docSymulacja współpracy w łańcuchu logistycznym
download 
Reklamacja Transkrypt
Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym
Nr 77 Prace Naukowe Instytutu Organizacji i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej Studia i Materiały Nr 19 Justyna BOBOWSKA* Agata KOBYŁT** Stanisław KRAWCZYK*** Agnieszka TUBIS**** Nr 77 2005 ss. 227–241 SYMULACJA WSPÓŁPRACY W ŁAŃCUCHU LOGISTYCZNYM Konieczność walki z konkurencją zmusiła firmy do bardziej aktywnego pozyskiwania klienta. Wiele przedsiębiorstw odkryło, że najskuteczniejszym sposobem odnoszenia sukcesów na rynku wyrobów konsumpcyjnych jest usprawnienie procesów logistycznych. Jednak skupienie uwagi zarządzających na wewnętrznych sprawach przedsiębiorstwa często przesłania aspekt współistnienia wielu firm w łańcuchu logistycznym. Ze względu na ścisłe zależności pomiędzy ogniwami aspekt współpracy nabiera nowego wymiaru. W artykule autorzy pragną przedstawić eksperyment przeprowadzony ze studentami w ramach zajęć, polegający na stworzeniu łańcucha logistycznego i symulacji przepływów w nim zachodzących. Ukazane zostaną zasady tworzenia ogniw oraz relacji między nimi. Omówione zostaną również wyniki symulacji i problemy, które wynikły w czasie jej trwania. 1. WSTĘP Symulacja przepływów w łańcuchu logistycznym przeprowadzona została wśród studentów studiów dziennych i zaocznych czwartego semestru w Międzynarodowej Wyższej Szkole Logistyki i Transportu we Wrocławiu oraz studentów studiów dziennych czwartego roku Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu. Celem symulacji było umożliwienie uczestnikom praktycznego udziału w podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem funkcjonującym __________ * Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu, Wydział Zarządzania i Informatyki; [email protected] ** Międzynarodowa Wyższa Szkoła Logistyki i Transportu; [email protected] *** Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu, Wydział Zarządzania i Informatyki; [email protected] **** Międzynarodowa Wyższa Szkoła Logistyki i Transportu; [email protected] 228 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis w ramach złożonej struktury łańcucha logistycznego. Główny nacisk położony został na sprawdzenie umiejętności zarządzania przepływami materiałowymi, finansowymi i informacyjnymi w ramach szerszych niż pojedyncze przedsiębiorstwo. Istotą gry było umiejętne podejmowanie decyzji menedżerskich w zakresie produkcji, zarządzania zapasami, dystrybucji i handlu. Symulacja została osadzona w łańcuchu logistycznym produktów AGD. We wszystkich ogniwach prowadzona była szczegółowa ewidencja dotycząca osiąganych obrotów oraz wielkości zysku w kolejnych okresach. Symulacja przeprowadzona została z uwzględnieniem realnych warunków rynkowych, takich jak niezależny popyt rynkowy, rzeczywiste ceny i koszty. 2. OPIS ZAŁOŻEŃ 2.1. OGNIWA ŁAŃCUCHA LOGISTYCZNEGO Łańcuch logistyczny zbudowany został z czterech ogniw: integratorów dostaw, producentów artykułów AGD, handlowców dysponujących siecią sprzedaży detalicznej oraz usługodawców logistycznych. Każde z ogniw miało jednoznacznie określony zakres swojej działalności. Integratorzy dostaw stanowili pierwsze ogniwo łańcucha. Podstawowym ich zadaniem było organizowanie dostaw surowców do produkcji oraz zarządzanie stanami zapasów surowców u producentów. Zamówienia na kolejne partie surowców składane były w oparciu o prognozę zapotrzebowania na kolejny okres na podstawie list materiałowych surowców przedstawionych przez producentów. Transport zamówionych surowców realizowany był przez usługi zewnętrzne. Koszt transportu pokrywał integrator. Producenci stanowili drugie ogniwo łańcucha logistycznego. Wyróżnione były dwa podmioty w ramach tego ogniwa. Zadania obydwu podmiotów były jednakowe. Podstawową działalnością jednostek była produkcja oraz zarządzanie magazynem produktów gotowych. Kolejne partie produkcyjne uruchamiane były w oparciu o analizę wielkości zapasu produktów gotowych w magazynie oraz prognozę zamówień od sieci detalicznych. Wyroby gotowe dostarczane były na zamówienie handlowców przy wykorzystaniu transportu