Sprawozdanie z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Wydziału

XI WW 4191-18/12
S p r a w o z d a n i e
z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego
w Jastrzębiu Zdroju, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości sądowej Ewę
Kanczok w dniach 18-20, 23-24, 26, 30-31 lipca 2012r., zakończonej w dniach 28-29 sierpnia
2012r. – zgodnie z delegacją Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach: nr 1530-553/12 z dnia
13 lipca 2012r.
Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2012, w oparciu
o przepisy § 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r.
w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187
z 2002r. poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie lipca 2009r. do lipca
2012r. (w zakresie ruchu spraw okres od 1 stycznia 2009r. do 30 czerwca 2012r.), w szczególności
zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w:
•
zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) – zwanym dalej
„zarządzeniem M.S.”,
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) – zwanym dalej
„regulaminem sądowym ”,
•
ustawie o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 162 z 1998 poz.1125 z późn.
zm.).
Zakres czasowy i tematyczny kontroli
1. Sprawy organizacyjne, obsada sekretariatu
2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od 1.01.2009r. do 30.06.2012r. oraz
w rozbiciu na poszczególne repertoria/wykazy; średnie obciążenie pracowników
3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale – stan i sposób ich prowadzenia (tradycyjne oraz
prowadzone w systemie informatycznym)
4. Sposób wykonywania czynności sekretarskich oraz prowadzenia akt sądowych
5. Terminowość wykonywania czynności sekretarskich
6. Podsumowanie wyników kontroli
1
Podsumowanie wyników kontroli
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu – mimo stwierdzonych
uchybień – można ocenić pozytywnie. Zastosowano się do większości zaleceń zawartych
w sprawozdaniu z poprzedniej kontroli funkcjonowania sekretariatu (przeprowadzonej w lipcu
2009r.), dotyczących w szczególności usunięcia nieprawidłowości przy prowadzeniu urządzeń
ewidencyjnych jak i w zakresie prowadzenia akt sądowych.
W sprawozdaniu tym zwracano również uwagę na konieczność podjęcia bezzwłocznych działań
zmierzających do usprawnienia pracy sekretariatu i wyeliminowania stwierdzonych opóźnień –
zwłaszcza w zakresie przesyłania odpisów nakazu zapłaty (również zaopatrzonych w klauzule
wykonalności) jak i postanowień w przedmiocie nadania klauzuli wykonalności bankowym tytułom
egzekucyjnym, jak również sugerowano wprowadzenie zmian w zakresach czynności
pracowników, które miały doprowadzić do równomiernego rozłożenia obowiązków wynikających
ze zwiększonego wpływu na wszystkich pracowników. Od sierpnia 2009 został w sekretariacie
zatrudniony dodatkowy pracownik, któremu powierzono załatwianie spraw dotyczących nadania
klauzuli bankowym tytułom egzekucyjnym. Z uwagi jednak na przejęcie od 1 stycznia 2010 przez
wydział cywilny spraw należących dotychczas do właściwości wydziału grodzkiego, wpływ spraw
„Nc” wzrósł na tyle, iż niemożliwym było wykonywanie wszystkich zarządzeń w tych sprawach
przez jedną osobę. Trzeba również pamiętać, że oprócz zwiększonego wpływu, zachodziła
konieczność podjęcia różnych czynności w setkach już statystycznie zakończonych spraw
przejętych ze zniesionego wydziału grodzkiego. Czynności te nie znajdują żadnego
odzwierciedlenia w statystykach dotyczących pracy wydziału cywilnego. Opóźnienia
w wykonywaniu w/w czynności na przestrzeni roku 2010 stawały się coraz większe (również
z uwagi na wielomiesięczne zwolnienia lekarskie pracowników sekretariatu), przy ciągle rosnącym
wpływie tych spraw pod koniec roku zaległość dotyczyła już kilku tysięcy spraw. Mimo
wielokrotnie i często zmienianych zakresów czynności, sprawdzania w celu znalezienia
optymalnych dla sekretariatu rozwiązań różnych możliwości podziału prac, pod koniec 2010 roku
było już wiadomym, iż przy ówczesnej obsadzie sekretariatu nie jest realnym bieżące
wykonywanie wszystkich czynności należących do zadań sekretariatu i usunięcie występującej
zaległości .
