zasady funkcjonowania cbkd

ZASADY FUNKCJONOWANIA CENTRALNEJ BAZY
KWALIFIKOWANYCH DOSTAWCÓW KW S.A. (CBKD)
I.
Rejestracja podmiotu do Centralnej Bazy Kwalifikowanych Dostawców (CBKD).
1.
Rejestracja podmiotu do Centralnej Bazy Kwalifikowanych Dostawców (CBKD) realizowana
jest w trybie on-line. W tym celu Dostawca zobowiązany jest prawidłowo wypełnić
i przesłać elektronicznie formularz rejestracyjny dostępny na stronie internetowej CBKD
w Portalu Dostawcy KW S.A., a także dostarczyć (w formie papierowej) na adres:
Kompania Węglowa S.A., 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30, Centrum Logistyki
Materiałowej, z dopiskiem na kopercie "Centralna Baza Kwalifikowanych Dostawców
- REJESTRACJA", następujące dokumenty i oświadczenia:
1)
2.
wydrukowany formularz rejestracyjny, podpisany przez osoby upoważnione do
reprezentowania Dostawcy (funkcja wydruku formularza rejestracyjnego dostępna
jest w Portalu Dostawcy, bezpośrednio po jego zatwierdzeniu),
2) oryginał lub kopię poświadczoną przez Dostawcę za zgodność z oryginałem
aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do
rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionych nie
wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu rejestracji w CBKD1),
3) jeżeli Dostawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu o którym mowa w części I, ust. 1.,
pkt 2) składa dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce
zamieszkania, potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono
upadłości; termin określony w części I, ust. 1., pkt 2) stosuje się odpowiednio,
4) jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Dostawca ma siedzibę lub
miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w części I,
ust. 1., pkt 3) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed
notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem
samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby
lub kraju, w którym Dostawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania; termin
określony w części I, ust. 1., pkt 2) stosuje się odpowiednio,
5) oryginał oświadczenia Dostawcy podpisanego przez osoby upoważnione
do reprezentowania Dostawcy:
a) potwierdzającego brak zaległości w opłacaniu podatków lub oświadczenia,
że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty
zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu
podatkowego,
b) potwierdzającego brak zaległości w opłacaniu opłat oraz składek
na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub oświadczenia, że uzyskał
przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych
płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
c) o zobowiązaniu, w przypadku zaistnienia po terminie aktywacji konta w CBKD
sytuacji powodujących potrzebę zmiany danych zawartych w formularzu
rejestracyjnym lub przekazania aktualnych oświadczeń lub dokumentów, do ich
niezwłocznego przekazania na zasadach obowiązujących przy rejestracji.
Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na
język polski, poświadczonym przez Dostawcę. Wzór dokumentu zawierającego
oświadczenie, o których mowa w części I, ust. 1., pkt 5), dostępny jest na stronie
3.
4.
II.
Centralnej Bazy Kwalifikowanych Dostawców w Portalu Dostawcy KW S.A. pod nazwą
Oświadczenie - wzór nr 1.
Dostawca po spełnieniu wyżej wymienionych warunków podlega procesowi weryfikacji
w oparciu o złożone dokumenty w terminie do 5 dni roboczych od daty ich dostarczenia
do siedziby Zamawiającego, pod wskazany w ust. 1 adres. Po pozytywnej weryfikacji,
podmiot wnioskujący uzyskuje status Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. i jest
aktywowany przez Administratora CBKD.
Dostawca zakwalifikowany na powyższych zasadach do Centralnej Bazy Kwalifikowanych
Dostawców pozostaje aktywny przez 12 miesięcy od daty rejestracji. W przypadku
zaistnienia okoliczności powodujących dezaktualizację danych zawartych w formularzu
rejestracyjnym lub złożonych oświadczeń względnie dokumentów, Dostawca traci status
Kwalifikowanego Dostawcy. W celu jego przywrócenia, zobowiązany jest do dostarczenia
aktualnych oświadczeń i/lub dokumentów do siedziby Zamawiającego na zasadach
obowiązujących przy rejestracji.
Prolongata statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A.
1.
2.
3.
4.
Dostawcy zainteresowani dalszym udziałem w organizowanych przez Kompanię Węglową
S.A. procedurach zakupu materiałów, wyrobów oraz części zamiennych w trybie aukcji
internetowych spotowych, zobowiązani są do podjęcia działań w celu przedłużenia
ważności (prolongaty) statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. zgodnie z procedurą
opisaną poniżej w części II, ust. 2.