zewnętrznego. Koszty transportu pokrywał producent. Handlowcy (czyli sieci sprzedaży detalicznej) to końcowe ogniwo łańcucha logistycznego. W ramach tego ogniwa wyróżniono również dwa przedsiębiorstwa. Głównym zadaniem handlowców było zaspokajanie popytu rynkowego, który dyktowany był przez prowadzących, dla każdej sieci osobno. Handlowcy kupowali towar od obu producentów, a następnie rozprowadzali go na własny koszt po jednostkach zrzeszonych w ramach sieci. Aby nadmiernie nie komplikować zasad gry, na wstępie ustalono, że każda sieć może dysponować nie więcej niż pięcioma jednostkami sprzedaży Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 229 (włączając w to centralę). W zależności od woli handlowców, sklepy posiadały całkowite zapasy w magazynach przysklepowych lub w centrum dystrybucyjnym znajdującym się w dogodnej lokalizacji. W szczególnych przypadkach dopuszczane było przegrupowanie zapasów między sklepami funkcjonującymi w ramach jednej sieci, jednakże potrzeba taka zaistniała tylko raz. Zamówienia do producentów składane były w oparciu o prognozy popytu dla każdego ze sklepów w sieci. Każdy sklep rozliczał odrębnie przepływy finansowe i materiałowe oraz przekazywał pełną dokumentację do centrali, gdzie podejmowane były decyzje dotyczące zamawiania, magazynowania i sprzedaży w całej sieci. Możliwe było utrzymywanie podstawowej bazy transportowej na użytek wewnętrzny sieci. Koszty transportu rozliczane były wówczas jako koszty działalności bieżącej, jednakże w większości handlowcy korzystali z usług obcych. Usługi logistyczne realizowały funkcje spedycyjne i transportowe. Stawki przewozowe ustalone zostały na poziomie realnych cen usług świadczonych przez firmy spedycyjne i transportowe. Głównym źródłem informacji był Internet lub wywiad bezpośredni. Zadaniem tego ogniwa było zapewnienie transportu dla wszystkich uczestników łańcucha w zadanych ilościach i terminach. Wielkość taboru transportowego wyznaczona została w oparciu o wiedzę o danych historycznych dotyczących wielkości obrotu między poszczególnymi ogniwami. Sposób doboru rodzaju transportu oraz opracowywanie tras przejazdów dla poszczególnych samochodów leżały po stronie usług jako decyzje menedżerskie. Dodatkowym elementem gry była możliwość jednoznacznego przypisania samochodów do rodzajów produktów i działanie na efekt skali w ramach prowadzonej działalności. W szczególnych przypadkach dopuszczono korzystanie z usług przewoźników zewnętrznych, rozliczane w ramach usług obcych. Założenia gry uwzględniały możliwość inwestycji w nowe środki transportu. Zamówienia klientów na transport realizowane były w oparciu o złożone dyspozycje, dodatkowo harmonogramowane rytmem przepływu informacji w łańcuchu. 2.2. KOORDYNATOR ŁAŃCUCHA LOGISTYCZNEGO Koordynator łańcucha logistycznego pełnił funkcję integracyjną. Jego główne zadanie polegało na przekazywaniu informacji o popycie i jego realizacji między uczestnikami łańcucha logistycznego. Koordynowanie przepływem opierało się w dużej mierze na dotrzymywaniu terminów przekazywania informacji pomiędzy ogniwami łańcucha. Terminy te zostały uzgodnione przed rozpoczęciem gry i były obowiązujące do jej zakończenia. Oprócz tego zadaniem koordynatora było podsumowywanie przepływów w sieci za każdy okres. Podsumowanie to miało zawierać stopień realizacji zamówień pomiędzy poszczególnymi ogniwami, wielkość obrotów oraz kosztów. Koordynator odpowiedzialny był również za płynność przepływu informacji pomiędzy ogniwami w grupie. 230 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis 2.3. ROLA PROWADZĄCEGO Rola prowadzącego w trakcie gry polegała przede wszystkim na dyktowaniu cotygodniowej wielkości popytu na poszczególne wyroby gotowe. Na początku każdego tygodnia prowadzący określał wielkość popytu dla poszczególnych oddziałów sieci handlowych. Założeniem było, aby wielkości zakupów dokonywane przez prowadzącego odzwierciedlały zapotrzebowanie zgłaszane przez fikcyjnych konsumentów. Wielkości popytu na poszczególne dobra były tak dobierane w każdym tygodniu, aby popyt był również odpowiedzią na zastosowaną przez poszczególnych handlowców politykę promocyjną. Sposób obsługi klienta również nie pozostawał bez wpływu na wielkości zamówień ostatecznych odbiorców. Informacje o zapotrzebowaniu przekazywane były drogą elektroniczną do koordynatora grupy, który następnie zobowiązany był do ich rozesłania poszczególnym handlowcom. Dzięki temu zachowana została zasada, że koordynator miał dostęp do wszelkich informacji. 