xi ww 4191-11/14 protokół kontroli działalności sekretariatu zespołu

XI WW 4191-11/14
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU ZESPOŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych
(Dz.U. z 2001 r. Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012 r. w sprawie
nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów
powszechnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 69)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej dla Dorosłych
w Sądzie Rejonowym w Jastrzębiu-Zdroju
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
sekretarz sądowy p.o. inspektora ds. biurowości Katarzyna Woźniak
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
III.9. Wnioski:
19 – 27 maja 2014 r. oraz 2 – 4 czerwca 2014 r.
•
•
•
•
Organizacja pracy sekretariatu zespołu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w zespole, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w zespole, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan
i sposób prowadzenia akt oraz teczek dozoru
21.08.2010 r. – 4.06.2014 r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono
oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od dnia 1 stycznia 2010 r.
do dnia 31 grudnia 2013 r.)
W obsadzie sekretariatu na przestrzeni kontrolowanego okresu można
zauważyć, iż utrzymywała się ona na stałym poziomie poza rokiem 2013, w którym
uległa obniżeniu. Zaznaczyć jednak należy, iż pomimo podobnej obsady zmieniono
po roku 2011 liczbę etatów z 1,5 na 1 etat. Natomiast załamanie obsługi
sekretarskiej w roku 2013 spowodowane było zwolnieniem lekarskim Pani (…)
i funkcjonowaniem zespołu w okresie od 9 lipca 2013 r. do 9 września 2013 r. bez
obsługi sekretariatu. Mimo dwumiesięcznego braku obsługi sekretarskiej Pani
Kierownik
ZKSS
bardzo
dobrze
zorganizowała
pracę
należącą
do obowiązków obsługi dzieląc zadania sekretariatu pomiędzy Kuratorów. Wskazać
jednak należy, iż było to możliwe tylko dzięki zaangażowaniu i pracy Kuratorów
1
Zawodowych, którzy potrafili pracować w systemie Kuratela i wykonywać
czynności sekretarskie, sami wykonywali swoje polecenia i wraz Panią Kierownik
rejestrowali sprawy i zajmowali się rozdzielaniem wpływających pisma.
Z dniem 9 września 2013 r. na zastępstwo została przydzielona Pani (…), która
bardzo szybko wdrożyła się w zakres obowiązków, opanowała system Kuratela,
a nawet w uzgodnieniu z Panią Kierownik wprowadziła ułatwiające pracę zmiany.
Warunki pracy całego zespołu są dobre.
Wskazać należy, iż dużym ułatwieniem w pracy Kuratorów zajmujących
się sprawami dotyczącymi dozoru elektronicznego byłoby wyposażenie każdego
z nich w telefony służbowe, które ułatwiłyby kontakt z podopiecznym po godzinach
urzędowania sądu. Rozważyć należałoby także w jaki sposób rozwiązać problem
dot. dostępu do sieci internet, aby nie blokować pracy Kuratorów w systemie SDE.
W celu przyśpieszenia pracy Kuratorów zajmujących pokój 139 zaleca się
podłączenia zainstalowanej tam drukarki do sieci.
Ponadto w celu usprawnienia pracy sekretariatu oraz Kuratorów zasadnym
byłoby rozważenie przekazania do zespołu jednej drukarki do okładek.
IV.4. Wnioski:
Zawarte powyżej dane wskazują, iż przez cały okres podlegający kontroli pracownicy
sekretariatu właściwie nie uczestniczyli w szkoleniach. Poza szkoleniem z ochrony
danych osobowych nie mieli możliwości skorzystania z innych szkoleń. Niewątpliwie
wskazanym byłoby, aby pracownicy mogli uczestniczyć w szkoleniach zewnętrznych,
które pozwalałyby im na podnoszenie ich umiejętności oraz poszerzanie wiedzy
związanej z sądownictwem.
Odnośnie narzędzi pracy, z których korzysta kontrolowany sekretariat, to dają one duże
możliwości, w szczególności system Kuratela, który umożliwia wykonywanie
przez sekretariat powierzonych mu czynności, ułatwia pracę m.in. dzięki istniejącym
szablonom korespondencji. Należy jednak pełnić stały nadzór nad prawidłowością
funkcjonowania systemu, w szczególności po wgrywaniu aktualizacji.
W trakcie rozmów przeprowadzonych z Panią (…) oraz Kuratorami ustaliłam także, iż
po wgraniu jednej z aktualizacji nie można było rejestrować nowych spraw, wobec
czego aktualizację wycofano, a innym razem aktualizacja zablokowała możliwość
odnotowywania „sposobów zakreślenia sprawy”. Wszystkie te sytuacje wskazują, iż
system Kuratela musi być pod stałym nadzorem pracowników sekretariatu
i Kierownika Zespołu.
