Zarządzenie Nr R-15/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4

Zarządzenie Nr R-15/2016
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2016 r.
w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania
oraz zasad uczestnictwa w konferencjach, sympozjach i seminariach
Na podstawie § 39 ust. 1 Statutu Politechniki Lubelskiej z a r z ą d z a m,
co następuje:
§ 1.
1. Konferencje naukowe, sympozja, seminaria, zwane w dalszej części
Zarządzenia „konferencjami”, są organizowane w Politechnice Lubelskiej przez
poszczególne jednostki Uczelni – samodzielnie, wspólnie z innymi
jednostkami lub z udziałem podmiotów spoza Uczelni.
2. Kierownik jednostki organizującej konferencję, po uzyskaniu zgody prorektora
ds. nauki na jej organizację, powołuje komitet organizacyjny. Może być
również powołany komitet naukowy oraz patronat honorowy.
3. Do zadań komitetu organizacyjnego konferencji należy merytoryczne,
finansowe i organizacyjne przygotowanie konferencji, a w szczególności:
1) w terminie co najmniej 3 miesięcy przed datą rozpoczęcia konferencji,
złożenie do Kwestury wniosku o otwarcie subkonta i preliminarza
(kosztorysu) konferencji zatwierdzonego przez kierownika jednostki
inicjującej konferencję;
2) przygotowanie materiałów konferencyjnych, programów, zaproszeń,
druków itp.;
3) wyznaczenie terminu dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa
w konferencji co najmniej 1,5 miesiąca przed planowanym terminem
konferencji;
4) rozliczenie finansowe konferencji w terminie jednego miesiąca od dnia
zakończenia konferencji;
5) gromadzenie i przechowywanie zamówionych dzieł;
6) dokumentowanie wszystkich wydatków zaplanowanych w budżecie
konferencji;
7) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji
z obowiązującą w Uczelni instrukcją archiwalną.
konferencji
zgodnie
4. Kierownik jednostki organizującej konferencję składa prorektorowi ds. nauki
informację o organizowanej konferencji najpóźniej 30 dni przed jej
rozpoczęciem. Informacja winna zawierać następujące dokumenty:
1) informację o organizowanej konferencji – według wzoru stanowiącego
Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia;
2) preliminarz budżetowy organizowanej konferencji – według wzoru
stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia;
3) program konferencji lub link do strony, gdzie program został
zamieszczony.
5. Środki na sfinansowanie konferencji winny być zabezpieczone przez
organizatorów. Mogą je stanowić:
1) wpłaty uczestników konferencji;
2) środki współorganizatorów;
3) dotacja MNiSW;
4) środki programów międzynarodowych;
5) środki od sponsorów;
6) środki własne jednostki lub jednostek organizacyjnych do wysokości 30%
ogółu kosztów (większy udział wymaga zgody rektora);
7) inne środki.
6. Planowane w preliminarzu konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej
organizacji. Dodatni wynik finansowy na subkoncie (nadwyżka) stanowi
fundusz jednostki organizacyjnej. W przypadku konferencji cyklicznych
nadwyżka może pozostać na jej subkoncie.
7. W przypadku kiedy jednostka organizująca konferencję korzysta
z dofinansowania w formie darowizny finansowej lub dotacji, do preliminarza
należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki. Zabronione jest
finansowanie kosztów pobytu zewnętrznych uczestników (wyżywienie,
zakwaterowanie, koszty podróży) ze środków finansowych pochodzących
z działalności statutowej.
8. Jednostka organizująca konferencję zobowiązana jest do wystawienia faktury
VAT w terminie 7 dni od daty wpływu opłaty konferencyjnej na konto
Uczelni. Kopię faktury należy niezwłocznie dostarczyć do Kwestury Uczelni
celem ujęcia w comiesięcznych deklaracjach VAT, które są przekazywane do
Urzędu Skarbowego.
9. Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem
bankowym na rachunek bankowy Politechniki Lubelskiej z dopiskiem:
Tytuł/Hasło konferencji, imię i nazwisko uczestnika.
10. Jednostki organizujące konferencje obowiązane są stosować procedury
wymagane ustawą Prawo zamówień publicznych oraz przestrzegać
wewnętrznych aktów obowiązujących w Uczelni.
11. Jednostka organizująca konferencję winna, w terminie do 30 dni po
zakończeniu konferencji, złożyć prorektorowi ds. nauki sprawozdanie
merytoryczne i finansowe z organizowanej konferencji (wzory formularzy
stanowią Załączniki 3 i 4 do niniejszego Zarządzenia).
§ 2.
1. Warunkiem ubiegania się pracownika Politechniki Lubelskiej o dokonanie
opłaty za uczestnictwo w konferencjach jest potwierdzenie przyjęcia referatu,
posteru bądź uczestnictwo w komitecie naukowym lub organizacyjnym.
2. Jeden referat upoważnia do uczestnictwa tylko jednej osoby.
3. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się uczestnictwo dwóch osób
(np. asystent i opiekun naukowy). Wymagana jest wówczas zgoda dziekana,
prodziekana lub rektora, prorektora ds. nauki.
4. W przypadku gdy organizatorem konferencji jest instytut/katedra, możliwy
jest udział w konferencji osób zatrudnionych w tej jednostce bez zgłoszonego
referatu.