2.4. KOMUNIKACJA MIĘDZY OGNIWAMI Podstawowym wymaganiem stawianym omawianej grze był poprawnie działający system komunikacji między poszczególnymi ogniwami, koordynatorem i prowadzącym. Organizatorzy gry zdecydowali się na elektroniczną wymianę informacji. W ten sposób można było uniknąć niektórych problemów związanych z właściwym przepływem informacji, typu: nieobecność uczestnika, zniekształcenie informacji (reguła „głuchego telefonu”), itp. Taki sposób przekazywania danych nabrał szczególnego znaczenia w przypadku realizacji gry w ramach studiów zaocznych, gdzie słuchacze spotykali się ze sobą tylko w ramach zjazdów i przeważnie mieszkali w różnych częściach Polski. Drogą elektroniczną przekazywane były informacje dotyczące zgłaszanego zapotrzebowania przez poszczególne ogniwa, potwierdzenia realizacji zamówienia, informacje o dostawach, jak również sprawozdania z przebiegu gry. Wszystkie dane i informacje przekazywane były do koordynatora, który następnie zobowiązany był rozesłać je do odpowiednich ogniw łańcucha. Dodatkowo, przed rozpoczęciem symulacji koordynator ustalał dla poszczególnych ogniw łańcucha harmonogram składania zamówień tak, aby każdy pojedynczy cykl ich obsługi został zrealizowany w ciągu tygodnia. Bieżąca kontrola koordynatora dotycząca poprawności przepływów komunikacyjnych umożliwiała weryfikację przekazywanych informacji i identyfikację najsłabszego ogniwa łańcucha. Oprócz wymiany informacji drogą elektroniczną, część komunikatów zgłaszana była na spotkaniach całej grupy uczestników. Wtedy to prowadzący informował poszczególne ogniwa o wynikach przeprowadzonej kontroli i zauważonych błędach. W ramach bezpośrednich spotkań uczestnicy zgłaszali również problemy, na które napotykali w trakcie gry oraz ewentualne zmiany, które mogły usprawnić realizowane procesy. Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 231 3. PRZEBIEG SYMULACJI 3.1. TYGODNIOWY CYKL GRY Przedmiotem symulacji w ramach łańcucha logistycznego były przepływy materiałowe oraz towarzyszące im przepływy informacyjne i finansowe. Schemat przepływów materiałowych w łańcuchu zaprezentowany został na rysunku 1. kkkllliiieeennnttt SKL SKL SKL SKL SKL US SKL SKL SKL US HANDLOWI SKL SKL HANDLOWI US US PRODUCE PRODUCE INTEGRA US DOST US DOST US DOST Rys. 1. Schemat przepływów materiałowych pomiędzy ogniwami w łańcuchu Źródło: Opracowanie własne Na rysunku dostawcy surowców ukazani zostali w polach obramowanych przerywaną linią, gdyż w rzeczywistości nie brali oni czynnego udziału w symulacji. Pomimo tego, zakup surowców, dostawy i płatności realizowane były na tych samych zasadach, jak w przypadku pozostałych ogniw. Dostawcy zostali wybrani spośród rzeczywiście istniejących na rynku firm, a przyjęte terminy realizacji zamówień wynikały z ich prawdziwych. Przepływy materiałowe od dostawców do integratora odbywały się umownie, przy założeniu, że dostawcy mają zawsze dany towar w pożądanej ilości. Za transport od dostawców do magazynów producenta musiał zapłacić integrator, jednakże dzięki eliminacji magazynu własnego integrator nie musiał ponosić kosztów transportu związanych z ewentualnym przewozem surowców i materiałów z magazynu własnego do magazynów producentów, a producenci mogli pobierać środki produkcji bezpośrednio na linie produkcyjne. Wyroby gotowe rozprowadzane były przez producenta do centrów dystrybucyjnych obu handlowców, a stamtąd – do konkretnych sklepów detalicznych. Transport 232 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis towarów umożliwiały usługi logistyczne, gdyż żadna z firm nie zdecydowała się na utrzymywanie odpowiedniej floty samochodowej. Klient odwiedzający sklepy detaliczne mógł skorzystać z transportu własnego lub też z transportu oferowanego