekazuje się
przewodniczącemu komisji w celu wyjaśnienia ewentualnie zaistniałych różnic przez
osoby materialnie odpowiedzialne. Komisja inwentaryzacyjna opracowuje protokół
weryfikacji tych różnic i wraz z wnioskami przedkłada go Wójtowi Gminy
do zatwierdzenia.
16.Referat finansowy ujmuje w księgach rachunkowych wyniki rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, nie później jednak
niż pod datą ostatniego dnia roku.
17.Sprawy roszczeniowe - sporne w ciągu 30 dni winny być skierowane na drogę
postępowania sądowego.
18.Dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane przez okres 5 lat od
ostatecznego rozliczenia spisu z natury.
114
Załącznik Nr 9
INSTRUKCJA W SPARAWIE GOSPODARKI KASOWEJ
Niniejszą instrukcję opracowano na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów
w zakresie gospodarki kasowej, a w szczególności na podstawie :
1.
ustawy z
dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U.
z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm. ),
2.
ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. Nr 249,
poz. 2104 z późn. zm. ),
3.
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad
( Dz. U. Nr 112, poz. 761 ).
§2
1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o :
1. jednostce – oznacza to Urząd Gminy,
2. kierowniku jednostki – oznacza to Wójta Gminy,
3. księgowym – oznacza to Skarbnika Gminy,
4. wartości pieniężne – oznacza to krajowe znaki pieniężne, czeki, weksle.
§3
1.
Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych jest wydzielone
i zabezpieczone. Drzwi wejściowe do kasy są specjalnej konstrukcji
i zaopatrzone
w dwa zamki.
2.
W pomieszczeniach kasy znajduje się okratowane okno oraz okienko ze szkła specjalnej
konstrukcji, przez które kasjer przyjmuje wpłaty i dokonuje wypłat.
3.
W pomieszczeniu kasy zainstalowane jest urządzenie alarmowe. Wartości pieniężne
przechowywane są w warunkach zapewniających ochronę przed zniszczeniem lub
zagarnięciem tj. w kasie pancernej przymocowanej trwale do podłogi.
4.
Obsługa klientów odbywa się przy specjalnie zainstalowanym okienkiem.
115
5.
Nad okienkiem kasy zamieszczona jest informacja o godzinach pracy kasy.
§4
1. Prowadzenie kasy można powierzyć osobie:
1. posiadającej minimum średnie wykształcenia,
2. mającej nienaganną opinię,
3. nie karanej za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz
4. posiadającej pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Przyjęcie – przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokularnie, w obecności komisji
wyznaczonej przez Wójta.
3.
Kasjer musi na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej złożyć deklarację
o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie
dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki.
4.
Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką
i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów.
§5
1. W kasie może być:
1. niezbędny zapas gotówki czyli pogotowia kasowego na bieżące wydatki,
2.
gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków,
3. gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki.
2.
Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalona przez Wójta ,
w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki i możliwości jej odprowadzenia
na rachunek bankowy.
3. Wysokość pogotowia ustala się w kwocie 5000zł.
§6
1. Wszelkie operacje kasowe musza być udokumentowane dowodami kasowymi:
1. źródłowymi:
- faktury ( rachunki )
- wnioski o zaliczkę,
- rozliczenia zaliczki,
- rozliczenie delegacji służbowej,
- listy płac,
- listy wypłat nagród i innych wypłat jednorazowych,
- rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń i umów o dzieło,
116
- oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów używania pojazdu prywatnego
do celów służbowych w jazdach lokalnych,
-delegacje ( polecenie wyjazdu )
-decyzje, postanowienia, polisy
- inne o podobnej wartości dowodowej, spełniające założenia zawarte w Instrukcji.
2. operacyjnymi:
- raport kasowy RK
- dowód wpłaty KW, K-103, pokwitowanie ( wydruk komputerowy ),
- czek gotówkowy,
- bankowy dowód wpłaty.
3. organizacyjnymi:
- oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,
- zakres czynności kasjera,
- wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami
majątkowymi – z wzorami podpisów,
- protokoły przyjęcia – przekazania kasy,
- protokoły kontroli kasy,
- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
- protokoły inwentaryzacyjne,
- rejestr druków ścisłego zarachowania.
§7
1. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
1. wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,
2.
wypłaty gotówkowej – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe
3. dowody kasowe.
2.
Przed dokonaniem operacji kasowej źródłowe dowody księgowe powinny być sprawdzone
pod względem merytorycznym, zawierać akceptację Kierownika danego Referatu,
Sekretarza w stosunku do pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
zatwierdzone przez Skarbnika poprzez złożenie podpisu wraz z pieczątką oraz sprawdzone
pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty
Skarbnik wraz z Wójtem lub osobą upoważnioną..
3.
Dowody księgowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez
kasjera przyjęte do realizacji.
4.
Na dowodach wypłat winien znajdować się podpis odbiorcy gotówki. W odniesieniu do
117
osób nieznanych należy żądać dokumentu potwierdzającego tożsamość odbiorcy wpisując
jego serie, numer i nazwę organu wystawiającego ten dokument.
5. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie w sposób trwały
atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz
zamieszczając swój podpis.
6. Nie jest dozwolone wydawanie z kasy gotówki na podstawie dokumentów innych niż
ustalone przez Kierownika jednostki – Wójta.
7.
Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę
kasjera podpis może złożyć inna osoba ( z wyjątkiem pracownika zlecającego wypłatę ),
stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej
w rozchodowym dowodzie kasowym.
§8
1. W przypadku podejmowania wpłaty gotówki do kasy przy pomocy fałszywego znaku
pieniężnego przy pomocy fałszywego znaku pieniężnego kasjer podejmuje następujące
czynności:
1. zatrzymuje wręczony banknot lub monetę co do której istnieje podejrzenie, że jest
sfałszowany i żąda okazania dokumentu tożsamości od osoby wpłacającej,
2. sporządza protokół w dwóch egzemplarzach zawierający: imię i nazwisko, adres
i cechy dowodu tożsamości wpłacającego oraz wyszczególnienie wartości nominalnej,
serię i numer fałszywego znaku pieniężnego. Jeden egzemplarz protokołu jako
potwierdzenie wpłaty wręcza osobie wpłacającej,
3. zawiadamia Wójta oraz dokonuje zgłoszenia tego faktu organom policji.
§9
1. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich
daty, numeru i pozycji raportu kasowego.
2.
Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu,
w którym przychód i rozchód miał miejsce.
3. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym również
zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych.
4. Okres za który sporządzany jest raport kasowy może obejmować: jeden dzień, jeden
tydzień, dekadę, a nawet miesiąc – jednak nie może wykraczać poza okres
sprawozdawczy, czyli miesiąc kalendarzowy.
5. Raport kasowy powinien mieć nadany kolejny numer oraz okres za jaki został
sporządzony.
118
6. Raport kasowy zamyka się poprzez obliczenie stanu kasowego gotówki wg. Reguły
remanentowej: stan początkowy gotówki + wpłaty – wypłaty = stan końcowy na dzień
zamknięcia raportu kasowego.
7. W Urzędzie Gminy raporty kasowe sporządzane są komputerowo w dwóch
egzemplarzach.
8.
Podpisany przez kasjera oryginał raportu kasowego wraz z załącznikami dowodami
kasowymi
kasjer
przekazuje
do
Referatu
Finansowego
celem
sprawdzenia.
Kopia raportu pozostaje w kasie.
9. W Urzędzie Gminy sporządzane są następujące raporty:
1. dochodów budżetowych,
2. wydatków budżetowych.
§ 10
1. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego wymaganymi dowodami kasowymi nie
uwzględnia się przy kontroli gotówki w kasie. Rozchód gotówki stanowi niedobór kasowy
i obciąża kasjera.
2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi
nadwyżkę kasową, która podlega odprowadzeniu na dochody gminy w ciągu 30 dni od
daty jej ujawnienia.
3. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu przekazane mu przez inne osoby
zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania lub
inne istotne dokumenty. Ewidencję przyjętych depozytów prowadzi kasjer.
§ 11
1. Inwentaryzacja kasy:
1. Środki pieniężne w kasie podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury.
2. Inwentaryzacje kasy przeprowadza się:
- w dniach ustalonych przez Wójta,
- na dzień przekazania obowiązków kasjera,
- w ostatnim dniu roboczym roku.
2. W toku inwentaryzacji, poza gotówką, podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe.
3.
Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza Wójt, a gdy konieczne
jest przeprowadzenie jej w czasie – nieobecności kasjera – komisja spisowa składa się
z co najmniej z trzech osób.
4.
Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany
przez członków komisji i kasjera, a w razie przekazywania kasy – przez osobę przyjmującą
119
i przekazującą.
5.
Jeżeli inwentaryzacją przeprowadza się pod nieobecność kasjera fakt ten powinien zostać
wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera.
6. Protokół z inwentaryzacji otrzymują:
- oryginał – Skarbnik Gminy,
- pierwsza kopie – osoba zdająca kasę,
- druga kopię – osoba przyjmująca kasę.
7. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie Wójta. Fakt dokonania kontroli
należy udokumentować protokołem.
§ 12
Transport gotówki z Banku do kasy Urzędu odbywa się samochodem służbowym. Kasjer dla
zabezpieczenia przewożonej gotówki posiada specjalną walizkę z paralizatorem.
.
Wójt Gminy w Ozorkowie
Władysław Sobolewski /-/
120

Zarządzenie Nr 236/2009 Wójta Gminy w Ozorkowie z dnia 2

Transkrypt

Podobne dokumenty

zgoda pracownika na przekazywanie wynagrodzenia na konto

Nazwisko i imię

Wniosek o założenie konta funkcyjnego

ZARZĄDZENIE Nr OR.0050.160.2016 Wójta Gminy Zbrosławice z

Wykaz kont i zasady prowadzenia ewidencji podatków i opłat w

Usuwanie konta - Pomoc

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE FORMY WYPŁACANIA

Wybierz konto dla siebie

Regulamin systemu AASOC „Hosting dla podmiotów studenckich

Oswiadczenie przelew na konto