5. Finansowanie
uczestnictwa
pracowników
Politechniki
Lubelskiej
w konferencjach winno być realizowane z:
1) działalności statutowej;
2) narzutów;
3) projektów zgodnie z budżetem projektu;
4) kosztów wydziałowych;
5) prac zleconych przez podmioty gospodarcze lub osoby fizyczne.
§ 3.
Nadzór i odpowiedzialność za zgodne z niniejszym Zarządzeniem
i obowiązującymi przepisami prawa organizowanie, finansowanie i rozliczanie
konferencji naukowych powierzam kierownikom jednostek organizujących
konferencje.
§ 4.
Traci moc Zarządzenie Nr R-24/2011 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia
18 kwietnia 2011 r. w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz
zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach.
§ 5.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr R-15/2016
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2016 r.
INFORMACJA
o organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum
1. Tytuł (temat) konferencji/seminarium/sympozjum:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
2. Planowany termin (czas trwania) i miejsce:
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3. Jednostka organizacyjna (główny organizator):
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
współorganizatorzy:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
4. Przewodniczący Komitetu organizacyjnego:
........................................................................................................................................................
5. Komitet naukowy:
........................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
6. Cel konferencji/seminarium/sympozjum:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
7. Rodzaj konferencji/seminarium/sympozjum (krajowy, ogólnopolski, uczelniany,
międzynarodowy):
........................................................................................................................................................
8. Charakter konferencji/seminarium/sympozjum: cykliczny/jednorazowy:
........................................................................................................................................................
9. Przewidywana liczba uczestników – ogółem: ......................................................................,
w tym zagranicznych: ...............................................................................................................
10. Przewidywana liczba referatów krajowych: ....................../zagranicznych: ......................
...........................................................
kierownik jednostki organizacyjnej
* - niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr R-15/2016
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2016 r.
PRELIMINARZ BUDŻETOWY
organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum
1. Planowane źródła finansowania:
1) wpłaty uczestników
……………………………. zł
2) środki współorganizatorów
……………………………. zł
3) dotacja MNiSW
……………………………. zł
4) środki z programów międzynarodowych ……………………………. zł
5) środki od sponsorów
……………………………. zł
6) środki własne
……………………………. zł
7) inne środki
……………………………. zł
Razem: ……………………………. zł
2. Zestawienie planowanych kosztów konferencji/seminarium/sympozjum:
1) zakwaterowanie i wyżywienie uczestników
……………………………. zł
2) druk materiałów konferencyjnych
……………………………. zł
3) koszty organizacyjne (np. wynajęcie sali, sekretariat, druk i wysyłka komunikatów)
……………………………. zł
4) transport, obsługa, wynajem urządzeń, aparatury
……………………………. zł
5) honoraria (recenzje, tłumaczenia tekstów, wykonanie streszczeń itp.)
……………………………. zł
6) inne udokumentowane koszty
……………………………. zł
……………………….................................................………………………………
Razem:
3. Nadwyżka/niedobór *
…………………………… zł
…………………………… zł
........................................................
kierownik jednostki organizacyjnej
* - niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3
do Zarządzenia Nr R-15/2016
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2016 r.
SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE
z organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum
1. Tytuł (temat) konferencji/seminarium/sympozjum:
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
2. Miejsce i czas trwania konferencji/seminarium/sympozjum:
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3. Jednostka organizacyjna (główny organizator):
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
współorganizatorzy:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
4. Komitet organizacyjny:
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Dane do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on
5. Liczba uczestników: ......................, w tym zagranicznych: ..............................
6. Liczba uczestników prezentujących referaty: .......................................................................
7. Liczba uczestników prezentujących referaty, reprezentujących zagraniczne ośrodki
naukowe: ....................................................................................................................................
8. Procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków
naukowych: .................................................................................................................................
9. Liczba jednostek naukowych, których przedstawiciele brali udział w konferencji/
seminarium/sympozjum:
.......................................................................................................................................................
10. Główne
ustalenia, wnioski: ..............................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
..........................................................................
przewodniczący Komitetu organizacyjnego
Załączniki:
1. Program konferencji/seminarium/sympozjum
2. Materiały konferencyjne, 1 egz.
....................................................
kierownik jednostki organizacyjnej
Załącznik nr 4
do Zarządzenia Nr R-15/2016
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2016 r.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE
z organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum
1. Źródła finansowania:
1) wpłaty uczestników
2) środki współorganizatorów
3) dotacja MNiSW
4) środki z programów międzynarodowych
5) środki od sponsorów
6) środki własne
7) inne środki
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………. zł
Razem:
……………………………. zł
2. Poniesione koszty:
1) zakwaterowanie i wyżywienie uczestników
……………………………. zł
2) druk materiałów konferencyjnych
……………………………. zł
3) koszty organizacyjne (np. wynajęcie sali, sekretariat, druk i wysyłka komunikatów)
……………………………. zł
4) transport, obsługa, wynajem urządzeń, aparatury
……………………………. zł
5) honoraria (recenzje, tłumaczenia tekstów, wykonanie streszczeń itp.)
……………………………. zł
6) inne udokumentowane koszty
……………………………. zł
Razem:
3. Nadwyżka/niedobór *
...........…………………….…
pracownik Kwestury
* - niepotrzebne skreślić
……………………………. zł
……………………………. zł
……………………………………………
kierownik jednostki organizacyjnej