przez sieć. Cena tej dodatkowej usługi wkalkulowana była w cenę produktu. Symulacja nie odbywała się na zajęciach, ale przebiegała w czasie rzeczywistym. Gra została podzielona na cykle tygodniowe, w ramach których poszczególne ogniwa realizowały podstawowe procesy umożliwiające firmie wypracowywanie zysku. Schematyczny tygodniowy cykl gry przedstawiony został na rysunku 2. popyt cja realiza tworzenie prognoz i składanie zamówień cie przyję Transport przyjęcie towaru do magazynów przysklepowych wystawienie towaru w sklepach handlowiec Transport realizacja zamówień tworzenie prognoz i harmonogramów produkcji planow anie dostaw i składanie pobieranie surowców produkcja na magazyn producent przyjęcie dostawy magazynowanie surowców Transport integrator realizacja zamówienia Rys. 2. Schemat tygodniowego cyklu gry Źródło: Opracowanie własne Popyt na poszczególne towary generowany był na początku tygodnia. Wielkości popytu zależały od bieżących wydarzeń, które mogły wpłynąć na ilość i wartość transakcji (np. święta wielkanocne, długi weekend majowy itp.), poziom obsługi klienta w poszczególnych jednostkach (np. wielkość zrealizowanego popytu z zeszłego tygodnia) oraz akcje promocyjne podejmowane poszczególne sklepy. Informacja o popycie rozsyłana do odpowiednich jednostek detalicznych uruchamiała łańcuch czynności realizowanych przez poszczególne ogniwa. W symulacji przyjęte zostało założenie, że Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 233 popyt bezpośredniego odbiorcy realizowany będzie ze zgromadzonego zapasu, dlatego popyt klienta zaspokajany był już na początku tygodnia. Na podstawie popytu i sprzedaży we wszystkich jednostkach detalicznych, centrale handlowców opracowywały wielkości zamówień, które rozsyłane były do producentów. Dopiero po zrealizowaniu tych zamówień producent układał harmonogramy produkcji, pamiętając że wyprodukowane wyroby muszą zaspokoić popyt handlowców za dwa lub trzy tygodnie. Długie cykle produkcyjne utrudniały producentom prowadzenie efektywnej polityki zarządzania zapasami wyrobów gotowych, a niewielki zbiór danych historycznych uniemożliwiał dobre dopasowanie modelu prognostycznego. Integrator rozpoczynał planowanie dostaw i składanie zamówień dopiero po otrzymaniu harmonogramów produkcji od producenta. Zważywszy, że pomiędzy wszystkimi ogniwami odbywał się transport realizowany przez jednego usługodawcę, terminowość dostaw i sprawna komunikacja stały się kluczowym elementem całej symulacji. Wszyscy uczestnicy odczuli, że sprawna realizacja procesów własnych uzależniona była od rzetelności i sumienności innych ogniw. Zatem w trakcie gry nastąpiła konieczność szczegółowego rozpisania terminów wysyłania zamówień i realizacji zleceń dla całego łańcucha logistycznego, gdyż drobne nawet zaniedbanie którejkolwiek jednostki powodowało zaburzenie działalności wszystkich uczestników. 3.2. RAPORT OTWARCIA Aby w trakcie gry nie dochodziło do „dodrukowywania” pieniędzy, bądź cudownego rozmnożenia dóbr, na wstępie każde ogniwo musiało dokładnie określić parametry swojego funkcjonowania w łańcuchu. Należało sformułować misję i cele strategiczne oraz określić obszar i zakres działania. Dzięki dokładnemu opisowi infrastruktury osobowo-technicznej firmy, czyli: • struktury organizacyjnej firmy, • środków trwałych będących własnością firmy (nieruchomości - z podziałem na budynki biurowe, hale fabryczne, magazyny i przestrzeń służącą do ekspozycji towaru), • elementów wyposażenia technicznego (urządzenia magazynowe, bazy transportowe; urządzenia biurowe i sklepowe) stworzone zostały ramy, w których uczestnicy mogli się poruszać, jak również ograniczenia, których nie mogli przekraczać (np. nie można było uruchomić większej produkcji niż pozwalały na to określone na wstępie parametry techniczne linii produkcyjnej). W razie niedoszacowania swoich zasobów, uczestnicy mieli możliwość zmiany struktury osobowej; np. zwalniania czy zatrudniania dodatkowych pracowników (z przestrzeganiem wszelkich wymogów określonych przez polskie prawodawstwo), czy 234 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis technicznej; np. zakup