Aktualizacja (144)

Aktualizacja (144)
Marzec 2015

PYTANIA CZYTELNIKÓW:
Jak dodać odwołanie do własnego folderu w oknach Otwórz lub Zapisz jako?
• Co zrobić, jeśli w skoroszycie brakuje niektórych poleceń? • Jak utworzyć odwołania
do innego arkusza odporne na usuwanie kolumn lub wierszy? • Dlaczego Excel sam
zaokrągla wpisane liczby?

NAJNOWSZE TRIKI:
Usuwanie niepotrzebnych apostrofów w komórkach • Wyznaczenie daty następnego
dnia roboczego • Filtrowanie danych na skróty • Podręczna analiza zużycia paliwa
• Wykres z wygodną przeglądarką danych źródłowych • Pozycja pierwszej wartości
nieliczbowej w ciągu znaków • Wyznaczanie lat przestępnych
PREZENTACJA DANYCH
Grafiki SmartArt G 02
Przedstawiamy narzędzia pozwalające na sporządzenie wizualnych prezentacji
danych – powiemy wszystko o grafikach SmartArt.
NOWOŚCI
Nazwy zdefiniowane – szybkie wyznaczanie ważnych dat N 01
Pokazujemy, jak przygotować formuły, które można wykorzystywać do szybkiego
wyznaczenia, np. ostatniego dnia kwartału czy ostatniego czwartku w miesiącu.
FORMUŁY
Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę
przestawną P 090
Wyjaśniamy, jak automatycznie uporządkować dane, kiedy ich układ uniemożliwia
utworzenie tabeli przestawnej.
ANALIZA DANYCH
Okresowy raport czasu pracy O 05
Dzięki możliwości grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych
zbudujemy raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe, miesięczne
i kwartalne.
Dane do logowania się na stronie internetowej www.excelwpraktyce.pl
Login: AEX144 Hasło: AEX144_kyy
Instrukcja do aktualizacji
Marzec 2015 (144)
Aktualizację można wpiąć do poradnika „Excel w praktyce”,
traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak
wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma
poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja
stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu.
Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne
części do poradnika według podanej poniżej instrukcji:
1. Strony od 5 do 14 (Redakcja odpowiada – Listy 2015/III)
wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku.
2. Strony od 15 do 28 (Triki 2015/III) wpinamy
za dotychczasowymi Trikami w poradniku.
3. Strony od 29 do 46 (Grafiki SmartArt G 002) wpinamy
za ostatnim hasłem na literę G.
4. Strony od 47 do 54 (Nazwy zdefiniowane – szybkie
wyznaczanie ważnych dat N 001) wpinamy za przekładką
na literę N.
5. Strony od 55 do 66 (Okresowy raport czasu pracy O 005)
wpinamy za ostatnim hasłem na literę O.
6. Strony od 67 do 76 (Poprawianie układu danych źródłowych,
aby zbudować tabelę przestawną P 090) wpinamy za ostatnim
hasłem na literę P.
Redaktor prowadzący
Rafał Janus
Wydawca
Monika Kijok
Opracowanie graficzne okładki
Małgorzata Piaskowska
Opracowanie graficzne
Zbigniew Korzański
Koordynator produkcji
Mariusz Jezierski
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-269-3771-2
Nakład: 1000 egz.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy
XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk
Miller Druk sp. z o.o.,
03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015
Poradnik „Excel w praktyce” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi
w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w poradniku „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez
zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.
Poradnik „Excel w praktyce” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem
wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji
„Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie
mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,
pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko
organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności
prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępnych elementach
subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy,
jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem
Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.
2 Czerwiec 2007
Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy!
Aby na podstawie danych cząstkowych sporządzić raport
zbiorczy, można do tego celu stworzyć tabelę przestawną.
Sprawdza się nie tylko w analizowaniu zwykłych liczb,
ale także wartości czasu i dat. W artykule „Okresowy
raport czasu pracy” pokazujemy, jak dzięki możliwości
grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych zbudować raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe,
miesięczne i kwartalne.
Raport przestawny to narzędzie, które niezwykle ułatwia analizowanie dużych