W kwietniu 2011r. przeprowadzona została na polecenie Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach
kompleksowa kontrola sekretariatów wszystkich wydziałów merytorycznych Sądu Rejonowego w
Jastrzębiu Zdroju mająca na celu ocenę organizacji pracy jak i obciążenia czynnościami
pracowników w poszczególnych sekretariatach. Kontrola ta jednoznacznie potwierdziła, iż
pracownicy sekretariatu I Wydziału Cywilnego są bardzo mocno obciążeni obowiązkami
służbowymi i że jest to jedyny wydział, w którym występują tak znaczne zaległości w wykonywaniu
zarządzeń (dotyczące wówczas kilku tysięcy spraw). Większość tych zaległości nie była w zasadzie
do zaobserwowania na podstawie danych widniejących w sprawozdaniach statystycznych. Sprawy
w których występowały bowiem największe zaległości, to sprawy które statystycznie były
załatwione (wykreślone w repertoriach). Więcej czynności w tych sprawach było jednakże do
zrobienia dopiero po zakreśleniu ich w repertoriach (dot. spraw „Nc” w których wydano nakazy
zapłaty, oraz spraw „Co” o symbolu 104 i 104b). Z uwagi na podejmowane przez pracowników
próby niwelowania zaległości w tych kategoriach zarządzeń, zaczęły również występować
opóźnienia przy wykonywaniu innych czynności.
2
W celu zniwelowania powstałych zaległości, do pracy na tym odcinku zatrudniono z końcem
2010r. dodatkowo 2 osoby na ułamkowe części etatu (łącznie 0,75 etatu). Zatrudnione zostały
również
osoby
na
umowę
zlecenia
–
na
określony
okres
czasu.
Zatrudnienie powyższych osób powodowało co prawda zmniejszanie się zaległości na tych
odcinkach, następowało to jednak w bardzo wolnym tempie i był to proces trwający wiele
miesięcy.
Dopiero po kontroli z kwietnia 2011 roku wprowadzono udogodnienia techniczne ułatwiające
w znaczny sposób pracę osób zatrudnionych w sekretariacie: przydzielono do dyspozycji wydziału
drugie urządzenie kserujące, pozyskano wagę do ważenia korespondencji – przeznaczoną
wyłącznie do dyspozycji Wydziału Cywilnego, zaopatrzono pracownika sekretariatu
sporządzającego listę nadawanych przez wydział przesyłek w czytnik umożliwiający poprzez
zczytanie kodu zamieszczonego na przesyłce (który jest przez stosowany w wydziale system
informatyczny drukowany na przesyłce) automatyczne zamieszczanie na przedmiotowej liście
informacji odnośnie sygnatury akt jak i adresata przesyłki (we wcześniejszym okresie dane te
bowiem trzeba było każdorazowo wpisywać ręcznie lub przy użyciu klawiatury komputera).
Znacznie pracę sekretariatu uprościło również wyposażenie sekretariatu w 2 drukarki
umożliwiające drukowanie obwolut akt. Zwłaszcza w sprawach „Co” i „Nc”, gdzie rejestruje się
dziennie całe serie wpływających wniosków czy pozwów rozwiązanie to przyniosło najbardziej
wymierne oszczędności czasu.
Również zainstalowanie jednolitego oprogramowania na wszystkich będących w dyspozycji
sekretariatu komputerach jak i stworzenie połączeń sieciowych sekretariatu z salami rozpraw,
z osobami orzekającymi, z Biurem Podawczym oraz Punktem Obsługi Interesanta znacznie
przyśpieszyło i ułatwiło pracownikom wykonywanie powierzonych zadań.
Na przestrzeni marca – czerwca 2011 roku wydane zostały przez Prezesa Sądu Zarządzenia
umożliwiające Wydziałowi zaniechanie dwutorowego prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
i prowadzenie ich jedynie w wersji elektronicznej.