nowej hali fabrycznej czy dodatkowego sprzętu eksploatacyjnego (z koniecznością zaciągnięcia kredytu bankowego w razie braku gotówki). Ponieważ założenia uczestników okazały się bardzo trafne - podczas gry w żadnym przypadku nie zaszła konieczność kosztownej zmiany infrastrukturalnej. Główny nacisk położony został na szczegółowy opis działalności podstawowej poszczególnych przedsiębiorstw oraz na określeniu głównych procesów zachodzących w firmie z wyszczególnieniem pojedynczych operacji. Zadaniem każdego ogniwa było: • przedstawić schemat blokowy dla każdego procesu oraz towarzyszący mu obieg dokumentacji, • określić zakres odpowiedzialności w formie tablicy kompetencyjnej, • określić czasy trwania poszczególnych czynności. Na podstawie schematów procesów poszczególne ogniwa określały czasy realizacji zamówienia, które były podstawą niezakłóconego strumienia dostaw. Ze względu na różnorodność funkcji pełnionej w symulacji, poszczególne ogniwa musiały dodatkowo określić niektóre aspekty działalności własnej. I tak: • Usługi – na podstawie ładowności posiadanych środków transportowych zobowiązane były do określenia minimalnej partii przewozowej. • Handlowcy – musieli określić średni cykl przygotowania towarów do sprzedaży po przyjęciu do magazynu przysklepowego. • Producenci - mieli określić cykl produkcji poszczególnych wyrobów oraz zdefiniować wielkość partii produkcyjnej, jak również przygotować listy materiałowe do produkowanych przez siebie wyrobów. • Integratorzy – zobowiązani byli do przedstawienia cyklu pozyskiwania poszczególnych surowców, jak również warunków dostaw. Jednym z najtrudniejszych zadań dla wszystkich grup było stworzenie dokładnej kalkulacji kosztowej. Ze względu na złożoność problemu, jak również ograniczoną ofertę produktów przeznaczonych do sprzedaży (które mogłyby generować odpowiednio duże przychody), w kalkulacji kosztowej pominięty został aspekt wszelkich kosztów inwestycyjnych związanych z zakupem niezbędnej infrastruktury technicznej. Przyjęto założenie, że wszystkie ogniwa startują z pewnym określonym na wstępie majątkiem, wymagającym bieżących nakładów. Pominięty został również koszt amortyzacji środków trwałych. Istotne elementy rozbite zostały na następujące pozycje: • Koszty osobowe w rozbiciu na jednostki organizacyjne (płace i świadczenia dla pracowników), w tym koszt roboczogodziny oraz kalkulacja kosztu roboczogodzin nadliczbowych. • Koszty wydziałowe i zarządu (energia, woda, gaz, teleinformatyka, utrzymanie systemu informatycznego, itp.) oraz koszt maszynogodziny. • Koszt utrzymania produktów w magazynie i koszty zamówienia (ubezpieczenie, zamrożenie kapitału, zużycie produktów, transport). Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 235 Ponadto, poszczególne ogniwa zobowiązane było do przedstawienia: kalkulacji kosztu przewozu za jeden kilometr oraz kalkulacji kosztu wynajmu jednostki powierzchni magazynowej (usługi), • kalkulacyjnego kosztu wytworzenia produktów (producent). Na podstawie określonych kosztów, każde ogniwo było w stanie określić ceny sprzedaży poszczególnych produktów, tak aby przyjęta marża mogła pokryć koszty i wypracować zysk. Ograniczeniem górnym dla łańcucha logistycznego były średnie ceny rynkowe oferowanych produktów i usług transportowych. Oznacza to, że jeśli ceny detaliczne sprzedaży byłyby wyższe od średnich cen tych samych artykułów dostępnych na rynku – popyt mógł gwałtownie zmaleć. Dogłębne określenie wszystkich reguł i założeń wstępnych wymagało od uczestników dużego nakładu pracy i determinacji. Chociaż przepływ materiałów i środków pieniężnych nie odbywał się naprawdę, ogniwa zachowywały się tak, jakby w rzeczywistości dochodziło do transakcji kupna sprzedaży, a w związku z tym do wymiany towarów i informacji oraz do zapłaty. Jeśli zatem handlowiec zamówił u producenta określoną ilość towaru w określonym dniu tygodnia – otrzymywał go po okresie realizacji zamówienia określonym przez producenta. Jeśli producent nie miał wystarczającego zapasu w magazynie wyrobów gotowych – zamówienie nie mogło zostać zrealizowane, ze względu na długi cykl produkcyjny. Stworzenie