Zgodnie z § 82a ust. 1 pkt 2 zarządzenia MS korespondencja dotyczącą wersji
oprogramowania systemu informatycznego wspomagającego pracę sekretariatu
przechowywana jest w folderze zamieszczonym na dysku sieciowym.
Dużym atutem systemu Kuratela jest połączenie z bazą systemu wykonawczego. Daje
to możliwość automatycznego zaciągnięcia danych osobowych dozorowanego, a więc
nie trzeba tracić czasu na ręczną ewidencję spraw.
Przy pomocy systemu, zgodnie z § 509a, prowadzi się skorowidze alfabetycznonumerowe, które zawierają dane dot. stron. Pełnią one funkcję informatora, a przy
prawidłowym wprowadzaniu po raz kolejny tej samej osoby, umożliwiają podgląd
wszystkich spraw danego dozorowanego. Podkreślenia wymaga jednak fakt,
iż każdorazowe dodawanie tej samej osoby z ręki powoduje osobny zapis w skorowidzu
danych dozorowanego.
2
Wobec powyższego zaleca się dodawanie, po raz kolejny tej samej strony, wybierając
ją z listy osób widniejących już w skorowidzu, a nie poprzez wpis ręczny, który polega na
przepisaniu z ręki tych samych danych. Zalecenie to powinno dotyczyć również Sekcji
Wykonawczej w Sądzie Rejonowym w Jastrzębiu-Zdroju, gdyż to właśnie z tej bazy
pobierane są często dane stron.
Aplikacja Kuratela nie zapewnia możliwości odnotowywania danych służących kontroli
obiegu teczek i terminowości podejmowania czynności opisanych w § 82aa zarządzenia
MS, ponieważ system nie posiada zakładki „czynności”. Nie ma możliwości
skonfigurowania listy czynności nadzorczych odzwierciedlającej miejsce położenia
teczek. System nie daje żadnych możliwości sortowania poszczególnych spraw według
kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu teczek czy
ewentualnych opóźnieniach w podejmowaniu czynności.
Wskazać należy także, iż w zespole nie stosuje się przepisów przewidzianych § 45
zarządzenia wskazującym na przechowywanie akt oczekujących w odrębnych
urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych „kalendarzami”, obejmujących
30 przegród oznaczonych numerami od 1 do 30, gdyż wszystkie sprawy znajdują
się u kuratorów zawodowych, a do sekretariatu przedkładane są w celu wykonania
zarządzenia kuratora lub odnotowania podjętych czynności.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż od momentu przeniesienia Pani (…)
do pracy w sekretariacie zespołu rozpoczęto stosowanie Zarządzenia Prezesa Sądu
Okręgowego w Gliwicach z dnia 28 czerwca 2013 r. w sprawie wysyłania pism bez
własnoręcznego podpisu w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych
gliwickiego okręgu sądowego, nr Adm. 0181-36/13. Szablony pism zostały
przystosowane przez pracownika do wysyłania ich zgodnie z w/w zarządzeniem.
W zakresie pozostałych narzędzi, z których korzysta, przy wykonywaniu czynności,
pracownik sekretariatu oraz kurator, a w szczególności sprzętu komputerowego
będącego na wyposażeniu zespołu, zasadniczo nie stwierdzono nieprawidłowości.
Jak już jednakże wspomniano w Dziale III.8 przy okazji opisywania warunków pracy,
z pewnością usprawniłoby pracę sekretariatu doposażenie go w 1 drukarkę do okładek.
V.3. Wnioski
VI.5. Wnioski
Podsumowują powyższy opis organizacji pracy sekretariatu zespołu wskazać należy
na problem dot. pracy Pani (…).
Należy stwierdzić, iż obecnie przydzielony jeden etat do sekretariatu zespołu, przy
obecnym wpływie, powinien być wystarczający. Przykładem jest praca Pani (…), która
w tym samym wymiarze pracy co Pani (…) potrafiła wykonywać wszystkie należące do
niej obowiązki i to w bardzo krótkim czasie.
Wobec tego po powrocie do pracy Pani (…) zalecanym byłoby omówienie zakresu
organizacji jej pracy, ustalenie priorytetów przy wykonywaniu obowiązków i stały
nadzór nad terminowością wykonywanych czynności, tak aby nie dopuścić do
wystąpienia zaległości, które w tej chwili nie występują.