Pod koniec roku 2011r. zwiększono obsadę sekretariatu. Ponadto w okresie od listopada 2011 do
marca 2012 (kiedy to w sekretariacie nie pracowały już żadne osoby zatrudnione na podstawie
umowy zlecenia, czy też stażyści z PUP) określone czynności na rzecz sekretariatu I Wydziału
Cywilnego wykonywali na Zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju (Nr Adm.
0181/31/11 oraz Adm. 0181/32/11 z dnia 2 listopada 2011r.) pracownicy sądu zatrudnieni
w innych wydziałach.
Wszystkie wyżej wymienione posunięcia jak również wytężona praca wszystkich
pracowników Wydziału I Cywilnego, przyczyniły się do zniwelowania występującej zaległości.
Aktualnie (na dzień zakończenia kontroli) zarządzenia we wszystkich kategoriach rozpoznawanych
przez Wydział spraw, wykonywane były na bieżąco.
Nie mniej należy zastanowić się nad dalszymi, innymi jeszcze rozwiązaniami, które usprawniłyby
funkcjonowanie sekretariatu, zapobiegłyby powstawaniu w przyszłości zaległości na jakimkolwiek
odcinku pracy sekretariatu. Niewątpliwie jednym z takich rozwiązań jest wyposażenie sekretariatu
w komputer z dostępem do internetu – co przy znacznej ilości rozpoznawanych przez Wydział
spraw przekazanych z e-sądu, pozwoliłoby na zaoszczędzenie czasu przeznaczonego obecnie na
przechodzenie do wydziału gdzie taki komputer jest, ustalanie czy w danej chwili można z niego
3
skorzystać. Z pewnością wymierne i odczuwalne oszczędności czasu przyniosłoby również
sporządzanie wszystkich orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych bezpośrednio
w systemie informatycznym.
W trakcie przeprowadzanej kontroli oprócz opóźnień w wykonywaniu czynności
sekretarskich stwierdzono jednakże również pewne uchybienia i niedokładności dotyczące
zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych jak i wykonywania czynności
sekretarskich. Szczegółowo opisane zostały one w poszczególnych częściach protokołu.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
•
obowiązek stosowania w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru
w pełnym zakresie przepisów Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach
Nr Adm. 0181-42/12 z dnia 10 maja 2012r. w sprawie wprowadzenia instrukcji
kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i jednostkach podległych,
•
konieczność rzetelniejszego prowadzenia wykazu akt postępowania egzekucyjnego
komorników sądowych pozostających w dyspozycji wydziału – poprzez rejestrowanie
w wykazie tym wszystkich wpływających akt komorniczych (bez względu na siedzibę
Kancelarii Komorniczej),
•
konieczność rzetelniejszego prowadzenia kontrolki nieprawomocnych grzywien – poprzez
bezzwłoczne rejestrowanie w niej wszystkich nałożonych grzywien jak również regularną
kontrolę pozycji niezakreślonych,
•
obowiązek prowadzenia kontrolki „Wab” przy stosowaniu w pełnym zakresie właściwych
przepisów zarządzenia M.S. (§ 123) jak również dokonywanie wpisów w tym urządzeniu
niezwłocznie po zaistnieniu podstaw do ich zamieszczenia.
Zobowiązano kierownika sekretariatu do usunięcia wszystkich stwierdzonych w zakresie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych nieprawidłowości i ich wyeliminowania na przyszłość.
Odnośnie systemu informatycznego „Sawa” Spółki „Currenda”, z którego
korzysta wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników
sekretariatu i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle
wykazuje on jeszcze wiele nieprawidłowości. Błędy te występują nadal mimo instalowania
dostępnych aktualizacji. Występujące błędy często leżą po stronie samego systemu, na przykład ze
złej konstrukcji urządzeń w systemie, z nieprawidłowego pobierania i przetwarzania
wprowadzonych danych.
