Tabela przestawna

Informacja jest to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy
i zdarzenia zachodzące w otoczeniu. Informacja w pracy biurowej powinna być:
jasna, zwięzła i wyczerpująca,
dokładna i rzetelna,
kompletna,
dostarczona szybko i terminowo,
sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.
Kryteria podziału informacji:
1.
2.
3.
4.
Ze względu na sposób pozyskania:
a)
pierwotne niepodlegające rejestracji,
b)
pierwotne rejestrowane,
c)
zbiorcze.
ze względu na formę:
a)
pisemne,
b)
ustne,
c)
telefoniczne,
d)
elektroniczne.
ze względu na sposób przekazania:
a)
pośrednie,
b)
bezpośrednie.
ze względu na sformalizowanie:
a)
formalne,
b)
pół-formalne,
c)
nieformalne.
Przykład Załatwianie korespondencji:
a) przyjmowanie informacji przychodzących z zewnątrz – pracownicy biurowi
codziennie przyjmują informację w postaci pism przychodzących pocztą,
telefaksem, pocztą elektroniczną,
b) rozdzielanie i obieg informacji wewnątrz jednostki organizacyjnej – po
rozdzieleniu, otrzymane pisma kierowane są do komórek organizacyjnych,
a w nich do poszczególnych pracowników,
c) ewidencjonowanie, opracowywanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji
kierownictwu – otrzymane pisma rejestrowane są w dzienniku podawczym w
kancelarii, a następnie w dziennikach podawczych komórek organizacyjnych.
Przekazane pisma pracownikom podlegają przez nich obróbce tj. przetwarzają
je w projekty decyzji, które muszą być przedstawione do aprobaty przez
kierownictwo,
d) gromadzenie informacji – otrzymane pisma i kopie pism wysłanych gromadzone
są w teczkach, skoroszytach, segregatorach i przechowywane u pracowników
lub w zakładowym archiwum,
e) wysyłanie informacji na zewnątrz – projekty decyzji po akceptacji przez
kierowników komórek organizacyjnych formułowane są w pisma, które wysyłane
są na zewnątrz.
Informacja w procesie decyzyjnym
Podejmowanie
decyzji
wariantów
na
podstawie
i agregacji informacji:
•
•
to dokonywanie wyboru jednego spośród wielu
otrzymanych
informacji,
stąd
potrzeba
selekcji
selekcja informacji polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji
i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych,
agregacja informacji polega na łączeniu informacji pojedynczych w
informacje zbiorcze.
Proces decyzyjny
2. Decyzja
3. Polecenie
5. Kontrola
4. Działanie
1. Informacja
Zasady obiegu pism
Obieg pisma to jest droga od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do
momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z obiegiem
pism wykonują pracownicy róŜnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są
punktami zatrzymania.
Typowe punkty zatrzymania:
✔
✔
✔
✔
✔
✔
kancelaria ogólna,
sekretariat,
szef jednostki organizacyjnej,
kierownik komórki organizacyjnej,
pracownik załatwiający sprawę,
aprobant.
Informacja w procesie decyzyjnym
Kierownik
pionowo w dół np.
polecenia, instrukcje,
wytyczne
pionowo w górę np.
sprawozdania,
raporty, notatki
Wykonawca
na tym samym poziomie
Wykonawca
Czynności związane z obiegiem pism dzielimy na trzy fazy:
✔ przyjmowanie pism,
✔ rozdzielanie i rozpatrywanie pism,
✔ wysyłanie pism.
Elementy racjonalnego obiegu pism:
✔
✔
✔
✔
liczba punktów zatrzymania powinna być jak najmniejsza i ograniczona do niezbędnych,
droga obiegu pisma jak najkrótsza,
pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko raz,
czas wykonywania czynności manipulacyjnych skrócony dzięki korzystaniu ze środków
technicznych,
✔ pracownicy o wysokich kwalifikacjach,
✔ właściwy podział zadań i obowiązków.