Ponadto pochwały wymaga bardzo dobra współpraca wszystkich Kuratorów
z sekretariatem zespołu. Jak już powyżej wspomniano, w razie potrzeby, Kuratorzy
bardzo wspomagają pracę sekretariatu co wpływa na ocenienie organizacji pracy I ZKSS
dla Dorosłych na wysokim poziomie.
Podsumowując urządzenia ewidencyjne, oprócz błędów wykazanych przy
poszczególnych wykazach i kontrolkach, największym wspólnym problemem jest
odnotowywanie różnych danych w systemie informatycznym i prowadzonych teczkach
3
sprawy. Wskazać należy, iż dane odnotowywane w urządzeniu zawsze muszą być takie
same jak dane zawarte w teczkach.
Stwierdzono również dokonywanie części wpisów bez wymaganej staranności oraz
usuwanie/korygowanie w niewłaściwy sposób mylnych wpisów.
Odnośnie urządzeń w wersji elektronicznej stwierdzono, iż nie zawsze wszystkie dane
wymagane w poszczególnych zakładkach są odnotowywane, co wpływa
na prawidłowość prowadzonych urządzeń ewidencyjnych.
Wskazać należy także, iż wykorzystywany system informatyczny daje niewątpliwie
znacznie większe możliwości, niż dają urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu i ilości
danych, które można w nim zamieścić. Daje to możliwość dokładniejszego
odzwierciedlenia toku postępowania.
Ponadto w systemie informatycznym zamieszczane są obecnie wszystkie pisma
wychodzące na zewnątrz. W systemie natomiast nie umieszcza się jeszcze sprawozdań
i w tym zakresie należałoby poszerzyć odnotowywanie danych w Kurateli.
VII.3. Wnioski
W kontrolowanym sekretariacie teczki kontroli okresu próby zakładane są na podstawie
zarządzenia Kierownika. Najczęściej sprawy rejestrowane i przekazywane kuratorom
są tego samego dnia lub następnego, jednak jak wskazano w dziale powyżej zdarzają się
w tym zakresie niedociągnięcia.
Teczki łączone są za pomocą klipsów archiwizacyjnych. Stwierdzono jednak nieliczne
problemy z bieżącym numerowaniem stron.
Wskazano również
dekretacyjnych.
na
problem
z
nieprawidłowym
zszywaniem
zarządzeń
Co do terminowości czynności wykonywanych w związku z rejestracją sprawy
w wykazach i kontrolkach, stwierdzono iż w większości nie budzą one wątpliwości,
w odróżnieniu do późnej rejestracji wniosków Kuratorów.
Wskazano również na pewne niedociągnięcia w terminowości wykonywania zarządzeń
kuratorów, w szczególności w roku 2012 i 2013.
VIII.3. Wnioski
Jak wynika z art. 13 ust. 2 ustawy o kuratorach sądowych, to kuratorzy zawodowi
dokonują rozmów z podopiecznymi w dniach dyżurów. W sporadycznych przypadkach
informacji udziela pracownik sekretariatu zespołu, a z rozmowy sporządza zapisek
urzędowy, który przedkłada właściwemu Kuratorowi.
W zakresie, w jakim możliwym jest dokonanie ustaleń odnośnie zakresu i kultury
obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie w trakcie przeprowadzanej
kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości na tym odcinku. Zakres obsługi interesantów
w kontrolowanym sekretariacie jest prawidłowy, informacje w swej treści są prawidłowe
i rzetelne. Dotyczy to zarówno informacji udzielanych dozorowanym, którzy przychodzą
do kuratora lub pracownika sekretariatu, jak również informacji udzielanych
telefonicznie.
4
IX.2. Wnioski
Kontrola wykazała, pewne nieprawidłowości, które zostały opisane w niniejszym
protokole.
Zwrócono uwagę na konieczność dokonywania rzetelnych wpisów w urządzeniach
ewidencyjnych, w szczególności polegających na odnotowywaniu tych samych danych
w systemie informatycznym i teczkach spraw.
Także przy prowadzeniu teczek i wykonywaniu wszelkich innych czynności
konieczne jest wyeliminowanie wszelkich występujących nieprawidłowości.
Na zakończenie kontroli omówiono z Panią Kierownik ZKSS (…), wszystkimi
Kuratorami Zawodowymi oraz pracownikiem obsługującym obecnie sekretariat – Panią
(…) szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich
wyeliminowania. Ponadto w celu omówienia wyników kontroli osobiście spotkałam się
także z Panią (…), z którą w obecności Pani Kierownik i Pani (…) ponownie omówiłam
wszystkie uchybienia.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w JastrzębiuZdroju.
Data
sporządzenia
protokołu
8 lipca 2014 r.
(3-7.07.2014 r. L4)
Podpis
5