Zwrócono uwagę, iż skoro stosowany system informatyczny zastępuje tradycyjne urządzenia
ewidencyjne, nie wolno zapominać o podstawowych (wynikających z treści przepisu § 51 ust. 3
zarządzenia M.S.) zadaniach urządzeń ewidencyjnych: służą one do rejestrowania czynności sądu,
kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę
oznaczenia, układu i przechowywania akt. Mają również odzwierciedlać tok postępowania, na
podstawie zapisów w nich czynionych musi być możliwe ustalenie bez potrzeby sięgania do akt,
w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa i co jest przyczyną nieukończenia postępowania.
4
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego
nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r, w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów
sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Jedynie w przypadku, gdy system
informatyczny nie daje możliwości sprostowania wymogom konkretnego przepisu w/w aktu
prawnego (np. nakazującego odnotowanie uzupełniającej informacji na marginesie urządzenia
ewidencyjnego, uczynienie adnotacji czerwonym kolorem) należy wymagane dane wprowadzić do
zakładki „Uwagi” – chyba, że system stworzył możliwość zamieszczenia danej informacji
w specjalnie do tego celu stworzonym elemencie wyboru na stronie danej sprawy.
Jeżeli mimo dokładnego zapoznania się z instrukcjami użytkownika odnośnie funkcjonowania
systemu dostarczonymi przez Spółkę „Currenda” i jednoznacznego stwierdzenia, że przyczyną
występujących w funkcjonowaniu systemu nieprawidłowości nie jest błędne wprowadzanie
danych do systemu jak również w sytuacji, gdy brak jest możliwości uzyskania prawidłowego
wydruku, niewątpliwie należy (i należało) zgłaszać stwierdzone nieprawidłowości wyznaczonemu
do współpracy ze Spółką „Currenda” informatykowi. Przewiduje to zresztą również przepis § 5
ustęp 2 pkt 9 Zarządzenia M.S., który stanowi, iż do obowiązków kierownika sekretariatu należy:
„w przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny – informowanie przewodniczącego
wydziału o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego
funkcjonowaniem”.
Stwierdzone nieprawidłowości należy zgłaszać na bieżąco, bezzwłocznie po ich stwierdzeniu.
W przypadku braku usunięcia nieprawidłowości lub jedynie ich częściowego usunięcia, zgłoszenie
należy ponowić. Należy również zgłaszać występujące ewentualne przeszkody i utrudnienia
techniczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie jak i wykorzystywanie systemu.
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na:
•
obowiązek czynienia adnotacji o wykonaniu przy wszelkiego rodzaju zarządzeniach
sędziów/referendarzy i opatrywania adnotacji tych czytelnym podpisem, bądź skróconych
podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego – zgodnie z wymogiem przepisu
§ 16 ust. 2 oraz 3 zarządzenia M.S.,
•
obowiązek pozostawiania w aktach podpisanej (przez uprawnioną osobę) kopii wysyłanego
przez sąd pisma, na której należy umieścić adnotację o dacie wysłania – zgodnie z treścią
przepisu § 20 zarządzenia M.S.,
obowiązek stosowania – w przypadku zmiany numeracji kart – w pełnym zakresie wymogów
określonych treścią przepisu § 30 ust. 3 zarządzenia M.S., poprzez czynienie wzmianki
z podaniem przyczyny na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy
numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich,
•
•
obowiązek każdorazowo bezzwłocznego dołączania do akt poszczególnych spraw zwrotnych
poświadczeń odbioru – zgodnie z treścią przepisu § 18 zarządzenia M.S.
Kierownikowi sekretariatu zwrócono ponadto uwagę, iż winien w pełniejszym
i dokładniejszym zakresie wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie nadzoru nad
terminowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu. Faktem
jednakże jest, iż przy ilości akt, na których wydział pracował w latach 2010-2011, występujących
5
w tym okresie trudnościach kadrowych jak i występujących jeszcze wówczas brakach
technicznych, bieżące wykonywanie czynności nie było wtedy niemożliwe.
Obecnie jednakże – z uwagi na zmienione warunki pracy – terminowość wykonywania zarządzeń
powinna ulegać wyraźnej i systematycznej poprawie.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone
uchybienia, udzielono instruktażu co sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Jastrzębiu
Zdroju oraz Panią Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego.
Gliwice, dnia 27 września 2012r.
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok
6