list materiałowych przez producentów wymagało szczegółowej wiedzy technicznej, którą uczestnicy najczęściej pozyskiwali we własnym zakresie (najczęściej za pomocą Internetu). Również wskazanie przez integratorów wielu potencjalnych dostawców, z których producenci wybierali tych, z którymi później współpracowali, wymagało dogłębnych badań rynku. Wszelkie czasy cyklów produkcyjnych czy czasów realizacji zamówień musiały mieć poparcie w rzeczywistości. • 3.3. RAPORTY BIEŻĄCE Aby w trakcie gry nie dochodziło do nadużyć niezbędna była ścisła kontrola prowadzącego, która polegała na sprawdzaniu szczegółowo prowadzonych raportów bieżących z działalności podstawowej firm. Uczestnicy symulacji zobowiązani byli do prowadzenia pełnej ewidencji dotyczącej ich działalności podstawowej. Arkusz raportu bieżącego został opracowany dla każdego ogniwa odrębnie tak, aby uwzględnić specyfikę i strukturę przepływów w każdej z firm. Zasadniczo arkusz raportu bieżącego został podzielony na trzy główne części: • Przepływy informacyjne – obejmujące przede wszystkim terminy poszczególnych zamówień, ceny ofertowe i bazę informacyjną dotyczącą infrastruktury. • Przepływy finansowe – obejmujące wszelkie płatności, a także kalkulację kosztów. • Przepływy materiałowe – obejmujące gospodarkę magazynową, produkcję oraz 236 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis transport poszczególnych dóbr. Ogniwo usytuowane na początku całego łańcucha – integrator musiał zarządzać magazynami surowcowymi wszystkich obsługiwanych przez siebie producentów. Ze względu na fakt, iż producenci nie stanowili dla siebie konkurencji – produkowali bowiem inny zakres wyrobów – surowce dla producenta AGD nie pokrywały się z surowcami wykorzystywanymi przez producenta RTV. Zatem raport bieżący integratora podzielony został na trzy arkusze – po jednym dla ewidencji przepływów materiałowych realizowanych we współpracy z pojedynczymi producentami oraz arkusz podsumowujący wszystkie przepływy materiałowe, informacyjne i finansowe u integratora. Przykładowy formularz raportu bieżącego dla integratora ukazany jest w tabeli 1. Tab. 1. Struktura raportu bieżącego dla integratora Przepływy informacyjne 1 Data otrzymania zamówienia 2 Kalkulacyjne ceny surowców 3a Cena sprzedaży sur.s1 .................itd. 4 Źródła dostaw: 4a s1......................itd. Przepływy finansowe 1 Przychody ze sprzedaży 1a Producent 1 1b Producent 2 2 Należności 2a Producent 1 do zapłaty na tydz. T+1 do zapłaty na tydz. T+2......................itd. 3 Zapłata za surowce zamówione u dost. 4 Wypłata wynagrodzeń 5 Koszty działalności bieżącej 7.03 14.03 21.03 28.03 ... ... 23.05 30.05 7.03 14.03 21.03 28.03 ... ... 23.03 30.03 7.03 14.03 21.03 28.03 ... ... 23.03 30.03 6 Koszty utrzymania surowców 6a Producent 1 6b Producent 2 7 8 8a 9 9a Usługi obce Zobowiązania bieżące płatne na tydz. T+1 ................itd. Kredyty wysokość raty płatne na T CASH FLOW (różnica_poz.1-3,4,5,6,7,9a) Przepływy materiałowe 1 Plan produkcji Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 1a 2 2a 3 3a 4 4a 5 5a 6 6a 7 5a 8 8a 237 Produkt A..........itd. Zapotrzebowanie wynikające z planu s1......................itd. Stan początkowy magazynu surowców s1......................itd. Wydanie surowców na produkcję s1......................itd. Uzupełnienia stanu magazynu s1......................itd. Stan końcowy magazynu surowców s1......................itd. Zapotrzeb. wynikające z prognoz na T+1 s1......................itd. Zamówienia s1......................itd. Producenci płacili integratorom jedynie za pobrane z magazynów surowce, gdyż ich podstawowym zadaniem było układanie harmonogramów produkcji i kontrolowanie magazynu zapasów dystrybucyjnych. Raport bieżący producentów podzielony był na oddzielne arkusze ewidencyjne w rozbiciu na poszczególne produkty oraz na podsumowanie, w którym znajdowały się zbiorcze zestawienie przepływów finansowych i informacyjnych. Dodatkową pozycją właściwą tylko dla tego ogniwa była „produkcja zakończona” i „produkcja w toku” (w rozbiciu na planowany termin ukończenia), jak również „zlecenia