zestawień danych. Jednak aby z niego skorzystać, trzeba mieć odpowiednio
przygotowaną tabelę źródłową. Niestety często dane mają układ uniemożliwiający utworzenie tabeli przestawnej. Z reguły dane można przystosować
automatycznie za pomocą kilku formuł, które przedstawiamy w tekście
„Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę”.
Obliczenia na datach są kłopotliwe szczególnie dla początkujących użytkowników Excela. Trzeba nabrać pewnego doświadczenia i poznać zasady
działania na datach, aby swobodnie pracować w arkuszu z liczbami odnoszącymi się do tych wartości. W artykule „Nazwy zdefiniowane – szybkie
wyznaczanie ważnych dat” pokazujemy, jak przygotować formuły, które
można wykorzystywać do szybkiego wyznaczenia pewnych specjalnych
dat, np. ostatniego dnia kwartału czy ostatniego czwartku w miesiącu. Jest
to przydatne w tych firmach, w których dniem wypłaty pensji jest właśnie
któryś ostatni dzień tygodnia w miesiącu. Dzięki nadaniu formułom nazw
dostęp do nich będzie szybki i wygodny.
Grafiki SmartArt to narzędzie pozwalające na sporządzenie wizualnych
prezentacji danych, które zostało wprowadzone w wersji Excel 2007.
W artykule „Grafiki SmartArt” powiemy o grafikach SmartArt, które
stanowią powiązane ze sobą kształty znane z poprzednich wersji i umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie schematów, diagramów czy nawet list
wypunktowanych w skoroszytach Excela. Na początek pokażemy, w jaki
sposób dodać grafikę SmartArt do arkusza roboczego i w arkuszu utworzyć
schemat organizacyjny firmy. Następnie wyjaśnimy, jak dostosować ten
schemat do własnych potrzeb.
Zapraszam do lektury
redaktor prowadzący
poradnika „Excel w praktyce”
([email protected])
Redakcja odpowiada
Listy/III/001
Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy
Excela. Te rozwiązania mogą się przydać!
Warto przeczytać:
Jak dodać odwołanie do własnego folderu
w oknach Otwórz lub Zapisz jako?
001
Co zrobić, jeśli w skoroszycie brakuje
niektórych poleceń? 004
Jak utworzyć odwołania do innego arkusza odporne
na usuwanie kolumn lub wierszy?
007
Dlaczego Excel sam zaokrągla wpisane liczby?
009
JAK DODAĆ ODWOŁANIE DO WŁASNEGO
FOLDERU W OKNACH OTWÓRZ LUB ZAPISZ
JAKO?
W folderze D:\Raporty\2014\ zgromadzone mam pliki, z których często korzystam.
Po wybraniu polecenia Otwórzmy, z lewej strony okna dialogowego widoczne są różne lokalizacje (Moje dokumenty, Mój komputer, Pulpit itp.). Wystarczy tylko kliknąć
dany folder, a w oknie Otwórzmy od razu pojawia się lista zawartych w nim plików.
Podobne okno dialogowe jest wyświetlane przy korzystaniu z polecenia Zapisz jako.
Czy można w nich dodać odwołanie do własnego folderu plików?
Tak, jest możliwe dodanie własnej lokalizacji do okna
dialogowego Otwórz i Zapisz jako. Da się także zmienić kolejność wyświetlania lokalizacji. Musimy jednak
pamiętać, że po dodaniu lokalizacji w jednym z okien
będzie ona automatycznie wyświetlana w drugim, a zmiany będą dotyczyły wszystkich programów pakietu Office.
Wiedza i Praktyka
Excel w praktyce © 5
Listy/III/002
Redakcja odpowiada
Rysunek 1. Okno dialogowe Otwórz z domyślnymi lokalizacjami po lewej stronie
Aby dodać własną lokalizację:
1. Kliknijmy Przycisk pakietu Office lub menu Plik
i wskażmy Otwórz.
2. Zlokalizujmy folder, który chcemy dodać do listy
dostępnych lokalizacji: D:\Raporty\2014\, i otwórzmy go, a następnie kliknijmy prawym przyciskiem
myszy pasek z lokalizacjami po lewej stronie okna
i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Dodaj folder 2014, przy czym na końcu tego polecenia zamiast
tekstu 2014 będzie wstawiana nazwa aktualnie otwartego folderu.
Folder 2014 pojawi się na liście lokalizacji po lewej stronie okna dialogowego Otwórz na samym dole. Jeśli nie
widać tego folderu, to kliknijmy strzałkę poniżej ostatniej lokalizacji.
3. Aby zmienić nazwę folderu wyświetlaną na liście
lokalizacji, kliknijmy prawym przyciskiem myszy
6 Marzec 2015
Wiedza i Praktyka
Redakcja odpowiada
Listy/III/003
dodaną lokalizację i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Zmień nazwę. Następnie w oknie, które się pojawi, wpiszmy nową nazwę: Raporty 2014
i naciśnijmy OK.
Rysunek 2. Dodawanie folderu do listy lokalizacji
Rysunek 3. Zmiana nazwy lokalizacji
4. Jeśli chcemy, aby lokalizacja Raporty 2014 była
umieszczona na samej górze, to kliknijmy ją prawym
przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierzmy polecenie Przenieś w górę. Folder zostanie przesunięty o jedną pozycję. Powtórzmy tę operację, aż
do uzyskania oczekiwanej kolejności lokalizacji.
Wiedza i Praktyka
Excel w praktyce © 7