Informacja z kontroli w Zarządzie Głównym Stowarzyszenia Pisarzy

BIURO KONTROLI
BK – 092 – 4/05
Informacja
z kontroli w Zarządzie Głównym Stowarzyszenia Pisarzy Polskich w Warszawie
00 –079 Warszawa, ul. Krakowskie Przedmieście 87/89
1.Kontrola została przeprowadzona przez pracownika Biura Kontroli Ministerstwa Kultury
w dniach od 24 stycznia do 9 lutego 2005 roku.
2. Celem kontroli było sprawdzenie wykorzystania dotacji na zadania zlecone w zakresie :
a) sesje literackie, wieczory autorskie, nagrody literackie,
b) „orient a kultura dawnej Polski”- wystawa.
3. W toku kontroli ustalono :
W dniu 01.04.2004 roku Stowarzyszenie przekazało do Departamentu Sztuki Promocji
Twórczości Rozliczenie finansowe kosztów obsługi zadania zleconego - Wieczorki autorskie,
sesje literackie, nagrody. Za pismem DSiPT- V/info.rozl./124/1946,2172/Śr.S/04 z dnia 11
maja 2004 r. Departament Sztuki i Promocji Twórczości poinformował Stowarzyszenie,
iż
nie
uznał
przedłożonego
przez
Stowarzyszenie
rozliczenia
do
umowy
nr 124/1946,2172/DSPT/Śr.s/526 z dnia 24 listopada 2003 r. ponieważ Stowarzyszenie nie
przedstawiło rozliczenia zadania „Orient a kultura dawnej Polski”. Ponadto przy datach
i numerach umów nie były wskazane daty oraz numery wystawionych do nich rachunków.
W pozycji 3b zał. Nr 3 str. 1 wykazano wynagrodzenia wypłacone na podstawie umowy
o dzieło/zlecenie za oprawę plastyczną. Przy poszczególnych kosztach krajowych podróży
służbowych nie przedstawiono dat i numerów rachunków ( delegacji, poleceń wyjazdu) oraz
nr pozycji w ewidencji finansowo – księgowej.
W dniu 24 maja 2004 roku Stowarzyszenie poinformowało Departament Sztuki i Promocji
Twórczości Ministerstwa Kultury w piśmie L.dz. z dnia 24 maja 2004 roku, iż koszty podróży
służbowych zostały rozliczone zgodnie z rozp. Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19 grudnia 2002 r oraz, iż w pozycji 3b zał. Nr 3 str. 1 wystąpił błąd w przepisywaniu –
zamiast oprawa plastyczna powinno być obsługa techniczna. Ponadto Stowarzyszenie
przekazało poprawioną dokumentację rozliczeniową „Wieczorki autorskie, sesje literackie,
nagrody oraz rozliczenie finansowe kosztów zadania zleconego „Orient a kultura dawnej
Polski” w Jordanii. Pismem z dnia
2 czerwca 2003 roku Departament poinformował
Stowarzyszenie, iż nie może uznać rozliczenia zadania zleconego „Orient a kultura dawnej
Polski” – z analizy przedstawionego rozliczenia wynikało, iż Stowarzyszenie nie rozliczyło
się zgodnie z zakresem rzeczowo- finansowym umowy, a powstałe przesunięcia między
pozycjami kosztów wymagały sporządzenia aneksu (zgodnie z paragrafem 15 umowy ).
Ponadto Departament poinformował Stowarzyszenie o konieczności uszczegółowienia
pozycji
kosztów
rozliczanych
z
Ministerstwem
oraz
zobowiązał
Stowarzyszenie
do wskazywania przy każdej umowie datę i numer oraz datę i numer wystawionego do niej
rachunku. W dniu 8 czerwca 2004 roku Stowarzyszenie przedłożyło do Departamentu
poprawioną dokumentację rozliczeniową zadania – „Orient a kultura dawnej Polski”. Ponadto
za pismem z dnia 17 czerwca 2004 roku Stowarzyszenie zwróciło się z prośbą o uznanie
faktury za wykonanie plansz. Pismem z dnia 30 lipca 2004 roku, Departament poinformował
Stowarzyszenie o uwagach do zadania „Orient a kultura dawnej Polski” oraz do zadania
„Sesje literackie, wieczory autorskie, nagrody literackie. Za pismem z dnia 13 sierpnia 2004
roku Stowarzyszenie przekazało do Departamentu Ministerstwa Kultury dokumentację
rozliczeniową i brakujące dokumenty. Za pismem z dnia 28 września 2004 roku Departament
poinformował Stowarzyszenie, iż nie może rozliczyć zadania „Sesje literackie, wieczory
autorskie, nagrody literackie” ponieważ przedstawione sprawozdanie nie było zgodne
z zakresem rzeczowo – finansowym umowy. Przedstawione do rozliczenia koszty poniesione
przez Oddział Łódzki Stowarzyszenia nie były objęte zakresem ww. zadania. W dniu 27
października 2004 roku ZG Stowarzyszenia zwrócił się pismem z prośbą o zatwierdzenie
rozliczenia zadań „Sesje literackie, wieczory autorskie, nagrody literackie”. W odpowiedzi
Departament Sztuki i Promocji Twórczości, w którego gestii leży rozliczenie dotacji
Stowarzyszenia nie przyjął przedstawionego sprawozdania z realizacji zadania „Sesje
literackie, wieczory autorskie, nagrody literackie” ponieważ nie było ono zgodne z zakresem
rzeczowo – finansowym umowy. W związku z zaistniałym stanem faktycznym departament
zobowiązał Stowarzyszenie do przedstawienia poprawnego rozliczenia, które otrzymał.
W dniu 5 listopada 2004 roku Departament poinformował Prezesa ZG Stowarzyszenia,
iż Minister Kultury zaakceptował rozliczenie dotacji, przyznanej na realizację zadania „Sesje
literackie, wieczory autorskie, nagrody literackie”, obejmujące koszty wydatkowane
na organizacje całego konkursu im. Jacka Bierezina.
2
4. Po zakończeniu kontroli Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Kultury skierował do Prezesa
Zarządu Głównego Stowarzyszenia Pisarzy Polskich w Warszawie pismo w którym zwrócił
się
o podjęcie
w przyszłości stosownych działań
zmierzających do prawidłowego
stosowania i przestrzegania procedury regulującej proces sfinansowania lub dofinansowania
zadań zleconych poprzez :
1. Prawidłowe wypełnianie wniosków o sfinansowanie lub dofinansowanie zadania
zleconego,
2. Bezwzględne
przestrzeganie
warunków
umów
dotyczących
finansowania
lub dofinansowania zadań z zakresu kultury ze środków pochodzących z dopłat
do stawek w grach stanowiących monopol państwa,
3. Precyzyjne i szczegółowe przygotowywanie rozliczeń finansowych zadań zleconych.
Informacja została zaakceptowana przez Dyrektora Biura Kontroli
3