produkcyjne”, które pojawiły się zamiast „zamówienia”. Ponieważ producenci nie musieli martwić się o magazyn surowcowy, wprowadzona została jedynie pozycja „pobranie surowców” (w rozbiciu na pojedyncze indeksy). Handlowcy prowadzili swoje raporty w rozbiciu na poszczególne sklepy. Oprócz tego, w oddzielnym arkuszu znajdowały się pozycje zbiorcze – dla potrzeb planowania centralnego. I tak oprócz standardowych pozycji ewidencyjnych dla poszczególnych wyrobów, obliczane były również: „popyt w sieci”; „zapasy w sieci”; „zamówienia sieci”. Dzięki temu handlowcy byli w stanie osiągnąć efekt skali zamówień własnych i mogli liczyć na lepsze ceny u producentów. Przychody ze sprzedaży oraz niektóre koszty liczone były dla całej sieci zbiorczo oraz w rozbiciu na sklepy, po to aby można było dostrzec ewentualne różnice pomiędzy poszczególnymi placówkami. Ogniwem, które najbardziej się różniło się od pozostałych była niewątpliwie firma świadcząca usługi transportowe i magazynowe. Raport bieżący tego ogniwa był rozbity na poszczególnych klientów. W ostatnim arkuszu znajdował się raport zbiorczy dla całego przedsiębiorstwa. 238 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis Tab. 2. Struktura raportu bieżącego dla usług Przepływy informacyjne 7.03 14.03 21.03 28.03 ... 1 Terminy 1a Integrator Data złożenia zamówienia Data odbioru towaru Data dostarczenia przesyłki ..... itd.. 2. Liczba łącznie wykorzystanych samochodów 2a Samochód dostawczy 6,7 ton .... itd.. 3 Łączne Zużycie paliwa 4 Liczba zaangażowanych kierowców łącznie 5 Ryczałtowe ceny za usługi 5a stawka za kilometr 6 Ilość tras 6a do 4 h ..........itd. Przepływy finansowe 7.03 14.03 21.03 28.03 ... 1 Przychody ze sprzedaży 1a Integrator ..........itd. 2 Należności 2a Integrator do zapłaty na tydz. T+1 ..........itd.. 3 OC z tytułu przewozu towarów 4 OC samochodów 5 Koszty przewozu towarów i surowców 6 Wypłata wynagrodzeń 7 Usługi obce 8 Zobowiązania bieżące 8a płatne na tydz. T+1 ..........itd.. 9 Kredyty 9a wysokość raty płatne na T CASH FLOW (różn._poz.1-3,4,5,6,7, 9a) Przepływy materiałowe 7.03 14.03 21.03 28.03 ... 1. Przewożone ilości produktów (łącznie) 1a. Produkt A ..........itd.. 2. Przewożone ilości surowców (łącznie) 2a s1 ..........itd.. ... 23.05 30.05 ... 23.05 30.05 ... 23.05 30.05 Z usług transportowych zdecydowały się korzystać wszystkie ogniwa, gdyż utrzymywanie własnych środków do transportu zewnętrznego oraz zarządzanie rozwożeniem towarów okazało się zbyt kosztowne, a poza tym nie wchodziło w zakres działalności podstawowej pozostałych ogniw. Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 239 Koordynator na podstawie przesyłanych w formie elektronicznej raportów bieżących opracowywał raporty zbiorcze dla całego łańcucha logistycznego. Zakres raportu koordynatora obejmował: • Zapasy ponadnormatywne w całym łańcuchu, czyli tę część magazynowanych dóbr, która pozostawała w łańcuchu po sprzedaży towarów bezpośrednim odbiorcom. • Wskaźniki pokrycia popytu – ilości braków w łańcuchu. • Zysk wypracowywany przez cały łańcuch w rozbiciu na poszczególne okresy. • Wielkości kosztów ponoszonych przez poszczególne ogniwa – porównawczo. Raporty bieżące oddawane były według wcześniej ustalonego harmonogramu. Na koniec czasu trwania symulacji, oprócz ostatniego raportu bieżącego zawierającego ewidencję przepływów ze wszystkich tygodni, przedsiębiorstwa oddawały raport zamknięcia, dotyczący między innymi wyników finansowych, kwestii płynności finansowej, jak również podstawowych wskaźników utrzymywanych zapasów i realizacji popytu. 