Zarządzenie Nr 10-2014 św. Ciotcza
Transkrypt
Zarządzenie Nr 10-2014 św. Ciotcza
Zarządzenie Nr 10/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014r w sprawie procedur kontroli finansowej oraz zasad rachunkowości w zakresie wykorzystania środków unijnych do umowy o przyznaniu pomocy Nr 00404-6930-UM0330535/13 w ramach działania 413”WdroŜenie Lokalnych Strategii Rozwoju” w zakresie operacji odpowiadających warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013. W ramach realizacji operacji ”Remont budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza” Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 649 z późn. zm. ) art. 53 i 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2010r. o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm. ) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państw, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz.U. Nr 128 poz. 861 ) w związku z podpisaniem umowy w ramach Programu ośi 4”Leader”: działanie 413 „ WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju: z zakresu małych projektów. Zarządzam co następuje: §1 Wprowadzam procedury kontroli finansowej stanowiącej zał. nr 1 do zarządzenia oraz zasady rachunkowości i plan kont w zakresie wykorzystania środków unijnych na realizację operacji: „Remont budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza” stanowiąca zał. nr 2 do zarządzenia . §2 Za prawidłowe przestrzeganie procedur i zasad o których mowa w § 1 zobowiązuję osoby na samodzielnych stanowiskach pracy wymienione w zał. nr 1. §3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr 10/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014 Zasady rachunkowości oraz Zakładowy Plan Kont dla budŜetu i Urzędu Gminy Abramów: 1. Ewidencja księgowa funduszy pomocniczych jest dokumentowana zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie o rachunkowości. 2. Wprowadzenie do ewidencji księgowej dodatkowych kont analitycznych nie wymienionych w załączniku, nie wymaga zmiany zarządzenia. 3. Ewidencja księgowa projektów pomocowych prowadzona jest następująco: a) ewidencja na kontach analitycznych jest prowadzona odrębnie dla kaŜdego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej b) konta analityczne wydatków wydzielone dla Projektu w ramach realizacji operacji „Remont elewacji świetlicy wiejskiej w m. Glinik”” zgodnie z umową Nr 015756930-UM0342987/13 będą oznaczone następująco: nr konta / 130/JG Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych dla Projektu „ Odnowa i Rozwój Wsi ” objętego PROW na lata 2007 – 2013 w ramach realizacji operacji ” Remont budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza” jest Urząd Gminy w Abramowie ul. 22 Lipca 2, 21-143 Abramów Ustalenia zasad (polityki) rachunkowości Projektu obowiązują odpowiednio do czasu realizacji Projektu. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w księgowym programie komputerowym. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest program FK firmy MikroBit Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zgodna z zasadami(polityką) rachunkowości przyjętymi przez Urząd Gminy Abramów Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 1/2010 z 04.01.2010r w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości. Ustala się następujące techniki dokumentowania zapisów księgowych: 1. Rokiem obrotowym jest okres roku budŜetowego, czyli rok kalendarzowy od l stycznia do 31 grudnia. 2. Okresem sprawozdawczym - rozliczeniowym jest kolejno : miesiąc, kwartał, półrocze i rok. 3. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. 4. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Zapisy zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych ujmuje się chronologicznie. Wydatki ponoszone w ramach projektu muszą być realizowane : - w sposób celowy i oszczędny, - umoŜliwiający terminową realizację zadań, - w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych 5. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów, ujmuje się w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego. I. Plan kont dla księgowań Projektu: 1. W ewidencji budŜetu: 901/ CI – Dochody Projekt 902/CI – Wydatki Projektu 2. Ewidencja w jednostce: 011/UE/29 - Środki trwałe 080/UE – Inwestycje ( j29) 130/JCD – Rachunek bieŜący jednostki budŜet – subkonto dochodów 130/JC – Rachunek bieŜący jednostki budŜet – subkonto wydatków 201/J – Rachunki z odbiorcami i dostawcami 800/J– Fundusz jednostki 810/J – Dotacje i środki budŜetu na inwestycje Zasady funkcjonowania kont w budŜecie gminy Konto 901CI „Dochody budŜetu: Konto 901/CI słuŜy do ewidencji osiągniętych dochodów budŜetu Na stronie Wn konta 901/CI ujmuje się przeniesienie w końcu roku osiągniętych dochodów na konto 961 Na stronie Ma ujmuje się dochody budŜetu związane z w/w Projektem Konto 902/CI„Wydatki BudŜetu” Konto 902 /CI słuŜy do ewidencji dokonanych wydatków budŜetu gminy związanych z prowadzonym remontem świetlicy w Ciotczy. W korespondencji z kontem 133/01 Na stronie Wn ujmuje się wydatki objęte planem finansowym urzędu związane z prowadzonym remontem świetlicy we wsi Ciotczy Na stronie Ma ujmuje się przeniesienie w końcu roku salda konta 902 na konto 961 Ewidencja szczegółowa do konta 902/CI umoŜliwia na bieŜąco ustalenie poszczególnych wydatków wg podziałek klasyfikacji budŜetowej. Zasady funkcjonowania kont w jednostce Urząd Gminy 011/JC – Środki trwałe - słuŜy do ewidencji zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych 080/UE Inwestycje – słuŜy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycyjnych na uzyskane efekty.( W jednostce UG konto dla inwestycji Remont budynku świetlicy wiejskiej w miejscowości Ciotcza” jest pod nr 080J/29 Na stronie Wn konta 080/UE – ujmuje się wszystkie koszty związane z prowadzoną inwestycją. Na stronie Ma konta 080/UE – ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych- po zakończeniu inwestycji uzyskane efekty przeksięgowuje się na konto 011. 130/JCD Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej – subkonto dochodów 130/JC Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej – subkonto wydatków W związku z tym, Ŝe dla budŜetu gminy i Urzędu jako jednostki jest prowadzony wspólny rachunek bankowy nie prowadzi się konta 223 (Rozliczenie wydatków budŜetowych) a zapisy na koncie 130 są powtórzeniem zapisów konta 133 w zakresie objętym Projektem. Konto 130/JC SłuŜy do ewidencji stanu środków budŜetowych oraz obrotów na rachunku bankowym urzędu z tytułu wydatków objętych planem finansowym dotyczących projektu remontu świetlicy we wsi Ciotcza Na stronie Wn (subkonto dochodów) księguje się wpływ środków – zgodnie z umową dotyczącą Projektu Na stronie Ma (subkonto wydatków) księguje zrealizowane wydatki budŜetowe dotyczące Projektu (remont świetlicy w Ciotczy) Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między urzędem a bankiem. Konto 201/J Rozrachunki z dostawcami – konto to słuŜy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych z tytułu dostaw i usług. Na str. Wn kota 201 ujmuje się w szczególności zapłatę zobowiązań z tytułu dostaw i usług Na str. Ma konta 201 ujmuje się w szczególności zobowiązania z tytułu dostaw i usług w korespondencji z kontem 080/UE. Konto 800/J fundusz jednostki – słuŜy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego oraz ich zmian. Na str. Wn konta 800 ujmuje się w szczególności: -przeksięgowanie w końcu roku salda konta 810 (Dotacje i środki na inwestycje) - przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130 Na str. Ma konta 800 ujmuje się w szczególności : - przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130 Konto 810/J Dotacje i środki budŜetu na inwestycje - słuŜy do ewidencji dotacji objętych planem finansowym wydatków urzędu dotyczące Projektu. Na str. Wn ujmuje się równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych objętych planem finansowym w korespondencji z kontem 800/J Na str. Ma ujmuje się równowartość środków budŜetowych wydatkowanych na sfinansowanie inwestycji objętych planem finansowym dotyczących Projektu. W korespondencji z kontem 800/J Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda. Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 10/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014 Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach działania „ Odnowa i Rozwój Wsi ” objętego PROW na lata 2007 – 2013 – zgodnie z umową Nr w ramach realizacji operacji” Remont budynku po szkole podstawowej z przeznaczeniem na świetlicę wiejską ” „w ramach Programu oś 4”Leader”działania 4.1 „ WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju ”. Środki Programu przekazywane są na rzecz beneficjenta ( Gminy Abramów ) w formie refundacji poniesionych kosztów kwalifikowanych zgodnie z warunkami umowy ( § 4 ). Obieg dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych: Dokumenty zewnętrzne wpływające do Urzędu za pośrednictwem Sekretariatu i dotyczące realizowanego projektu wpływają po dokonaniu dekretacji przez Wójta Gminy na stanowiska pracowników, którym zlecono realizację projektów. W pierwszej kolejności trafiają do pracownika, któremu zlecono nadzór nad realizacją całego projektu ( P. Halina Nakonieczna, P. Michał Rola ). Dokumenty dotyczące spraw finansowych po sprawdzeniu pod względem merytorycznym trafiają do Referatu Finansowego, który dokonuje sprawdzenia i kontroli dokumentów pod względem zgodności formalno – rachunkowej oraz zgodności z umową. 1. Zasada kontroli wstępnej, bieŜącej i następnej: Pracownicy odpowiedzialni za dokonywanie wydatków zobowiązani są do systematycznej kontroli realizowanych zadań i wydatków z nimi związanych objętych projektem. Kontrola ta prowadzona winna być pod kątem zabezpieczenia interesu Gminy, zasad legalności, celowości i gospodarności. W kaŜdym przypadku, gdy wydatek jest niecelowy bądź posiada znamiona niegospodarności lub ma być dokonany z pominięciem zasad legalności, pracownik odpowiedzialny za ten wydatek niezwłocznie zawiadamia o tym przełoŜonych. 2. Kontrola i autoryzowanie dokumentów: KaŜdy dokument księgowy powinien być zweryfikowany i sprawdzony przez osoby pod względem merytorycznym – Wójta Gminy, formalno – rachunkowym i kwalifikacji do wydatku strukturalnego – pracownicy referatu finansowego - Skarbnik Gminy , inspektor księgowości Ponadto kaŜdy dokument powinien być opisany w sposób umoŜliwiający rozliczenie realizowanego zadania zgodnie z zawartą umową z podziałem na źródła finansowania. Pracownik inspektor ds. inwestycji, planowania przestrzennego, zamówień publicznych – P. Halina Nakonieczna, Młodszy referent ds. pozyskiwania środków pomocowych i gospodarki komunalnej – P. Michał Rola dokonuje sprawdzenia i opisu dokumentów. Pod względem merytorycznym dokument podpisuje Wójt Gminy. Pod względem formalno – rachunkowym oraz zgodności z planem dokonuje pracownik referatu finansowo – księgowego ( Skarbnik lub Inspektor Księgowości ) oraz dokonuje klasyfikacji budŜetowej wydatku. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w ramach Projektu moŜe być: faktura VAT − faktura korygująca − rachunek − umowa zlecenie, umowa o dzieło wraz z rachunkiem ( dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno – prawnych ) − polecenie księgowania Sprawdzenie dochodu księgowego pod względem merytorycznym polega na ustaleniu rzetelności danych zawartych w dowodzie, a takŜe sprawdzeniu celowości, gospodarności i legalności operacji dokonanych w oparciu o dowód. Sprawdzenia dowodu przez złoŜenie podpisu na nim dokonuje osoba odpowiedzialna ( Wójt Gminy ) który potwierdza ten fakt umieszczając jednocześnie datę dokonania sprawdzenia. JeŜeli dowód księgowy zawiera błędy merytoryczne naleŜy zwrócić go do wymiany, uzupełnienia lub poprawienia. Sprawdzenie dowodu pod względem formalno – rachunkowym polega na stwierdzeniu, Ŝe został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie cechy prawidłowego dokumentu, a dane liczbowe w nim wykazane nie zawierają błędów arytmetycznych. Sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym dokonuje Skarbnik lub Inspektor Księgowości. Zatwierdzenia do zapłaty dokonuje Wójt Gminy. Po zatwierdzeniu dokumentu do zapłaty pracownik referatu finansowego dokonuje zapłaty. Za prawidłowe i terminowe sporządzenie raportów, sprawozdań oraz wniosków o płatność do Urzędu Marszałkowskiego odpowiedzialni są: Pan/i Halina Nakonieczna i Michał Rola. Potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem dokonuje Wójt Gminy Abramów. Archiwizacja dokumentów Wszystkie oryginały dokumentów związane z realizacją Projektu przechowywane będą w siedzibie Urzędu Gminy Abramów w odrębnym zbiorze w referacie finansowym do dnia upływu 7 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności ostatecznej, z wyłączeniem dokumentów, których oryginały znajdują się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego. Zbiór dokumentów będzie oznaczony nazwą jednostki tytułem Projektu i datą realizacji.