W celu prolongaty statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. w Centralnej Bazie
Kwalifikowanych Dostawców na okres kolejnych 12 m-cy, Dostawca zobowiązany jest
złożyć (w formie papierowej) na adres: Kompania Węglowa S.A., 40-039 Katowice,
ul. Powstańców 30, Centrum Logistyki Materiałowej, z dopiskiem na kopercie "Centralna
Baza Kwalifikowanych Dostawców - PROLONGATA", w terminie nie później niż 5 dni
roboczych przed upływem 12 m-cy od daty rejestracji w CBKD, odpowiednio:
1) aktualne dokumenty wymienione w części I, ust. 1, pkt. 2), 3), 4) i 5) niniejszych zasad
- w przypadku zaistnienia okoliczności powodujących dezaktualizację danych
zawartych w formularzu rejestracyjnym lub złożonych oświadczeniach względnie
dokumentach,
lub
2) oświadczenie, którego wzór jest dostępny na stronie Centralnej Bazy
Kwalifikowanych Dostawców w Portalu Dostawcy KW S.A. pod nazwą Oświadczenie wzór nr 2 - w przypadku braku okoliczności powodujących dezaktualizację danych
zawartych w formularzu rejestracyjnym lub złożonych oświadczeniach względnie
dokumentach.
Nie spełnienie warunku, o którym mowa w części II, ust. 1, spowoduje utratę statusu
Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A., a tym samym uniemożliwi udział w aukcjach
internetowych "spotowych". Ponowna aktywacja Dostawcy w CBKD jest możliwa po
spełnieniu wymagań określonych w części II, ust. 1 niniejszych zasad.
W procesie prolongaty statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. prowadzana jest
procedura automatycznej weryfikacji grup asortymentowych zapisanych przez Dostawcę
w Portalu Dostawcy KW S.A. (obszar obserwacji). W ramach ww. weryfikacji zostaną
usunięte grupy asortymentowe, w zakresie których Dostawca nie złożył oferty w aukcjach
spotowych, ogłoszonych i przeprowadzonych w okresie ostatnich 12 m-cy. Procedura nie
dotyczy grup asortymentowych dodanych w okresie ostatnich 3 m-cy przed upływem
terminu ważności statusu Kwalifikowanego Dostawcy.
5.
III.
Wykaz usuniętych grup asortymentowych, Dostawca otrzyma pocztą elektroniczną
w powiadomieniu wysyłanym automatycznie przez system informatyczny, informującym
o prolongacie ważności statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. Dostawca
zainteresowany obserwowaniem grup asortymentowych usuniętych w ramach procedury
opisanej w części II, ust. 4, powinien dodać ją ponownie do obszaru obserwacji po
zalogowaniu się na swoje konto w Portalu Dostawcy.
III. Zawieszenie w prawach Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A.
1. Dostawca niewywiązujący się z zobowiązań wynikających z udzielenia zamówienia w trybie
aukcji spotowej może utracić status Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A.
2. Za niewywiązywanie się ze zobowiązań, o których mowa w ust. 1 zamawiający uważa:
1) niedotrzymywanie terminu realizacji zamówień z winy Wykonawcy (ponad 10 dni
opóźnienia realizacji zamówień, łącznie w okresie dwóch miesięcy);
2) nieterminowe zaspokajanie uznanych przez Wykonawcę, roszczeń reklamacyjnych i
gwarancyjnych Zamawiającego (ponad 10 dni opóźnienia w zaspokojeniu roszczeń,
łącznie w okresie dwóch miesięcy).
3. Decyzję o zawieszeniu w prawach Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. podejmuje:
1) Dyrektor Centrum Logistyki Materiałowej wraz z drugim pełnomocnikiem Zarządu KW
S.A. - dla postępowań, których przedmiotem jest dostawa materiałów, wyrobów i części
zamiennych,
2) Dyrektor Biura Zamówień Publicznych i Przetargów wraz z drugim pełnomocnikiem
Zarządu KW S.A. - w pozostałych przypadkach.
4. Informacja o podjętej decyzji jest przekazywana Dostawcy w formie obrazu (np. skanu),
pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany w CBKD.
5. Dostawcy przysługuje prawo wniesienia pisemnego zażalenia na decyzję o zawieszeniu
w prawach Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. do Zarządu KW S.A. w terminie do 5 dni od
daty otrzymania decyzji, o której mowa w ust 3.
6. Przywrócenie statusu Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A. może nastąpić nie wcześniej niż po
upływie 6 m-cy od daty zawieszenia w prawach Kwalifikowanego Dostawcy KW S.A., na
pisemny wniosek Kontrahenta, po złożeniu stosownych dokumentów.
7. Dokumenty, o których mowa w ust. 6 oraz w zakresie tożsamym z zakresem dokumentów
określonym w części II, ust. 2 pkt 1) i 2) niniejszych "Zasad ...", należy dostarczyć (w formie
papierowej) na adres: Kompania Węglowa S.A., 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30,
Centrum Logistyki Materiałowej, z dopiskiem na kopercie "Centralna Baza Kwalifikowanych
Dostawców - PRZYWRÓCENIE STATUSU KWALIFIKOWANEGO DOSTAWCY KW S.A."
1)
Pod pojęciem daty rejestracji należy rozumieć datę zatwierdzenia i przekazania drogą
elektroniczną formularza rejestracyjnego w Portalu Dostawcy.