3.4. OMÓWIENIE WYNIKÓW Na podstawie raportów końcowych można było ocenić działalność poszczególnych ogniw, jak i efektywność całego łańcucha logistycznego. Tab. 3. Zestawienie wyników rozgrywki Ogniwo Średniotygodniowy zapas względem popytu Stopa pokrycia popytu Średniotygodniowe przepływy finansowe netto Integrator 112% 100% 115.575,50 zł Producent 1 Producent 2 Handlowiec 1 175% 100% 171.955,20 zł 111% 100% 100.874,70 zł 157% 100% 829.477,40 zł 197% 99,98% 978.578,30 zł 100% 8.465,70 zł Handlowiec 2 Usługi just in time Na podstawie ostatecznych zestawień możliwa była ocena, obciążenia ogniw zapasami. Jak widać w tabeli 3, wszystkie ogniwa utrzymywały bardzo wysoki zapas w stosunku do popytu, dzięki czemu nie miały one problemu z zaspokojeniem popytu swoich bezpośrednich odbiorców. Nadmierny zapas utrzymywany przez poszczególne ogniwa mógł wynikać z faktu, że popyt na cały okres rozliczeniowy (tydzień) musiał być zrealizowany na początku tygodnia, a uzupełnienia realizowane były już w trakcie jego trwania, przez co końcowy stan magazynu odzwierciedla przygotowanie ogniw na realizację popytu w okresie następnym. Mimo tak wielkich zapasów, wszystkie 240 Justyna Bobowska, Agata Kobyłt, Stanisław Krawczyk, Agnieszka Tubis firmy potrafiły poradzić sobie z płatnościami i mogły na bieżąco wypracowywać zysk. Struktura przepływów finansowych netto ukazana jest na rysunku 3. Przepływy finansowe netto 1 000 000,00 zł 800 000,00 zł 600 000,00 zł 400 000,00 zł 200 000,00 zł 0,00 zł integrator producent 1 producent 2 handlowiec 1 handlowiec 2 usługi Rys. 3. Wartości przepływów finansowych netto w poszczególnych ogniwach Źródło: Opracowanie własne Podobnie jak w rzeczywistości, największe zyski osiągnęły podmioty zajmujące się handlem. Najmniej zyskiwały na swojej działalności usługi. Wynika to z faktu, że w symulacji ogniwo to mogło świadczyć swoje usługi tylko w ramach jednego łańcucha logistycznego, podczas gdy w praktyce gospodarczej firmy spedycyjne mają możliwość działania na dużo większą skalę. 4. WYNIKŁE PROBLEMY I PRÓBY ICH ROZWIĄZANIA Ostateczna kontrola przygotowanych raportów należała do prowadzącego symulację. Po wstępnej kontroli raportów dokonanej przez koordynatora, prowadzący zobowiązany był do ostatecznej weryfikacji poprawności przygotowanych zestawień. Kontrola ta dotyczyła poprawności obliczeń oraz zgodności zamieszczanych wielkości. Ze względu na długi czas trwania symulacji (od 7. marca do 30. czerwca), szczególne znaczenie miało terminowe przeprowadzanie kontroli. Pozwoliło to na niezakłócony przebieg gry. Podstawowe trudności, które wystąpiły w trakcie symulacji, związane były przede wszystkim z przepływem informacji. Droga elektroniczna, mimo iż bardzo wygodna, okazała się być w niektórych przypadkach zawodna. Występowały przypadki, kiedy adresat nie otrzymywał wysłanej informacji o zamówieniu (błąd serwera poczto- Symulacja współpracy w łańcuchu logistycznym 241 wego), co powodowało automatyczne opóźnienie całego procesu (zgłoszenie o braku popytu następowało zazwyczaj po 2 dniach od ustalonego terminu). Sytuacje te wywołały wprowadzenie obowiązkowej procedury potwierdzenia otrzymania wszystkich wiadomości. Aby zabezpieczyć się przed niepożądanymi skutkami opóźnień spowodowanych problemami technicznymi, koordynator dodatkowo posiadał bazę danych telefonicznych poszczególnych uczestników gry. Istotnym zagadnieniem stało się właściwe dyscyplinowanie wszystkich ogniw do systematycznej pracy. Znaczenie tego problemu odczuła jedna z grup biorących udział w symulacji, w której ogniwo integratorów nie włączyło się do gry w pierwszym tygodniu. Brak realizacji zamówienia na surowce przez integratorów wstrzymało produkcję i w rezultacie uniemożliwiło realizację zamówień handlowców na wyroby gotowe. Uczestnicy dotkliwie odczuli jak nierzetelna współpraca jednego z ogniw rzutuje na zakłócenie procesu w całym łańcuchu logistycznym. Kolejną trudnością, jaką napotkali uczestnicy symulacji, były różne formaty przesyłanych zamówień. Powodowały one konieczność dodatkowego przetwarzania otrzymanych informacji. Dlatego też już w pierwszych tygodniach gry ogniwa bezpośrednio współpracujące ze sobą przygotowały własne standardowe formularze zamówień, które ułatwiały im ewidencję danych. 5. PODSUMOWANIE Pomimo różnych drobnych problemów wynikłych w trakcie symulacji, zarówno prowadzący, jak i uczestnicy mogą zgodnie stwierdzić, że cel symulacji został osiągnięty. Dzięki dużemu zaangażowaniu, osoby uczestniczące w grze miały okazję zdobyć wiedzę praktyczną, niemożliwą do zdobycia w inny sposób niż poprzez aktywne współistnienie w strukturze wzajemnie powiązanych ze sobą i zależnych od siebie jednostek.
